PPHE Employee Handbook NL

Personeelshandboek PPHE Hotel Group

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 1

We willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om je te feliciteren met je baan bij een van de meest dynamische organisaties in de hotelbranche.

2 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Personeelshandboek

Welkom!

We streven ernaar om ons van onze concurrenten te onderscheiden door gasten een unieke beleving te bieden. Wanneer gasten bij ons verblijven, zullen zij niet alleen warmte en vriendelijkheid ondervinden, maar ook onze passie voor gastvrijheid. Onze gasten genieten van onze geweldige service en voelen zich welkom – ze zijn tevreden omdat wij hun verwachtingen overtreffen en onze teams zijn experts in het bereiken van deze doelstelling.

Jij speelt, als medewerker, een doorslaggevende rol om ons te helpen onze missie “Inspiring our guests through individuality and passion” te bereiken.

Dit handboek bevat belangrijke en nuttige informatie over je dienstverband. Het is ontwikkeld om je een overzicht te geven van PPHE Hotel Group, onze cultuur, ons beleid en onze procedures en dient als gids gedurende de tijd dat je bij ons in dienst bent.

Neem de tijd om dit handboek en je arbeidsovereenkomst zorgvuldig door te lezen en weet dat het management en het Human Resources team er altijd zijn om je te ondersteunen, mocht je vragen hebben of meer informatie willen.

We wensen je heel veel succes in je loopbaan bij PPHE Hotel Group.

Boris Ivesha Andrew Swindells President & CEO Chief Operating Officer

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 3

Personeelshandboek

Hallo!

Beste medewerker, Wij zijn erg trots op ons product en we beschouwen onze medewerkers als heel waardevol. Ik ben dan ook erg verheugd om jou binnen PPHE Hotel Group en in het bijzonder in het Nederlandse team te mogen verwelkomen.

Jij en je collega’s werken als onderdeel van het Nederlandse team samen met de General/Hotel Managers en het Regional Support team om ervoor te zorgen dat we onze visie en de doelen, die we in ons strategische plan hebben gesteld, bereiken.

Door middel van ons Inspirational Service Programme zul je alles leren over onze servicecultuur. Ik wil je vragen om contact te maken met onze gasten zodat ze zich welkom voelen, om pro-actief te zijn ten opzichte van onze gasten en om hen te verrassen door hun verwachtingen te overtreffen. Ten slotte vraag ik je om voor onze gasten te zorgen en hen magische momenten te bieden die jouw passie laten zien.

Ik maak graag gebruik van deze gelegenheid om je succes te wensen met je loopbaan en je bij voorbaat te bedanken voor je inzet om samen met ons in Nederland een geweldige vorm van service voor de gast te bieden.

Haim Outmezguine Regional General Manager The Netherlands

4 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Inleiding De bepalingen in dit handboek zijn opgesteld met het oog op alle activiteiten van PPHE Hotel Group Limited in Nederland, inbegrepende activiteiten uitgevoerd door dochterondernemingen van PPHE Hotel Group Limited en door hotels onder haar beheer (“PPHE Hotel Group”). Dit handboek is dan ook van toepassing op alle medewerkers die op grond van een Nederlandse arbeidsovereenkomst voor PPHE Hotel Group werken en daarmee dus ook op jou!

Je moet jezelf op de hoogte stellen van alle bepalingen en voorschriften die in dit handboek zijn opgenomen en ook van diegene die zijn vermeld op mededelingenborden en op ons intranet: you:niverse.

Op dit handboek is het Arbeidsvoorwaardenreglement Koninklijke Horeca Nederland, inclusief bijlagen en inclusief eventuele toekomstige wijzigingen, van toepassing.

die staan beschreven in jouw arbeidsovereenkomst. Indien de voorwaarden omschreven in het handboek anders zijn dan hetgeen omschreven in je arbeidsovereenkomst, dan gelden de bepalingen van de arbeidsovereenkomst.

Het is jouw verantwoordelijkheid dit document door te nemen.

Vanzelfsprekend blijft dit handboek een wegwijzer gedurende je hele carrière bij PPHE Hotel Group. Het handboek (inclusief alle toekomstige wijzigingen) maakt integraal onderdeel uit van je arbeidsovereenkomst.

PPHE Hotel Group behoudt zich het recht voor de regels, voorwaarden en procedures, beschreven in het handboek, van tijd tot tijd aan te passen of te verwijderen. Indien sprake is van een wijziging van de regels, voorwaarden of procedures beschreven in het handboek, zullen wij je hier altijd zo spoedig mogelijk over informeren door middel van een bericht op het mededelingenbord en/of een bericht op het bedrijfsintranet. Ook zullen wij je een gewijzigd exemplaar van het personeelshandboek per e-mail doen toekomen.

Indien na ingang van dit handboek een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst voor het horeca- en aanverwante bedrijf wordt afgesloten, maken de bepalingen van deze nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst voor het horeca- en aanverwante bedrijf inclusief eventuele toekomstige wijzigingen (de Horeca-cao) echter integraal onderdeel uit van dit handboek. De bepalingen van de Horeca-cao treden op het moment van inwerkingtreding in de plaats van de bepalingen van het Arbeidsvoorwaardenreglement en de bepalingen van het Arbeidsvoorwaardenreglement komen derhalve te vervallen.

Indien er een relevante wetswijziging doorgevoerd wordt of indien de Horeca-cao wijzigt, dan zal de informatie in dit handboek die strijdig is met deze wijzigingen geacht worden eveneens te zijn gewijzigd.

In dit handboek zullen we gemakshalve enkel verwijzen naar ‘Horecacao’, maar let op: tot het moment van inwerkingtreding van de nieuwe Horeca-cao wordt hier dus het Arbeidsvoorwaardenreglement mee bedoeld.

Door voor PPHE Hotel Group te werken, wordt je geacht te voldoen aan het gehele beleid en alle praktische uitvoeringen en procedures zoals in dit handboek beschreven. Om er zeker van te zijn dat je alles in dit handboek hebt gelezen en begrepen, willen we je vragen om het formulier ter bevestiging voor ontvangst en akkoord van het handboek te ondertekenen en een kopie van het getekende formulier aan de afdeling Human Resources af te geven.

Afhankelijk van de aard van je dienstbetrekking (full time, part time of een specifieke functie), kunnen andere voorwaarden van toepassing zijn

Natuurlijk is het niet mogelijk om alles in dit handboek op te nemen.

Gedurende het introductieprogramma zal je afdelingshoofd, you:niversity Coach of Human Resources samen met je door het handboek gaan om uitleg te geven over de belangrijkste onderwerpen en kunnen eventuele vragen die je hebt beantwoorden.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 5

Personeelshandboek

Inhoudsopgave

1.0

Wie we zijn

1.1

1.6

Onze visie: To realise growth potential Onze missie: Inspiring our guests through individuality and passion Onze waarden: Vertrouwen, Respect, Teamwork, Enthousiasme, Toewijding en Zorg PPHE Hotel Group Context Onze servicecultuur – Inspirational Service Programme Marketingprogramma’s

2.0

Training en Ontwikkeling

10

2.1

Performance & Development Review systeem Loopbaanontwikkeling Functieverandering Studiekostenregelement

11 11 11

1.2 1.3

1.4 1.5

2.2 2.3 2.4

8

5.0

8 8

8 9 9 9

3.0 Voordelen voor Medewerkers en Teams

12

3.1 3.2 3.3

Passion Player Passion Player van het jaar Afdelingsactiviteiten

12 12 12

4.0

Algemene Voordelen

13

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Maaltijden Recommend a Friend Employee Rates Family & Friends rate Food & Beverage Discount An Inspiring Stay!

Bijzondere uitkeringen

13 13 13 13 13 13 13

5.1 5.2 5.3 5.4

14

Identificatieplicht Functieomschrijving Plaats van Arbeid Wijzigingen in persoonlijke omstandigheden 5.5 Nevenarbeid 5.6 Informatie & Inspraak 5.7 Salaris 5.8 Jubileum 5.9 Collectieve ziektekostenverzekering 5.10 Pensioenfonds

14 14 14

6.0

Werktijden en Overwerk

17

6.1 6.2 6.3 6.4

Werktijdenpatroon Werktijden Tijd voor Tijd/Overwerk Stiptheid

17 17 17 17

15 15 15 15 16 16 16

7.0 Afwezigheid bij Ziekte en Opnemen van Verlof

18

7. 1 7.2

Afwezigheid wegens ziekte Verlof opnemen

18 19

8.0

Onze Manier van Werken

21

8.1 8.2 8.3

Professioneel imago VIP’s Toegang tot hotels en faciliteiten voor gasten Familie of vrienden uitnodigen Informele bijeenkomsten in verband met het werk

21 21

8.4 8.5 9.0

6 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Arbeidsvoorwaarden – Salaris, Secundaire Arbeidsvoorwaarden en Overige Voorwaarden

Welzijn en Veiligheid van Onze Medewerkers

21 21 21 22

10.0 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

Beveiligen van Eigendom/Bewaking Persoonlijke eigendommen Bedrijfseigendommen Gebruik van kluisjes Recht op visitatie Camera Observatie Systeem Sleutelbeheer Verloren en gevonden eigendommen

11.0

Privacy Beleid Bescherming Persoonsgegevens

11.1 11.2

Persoonsgegevens Telefonisch verstrekken van gegevens

12.0

12.1 12.2

23 23 23 23 23 23 23 23 24 24 24

Beleid Ten Aanzien van het Gebruik van Informatie- en Elektronische Communicatiemiddelen 25 25

12.7 12.8 12.9 12.10

Doel van de afspraken Uitgangspunten e-mail en internetgebruik E-mailgebruik Internetgebruik Uitgangspunten gebruik (mobiele) telefoons Ongeoorloofd gebruik you:niverse Code of Conduct Beveiliging van de elektronische informatieen communicatiemiddelen Controle Rechten van de betrokkene Instemming OR Sancties

28 28 29 29 29

13.0

Gebruik van Social Media

30

13.1

Social media accounts

30

12.2.1 12.2.2 12.3 12.4 12.5 12.6

25 25 25 26 26 27

14.0

Alcohol, Drugs en Roken

32

14.1 14.2 14.3

Alcohol Drugs Roken

32 32 32

15.0

Anti-Corruptie en Omkoping

33

15.1 15.2

Omkoping Geschenken, voordelen en entertainment Conferenties, Symposia en Culturele activiteiten Entertainment van ambtenaren Verslaglegging Omgang met omkoping en corruptie Belangenconflict Overtreding van het beleid

33

15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8

16.0 Klokkenluidersbeleid (whistleblowing)

33 34 34 34 34 34 34 35

16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 16.7

Wat is een klokkenluider?

Het melden van een misstand Vertrouwelijkheid Externe meldingen Onderzoek en uitkomsten Als je niet tevreden bent Bescherming en ondersteuning voor klokkenluiders

17.0

Gelijke Behandeling en Diversiteit

37

18.0

Ongewenste Omgangsvormen

38

19.0

Relaties op de Werkvloer

40

20.0

Disciplinaire Maatregelen

41

21.0

Flexibele Tijden

43

22.0

Wat Gebeurt er als je weggaat

44

22.1 22.2 22.3

Wat gebeurt er als je weggaat Exit Interview Bezoek aan het hotel

44 44 44

35 35 35 35 36 36 36

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 7

R G OU N I R I INSP UGH O R H TS T GUES IDUALITY INDIV SSION PA AND

Een inspirerende loopbaan

1.0 Wie we zijn

8 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

PPHE Hotel Group Limited is een belangrijke beursgenoteerde organisatie en onze primaire activiteiten bestaan uit het bezitten, huren, ontwikkelen, exploiteren en franchisen van full-service upscale en lifestyle hotels in hoofdsteden en regionale centra, voornamelijk in Europa. We opereren grotendeels onder de naam van onze twee grootste hotel merken, Park Plaza® Hotels & Resorts en art’otel®.

Om je te helpen om gedurende je hele loopbaan op de hoogte te blijven van de meest recente informatie, hebben we een bedrijfsintranet met de naam: you:niverse opgezet, alsmede een bedrijfswebsite: www.pphe.com.

Ga naar https://youniverse.pphe.com en lees hier meer over.

1.1

Onze visie: To realise growth potential

Het voornaamste doel van PPHE Hotel Group is het creëren en realiseren van waarde voor onze aandeelhouders door één van de vooraanstaande hotelondernemers in het segment van kwalitatieve en lifestyle hotels te worden. Wij streven ernaar om verstandig, gepassioneerd en vol vertrouwen te groeien door aankoop, ontwikkeling en beheer van hotels op locaties in stadscentra, nabij luchthavens en in vakantieoorden. Wij ontwikkelen strategieën om een portfolio en netwerk tot stand te brengen waarmee wij, ondersteund door onze ondernemingszin, het aantal hotels en merken in onze portfolio willen uitbreiden, de winstgevendheid door middel van omzetgroei en kostenbeheer willen verhogen en de samenwerking met Carlson willen benutten om bij te dragen aan een verdere groei van de opbrengsten.

1.2

Onze missie: Inspiring our guests through individuality and passion

1.3

Onze waarden: Vertrouwen, Respect, Teamwork, Enthousiasme, Toewijding en Zorg

Wij zijn van mening dat een positieve werkverhouding belangrijk is en dat we met elkaar een werkomgeving creëren die gebaseerd is op een cultuur van vertrouwen, respect, teamwork, enthousiasme, toewijding en zorg.

1.4

PPHE Hotel Group Context

Ons zakelijke succes is afhankelijk van de garantie dat onze gasten zo tevreden zijn dat ze altijd weer bij ons terugkomen, ons bij anderen aanbevelen en liever bij ons verblijven dan bij de concurrent.

PPHE Hotel Group stelt de beleving van de gast dan ook centraal bij alles wat ze doet. Om je te helpen dit op jouw werkplek te bereiken, hebben we het zogenaamde ‘Inspirational Service Programme’ ontwikkeld.

1.5

Onze servicecultuur – Inspirational Service Programme

De doelstelling van het Inspirational Service Programme is om al onze medewerkers de vaardigheden en het vertrouwen te bieden om consistent de voor de gast gewenste sfeer van feeling welcome, surprise and passion te creëren. Het programma, dat bestaat uit drie modules, wordt niet gegeven door externe trainers maar door collega’s die hiervoor zijn geselecteerd; de “Inspirators”. Zij worden speciaal opgeleid om, onder andere, deze training te geven.

Tijdens je verdere loopbaan zijn er daarnaast ook andere mogelijkheden voor training en ontwikkeling, deze zullen in het volgende hoofdstuk worden beschreven.

1.6 Marketingprogramma’s PPHE Hotel Group neemt op dit moment deel aan meerdere marketingprogramma’s, waaronder, maar niet beperkt tot: Club Carlson for Guests, Club Carlson for Planners, Club Carlson for Business en Look to Book for Travel Agents. Een abonnement op of deelname aan één van deze programma’s is niet toegankelijk voor medewerkers van PPHE Hotel Group, de Carlson Rezidor Hotel Group en één van hun dochterondernemingen of partners. Voor medewerkers is het niet toegestaan om gebruik te maken van hun positie binnen PPHE Hotel Group voor hun eigen persoonlijke winstoogmerk, of voor dat van hun gezin of van anderen, of om geschenken en voordelen via deze programma’s of andere initiatieven te verkrijgen. Wanneer dit beleid niet wordt opgevolgd, vat PPHE Hotel Group dit op als een ernstig vergrijp en kan het gevolg zijn dat er disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 9

Een inspirerende loopbaan

2.0 Training en Ontwikkeling

PPHE Hotel Group zet zich er voor in medewerkers in de ontwikkeling van hun vaardigheden en kennis te ondersteunen door een gestructureerde reeks training- en ontwikkelingsactiviteiten aan te bieden die op pro-actieve wijze onze medewerkers helpen om het groeipotentieel van PPHE Hotel Group te realiseren door hun eigen groeipotentieel te behalen.

De you:niversity is ons trainings- en ontwikkelingsplatform en biedt medewerkers uiteenlopende activiteiten en hulpmiddelen voor training en ontwikkeling. Om dit platform te ondersteunen, verschaffen Inspirators en you:niversity Coaches trainingen en afdelingsgerichte on-the-job trainingsactiviteiten. Daarnaast ontwikkelt ook de afdeling Human Resources interessante trainings- en ontwikkelingsactiviteiten, workshops en cursussen.

Leaders of L&D Regional Managers, General Managers, HR / Training Teams, HODs. Key Roles / Responsibilities Ensuring L&D gets used as a tool to inform achievement of business results / improvement Creating a positive learning culture / environment Supporting and driving performance of training delivery team

Training in Role “Special Delivery” Workshop (½ day) Ongoing development activities

Delivery Team Coordinator Inspirator Open to all suitable Team Members Key Roles / Responsibilities Championing the PPHE Hotel Group Context and L&D Delivery of Connect! workshops Delivery of Inspirational Service workshops Reviewing and evaluating the effectiveness of the training delivered in partnership with the business Liaising with the Delivery Team Coordinator

10 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Training in Role One day Introduction Shadowing a Senior Inspirator (2 days) The Journey of Facilitation (3 days)

you:niversity coach Assistant Manager, Team Leader / Supervisor or ‘Experienced’ Team Member Key Roles / Responsibilities Delivery of on-job technical job skills training / on-the-spot training at department level Supporting the ‘Feeling Welcome Induction Programme’ and acting as a buddy for new team members Monthly departmental activity planning with Managers to increase results in the scorecard areas of Employee / Guest and Owners Liaising with the Delivery Team Coordinator

Training in Role you:niversity Coach Induction Key Skills for you:niversity Coaches Practical Training Skills Workshop (2 days) Coaching / support from HR Team Ongoing development activities

2.1

Performance & Development Review systeem

Om medewerkers persoonlijk aan te moedigen hun groeipotentieel te realiseren, worden er halfjaarlijkse en jaarlijkse functionerings- en ontwikkelingsgesprekken gehouden.

Daarnaast wordt je functioneren binnen je proeftijd besproken.

De functionerings- en ontwikkelingsgesprekken bestaan uit een algemene beoordeling van je functioneren met betrekking tot de vaardigheden en kennis die voor je functie zijn vereist en een vaststelling of evaluatie van je belangrijkste persoonlijke doelen en hoe deze kunnen worden bereikt.

2.2

Loopbaanontwikkeling

Beoordelingen van functioneren en ontwikkeling zijn prima gelegenheden om je toekomstige loopbaanambities te bespreken met je manager. Je kunt aangeven hoe je te werk wilt gaan om deze te bereiken en je kunt een persoonlijk ontwikkelingsplan overeenkomen dat je kunt volgen om je te helpen je doelen te bereiken.

2.3 Functieverandering

2.4 Studiekostenregelement

Nadat je jouw loopbaanambities met je manager hebt besproken, kun je werken aan het behalen van de doelstellingen uit je persoonlijke ontwikkelingsplan. Een mogelijk resultaat hiervan kan zijn dat het op een zeker moment interessant voor je wordt om binnen PPHE Hotel Group naar een andere functie te solliciteren.

PPHE Hotel Group ziet in dat medewerkers die langer dan 10 maanden in dienst zijn ook interesse kunnen hebben om zich, naast het aanbod op you:niversity, verder te ontwikkelen door beroepskwalificaties en certificaten te behalen. PPHE Hotel Group biedt medewerkers die hiervoor in aanmerking komen financiĂŤle ondersteuning.

Als je interesse hebt om een toelage aan te vragen, neem dan contact op met een medewerker van Human Resources. Deze zal je aanvraag met je manager bespreken en een voorstel ter overweging aan de General/Hotel Manager voorbereiden.

Als je aanvraag succesvol is, is het een vereiste dat je een opleidingsovereenkomst, waarin bepalingen en voorwaarden voor de toelage zullen zijn beschreven, ondertekent.

Raadpleeg ook het beleid met betrekking tot het studiekostenregelement op you:niverse voor meer informatie over de bepalingen en voorwaarden.

Om voor promotie of overplaatsing in aanmerking te komen, moet je minstens zes maanden in je huidige functie werkzaam zijn geweest. Vacatures worden aangeboden op de website www.pphe.com, onder het hoofdstuk Careers. Als je een vacature ziet waarop je wilt solliciteren, of dit nu bij je eigen bedrijf is, ofwel elders binnen PPHE Hotel Group, dien je je manager op de hoogte te stellen. Je kunt solliciteren via de hiervoor genoemde website of contact opnemen met een medewerker van de afdeling Human Resources. Deze zullen bekijken hoe je op dit moment functioneert en je naar aanleiding daarvan al dan niet uitnodigen voor een sollicitatiegesprek.

