『Peruvian e-Document System F/S Consulting』 Consultoría del Estudio de Factibilidad del Sistema Peruano de Documento Electrónico Mayo - Agosto, 2009
Índice I.
Esquema del Proyecto
•
Análisis Situacional
•
Diseño Propuesto
•
Plan de Ejecución
2
Colaboración entre Perú y Corea
I. Esquema del Proyecto
Perú y Corea han establecido una relación de colaboración respecto del Proyecto de Gobierno Electrónico (e-Gobierno). Este proyecto se inicia como una tarea de seguimiento para el establecimiento del Plan Maestro de Gobierno Electrónico en el Perú. Año 2008
Nov. 2008 MOU entre el e-Gobierno de Perú y Corea
Compromiso del Gobierno Peruano para la informatización
Año 2009
Mar. 2009 MOU para el establecimiento del Sistema e-Documento
Dic 2008~ Feb 2009 Establecimiento del Master Plan de Gobierno Electrónico en el Perú
Aplicación Aplicaciónsostenida sostenidade deproyectos proyectosde de e-Gobierno e-Gobiernopara paraingresar ingresaren enla la sociedad sociedadde dela lainformación. información. Reestructuración Reestructuraciónadministrativa, administrativa, innovación innovacióngubernamental gubernamentalyyla la eficiencia del trabajo a través eficiencia del trabajo a travésde dela la informatización. informatización. Reforzar Reforzarlos losservicios serviciosal alciudadano ciudadanoaa través travésde deuna unaadministración administración transparente. transparente.
Corea Gobierno Líder en competencias de Gobierno Electrónico
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May.2009~ Jul.2009 Sistema e-Documento Consultoría Estudio de Factibilidad
to Ubicada Ubicadaen enel el66topuesto puestodel delÍndice Índicede de Disponibilidad Disponibilidadde dee-Gobierno e-Gobiernode dela laONU ONUyy 99nonoen el FEM Índice Rápido de Red en el FEM Índice Rápido de Red99 (2008). (2008). Intensificar Intensificarel elapoyo apoyode dee-Gobierno e-Gobiernocomo como uno de los líderes mundiales de e-Gobierno. uno de los líderes mundiales de e-Gobierno. Retener Retenerlos loscasos casosde deéxito éxitoen endiversos diversos sectores incluyendo ciudadanos, sectores incluyendo ciudadanos,empresas empresas yyservicios administrativos. servicios administrativos.
Objetivos y Alcances del Proyecto
I. Esquema del Proyecto
El objetivo principal del proyecto es proponer al Gobierno Peruano el Sistema de Documento Electrónico optimizado, y demostrar la validez de su introducción basado en el análisis técnico, económico, y político, llevado a cabo durante las últimas 13 semanas. Avances Avances
Objetivos Objetivos yy Alcances Alcances del del Proyecto Proyecto Presentación del esquema del Sistema de Documento Electrónico para la Simplificación Administrativa en el Gobierno Peruano
Mayo, 2009
Julio, 2009
13 Semanas
1) Establecer la meta y visión de la política del Sistema de Documento Electrónico.
Fase I
Fase II
Fase III
Análisis del entorno y de la situación actual
Modelo Propuesto
Establecer la implementación de la hoja de ruta
Analizar la situación actual - Implementar el benchmarking nacional - Taller Local de Inicio - Entrevistas en ONGEI y principales oficinas gubernamentales - Encuestas del estado actual de la informatización documentaria.
