Szanowni Państwo, Przesyłam Państwu szczegółową instrukcję opisującą zasady dokumentowania i rozliczania działań prowadzonych przez Państwa w ramach realizacji Lokalnego Planu Działania (LPD). Proszę o dokładne zapoznanie się z poniższymi informacjami, a w przypadku jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości o kontakt z:
Moniką Boruch – m.boruch@mwi.pl Kingą Wojtas – k.wojtas@mwi.pl
Lista obecności - załącznik nr 1 Na każdym organizowanym przez siebie (także indywidualnym) spotkaniu zobowiązani są Państwo zbierać na listach obecności podpisy od WSZYSTKICH osób w nim uczestniczących.
Uwaga! Każdorazowo wpisują się wszyscy uczestnicy, Latarnik osobiście dokonuje ręcznej adnotacji: „kolejne spotkanie” obok nazwisk osób, które biorą udział w spotkaniu po raz kolejny.
Osoby biorące udział w spotkaniach WŁASNORĘCZNIE wpisują imię i nazwisko na liście obecności, a następnie składają podpis oraz wpisują swoje miejsce zamieszkania. Pozostałe pola (jak np. miejsce, data i nazwa LPD) należy uzupełnić elektronicznie przed spotkaniem. Listy obecności wypełnione w całości odręcznie NIE BĘDĄ AKCEPTOWANE, a osoby, które nie wpiszą się samodzielnie na listę NIE BĘDĄ UWZGLĘDNIANE w ogólnym zestawieniu osób przeszklonych. Wpisanie się na listę NIE JEST TOŻSAME z podpisem uczestnika, dlatego należy sprawdzać, czy wszystkie pola są wypełnione. Przypominamy, że każdy Grantobiorca otrzymuje wsparcie finansowe na realizację swojego Lokalnego Planu Działania kierując swoje działania do ODRĘBNEJ I NIEPOWTARZALNEJ GRUPY OSÓB. W przypadku dublowania się osób na listach obecności kilku Grantobiorców wymagać to będzie korekty i redukcji o konkretne nazwiska. Taka sama sytuacja dotyczy osób, które korzystały ze wsparcia grantowego we wcześniejszych edycjach (arkusz będzie weryfikowany z wykazem osób z poprzedniej edycji grantu).
Arkusz Excel - załącznik nr 2 Aby każdy z Państwa mógł prowadzić wykaz osób, które wzięły udział w organizowanych spotkaniach przygotowaliśmy specjalny dokument w postaci arkusza Excel (załącznik nr 2)
Uwaga! W tym pliku należy wpisywać każdą osobę tylko jeden raz! Jeżeli ktoś brał udział w kilku spotkaniach wówczas przy jego nazwisku wpisujemy datę lub daty tych spotkań.
Arkusz ten stanowi bazę wszystkich osób, które wezmą udział w zajęciach prowadzonych w ramach realizacji Lokalnego Planu Działania. Arkusz ten zobowiązani są Państwo przesyłać mailowo na adres granty@mwi.pl w terminie do 3 dni roboczych od zakończenia każdego okresu rozliczeniowego w temacie wpisując „wykaz osób objętych działaniem Latarnika Polski Cyfrowej (Jan Kowalski_październik)” Przez cały okres realizacji Lokalnego Planu Działania pracują Państwo na jednym arkuszu programu Excel wpisując kolejno nazwiska uczestników spotkań - przepisując je z list obecności.
Raport miesięczny - załącznik nr 3 W comiesięcznym raporcie należy odnotowywać Uwaga! każde przeprowadzone spotkanie wpisując w odpowiednich rubrykach: miejscowość, gminę, Do każdego spotkania należy załączyć odrębną listę obecności (nawet do miejsce (nazwę obiektu, dokładny adres), datę, spotkania indywidualnego - z jedną godziny spotkania, liczbę uczestników oraz opis osobą) przebiegu działania. Na opis przebiegu działania składają się: 1. Tematyka spotkania 2. Opis: kilka zdań przedstawiających przebieg oraz charakter spotkania 3. Wnioski/ustalenia
Pole: Inne zrealizowane działania służy do opisywania prac, które są niezbędne w Państwa działalności, ale nie wiążą się bezpośrednio ze spotkaniami, np.: to
promocja swoich działań- opis na czym polegała, jeżeli ktoś tworzył materiały należy je dołączyć do dokumentacji, np. projekt ulotki, rozmowy
z przedstawicielami instytucji wspierających- opis charakteru spotkania, jego efekty, należy wskazać z imienia i nazwiska osobę, z którą się spotkaliśmy, prelekcje, wystąpienia mające na celu rekrutację uczestników lub promocję swoich działań i samego projektu, dokształcanie się, itp.
