Przewodnik po finansach PJO by Patryk Wewior

PRZEWODNIK po finansach PJO

Opracowanie: pwd. Patryk Wewior Hufiec ZHP Kędzierzyn-Koźle, Chorągiew Opolska ZHP e-mail: patryk.wewior@zhp.net.pl Opracowano w ramach próby na stopień instruktorski podharcmistrza. Na podstawie Instrukcji tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego, wzorów obowiązujących w Hufcu ZHP Kędzierzyn-Koźle i własnego doświadczenia. Listopad 2016

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Druhno Drużynowa! Druhu Drużynowy! Od 1 września 2015 roku obowiązuje nowa Instrukcja tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego wraz z późniejszymi jej aktualizacjami. Z kilku osobnych dokumentów dotyczących prowadzenia drużyny czy gromady powstała jedna, w której znajdują się wszystkie potrzebne drużynowemu informacje, w tym także na temat dokumentacji gospodarczo-finansowej. Jednak są to tylko podstawy obowiązujące w całym Związku Harcerstwa Polskiego. Co kraj, to obyczaj. Tak samo - co chorągiew czy hufiec, to inna procedura załatwiania formalności. Jestem drużynowym i zdaję sobie sprawę, jak trudno jest nieraz odnaleźć się w dużej ilości dokumentów, których się od nas wymaga. Nie możemy jednak na to kręcić nosem. Związek Harcerstwa Polskiego nie jest oderwaną od rzeczywistości organizacją, obowiązują nas przepisy państwowe. Podpisując deklarację drużynowego, przyjmujemy to do wiadomości i decydujemy się tego przestrzegać. Oznacza to, że naszym obowiązkiem jest prowadzenie dokumentacji gospodarczo-finansowej zgodnie z przyjętymi przez hufiec, chorągiew i GK ZHP zasadami. W tym przewodniku skupię się jedynie na finansach podstawowej jednostki organizacyjnej (PJO), czyli każdej gromady, drużyny, kręgu czy klubu specjalnościowego. Specjalnie dla Ciebie przedstawię, co powinno znaleźć się w dobrze prowadzonej dokumentacji finansowej, odszyfruję dokumenty, które powinien znać każdy drużynowy, a także pokażę, jak prawidłowo je wypełnić. Wykorzystam w tym celu wzory obowiązujące w Hufcu ZHP Kędzierzyn-Koźle. Mam nadzieję, że ten przewodnik poprowadzi Cię przez zawiłe szlaki zasad panujących w Chorągwi Opolskiej ZHP, dzięki czemu praca z Twoją jednostką stanie się choć odrobinę łatwiejsza. Wbrew pozorom – to nie jest takie trudne. Powodzenia! :) Czuwaj! pwd. Patryk Wewior

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

1. Podstawowe informacje 1.1. Finansowe pojęcia Podstawę naszych finansowych rozważań stanowi rozdział IX Instrukcji tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego (na potrzeby przewodnika nazywanej dalej Instrukcją PJO). Zasady tam zapisane stanowiły niegdyś osobny dokument. W miarę rozwoju „opcji zero” umieszczono je w jednej instrukcji i poprawiono do dzisiejszych warunków i standardów zarządzania majątkiem. Jeżeli będziesz mieć kiedyś wątpliwości, odsyłam na samym początku do Instrukcji PJO, a następnie do regulaminów, które możliwe, że istnieją w twoim środowisku. Sprawy związane z finansami jednostki możemy załatwiać z komendantem lub skarbnikiem hufca. Współdzielą oni odpowiedzialność za majątek hufca, dlatego oboje mogą podpisywać się na dokumentach w miejscu kasjera. Jednakże na potrzeby tego przewodnika będę częściej pisał o skarbniku, gdyż to on przede wszystkim odpowiada za obszar finansowo-gospodarczy. Prowadzi dokumentację finansową hufca oraz rejestr wpływów i wydatków podlegających mu jednostek. Jeżeli nie mamy pewności, ile pieniędzy posiada nasza drużyna, skarbnik hufca na pewno zna odpowiedź. Ale czy na pewno potrzebujemy zadręczać go telefonami, aby uzyskać taką odpowiedź?

1.2. Dokumentacja finansowa jednostki Pewnie zgodzisz się ze mną, że pieniądze lubią znikać i się nie zgadzać. W takiej sytuacji bierzemy w rękę kalkulator i kilkakrotnie przeliczamy kwoty, które chodzą nam po głowie. Z dokładnością księgowego i sprytem detektywa próbujemy rozwikłać największą zagadkę każdego drużynowego. Gdzie są pieniądze drużyny? Ile ich w ogóle mamy? Możemy się oczywiście spytać skarbnika hufca, ale sami też jesteśmy w stanie sobie poradzić. Z pomocą przychodzi nam dokumentacja finansowa. Jest najlepszym dowodem w śledztwie i może nas poprowadzić po nim krok po kroku aż do rozwiązania zagadki, o ile oczywiście dokumentacja ta jest schludna i uporządkowana.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Tak to wygląda od strony żartobliwej. Formalnie prowadzenie dokumentacji jest obowiązkiem każdego drużynowego, a w przypadku, gdy ten jest niepełnoletni, jest to zadanie pełnoletniego opiekuna drużynowego. Ponoszą oni odpowiedzialność majątkową i prawną wynikającą z pełnionej funkcji i postaci formalnej naszej organizacji, o czym pisałem już we wstępie. Dokumentacja finansowa to nic innego, jak zbiór dokumentów potwierdzających rozliczenia wpływów i wydatków naszej jednostki. Rozliczenia te dokonywane są z komendą hufca, która dysponuje wszystkimi środkami pieniężnymi podległych jednostek. Potocznie mówimy, że wszystkie pieniądze muszą przejść przez komendę, a dodatkowo powinny być poparte dowodem księgowym. Jest to bardzo istotne, ponieważ formalnie żaden drużynowy nie powinien być w posiadaniu pieniędzy swojej gromady czy drużyny. Zgodnie z Instrukcją PJO dopuszczalne jest, aby jednostka posiadała wydzielone przez komendę hufca subkonto bankowe. Drużynowy ma wówczas stały dostęp do środków swojej jednostki, co jednak nie zwalnia go z obowiązku dokumentowania poniesionych wydatków dowodami księgowymi. Jest to z pewnością duża wygoda, lecz jednocześnie wymaga silnej więzi na linii drużynowy-komenda opartej na zaufaniu. W Hufcu Kędzierzyn-Koźle subkonta nie są praktykowane, wynika to z niedużej sumy pieniędzy, jakimi dysponują jednostki.

