3.2.4. Responsabilità nella comunicazione online

È inoltre necessario definire il mittente delle e-mail. Un indirizzo e-mail privato è una possibilità, ma è più raccomandabile avere degli indirizzi e-mail specifici con il nome di dominio della vostra sezione, alle cui caselle postali hanno accesso tutte le persone necessarie (ad esempio caporeparto@esempioscout.ch o brancalupetti@esempioscout.ch). Questo comporta il vantaggio che anche i vostri successori potranno accedere alle rispettive caselle elettroniche. Potete creare questi indirizzi e-mail con il vostro nome di dominio tramite il vostro sito web oppure ottenerli da diversi fornitori. Anche per la comunicazione via e-mail la definizione delle responsabilità è di vitale importanza. Definite chi risponderà a quali temi e chi può essere raggiunto quando. Niente è più fastidioso di una mancata risposta a una e-mail mandata diverse settimane prima.

Suggerimento: Anche per l’invio di normali e-mail vi sono degli utili strumenti a disposizione con i quali, ad esempio, non è più necessario digitare manualmente l’elenco dei destinatari. Se lo fate comunque in modo manuale, assicuratevi di inserire i destinatari nel «BCC» (copia nascosta) in modo che non tutti gli indirizzi e-mail siano visibili a tutti. Anche MiData vi aiuta con gli strumenti integrati per l’amministrazione delle e-mail.

2.2.4 Responsabilità nella comunicazione online

Oltre all’effettiva comunicazione dei contenuti attraverso i vari canali, è molto importante chiarirne esattamente le responsabilità. Ciò comprende anche le autorizzazioni delle persone responsabili dei vari strumenti, che di solito possono essere create in modo molto individuale. In definitiva, è vostra responsabilità assicurarvi che la comunicazione che utilizzate con i media funzioni senza intoppi. Ponetevi le seguenti domande: • Chi è responsabile della manutenzione attiva di quali media? Chi genera i contenuti e chi interagisce con i visitatori? • Chi risponde alle richieste di genitori, autorità, media, ecc.? Come possono essere raggiunte queste persone? Come viene gestita la sostituzione in caso di assenza? • Quali membri della vostra sezione hanno bisogno di quali autorizzazioni? (Un responsabile di branca dovrebbe, ad esempio, avere l’autorizzazione per modificare l’albo sul sito web, ma non altri contenuti, il responsabile dei social media dovrebbe avere tutte le autorizzazioni per queste piattaforme, ecc.) Elaborate un piano per tutte queste responsabilità e discutetelo con le rispettive persone. In questo modo potrete comunicare in modo più efficace, coordinato e serio sui vari livelli.