PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE IZTAPALAPA Estudiante: Paula Castillero Barrientos Profesora: Mariana Pavis Galán
INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se expone el desarrollo de un proyecto de organización del Archivo Histórico de Iztapalapa, obteniendo información sobre el archivo mediante la visita y realización de tomas fotográficas acerca del archivo y el acervo, la elaboración de un cuestionario sobre los recursos con los que cuenta, que posteriormente se realiza al encargado del archivo también proporciona información acerca de la historia y antecedentes del archivo.
ANTECEDENTES DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE IZTAPALAPA Hace 25 años las autoridades de Iztapalapa trataron de reunir y organizar un acervo documental sobre la historia de la delegación, para esto designaron un lugar en la casa de Cultura Fuego Nuevo ubicado en la colonia Granjas México, pero el local no se encontraba en las condiciones necesarias para albergar la documentación y en una inundación se dañaron varios documentos. Para el año de 1992 La Universidad Autónoma Metropolitana Unidad Iztapalapa y la delegación comienzan otro proyecto pero ahora se trata de localizar todos los documentos sobre la delegación de Iztapalapa resguardados en el Archivo General de la Nación, solicitando así dos fotocopias de cada expediente para que cada institución tuviera documentos, se realiza un índice del material, se resguardaron en cajas de cartón, respetando la identificación asignada por el Archivo General de la Nación, para que cualquier persona que necesitará del original pudiera buscarlo con esos datos.
Para complementar el acervo y reconstruir la historia de la delegación de Iztapalapa, se realizaron entrevistas que fueron grabadas en cintas de casetes a personas mayores nativas de los diferentes pueblos. Nuevamente cambia su ubicación primero en la UAMI donde ocupo un cubículo de la biblioteca, después se ubica en la delegación en la Biblioteca de la Casa de Cultura Guillermo Bonfil Batalla en el Barrio de Santa Bárbara. En la primera no contaba con un encargado y la biblioteca no quiso hacerse cargo del acervo, en la segunda ubicación se colocó en estantería abierta, sin contar con encargado, de este modo no había vigilancia del acervo lo cual se corría el riesgo de perderse. El acervo se enriqueció con 28 diferentes cuadernillos que se sumaron al acervo como fueron: el proyecto de investigación Comunitaria Late Iztapalapa. Debido a cambios en la dirección de la casa de Cultura Bonfil Batalla, el acervo se almacena en una pequeña bodega del lugar dejando de funcionar.
El 17 de febrero de 2008 se reabre el Archivo Histórico de Iztapalapa, convocando a las personas a que incremente el acervo donando documentos fotos o libros. El acervo se ubica nuevamente en la casa de Cultura Guillermo Bonfil Batalla Para el año 2010 tiene nueva ubicación el acervo en el Zócalo de Iztapalapa o Macroplaza Cuitláhuac, se reordena nuevamente el acervo para ponerlo a disposición de estudiante e investigadores, se reinaugura el 26 de octubre del mismo año , contando con la primera actividad el VI Encuentro de Cronistas de la Ciudad de México.
OBJETIVOS • Objetivo Principal: Organizar el Archivo Histórico de Iztapalapa
• Objetivos específicos: Clasificar los documentos del Archivo Histórico de Iztapalapa conforme a un Fondo, sección y series, para mantener funcional el archivo
Realizar un proceso de ordenación documental para recuperar información, ubicar los documentos y su puesta en servicio Mejorar la seguridad en las instalaciones, equipo mobiliario.