In het geval dat je naar een ander bedrijf binnen PPHE Hotel Group wordt overgeplaatst, zal je je opgespaarde maar nog niet opgenomen vakantiedagen moeten opnemen of je tot aan de dag van de overplaatsing opgespaarde vakantiedagen uitbetaald krijgen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 11

Een inspirerende loopbaan

3.0 Erkenning voor Medewerkers en Teams

PPHE Hotel Group is actief op zoek naar erkenning voor medewerkers en teams die een uitzonderlijke prestatie en inspirerende service leveren.

SE OGNI C E R WE NAL O I T P EXCE NCE AND RMA PERFO RATIONAL INSPI CE SERVI

3.1

Passion Player

Elk kwartaal of eens per half jaar, afhankelijk van de grootte van het hotel of kantoor, wordt er een medewerker verkozen tot Passion Player. Dit zijn medewerkers die verwachtingen hebben overtroffen en in hun dagelijks werk passie tonen.

3.2

Passion Player van het jaar

Ieder hotel en Regional/Corporate Office nomineert uit de “Passion Players” een “Passion Player van het jaar”. Daarnaast wordt er ook een “Passion Player van het jaar” gekozen voor de hele groep.

12

Mitarbeiter Handbuch PPHE Hotel Group

3.3

Sociale Activiteiten

Ieder hotel en Regional/Corporate Office organiseert gedurende het jaar een aantal sociale activiteiten.

Een inspirerende loopbaan

4.0 Algemene Voorwaarden

4.1 Maaltijden

4.3

Maaltijde kunnen gebruikt worden in de personeelskantine, waar je een gevarieerd aanbod kunt vinden voor lunch en diner.

Er zijn speciale tarieven beschikbaar voor medewerkers die willen verblijven in een hotel van PPHE Hotel Group of van Carlson Hotels Worldwide. Ga voor meer informatie naar you:niverse*.

De kantine is bestemd voor alle medewerkers van het bedrijf en andere mensen die om wat voor reden dan ook binnen het bedrijf werkzaamheden verrichten. Koffie en thee staan gratis ter beschikking.

De kantine is voor de lunch en het diner beperkt geopend. Vraag naar de juiste openingstijden bij je General/Hotel Manager of afdelingshoofd.

Wij verzoeken je de kantine schoon en netjes te houden voor iedereen en je eigen bord en bestek op te ruimen. Mocht je suggesties hebben om het aanbod en de service te verbeteren, laat dit ons weten.

De prijzen voor de maaltijden worden jaarlijks vastgesteld door de Belastingdienst. Heb je hierover vragen, neem dan contact op met de afdeling accounting.

Vraag aan je General/Hotel Manager of aan de afdeling Human Resources wat de regeling in jouw bedrijf is met betrekking tot de verstrekking van een broodmaaltijd of warme maaltijd.

4.2

Recommend a Friend

Om de werving van zorgzame, proactieve en betrokken medewerkers te steunen, geven we een bonus aan medewerkers die PPHE Hotel Group als werkgever aanbevelen aan vrienden.

Ken je een geschikte kandidaat voor een baan, geef dat dan door aan de afdeling Human Resources. Een medewerker die een vriend(in) aanbeveelt die later ook wordt benoemd voor de functie waarnaar hij of zij heeft gesolliciteerd, ontvangt een bedrag als het dienstverband van de vriend(in) ingaat en nogmaals een bedrag zodra zijn of haar vriend(in) de functie zes maanden bekleedt. Ga voor meer informatie en voorwaarden naar you:niverse.

4.4

Employee Rates

Family & Friends rate

4.7

Bijzondere uitkeringen

Het is ter discretie van het management om, maximaal vijf maal per jaar, een bedrag van €45,33 uit te keren. Hierover moet wel belasting worden betaald. Voor details omtrent deze regeling verwijzen wij naar de uitgebreide policy hierover welke te vinden is op you:niverse.

Er zijn ook speciale tarieven beschikbaar voor vrienden en familie die niet met een medewerker van PPHE Hotel Group meereizen.

Voor meer informatie, raadpleeg you:niverse*.

4.5

Food & Beverage Discount

Voor onze medewerkers is er een korting van 50% beschikbaar in alle Food & Beverage outlets die behoren tot PPHE Hotel Group*.

Ga naar you:niverse voor meer informatie over deze speciale tarieven, over hoe je moet reserveren en welke documenten je nodig hebt om van je korting te kunnen genieten.

4.6

An Inspiring Stay!

Gedurende je dienstverband wordt je uitgenodigd om van “An Inspiring Stay!” te genieten. Dit is dè kans voor jou en een partner of vriend om een nacht in je eigen hotel door te brengen en het hotel als gast te ervaren. De Inspiring Stay! dient plaats te vinden aan het begin van je loopbaan bij ons. Je gaat het hotel binnen via de ingang voor gasten, checkt je op dezelfde manier bij de receptie in als onze gasten doen, ontdekt alle voorzieningen die het hotel biedt, inclusief de kamers voor onze gasten, geniet van een drankje in de bar en een diner in het restaurant en checkt de volgende morgen weer uit bij de receptie.

Je ontvangt een persoonlijke uitnodiging waarin staat hoe je moet reserveren en wat je tijdens je Inspiring Stay! te wachten staat. Als tegenprestatie vragen we je om een enquête in te vullen waarin je feedback geeft op je verblijf.

Ga voor meer informatie hierover naar you:niverse.

ENJ ‘AN IN OY SPIRIN G STAY! ’

* Indien beschikbaar. .

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 13

5.0 Arbeidsvoorwaarden – Salaris, Secundaire Arbeidsvoorwaarden en Overige Voorwaarden 5.1

Identificatieplicht

Iedereen in Nederland van 14 jaar en ouder moet, op grond van de Wet op de identificatieplicht, een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als politie of andere toezichthouders daar om vragen.

Bij je indiensttreding ben je verplicht om een kopie van je originele en geldige identificatiebewijs door de afdeling Human Resources/Administratie te laten maken en door hen te laten bewaren.

Ook na indiensttreding kan je (steekproefsgewijs) worden gevraagd om je legitimatiebewijs te laten zien. De arbeidsinspectie, de Vreemdelingenpolitie, het UWV of de Belastingdienst kan een (onaangekondigde) werkplekcontrole houden.

Tijdens deze controle ben je verplicht je te kunnen identificeren met je originele, geldige identificatiebewijs. Indien je niet in staat bent je identificatiebewijs te tonen, kun je worden meegenomen naar het politiebureau om je identiteit vast te laten stellen. Zorg dus dat je altijd een legitimatiebewijs bij je hebt.

Geldig als identificatiebewijs zijn: • Nederlands paspoort of een paspoort of id-kaart van de landen van de EU en de EER. Voor de paspoorten van alle andere landen geldt dat ze een geldige sticker voor verblijf moeten hebben; • Nederlandse identiteitskaart (voorheen Europese identiteitskaart); • Nederlands reisdocument voor vluchtelingen; • Nederlands reisdocument voor vreemdelingen; of • Verblijfsdocumenten en W-document.

De geldigheidstermijn van deze documenten mag niet verstreken zijn.

Voor iedere medewerker met een andere nationaliteit dan vertegenwoordigd in de EER, geldt een meldingsplicht bij de Vreemdelingendienst.

14 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Het is vrij toegestaan te werken in Nederland als je de Nederlandse, de Zwitserse of de nationaliteit van een EER-land (met uitzondering van Roemenië, Bulgarije en Kroatië) hebt. Indien dit niet het geval is, is werken in Nederland toegestaan als: • je beschikt over een geldig verblijfsdocument met de aantekening “Arbeid is vrij toegestaan”; • je beschikt over een paspoort met een officiële sticker voor verblijfsaantekeningen met daarop de aantekening “Arbeid is vrij toegestaan”; • je beschikt over een geldige verblijfstitel in combinatie met een geldige tewerkstellingsvergunning.

Je bent verplicht ons te informeren wanneer je verblijfs- of tewerkstellingsvergunning verloopt of wordt ingetrokken gedurende je dienstverband.

(Pre-) Employment Screening Het kan zijn dat je aanstelling wordt voorafgegaan door screenings, vaak bestaande uit het natrekken van de gegevens en refenties uit je CV. Uiteraard wordt een dergelijke screening alleen met jouw toestemming uitgevoerd.

Daarnaast kan PPHE Hotel Group je vragen om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ te overleggen, welke is op te vragen bij de gemeente waar je staat ingeschreven.

Bij bepaalde functies zal een voorwaarde voor aanstelling zijn dat je instemt om gedurende de loop van je dienstverband periodiek een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ op te vragen en te overleggen.

PPHE Hotel Group behoudt zich het recht voor om je dienstverband met onmiddellijke ingang te beëindigen indien blijkt dat je onjuiste inlichtingen hebt verschaft of indien blijkt dat je voor de functie relevante informatie (bijvoorbeeld omtrent een strafrechtelijk verleden) hebt verzwegen.

5.2 Functieomschrijving Je ontvangt een functieomschrijving waarin de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden staan beschreven die van jou in deze functie worden verwacht. Je functieomschrijving en alle schriftelijke of mondelinge instructies zijn bedoeld als leidraad voor jouw werkzaamheden. Als gevolg van veranderingen binnen PPHE Hotel Group, kunnen je taken en verantwoordelijkheden in de toekomst mogelijk veranderen. PPHE Hotel Group behoudt zich het recht voor om, met inachtneming van de bepalingen van de Horeca-cao, op ieder ogenblik tijdens je dienstverband van je te eisen dat je extra of redelijkerwijze alternatieve taken binnen je vermogen uitvoert, alsmede om de overeengekomen functie in redelijkheid en billijkheid bij gewijzigde omstandigheden, blijvend onvoldoende presteren of in relatie tot een ontwikkelingsplan na overleg te wijzigen.

Dit kan er eventueel ook toe leiden dat je een andere functie krijgt, of wordt overgeplaatst naar een andere afdeling of een ander bedrijf binnen PPHE Hotel Group. Indien hier sprake van is, brengen we je daar uiteraard tijdig van op de hoogte.

5.3

Plaats van Arbeid

In je arbeidsovereenkomst staat omschreven in welk bedrijf binnen PPHE Hotel Group je in beginsel werkzaam zult zijn. PPHE Hotel Group behoudt zich het recht voor om je, met inachtneming van de regels die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao, te plaatsen bij een ander bedrijf binnen PPHE Hotel Group in Nederland, indien het belang van PPHE Hotel Group dit rechtvaardigt. In dat geval zal er eerst overleg met je worden gevoerd en krijg je een redelijke termijn om eventuele aanpassingen te doen.

Indien je op verzoek van PPHE Hotel Group naar een andere locatie van PPHE Hotel Group wordt overgeplaatst, zullen de nieuwe afspraken in een aanvullende arbeidsovereenkomst worden vastgelegd. Alle overige rechten en verplichtingen op grond van je arbeidsovereenkomst blijven in stand (bijvoorbeeld; salaris en anciënniteitsrechten).

5.4

Wijzigingen in persoonlijke omstandigheden

Zodra zich enige wijziging in je persoonlijke gegevens, zoals je adres, naam (bijvoorbeeld als je trouwt), naaste verwanten/ contactgegevens in geval van nood, bankrekeninggegevens, werkvergunning, enz. voordoet, dien je je manager en de afdeling Human Resources daarover in te lichten. Het mutatieformulier kun je vinden op you:niverse.

Ook moet je ons, indien dit redelijkerwijs relevant is voor de uitoefening van je functie, inlichten als je gedurende je dienstverband wordt veroordeeld of wanneer je vroegere, nog niet ten uitvoer gelegde veroordelingen hebt.

5.5 Nevenarbeid Indien je voornemens bent om voor een andere werkgever in loondienst nevenarbeid te verrichten, dan wel om je reeds bestaande nevenarbeid uit te breiden en je een fulltime dienstverband hebt, dien je je werkgever van dit voornemen schriftelijk in kennis te stellen.

Indien deze werkzaamheden, of de uitbreiding daarvan, naar het oordeel van je werkgever het verrichten van een goede arbeidsprestatie belemmert, heeft je werkgever het recht om je te verbieden deze nevenarbeid te verrichten.

5.6

Informatie & Inspraak

Het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van hetgeen er gebeurt binnen PPHE Hotel Group, vooral zaken als bedrijfsnieuws, wijzigingen in procedures en de bedrijfsresultaten. Je kunt hiervan op de hoogte blijven door in te loggen op you:niverse en regelmatig te kijken op het mededelingenbord.

Ondernemingsraad Een ondernemingsraad is een zelfstandig inspraak- en medezeggenschapsorgaan binnen een bedrijf. Niet elk bedrijf heeft altijd zijn eigen ondernemingsraad, het kan ook zijn dat verschillende bedrijven binnen een concern samen een ondernemingsraad hebben (dit wordt ook wel een groepsondernemingsraad genoemd).

De ondernemingsraad, die haar bestaansrecht vindt in de Wet op de Ondernemingsraden, wordt gekozen door medewerkers en bestaat uit medewerkers van diverse afdelingen of bedrijven binnen PPHE Hotel Group.

Zaken die de ondernemingsraad behandelt, zijn alleen zaken die meerdere medewerkers aangaan. Zaken die organisatiebreed in de bedrijven binnen Nederland geĂŻmplementeerd gaan worden, worden ook door de ondernemingsraad behandeld voorzover dit op grond van de Wet op de Ondernemingsraden verplicht is.

Voor individuele problemen kun je je wenden tot de afdeling Human Resources

5.7 Salaris Het salaris wordt maandelijks aan het einde van de kalendermaand uitbetaald door bijschrijving op je bank- of girorekening. Als je geen bankrekening hebt, informeer dan je manager of een medewerker van de afdeling Human resources. Zij kunnen je uitleggen hoe je een bankrekening kunt openen.

Bij uitdiensttreding kun je de finale afrekening, na het inleveren van je uittredingsformulier (ook wel: leaver form), aan het einde van de volgende kalendermaand verwachten.

Je basissalaris is in je contract vermeld. Je ontvangt een loonstrook met daarop je brutosalaris, verplichte en andere aftrekposten, mogelijk extra betalingen en het netto bedrag van de uitbetaling. Medewerkers die een contract hebben voor een vast aantal uren per maand vinden op de loonstrook ook de registratie van opgebouwde vakantiedagen terug. De opgebouwde vakantiedagen die op je loonstrook worden weergegeven, betreffen de vakantiedagen die je diezelfde maand hebt opgebouwd. Ook de medewerkers met een min-max contract zien de opbouw van vakantiedagen over de min-uren terug op de loonstrook. De verwerking van opgenomen vakantiedagen en ziektedagen vindt daarentegen altijd ĂŠĂŠn maand achteraf plaats.

Ook de verrekening van toeslagen, bijvoorbeeld de nachttoeslag, vindt om administratieve redenen, pas een maand later plaats.

De vakantietoeslag bedraagt 8 procent van het loon dat de medewerker in het vakantiejaar (1 juni tot en met 31 mei) bij de werkgever heeft verdiend.

Medewerkers die werkzaam zijn op basis van een variabel aantal uren contract krijgen aan het einde van de volgende kalendermaand de uren betaald die ze in de vorige maand gewerkt hebben. Bij medewerkers met een variabel uren contract met wie contractueel is overeengekomen dat zij recht hebben op nachttoeslag wordt de nachttoeslag uitbetaald op het moment dat de bijhorende gewerkte uren worden uitbetaald.

Vakantieuren en vakantietoeslag worden naar evenredigheid van het aantal gewerkte uren opgebouwd en uitbetaald op het moment dat de gewerkte uren worden uitbetaald. Dit geldt ook voor de medewerkes met een min-max contract met uitzondering van de min uren. De opgebouwde vakantiedagen en vakantietoeslag over de uren bovenop de gewerkte min-uren worden wel uitbetaald.

Over toeslagen, eventuele gratificaties en beloning in natura wordt geen vakantietoeslag berekend.

De vakantietoeslag bedraagt 8 procent van het loon dat de medewerker in het vakantiejaar (1 juni tot en met 31 mei) bij de werkgever heeft verdiend. Over toeslagen, eventuele gratificaties en beloning in natura wordt geen vakantietoeslag berekend.

Eind januari ontvang je een jaaropgave. Deze jaaropgave heb je nodig om je belastingformulier(en) in te vullen.

De jaaropgave wordt slechts eenmaal verstrekt.

Als je uit dienst gaat en verhuist, zorg dan dat de afdeling Human Resources/ loonadministratie ook jouw nieuwe adres krijgt, zodat de jaaropgave naar het juiste adres gestuurd wordt.

Indien je vragen hebt over je loonstrook of over de berekening van je salaris, kun je bij de afdeling Human Resources en/of loonadministratie om uitleg vragen...

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 15

Onkosten In bepaalde gevallen heb je recht op onkostenvergoeding van uitgaven die werkgerelateerd zijn. Deze onkosten moeten eerst goedgekeurd worden door je afdelingshoofd en Financial/Hotel Controller alvorens deze vergoed worden. Voor meer informatie over deze procedure kun je contact opnemen met je afdelingshoofd of met de afdeling administratie.

Inhoudingen op het loon Op ieder ogenblik tijdens je dienstverband, alsmede bij beĂŤindiging daarvan, kan een teveel betaald bedrag en/of andere bedragen die je PPHE Hotel Group verschuldigd bent, in mindering worden gebracht op je loon.

Tijdens je dienstverband, zal het hierbij gaan om verrekening van je salaris met een aan je werkgever verschuldigde schadevergoeding of boete, te veel betaald loon, een voorschot op je salaris of een van de andere uitzonderingen genoemd in artikel 7:632 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek.

Na beĂŤindiging van je dienstverband, kan het gaan om verrekening van alle, door jou aan PPHE Hotel Group verschuldigde bedragen.

Hieronder valt, onder meer, verrekening van je salaris met: een te hoge vakantietoeslag, lopende leningen, voorschotten op loon, terug te betalen opleidingskosten of bijvoorbeeld de reparatiekosten van door jou veroorzaakte schade aan, of verlies van, eigendom van PPHE Hotel Group.

Middels ondertekening van dit handboek, verklaar je je akkoord met bovenstaande.

16 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

5.8 Jubileum

5.10 Pensioenfonds

Volgens het beleid van PPHE Hotel Group worden medewerkers met een dienstverband van vijf jaar of een veelvoud daarvan op een persoonlijke manier beloond.

Op de 1e dag van de maand waarop de medewerker de AOW-grechtigde leeftijd bereikt, eindigt het dienstverband met PPHE Hotel Group.

5.9 Collectieve ziektekostenverzekering

Vanaf het moment waarop men de AOWgerechtigde leeftijd bereikt, heeft men recht op de AOW-uitkering en op aanvullende pensioenrechten via het Bedrijfspensioenfonds voor de Horeca. Deelname hieraan is verplicht voor alle medewerkers van 21 jaar en ouder.

De premie betaal je gedeeltelijk zelf, via een inhouding op je salaris, en wordt gedeeltelijk door het bedrijf betaald. Ieder jaar ontvang je een pensioenoverzicht van het Bedrijfspensioenfonds voor de horeca waarop het saldo van de rechten die je opgebouwd hebt, staat vermeld. Binnen het bedrijfspensioensfonds is geen nabestaandenpensioen opgenomen. Je kunt je hier wel op eigen initiatief en kosten voor verzekeren.

Volgens de zorgverzekeringswet behoort iedereen minimaal verzekerd te zijn door middel van een basisverzekering. PPHE Hotel Group vindt het belangrijk dat de medewerkers goed zijn verzekerd voor ziektekosten. Om deze reden sluit PPHE Hotel Group jaarlijks een collectief contract met een zorgverzekering.

Bij indiensttreding biedt PPHE Hotel Group je de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve zorgverzekering. De contracten bij de zorgverzekeraar kunnen alleen per kalenderjaar aangegaan en opgezegd worden.

Uitzondering hierop is wanneer je gedurende het jaar in dienst treedt. Dan kun je je binnen een maand na aanvang van je dienstverband aanmelden voor de collectieve ziektekostenverzekering.

Wanneer je binnen het kalenderjaar uit dienst treedt, mag je gedurende dat jaar nog wel gebruik blijven maken van de collectiviteitkorting.

Dit geldt voor alle medewerkers van PPHE Hotel Group en hun gezinsleden (vraag Human Resources voor overige informatie en de voorwaarden aan deelname voor de gezinsleden).