Jako drużynowi zbieramy składki członkowskie od naszych podopiecznych. I nie ma w tym nic złego, o ile przekazanie ich w nasze ręce zostanie potwierdzone podpisem zucha/harcerza (a najlepiej jego prawnego opiekuna) oraz niezwłocznie wpłacone przez nas do komendy hufca wraz z odpowiednim dokumentem, w tym przypadku listą odpłatności. Możemy wtedy przyjąć, że nie byliśmy w posiadaniu żadnych pieniędzy, a jedynie pośredniczyliśmy w przekazaniu ich do hufca. Po wszystkim od komendy dostaniemy potwierdzenie wpłaty pieniędzy (KP), których zbiór razem z potwierdzeniami wypłaty (KW) stanowi podstawową dokumentację finansową jednostki. Czyli dokumentacja to sterta nieprzydatnych papierków, które dostajemy od komendy? Nie. Przypomnij sobie sytuację z poprzedniego podrozdziału. Pytamy skarbnika o pieniądze, które ma do dyspozycji nasza jednostka. Najczęściej wszystko jest okej, zera się zgadzają. Lecz zdarza się też tak,

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

że słysząc odpowiedź, oczekiwaliśmy większej liczby. Jak w takiej sytuacji powinniśmy postąpić? Zawsze musimy pamiętać, że skarbnik też jest człowiekiem, a rzeczą ludzką jest się mylić. Na nasze szczęście, posiadając potwierdzenia wszystkich rozliczeń, jesteśmy w stanie prześledzić wpływy i wydatki naszej jednostki i ewentualnie wskazać skarbnikowi błąd. Lecz nie robi to z nas od razu wybitnych księgowych. Zawsze może zajść odwrotna sytuacja, gdzie skarbnik dostrzeże naszą pomyłkę. Najważniejsze jednak, żeby wspólnie dojść do meritum. Wniosek z tego jest jeden. Dzięki prowadzeniu własnej dokumentacji jesteśmy bardziej samodzielni i mamy większą kontrolę nad finansami naszej jednostki. Kształtujemy umiejętności, które mogą przydać się w przyszłości w życiu prywatnym czy zawodowym.

1.3. Pięćdziesiąt twarzy pieniądza, przelew Pod tym enigmatycznym tytułem kryje się coś niezwykle oczywistego. W dzisiejszych czasach pieniądz przybiera wiele form. Dla nas najistotniejsze są dwie – w postaci monet i banknotów oraz elektronicznej. Tymi środkami komenda hufca dysponuje poprzez kasę lub rachunek bankowy. Kasa, jak sama nazwa wskazuje, są to pieniądze w gotówce. Każdy wpływ lub wydatek przechodzący przez kasę musi zostać potwierdzony odpowiednim dokumentem (KP/KW – patrz 1.4.). Ponadto komenda hufca ma obowiązek posiadania rachunku bankowego. Wszystkie wpływy i wydatki udokumentowane są wówczas odpowiednim wyciągiem bankowym. W obu przypadkach, każdy wydatek musi być potwierdzony dowodem księgowym. Wspominam o tym dlatego, że dzisiaj chętniej działamy zdalnie. Wielokrotnie spotkałem się wśród drużynowych z problemem zakupów przez Internet. Co zrobić, jeśli chcemy zapłacić za nie ze środków naszej jednostki? Przede wszystkim musimy poprosić o fakturę VAT na odpowiednie dane (więcej o fakturach i innych dowodach księgowych – patrz 2.). Kolejne działania zależą od wyboru sposobu płatności.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Jedną z opcji jest płatność za pobraniem polegająca na tym, że płacimy gotówką przy dostawie zakupu. Gotówka wskazuje nam na to, że rozliczenia z komendą będziemy dokonywać przez kasę (zwrot lub zaliczka). Minusem płatności za pobraniem jest zwykle większy koszt dostawy. Drugą opcją jest płatność przelewem. Jako drużynowi z reguły nie mamy bezpośredniego dostępu do naszych pieniędzy znajdujących się na rachunku hufca (wyjątek: subkonto lub zaliczka). Dlatego pamiętaj – przy tym rodzaju płatności nigdy nie rób przelewu ze swojego prywatnego konta! Jeżeli potwierdzeniem wykonania przelewu przez komendę hufca jest wyciąg, logicznym jest, że przelewu zrobionego z naszego prywatnego konta na nim nie znajdziemy. Aby uniknąć tego błędu zawsze warto dowiedzieć się od sprzedawcy, czy istnieje możliwość przesłania faktury w formie elektronicznej na naszego e-maila. Wtedy będziemy mogli przekazać ją dalej do komendy, a ona zrobi wymagany przelew z hufcowego konta. Możemy też spytać o fakturę z późniejszym terminem płatności. Dostaniemy ją wówczas z przesyłką i po jej przekazaniu komenda zrobi przelew przed wyznaczonym przez sprzedawcę terminem. Przy wybraniu płatności przelewem nie dostaniemy od komendy hufca żadnego potwierdzenia zrobienia przelewu, które moglibyśmy załączyć do dokumentacji finansowej. Dlatego warto zostawić sobie kopię faktury i odnotować, kiedy przekazaliśmy komendzie informację o konieczności wykonania płatności.

