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Introdução
É no âmbito da disciplina de Design de Eventos que nasce a realização deste trabalho. Este consiste na execução de todas as etapas para a criação de um evento. O tema escolhido para a execução do trabalho, embora seja prematura a abordagem ao mesmo, é a elaboração de uma proposta de inauguração da futura Pousada da Cidadela de Cascais, gerida pelo Grupo Pestana e com inauguração efectiva prevista para 20 de Março de 2012. O Grupo Pestana é o maior grupo hoteleiro português, cuja origem remonta a 1972. Possui unidades hoteleiras em três continentes, na Europa, na América Latina e África. Em 2003, o grupo assumiu a gestão das Pousadas de Portugal, promovendo a sua internacionalização. Tendo o trabalho por tema a inauguração de uma das futuras Pousadas de Portugal, foi premente termos um conhecimento aprofundado de como o grupo opera na abertura das suas unidades hoteleiras ou o que espera desta inauguração em concreto, motivo pelo qual realizámos uma entrevista a Patrícia Reimão - directora de Imagem e Comunicação do Grupo Pestana - para que fosse possível criar uma proximidade entre as práticas do grupo nesta matéria com o trabalho aqui exposto. Segundo as informações recolhidas, o Grupo Pestana não atribui grande importância ao momento da inauguração de uma nova unidade hoteleira, no sentido de criar um grande evento com muita projecção ou notoriedade. Invés de convidarem personalidades ou figuras públicas, o grupo aposta, por exemplo, em convidar os seus 100 melhores clientes para as inaugurações, mostrando e reforçando, por esta via, a proximidade que o grupo quer ter junto dos clientes e de certa forma contribuir para uma maior maturidade na relação. Pelo exposto, procurámos delinear um evento que vá de encontro à personalidade do grupo e à forma como se procura afirmar neste tipo de eventos.
Conceito A Cidadela de Cascais é um dos monumentos de rara beleza do país, onde foram escritas algumas páginas da História de Portugal e de Espanha. Houve, inclusive, um projecto de ampliação e reforço, que não se chegou a realizar, da Torre de Santo António de Cascais (1481-1495), durante a Dinastia Filipina, sob o reinado de Filipe II de Espanha (1580 – 1598). Dada a importância deste monumento, será criada uma exposição com toda a história e origem, que será alocada ao Museu das Ordens Honorificas Portuguesas. Neste sentido, a Pousada de Cidadela de Cascais insere-se no âmbito do turismo e das pousadas históricas estando, também e pelo exposto acima, muito direccionada para o mercado espanhol. O Evento está agendado para 20 de Março de 2012 e realizar-se-á nas próprias instalações da Pousada e no Museu das Ordens Honorificas Portuguesas, no recinto da Cidadela de Cascais.
Missão e Visão Pretende-se, com este evento, criar um espaço intemporal onde o presente e o passado se encontram. Através do encanto de uma visita, numa das mais conceituadas unidades hoteleiras de Portugal, o Grupo Pestana convida os seus clientes ao revivalismo da época do século XV. Com uma história de 500 anos, a pousada da Cidadela de Cascais já foi ocupada por vários povos. Os Portugueses foram os pioneiros, passando depois a ocupar as instalações da cidadela as tropas Francesas, Inglesas e Espanholas. Nesta abordagem torna-se evidente a importância que a cidadela teve em toda a História de Portugal, afirmando-se como um marco de vigia para protecção de trocas comerciais e de poder real. Através da inauguração, o grupo Pousadas de Portugal pretende, num primeiro contacto com o cliente, oferecer uma experiência a nível sensorial e cultural. Por outro lado, pretende-se através deste trabalho demonstrar a enorme responsabilidade que o Grupo Pestana assume com o Turismo de Portugal, imputando-lhe qualidade, dinamismo, diferenciação e sobretudo reforçar o selo “Made in Portugal”, assumindo claramente que a marca Pousadas de Portugal é extremamente forte e altamente competente, que proporciona a todos os seus clientes um compromisso, que presta serviços de qualidade, com requinte e com um atendimento atencioso e prestável.