De Pensioenwet bepaalt dat medewerkers het recht hebben om de waarde van de opgebouwde pensioenrechten over te hevelen naar een nieuwe werkgever. Het is afhankelijk van de duur van het vorige dienstverband, de hoogte van het inkomen en de aard van de pensioenregeling of het voordelig is om hiervoor te kiezen.

Wanneer je overweegt de waarde van de pensioenrechten die je bij je vorige werkgever hebt opgebouwd, mee te nemen naar het Bedrijfspensioenfonds voor de Horeca kun je voor advies contact opnemen met Pensioenfonds Horeca & Catering.

6.0 Werktijden en Overwerk

6.1 Werktijdenpatroon Omdat PPHE Hotel Group de gasten zeven dagen in de week, dag en nacht, service verleent, zijn er op vele afdelingen geen vaste werktijden. Voor diegenen die wisselende diensten hebben, worden de uren waarop zij verplicht zijn te werken aangegeven op een rooster op de afdeling. De diensten worden bepaald door de behoeften van het bedrijf en je dient je diensten en de bijbehorende taken uit te voeren om aan deze behoeften te voldoen. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je weet wanneer je ingeroosterd bent en het is niet toegestaan om diensten te ruilen zonder voorafgaande toestemming van je manager.

We houden ons het recht voor om jouw functie, zo nodig in overleg en in ieder geval met inachtneming van de regels die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao, te wijzigen.

Dit kan een verandering in de duur van je werkweek of je rooster betreffen. In geval van verlaging van het aantal werkuren zal het door jou te ontvangen loon in eenzelfde verhouding worden vermindert. De nieuwe afspraken zullen worden vastgelegd in een aanvullende arbeidsovereenkomst. Alle overige rechten en verplichtingen op grond van je arbeidsovereenkomst blijven in stand (bijvoorbeeld; salaris en anciënniteitrechten).

6.2 Werktijden Onder werkuren wordt verstaan: goedgekeurde, gewerkte uren waarin de medewerker zijn taken en activiteiten heeft uitgevoerd op de locatie van PPHE Hotel Group. Pauzes voor maaltijden en/of de reistijd van en naar het werk vallen hier niet onder.

PPHE Hotel Group houdt de Arbeidstijdenwet aan en de Horeca-cao en garandeert dat er voldoende voorzieningen zijn om je op passende wijze voldoende rustpauzes te kunnen laten nemen.

Dienstrooster In de arbeidsovereenkomst staat omschreven hoeveel uren je geacht wordt te werken.

Conform de geldende Horeca-cao zijn wij verplicht een dienstrooster met werktijden op te stellen, waarmee een medewerker minimaal twee weken vooraf zijn werktijden verneemt.

Dit rooster wordt veelal samengesteld door je afdelingshoofd.

Vanwege de aard van de werkzaamheden binnen de hotellerie (24-uurs service, zeven dagen per week), kan het zijn dat je wisselende diensten hebt en ook op zaterdag en zon- en feestdagen zal moeten werken. Hierbij worden uiteraard de bepalingen van de Horeca-cao in acht genomen.

Gewerkte uren Als uitgangspunt geldt dat de volgende uren als gewerkte uren beschouwd worden: • gewerkte uren zoals verzocht en goedgekeurd door de werkgever; en • uren besteed aan trainingen die op verzoek van de werkgever gevolgd worden.

Als je vragen hebt met betrekking tot het aantal gewerkte uren, dan kun je dit bespreken met je afdelingshoofd.

Pauze Voor de dagelijkse pauze- en rusttijden en de wekelijkse rusttijden is het bepaalde in de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit, met inachtneming van de bepalingen die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao van toepassing.

In de praktijk betekent dit vaak dat je een half uur pauze hebt per 5,5 uren arbeid per dienst.

Jouw pauze kun je opnemen in overleg met je manager/Duty Manager.

6.3

Tijd voor Tijd/Overwerk

In onze bedrijfstak worden rustige periodes afgewisseld door extreem drukke periodes.

De normale arbeidstijd bedraagt per volledig kalenderjaar 1.976 uren. Dit betekent een gemiddelde arbeidstijd van 38 uren per week.

De werktijden die horen bij een normale dagtaak worden je bij indiensttreding meegedeeld.

Het kan dus voorkomen dat je gevraagd wordt extra uren te werken. Het gaat dan om uren buiten je normale uren om of op je vrije dagen.

Helaas is dit verweven met de aard van de hospitality industrie en derhalve niet te vermijden.

Op het moment dat je werktijd begint, wordt verwacht dat je op je afdeling aanwezig bent.

Draag je een uniform, dan betekent dit dat je je voor aanvang van je dienst moet hebben verkleed.

Overwerk wordt, met inachtneming van de bepalingen die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao, vergoed in de vorm van vrije tijd.

Van overwerk is alleen sprake in geval van werk buiten je vastgestelde werktijden om. Hiervoor

moet uitdrukkelijke toestemming van je afdelingshoofd zijn verkregen.

Net als bij een vakantieaanvraag moet de opname van Tijd-voor-Tijd uren eerst door het afdelingshoofd goedgekeurd worden. Voor meer informatie over Tijd-voor-Tijd verwijzen we je naar de bepalingen die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao.

6.4 Stiptheid Stiptheid Onze gasten verwachten de beste service van ons. Daarom is het belangrijk dat je op tijd begint en niet afwezig bent zonder geldige reden.

Bij aanvang van je werkzaamheden meld je je bij je manager of supervisor. Indien je verwacht dat je verlaat bent, moet je dit direct, onder opgaaf van reden, melden bij je manager/ supervisor of Duty Manager. Daarnaast dien je je te melden op het moment dat je op je werk bent aangekomen.

Te laat komen of weg blijven zonder valide reden is niet toegestaan en zal disciplinaire maatregelen ten gevolge hebben.

Procedure bij te laat komen Indien je niet (op tijd) op je werk kunt komen (anders dan vanwege ziekte), moet de volgende procedure gevolgd worden: • jij, of in uitzonderlijke gevallen iemand namens jou, moet je supervisor of manager direct telefonisch op de hoogte stellen van jouw afwezigheid en ten minste 2 uur voor aanvang van je dienst, tenzij zulks redelijkerwijs onmogelijk is (in welk geval geldt dat melding zo spoedig mogelijk dient te geschieden); • indien je jouw supervisor/manager niet kunt bereiken, moet je telefonisch contact opnemen met de Duty Manager of afdeling Human Resources; • bij de melding wordt er van je verwacht dat je een reden opgeeft voor je afwezigheid/ verlaat zijn en wanneer je verwacht aanwezig te kunnen zijn; • indien je niet op de voorgeschreven wijze melding maakt dat je te laat of niet aanwezig zult zijn, of indien de opgegeven reden niet acceptabel wordt bevonden door je leidinggevende, kan dit ertoe leiden dat er passende disciplinaire maatregelen getroffen worden.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 17

7.0 Afwezigheid bij Ziekte en Opnemen van Verlof

7. 1

Afwezigheid wegens ziekte

Wij verwachten dat je jouw taken en verantwoordelijkheden uitvoert zoals omschreven in je functieomschrijving. Het kan echter voorkomen dat je deze niet kunt uitvoeren wegens ziekte. Om je in deze situatie te helpen en je reïntegratie te bevorderen, volgen we de hieronder beschreven ziekteprocedure.

Ziekmeldingsprocedure Bij ziekte geef je zelf de ziekmelding telefonisch door aan je afdelingshoofd. Indien deze niet aanwezig is, meld je je ziek bij zijn/ haar vervanger of de afdeling Human Resources. Je ziek melden via e-mail, per sms, via WhatsApp of een ander vergelijkbaar kanaal is niet toegestaan.

Wanneer bovengenoemde personen allen niet aanwezig zijn, meld je je ziek bij de Duty Manager of, indien ’s nachts, bij de Night Auditor. Dit doe je voor 09.00 uur bij dagdienst, voor 13.00 uur bij avonddienst en voor 18.00 uur bij nachtdienst. Indien je tijdens het werk ziek wordt en naar huis wilt, meld je je persoonlijk af bij je manager of, bij afwezigheid, bij zijn/haar vervanger of de afdeling Human Resources. Ook hierbij geldt dat wanneer deze niet aanwezig zijn, je je persoonlijk dient af te melden bij de Duty Manager of, indien ’s nachts, bij de Night Auditor. Ziekmelden bij een ander persoon dan bovengenoemden is dus niet toegestaan.

Bij ziekmelding vermeld je: • de vermoedelijke duur van de ziekte; en • je (verpleeg)adres en telefoonnummer Wachtdag Voor elk ziektegeval geldt één wachtdag waarop geen salaris of ziektegeld wordt uitgekeerd, zulks in overeenstemming met de bepalingen die hiervoor zijn opgesteld in de Horeca-cao.

Vakantiedagen Tijdens ziekte is het mogelijk om, na uitdrukkelijke toestemming van je afdelingshoofd, vakantiedagen op te nemen.

Raadpleeg je huisarts Het is in jouw belang dat je je binnen redelijke termijn (24 uur) onder behandeling van een huisarts stelt en de voorschriften van deze arts opvolgt.

Na ziekmelding kun je binnen 2 dagen een oproep of een huisbezoek van de bedrijfsarts of arbomedewerker van de arbodienst 18 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

verwachten. Gedurende deze periode is het alleen toegestaan om het (verpleeg)adres te verlaten voor een bezoek aan de huisarts, de bedrijfsarts van de arbodienst, om het werk te hervatten dan wel in geval van toestemming van jouw afdelingshoofd. Als je ziek bent, kun je na verloop van deze periode, en mits je behandelend arts daartegen geen bezwaar heeft, buitenshuis gaan. Je dient dan wel bereikbaar te zijn voor je werkgever en/ofde verzuimbegeleidende arbodienst.

Als je arbeidsongeschiktheid onverhoopt langer dan twee weken zou duren, vervalt de plicht om thuis te blijven, tenzij de bedrijfsarts anders bepaalt of dit jouw re-integratie belemmert.

Maak bezoek mogelijk De bedrijfsarts en/of arbomedewerker van de arbodienst moeten jou te allen tijde kunnen bezoeken of bereiken. Je dient ervoor te zorgen dat, wanneer de bedrijfsarts of de arbomedewerker van de arbodienst jou niet thuis treft, zij op dat adres kunnen vernemen waar jij je op dat moment bevindt.

Het juiste adres Indien je tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid verhuist, je tijdelijk elders verblijft, of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld opname in of ontslag uit een ziekenhuis of andere inrichting), behoor je dit binnen 24 uur aan jouw afdelingshoofd door te geven.

Contact met werkgever Tijdens je ziekte heb je de verantwoordelijkheid om de werkgever op de hoogte te houden van jouw ziekte. Indien je langer dan één week ziek bent, dien je minimaal één keer per week contact op te nemen met je afdelingshoofd of met de afdeling Human Resources.

Genezing niet belemmeren Indien je je tijdens de arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt dat daardoor jouw genezing kan worden belemmerd (hetgeen het geval zou kunnen zijn door deelname aan feesten of beoefening van sport) kan je werkgever, naar aanleiding van een advies van de bedrijfsarts, loondoorbetaling en/of aanvulling weigeren.

Het verrichten van werkzaamheden Je dient tijdens arbeidsongeschiktheid geen arbeid te verrichten, behalve voor zover het werkzaamheden betreft die voor het herstel van de gezondheid zijn voorgeschreven, dan wel waarvoor toestemming is ontvangen van de bedrijfsarts van de arbodienst.

Je bent wel verplicht aan werkhervatting mee

te werken, wat betekent dat je verplicht bent om, indien mogelijk, vervangende werkzaamheden te verrichten.

Verblijf in buitenland Tijdens arbeidsongeschiktheid dien je voor een meerdaags verblijf in het buitenland toestemming te vragen van jouw afdelingshoofd/afdeling Human Resources en van de bedrijfsarts.

Op het spreekuur komen Aan een oproep om op het spreekuur van de bedrijfsarts of een door de arbodienst aangewezen specialist te verschijnen, dien je gevolg te geven, ook indien je op dat moment al van plan bent om de dag na de dag van onderzoek, dan wel een latere dag, weer aan het werk te gaan.

Indien je een oproep ontvangt om op het spreekuur te verschijnen terwijl je inmiddels je werkzaamheden weer hebt hervat, dien je contact op te nemen met de arbodienst om vragen of dit alsnog nodig is.

Als je een geldige reden tot verhindering hebt (bij bedlegerigheid bijvoorbeeld), dan behoor je dit zo spoedig mogelijk telefonisch aan de arbodienst mee te delen. Vanzelfsprekend dien je dan, behalve voor bezoek aan de behandelend arts, of in geval van werkhervatting, de woning tot het eerstvolgende bezoek van de bedrijfsarts of arbomedewerker van de arbodienst niet te verlaten. Dit om laatstgenoemde de gelegenheid te geven jou thuis te treffen voor een huisbezoek.

Verder bestaat de mogelijkheid dat je tijdens je arbeidsongeschiktheid ook door het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen UWV wordt opgeroepen. Aan een dergelijke oproep dien je te voldoen.

Medisch onderzoek Je bent gehouden mee te werken aan een medisch onderzoek door of in opdracht van de bedrijfsarts van de arbodienst, indien deze dit in overleg met jouw huisarts noodzakelijk acht.

Herstel en re-integratie Zodra je daartoe in staat bent, dien je het werk geheel of gedeeltelijk te hervatten. Je meldt jouw werkhervatting bij jouw afdelingshoofd of de afdeling Human Resources/Administratie.

Hierna wordt de arbodienst ingelicht. Je hoeft dus niet te wachten op een opdracht tot werkhervatting.

Tot die tijd werk je mee aan een door de verzuimbegeleidende arbodienst op te stellen probleemanalyse en aan een door of namens de werkgever op te stellen plan van aanpak voor re-integratie. Zie ook het verrichten van werkzaamheden.

Als je het er niet mee eens bent Wanneer je het niet eens bent met een beslissing van de verzuimbegeleidende arbodienst of deze niet begrijpt, dan meld je dit meteen aan je werkgever en de verzuimbegeleidende arbodienst. Handhaaft de bedrijfsarts van de verzuimbegeleidende arbodienst de beslissing, dan kun je een ‘second opinion’ aanvragen bij het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen UWV. De bedrijfsarts van de verzuimbegeleidende arbodienst geeft aan hoe en waar je het UWV kan bereiken.

de oorzaak te kunnen beoordelen aan de arbodienst ter beschikking te stellen.

Informatieverstrekking aan de werkgever Met inachtneming van hetgeen onder het medisch beroepsgeheim valt, geeft de arbodienst relevante informatie door aan jouw afdelingshoofd en/of Human Resources en de verzekeraar.

Hieronder zijn inbegrepen de gegevens die ertoe hebben geleid dat beoordeling en/of begeleiding niet mogelijk is geweest door toedoen van betrokken medewerker.

Verhaal van loondoorbetaling Wanneer het verzuim is veroorzaakt door gedragingen van derden, overleg je de gegevens die noodzakelijk zijn voor verhaal van loondoorbetaling op deze derden.

Als je een klacht hebt Wanneer je niet tevreden bent over de wijze waarop de medewerkers van de arbodienst hebben gehandeld, dan kun je een klacht indienen bij de Human Resources Manager, General/Hotel Manager of de vertrouwenspersoon.

Sancties Als de arbodienst een overtreding van bovengenoemde controlevoorschriften constateert, wordt de werkgever hierover geïnformeerd. De werkgever is in dat geval gerechtigd de loondoorbetaling op te schorten.

Ziekmelding vanuit het buitenland Bij ziekmelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels voor ziekmelding als hiervoor omschreven. Dit houdt in dat de ziekte zo spoedig mogelijk bij je afdelingshoofd gemeld moet worden. Voorts moet zo spoedig mogelijk een lokale huisarts ingeschakeld worden voor een medische verklaring, teneinde arbeidsongeschiktheid door ziekte te kunnen beoordelen. Na terugkomst moet de medewerker de medische gegevens overhandigen aan de arbodienst. De verklaring dient de volgende gegevens te bevatten: • het verloop van de ziekte; • de ingestelde therapie; en • een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing).

Eventuele sancties voor de medewerker Als je zonder goede reden niet of niet voldoende meewerkt aan een snelle reintegratie op het werk, dan kan de werkgever loon inhouden of onder omstandigheden zelfs de arbeidsovereenkomst beëindigen.

Bij niet-reisvaardigheid overleg je aan jouw afdelingshoofd of de afdeling personeelszaken en de arbodienst een bewijs van nietreisvaardigheid wegens ziekte op jouw initiële, dus voor vertrek naar het buitenland afgesproken, datum van terugkeer. Zodra je weer in staat bent te reizen, dien je je in persoon te melden bij je werkgever en de arbodienst teneinde verdere controle en begeleiding volgens de voorschriften mogelijk te maken.

Daarnaast dien je na terugkomst uit het buitenland de documenten die van belang zijn om de validiteit van jouw verzuim in relatie tot

Eventuele sancties voor de werkgever Als jouw werkgever onvoldoende heeft gedaan om jou te re-integreren dan kan het UWV de beoordeling van de WIA- aanvraag opschorten en de werkgever verplichten om het loon door te betalen tijdens ziekte nadat 104 weken zijn verstreken.

Arbodienst PPHE Hotel Group is aangesloten bij een arbodienst. De contactgegevens van de bedrijfsarts kun je opvragen bij de afdeling Human Resources of je General/Hotel Manager.

Vaak voorkomende periodes van kortdurend verzuim wegens ziekte Vaak voorkomende periodes van kortdurende ziekte hebben een grote invloed op de operatie. Als je je door je gezondheid of persoonlijke omstandigheden genoodzaakt ziet om je vaak ziek te melden, kan de manager of Human Resources contact met je opnemen om dit onderwerp nader met je te bespreken.

7.2

Verlof opnemen

Betaald verlof – vakanties Onder het vakantiejaar wordt verstaan de periode waarover de vakantietoeslag en het aantal vakantiedagen wordt berekend. Het vakantiejaar loopt van 1 juni tot en met 31 mei.

Opbouw vakantieuren: a. je hebt recht op 4-maal je overeengekomen arbeidsduur per week, per gewerkt uur bouw je daardoor 0,0768 uur vakantie op; b. je hebt recht op 5 bovenwettelijke vakantiedagen per jaar; per gewerkt uur bouw je daardoor 0,0192 uur vakantie op; c. je bouwt geen vakantie-uren op over de uren waarin feestdagentoeslag of overwerk in geld wordt gecompenseerd; d. een leerling bouwt ook vakantieuren op over de uren waarop hij de school bezoekt en die conform het bepaalde in de Horeca-cao en zijn dienstverband zijn inbegrepen.

Vaststellen van vakantie Je bent zelf verantwoordelijk voor het plannen van je vakantie. Dit moet zorgvuldig en effectief gebeuren om ervoor te zorgen dat alle opgebouwde vakantieuren worden opgenomen gedurende het jaar. Het is de bedoeling dat alle opgebouwde uren binnen een kalenderjaar worden opgenomen. Alleen in uitzonderlijke situaties kunnen er, met toestemming van het afdelingshoofd en management van het bedrijf, vakantieuren mee worden genomen naar het volgende kalenderjaar. Hierbij geldt een maximum van 5 dagen.

Voor geldigheidstermijnen van de vakantiedagen volgen wij de wettelijke richtlijnen zoals omschreven in de vakantiewet.

Vakantie aanvragen Indien je vakantiedagen op wilt nemen, dien je dit verzoek minimaal 6 weken van tevoren via een mutatieformulier bij je manager in te dienen. Indien je eerder dan deze 6 weken weet wanneer je met vakantie wilt, kun je dit uiteraard eerder doorgeven.

Je kunt in beginsel niet meer dan drie weken aaneengesloten vakantie opnemen, tenzij je manager hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Pas wanneer je manager deze aanvraag schriftelijk heeft goedgekeurd, heb je recht om deze dagen op te nemen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 19

Indien je vakantie opneemt zonder schriftelijke toestemming van je afdelingshoofd, kan dit sancties tot gevolg hebben. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een (schriftelijke) waarschuwing, of meer ingrijpende maatregelen zoals beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Vanzelfsprekend wordt je geacht op de afgesproken datum weer aanwezig te zijn op het werk. Indien dit niet mogelijk is door bijvoorbeeld vertraging, dan is het essentieel dat je je afdelingshoofd hiervan zo spoedig mogelijk en liefst nog voor de afgesproken datum, op de hoogte stelt.