1.4. Druki KP i KW Znacznie częściej rozliczeń z komendą hufca dokonujemy w gotówce. Wynika to głównie z tego, że w takiej formie zbieramy od naszych podopiecznych składki członkowskie i zadaniowe, a zakupy podstawowych materiałów programowych robimy raczej w sklepach na mieście niż przez Internet. Każda z tych transakcji potwierdzana jest przez komendę hufca odpowiednim drukiem. Wydawane są na jednostkę bądź imiennie i są ważne tylko wtedy, gdy znajduje się na nich pieczątka hufca, numer druku oraz wymagane podpisy.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Druk KP (kasa przyjmie, pokwitowanie) jest potwierdzeniem wpłaty przekazanych przez nas pieniędzy do kasy hufca. Druk często jest koloru czerwonego i wymaga się na nim tylko podpisu kasjera. Dostaniemy go podczas wpłacania składek członkowskich i zadaniowych, w czasie rozliczania zbiórki publicznej lub zaliczki.

Druk KW (kasa wyda) jest z kolei potwierdzeniem wypłaty z kasy hufca, kiedy dostajemy pieniądze do ręki. Druk ten jest często koloru zielonego. Wydawany raczej imiennie, gdyż poza podpisem kasjera, potrzebny jest podpis osoby odbierającej pieniądze. KW dostaniemy przede wszystkim podczas rozliczania faktur poniesionych naszym kosztem (zwrot) lub razem z zaliczką na konkretne zadanie.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Druki KP i KW z załącznikami stanowią obowiązkową dokumentację finansową drużyny i powinny być przechowywane jako potwierdzenie transakcji z komendą hufca. Sprawdzoną metodą jest prowadzenie w Excelu własnego rejestru otrzymanych druków, dzięki czemu można łatwo i w każdej chwili przeliczyć, ile pieniędzy posiada jednostka.

2. Opisywanie dowodu księgowego 2.1. Dowód księgowy Dowodem księgowym nazywamy dokument potwierdzający konkretny wydatek. W drugą stronę każdy wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem. Wydatki możemy rozliczać zarówno w ramach zaliczki, jak i pojedynczej sytuacji opłaconej gotówką lub przelewem (zwrot). W przypadku dużej ilości dowodów bez pobranej zaliczki, skarbnik może zaproponować rozliczenie poprzez zestawienie dowodów. Jako że dowody księgowe są dokumentami prawnymi, obowiązują nas pewne zasady. Każdy dowód związany z wydatkiem poniesionym w ramach działalności statutowej naszej jednostki musi wydany na dane Chorągwi Opolskiej ZHP oraz być opisany według chorągwianego wzoru (patrz 2.3.). Ponadto wszystkie muszą zostać złożone w komendzie hufca najpóźniej do 5. dnia następnego miesiąca po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. To znaczy, że jeśli kupiliśmy coś 17 lipca 2016 roku i data wydania dowodu jest taka sama, to powinniśmy go opisać i przekazać komendzie najpóźniej do 5 sierpnia 2016 roku.

2.2. Wykaz dowodów księgowych Na podstawie Instrukcji PJO, punkt 153.: 1) faktura - wystawiana przez podatników zarejestrowanych przez Urząd Skarbowy (faktury oznaczone wyrazem „Faktura”);

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

2) faktura korygująca – wystawiana w przypadku błędnego wyliczenia na fakturze, musi być podpisana przez sprzedającego i kupującego; 3) nota korygująca – wystawia się ją w przypadku błędów w fakturze lub fakturze korygującej zawierającą pomyłki dotyczące nazwy nabywcy lub sprzedawcy (nie dotyczy pomyłek rachunkowych) - musi być podpisana przez sprzedającego i kupującego; 4) faktura VAT RR – dokument zakupu artykułów od rolników prowadzących gospodarstwo rolne - dokument ten wystawia kupujący; 5) rachunek – wystawiają go osoby fizyczne po wykonaniu zlecenia lub dzieła; 6) polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) – jest rozliczeniem kosztów podróży i diet osób delegowanych. Zlecającym jest właściwy komendant lub osoba przez niego upoważniona. Delegowana może być osoba zatrudniona w ZHP na podstawie umowy o pracę lub osoba, która zawarła z ZHP porozumienie o wykonywaniu pracy wolontariackiej; 7) rachunek kosztów podróży – jest zwrotem kosztów podróży: kosztów przejazdów, noclegów, diet, ryczałtów za dojazdy oraz innych wydatków, których poniesienie było niezbędne; 8) nota księgowa – wystawiana jest przez jednostki ZHP (komenda hufca, komenda chorągwi, GK ZHP) - służy do dokumentowania wzajemnych zobowiązań finansowych wewnątrz ZHP – tylko, gdy obie strony transakcji działają w ramach tej samej osoby prawnej, tj. w ramach ZHP lub chorągwi (opłata za noclegi, wynajem sprzętu, zwrot poniesionych kosztów wspólnych imprez itp.); 9) polisa ubezpieczeniowa – jest dowodem poniesienia kosztów na ubezpieczenie (uczestników, pojazdu, sprzętu); 10) inne dowody źródłowe - za zgodą właściwego komendanta i skarbnika możliwe jest rozliczanie jednorazowych zakupów na paragon do wartości 6,- zł netto oraz rozliczanie zakupu biletów (jeśli spełniają cechy dowodu księgowego) i biletów wstępu (np. do muzeum).