2) Definir las funciones y responsabilidades de cada institución, así como la dirección de las leyes y políticas. 3) Presentar el Sistema de Aplicación Estratégica y el Modelo Propuesto. 4) Establecer las funciones de ejecución y plan de trabajo. 5) Proponer la forma de obtener financiamiento para la ejecución del proyecto. 4
Diseño Propuesto - Establecer los principales puntos de dirección y mejora - Definir la visión y estrategia de aplicación del Sistema e-doc - Diseñar el Modelo Propuesto - Presentar las tareas estratégicas
Plantear la Hoja de Ruta - Establecer la aplicación de la Hoja de Ruta - Planes para el financiamiento - Reporte Final en Perú (7 de Agosto, 2009)
Definición del Sistema de Documento Electrónico
I. Esquema del Proyecto
Los documentos sirven como base y fundamento para los trabajos administrativos. El Sistema de Documento Electrónico se basa en un diseño de gestión que automatiza y procesa la documentación en línea respecto del ciclo de vida de documentos (creación, distribución y almacenamiento). Ciclo de Vida del Documento
Distribuir
Crear
Archivar
Flujo de Trabajo (Workflow)
Fase Administrativa
Hacer el Documento
Aprobar
Entregar
Operación
Archivo
Comunicación
Conferencia
Pregunta/ respuesta 5
Búsqueda de datos
Notificación
Índice I.
Esquema del Proyecto
•
Análisis Situacional
•
Diseño Propuesto
•
Plan de Ejecución
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Descripción General del Análisis Situacional La situación actual del Sistema de Documento Electrónico Peruano será investigada desde las perspectiva política, económica y técnica; y se llevará a cabo a través de la investigación de datos e información, así como por medio de entrevistas a funcionarios de entidades públicas. Análisis Tareas Análisis de de la la Situación Situación Actual Actual Tareas por por Implementar Implementar Análisis Análisis de las Políticas Nacionales
Análisis del estado de las TIC a nivel nacional
Análisis de Leyes y Políticas
Entrevistas con entidades gubernamentales
Análisis de Servicios Análisis de Procesos del Trabajo Actual
Análisis del Sistema de Trabajo
Análisis de la Legislación y Políticas Peruanas
Análisis Cualitativo de Costos y Servicios
Análisis de la Demanda Análisis del Usuario
Análisis de los Resultados de la Entrevistas
Leyes y Políticas
MEF, SUNAT, ONPE, AGN, PCM entre otros. Ley de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nacional de Planificación Estratégica, Informe de País del BID 2007-2011 Leyes relacionadas a las TIC Simplificación Administrativa del proyecto llevado a cabo por PCM Proceso de Gestión de Documentos
Investigación de la Data
Mejores Prácticas Estrategia
Entrevistas con 10 funcionarios públicos de nueve instituciones
Entrevista con la persona encargada de tramitar los fondos
Lección aprendida
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Gestión de Gasto y Demanda Organización del Gobierno peruano y de RRHH
IDB, KOICA PMDE
Sistema de Gestión de Documentos en el Perú
II. Análisis Situacional
El sistema de gestión de documentos que opera actualmente en el Perú se basa en gran medida en dos modelos: los sistemas funcionales y los sistemas representativos. Se han analizado ambos para extraer los problemas del actual sistema de gestión de documentos electrónicos y para proponer su mejora.
Gestión de e-Documentos
Registro de Documentos
Sistema de trabajo que permite transportar los documentos al adjuntar los e-documentos. SIGED (Sistema de Gestión Documentaria) - SUNAT Funciones y Características: 9Registrar y adjuntar los documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos. 9Registrar y consultar el estado de tramitación de documentos. 9Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos de cada departamento e individuo. 9Apoyar la aprobación del procedimiento y entrega del mismo al personal encargado y subsiguiente seguimiento.
Aplicar el Sistema de Registro de documentos para la gestión de entradas y salidas. TRAFYS (ONPE), Sistema de Trámite Documentario (MEF), Sistema de Gestión Urbana (Locales Miraflores), Sistema de Trámite Documentario (MINSA), entre otros. Funciones y Características 9Registro de documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos. 9Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos por cada departamento e individuo. 9No se puede adjuntar el documento. 9Gestor de documentos basados en el funcionamiento de cada departamento.
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SIGED(SUNAT)
TRAFYS (ONPE)
Proceso de Gestión de Documentos
II. Análisis Situacional
Los documentos generados al realizar trabajos administrativos se imprimen y distribuyen manualmente; su estado se registra y gestiona en el Sistema de Archivo de Documentos. Proceso Proceso Creación de Documentos
Proceso del Documento
Problema Problema
El gestor de documentos es la primera persona que registra internamente los documentos creados o solicitados por entidades externas Crear e imprimir el documento en el sistema documentario. Se requiere la firma manuscrita de los documentos para tener fuerza y efectos jurídicos.