Buitengewoon verlof In de Horeca-cao staan een aantal gebeurtenissen (zoals bijvoorbeeld het aangaan van een huwelijk) omschreven waarvoor buitengewoon verlof met behoud van loon kan worden aangevraagd.

Onbetaald verlof Alle redelijke aanvragen voor onbetaald verlof beschreven in de Wet Arbeid en Zorg zullen op individuele basis worden bekeken. PPHE Hotel Group moedigt het opnemen van onbetaald verlof echter niet aan.

Goedkeuring voor aanvragen voor onbetaald verlof zijn ter discretie van de General/Hotel Manager en schept geen precedent voor eventuele toekomstige aanvragen.

Afwezigheid veroorzaakt door een afspraak bij dokter of tandarts dient zoveel mogelijk buiten werktijd worden gepland zodat het werk er zo min mogelijk onder lijdt.

20 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Overig verlof Conform de Wet Arbeid en Zorg is het mogelijk voor bepaalde (nood)situaties extra verlof aan te vragen. Hierbij gelden de aanvraagprocedures zoals omschreven in de wet.

Wij streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin een goede balans bereikt wordt tussen werk en privé. In de Wet Arbeid en Zorg zijn een aantal regelingen vastgelegd waar je gebruik van kunt maken indien de situatie zich voordoet.

Bij zwangerschap en bevalling, adoptie en pleegzorg hebben medewerkers recht op een uitkering en verlof in het kader van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). De tijdsduur van de uitkering en het verlof verschilt per genoemde situatie.

Andere regelingen die in de Wet Arbeid en Zorg zijn vastgelegd, zijn; calamiteitenverlof, kort – en langdurend zorgverlof en ouderschapsverlof. Hierbij gelden de aanvraagprocedures zoals omschreven in de wet.

Voor meer informatie over de Wet Arbeid en Zorg kun je contact opnemen met de afdeling Human Resources of met je General/Hotel Manager.

Verplichte officiële feest- en verlofdagen Verlof tijdens erkende feestdagen wordt verleend met behoud van loon.

Erkende feestdagen zijn: nieuwjaarsdag, eerste paasdag, tweede paasdag, Koningsdag, hemelvaartsdag, eerste pinksterdag, tweede pinksterdag, eerste kerstdag en tweede kerstdag.

Raadpleeg de Horeca-cao voor de regeling betreffende feestdagen compensatie.

8.0 Onze Manier van Werken

8.1

Professioneel imago

Jouw voorkomen is een afspiegeling van het imago van PPHE Hotel Group. Derhalve is het essentieel dat je er op elk moment goed verzorgd en representatief uitziet. Ga voor meer informatie over het beleid voor uiterlijke verzorging (Grooming & Appearance policy) naar you:niverse.

Afhankelijk van je afdeling, bedrijf en functie binnen PPHE Hotel Group krijg je van ons een uniform met een naambadge en/of persoonlijke beschermingsmiddelen. Je dient je uniform en/of persoonlijke beschermingsmiddelen tijdens je dienst steeds te dragen. Het is niet toegestaan deze te dragen wanneer je geen dienst hebt.

De manier van kleden van alle medewerkers beïnvloedt in belangrijke mate hoe de gast PPHE Hotel Group en jou waarneemt. Het is dan ook belangrijk dat de uniformen altijd schoon en goed gestreken en/of geperst zijn.

Om je daarbij te helpen worden je uniform en/ of persoonlijke beschermingsmiddelen gratis voor je gereinigd en verzorgd.

Medewerkers die als onderdeel van hun uniform een naambadge ontvangen, dienen deze altijd te dragen.

Wanneer medewerkers geen uniform dragen, dienen zij zich gepast te kleden en er zeker van te zijn dat ze er professioneel, en in lijn met de hoge verzorgingsstandaarden binnen PPHE Hotel Group, uit zien.

• Medewerkers die in de back offices werken, worden aangemoedigd om een pak te dragen of een ander, gepast alternatief.

• Ten tijde van uitdiensttreding dienen alle eigendommen van PPHE Hotel Group in goede staat te worden ingeleverd. Indien hier niet aan wordt voldaan, kunnen de kosten voor reparatie, dan wel vervanging, bij jou in rekening worden gebracht.

Afwijkingen van het beleid voor uiterlijke verzorging en voorkomen Elke afwijking van het beleid van PPHE Hotel Group betreffende uiterlijke verzorging en voorkomen, met als doel om tegemoet te komen aan etnische of religieuze overtuigingen van medewerkers, moet vooraf door de Regional General Manager worden goedgekeurd. Twijfel je over je voorgenomen manier van kleden of je uiterlijk, bespreek dat dan met je manager om te voorkomen dat je, onbewust, niet aan de kledingvoorschriften van PPHE Hotel Group voldoet.

Wanneer de medewerker zonder redenen in gebreke blijft in het voldoen aan het beleid van PPHE Hotel Group betreffende uiterlijke verzorging en voorkomen, dan kunnen disciplinaire maatregelen tegen de medewerker worden getroffen.

8.2 VIP’s

8.3

Toegang tot hotels en faciliteiten voor gasten

Elk hotel heeft een in- en uitgang voor medewerkers en alle medewerkers dienen binnen te komen en weg te gaan via deze route. Het is medewerkers niet toegestaan hotelfaciliteiten voor persoonlijk gebruik te benutten, tenzij de General/Hotel Manager of Duty Manager hier specifiek toestemming voor heeft gegeven.

8.4

Familie of vrienden uitnodigen

Wil je familie en vrienden uitnodigen om gebruik te maken van hotelfaciliteiten, dan dien je vooraf toestemming te vragen aan de General/Hotel Manager.

8.5

Informele bijeenkomsten in verband met het werk

Een groot aantal VIP’s en anderszins bekende mensen kiezen er graag voor om bij ons te logeren. Het vragen van een handtekening, het maken van foto’s of andere, vergelijkbare, verzoeken aan deze gasten, wordt als onbehoorlijk gedrag beschouwd en absoluut niet getolereerd.

Van tijd tot tijd zul je worden uitgenodigd voor evenementen die met je werk in verband staan. We stimuleren je om deze bij te wonen.

Niet alleen vanwege het sociale aspect en voor teambuilding, maar ook omdat deze evenementen door medewerkers als leuk en plezierig worden ervaren.

We herinneren je daarnaast graag aan je plicht tot vertrouwelijkheid zoals in je contract vermeld. Dit betekent dat je de identiteit van geen enkele gast via je Smartphone of ander elektronisch apparaat of medium bekend mag maken. Wanneer je dit beleid niet in acht neemt, kunnen disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen.

We zijn ons ervan bewust dat er bij dergelijke gebeurtenissen mogelijk alcohol wordt gedronken, maar verwachten wel dat onze medewerkers zich verantwoordelijk blijven gedragen. Wanneer je je hier niet aan houdt, kunnen er disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 21

9.0 Welzijn en Veiligheid van Onze Medewerkers

PPHE Hotel Group zet zich in voor jouw veiligheid en welzijn. Dit doen we door ons aan de wettelijk voorgeschreven regels te houden.

Daarnaast hebben we eigen regels en methoden ontwikkeld voor onder andere bewaking van de voedselveiligheid, bewaking van veiligheid op de werkplek, brandpreventie, omgang met gevaarlijke chemicaliën, veilig tillen, het inrichten van je werkstation, omgang met bomgevaar en veiligheidscontrole.

Kijk voor meer informatie in het Feeling Welcome Discovery boek dat je van ons hebt gekregen. Lees de daarin beschreven regels alsmede de procedures verderop in dit hoofdstuk 9 goed door en volg ze op om zo te helpen ongevallen en voorvallen te vermijden die gevolgen kunnen hebben voor jou, je collega’s of onze gasten.

Naast de verantwoordelijkheden die wij als werkgever hebben met betrekking tot welzijn en veiligheid, zijn er ook regels waar je je als medewerker aan dient te houden. De belangrijkste regels zijn: • voer je werkzaamheden met de nodige voorzichtigheid en zorgvuldigheid uit zodat jouw veiligheid en gezondheid en die van anderen niet in gevaar wordt gebracht; • ga op de juiste, voorgeschreven wijze (Standard Operating Procedures) om met arbeidsmiddelen en gevaarlijke stoffen; • gebruik te allen tijde en op de juiste, voorgeschreven wijze aanwezige beschermmiddelen, zoals een veiligheidsbril; • gebruik te allen tijde de op arbeidsmiddelen aangebrachte beveiligingen, zoals bijvoorbeeld de beschermkap op de snijmachine in de keuken; • verander of verwijder de op arbeidsmiddelen of andere apparatuur aangebrachte beveiligingen niet; • werk mee aan voor jou georganiseerde trainingen en/of opleidingen betreffende veiligheid op de werkvloer; • maak direct melding bij je afdelingshoofd of bij zijn of haar afwezigheid, de Duty Manager, wanneer je binnen je bedrijf gevaren voor veiligheid of gezondheid opmerkt.

Meldingsplicht incidenten Alle incidenten die in de hotels plaatsvinden, dienen te worden gemeld volgens een standaard meldingsformulier (incidentrapport).

In die gevallen waarbij directe follow-up noodzakelijk is, wordt het incident tevens mondeling gemeld.

22 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Het meldingsformulier geeft aan wie, wat, waar, waarom, waarvoor, waarmee en hoe een incident heeft plaatsgevonden. Het formulier kun je vinden op you:niverse.

Duty Manager (MOD) Indien je afdelingshoofd niet aanwezig is, heeft de Duty Manager een plaatsvervangende rol.

Bij dringende problemen zoals personeelsvoorvallen kun je je bij afwezigheid of onbereikbaarheid van je afdelingshoofd tot deze persoon wenden.

Veiligheidstrainingen Tijdens het uitgebreide introductieprogramma van PPHE Hotel Group wordt er onder andere uitgebreid aandacht besteed aan Safety & Security trainingen. Sommigen van jullie zullen na indiensttreding verplicht bepaalde veiligheidstrainingen moeten volgen om, zoals in de inleiding vermeld, te komen tot een optimale veiligheidszorg voor collega’s, gasten, bezoekers en derden.

Een aantal van deze trainingen zullen in-house plaatsvinden, zoals de overvalpreventie & agressie training en zogenaamde ‘on the job’trainingen ( bijvoorbeeld betreffende het veilig werken met machines of gevaarlijke stoffen).

Andere trainingen, zoals de Bedrijfs Hulp Verlening training (BHV), vinden buitenshuis plaats.

Voedsel en Veiligheid Binnen de hotellerie is het vanzelfsprekend dat we, naast goed voor onze medewerkers te zorgen, ook het welzijn van onze gasten hoog in het vaandel moeten houden. Een constante kwaliteit en hygiëne-niveau op het gebied van voedsel en waren is dan ook essentieel.

HACCP Het Hazard Analysis Critical Control Pointssysteem regelt het veilige vervoer, de opslag, de bereiding en de afvoer van etenswaren die in het hotel worden verwerkt en geconsumeerd. Ook het hiervoor gebruikte materiaal (keukengereedschap), de inrichting en de hygiëne in de bereidingsruimten (keukens) en opslagruimten wordt via deze wetgeving geregeld.

De belangrijkste HACCP-procedures voor jouw afdeling zijn opgenomen in de veilingheidsprocedures (SOP’s). Bij vragen hierover kun je je wenden tot je afdelingshoofd of de arbocoördinator.

Eerste hulp In elk hotel zijn 24 uur per dag BHV-ers (Bedrijfs Hulp Verleners) aanwezig die eerste hulp kunnen verlenen. Zo zijn onder andere alle Duty Managers getraind in het verlenen van ‘levensreddende handelingen’ (onderdeel van de BHV training). Tevens is er een voorraad met beperkte EHBO-artikelen aanwezig in het hotel.

Bij de receptie van het hotel is bekend welke BHV-er er die dag aanwezig is.

Medicijnen Mocht je, om welke reden dan ook, medicijnen gebruiken (bijvoorbeeld in verband met epilepsie-, diabetes- of hemofilie), meld dit dan aan je afdelingshoofd of aan de afdeling Human Resources/Administratie. Deze informatie zal uiteraard discreet worden behandeld.

Noodsituatie Om medewerkers te informeren over een noodsituatie wordt tijdens een calamiteit gebruik gemaakt van een speciale oproepcode. Bij het horen van PERSONEELSCODE ROOD dien je direct naar de receptie van het hotel te gaan (rennen is niet nodig). Je mag in dat geval geen gebruik maken van de liften.

Verder acht het hotel het van belang dat er na een traumatisch voorval deskundige opvang plaatsvindt voor de betrokken medewerkers.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van een extern bedrijf dat in traumahulp gespecialiseerd.

10.0 Beveiligen van Eigendom/Bewaking

10.1 Persoonlijke eigendommen

10.4 Recht op visitatie

10.6 Sleutelbeheer

Wij verzoeken je goed te zorgen voor je persoonlijke bezittingen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor eventuele beschadigingen aan of verlies van persoonlijke bezittingen van onze medewerkers.

PPHE Hotel Group voert regelmatig visitaties uit. PPHE Hotel Group houdt zich het recht voor onderzoek uit te voeren zoals, maar niet uitsluitend, het doorzoeken van kluisjes, archiefkasten en bureaus, pakketten die op ons adres worden afgeleverd, persoonlijke zaken en enig ander object op ons terrein, zoals hierna beschreven.

Het op een verantwoorde wijze omgaan met dienstsleutels is een vereiste binnen PPHE Hotel Group. Van tevoren bekijken de verantwoordelijke afdeling van het sleutelbeheer (Security/Hotel Manager) en je afdelingshoofd voor welke dienstsleutels autorisatie zal worden gegeven voor gebruik door jou. Zonder autorisatie is het in bezit hebben van dienstsleutels niet toegestaan.

10.2 Bedrijfseigendommen Elk artikel, object, etenswaar of ander eigendom van PPHE Hotel Group, mag niet van het bedrijfsterrein verwijderd worden, tenzij hiervoor schriftelijk toestemming is gekregen van de General/Hotel Manager.

Ook moet je de voorschriften voor Beveiliging van electronische informatie- en communicatiemiddelen volgen zoals vastgelegd in paragraaf 12.1.

Indien je goederen meeneemt die als eigendom van PPHE Hotel Group zijn aan te merken, ben je te allen tijde verplicht hiervoor een permissiebriefje bij je te hebben. Indien je goederen leent die als eigendom van PPHE Hotel Group zijn aan te merken, ben je te allen tijde verplicht hiervoor een bruikleenovereenkomst bij je te hebben.

Indien deze procedure niet is gevolgd, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag op staande voet.

Schade Bij het moedwillig beschadigen van eigendommen van PPHE Hotel Group zul je aansprakelijk worden gesteld voor de kosten daarvan en zullen deze kosten op jou worden verhaald.

10.3 Gebruik van kluisjes Op verzoek is een kluisje verkrijgbaar. Voor kluisjes kan een waarborgsom worden gevraagd, die bij het inleveren van de sleutel wordt terugbetaald. Informeer bij verlies van je sleutel de betreffende afdeling, deze zal je dan vragen de kosten voor een vervangende sleutel te betalen.

Het is jouw verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat je kluisje goed functioneert.

Informeer bij een defect of schade onmiddellijk de betreffende manager van de afdeling.

Het recht op visitatie is een noodzakelijke bescherming van jezelf en van PPHE Hotel Group en is bedoeld als beveiliging van jouw en onze eigendommen. PPHE Hotel Group houdt zich het recht voor elk object waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het de veiligheid en het welzijn van onze medewerkers en gasten schaadt, ongeacht of dit een bedrijfseigendom betreft of een eigendom van een gast, bezoeker, medewerker, werkman of aannemer, te verwijderen.

Het recht van PPHE Hotel Group tot visitatie geldt ook voor jou. De zakken van je kleding en andere persoonlijke zaken (zoals tassen, opbergbakken, enz.) die je meeneemt naar bedrijven binnen PPHE Hotel Group kunnen worden doorzocht. Weigering om mee te werken aan een visitatieverzoek van PPHE Hotel Group kan tot gevolg hebben dat er disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen en/of aangifte wordt gedaan.

10.5 Camera Observatie Systeem In de publieke ruimten en buiten, in de directe omgeving van het hotel, zijn camera’s geïnstalleerd. De beelden worden vastgelegd door middel van een recorder systeem.

Het gebruik van een Camera Observatie Systeem is, zoals verplicht onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

Als je in bezit wordt gesteld van dienstsleutels, gelden de volgende regels: • dienstsleutels worden door middel van een bevestiging (katrolhouder) aan de kleding gedragen; • het buiten het bedrijf meenemen van dienstsleutels is niet toegestaan; • het uitlenen van persoonlijk aan jou verstrekte dienstsleutels is niet toegestaan; • bij verlies van dienstsleutels dien je dit onmiddellijk te melden aan je afdelingshoofd of de Duty Manager en aan Security (indien aanwezig); • het openen van ruimten, hotelkamers, kantoren, etc. zonder toestemming, of op verzoek van onbekenden, ook al zeggen zij recht tot toegang te hebben, is niet toegestaan. (Denk hierbij aan een persoon die zich uitgeeft als gast en “zijn” hotelkamerdeur geopend wil hebben).

Voor alle overige vragen over veiligheid dien je je te wenden tot je afdelingshoofd of bij zijn/ haar afwezigheid tot de Duty Manager of Security, indien aanwezig.

10.7 Verloren en gevonden eigendommen Elk voorwerp dat je vindt of dat bij je wordt afgegeven moet onmiddellijk bij de receptie of de afdeling Security (indien aanwezig) worden afgegeven.

De werkgever behoudt zich het recht voor om in gevallen van (vermeende) fraude, of ander ontoelaatbaar handelen, camera’s, al dan niet verborgen, te gebruiken om op deze wijze diegenen die deze frauduleuze handelingen plegen te kunnen registreren.

Het enige hoteleigendom dat je in je kluisje mag opbergen is je uniform. Het is niet toegestaan om etenswaren, bederfelijke waar, brandbare stoffen of vuile kleding in de kluisje op te bergen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 23

11.0 P rivacy Beleid Bescherming Persoonsgegevens

Op grond van de wet heeft iedereen bepaalde rechten wanneer het gaat om de omgang door derden met zijn of haar persoonlijke gegevens.

Tijdens de uitvoering van bedrijfsactiviteiten worden persoonlijke gegevens van medewerkers verzameld, opgeslagen en verwerkt. PPHE Hotel Group erkent de noodzaak om op passende en juridisch verantwoorde wijze met deze gegevens om te gaan.

Het soort informatie waarmee PPHE Hotel Group moet omgaan omvat bijvoorbeeld gegevens van huidige, vroegere en toekomstige medewerkers, leveranciers, klanten, gasten en andere partijen met wie PPHE Hotel Group communiceert.

Op de informatie die op papier, in de computer of op andere media zijn opgeslagen, zijn de wettelijke beveiligingsvoorschriften van toepassing zoals die in de Wet bescherming persoonsgegevens en andere regelgeving zijn vastgelegd. De wet legt beperkingen op ten aanzien van de wijze waarop PPHE Hotel Group de gegevens mag gebruiken.

Ons privacy beleid maakt onderdeel uit van het arbeidscontract van elke medewerker. We houden ons het recht voor om dit te allen tijde aan te passen en te verbeteren.

Niet-naleving van dit beleid wordt beschouwd als een ernstige overtreding waarbij disciplinaire maatregelen kunnen worden opgelegd. Ben je van mening dat met betrekking tot jouw persoonlijke gegevens of die van anderen niet aan het beleid is voldaan, leg de kwestie dan voor aan je manager of de afdeling Human Resources.

11.1 Persoonsgegevens Ook met betrekking tot persoonsgegevens (gegevens die herleidbaar zijn tot jouw persoon, zoals bijvoorbeeld naw-gegevens) dien je bij indiensttreding volledige en eerlijke informatie te verstrekken.

Tevens ben je verplicht om veranderingen in deze gegevens gedurende je dienstverband bij PPHE Hotel Group onmiddellijk aan Human Resources door te geven.

Dit is ook in je eigen belang, de gegevens kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op je belastinggegevens (en daarmee dus op de hoogte van je netto salaris). Ook veranderingen in je persoonlijke omstandigheden, bijvoorbeeld huwelijk, verhuizing etc., moeten zo spoedig mogelijk worden gemeld.