Poniżej zapisuję ciekawostki o dowodach, które mogą przydać się w codziennej pracy z twoją jednostką. W pracy z gromadą lub drużyną najczęściej spotykamy się z fakturą VAT. W różnych sklepach jest ona inaczej wydawana: w jednych zaraz przy kasie,

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

w innych trzeba podejść z paragonem do biura informacji lub kierownika sklepu; czasem może być napisana komputerowo i wydrukowana, innym razem wypisywana ręcznie (zazwyczaj w małych, wiejskich sklepach). Wydają je również przedsiębiorstwa, gdy zakup dotyczy jakiejś usługi. Bez względu na wszystko dane, na które wydawany jest dokument, czyli dane Chorągwi Opolskiej ZHP, muszą być bezbłędne. Wówczas powinniśmy wrócić do miejsca, gdzie wydana została faktura i poprosić o jej poprawienie lub wydanie noty korygującej. Wybierając transport na biwak, nasza decyzja waha się zwykle między autokarem lub pociągiem. Od przewoźnika autokarem dostaniemy fakturę. Jeżeli zaś zdecydujemy się na przejazdy koleją, warto pamiętać o jednej rzeczy. Bilety kolejowe spełniają cechy dowodu księgowego, jeżeli przejazd ten jest dłuższy niż 50 kilometrów. Gdy jest krótszy choćby o kilometr, należy udać się do kasy i poprosić o wydanie faktury VAT za bilet. Jeżeli chcemy wykorzystać prywatny samochód do realizacji celów statutowych z zamiarem rozliczenia tego ze środków drużyny, należy pamiętać, że takie rzeczy powinniśmy wcześniej zgłosić w komendzie hufca. A to dlatego, że faktura na benzynę, którą zatankowaliśmy wykorzystywany samochód, nie zostanie przez nią przyjęta. Takie działanie może być rozliczone z pieniędzy, które posiadamy, lecz tylko poprzez wydanie delegacji lub rachunku kosztów podróży wydawane przez komendanta lub skarbnika hufca. W codziennej pracy częściej wykorzystuje się pierwszą opcję, lecz bezsprzecznie każdą taką sytuację należy omówić z jednym z wcześniej wspomnianych członków komendy hufca.

2.3. Sposób opisywania Opisaniu podlegają wszystkie dowody księgowe wymienione w poprzednim podrozdziale. Po co się to robi? Jak sama nazwa wskazuje, aby opisać na co wydaliśmy pieniądze. Jest to duże ułatwienie dla skarbnika, który może wówczas szybko zorientować się, czy był to uzasadniony zakup związany ze statutową działalnością gromady, drużyny. W przypadku większych form,

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

jak zimowisko czy obóz, może to ułatwić pracę komendantowi i kwatermistrzowi formy, ponieważ ważny jest wtedy podział na rodzaje zakupów (więcej w Instrukcji HALiZ). Chorągwiany wzór opisu dowodów księgowych zajmuje całą stronę, lecz osobę opisującą interesują tak naprawdę tylko pierwsze pozycje tabeli. Zapisujemy w nich podstawowe informacje o dokumencie i przeznaczeniu zakupu. Prześledźmy to krok po kroku. Jednostka (1) – w to miejsce zawsze wpisujemy pełną nazwę jednostki terenowej chorągwi, w ramach której działa drużyna, czyli „Hufiec ZHP Kędzierzyn-Koźle”. Nazwa zadania (2) – tu wpisujemy, na potrzeby jakiego przedsięwzięcia wykonany został zakup, np. „Muzyczne Spotkanie 2014”, „Hufcowy Kurs Przybocznych”, „Biwak 18 DH”; jeżeli zakup przeznaczony jest na statutową pracę gromady lub drużyny na jej cyklicznych zbiórkach wystarczy, że wpiszesz nazwę jednostki, np. „15 GZ Uśmiechnięte Kalafiorki”. Opis dowodu księgowego, czyli podstawowe informacje o dokumencie: Faktura nr, rachunek nr, delegacja (3) – wpisujemy numer opisywanego dowodu księgowego, znajduje się on zazwyczaj na samej górze. Na kwotę (4) – kwota brutto, na jaką wystawiony jest dowód. Cel zakupu (5) – w tym polu powinna znaleźć się ogólna informacja o przeznaczeniu zakupu; jeżeli kupiliśmy jedzenie na Hufcowy Kurs Przybocznych, cel zakupu będzie brzmieć mniej więcej: „Wyżywienie dla uczestników kursu”; jeżeli kupiliśmy kredki, papier kolorowy, klej na potrzeby gromady: „Materiały programowe na zbiórki gromady”. Zawsze zwracaj uwagę, jakie produkty znajdują się na dowodzie. Jeżeli na jeden rachunek kupimy masło, chleb i rękawiczki jednorazowe, nie będzie to z pewnością wyżywienie. W takiej sytuacji należy rozpisać cel bardziej szczegółowo, a zakupy podzielić w rozsądne grupy, określając jednocześnie, jaką kwotę przeznaczyliśmy na każdą z nich. Korzystając

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

więc z wcześniejszego przykładu: „1. Wyżywienie dla uczestników kursu – 5,98 2. Materiały programowe wykorzystane w trakcie kursu – 10,99”. Jest to dodatkowa praca, dlatego polecam przy robieniu większych zakupów dzielić produkty na grupy, tak aby na każdą z nich wziąć osobny rachunek, fakturę. Warto mieć od razu w co zapakować nasze rzeczy, bo foliowe jednorazówki za 7 groszy też powinny być oddzielnie zapisane. Z kolei podczas zakupów przez Internet, pamiętajmy, że koszt wysyłki jest osobnym celem! Na koniec składamy w odpowiednim miejscu czytelny podpis.