Proponer una solución a la carencia de tecnologías para reproducción de documentos audiovisuales, visuales y sonoros
JUSTIFICACIÓN Y BENEFICIOS El presente proyecto se realiza dada la falta de organización documental en el Archivo Histórico de Iztapalapa, no contar con instrumentos de descripción documental, vales de préstamo, ningún tipo de tecnología para la reproducción de casetes y videos, el encargado del archivo no es un Archivista para que se encargue de organizar, y dar servicio, falta de promoción del archivo. entre otros aspectos que fueron el motivo para escoger este archivo. Los beneficios son principalmente en organizar el archivo: clasificando y ordenando el documental, implementar instrumentos de descripción documental, realizar diferentes acciones para la difusión del archivo y así conozcan sobre el, obtener mediante esa divulgación que los mismos usuarios proporcionen instrumentos digitales para la reproducción de los documentos diferentes del papel, realizar vales de préstamo para la salida de los documentos, de ser posible establecer una fotocopiadora, para reproducción de los documentos.
ALCANCES Implementar una organización del Archivo Histórico de Iztapalapa:
• Contar con una clasificación y ubicación topográfica de los documentos • Fácil acceso y recuperación de la información
• Control de los documentos que se encuentran en el archivo y la salida de ellos • Administrar los recursos (materiales, humanos, financieros, técnicos, tecnológicos y normativos) con los que cuenta el Archivo Histórico de Iztapalapa
• Satisfacción de información de los usuarios
DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO Al haber realizado previamente la elaboración de un cuestionario con preguntas relacionadas sobre los recursos humanos, financieros, materiales, técnicos, tecnológicos y normativos con los que cuenta en el archivo se observa lo siguiente: • Falta de anaqueles para colocar las cajas que se encuentran en el suelo • No cuenta con ningún área de reprografía • La sala donde se encuentra el documental sirve al mismo tiempo como sala de consulta • El espacio se encuentra mal distribuido • Cuentan con documentos con diferentes soportes como: Cintas VHS, Betamax Documentos (copias),fotografías, aparte revistas y libros
CD, DVD • Las dos personas que se encuentran a cargo del Archivo Histórico no son archivistas, sino que tienen un doctorado y maestría en historia. • El trabajo de organizar el archivo es por parte de estudiantes que realizan su servicio social. • No cuentan con computadoras para trabajar en el archivo ni para realizar consultas • No cuentan con: internet, intranet o extranet • El único recurso financiero con el que cuentan es que proporciona el gobierno federal y es escaso. • Se encuentra en proceso un catalogo pero solo es para los visitantes de la página electrónica del archivo, no cuentan con un inventario o algún vale de préstamo
• Aunque mencionan que hay normas y reglamentos al interior del archivo, este no se encuentra expuesto a la vista de los usuarios.
PROPUESTA DE SOLUCIÓN: RECURSOS TÉCNICOS • La clasificación y ordenación documental solo se presenta en las copias documentales obtenidas del Archivo General de la Nación quedando tal y como se encuentran en el archivo por lo tanto esta es la propuesta de estructura archivística: El fondo es el archivo Histórico de Iztapalapa En una parte separada del Archivo Histórico de Iztapalapa se coloca el Archivo General de la Nación porque parte de sus documentales proceden de este archivo, pero tienen su propia clasificación documental Secciones: • Transferencias • Donaciones y Adquisiciones
Series: de las Transferencias son las siguientes: • Instituciones Delas donaciones y adquisiciones : • Personas • Familias • Colecciones Los expedientes se integraran de acuerdo al nombre de las : • Instituciones • Personas • Familias • Colecciones.
PROPUESTA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL La clasificación se complementa con el método de ordenación el cual nos facilita la identificación documental al utilizar un método alfabético, numérico, geográfico, cronológico, cromático, onomástico, topográfico o convencional que determina un código que facilita su integración y localización inmediata los que da como resultado el beneficio de proporcionar un servicio de préstamo y consulta eficiente. De esta forma se propone la siguiente ordenación de los documentos, propiciándoles un código que facilite su localización:
Primera parte del cรณdigo: Fondo
Cรณdigo
1
Archivo Histรณrico de Iztapalapa Secciรณn Transferencias
A
Donaciones y Adquisiciones
B
Esta es la primera parte del cรณdigo, ahora se coloca la parte que pertenece a las series en la siguiente tabla.
Segunda Parte del Código Serie
Código
Instituciones
Inst.