24 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Wijzigingen moet je doorgeven door middel van een mutatieformulier. Deze kun je vinden op you:niverse. Na ondertekening van je afdelingshoofd kun je deze inleveren bij de afdeling Human Resources/Administratie.

Post Privé-post dient naar jouw huisadres te worden gestuurd. Slechts indien je een tijdelijk, niet-permanent adres hebt, mag je, met toestemming van je afdelingshoofd, jouw post naar het bedrijf laten opsturen.

Personeelsdossier Alle relevante personeelsgegevens worden in jouw personeelsdossier opgenomen. Uiteraard worden jouw personeelsgegevens vertrouwelijk behandeld. De gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Toegang tot het personeelsdossier hebben uitsluitend die medewerkers die in het kader van de hun opgedragen werkzaamheden met deze gegevens moeten werken en daartoe door de directie zijn gemachtigd.

Alle medewerkers hebben het recht om op aanvraag hun eigen dossier in te zien. Deze aanvraag dien je schriftelijk te doen bij jouw afdelingshoofd. PPHE Hotel Group dient binnen 4 weken schriftelijk te beslissen op deze aanvraag. Je verzoek kan alleen geweigerd worden op de gronden genoemd in de Wet bescherming persoonsgegevens.

Door ondertekening van dit handboek verklaar je je akkoord met het gebruik van jouw (pas) foto’s voor het maken van een identificatiepas, samenstelling van een (al dan niet elektronisch) personeelsoverzicht en voor interne communicatie/media. Met inachtneming van de rechten en verplichtingen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens geef je door middel van ondertekening van dit handboek, ondubbelzinnig toestemming aan PPHE Hotel Group om jouw (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken in het kader van de arbeidsverhouding. Deze toestemming heeft ook betrekking op de doorgifte van (bijzondere) persoonsgegevens aan enig andere met PPHE Hotel Group verbonden (groeps)vennootschap of organisatie al dan niet buiten Nederland gelegen en enige andere doorgifte van (bijzondere) persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

11.2 Telefonisch verstrekken van gegevens Iedere medewerker die te maken heeft met telefonische informatieverzoeken moet voorzichtig zijn met het verstrekken van persoonlijke gegevens van anderen waar PPHE Hotel Group over beschikt. In het bijzonder moeten zij: a. de identiteit van de beller controleren om er zeker van te zijn dat alleen gegevens worden verstrekt aan iemand die daartoe bevoegd is; b. de beller adviseren de vraag schriftelijk in te dienen wanneer de identiteit van de beller niet bekend is en niet kan worden gecontroleerd; c. hun directe manager in moeilijke gevallen om hulp vragen. Niemand mag geïntimideerd worden om persoonlijke gegevens prijs te geven.

12.0 Beleid Ten Aanzien van het Gebruik van Informatie- en Elektronische Communicatiemiddelen

12.1 Doel van de afspraken

12.2.1 E-mailgebruik

Deze gedragscode geeft de wijze aan waarop binnen PPHE Hotel Group wordt omgegaan met het gebruik van e-mail, internet, CCTV en andere huidige en toekomstige elektronische informatie- en communicatiemiddelen zoals telefoons, smartphones, persoonlijke digitale assistenten (PDA’s) en voicemail die door het bedrijf ter beschikking worden gesteld. Deze code omvat gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen en geeft regels over de wijze waarop controle op deze middelen plaatsvindt.

Algemeen Het gebruik van de hierboven genoemde informatie- en communicatiemiddelen die door PPHE Hotel Group ter beschikking worden gesteld zijn primair en hoofdzakelijk verbonden met de taken die voortvloeien uit jouw functie.

Medewerkers mogen incidenteel en kortstondig het e-mailsysteem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk.

De steekproefsgewijze controle op persoonsgegevens bij gebruik van informele en communicatiemiddelen vindt plaats met als doel: • systeem- en netwerkbeveiliging • kosten- en capaciteitsbeheersing • bewijs en archivering • opsporing zoekgeraakte berichten • voorkomen van negatieve publiciteit • tegengaan van seksuele intimidatie • tegengaan van gebruik in strijd met de wet of dit beleid • bescherming van bedrijfsgeheimen

12.2 Uitgangspunten e-mail en internetgebruik De controle op e-mail en internetgebruik zal overeenkomstig bovengenoemde doeleinden uitgevoerd worden. Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord e-mail- en internetgebruik en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek.

Persoonsgegevens gerelateerd aan e-mail- en internetgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden.

PPHE Hotel Group treft voorzieningen voor de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop.

Het versturen van (privé/zakelijke) e-mailberichten moet voldoen aan de volgende voorwaarden: • te allen tijde een correcte vermelding van de afzender hanteren • te allen tijde een disclaimer opnemen • een zakelijke e-mail moet als medewerker van PPHE Hotel Group worden ondertekend, dus met toevoeging van functie, afdeling, naam van het bedrijf en/of PPHE Hotel Group en logo • een privé e-mail moet als privé-persoon worden ondertekend, dus met weglating van functie, afdeling, naam van het bedrijf en/of PPHE Hotel Group en logo • een privé e-mail mag geen attachments bevatten zoals bestanden, plaatjes en films • het versturen van privé e-mail moet zoveel mogelijk worden beperkt • een privé e-mail moet als zodanig herkenbaar worden gemaakt door ‘privé’ of ‘private’ als eerste woord in de rubriek ‘onderwerp’ op te nemen Het is niet toegestaan om: • Dreigende, beledigende, seksueel getinte dan wel discriminerende (of anderszins aanstootgevende) berichten te ontvangen en te versturen • Berichten te ontvangen of versturen die, op enigerlei wijze, de reputatie van PPHE Hotel Group kunnen schaden Let op: bovenstaande lijst is geen uitputtende opsomming, maar een poging om een kader te verschaffen voor activiteiten die niet zijn toegestaan.

Inhoudelijke controle e-mail E-mails die de medewerker verstuurt kunnen op inhoud worden gelezen om na te gaan of de medewerker zijn werk naar behoren doet en om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Het monitoren van de e-mail wordt zo gericht en beperkt mogelijk verricht. De gegevens worden uitsluitend gebruikt in het kader van het (half) jaarlijkse evaluatiegesprek van de medewerker en niet langer bewaard dan zes maanden na het evaluatiegesprek. De resultaten van de evaluatie blijven bewaard in het personeelsdossier.

12.2.2 Internetgebruik Medewerkers mogen kortstondig en incidenteel het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken mits niet storend voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. Het gebruik van de hierboven genoemde informatie- en communicatiemiddelen die door PPHE Hotel Group ter beschikking worden gesteld zijn primair en hoofdzakelijk verbonden met de taken die voortvloeien uit de functie.

Het is niet toegestaan om: • Sites te bezoeken die erotisch, pornografisch, racistisch, discriminerend, illegaal, immoreel, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; • Beledigend en/of aanstootgevend materiaal, in welke vorm, dan ook op te slaan, te verspreiden, te verzenden of te downloaden.

Onder beledigend/aanstootgevend materiaal is in ieder geval begrepen materiaal van pornografische, racistische of discriminerende aard en materiaal dat anderszins in strijd is met de wet of de goede zeden; • Sofware en applicaties te downloaden zonder toestemming van IT; • Deel te nemen aan een chatroom op internet anders dan you:niverse, berichten te posten op een mededelingenbord op internet anders dan you:niverse of om informatie op een blog of op Wikipedia te plaatsen, tenzij zulks tot de normale uitoefening van de werkzaamheden behoort of hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verkregen van de leidinggevende; en • Zonder toestemming van de rechthebbende wettelijk of contractueel beschermd materiaal, zoals software, applicaties, (grafische) bestanden, audio- en videofragmenten en documenten beschikbaar te hebben, te verspreiden, te veranderen, te vernietigen, te downloaden of anderzins (illegaal) te vermenigvuldigen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 25

12.3 Uitgangspunten gebruik (mobiele) telefoons Algemeen Tijdens werkuren is het gebruik van mobiele privé-telefoons en smartphones verboden.

Mocht je toch privé een telefoongesprek moeten voeren, doe dat dan in de pauze met je eigen telefoon of vraag je manager toestemming om de vaste telefoon te gebruiken.

Medewerkers die een mobiele telefoon van PPHE Hotel Group hebben gekregen, hebben het recht die te gebruiken voor het doel waarvoor deze hen is gegeven.

Misbruik of overmatig gebruik van ons telefoon- en e-mailsysteem, of gebruik van het internet in strijd met dit beleid, kan tot gevolg hebben dat disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen. Misbruik van internet kan daarnaast onder bepaalde omstandigheden een misdrijf opleveren. Dergelijke activiteiten worden dan ook zeer ernstig genomen en kunnen een aanleiding vormen tot ontslag op staande voet.

Opname van telefoongesprekken Telefoongesprekken die de medewerker voert in het kader van zijn functie kunnen worden opgenomen om te bepalen of de medewerker zijn werk naar behoren uitvoert en om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Het monitoren van de gesprekken wordt zo gericht en beperkt mogelijk ingezet. De opname wordt uitsluitend gebruikt in het kader van de (half)jaarlijkse evaluatiegesprekken met betrekking tot het functioneren van de medewerker. De opname wordt niet langer bewaard dan zes maanden na het (half)jaarlijkse evaluatiegesprek. De resultaten van de beoordeling, zoals besproken met de medewerker in het (half)jaarlijkse evaluatiegesprek, maken deel uit van het personeelsdossier.

26 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

12.4 Ongeoorloofd gebruik Tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven in dit handboek, is gebruik van internet, telefonie en andere elektronische systemen uitsluitend toegestaan voor zakelijke doeleinden.

De volgende activiteiten zijn in principe verboden (voor bepaalde medewerkers kan een uitzondering op deze beperkingen worden gemaakt indien dit voor de legitieme uitoefening van hun functie, als omschreven in hun functieomschrijving, noodzakelijk wordt geacht): • het maken van inbreuk op de rechten van een persoon (denk hierbij aan auteursrecht, handelsgeheim, patent of ander intellectueel eigendomsrecht en overeenkomstige wetten of regelgeving) door bijvoorbeeld het installeren of verspreiden van illegaal gekopieerde software of andere softwareproducten zonder de juiste licentie; • het onbevoegd kopiëren van materiaal (zoals het digitaliseren en verspreiden van foto’s uit tijdschriften, boeken of andere bronnen waarop auteursrecht rust of het onbevoegd kopieren van muziek);het exporteren van software, technische informatie, encryptiesoftware of technologie in overtreding met internationale of regionale controlewetten op export. Er dient bij de juiste manager advies te worden ingewonnen voordat dergelijk materiaal mag worden geëxporteerd; • het binnenhalen in het netwerk of op de server van kwaadaardige programma’s (bijv. virussen, wormen, Trojaanse paarden, mailbommen, enz.); • het bewust downloaden, overdragen, opslaan, genereren of gebruik maken van een programma, hulpmiddel of virus dat is ontwikkeld om schade of storing te veroorzaken, of op andere wijze met de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group te interfereren;

• je moet alle informatie waartoe je door het gebruik van de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group toegang hebt en die op het eerste gezicht niet bedoeld lijkt te zijn voor onbeperkte verspreiding als vertrouwelijk behandelen. Het, zonder uitdrukkelijke toestemming van een bevoegde kopiëren, wijzigen of verspreiden van deze informatie is verboden; • om een efficiënte werking van de IT-diensten te garanderen, of om de kosten te beheren, voert PPHE Hotel Group van tijd tot tijd controle uit op het gebruik van de systemen.

Het ontwijken van dergelijke controles is niet toegestaan; • het gebruik maken van de IT-faciliteiten van PPHE Hotel Group voor het lasteren, pesten, beledigen of hinderen van mensen door het aanmaken, overdragen, opslaan, downloaden of weergeven van materiaal; • het ongevraagd versturen van e-mails naar een groot aantal ontvangers zonder de vereiste toestemming om dat te doen, tenzij de ontvangers hebben aangegeven erin geïnteresseerd te zijn of ermee hebben ingestemd om een dergelijke e-mail te ontvangen; • het bedrijven van enige vorm van bewaking van het netwerk met de bedoeling gegevens te onderscheppen die niet voor de host van de medewerker zijn bestemd, tenzij deze activiteit deel uitmaakt van de normale functie/taak van de medewerker; • het omzeilen van de waarmerking van de gebruiker of beveiliging van enig(e) host, netwerk of account; • het interfereren met, of het weigeren van, diensten aan alle andere gebruikers dan de host van de medewerker (bijv. een aanval van weigering van diensten); en • het toebrengen van materiële schade aan de IT-voorzieningen van de PPHE Hotel Group of het, zonder toestemming, wijzigen, verplaatsen of verwijderen van deze voorzieningen.

Let op: bovenstaande lijst is geen uitputtende opsomming, maar een poging om een kader te verschaffen voor activiteiten die in de categorie ongeoorloofd gebruik vallen.

12.5 you:niverse Code of Conduct you:niverse is het bedrijfsintranet, ontwikkeld voor het ondersteunen van de communicatie binnen PPHE Hotel Group en om toegang te verschaffen tot bedrijfsinformatie. We moedigen je aan om dagelijks in te loggen op you:niverse. Medewerkers van PPHE Hotel Group, haar dochterondernemingen, de hotels die door haar worden beheerd, als ook medewerkers van de franchisehotels die door PPHE Hotel Group zijn erkend, krijgen toegang tot you:niverse.

Tenzij schriftelijk anders bepaald, is PPHE Hotel Group eigenaar van de auteursrechten van al het materiaal dat op you:niverse staat. Hierbij draag je alle rechten met betrekking tot, en enig eigendom of belang in, dit materiaal over aan PPHE Hotel Group.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het gebruik van you:niverse en de activiteiten die je in verband daarmee uitvoert. Bewust onjuiste informatie toevoegen aan de site is niet toegestaan en je moet er naar redelijkheid voor zorgen dat alle door jou geleverde informatie waar, juist en volledig is.

Hoewel PPHE Hotel Group natuurlijk zijn best doet om te allen tijde passende maatregelen te nemen met betrekking tot enig materiaal dat, in strijd met bepalingen in dit beleid, door gebruikers op you:niverse is geplaatst, kan PPHE Hotel Group niet verantwoordelijk worden gehouden, of aansprakelijk worden gesteld, voor de inhoud of juistheid van materiaal dat door jou of andere gebruikers op you:niverse is geplaatst.

Gedragsvoorschriften • Het is niet toegestaan you:niverse te bezoeken nadat je dienstverband is beëindigd.

• Het verspreiden, afdrukken, vastleggen en delen van enige informatie van you:niverse met anderen dan bevoegde gebruikers van you:niverse is zonder voorafgaande toestemming van het management ten strengste verboden.

• De op you:niverse aanwezige informatie en het materiaal is vertrouwelijk en mag alleen intern (dus slechts binnen PPHE Hotel Group) worden gebruikt. Voordat enige informatie aan externe partijen mag worden

•

•

•

•

•

vrijgegeven, dient toestemming van het management te worden verkregen.

Het management van PPHE Hotel Group en/ of de Intranet Manager heeft het laatste woord over het plaatsen of verwijderen van enig materiaal op you:niverse en kan op ieder moment, zonder voorafgaande kennisgeving aan de auteur/uitgever, beslissen om materiaal al dan niet te plaatsen dan wel te verwijderen.

Wanneer de Intranet Manager het gepast acht, kan de Intranet Manager de inhoud wijzigen van enig(e) informatie en/of materiaal dat door PPHE Hotel Group op you:niverse is gepubliceerd.

Het is jouw verantwoordelijkheid om de volledige inhoud van het materiaal dat je instuurd om op you:niverse te worden geplaatst, te controleren op juistheid.

Daarnaast dien je te voorkomen dat de informatie die je plaatst als lasterlijk of beledigend wordt ervaren, dan wel in strijd is met het auteursrecht of met andere intellectuele eigendomsrechten of wetten.

Stuur geen materiaal naar de site dat softwarevirussen bevat of bestanden die ontwikkeld zijn om schade aan te richten in, of de goede werking te verstoren van, computersoftware of hardware of telecommunicatieapparatuur, of dat op enige wijze de kwaliteit kan aantasten van, of interfereert met, de prestatie van deze site.

Merk je dat materiaal dat op you:niverse is geplaatst in strijd is met bepalingen uit dit beleid, dan dien je de Intranet Manager hiervan op de hoogte stellen, zodat hij of zij de in de gegeven omstandigheden passende maatregelen kan treffen.

Gegevens medewerkersprofiel you:niverse bevat een bestand met medewerkersprofielen dat toegankelijk is voor medewerkers in dienst van PPHE Hotel Group, voor medewerkers van hotels onder haar beheer en voor medewerkers van de franchisehotels die door PPHE Hotel Group zijn erkend. Het doel van dit bestand is om de onderlinge communicatie tussen de medewerkers te vergemakkelijken (in overeenstemming met de bovenstaande bepalingen en voorwaarden).

De volgende gegevens worden of kunnen worden weergegeven in het profiel (met inachtneming van de beperkingen als

toegelicht in de met een sterretje aangeduide opmerkingen hieronder).

Aanspreektitel, voornaam, achternaam, initialen, geboortedatum (aanbevolen maar vrijwillig)*, foto (aanbevolen maar vrijwillig), e-mailadres werk, datum in dienst**, manager, functie, locatie, bedrijf, afdeling, telefoonnummer werk, faxnummer, mobiel telefoonnummer werk, telefoonextensie, eventuele aanvullende rollen van de medewerker, bijvoorbeeld BHV-er, you:niversity Coach of Inspirator, Wie ben ik, vaardigheden, interesses.

Het is jouw verantwoordelijkheid om te controleren of de informatie in je profiel juist en actueel is. De cursief geschreven informatie wordt rechtstreeks gesynchroniseerd met het bestaand bestand van PPHE Hotel Group dat wordt beheerd door de afdelingen Human Resources en IT van PPHE Hotel Group. Neem contact op met jouw mr/ms you:niverse als je iets wilt verbeteren, wijzigen of bijwerken in jouw profiel. Je foto wordt alleen geplaatst met jouw instemming. Indien je je foto op enig moment wilt verwijderen, dien je hiervoor contact op te nemen met jouw mr/ms you:niverse. Alle andere informatie kun je rechtstreeks zelf invoeren, bijwerken of wissen.

Let op: de mogelijkheid bestaat dat van tijd tot tijd ook andere persoonlijke gegevens van jou op you:niverse worden gezet (je naam kan bijvoorbeeld worden vermeld in commentaar dat je post of een nieuwsbericht dat betrekking heeft op jouw gebied binnen PPHE Hotel Group). Onthoud dat alle gebruikers van you:niverse al deze gegevens kunnen zien. Is dergelijke informatie onjuist of in strijd met dit beleid, neem dan contact op met de afdeling Human Resources. Zij zullen de door het team in de gegeven omstandigheden passend geachte maatregelen treffen. you:niverse Do’s • Vul je persoonlijk profiel zo volledig mogelijk in en werk het regelmatig bij.

• Lees de “Mandatory Reads” die op you:niverse worden geplaatst aandachtig en volg deze zoals beschreven.

• Blijf op de hoogte.

• Zeg nooit iets wat je iemand niet persoonlijk durft te zeggen.

• Bezoek en gebruik you:niverse met gezond

* De medewerker kan zelf de geboortedatum toevoegen. Deze informatie wordt niet getoond op de profielpagina, maar de verjaardag van de medewerker (zonder geboortejaar) wordt op de dag zelf en een paar dagen van te voren wel op de homepage getoond. ** De datum van indiensttreding wordt toegevoegd door een Intranet Manager, telkens wanneer een medewerker vijf jaar, of een veelvoud daarvan, in dienst is.

Deze informatie wordt niet getoond op de profielpagina van de betreffende medewerker, maar de dag van het jubileum wordt op de dag zelf en een paar dagen van te voren wel op de you:niverse startpagina getoond.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 27

verstand, goede wil en respect voor anderen.

• V olg zo veel mogelijk collega’s zodat je up-to-date blijft.

• Gebruik de voorzieningen van you:niverse voor doelen die verband houden met je werk of je training.

• Neem deel aan discussies die verband houden met je baan. you:niverse Don’ts • Gebruik geen persoonlijke beledigingen, obsceniteiten,etnische blaam of enige andere vorm van laster en plaats geen inhoud op you:niverse die illegaal, beschuldigend, pestend, belastend, beledigend, bedreigend, schadelijk, vulgair, obsceen, seksueel intimiderend of discriminerend is of dat naar de mening van PPHE Hotel Group schadelijk of verwerpelijk is.