Ogromną pomocą dla skarbnika będzie uzupełnienie paru dodatkowych pozycji opisu. Pierwsza z nich to sposób zapłaty znajdujący się w pozycji 21. Najlepiej otoczyć właściwy sposób: „gotówką” lub „przelewem”. Dwa pozostałe miejsca to pozycje 23. i 24., gdzie wpisać należy kwotę brutto, na jaką wystawiono dokument kolejno liczebnie i słownie. Opis z dowodem księgowym możemy złożyć skarbnikowi. W zależności od formy rozliczenia, czy jest to pojedyncza faktura, czy w ramach zaliczki, dostaniesz od niego odpowiednie potwierdzenie do dokumentacji finansowej. Jeśli jednak chcesz być perfekcyjnym drużynowym, możesz sobie zrobić kopie dowodu i opisu, i zachować je w papierach.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Wzór opisu dowodu księgowego obowiązujący w Chorągwi Opolskiej ZHP

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

3. Zaliczka 3.1. Pobranie zaliczki – wniosek o zaliczkę Wyobraź sobie, że organizujesz zbiórkę nocną drużyny. Masz naprawdę fajny program, wymagający zrobienia dużych zakupów. Wiesz, że na koncie drużyny masz potrzebne pieniądze. Mógłbyś zrobić zakupy, płacąc z własnej kieszeni, a następnie poprosić skarbnika o zwrot kosztów na podstawie faktur. Sam jednak przyznasz, że nie jest to miłe, kiedy nagle z twojego portfela znika taka suma, a dyżur skarbnika dopiero za tydzień. W takich przypadkach praktyczną opcją jest wybranie zaliczki. Dostajemy wtedy od komendy hufca konkretną sumę pieniędzy drużyny na określony cel. Może to być wyżej wspomniana zbiórka nocna, organizowana przez nas impreza szczepu czy hufca; przede wszystkim zaliczkę pobieramy, jadąc na biwak. Zaliczkę możesz pobrać w każdym momencie roku harcerskiego. Ważne jest jednak, aby miała ona konkretne przeznaczenie. Wcześniej musisz wiedzieć, czy twoja jednostka dysponuje pieniędzmi, które chcesz pobrać. Sama procedura nie jest trudna. Zawsze na samym początku musi zostać wypełniony wniosek o zaliczkę. Jest to bardzo prosty dokument, który możesz uzupełnić wspólnie ze skarbnikiem, jeżeli wcześniej go o tym poinformujesz. Znajdą się tam wszystkie informacje, o których wspominałem wcześniej (kwota, cel). Na koniec wspólnie ze skarbnikiem określacie termin, do kiedy dokonasz rozliczenia zaliczki. Nie ma co do tego minimum ani maksimum czasu, tym bardziej powinieneś brać na poważnie termin, który sobie wyznaczyłeś. Zobowiązujesz się do tego podpisem i od tej pory figurujesz jako zaliczkobiorca. W związku z wybraniem pieniędzy z kasy hufca, razem z zaliczką dostaniesz druk KW do twojej dokumentacji finansowej. Możesz do niego dołączyć kopię wniosku, lecz nie jest to wymagane. Jest także możliwość otrzymania zaliczki na konto bankowe. Należy wtedy zapisać na wniosku numer konta, na które mają zostać przelane pieniądze. Ta metoda wiąże się z tym, że nie

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

dostaniesz żadnego potwierdzenia do dokumentacji. Warto wtedy zrobić nieobowiązkową kopię wniosku.

Częściowo wypełniony wniosek o zaliczkę (reszta uzupełniana wspólnie ze skarbnikiem)

3.2. Wydatkowanie zaliczki Nie ma niczego nowego przy wydawaniu otrzymanych od komendy hufca pieniędzy. Na każdy zakup musisz mieć dowód księgowy. Należy jednak pamiętać, że data wystawienia dokumentu musi obejmować czas po wydaniu zaliczki (data pobrania zaliczki widnieje na wniosku i odpowiadającym mu druku KW). Jeżeli przypadkiem kupisz bilety na biwak

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

przed wykonaniem niezbędnych formalności z komendą hufca, w tym wpłacenie wpisowego i pobranie zaliczki, bilety te nie będą mogły się wliczyć do rozliczenia zaliczki. Nie ma ograniczenia co do liczby zakupów, a tym samym dowodów księgowych. Może to być zarówno jedna, trzy czy czternaście faktur, rachunków itp. Co ważne, bez względu na to, czy zaliczkę pobraliśmy w gotówce, czy na prywatny rachunek bankowy, wszystkie wydatki powinny być dokonane gotówką.

3.3. Druk rozliczenia zaliczki Zaliczkę rozlicza osoba, która wcześniej ją pobrała. Dokonuje tego w zapisanym na wniosku terminie ustalonym ze skarbnikiem. W tym celu należy wypełnić druk rozliczenia zaliczki i dołączyć do niego dokumentację źródłową w postaci dowodów księgowych. Wszystkie dowody powinny być dokładnie opisane. Przed podejściem do druku rozliczenia warto poukładać dowody księgowe zgodnie z datą wydania dokumentów. Bieżące uzupełnianie dokumentacji może być w tym przydatne. Sprawdzoną metodą jest założenie skoroszytu lub segregatora, do którego wpinamy kolejne opisane faktury, rachunki itp. Rozliczenia możemy dokonać tylko wtedy, gdy mamy wszystkie dowody. Druk rozliczenia zaliczki składa się z dwóch stron. Na pierwszej znajdują się ogólne informacje na temat zaliczki, a na drugiej szczegółowe zestawienie dowodów księgowych związanych z jej wydatkowaniem. Z praktycznego punktu widzenia najlepiej jest zacząć wypełnianie druku od drugiej strony. W kolejności zgodnej z datą wystawienia zapisujemy rodzaj i numer dokumentu, np. „FV nr 234/05/2014” oraz kwotę brutto, na którą jest on wydany. Na koniec należy dodać razem wszystkie kwoty, co da nam łączną sumę wydatkowanych pieniędzy. Przyda się nam ona przy wypełnianiu pierwszej strony druku. Staraj się nie przekroczyć otrzymanej w ramach zaliczki kwoty, doprowadzając do tego, aby móc zwrócić część pieniędzy. Jeżeli jednak zdarzy ci się wydać więcej niż powinieneś, niczym się nie martw. Wiąże się to z uzupełniającą wypłatą pieniędzy (jako zwrot za wydanie prywatnych