Personas
Per
Familias
Fam.
Colecciones
Colecc.
Contando con estas dos partes solo se agrega un número de secuencia de los dígitos que necesite que en este caso serán 0001 quedando el código para localizar los documentos de la de la siguiente manera: 1/A/Inst/0001 1/B/Per/0001 1/B/Fam./0001 1/B/Colecc./001
VALE DE PRÉSTAMO INTERNO La propuesta para el vale de préstamo interno es para llevar un control de los documentos más consultados para realizar alguna reprografía para evitar desgaste del soporte el cual contará con los siguientes datos: • No. consecutivo • No. de caja • Fecha. • No. de expediente • Nombre del expediente • Nombre del solicitante • Nombre y firma de quien recibe • Nombre y firma del responsable del archivo
INVENTARIO La propuesta para realizar la descripción de los documentos es un inventario, debido a su nivel de descripción, el cual tendrá los siguientes elementos: • No. Consecutivo • No. de caja
• Serie documental • Asunto • Fechas extremas
• Observaciones • Numero de fojas
RECURSOS MATERIALES Los recursos materiales con los que cuenta el Archivo Histórico de Iztapalapa son muy escasos, solo cuentan con lo mínimo básico para funcionar. Se propone que para obtener mas material realizar una búsqueda de precios accesibles que se ajusten al presupuesto, también solicitar a las autoridades correspondientes se les proporcione los faltantes al archivo como son: • Anaqueles • Papelería para realizar actividades en el archivo • Sillas para consulta
• Mesas para consulta y para actividades del archivo • De ser posible una máquina fotocopiadora para evitar que el acervo salga del archivo.
RECURSOS HUMANOS En la Ley Federal de Archivos menciona en su artículo 17 que: El responsable del archivo histórico deberá contar con conocimientos y experiencia en historia y archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el titular de la instancia u órgano que determinen
los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director de área. Entonces la propuesta para el responsable es que se contrate para el puesto la persona que cuente con conocimientos en archivística y que además tenga conocimientos en historia, o bien que el responsable que se encuentra actualmente se capacite en archivística.
RECURSOS TECNOLÓGICOS La propuesta es tener como mínimo dos equipos de computo con paquetería :
• Uno para búsqueda de información sobre los documentos que contiene el archivo • El otro para realizar las labores diarias en el archivo Contar con internet para seguir el contacto con usuarios que se conectan a las páginas que tienen información del archivo como Facebook. Actualizar cada cierto tiempo y subir contenido nuevo a las páginas de Facebook con relación a los nuevos documentos
Entablar comunicación con los usuarios para que acudan al archivo.
RECURSOS FINANCIEROS Para mayor apoyo financiero se pueden establecer en el interior del archivo publicaciones periódicas como revistas con información de la delegación, periódicos y de investigación para obtener recursos extras, el servicio de fotocopiado ya mencionado ayudaría a esta mejora
RECURSOS NORMATIVOS Una Propuesta en cuanto a la mejora en los recursos normativos es: Exponer en la puerta el reglamento al interior del archivo
En base a la normatividad establecida para el archivo, aplicarlas las necesarias y correspondientes en el archivo documental.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Actividades Recolección de información teórica acerca del proyecto a realizar Elaboración del cuestionario Toma de Fotografías Entrevista en video Grabaciones de las instalaciones
Presentación del Proyecto y exposición
Marzo 18 A 30 X
Abril 1 al 8
Mayo 1 al 6
Mayo 11 al 20
Mayo 21 al 27
junio 3
X
X X X X
X
CONCLUSIร N Como conclusiรณn se puede decir que con las propuestas establecidas en el presente proyecto, el Archivo Histรณrico de Iztapalapa tiene mucho que ofrecer a los usuarios, porque proporciona acceso a cualquiera que desee informaciรณn sobre la historia de la delegaciรณn y de las colonias que lo componen, requiere de mejoras que se pueden subsanar con tiempo y esfuerzo.
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