• Gedraag je niet op een manier die op de werkplek niet is toegestaan.

• Maak jouw wachtwoord niet bekend aan iemand anders en geef een ander ook geen toestemming om jouw account te gebruiken.

• Gebruik geen materiaal van you:niverse voor andere doelen dan voor het uitvoeren van de taken die tot je functie behoren.

• Plaats geen inhoud op you:inverse die aanzet tot illegale activiteiten of waarin een instructie voor het uitvoeren van een illegale activiteit wordt verschaft.

• Probeer niet om je onbevoegd toegang tot enig onderdeel van you:inverse te verschaffen.

• Gebruik you:inverse niet als platform voor het verspreiden, opzettelijk of anders, van geruchten en/of onbevestigde informatie met betrekking tot een persoon en/of bedrijf.

Deze lijst van Don’ts is in geen geval uitputtend, maar een poging om een kader te verschaffen voor activiteiten die in de categorie ongeoorloofd gebruik vallen.

Wordt een medewerker betrapt op overtreding van dit beleid, dan kunnen disciplinaire maatregelen het gevolg zijn.

12.6 Beveiliging van de elektronische informatie- en communicatiemiddelen Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de veiligheid van de informatie- en communicatiemiddelen die aan hen zijn toegewezen of door hen worden gebruikt. Zij mogen niet toestaan dat deze door iemand anders worden gebruikt, tenzij zulks in overeenstemming is met dit beleid.

Voor het gebruik van de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group moet je toestemming hebben. Deze toestemming wordt gegeven door de IT-afdeling, nadat je manager daarvoor een verzoek heeft ingediend.

Aan medewerkers wordt automatisch een computeraccount toegewezen als onderdeel van hun aanstelling bij PPHE Hotel Group. Een computeraccount en wachtwoord worden individueel toegekend en in enkele gevallen aan groepen personen. Gebruik geen computeraccount dat van iemand anders, of van een andere groep personen, is.

Indien sprake is van een persoonlijk account mag je jouw wachtwoord niet bekendmaken aan anderen, noch een ander toestemming geven om jouw account te gebruiken.

Ben je lid van een groep met een groepsaccount dan mag je het wachtwoord niet doorgeven aan iemand die niet tot deze groep behoort, dan wel iemand die niet tot deze groep behoort toestaan om het account te gebruiken. Bij uitzondering mag een manager een medewerker van het team tijdelijk toestemming geven om het account van een andere medewerker of groep, met toestemming van de betrokkene(n), te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer iemand afwezig is.

Wachtwoorden zijn voor elke gebruiker uniek en moeten regelmatig worden gewijzigd om de vertrouwelijkheid te garanderen.

Wachtwoorden moeten geheim worden gehouden en mogen niet voor iedereen beschikbaar zijn. Bij beëindiging van het dienstverband (om welke reden dan ook) is de medewerker verplicht de gegevens van het wachtwoord aan de IT-afdeling te verstrekken en alle uitrusting van PPHE Hotel Group, zoals sleutelhangers en kaarten, in te leveren.

Indien medewerkers toegang hebben tot het e-mailsysteem of internet zijn zij verantwoordelijk voor de veiligheid van hun werkstations (een gemeenschappelijk werkstation, indien een medewerker daar op dat moment gebruik van maakt, inbegrepen).

Bij het onbeheerd achterlaten van een werkstation of bij het verlaten van het kantoor moet de medewerker controleren dat zijn of haar werkstation is vergrendeld teneinde te voorkomen dat in hun afwezigheid onbevoegde gebruikers toegang kunnen hebben tot het systeem.

Medewerkers zonder bevoegdheid mogen werkstations uitsluitend onder toezicht gebruiken.

Medewerkers aan wie een laptop, telefoon (alle soorten, inclusief smartphones), Blackberry, persoonlijke digitale assistent (PDA) of ander informatie- en communicatiemiddel is verstrekt, moeten er voor zorgen dat het apparaat op elk moment veilig is, in het bijzonder onderweg. Wachtwoorden moeten worden gebruikt om de toegang tot deze apparaten te beveiligen, zodat zeker is dat vertrouwelijke gegevens in het geval van verlies of diefstal zijn beschermd.

12.7 Controle • C ontrole op gebruik van de elektronische informatie- en communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in 12.1 genoemde doelen • Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen.

Indien een medewerker of een groep medewerkers ervan wordt verdacht de regels te hebben overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaats vinden • Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en Internet. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats • Controle van de inhoud van e-mail en van telefoongesprekken vindt alleen plaats in de situatie en onder de voorwaarden als in dit hoofdstuk 12 omschreven • Verboden ‘e-mail’ en internetgebruik wordt zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt.

Overige controle vindt slechts steekproefsgewijze plaats.

28 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

12.8 Rechten van de betrokkene

12.9 Instemming GOR

• D e werkgever stelt de medewerkers op de hoogte van de regeling over controle op het gebruik van e-mail, internet, CCTV, huidige en toekomstige elektronische informatie- en communicatiemiddelen (zoals telefoons, smartphones, persoonlijke digitale assistenten (PDA’s) en voicemail), zoals genoemd in paragraaf 12.1, alsmede omtrent de doeleinden van deze controle, de aard van de gegevens die onder de controle vallen, de omstandigheden waaronder deze worden verkregen zijn en de inhoud van de regeling in zijn algemeenheid • De medewerker kan zich tot de werkgever wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens te ontvangen te ontvangen. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord • De medewerker kan de werkgever verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend zien, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt • De medewerker kan bij de werkgever verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden.

De werkgever oordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek of dit gerechtvaardigd is. Indien de werkgever het verzet gerechtvaardigd acht, beëindigt hij terstond de verwerking

Het beleid ten aanzien van het gebruik van informatie- en elektronische communicatiemiddelen is tot stand gekomen in overleg met en met instemming van de ondernemingsraad. De werkgever kan deze regeling met instemming van de ondernemingsraad wijzigen. Deze wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en voorafgaand aan de invoering aan de medewerkers bekend gemaakt

12.10 Sancties Bij handelen in strijd met deze gedragscode, het bedrijfsbelang of algemeen geldende normen en waarden kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen.

Bij twijfel en advies over het gebruik van deze gedragscode kan er contact op worden genomen met de General Manager/Human Resources.

IS ER IET DUID ELIJK S NIET AARZ NIET EL DA OM E N R NAA R TE VRAG EN

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 29

13.0 G ebruik van Social Media

Het is medewerkers, zonder toestemming van hun manager, niet toegestaan om op enig tijdstip via IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group, social media te bezoeken. We beseffen dat de medewerker mogelijk een eigen computer of apparaat (zoals een laptop, palm-top, tablet, smartphone of ander handheld) wil gebruiken om tijdens het werk social media te bezoeken. Dit is alleen toegestaan buiten de werkuren of de wisseldienst en tijdens officiële pauzes, zoals de middagpauze. Wanneer de medewerker in strijd met dit beleid gebruik maakt van social media via de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group, kan dit ertoe leiden dat er passende disciplinaire maatregelen zullen worden getroffen.

13.1 Social media accounts Een persoonlijk social media account mag in geen geval worden gebruikt voor een zakelijk doel van PPHE Hotel Group, tenzij een dergelijk gebruik deel uitmaakt van je functieomschrijving, je manager je dit speciaal heeft gevraagd dan wel het medium een zakelijke focus heeft, zoals LinkedIn. Voor persoonlijke accounts bij social media dient een persoonlijk e-mailadres (dus geen e-mailadres van PPHE Hotel Group) te worden gebruikt, tenzij het betreffende social media account een zakelijk focus heeft, zoals in geval van LinkedIn. Medewerkers mogen zakelijke contactpersonen die zij in de loop van hun dienstverband bij PPHE Hotel Group hebben leren kennen, niet toevoegen aan hun persoonlijke accounts bij social media, tenzij het account een zakelijk focus heeft, zoals in geval van LinkedIn. De medewerker moet op zijn of haar social media account privacy-instellingen activeren, om de informatie die openbaar toegankelijk is af te schermen.

30 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

De activiteiten op social media zijn niet noodzakelijk privé en PPHE Hotel Group kan het gebruik in overeenstemming met dit beleid bewaken en disciplinaire maatregelen tegen een medewerker treffen, wanneer diens activiteiten op social media in wangedrag jegens PPHE Hotel Group ontaarden, ongeacht of de activiteiten al dan niet plaatsvinden tijdens de werkuren of met behulp van de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group. De medewerker moet zich ervan bewust zijn dat activiteiten op social media schadelijk kunnen zijn voor PPHE Hotel Group en in bepaalde gevallen zelfs zo veel schade aan het bedrijf kunnen berokkenen, dat zij tot ontslag op staande voet kunnen leiden.

Het is een medewerker niet toegestaan om in communicatie via social media: • inhoud te plaatsen die mogelijk schadelijk kan zijn voor de reputatie of het imago van PPHE Hotel Group en haar medewerkers; • kritische, discriminerende, vernederende of anderzins beledigende/lasterlijke opmerkingen over PPHE Hotel Group, collega’s, gasten, klanten, partners, leveranciers, concurrenten of andere zakelijke contactpersonen en aan PPHE Hotel Group gelieerde bedrijven te plaatsen; • privé-informatie van een collega te onthullen zonder diens voorafgaande toestemming; • enig gedrag te vertonen dat in strijd is met het bedrijfsbeleid betreffende: - disciplinaire maatregelen; - ongewenste omgangsvormen; - gelijkheid en diversiteit; - privacy; en - elektronische informatie- en communicatiemiddelen; • schade toe te brengen aan, of intellectuele eigendom te onvreemden van, PPHE Hotel Group of een ander, op enige wijze bij PPHE Hotel Group betrokken bedrijf of persoon; • auteursrechten te overtreden door bijvoorbeeld zonder toestemming de beelden of schriftelijke inhoud van iemand anders te gebruiken of na te laten te vermelden wie toestemming tot publicatie heeft gegeven;

• z onder voorafgaande toestemming van je manager/PPHE Hotel Group, een referentie over of aanbeveling van een persoon te geven waaronder, maar niet uitsluitend, een collega of vroegere collega. De reden hiervoor is dat dit PPHE Hotel Group zou kunnen worden aangerekend en zelfs juridische aansprakelijkheid kan inhouden voor zowel de medewerker als PPHE Hotel Group; • commentaren of informatie te plaatsen over gevoelige, bedrijfsgerelateerde onderwerpen zoals bedrijfsresultaten; of • uitdrukkelijke en impliciete verplichtingen tot vertrouwelijkheid aan het bedrijf of van het bedrijf aan derden, te overtreden door bedrijfsgeheimen dan wel andere vertrouwelijke informatie openbaar te maken.

Een medewerker moet in de communicatie via social media: • ervan uitgaan dat alles wat de medewerker plaatst op enig punt openbaar gemaakt kan worden. Voordat een medewerker iets plaatst moet hij of zij overwegen of het commentaar of de geplaatste informatie iets is waarvan hij of zij wil dat een collega, manager, senior manager of een gast dit leest of ziet.

• melding maken aan zijn of haar manager, afdeling Human Resources, of IT-afdeling van enige inhoud op een social media-site die hun aandacht trekt en in strijd is met dit beleid, inclusief inhoud die het bedrijf in diskrediet brengt of in een slecht daglicht stelt; • elke berichtgeving door de medewerker in strijd met dit beleid verwijderen wanneer het bedrijf de medewerker daar om vraagt (wanneer niet aan deze eis wordt voldaan, kunnen disciplinaire maatregelen het gevolg zijn); • meewerken aan elk onderzoek door PPHE Hotel Group naar overtreding van dit beleid, met inbegrip van het noemen van de relevante namen van gebruikers, wachtwoorden of andere inloggegevens als het bedrijf daar om vraagt en voor zover toegestaan binnen het kader van de wet; en • met het werk verband houdende klachten, of zorgen, via de Interne klachtenprocedure aanhangig maken en niet via social media-sites.

We herinneren de medewerker eraan dat de inhoud van de IT-voorzieningen van PPHE Hotel Group eigendom zijn van de organisatie.

Medewerkers kunnen dan ook niet de verwachting van privacy koesteren voor e-mails, bestanden, gegevens, documenten, telefoongesprekken, op social media geplaatste gesprekken of berichten, of enige andere soort informatie of communicatie verzonden vanaf of ontvangen, opgeslagen of opgenomen op de elektronische informatie- en communicatiesystemen van de organisatie.

PPHE Hotel Group behoudt zich het absolute recht voor om alle activiteiten die de medewerker met behulp van de ITvoorzieningen van PPHE Hotel Group onderneemt, zoals, maar niet uitsluitend, activiteiten op social media, te bewaken, onderscheppen, beoordelen, aan een audit te onderwerpen dan wel bekend te maken in geval van vermoeden van misbruik. De bewaking kan onder andere bestaan uit het onderscheppen, openen, opnemen, bekendmaken, inspecteren, beoordelen, opzoeken en afdrukken van transacties, berichten, communicatie, logins, opnames en ander gebruik van de systemen, evenals het vastleggen van toetsaanslagen en het gebruik van monitoringtechnieken voor netwerken.

PPHE Hotel Group kan ook de inhoud op de openbare pagina’s van de persoonlijke social media accounts van medewerkers en voormalige medewerkers controleren om zeker te stellen dat aan de voorwaarden van dit beleid en aan de voorwaarden van het arbeidscontract van een medewerker wordt voldaan.

Tot slot: om de belangen van haar medewerkers, alsmede haar eigen bedrijfsbelangen voldoende te beschermen, voert PPHE Hotel Group al haar bewakingsactiviteiten uit met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens zoals beschreven in haar beleid voor elektronische informatie- en communicatiemiddelen (Hoofdstuk 12 van dit handboek)

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 31

14.0 A lcohol, Drugs en Roken

PPHE Group hanteert een zero-tolerance beleid ten aanzien van het bezit en gebruik van alcohol en drugs. Het bezit en/of gebruik van alcohol en drugs voorafgaand en tijdens werktijd en/of in de hotelfaciliteiten van de PPHE Group op enig ander moment is verboden.

14.1 Alcohol Indien je, in de uitoefening van jouw functie, genoodzaakt bent om alcohol te nuttigen, dien je dit functionele gebruik van alcohol vooraf te bespreken met je manager. Deze bepaalt de voorwaarden van jouw functionele gebruik.

Daarnaast blijft de general manager van de hotelfaciliteit te allen tijde bevoegd ook het functionele gebruik van alcohol te verbieden.

Indien een gast je iets te drinken aanbiedt, dan dien je dat op beleefde en vriendelijke wijze te weigeren en daarbij uit te leggen dat het drinken of onder invloed zijn van alcohol onder diensttijd of op het werkterrein van PPHE Hotel Group niet is toegestaan.

14.2 Drugs Uitgezonderd van het verbod op verdovende middelen zijn enkel de geneesmiddelen om persoonlijke medische redenen die zijn voorgeschreven door een arts, mits op de voorgeschreven wijze ingenomen. Informeer je Manager / Human Resources afdeling wanneer je medicijnen voorgeschreven hebt gekregen die invloed kunnen hebben op je veiligheid of prestatie op het werk.

PPHE Hotel Group behoudt zich het recht voor om, zonder nadere verklaring, je te vragen een onderzoek toe te staan en te ondergaan met betrekking tot het gebruik van verdovende middelen. De resultaten van een dergelijk onderzoek geven PPHE Hotel Group het recht disciplinaire maatregelen te treffen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, ontslag op staande voet.

32 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

14.3 Roken In Nederland is roken in besloten of gedeeltelijk besloten openbare ruimtes en op de werkplek verboden. Dergelijke ruimtes moeten rookvrij zijn. Het beleid van PPHE Hotel Group is, in overeenstemming met de wetgeving, dat al onze werkplekken rookvrij zijn.

Geen enkele medewerker heeft het recht extra pauzes te nemen om te roken. Wil een medewerker roken dan mag hij of zij dat uitsluitend doen tijdens de vastgelegde eetpauzes of in andere toegekende pauzes die voor alle medewerkers binnen de betreffende afdeling gelden.

Het kan afbreuk doen aan het imago van PPHE Hotel Group als iemand een medewerker in uniform ziet roken. Ook kan het onaangenaam zijn voor onze gasten en relaties wanneer een medewerker op de werkplek terugkeert met de geur van rook in de kleren en rond zichzelf.

Daarom vragen we je om discreet te zijn als je rookt in de voor medewerkers aangewezen rookruimte.

Denk eraan dat een overtreding van onze regels betreffende het roken een ernstige zaak is en tot gevolg kan hebben dat er disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen.

15.0 Anti-Corruptie en Omkoping

PPHE Hotel Group hecht er veel waarde aan om rechtvaardig, eerlijk en open zaken te doen en heeft een zero tolerance beleid op het gebied van omkoping en corruptie (in welke vorm dan ook, hetzij direct of indirect). PPHE Hotel Group vermijdt het om zaken te doen met partijen die deze instelling niet delen.

Je bent verplicht om zorgen over omkoping of corruptie zo vroeg mogelijk kenbaar te maken.

Medewerkers kunnen dit vertrouwelijk doen.

Elke overtreding van dit beleid beschouwt PPHE Hotel Group als een ernstige aangelegenheid en kan tot gevolg hebben dat er disciplinaire maatregelen tegen je worden genomen. In ernstige gevallen kan dit zelfs leiden tot ontslag op staande voet.

15.1 Omkoping Steekpenningen of smeergeld zijn giften, leningen, vergoedingen, beloningen of andere voordelen, die aan iemand worden gegeven of van iemand worden ontvangen met de bedoeling om zaken te verkrijgen, te behouden of te beïnvloeden.

Het is PPHE Hotel Group, haar medewerkers en haar vertegenwoordigers verboden om smeergeld in welke vorm dan ook aan te bieden, te overhandigen, goed te keuren of aan te nemen.

Ook is het verboden om langs een andere weg of een ander kanaal steekpenningen te verschaffen aan, of steekpenningen te ontvangen van klanten, vertegenwoordigers, aannemers, leveranciers, ambtenaren, medewerkers of enige andere partij.

15.2 Geschenken, voordelen en entertainment Medewerkers mogen geen geschenken, voordelen of entertainment accepteren van, of aanbieden of beschikbaar stellen aan een persoon die zij kennen door hun dienstbetrekking bij PPHE Hotel Group, tenzij in overeenstemming met dit beleid.

Het aanbieden of accepteren van geschenken van een bestaande of potentiële klant, consultant, tussenpersoon of andere dienstverlener mogen medewerkers nooit voor persoonlijk gewin (of dat van hun familie, vrienden of andere aan hen gerelateerde personen) doen.

In aanvulling op de onderstaande specifieke voorschriften mogen geen geschenken, voordelen of entertainment worden aangeboden aan of geaccepteerd worden van andere partijen indien:

(i) d it ongepast is met het oog op de zakelijke relatie; (ii) het veelvuldig voorkomt, een excessieve waarde vertegenwoordigt of van dien aard is dat het een ongepast gevoel oproept; (iii) het PPHE Hotel Group in verlegenheid kan brengen en/of haar reputatie in diskrediet kan brengen; (iv) de ontvanger hierdoor zijn of haar taken niet goed meer kan uitoefenen; (v) het zou kunnen worden opgevat als een poging om ongepast zakelijk voordeel te halen, als verleiding om te investeren, of als omkoping; (vi) het de beoordeling van de ontvanger negatief kan beïnvloeden en/of van invloed is op de te leveren service; of (vii) het bestaande wetten en richtlijnen overtreedt.

PPHE Hotel Group verbiedt betalingen aan anonieme of genummerde bankrekeningen of andere rekeningen op naam van een persoon of entiteit anders dan een erkende begunstigde of een entiteit die onder beheer is van een erkende begunstigde.

Externe geschenken Een extern geschenk (dit is een geschenk aan of van iemand die niet werkzaam is binnen PPHE Hotel Group) van meer dan Euro 40,- mag niet worden geaccepteerd of aangeboden. Indien je een extern geschenk van minder dan Euro 40,- wilt aannemen of aanbieden, dan dien je eerst een gift declaration form in te vullen en toestemming te vragen aan je General/Hotel Manager (zie ook de tabel ‘Should I declare it?’ op you:niverse)

Smeergeld Smeergeld is een betaling van een klein bedrag om het uitvoeren van een administratieve dienst te versnellen (bijvoorbeeld de levering van goederen door de douane of het verlenen van een licentie). Het is PPHE Hotel Group en haar medewerkers niet toegestaan om facilitatiebetalingen te doen of goed te keuren, ongeacht of dit een gebruikelijke zakelijke praktijk is of niet. Dit geldt evenmin voor het betalen van een derde partij om een smeergeldbetaling te doen, zelfs als het slechts een zeer klein bedrag betreft. Indien je niet zeker weet of een bepaalde betaling binnen de definitie van smeergeld valt, dien je contact op te nemen met de General/Hotel Manager en/of de afdeling Human Resources.