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

pieniędzy na cel) i obciążenie tym konta drużyny. Wierzę, że częściej spotykać się będziesz z pierwszą sytuacją, dlatego na jej podstawie opiszę, jak wypełnić pierwszą stronę druku rozliczenia zaliczki. Na pierwszy rzut oka wygląda na trudny dokument, ale jak już się przyjrzymy, to okażą się to tylko pozory. Każda pozycja jest dość konkretnie nazwana i nie daje możliwości pomyłki. Sam się zaraz o tym przekonasz. Górę dokumentu uzupełniamy danymi z wniosku o zaliczkę (numer wniosku, data pobrania zaliczki, zaliczkobiorca). Niżej opieramy głównie na liczbach. W każdym miejscu z nazwą „Zaliczka” wpisujemy kwotę popranej zaliczki, zaś przy „Wydatkowano” – sumę z zestawienia wydatków na drugiej stronie druku. Jak w słupku na lekcji matematyki liczymy różnicę obu kwot, co daje nam kolejną „do zwrotu” i aby to zaznaczyć, skreślamy „do wypłaty”. Różnicę tą musimy zapisać w trzech miejscach: dwóch „do zwrotu” oraz w wierszu „Wpłacono niewydatkowaną kwotę”. W dwóch przypadkach dodatkowo opisać ją słownie. Po dopisaniu liczby załączników, czyli dowodów księgowych stanowiących dokumentację źródłową rozliczenia, oraz złożeniu podpisu w dwóch miejscach, mamy w pełni wypisany druk rozliczenia zaliczki. Nie było tak źle, prawda? Jako potwierdzenie rozliczenia zaliczki i zwrotu niewydatkowanych pieniędzy w gotówce dostaniemy od skarbnika druk KP, który załączamy do naszej dokumentacji finansowej.

Fragment drugiej strony druku

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Częściowo wypełniona pierwsza strona druku rozliczenia zaliczki (reszta uzupełniana razem ze skarbnikiem hufca)

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

4. Składka 4.1. Składka członkowska Opłacanie składek członkowskich jest jednym z obowiązków każdego członka Związku Harcerstwa Polskiego. W ciągu roku wynosi ona 48 zł, a zgodnie z uchwałą Rady Naczelnej ZHP płacimy ją kwartalnie po 12 zł. Z praktycznych rzeczy, powinniśmy pamiętać, że składki naliczane są kwartalnie na podstawie danych z systemu Ewidencji ZHP na pierwszy dzień miesiąca rozpoczynającego kwartał. Jeżeli nie chcesz mieć naliczanych składek za ludzi, którzy od dawna nie chodzą na zbiórki, polecam na bieżąco aktualizować informacje w ewidencji twojej drużyny czy gromady. Pamiętaj, że członkami ZHP są osoby, które mają wpis do systemu Ewidencji ZHP oraz opłacone składki członkowskie. Ponadto uchwała Rady Naczelnej ustaliła terminy, które mogą być przydatne, jeżeli składki zbieramy prosto od rodziców naszych podopiecznych. Do 10. dnia ostatniego miesiąca kwartału powinniśmy mieć składki od wszystkich członków naszej drużyny, by do 20. dnia tego samego miesiąca wpłacić je do komendy hufca. Przykład: Pierwszy kwartał trwa od stycznia do marca. 1 stycznia naliczane są składki zgodnie ze stanem na ten dzień w Ewidencji ZHP. Do 10 marca powinniśmy mieć wszystkie składki, a do 20 marca wpłacić je do komendy hufca.

20% składki przypada na drużynę i możemy z nich skorzystać w naszej statutowej działalności. Od każdej osoby, która uzyska członkostwo ZHP w trakcie kwartału, pobiera się pełną składkę członkowską, która po wpłaceniu do komendy hufca w 100% pozostaje do dyspozycji drużyny. Ma to jednak miejsce tylko wtedy, gdy wpłacone zostaną składki za pulę osób naliczonych w drużynie w pierwszy dzień miesiąca rozpoczynającego kwartał. Przykład: 1 stycznia naliczono w drużynie 20 osób, co daje łącznie 240 zł składek. Jeżeli składki opłacą wszystkie osoby, do dyspozycji drużyny pozostanie 48 zł. W trakcie kwartału dołączyły dwie kolejne osoby, zebrane od nich 24 zł składek w całości pozostają do dyspozycji drużyny. Jeżeli jednak w trakcie tego samego kwartału dwie osoby odejdą, nowi członkowie uzupełniają pulę naliczonych na początku kwartału osób. Dopiero składki osób sponad tej puli przechodzą w 100% do dyspozycji drużyny.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Zgodnie z Instrukcją PJO podstawowa składka członkowska powinna być wpłacana bezpośrednio na rachunek bankowy komendy hufca. Jednak rzeczywistość jest nieco inna. Jako drużynowi jesteśmy pośrednikami między rodzicami a komendą, mamy obowiązek zebrać składki w swojej jednostce, a następnie wpłacić je do komendy hufca. Należy wtedy przedstawić listę osób, które składki opłaciły (lista odpłatności – patrz 4.3.). Jeżeli wpłaty dokonujemy do kasy hufca, od skarbnika dostaniemy pokwitowanie KP.