Objectivos
a) Marcar a abertura oficial de uma nova unidade hoteleira do Grupo Pestana;
b) Divulgar, no mercado nacional e espanhol, através da comunicação social e turismo, a Pousada de Cidadela kkkkkkkkkde Cascais;
c) Posicionar a Pousada Cidadela de Cascais como uma unidade de cariz histórico;
d) Proporcionar uma experiência cultural (nas vertentes de espaço, exposição, música);
e) Reforçar a relação junto da carteira dos melhores clientes do Grupo Pestana;
Financiamento O orçamento dado pelo grupo Pestana para a inauguração ronda os 10 mil euros. Neste budget estão incluídos somente os gastos em termos de promoção do evento e o aluguer do material audiovisual. O resto entrará nas contas da própria Pousada. Pretende-se ainda uma parceria com a Câmara Municipal de Cascais que facultará diversos serviços, tais como a segurança e acessibilidade.Público-alvo O público-alvo ao qual se destina o evento de inauguração da Pousada de Cidadela Cascais, tem em linha de conta um conjunto de considerandos que passamos a listar e que foram anteriormente referenciados: •
O perfil característico das inaugurações realizadas pelo Grupo Pestana para o mesmo segmento (Pousadas de Portugal): discrição, intimismo, proximidade, personalização e simplicidade;
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O facto da Pousada da Cidadela de Cascais se posicionar como um monumento histórico-cultural;
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Ter por objectivo, enquanto target principal da Pousada da Cidadela de Cascais, o mercado espanhol (zona geográfica/mercado onde ainda não dispõe de unidades hoteleiras);
•
Por último, a natureza do serviço oferecido pelas Pousadas de Portugal que, per si, já se posicionam para um público-alvo muito específico.
Posto isto, consideramos que o público-alvo para a inauguração da Pousada da Cidadela Cascais pode assim ser definido: •
Toda a comunicação social nacional e espanhola, que esteja directa ou indirectamente associada ao universo turístico/hoteleiro e que possa contribuir para a promoção desta unidade hoteleira, em território nacional ou espanhol;
•
Representantes de agências de viagem espanholas e nacionais;
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Empresários do Concelho de Cascais e do Concelho de Oeiras;
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Empresários espanhóis;
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Os 100 melhores clientes da rede das Pousadas de Portugal;
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Todo o universo de colaboradores que compõem a rede das Pousadas de Portugal (à excepção da camada operacional);
De todo o modo, e de uma forma mais generalizada, parece-nos importante definir o target que futuramente irá compor a carteira de clientes tipo da Pousada da Cidadela de Cascais. Assim, considerando as especificidades anteriormente referidas, consideramos enquanto público-alvo: •
Do género masculino e feminino;
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De classe média-alta e classe alta;
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Segmento sénior (com idades compreendidas entre os 40 e os 70 anos);
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Pessoas que valorizam História, Cultura, Tradição;
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Pessoas que prezam por valores como: Sossego, Charme, Elegância e Requinte.
Caracterização do Ambiente Sendo a Pousada da Cidadela de Cascais um monumento histórico de Portugal, e pela natureza do próprio evento de inauguração, pressupomos que o ambiente não carece de uma caracterização demasiado cuidada, específica ou mesmo temática. O grande objectivo, em termos de ambiente, é revelar ao público o espaço tal como foi concebido e tal como as pessoas poderão vir a usufruir. Todavia, e tendo em consideração o conceito anteriormente definido, existem alguns pormenores que não devem ser deixados ao acaso e que contribuirão para exaltar as características da Pousada da Cidadela de Cascais e fazer deste momento um momento intemporal, onde «o presente e o passado se encontram». Nesse sentido: Iluminação A iluminação deverá ser de dois tipos: 1) Natural; 2) Artificial; A iluminação natural deverá ser composta por velas e por tochas. As velas serão colocadas nos espaços interiores e em locais chave e as tochas nos locais exteriores, com a finalidade de acompanhar nos vários traçados exteriores. A iluminação artificial deverá ser o mínimo possível e do tipo luz fria, em tons amarelados e com focos direccionados para pontos que se pretendam ressalvar (ex. uma fachada ou traçada histórica). O grande objectivo da iluminação para este evento é não ser excessiva, agressiva ou demasiado artificial podendo, dessa forma, permitir um cenário não só acolhedor e requintado, como muito típico de tempos passados, onde a iluminação se fazia à base de fontes naturais. Som Durante todo o decorrer do evento, desde a recepção, à apresentação das instalações, aos momentos de catering, deverá existir música ambiente do estilo clássico, tipo barroca. A música ambiente será monitorizada em termos volumétricos a fim de ser adequada aos diferentes momentos, pois terá diferentes funções de acordo com os mesmos. Fardamento O fardamento do pessoal será concebido especificamente para o evento de inauguração e será diferente, de acordo com as funções, de forma a contribuir para o cenário que se pretende montar. Com base no fardamento original, será inspirado nos traços, tecidos e modismos próprios do século XV de forma a reforçar o sentimento de revivalismo que se pretende para este acontecimento. Nota: Serão solicitados e analisados, no mínimo, três orçamentos para cada uma das necessidades: 1) Iluminação Natural e Artificial • Disponibilização de Material; • Consumíveis; • Controlo Técnico;
• Montagem / Desmontagem; • Recolha e Tratamento de Lixo; 2) Som • Disponibilização de Material; • Consumíveis; • Monitorização Técnica; • Montagem / Desmontagem; 3) Fardamento • Criação de Conceito; • Criatividade; • Produção A selecção dos orçamentos terá por base dois critérios: 1) Valor Global Competitivo e 2) Qualidade.