Interne geschenken Medewerkers van PPHE Hotel Group mogen geen geschenken aanbieden aan of accepteren van mensen die werkzaam zijn binnen PPHE Hotel Group, ongeacht de relatie, indien PPHE Hotel Group voor het geschenk betaalt.

Uitzonderingen op deze regel kunnen gemaakt worden voor speciale evenementen zoals verjaardagen, huwelijken, vakanties, buitengewone teamprestaties en Employee and Friends & Family rates zoals vermeld in het sociale beleid van PPHE Hotel Group (Reward & Recognition policy).

Geschenken aan en van ambtenaren Geschenken aan en van ambtenaren kunnen niet worden gegeven of geaccepteerd.

PPHE Hotel Group verbiedt ook betaalbaar gestelde cheques voor een anonieme ontvanger (ook wel: “aan toonder”) of vergelijkbare strekking die geen identificatie van de erkende begunstigde behoeven.

Een medewerker van PPHE Hotel Group mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de General/Hotel Manager geen politieke of liefdadigheidsbijdrage, betaald door PPHE Hotel Group, aanbieden, beloven, goedkeuren of maken, aan of ten behoeve van een openbaar ambtenaar.

Uitzonderingen - Geschenken Promotionele artikelen – artikelen met een minimale waarde (zoals kantoorartikelen, pennen, kalenders of agenda’s) mogen worden aangeboden mits ze duidelijk voorzien zijn van het logo van PPHE Hotel Group. Ze moeten bestemd zijn voor officieel gebruik, niet voor persoonlijk gebruik, en aangeboden worden aan bedrijven en niet aan individuele personen.

Daarnaast moeten ze in verhouding staan tot de zakelijke relatie in kwestie.

Betalingen met gerechtvaardigde redenen aan geschikte overheidsinstanties, in tegenstelling tot individuele ambtenaren, zijn toegestaan. Om de schijn te voorkomen van een ongepaste betaling, moet een goedgekeurde betaling nooit contant gedaan worden of rechtstreeks op een persoonlijke bankrekening van een ambtenaar worden gestort. PPHE Hotel Group eist dat dergelijke betalingen in giraal formaat (oftewel: niet-contant) gezonden worden naar de betreffende (buitenlandse) overheidsinstantie, agentschap of de afdeling of entiteit waar de ambtenaar werkt.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 33

Extern entertainment en maaltijden De volgende richtlijnen gelden voor het geven aan of ontvangen van entertainment of maaltijden aan personen die geen medewerker zijn van de PPHE Hotel Group: (i) Entertainment van of door derden mag niet zo veelvuldig of buitensporig voorkomen dat het vraagtekens oproept en moet altijd consistent zijn met de onderliggende relatie met die partij. (ii) Entertainment of maaltijden, aangeboden of ontvangen, hebben geen goedkeuring nodig indien de kosten ervan onder de waarde blijven van de ‘Should I declare it?’ tabel. Indien de waarde van het entertainment of de maaltijd de richtlijnen van deze tabel te boven gaat, dan dien je hiervan melding te maken door het gift and entertainment log in te vullen (hotel medewerkers aan de General/Hotel Manager of HR Manager, regionale medewerkers aan de Regional GM of RHM en corporate medewerkers aan de COO of VP People Development & HR). (iii) Normale zakelijke beleefdheden zoals het betalen van een maaltijd zijn aanvaardbaar, mits ze evenredig zijn en niet beschouwd kunnen worden als een verstrengeling van belangen. (iv) Het bijwonen van een sportief, cultureel of andere sociaal evenement is ook aanvaardbaar, maar medewerkers mogen derden niet vragen om hiervoor uitgenodigd te worden. (v) Het aanbieden van accommodatie of vervoer aan derden die evenementen bijwonen en/of het betalen van de kosten van accommodatie of vervoer voor hun gasten en familieleden, moet worden vermeden.

15.3 Conferenties, Symposia en Culturele activiteiten PPHE Hotel Group sponsort en neemt regelmatig deel aan brancheconferenties, symposia en andere activiteiten die verband houden met onze bedrijfsvoering. Hoewel er niets onwettigs of onjuist is aan de betrokkenheid van PPHE Hotel Group bij dergelijke evenementen, moeten medewerkers er op bedacht zijn dat deze activiteiten niet de schijn wekken van een verstrengeling van belangen.

34 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

15.4 Entertainment van ambtenaren Het leveren van entertainment aan ambtenaren, met als doel om een beslissing te beïnvloeden, is verboden.

15.5 Verslaglegging Details van alle ontvangen en aangeboden geschenken (inclusief afgewezen geschenken), voordelen of entertainment, moeten per hotel worden bijgehouden door de betreffende HR Manager in een speciaal daartoe bestemd register.

Details die moeten worden geregistreerd zijn onder andere: wie de ontvanger is, een omschrijving van het geschenk, de waarde, het zakelijke doel, de identiteit van de manager die goedkeuring heeft verleend en een aantekening van de actie die is ondernomen door de ontvanger (aanvaard/afgewezen/ geretourneerd).

15.6 Omgang met omkoping en corruptie Alle medewerkers en vertegenwoordigers van PPHE Hotel Group hebben de verantwoordelijkheid om te helpen bij het vaststellen, voorkomen en melden van gevallen van omkoping of andere verdachte activiteiten of vergrijpen. PPHE Hotel Group vindt het belangrijk dat iemand langs veilige, betrouwbare en vertrouwelijke weg enige verdachte activiteit kan melden.

Wanneer iemand vermoedt of weet dat een daad van corruptie of omkoping wordt overwogen of uitgevoerd, kan hij of zij hier melding van maken volgens de klokkenluidersbeleid zoals beschreven onder in Hoofdstuk 16 van dit handboek.

15.7 Belangenconflict Indien je, in enig stadium van je dienstverband, enig eigen belang in een transactie, of een persoonlijke relatie met een huidige of potentiële klant of gast van PPHE Hotel Group hebt, dien je je manager of een medewerker van Human Resources hierover in te lichten.

15.8 Overtreding van het beleid Overtredingen van het beleid zijn een ernstige aangelegenheid en tegen de medewerker kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen.

Een medewerker zou daarnaast, afhankelijk van het op de handeling toepasselijk recht, strafbaar kunnen zijn en kunnen worden onderworpen aan strafrechtelijke vervolging voor het verschaffen of aannemen van gelden, persoonlijke voordelen of entertainment die worden gezien als oneigenlijke aansporingen voor investeringen of andere handel.

In het geval dat dit beleid ook van toepassing is op zakenrelaties of derden, zal PPHE Hotel Group niet aarzelen om de betrekkingen met een zakenrelatie of derde, die in strijd met dit beleid heeft gehandeld, te beëindigen.

Als een medewerker van de organisatie per ongeluk in strijd met dit beleid een gift ontvangt, moet dit zo snel mogelijk aan zijn of haar directe meerdere worden gemeld en de gift aan deze persoon overhandigen. Deze persoon dient de gift op zijn beurt zo spoedig mogelijk bij de Human Resources manager af te geven met daarbij een notitie van de omstandigheden waaronder de gift is ontvangen en de herkomst van de gift. De gift moet dan aan een plaatselijke liefdadigheidsinstelling worden geschonken of worden verloot. De opbrengst van de verloting komt het medewerkersfonds ten goede.

Elke medewerker die op de hoogte is van, of er sterk van overtuigd is dat er een overtreding van dit beleid zal plaatsvinden of al heeft plaatsgevonden, moet dergelijke informatie onmiddellijk melden aan de Human Resources Manager.

16.0 Klokkenluidersbeleid (whistleblowing)

Hoewel PPHE Hotel Group zich heeft verplicht om haar zaken eerlijk en integer uit te voeren en hetzelfde van al haar medewerkers verwacht, bestaat er altijd een risico dat er af en toe iets mis gaat of dat er, zonder dat zij hiervan op de hoogte is, illegaal of onethisch gedrag wordt vertoond binnen de organisatie.

Om te voorkomen dat een dergelijke situatie zich voordoet of voortduurt, is een cultuur van openheid en betrouwbaarheid essentieel. Om deze reden hebben we onderstaand klokkenluidersbeleid opgesteld.

De belangrijkste doelstellingen van dit beleid zijn: • medewerkers te stimuleren om een verdenking van een misstand zo spoedig mogelijk te melden in de wetenschap dat hun zorgen serieus worden genomen en op de juiste manier worden onderzocht en dat de vertrouwelijkheid ervan wordt gerespecteerd; • medewerkers een richtlijn te bieden hoe zij deze zorgen ter sprake kunnen brengen; en • medewerkers te verzekeren dat ze met alle vertrouwen hun zorgen ter sprake kunnen brengen zonder angst voor represailles, zelfs wanneer achteraf zou blijken dat ze zich hebben vergist.

16.1 Wat is een klokkenluider?

De klok luiden is het melden van informatie die betrekking heeft op verdenking van een misstand of van risico’s op het werk. Denk aan: • criminele activiteiten; • onrechtvaardigheden; • gevaar voor gezondheid en veiligheid; • schade aan het milieu; • het niet voldoen aan wettelijke verplichtingen of eisen van de regelgeving; • omkoping; • financiële fraude of wanbeheer; • gedrag waarvan aan te nemen is dat het onze reputatie schade toebrengt; • overtreding van ons interne beleid en onze interne procedures; • onbevoegde onthulling van vertrouwelijke informatie; en • het met opzet verdoezelen van één van de hierboven genoemde zaken of informatie die daar betrekking op heeft.

Een klokkenluider is iemand die zijn oprechte zorg met betrekking tot het bovenstaande in goed vertrouwen ter sprake brengt. Heb je het vermoeden van een misstand of gevaar dat van invloed kan zijn op een van onze activiteiten, dan kun je dat in lijn met dit beleid melden.

Twijfel je eraan of iets binnen het toepassingsgebied (scope) van dit beleid valt, vraag dan advies aan één van de medewerkers die hierna onder 16.2 zijn vermeld.

16.2 Het melden van een misstand We hopen dat je in veel gevallen je zorgen aan je manager kunt voorleggen. Je kunt je zorg persoonlijk met hem bespreken of het onderwerp schriftelijk indienen als je daar de voorkeur aan geeft. Afhankelijk van de melding kan je manager je direct helpen. In bepaalde gevallen zal hij je verwijzen naar de afdeling Human Resources.

Is het geval ernstiger, ben je van mening dat je manager het niet onder de aandacht heeft gebracht, of wil je het om welke reden dan ook niet aan je manager voorleggen, neem dan contact op met één van de onderstaande medewerkers: • (Regional) Human Resources Manager • General/Hotel Manager • Regional General Manager • Vertrouwenspersoon Zij zullen zo snel mogelijk een afspraak met je maken om je melding te bespreken. Indien gewenst, kun je een collega of vakbondsvertegenwoordiger meenemen naar deze afspraak. Je begeleider moet de vertrouwelijkheid van je melding en van een mogelijk daarop aansluitend onderzoek, respecteren.

16.3 Vertrouwelijkheid We hopen dat de medewerkers het gevoel hebben dat ze onder dit beleid hun klokkenluiderszorg openlijk kunnen uiten.

Wanneer jij jouw vermoeden van een misstand vertrouwelijk wilt voorleggen, doen wij ons uiterste best jouw identiteit geheim te houden.

Mocht het nodig zijn dat de persoon die jouw melding onderzoekt je identiteit kent, dan bespreken we dat eerst met je.

Klokkenluiders die zich zorgen maken over mogelijke represailles wanneer hun identiteit bekend is, kunnen zich tot de Human Resources Manager of de General/Hotel Manager richten of tot één van de andere contactpersonen die hierboven in paragraaf 16.2 zijn vermeld, zodat passende maatregelen om de vertrouwelijkheid te garanderen kunnen worden genomen.

16.4 Externe meldingen Het doel van dit beleid is om een interne mogelijkheid te verschaffen voor het melden, onderzoeken en herstellen van misstanden op de werkplek.

Het zal zeer zelden of nooit voorkomen dat het juist is om de media in te lichten. Mocht je desalniettemin jouw melding aan een externe derde (zoals de media) willen voorleggen, dan raden we je sterk aan hier vooraf advies over in te winnen.

De meeste meldingen die via de klokkenluidersregeling binnenkomen, houden verband met het gedrag van medewerkers.

Een enkele keer komt het echter ook voor dat een melding verband houdt met activiteiten van derden, zoals een klant, gast, leverancier of dienstverlener. De wet staat je toe om jouw vermoeden van misstand direct met deze derde te bespreken wanneer je naar redelijkheid veronderstelt dat de misstand vooral zijn of haar activiteiten of iets dat wettelijk onder zijn of haar verantwoording valt, betreft. Wij moedigen je echter aan om een dergelijke zorg eerst intern te melden.

Neem voor begeleiding contact op met je Manager of de afdeling Human resources, of één van de andere personen vermeld in paragraaf 16.2.

We stimuleren niet dat medewerkers hun meldingen anoniem doen. Het kan moeilijker of onmogelijk zijn om een goed onderzoek uit te voeren als we geen aanvullende informatie kunnen krijgen. Ook is het moeilijker vast te stellen of beweringen geloofwaardig zijn en te goeder trouw zijn gedaan.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 35

16.5 Onderzoek en uitkomsten

16.6 Als je niet tevreden bent

Wanneer je eenmaal een zorg kenbaar hebt gemaakt, voeren we een beginonderzoek uit om de omvang van het onderzoek vast te stellen. Over de uitkomsten van dat onderzoek lichten we je in. We kunnen je vragen om speciale vergaderingen bij te wonen of om aanvullende informatie te verschaffen.

Ben je niet tevreden met de manier waarop je melding is behandeld, dan kun je dat voorleggen aan ĂŠĂŠn van de andere contactpersonen uit paragraaf 16.2.

In bepaalde gevallen kunnen we een onderzoeker of een onderzoeksteam benoemen, waaronder medewerkers met relevante ervaring in, of met gespecialiseerde kennis van, de materie in kwestie. In bepaalde gevallen kan de onderzoeker ook een externe derde partij zijn. De onderzoeker(s) kunnen aanbevelingen doen voor veranderingen zodat we in staat zijn om het risico op misstanden in de toekomst te minimaliseren.

We streven ernaar om je zo goed mogelijk op de hoogte te houden van de voortgang van het onderzoek en het verwachte tijdschema.

Soms is de noodzaak voor vertrouwelijkheid echter zo groot, dat die ons verhindert om je specifieke bijzonderheden over het onderzoek of een door ons getroffen disciplinaire maatregel te verschaffen. Alle informatie aangaande het onderzoek moet vertrouwelijk worden behandeld.

Komen we tot de slotsom dat een klokkenluider bewust valse beweringen heeft gedaan, met kwade bedoelingen of met het oog op persoonlijk voordeel, dan worden disciplinaire maatregelen tegen hem of haar getroffen.

36 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

16.7 Bescherming en ondersteuning voor klokkenluiders Het is begrijpelijk dat klokkenluiders zich soms zorgen maken over mogelijke represailles. Een medewerker mag niet het slachtoffer worden van enige nadelige behandeling (zoals ontslag, het opgelegd krijgen van een disciplinaire maatregel, ontvangen van bedreigingen of anderzins onaangenaam gedrag) omdat hij of zij in goed vertrouwen een vermoeden van misstand kenbaar heeft gemaakt.

Ben je van mening dat je als gevolg van jouw melding onjuist bent behandeld, informeer dan onmiddellijk je Regional Human Resources Manager of de Regional General Manager.

Wordt de kwestie niet opgelost dan moet je die formeel voorleggen met behulp van onze interne klachtenprocedure, zie hoofdstuk 20.

Tegen een medewerker die zich met dergelijk gedrag bezighoudt, worden disciplinaire maatregelen genomen en de medewerker kan in overeenstemming met het disciplinaire beleid, beschreven in Hoofdstuk 20, worden ontslagen.

17.0 Gelijke Behandeling en Diversiteit

In dit hoofdstuk lichten we een aantal onderwerpen binnen het beleid van PPHE Hotel Group toe, die voornamelijk gaan over jouw dienstverband, de manier waarop we met elkaar omgaan en de eventuele consequenties indien het beleid niet wordt gevolgd.

Wij vinden het belangrijk dat alle medewerkers worden geïnformeerd over de regels, standaarden en procedures binnen PPHE Hotel Group. Je wordt geacht regels, standaarden en procedures die voorafgaand en gedurende je dienstverband schriftelijk en mondeling aan je zijn gecommuniceerd, te allen tijde op te volgen en na te leven. Voor elke afdeling bestaan er Standard Operating Procedures (SOP’s). Hierin staat beschreven op welke manier je je taken moet uitvoeren. De voor jouw relevante SOP’s liggen op de afdeling waar je werkzaam bent en zullen bij indiensttreding met je worden doorgenomen door jouw afdelingshoofd.

Gelijke behandeling PPHE Hotel Group werkt conform de Algemene Wet Gelijke Behandeling en heeft haar regels, procedures en werkwijze hierop aangepast. PPHE Hotel Group onderstreept het streven naar gelijkheid op de werkplek en wil duidelijk maken aan alle medewerkers welk gedrag van hen wordt verwacht en welke omgangsvormen juist niet gewenst zijn.

PPHE Hotel Group streeft ernaar condities te creëren waarin alle medewerkers op gelijkwaardige wijze worden behandeld, ongeacht leeftijd, ras, huidskleur, nationaliteit, etnische afkomst, handicap, functie, seksuele geaardheid, sekse, burgerlijke staat, politieke voorkeur, sociale of economische klasse, of enig ander criterium.

Indien iemand het gevoel heeft dat hij het slachtoffer is geworden van discriminatie vanwege leeftijd, ras, huidskleur, nationaliteit, etnische afkomst, handicap, functie, seksuele geaardheid, sekse, burgerlijke staat, politieke voorkeur, sociale of economische klasse, of enig ander criterium, dan moet hij dit formeel melden volgens de procedure zoals omschreven in hoofdstuk 18 (Ongewenste Omgangsvormen) van dit handboek.

Het niet naleven van de Algemene wet gelijke behandeling of enige procedure van PPHE Hotel Group hieromtrent, wordt gezien als een zeer ernstig feit en kan disciplinaire maatregelen zoals ontslag tot gevolg hebben.

De Executive Board leden, de Executive Management Operations leden, de General/ Hotel Manager en zijn management team, Human Resources en alle afdelingshoofden zijn tezamen verantwoordelijk voor een goede implementatie van de Algemene Wet Gelijke Behandeling binnen PPHE Hotel Group.

Alle medewerkers zijn verplicht om het beleid aangaande gelijke behandeling te ondersteunen.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 37

18.0 O ngewenste Omgangsvormen

PPHE Hotel Group wil haar medewerkers zoveel mogelijk vrijwaren van ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, agressie, discriminatie, geweld en pesten.

De Arbeidsomstandighedenwet maakt onderscheid tussen de volgende vormen van ongewenst gedrag: Seksuele intimidatie Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard.

Seksuele intimidatie kan niet alleen tussen collega’s plaatsvinden, maar kan ook plaatsvinden tussen medewerkers en derden, zoals gasten. Om te bepalen of er sprake is van seksuele intimidatie wordt niet uitgegaan van de bedoelingen van de dader, maar hoe het overkomt bij de geïntimideerde. Mensen hebben het recht om zelf hun grenzen te stellen in de omgang met elkaar.

Agressie en geweld Onder agressie en geweld worden voorvallen gerekend waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen tijdens of onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het werk.

Discriminatie Iemand wordt gediscrimineerd wanneer er ongeoorloofd onderscheid wordt gemaakt tussen die persoon en andere mensen op basis van kenmerken zoals sekse, afkomst, seksuele voorkeur, leeftijd en handicap.

Ook hier geldt dat wat het slachtoffer als ongewenst ervaart bepalend is (dus niet wat de dader hiermee voor ogen had).

