La transformación de la compra pública en Colombia Bogotá, agosto de 2017
Aprovisionamiento estratégico en el sector público Colombia Compra Eficiente fue creada en 2011 con el objetivo de obtener mayor valor por dinero en el Sistema de Compra Pública, mediante el desarrollo y promoción de políticas y herramientas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compra pública. Para esto ofrece a los actores del Sistema herramientas tales como manuales, guías y documentos tipo; programas de formación; y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que incluye a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el SECOP II y Síntesis. En 2015 Colombia Compra Eficiente emprendió un proyecto para transformar la compra pública en Colombia: a)
b) Estableciendo una metodología para generar conocimiento
Identificando las mejores prácticas de aprovisionamiento
c)
Estructurando equipos de trabajo como multiplicadores
IMPULSANDO UN CAMBIO QUE PERMITA PASAR DE CONTRATAR Compras es considerada un área de apoyo Procesos enmarcados en la operatividad de elaborar documentos El contrato es el centro del proceso
Trabajo aislado
Gestión generalizada
A
COMPRAR Compras se posiciona como un aliado estratégico dentro la Entidad Procesos enmarcados en entender y satisfacer la necesidad de manera sostenible El contrato es un paso de la compra
Trabajo en equipo e integrado
Gestión por categorías
GENERANDO MAYOR VALOR POR DINERO APLICANDO PRINCIPIOS DE EFICACIA Comprando lo necesario EFICIENCIA Usando los recursos adecuados ECONOMÍA Logrando el valor justo
Promoviendo la planificación y control del gasto Incentivando la competencia en procesos de compra Activando el interés de los proveedores Impulsando la transparencia en la compra pública
“Queremos generar realmente una transformación. Implementamos herramientas y conocimiento con la expectativa de transformar la forma como se hacen las cosas en las Entidades participantes. Las transformaciones no se logran cambiando la ley sino haciendo la tarea.” María Margarita Zuleta, Directora General Colombia Compra Eficiente La transformación de la compra pública en Colombia 3
Para construir este proyecto, Colombia Compra Eficiente contó con el acompañamiento de la firma de consultoría A.T. Kearney, la cual aportó su metodología, experiencia y conocimiento para estructurar las siguientes fases:
Diagnóstico general de las compras públicas GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO
Definición de perfiles y roles Diseño de un programa integral de formación Convertir compradores públicos en agentes de cambio Entregar conocimientos y herramientas claves cambiando la forma de pensar
FORMACIÓN DE FORMADORES
Generar un efecto multiplicador en su Entidad y otras Entidades estatales Frentes de trabajo aplicables a todas las Entidades Trabajo conjunto entre Colombia Compra Eficiente y la Entidad
ESTRUCTURACIÓN DE UN MODELO A SEGUIR
Beneficios para la Entidad y factores claves de éxito
Generando un cambio de mentalidad Impactando efectivamente la Entidad TRANSFORMACIÓN Creando bases sólidas para continuar la implementación de abastecimiento estratégico
“El verdadero impacto se percibe a través de un cambio interno y multiplicando esta información para que la transformación llegue a la mayor cantidad de Entidades posible." María Margarita Zuleta, Directora General Colombia Compra Eficiente