4.2. Dodatkowa składka zadaniowa Każdorazowo, gdy zbieramy pieniądze od członków naszej jednostki poza podstawową składką członkowską, stanowi ona dodatkową składkę zadaniową. Nie ma ona określonej wysokości, zależy od zadania, na które jest przeznaczona. Najczęściej pokrywa ona koszty udziału w rajdach, zlotach, biwakach itp., ale zdarza się też zbierać ją na codzienne potrzeby gromady czy drużyny. Rodzic, podpisując zgodę na przynależność dziecka do ZHP, ma świadomość obowiązku opłacania składek członkowskich. Jeżeli więc zdecydujesz się zebrać składkę zadaniową, pamiętaj, aby wyjaśnić rodzicom swoich podopiecznych, na co dokładnie zbierane są pieniądze. Muszą mieć pewność, że dodatkowe koszty rzeczywiście są konieczne. Unikniesz dzięki temu ewentualnych nieporozumień, które mogą kosztować czymś gorszym niż niezrealizowanym z braku środków pomysłem na zbiórkę. Składkę zadaniową na formę wyjazdową uczestnicy (lub ich prawni opiekunowie) mogą wpłacać samodzielnie do komendy hufca bądź przez organizatora. Najczęściej mamy do czynienia z rajdami czy biwakami, które organizujemy jako drużynowi. Zbierając wtedy pieniądze, podobnie jak w przypadku składki członkowskiej, powinniśmy sporządzić listę osób, które składkę zadaniową opłaciły (lista odpłatności – patrz 4.3.). Razem z nią możemy wpłacić skarbnikowi zebrane pieniądze (znów dostaniemy druk KP), a dalej działać zgodnie z ich przeznaczeniem (głównie poprzez pobranie zaliczki). Samodzielne wpłacanie pieniędzy przez uczestnika do komendy odbywa się głównie przy organizacji obozu lub zimowiska.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Jeżeli wpłata ta zostaje dokonana przelewem, w jego tytule powinny się znaleźć następujące informacje: zapis „dodatkowa składka zadaniowa”, cel, na jaki jest zbierana, np. obóz, działalność statutowa drużyny (w tym przypadku konkretnej), oraz imię, nazwisko i przydział osoby, za którą składka jest wpłacana. W całości: „dodatkowa składka zadaniowa na kolonię zuchową 2017, Zbigniew Zakręcony, 15 GZ Uśmiechnięte Kalafiory”.

4.3. Lista odpłatności Listę odpłatności sporządzamy za każdym razem, gdy zbieramy pieniądze od członków naszej jednostki. Musimy ją przedstawić skarbnikowi, wpłacając zebraną sumę do komendy hufca. Jeżeli przyjdziemy z samymi pieniędzmi, skarbnik może ich nie przyjąć. Czy więc lista odpłatności jest czymś trudnym do przygotowania? Oczywiście, że nie. Jest to lista osób, które przekazały nam pieniądze, wypisanych z imienia i nazwiska wraz z kwotą, którą od nich dostaliśmy. Do każdej z nich powinien być przypisany Numer Karty Ewidencji – tylko osoby wpisane do systemu Ewidencji ZHP są członkami naszej organizacji, a więc tylko od nich możemy zbierać pieniądze. Na koniec jako potwierdzenie przekazania nam pieniędzy podpisują się obok swojego nazwiska.

Wzór listy odpłatności za składki

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

W dokumentacji finansowej lista odpłatności nieodłącznie wiąże się z drukiem KP. Za każdym razem, gdy będziemy wpłacać do hufca pieniądze, powinniśmy spiąć oba dokumenty ze sobą i tak przechowywać w swojej dokumentacji. Stanowi to wówczas dowód na to, że zebrane pieniądze nie zostały wykorzystane przez nas w innym celu (szczególnie prywatnym), tylko wpłacone do hufca.

5. Inne sytuacje 5.1. 1% podatku Na początku każdego roku kalendarzowego zaczynają się akcję promocyjne zachęcające do przekazania 1% swojego podatku na konkretny cel. Związek Harcerstwa Polskiego posiada status organizacji pożytku publicznego (OPP), dzięki czemu ludzie mogą przekazać pieniądze na rzecz chorągwi, hufca, szczepu, drużyny czy gromady. Aby to zrobić, podatnik wpisuje w swoim zeznaniu podatkowym numer KRS organizacji, a w celu szczegółowym hufiec i/lub nazwę jednostki, którą chce wspomóc swoim 1%. Poza Główną Kwaterą ZHP, numer KRS posiadają wszystkie chorągwie. Z tego powodu to chorągiew decyduje o sposobie rozliczania środków pozyskanych z podatku, w tym ostatecznego terminu ich wykorzystania. W pierwszej kolejności trafiają one do komend hufców. Dlatego każdy wydatek, który zamierzamy ponieść z 1%, powinniśmy skonsultować ze skarbnikiem hufca. Wydatek ten musi zostać poniesiony na realizację celów statutowych, warto więc dobrze przemyśleć, na co chcemy wydać pozyskane pieniądze. Co jednak ciekawe, komenda chorągwi nie ma obowiązku rozdysponowania środków na poszczególne cele szczegółowe.

5.2. Zbiórka publiczna i akcja zarobkowa Zbiórka publiczna polega na zbieraniu pieniędzy do puszek. Każda z nich odbywa się w określonym czasie, w granicach określonego terenu i w kon-

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

kretnym celu. Może opierać się zarówno na zbieraniu pieniędzy od ludzi na ulicach miasta, podczas akcji pakowania zakupów w sklepach (jeżeli kierownik sklepu wyrazi na to zgodę!), na festynach szkolnych itp. Komenda Hufca Kędzierzyn-Koźle stara się uzyskać zgodę na zbiórkę publiczną na cały rok kalendarzowy, dzięki czemu drużynowi mają możliwość w każdym momencie roku przeprowadzić taką akcję z udziałem członków swoich jednostek. Zanim jednak wyjdzie się w miasto, należy taką chęć zgłosić skarbnikowi hufca, ponieważ musi on wydać specjalne puszki, do których zbierane będą pieniądze oraz specjalne identyfikatory dla uczestników zbiórki. Z nim też umawiamy się na termin, kiedy wspólnie podliczymy środki zebrane w trakcie naszej akcji. W samej zbiórce uczestniczyć mogą niepełnoletni harcerze pod warunkiem, że będzie obecny pełnoletni opiekun. Rozliczenie dokonywane jest na specjalnym druku, a po podliczeniu pieniędzy wpłacane są one do kasy hufca. Jako drużynowi otrzymamy od skarbnika druk KP i, jeśli poprosimy, kopię druku rozliczenia zbiórki publicznej. Od tej pory możemy wydatkować zebrane pieniądze, lecz tylko na cele określone przez komendę hufca. Warto więc wcześniej dowiedzieć się jakie one są. Rozliczenia tych wydatków dokonujemy zgodnie z wcześniej omówionymi zasadami. Akcja zarobkowa polega na sprzedaży produktów, a zysk z niej przekazywany jest na rzecz drużyny. Ze względu na przepisy prawa obowiązującego w Polsce organizacja takiej akcji jest dość trudna i wychodzi poza możliwości komend hufców; pozostają zaś w gestii komendy chorągwi. To ona ustala zasady przeprowadzania akcji zarobkowych. Samodzielne przeprowadzenie akcji zarobkowej jest niezgodne z prawem!