Procedure melding ongewenste omgangsvormen Wanneer je slachtoffer bent geworden van ongewenste omgangsvormen door een collega of een gast, dan zijn er de volgende opties:

Voorbeelden van wat als seksuele intimidatie kan worden ervaren: • Nafluiten • Schuine moppen • Aanstootgevende foto’s op de werkplek (hieronder wordt ook e-mail verstaan) • Oneerbare voorstellen • Ongewenste aanrakingen Bovenstaande voorbeelden kunnen zowel mondeling als schriftelijk voorkomen.

Informele afhandeling van de klacht: Geef bij de persoon die zich ongewenst gedraagt duidelijk je grenzen aan! Soms weten mensen niet dat hun gedrag ongewenst is.

(Systematisch) pesten Vernederend, intimiderend of vijandig gedrag steeds gericht op dezelfde persoon of personen, die niet (meer) in staat is/zijn zichzelf afdoende te verweren.

Ongewenste omgangsvormen door derden Daarnaast kun je met een klacht over ongewenste omgangsvormen terecht bij je afdelingshoofd, Duty Manager, General/Hotel Manager, vertrouwenspersoon of bedrijfsarts.

Zij zullen je bijstaan. Ook kun je je natuurlijk te allen tijde tot de politie wenden om aangifte te doen.

Het gaat hier om herhaalde, vaak voorkomende voorvallen van vernederend of intimiderend gedrag gedurende een langere periode jegens iemand die niet (meer) in staat is zich hier voldoende tegen te verweren. Ook eenmalige incidenten kunnen onder de definitie van pesten vallen.

Voorbeelden van pestgedrag zijn: • Verbaal geweld zoals treiteren en vervelende grapjes verstaan • Fysiek geweld zoals slaan en schoppen verstaan • Psychisch geweldzoals bedreiging en het onder druk zetten van anderen

38 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Formele afhandeling van de klacht: Mocht de informele afhandeling van de klacht niet werken of in de gegeven omstandigheden niet op zijn plaats zijn, dan kun je de klacht ook schriftelijk melden bij de vertrouwenspersoon.

Bewijslast Het is belangrijk dat je, bij het indienen van een klacht over ongewenste omgangsvormen, deze kunt onderbouwen met bewijsmiddelen.

Je kunt de Commissie gelijke behandeling inschakelen wanneer je van mening bent dat PPHE Hotel Group te weinig actie onderneemt naar aanleiding van je klacht.

Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon zal je bijstaan tijdens de gehele procedure vanaf het moment van melding van de klacht. In ieder hotel is een vertrouwenspersoon aangesteld. Informeer bij je General/Hotel Manager wie deze functie binnen jouw bedrijf bekleedt.

Wat kun je van een vertrouwenspersoon verwachten?

Een vertrouwenspersoon: • Is er voor jou indien je met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd; • Zorgt voor volledige geheimhouding als je dit wenst; • Stelt zich t.a.v. het gebeurde neutraal en onafhankelijk op; • Zoekt, indien gewenst, samen met jou naar mogelijkheden om het probleem op te lossen; • Zorgt voor bemiddeling als je hier prijs op stelt; • Geeft informatie over hulpverleningsinstanties, politie en justitie; • Neemt de melding van de klacht op in een dossier (deze schriftelijke stukken moeten worden voorzien van een handtekening van beide partijen); • Steunt je, indien gewenst, bij het doen van aangifte; • Is aanspreekpunt voor alle medewerkers die een klacht hebben op het gebied van ongewenst gedrag; en • Is er ook voor jou wanneer je van ongewenst gedrag wordt verdacht (vanzelfsprekend zal de vertrouwenspersoon van de aangeklaagde nooit dezelfde persoon zijn als de vertrouwenspersoon van de klager) Als je niet met een klacht naar je vertrouwenspersoon kunt of wilt gaan, dan bestaat er de mogelijkheid om de klacht te melden bij jouw afdelingshoofd, de General/ Hotel Manager of de afdeling Human Resources/Human Resources Manager.

Samen met de bedrijfsarts kun je de mogelijkheden bespreken om een einde te maken aan het ongewenste gedrag. Wanneer je als slachtoffer wenst dat de klacht onderzocht wordt door een klachtencommissie zal door PPHE Hotel Group een klachtencommissie ingesteld worden.

Indien je je klacht niet kenbaar wilt maken bij interne vertrouwenspersonen of leidinggevenden, kun je ook terecht bij de bedrijfsarts van de arbodienst. Voor contactgegevens kun je je wenden tot je afdelingshoofd, afdeling Human Resources of je General/Hotel Manager.

De General/Hotel Manager is degene die de uiteindelijke beslissing in handen heeft omtrent de sanctie die wordt opgelegd aan degene die ongewenst gedrag heeft vertoond.

Wanneer je slachtoffer bent geworden van seksuele intimidatie, agressie, discriminatie, geweld of pesterij door derden of door een collega kun je aangifte doen bij de politie.

Klachten van ongewenste omgangsvormen worden niet gerapporteerd, tenzij je specifiek aangeeft dit te willen. Eventueel worden de vormen van ongewenste omgangsvormen, op anonieme basis, opgenomen in het sociaal jaarverslag.

Afhankelijk van de ernst van je situatie kun je dus het probleem informeel, met hulp van een vertrouwenspersoon of bemiddelaar, of formeel aanpakken. In alle gevallen geldt: laat het niet escaleren!

Sancties Indien je je als medewerker van PPHE Hotel Group schuldig maakt aan ongewenst gedrag zoals in dit hoofdstuk omschreven, dan kunnen er sancties opgelegd worden. Deze sancties kunnen per geval verschillen.

Vormen van sancties kunnen zijn: berisping, schorsing, verplaatsing naar andere afdeling en/of functie, ontslag en zelfs ontslag op staande voet.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 39

19.0 R elaties op de Werkvloer

PPHE Hotel Group is zich ervan bewust dat het in dienst hebben van medewerkers die een relatie met elkaar hebben of op andere wijze aan elkaar verwant zijn binnen bepaalde afdelingen mogelijk tot gevolg kan hebben dat: • Verwante medewerkers een onrechtvaardig voordeel genieten boven andere medewerkers binnen hetzelfde werkgebied; • Er misbruik van functie wordt gemaakt; of • De balans in de werkomgeving verstoord raakt.

Om dit te voorkomen, is het beleid van PPHE Hotel Group om medewerkers die verwant aan elkaar zijn niet samen in dezelfde aan elkaar gerelateerde afdelingen- of functies binnen PPHE Hotel Group te werk te stellen.

Met ‘aan elkaar gerelateerde werkgebieden’ wordt bedoeld afdelingen behorend tot het-/ dezelfde: • Support Office afdeling; • Hotel; of • Afdeling binnen een Hotel.

Medewerkers mogen niet werkzaam zijn in een functie waarin een verwante een leidinggevende positie bekleedt of de medewerker ongerechtvaardigd kan bevoordelen ten opzichte van de andere medewerkers.

Met “verwante” wordt gedoeld op personen die verwant zijn door: huwelijk; geboorte (bijv. vader of moeder met zoon, dochter, of broer en zus) en nauwe familiebanden (bijv. medewerkers die in gezinsverband samenleven).

Regional en Corporate Office Verwante medewerkers mogen niet werkzaam zijn in leidinggevende posities, waar, door de aard van de functie, voordeel kan ontstaan voor een familielid of partner in een ander werkgebied van PPHE Hotel Group. De medewerkers mogen niet te werk worden gesteld in het werkgebied van een support office waarbij hun verwantschap tot een andere medewerker in een managementfunctie en met managementverantwoordelijkheden, aanleiding kan zijn om met voordeel te worden behandeld.

40 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

Hotels: Verwante medewerkers mogen niet werkzaam zijn in hetzelfde hotel waarin de medewerker waarmee ze verwant zijn de functie van General/Hotel manager bekleedt, dan wel een managementfunctie op het gebied van financiële controle bekleedt Algemeen: Medewerkers die aan elkaar verwant zijn, mogen niet op dezelfde afdeling werkzaam zijn. Daarnaast geldt dat bij een voorgenomen tewerkstelling van verwante medewerkers eerst goedkeuring moet worden gevraagd bij het afdelingshoofd, (Regional) General Manager, (Regional) HR Manager of VP People Development & Human Resources (voor functies in het executive Management) alvorens de aanbieding aan de betreffende medewerker kan worden gedaan.

Belangrijke overwegingen Wanneer zich een situatie als in dit hoofdstuk omschreven voordoet, wordt dit met de verwante medewerkers in kwestie besproken en wordt er samen met deze medewerkers gezocht naar een oplossing. Dit kan inhouden dat de medewerker of diens verwante wordt overgeplaatst naar een andere afdeling of een ander bedrijf binnen PPHE Hotel Group.

Commentaar of vragen naar aanleiding van dit beleid moeten worden gericht aan de (Regional) Human Resources Manager of de General/Hotel Manager Het is van groot belang dat eenieder zich bewust is van de noodzaak om elkaar rechtvaardig en consistent te behandelen, ongeacht burgerlijke staat en/ of geslacht.

Belangenconflicten Door ondertekening van dit handboek toon je je akkoord om je General/Hotel Manager, dan wel de afdeling Human Resources op de hoogte te stellen wanneer je, gedurende je dienstverband, een zakelijke of persoonlijke relatie met een bestaande of potentiële gast of relatie van PPHE Hotel Group hebt, dan wel hebt ontwikkeld die mogelijk in strijd is met dit beleid.

20.0 Disciplinaire Maatregelen

In dit handboek hebben we duidelijk gemaakt wat de normen en waarden zijn binnen PPHE Hotel Group en wat er in dat kader van onze medewerkers verwacht word. We kunnen alleen goed samenwerken als team als we deze regels met zijn allen naleven. Wanneer je als medewerker in strijd handelt met de bepalingen van dit handboek of met de verplichtingen die je als medewerker jegens PPHE Hotel Group hebt, kunnen sancties volgen. Hierbij kan gedacht worden aan een (schriftelijke) waarschuwing, dan wel, in ernstige gevallen, aan beëindiging van de arbeidsovereenkomst, al dan niet op staande voet.

In dit hoofdstuk zullen enkele disciplinaire maatregelen worden beschreven. Let op, dit is geen uitputtende lijst en het is dan ook mogelijk dat in de praktijk disciplinaire maatregelen worden opgelegd die niet in de onderstaande opsomming zijn opgenomen.

Tevens is de onderstaande opsomming in willekeurige volgorde opgenomen.

Mondelinge waarschuwing • Indien een (lichte) overtreding van de huisregels of de regels in dit handboek heeft plaatsgevonden, de afgesproken prestatieniveaus niet behaald zijn, dan wel wanneer hier anderszins aanleiding voor is naar het oordeel van PPHE Hotel Group, kan het afdelingshoofd besluiten een gesprek in te plannen met de betrokken medewerker om de situatie te bespreken.

• Een afgevaardigde van de afdeling Human Resources of de General/Hotel Manager moet aanwezig zijn tijdens dit gesprek.

• Indien het Afdelingshoofd dit noodzakelijk acht, zal er tijdens het gesprek een mondelinge waarschuwing aan de betrokken medewerker gegeven worden.

• Er zal een gespreksnotitie gemaakt worden welke ‘voor gezien’ ondertekend moet worden door de medewerker. In deze notitie wordt opgenomen naar aanleiding waarvan het gesprek heeft plaatsgevonden, welke acties er ondernomen moeten worden en door wie en welke maatregelen er getroffen zullen worden indien er geen gevolg aan de afgesproken acties wordt gegeven.

• De mondelinge waarschuwing zal tevens in het personeelsdossier opgenomen worden.

Schriftelijke waarschuwing • Indien er geen verbetering in prestatie/ houding heeft plaatsgevonden of indien er ernstigere overtredingen van het huisreglement hebben plaatsgevonden, zal een mondelinge waarschuwing worden afgegeven of zal het afdelingshoofd een gesprek inplannen met de desbetreffende medewerker.

• Een afgevaardigde van de afdeling Human Resources of de General/Hotel Manager moet aanwezig zijn tijdens dit gesprek.

• Indien dit noodzakelijk wordt geacht zal er een schriftelijke waarschuwing gegeven worden • Er zal een gespreksnotitie gemaakt worden, welke voor gezien ondertekend moet worden door de medewerker. In deze notitie wordt opgenomen wat de overtreding of prestatie is geweest, welke acties er ondernomen moeten worden en door wie en welke maatregelen er getroffen zullen worden indien er geen gevolg aan de afgesproken acties wordt gegeven.

• De schriftelijke waarschuwing zal per gewone en aangetekende post verstuurd worden naar het huisadres van de medewerker en zal tevens in het personeelsdossier opgenomen worden.

Ontslag op staande voet • In bepaalde gevallen of omstandigheden kunnen er redenen voor de werkgever zijn om een medewerker op staande voet te ontslaan. Deze redenen zijn nader in het Nederlands Burgerlijk Wetboek omschreven.

Te denken valt onder andere, maar niet uitsluitend, aan diefstal van eigendom(men) van het bedrijf, het bezit of gebruik van drugs op de werkvloer dan wel dronkenschap op de werkvloer.

Schorsing • Een medewerker kan, met behoud van loon, geschorst worden. Een situatie waarin hiertoe kan worden besloten, iis bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, gedurende de uitvoering van een onderzoek bij een vermoeden van een ernstige overtreding.

Hulp zoeken • Wij hopen dat je prettig werkt bij ons, echter kunnen zich er situaties voordoen waarin je een probleem tegenkomt dat jouw werkprestaties en je houding ten opzichte van je werk nadelig beïnvloedt.

• Zelfs als het probleem niet direct gerelateerd is aan je werk, zijn er altijd mensen bij wie je terecht kunt; bijvoorbeeld iemand van de afdeling Human Resources, de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts van de arbodienst.

Interne klachtenprocedure • Het is het beleid van PPHE Hotel Group om alle klachten op een eerlijke wijze en binnen afzienbare tijd te behandelen. Op deze wijze streeft PPHE Hotel Group ernaar een open sfeer te creëren waarin medewerkers de gelegenheid krijgen hun ongenoegen over de arbeidsomstandigheden of samenwerking met andere collega’s te uiten.

• Indien een medewerker een klacht heeft, kan hij/zij deze formeel indienen conform onderstaande procedure.

Let wel: een klacht die ingediend wordt om een collega of leidinggevende expres en ongegrond te schaden zal worden gezien als ernstig wangedrag en zal tot disciplinaire maatregelen leiden.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 41

Klachtenprocedure: • Als een medewerker een klacht heeft, moet hij of zij dit onmiddellijk doorgeven aan het afdelingshoofd, Management Team lid of afdeling Human Resources. Zij zullen de klacht serieus nemen en zullen trachten de klacht zo snel mogelijk, op informele wijze, op te lossen.

• Indien het niet mogelijk is de klacht op informele wijze op te lossen, dan zal de medewerker verzocht worden de klacht schriftelijk in te dienen bij de afdeling Human Resources of het afdelingshoofd in kwestie.

Deze zal binnen 48 uur een bijeenkomst inplannen met de betreffende medewerker.

Het doel van dit gesprek is om de klacht bespreekbaar te maken in het bijzijn van het afdelingshoofd, Management Team lid of andere afgevaardigde van de afdeling Human Resources. Medewerkers hebben het recht bijgestaan te worden door een vertrouwenspersoon, iemand van de organisatiesraad of iemand van de vakbond indien daar behoefte aan is.

42 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

• D e betrokken personen of managers zullen ernaar streven het probleem binnen 7 dagen te behandelen, of zoveel langer als beide partijen gezamenlijk zijn overeengekomen.

Binnen deze periode zal er een onderzoek plaatsvinden naar de klacht en zal er bewijs worden verzameld.

• Een bijeenkomst van alle betrokken partijen kan opnieuw worden belegd om de klacht op te lossen. Het kan ook voorkomen dat er andere acties worden ondernomen zoals, maar niet uitsluitend, het inschakelen van een onafhankelijke partij (denk bijvoorbeeld aan de bedrijfsarts van de arbodienst).

• De medewerker die de klacht heeft ingediend, zal de uitkomst van de bijeenkomst(en) binnen 7 dagen, of zoveel langer als beide partijen zijn overeengekomen, schriftelijk ontvangen.

• Indien de medewerker het gevoel heeft dat de klacht niet naar behoren is opgelost, dan kan hij of zij de klacht opnieuw schriftelijk indienen bij de General/Hotel Manager.

• Mochten naar aanleiding van de opnieuw ingediende klacht aanvullende gesprekken worden gevoerd, dan zal een afgevaardigde van de afdeling Human Resources te allen tijde aanwezig zijn bij deze gesprekken.

• De General/Hotel Manager zal vervolgens zijn beslissing binnen 7 dagen, of zoveel langer als beide partijen zijn overeengekomen, schriftelijk aan de desbetreffende medewerker doen toekomen.

Dit is de laatste stap binnen de formele interne klachtenprocedure.

21.0 Flexibele Tijden

Binnen PPHE Hotel Group is het mogelijk om de contracturen van het dienstverband te wijzigen conform het gestelde in de Wet Aanpassing Arbeidsduur. In deze wet staat precies beschreven of je aanspraak kunt maken op deze wet en hoe je deze wijziging aan kunt vragen. Voor meer informatie over de Wet Aanpassing Arbeidsduur kun je contact opnemen met de afdeling Human Resources of met je General/Hotel Manager.

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 43

22.0 W at Gebeurt er als je weggaat

Wij hopen dat je dienstverband bij PPHE Hotel Group voorspoedig zal verlopen, maar het is mogelijk dat jij besluit elders te gaan werken of wij besluiten de samenwerking niet voort te zetten. De volgende paragrafen behandelen de rechten en plichten die voor jou als medewerker voortvloeien uit de beëindiging van je dienstverband.

22.1 Wat Gebeurt er als je Weggaat Bij beëindiging van het dienstverband moet je aan de hand van het aan jouw verstrekte uitdiensttredingsformulier de in jouw bezit zijnde bedrijfseigendommen zoals, maar niet uitsluitend, uniform, kluissleutel, files en documenten, inleveren. Het is niet toegestaan kopieën van bedrijfsinformatie of documenten in welke vorm of wijze dan ook in je bezit te houden. Na inlevering van al deze zaken zullen aan het einde van de maand, indien van toepassing, de door jou nog bij PPHE Hotel Group openstaande posten verrekend worden met de betalingen die je nog van PPHE Hotel Group tegoed hebt en zullen eventueel resterende gelden op je bank/girorekening worden overgemaakt.

22.2 Exit Interview

22.3 Bezoek aan het hotel

Nadat de afdeling Human Resources en/ of de General/Hotel Manager je schriftelijke opzegging heeft ontvangen, zal er een afspraak worden gemaakt voor een zogeheten exit interview. Een exit interview is een, op initiatief van PPHE Hotel Group georganiseerd, gesprek met een medewerker die besloten heeft PPHE Hotel Group te verlaten.

Het is oud-medewerkers niet toegestaan om binnen zes maanden na het beëindigen van het dienstverband met PPHE Hotel Group een hotel behorend bij de PPHE Hotel Group als gast bezoeken, tenzij hiervoor uitdrukkelijke toestemming is verleend door de General/ Hotel Manager of Duty Manager.

Het doel van dit exit interview is het doorgronden van de vertrekmotieven en het bespreken van fundamentele zaken met betrekking tot het bedrijfs- en personeelsbeleid van PPHE Hotel Group.

Op deze manier geeft de medewerker PPHE Hotel Group de mogelijkheid om bepaalde aspecten aan te passen en aldus te zorgen voor een constante verbetering van haar personeelsbeleid.

Bij dit gesprek is de General/Hotel Manager en/of iemand van de afdeling Human Resources aanwezig.

De uitkomsten van een exit interview zullen worden genoteerd en, indien akkoord, worden besproken met de General/Hotel Manager, het afdelingshoofd en eventueel de Human Resources Manager van PPHE Hotel Group.

Indien noodzakelijk zal er worden gekeken naar oplossingen voor problemen die tijdens het interview naar voren zijn gekomen en betrekking hebben op het dagelijks functioneren van de afdeling in kwestie.

44 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 45

46 Personeelshandboek PPHE Hotel Group

PPHE Hotel Group Personeelshandboek 47

PPHE Hotel Group Claude Debussylaan 14 1082 MD Amsterdam, The Netherlands T: +31 (0)20 717 8606 pphe.com

PPHE Hotel Group Limited believes that all information provided in this publication is correct at the time of printing, but takes no responsibility for the accuracy of the information published. All information is provided without any representations or warranties of any kind, either implied or expressed, to the fullest extent permitted by applicable law and is not intended as specific commercial or legal advice.