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FAÇA UMA CÓPIA DE SEGURANÇA DOS E-MAILS PARA UMA PEN

Uma caixa de e-mail é uma das mais importantes ‘bases de dados’ que podemos ter, devido à quantidade de informação pessoal e sensível que lá guardamos. Para antecipar um possível problema com o correio electrónico, vamos ensiná-lo a fazer backups das suas mensagens num suporte físico: uma pen USB.

Muitos utilizadores usam as caixas de correio electrónico como sistemas de arquivo para mensagens pessoais, documentos de trabalho, extractos bancários, facturas electrónicas e outros documentos - ou seja, tudo conteúdos que faz sentido guardar sob forma de backup num local seguro. Aqui, as boas práticas aconselham a usar a regra ‘3-2-1’, uma estratégia considerada eficaz, uma vez que envolve a criação de dois backups em dois tipos diferentes de armazenamento e a manter, pelo menos, uma cópia noutro local que não seja a nossa casa ou local de trabalho. O e-mail preenche os critérios para fazer uma cópia que siga esta regra, devido ao tipo de informação e ficheiros que podemos ter guardados na caixa de correio. Desde logo, duas cópias já estão garantidas: uma na nuvem (se tivermos uma conta como o Gmail, por exemplo) e outra no computador (se usarmos um cliente de e-mail como o Outlook ou o Thunderbird). Só falta mesmo o terceiro backup - vamos usar uma simples pen USB para pôr a salvo os e-mails.

APAGAR E-MAILS DESNECESSÁRIOS

A primeira coisa a fazer é analisar a caixa de correio para apagar e-mails inúteis, para que o backup fique optimizado e não ocupe demasiado espaço. Como é óbvio, tudo o que sejam documentos financeiros, recibos de compras importantes ou apólices de seguro não devem ser apagados. Um e-mail, em si, não é muito “pesado”, mas os anexos que pode ter, sim - alguns serviços, como o Gmail, permitem até 50 GB, um valor que ultrapassa em muito o tamanho de uma pen.

1 FILTRAR MENSAGENS POR TAMANHO NO GMAIL

Inicie a sessão na sua conta (online) e clique no ícone ‘Mostrar opções de pesquisa’ (três tracinhos) que está na caixa ‘Pesquisar correio’, no topo da janela. Isto vai abrir um conjunto de filtros que podemos definir - em ‘Tamanho’, escolha a opção ‘superior a’, escreva 20 no campo ao lado e deixe ficar ‘MB’ como está. Carregue em ‘Pesquisa’. Desta forma, a caixa do Gmail vai mostrar-lhe todos os e-mails com mais de 20 MB que tenha guardados. Esta é apenas uma sugestão: pode definir o tamanho máximo dos e-mails que quer incluir na cópia de segurança. Quando estiver satisfeito com a sua escolha, apague os e-mails que ultrapassam o valor que indicou como critério.