5.3. Darowizny i sponsorzy Darowizna może być pieniężna lub materialna. Nie polega ona tylko na przelaniu pieniędzy na rachunek bankowy hufca. W prawie polskim występują obostrzenia, które określają procedurę przekazywania darowizn na rzecz organizacji, a także ich maksymalną wysokość w zależności od osobowości prawnej darczyńcy. W przypadku podarowania wartościowego sprzętu, komenda hufca powinna wydać potwierdzenie przyjęcia

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

go w majątek hufca. Sprzęt powinien zostać też wpisany do książek inwentaryzacyjnych hufca i jednostki, której został podarowany. Ze sponsorami sytuacja jest nieco lepsza, gdyż mamy nad nią większą kontrolę. Przekazanie pieniędzy na rzecz jednostki, poprzedzone jest najczęściej rozmowami z taką osobą. Konieczne jest, aby o tych rozmowach (lub o korespondencji) wiedziała komenda hufca, ponieważ powinny się one zakończyć podpisaniem ze sponsorem porozumienia. Jako drużynowi nie możemy tego zrobić samodzielnie, nie może też tego zrobić komendant szczepu czy związku drużyn, jeśli w takowym pracujemy. Jedynymi osobami, które mogą zawierać takie porozumienia w naszej sprawie są komendant i skarbnik hufca. W tym podrozdziale nie podałem wszystkich informacji dotyczących darowizn i sponsoringu. Mimo iż są to formy wpływów środków dla jednostki, to nie są często praktykowane. Jeżeli jednak zdecydujesz się na którąś z nich, informacji możesz szukać zarówno u skarbnika hufca, jak i w dokumentach prawnych obowiązujących w naszym państwie.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Podsumowanie Uff... to już wszystko. Trochę tego się uzbierało, ale chyba nie było aż tak źle, prawda? Finanse naprawdę da się lubić, trzeba tylko wiedzieć, jak do nich podejść. Mam nadzieję, że dzięki temu przewodnikowi, uda mi się lub już mi się udało Cię do tego przekonać. Pamiętaj, że nie jesteś sam/a w hufcu. Jeżeli masz jakieś pytania, zawsze możesz zwrócić się z pytaniem do skarbnika hufca. Jestem pewien, że pomoże i rozwieje Twoje wątpliwości. A teraz podsumujmy sobie najważniejsze rzeczy. • Wszystkie pieniądze jednostek powinny znajdować się w kasie lub na rachunku bankowym hufca. Drużynowy nie może być w posiadaniu żadnych pieniędzy. • Na dokumentację finansową jednostki składają się rozliczenia wszystkich wpływów i wydatków, głównie druki KP i KW z załącznikami. • Jeżeli robisz zakupy przez Internet i chcesz zapłacić pieniędzmi jednostki, pamiętaj, żeby nigdy nie robić przelewu z prywatnego konta. • Każdy wydatek musi być potwierdzony dowodem księgowym opisanym według chorągwianego wzoru. Wszystkie wydatki z danego miesiąca powinny zostać rozliczone do 5. dnia następnego miesiąca. • Zaliczka jest przydatna przy organizacji dużych przedsięwzięć i polega na wybraniu pieniędzy od komendy hufca, następnie ich wydatkowaniu i rozliczeniu. Rozliczenia zaliczki możemy dokonać tylko wtedy, gdy mamy dowody księgowe do wszystkich wydatków poniesionych w ramach zaliczki. • Składki naliczane są kwartalnie na podstawie danych z systemu Ewidencji ZHP. Pamiętaj o aktualizowaniu danych w Ewidencji. • Na drużynę przypada 20% składek, chyba że wpłacamy za osoby, które doszły w trakcie kwartału (wtedy 100%). • Za każdym razem, gdy zbieramy pieniądze od członków naszej jednostki poza podstawową składką członkowską, jest to dodatkowa składka zadaniowa. Pamiętaj, aby wyjaśnić rodzicom, na co dokładnie zbierane są pieniądze. • Lista odpłatności z dołączonym drukiem KP stanowi nasze zabezpieczenie, że nie wykorzystaliśmy pieniędzy na własne cele.

PRZEWODNIK PO FINANSACH PJO

Spis treści Druhno Drużynowa! Druhu Drużynowy!... 1 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Podstawowe informacje....................... 2 Finansowe pojęcia Dokumentacja finansowa jednostki Pięćdziesiąt twarzy pieniądza, przelew Druki KP i KW

2. 2.1. 2.2. 2.3.

Opisywanie dowodu księgowego............ 7 Dowód księgowy Wykaz dowodów księgowych Sposób opisywania

3. 3.1. 3.2. 3.3.

Zaliczka........................................... 13 Pobranie zaliczki – wniosek o zaliczkę Wydatkowanie zaliczki Druk rozliczenia zaliczki

4. 4.1. 4.2. 4.3.

Składka............................................ 18 Składka członkowska Dodatkowa składka zadaniowa Lista odpłatności

5. 5.1. 5.2. 5.3.

Inne sytuacje.................................... 21 1% podatku Zbiórka publiczna i akcja zarobkowa Darowizny i sponsorzy Podsumowanie.................................. 24