Organização do Espaço O espaço deverá estar organizado tendo em linha de conta os vários «momentos» que se pretendem oferecer. Assim, entende-se como espaços necessários e que deverão ser organizados de acordo com as suas finalidades: Recepção de Convidados Deverá estar na primeira zona interior, junto da entrada e na qual será efectuada a acreditação de convidados e distribuído material promocional 1 e merchandising 2. Nesta zona ficará o bengaleiro, onde os convidados poderão deixar os seus pertences pessoais dos quais não se querem fazer acompanhar durante o evento (casacos, malas, sacos). Esta zona contará com a presença de staff responsável pelo secretariado, fardado a rigor. Zona de Convívio Imediatamente a seguir à zona de recepção ficará a zona de convívio, onde os convidados poderão ter uma primeira impressão do evento, poderão encontrar outras pessoas e ter acesso ao programa. Zona de Cocktail A zona de cocktail será a mesma que a zona de convívio. O cocktail 3 dar-se-á durante o tempo de espera, ou seja, entre a recepção de convidados e o jantar e será do tipo volante (servido em bandejas). Zona de Catering A zona de catering ou sala de jantar será o terceiro espaço interior e onde será servido o jantar 4 a todos os convidados. Púlpito para Discursos O púlpito para discursos será disponibilizado após as sobremesas e os discursos5 iniciarão logo após os cafés e digestivos estarem servidos. Nesse sentido, o espaço destinado para o púlpito e respectivos discursos, será no topo superior da sala de jantar.
Espaço para Música ao Vivo Após os discursos, os convidados serão convocados para assistir ao concerto de música ao vivo6 , que se dará num espaço diferente à sala de jantar. Neste espaço haverá, ainda, um bar de apoio. Espaços para Audiovisuais Todos os espaços terão zonas próprias para a colocação de audiovisuais. Espaço para a Comunicação Social A comunicação social será alojada em salas próprias, onde poderão guardar material e preparar o trabalho. Todas as zonas de backoffice, tal como a cozinha, a copa, os balneários ou casas de banho, as zona de arrumos, entre outras, não estão consideradas uma vez que o evento se dá nas próprias instalações da Pousada da Cidadela de Cascais. Especificado no Anexo I Especificado no Anexo II 3 Especificado no Anexo III 4 Especificado no Anexo IV 5 Especificado no Anexo V 6 Especificado no Anexo VI 1
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Equipamentos Considerando os vários momentos que caracterizarão todo o decurso do evento consideram-se como equipamentos essenciais e não passíveis de serem disponibilizados pela Pousada da Cidadela de Cascais: •Telas; •Retroprojectores; •Colunas; •Computadores; •Iluminação; •Microfones; •Púlpitos; Estimam-se estes como sendo equipamentos cujo aluguer terá de ser efectuado a fim de suportar a realização do evento. Nota: Serão solicitados e analisados, no mínimo, três orçamentos para cada uma das necessidades de material e os mesmos serão seleccionados tendo por base dois critérios: 1) Valor Global Competitivo e 2) Qualidade.
Animação Audiovisual Para a animação audiovisual sugerem-se dois veículos: 1) projecções e 2) música ao vivo. Projecções As projecções durante o evento serão alusivas ao Grupo Pestana, tendo por base momentos memoráveis para o grupo tais como outras inaugurações, acontecimentos emblemáticos, instalações de outras pousadas e espaços
circundantes, a própria Pousada da Cidadela de Cascais e a Vila de Cascais. Música ao Vivo Depois do cocktail de boas-vindas, do jantar e dos discursos protocolares optámos por um pequeno concerto ao vivo, intimista, com classe e memorável. Para que esteja totalmente integrado com os objectivos traçados para o evento de inauguração, propomos um concerto de música barroca.