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Formación de formadores
El origen de la transformación es la formación LA FORMACIÓN BUSCA GENERAR COMPETENCIAS Y CONVERTIR A LOS COMPRADORES PÚBLICOS EN
Impactando positivamente los procesos de compra en sus Entidades
AGENTES DE CAMBIO Empoderando a quienes tienen el conocimiento
Actuando como formadores en otras Entidades, compartiendo su aprendizaje y experiencia
BRINDÁNDOLES CONOCIMIENTOS CLAVES
A QUIÉN Y EN DÓNDE Estudiando y comprendiendo:
QUÉ NECESITO COMPRAR Analizando y entendiendo:
CÓMO LO DEBO COMPRAR Determinando:
El Mercado de proveedores Las tendencias y dinámicas del mercado
Base histórica Necesidades Restricciones
Estrategias de compra que maximicen el valor por dinero
APORTÁNDOLES HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMO Seguimiento a la gestión de compras
Manejo de relaciones internas
Técnicas de análisis
Negociación
Manejo de la relación con proveedores
GENERANDO UN EFECTO MULTIPLICADOR PRIMER CICLO DE FORMACIÓN
19 Compradores públicos y futuros formadores
SEGUNDO CICLO DE FORMACIÓN
28
servidores de la quienes formaron
40
servidores de
“La experiencia de aprender siempre será positiva. Me siento muy feliz de formar parte de este proceso de cambio, hay mucho por hacer pero también muchas ganas de que las cosas se hagan bien, de poder empezar a aportar y a cambiar nuestro esquema y mentalidad actual”. Martha Plazas, Alcaldía de Neiva La transformación de la compra pública en Colombia 5
Estructuración de un modelo a seguir Generando impacto en el Sector Público
EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN CONTEMPLA 4 FRENTES Formación en abastecimiento estratégico
Diagnóstico de la Entidad
Visión y estrategia de la Entidad
Implementación del abastecimiento estratégico
16 SEMANAS COLOMBIA COMPRA EFICIENTE Y EL EQUIPO DE LA ENTIDAD TRABAJAN CONJUNTAMENTE PARA LOGRAR LA TRANSFORMACIÓN Líder de equipo Equipo asesor
COMITÉ DE SEGUIMIENTO
Trabajo conjunto
ENTIDADES ESTATALES
Partícipes en los procesos de compra
Formación
Estrategia y organización
Abastecimiento
Líder área de compras
Analistas de compras
Unidades misionales
LOS BENEFICIOS PARA UNA ENTIDAD QUE SE TRANSFORMA SE MATERIALIZAN EN
MAYOR VALOR POR DINERO Utilizando los recursos de forma eficiente, eficaz y económica
MANEJO ESTRUCTURADO DEL GASTO Enfocando los recursos y el tiempo en procesos y categorías de mayor valor
MAYOR TRANSPARENCIA Y CONTROL DEL GASTO Alineándolo a la estrategia y objetivos misionales
EL ÉXITO DEL PROCESO DEPENDE DE
REALIDAD DE LA ENTIDAD Compromiso del nivel directivo Nivel de preparación Disponibilidad de información
EQUIPO Dedicado y disponible Motivado Empoderado
CAPITALIZAR GANANCIAS TEMPRANAS Cambio de mentalidad Formación y capacitación Implementación de categorías seleccionadas
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Transformación
Impactando una Entidad con base en resultados La Alcaldía de Medellín ha evolucionado su función de compras, con el fin de darle mayor visibilidad, importancia y posicionarla como un área estratégica dentro de la Entidad. Sus avances hicieron factible el inicio de un plan de transformación de la mano de Colombia Compra Eficiente.
EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
2002
La Secretaría de Servicios Administrativos adquiere la responsabilidad de gestionar las compras de bienes y servicios genéricos
2007
Se conforma la Unidad de Compras dentro de la Secretaría de Servicios Administrativos
2012
La Unidad de Compras se convierte en la Subsecretaría de Adquisiciones y Desempeño Contractual
ESTADO Y AVANCES MODELO Modelo descentralizado, excepto para bienes y servicios genéricos gestionados desde la “Unidad de compras” Bienes y servicios misionales descentralizados en las dependencias DEBILIDADES Diversidad de criterios Brechas de conocimiento y competencias
2015 - 2017
2015
Se le da mayor relevancia, convirtiéndose en la Secretaría de Suministros y Servicios
La Alcaldía de Medellín inicia una transformación hacia un enfoque estratégico y centralizado
2016 Continúa la transformación, con el acompañamiento de Colombia Compra Eficiente y A.T.Kearney, donde se definió la visión y estrategia de la función de compras: Crear mayor valor por el dinero Generar mayor control y transparencia Aumentar la capacidad de negociación con los proveedores Promover la competencia y la participación Obtener economías de escala Crear un modelo de compras más eficiente a través de especialización de los gestores
2017
76%
Del gasto de la Alcaldía de Medellín, se gestiona desde la Secretaría de Suministros y Servicios
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LA ALCALDÍA DE MEDELLÍN IMPLEMENTÓ UN PLAN DE TRANSFORMACIÓN
CAMBIO DE MENTALIDAD
ESTRATÉGICO Definiendo la visión, ejes estratégicos y objetivos de Abastecimiento Alineando la estrategia de abastecimiento con el Plan de Desarrollo
FORMACIÓN
Garantizando la captura de beneficios y la sostenibilidad en el tiempo
Capacitando a los equipos y personas que intervienen en la función de compra
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ORGANIZACIÓN Y PROCESOS Definiendo roles y perfiles Estructurando procesos claves
Personas capacitadas actuando como agentes de cambio
Iniciando el proceso interno de abastecimiento por categorías
QUE EN 2017 HA IMPACTADO EFECTIVAMENTE LA ENTIDAD
Iniciando la implementación de un proceso de abastecimiento
logrando un beneficio proyectado de
2 categorías
equivalente a
que acumulan un gasto estimado para 2017 de:
COP$170.500 Millones
Para el cierre de 2017 se espera completar la implementación de abastecimiento estratégico en
4%
5 categorías adicionales
Para el 2019 se pretende implementar el proceso de abastecimiento estratégico en las 18 categorías restantes de la Entidad
COP$6.800 Millones
para ser reinvertidos en programas prioritarios para la Alcaldía de Medellín
Finalizando el proceso con 25 categorías impactadas
Y HA CREADO UNA BASE SÓLIDA PARA
Formar otras personas dentro de la Entidad
GENERAR ESTRATEGIAS DE COMPRA QUE RESULTEN EN UN MAYOR VALOR POR DINERO
Implementar procesos de abastecimiento estratégico en las demás categorías
“Gerenciar la cadena de abastecimiento del Municipio de Medellín a través de una gestión efectiva y transparente, difundiendo mejores prácticas y fomentando el desarrollo económico de la ciudad a través de la gestión de proveedores, conociendo y entendiendo el mercado, para obtener mayor valor por dinero". Nicolás Ríos, Secretario de Suministros y Servicios, Alcaldía de Medellín La transformación de la compra pública en Colombia 8
Capacidades de A.T. Kearney relacionadas con este proyecto A.T. Kearney puso al servicio de Colombia Compra Eficiente todas sus competencias para el desarrollo de este proyecto. Entre ellas se destacan:
Firma de consultoría líder en abastecimiento estratégico para empresas a nivel global LÍDERES EN ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
A.T.Kearney cuenta con un repositorio de mejores prácticas aplicables a múltiples industrias Desarrolla Benchmarks y aplica herramientas especializadas (Purchasing Chessboard®, ROSMA®, House of Procurement)
A.T. Kearney Academy es una institución de aprendizaje EXTENSA EXPERIENCIA EN PROGRAMAS DE FORMACIÓN
AMPLIA TRAYECTORIA EN EL SECTOR PÚBLICO EN ABASTECIMIENTO
Capacita entre 2.000 y 3.000 personas anualmente a nivel global, en compras y abastecimiento estratégico Transfiere conocimiento dentro de las organizaciones empoderándolas para alcanzar sus objetivos
A.T. Kearney ayuda a Entidades Estatales alrededor del mundo a: Transformar la gestión de compras y la contratación Fortalecer las capacidades de sus equipos Incrementar valor por dinero
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A.T. Kearney es una firma de consultoría mundial con oficinas en más de 40 países. Desde 1926, somos asesores de confianza para las empresas más destacadas del mundo. A.T. Kearney es una firma propiedad de sus socios, con el compromiso de ayudar a sus clientes a lograr impacto inmediato y una ventaja creciente en los temas más cruciales para su trabajo. Americas
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Medio Oriente y África
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