Rachunek do umowy z Latarnikiem Rachunek należy wydrukować w DWÓCH egzemplarzach, po czym na każdym z nich: na wykazie kosztów w dacie wpisać OSTATNI dzień miesiąca oraz zaznaczyć odręcznie, przy odpowiedniej pozycji kosztowej, na jakie cele zostały poniesione wydatki w danym okresie rozliczeniowym, wpisać datę sporządzenia rachunku (PIERWSZY dzień miesiąca), podpisać własnoręcznie podpisem zgodnym z tym zamieszczonym pod zatwierdzonym do realizacji Lokalnym Planem Działania WYJĄTEK: NA RACHUNKU ZA PIERWSZY ORAZ OSTATNI OKRES ROZLICZENIOWY TJ. PAŹDZIERNIK ORAZ CZERWIEC W DACIE SPORZĄDZENIA RACHUNKU WPISAĆ OSTATNI DZIEŃ MIESIĄCA
Relacje w portalu latarnicy.pl i dokumentacja zdjęciowa Latarnicy zobowiązani są do zamieszczania na portalu latarnicy.pl relacji z każdego przeprowadzonego spotkania. Każde realizowane działanie powinno zawierać dokumentację zdjęciową (CO NAJMNIEJ 3 ZDJĘCIA), którą należy umieścić w relacji przeprowadzonego spotkania opublikowanej na stronie portalu. Dokumentacja zdjęciowa jest KONIECZNYM I WAŻNYM elementem całości rozliczenia danego miesiąca. Powinna ona przedstawiać zarówno charakter spotkania, jak i biorących w nich udział wszystkich uczestników. Proszę pamiętać, że należy wcześniej przekazać uczestnikom informację, że będą fotografowani, a zdjęcia z tego spotkania będą dostępne tylko na stronie projektu. SPOTKANIE NIEZAWIERAJĄCE DOKUMENTACJI SPEŁNIAJĄCEJ POWYŻSZE WYMOGI NIE BĘDZIE ROZLICZANE W RAMACH DZIAŁAŃ.
WAŻNE! NIE BĘDĄ AKCEPTOWANE ZAMIESZCZANE WYŁĄCZNIE ZDJĘCIA MATERIAŁÓW, SLAJDÓW, KOMPUTERÓW, PRACOWNI, PLAKATÓW, ULOTEK, A NAWET CAŁEJ SALI CZY BUDYNKU, A TAKŻE ZRZUTY Z EKRANÓW ITP.
Aby zamieścić relację należy zalogować się na stronie portalu,
a następnie klikając w profil wybrać opcję „dodaj relację”
W przypadku jakichkolwiek problemów skontaktuj się z administratorem strony :
Kają Głomb kaja.glomb@mwi.pl Jurkiem Drozdowskim j.drozdowski@mwi.pl
Podsumowanie Aby wywiązać się z comiesięcznego obowiązku rozliczenia grantu Latarnik zobowiązany jest w ciągu 3 DNI ROBOCZYCH OD ZAKOŃCZENIA KAŻDEGO OKRESU ROZLICZENIOWEGO, przekazać do Stowarzyszenia „Miasta w Internecie” całość dokumentacji związanej z realizacją Lokalnego Planu.
Sposób przekazywania dokumentacji: W każdym miesiącu: Listy obecności - (odpowiadające ilości zorganizowanych działań, podpisane przez Latarnika) Raport miesięczny- (jeden podpisany egzemplarz) Rachunek do umowy zlecenia- (2 identyczne i podpisane egzemplarze)
należy przesłać pocztą tradycyjną bądź kurierem na adres: Stowarzyszenie „Miasta w Internecie” Krakowska 11a, 33- 100 Tarnów z dopiskiem: „Granty”
PAMIĘTAJ: DOKUMENTY, NA KTÓRYCH NIE BĘDZIE POPRAWNIE WYDRUKOWANYCH LOGOTYPÓW NIE BĘDĄ AKCEPTOWANE!
Formularz excel należy co miesiąc przesyłać pocztą elektroniczną na adres mailowy: granty@mwi.pl Latarnicy do każdego działania wyszczególnionego w raporcie miesięcznym przygotowują relację na stronie latarnicy.pl, do której załączają wymaganą dokumentację zdjęciową.