Programa 17H00 – Chegada do Presidente do Grupo Pestana 17H15 - Chegada dos Convidados 17H30 – Início do Cocktail 17H30 - Chegada do Presidente da Câmara de Cascais 17H45 - Chegada do Primeiro-Ministro / Representante Oficial 18H00 - Chegada do Representante do Governo Espanhol 18H15 – Visita à Exposição e às Instalações 19H00 - Início da cerimónia retirando a Bandeira Nacional colocada numa placa gravada alusiva ao evento 20H00 - Deslocação para o Salão de Jantar 22H00 – Discurso do Presidente do Grupo Pestana 22H15 – Discurso do Presidente da Câmara de Cascais 22H30 - Discurso do Representante do Governo Espanhol 22H45 - Discurso do Primeiro-Ministro / Representante Oficial 23H00 - Concerto
Comunicação A comunicação do evento, no presente enquadramento, procura utilizar o Evento de Inauguração como «pretexto» para divulgar o projecto e a abertura da Pousada da Cidadela de Cascais e, dessa forma, publicitar o espaço e reforçar a procura (alargamento da carteira de clientes). Nesse sentido a divulgação do evento terá por base os seguintes suportes: 1. Above The Line Imprensa Escrita Especializada – Tal como revistas, jornais e publicações destinadas a público nacional e espanhol, dedicadas de forma directa ou indirecta aos temas da Hotelaria e Turismo. Através deste meio, apostar-se-á em publicidade e conteúdos editoriais (tais como entrevistas, case-study, apresentação de projecto, …) que possam contribuir para a promoção/divulgação não só do evento de inauguração como da própria Pousada da Cidadela de Cascais.
Flyers Publicitários – Utilizar as outras Pousadas de Portugal como formas privilegiadas de divulgar o novo projecto do Grupo Pestana, através de flyers publicitários. Below The Line Site Corporativo – O site corporativo (www.pousadasdeportugal.pt) deverá ser um meio privilegiado de divulgação do evento de inauguração e do projecto da Pousada da Cidadela de Cascais. Através de notícias, publicação de parcerias, divulgação de press releases e de um encadeamento publicitário adequado (tipo countdown). Sites Especializados – À semelhança da Imprensa Escrita Especializada, deverão ser seleccionados sites dedicados ao universo da Hotelaria e do Turismo e que possam atingir o target desejado. Relações Públicas – A quem compete mediar as relações junto dos media, publicar press releases e estar presentes em eventos que possam servir para publicitar a Pousada da Cidadela de Cascais. Salões, Feiras e Exposições – Marcar presença em eventos (tal como a BTL, um conceituado evento anual nacional na área da Hotelaria) onde seja passível, através de contactos, de intervenções ou exposições, promover o projecto e dar conta da sua abertura e de forma a atingir os objectivos essenciais da promoção.
Materiais Promocionais
Convite
Anúncio
Anexo I Para o kit promocional a ser entrega no acto de acreditação sugere-se enquanto composição:
1. Saco de papel premium;
2. Flyer de apresentação e promoção dos serviços;
3. Brochura comercial bilingue direccionada para o mercado nacional e espanhol;
4. DVD interactivo de apresentação das Pousadas de Portugal e da Pousada da Cidadela de Cascais;
5. Oferta para 2 pessoas de 1 fim-de-semana na Pousada da Cidadela de Cascais;
6. Brinde (maqueta da Cidadela)
Anexo II Para material de merchandising propĂľe-se o abaixo tendo por base a imagem do evento: 1. CrachĂĄs; 2. Canetas; 3. Blocos de notas.
Anexo III Menu para o cocktail: • Canapés; • Salgadinhos Miniatura Variados; • Caviar; • Sumos de Fruta; • Champanhe/Espumante; • Bebidas Alcoólicas Aperitivas;
Anexo IV Composição do menu do jantar: • Sopa do Chef • Lagostins “Al Ajilo” • Salada de Confit de Pato, Ruibarbo e Rebentos de Shiso Violeta • Queijo de Cabra Massuça com Pão de Nozes • Croquetes de Presunto Ibérico • Lombo de Angus com Batata “Mascarada” de Morcela w Ralado de Chocolate Crocante • Momento Doce • Cafés • Bebidas: Vinhos da Casa, Selecção de Refrigerantes, Sumos de Fruta e Água Mineral
Anexo V Figuras públicas que estarão presentes no evento e que discursarão: • Director da Pousada da Cidadela de Cascais; • Director Geral das Pousadas de Portugal; • Presidente da Câmara de Cascais; • Representante do Governo Espanhol; • Primeiro-Ministro/Representante do Governo;
Anexo VI Grupos de Música Barroca a analisar/convidar: • Metais Barroco • Coral Nascente • Coral Alma Nova