Distribución de Documentos
Proceso del Sistema
1
2
Transferencia y recepción manual de los documentos durante su intercambio entre entidades.
3
Los documentos creados electrónicamente se imprimen con el fin de enviarlos.
4
Los mismos documentos son guardados y mantenidos redundantemente en diferentes entidades.
5
Procedimiento de aprobación complicado respecto de temas críticos, que requieren solución inmediata.
Registrar el documento Aprobación manual
El gestor de documentos registra la situación de los documentos en el sistema al enviarlos o recibirlos.
Registro Estado de Documentos Enviar y recibir el documento Registrar el estado del
documento al enviarlo y recibirlo El gestor de documentos registra el estado del documento en el sistema una vez que el departamento correspondiente completa el trabajo Realizar el trabajo correspondiente del documento.
Archivo de Documentos
Registrar el resultado del proceso del documento
Las copias de los documentos procesados, se conservan y mantienen en el departamento. Archivar en el departamento
9
Los documentos creados electrónicamente se imprimen para obtener la aprobación de la persona encargada.
Problemas y Soluciones
II. Análisis Situacional
Del análisis situacional se observan situaciones que pueden ser resueltas mediante la aplicación de distintos planes que incluyen el entorno técnico y las áreas de negocios. Problema Problema Análisis de la situación
Solución Solución
Documentación basada en papel
Renovar la legislación y las políticas relacionadas con el e-Documento
La falta de normas de alcance nacional para la gestión de documentos Exceso de gastos en la gestión de documentos
Definir las normas técnicas del documento Soporte de la automatización del flujo de trabajo del documento Automatizar el intercambio de documentos entre las entidades
Excesiva y redundante labor de apoyo en el proceso del documento
Función de uso amigable
Análisis del Servicio
Excesivo archivo de documentos
Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo
Gestión orientada al sistema de documentos
Soluciones técnicas
Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos
Gestión de documentos basado en funcionamiento del área
Digitalizar los archivos y la gestión de documentos
Dificultad en el almacenamiento y mantenimiento de los documentos debido al escaso espacio físico
Análisis de la Demanda
Soluciones legales
Dividir la gestión del documento en unidades específicas
Demora en el trabajo debido a limitaciones de espacio físico
Mejorar el proceso de gestión de documentos
Falta de un sistema de trabajo que permita la sistematización de experiencias y conocimientos
Minimizar el trabajo de apoyo
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Soluciones de negocio
Descripción de Mejores Prácticas
II. Análisis Situacional
El éxito del Sistema de Documento Electrónico Coreano se atribuye a los siguientes cuatro factores, así como a los 10 años de esfuerzos sostenidos en cada división.
Factores de Éxito 1998 Estrategia Estrategia Nacional Nacional Consistente Consistente
Manejo de Políticas Renovación Renovación de deLeyes Leyes yyPolíticas Políticas
Estandarización Estandarización
1999
14 Tareas de e-Gobierno
2000
2001
2002
11 Tareas de e-Gobierno
Promulgación Promulgaciónde delalaLey Ley de Gestión de Archivos de Gestión de Archivos yyRegistros Registros(1999) (1999)
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Hoja de ruta de 31 tareas del e-Gobierno
Declaración Declaraciónde desolución soluciónintegral integralpara paralala aprobación y distribución electrónica aprobación y distribución electrónica de dedocumentos documentos(Feb.2004) (Feb.2004)
Promulgación Promulgaciónde delalaLey Leyde dee-Gob.(2000) e-Gob.(2000) Revisión Revisiónde dedirectrices directricespara paralala gestión administrativa gestión administrativa(2000 (2000) )
Distribución estandardizada Distribución estandardizada de e-Documentos entre de e-Documentos entre sistemas de e-Documentos sistemas de e-Documentos Heterogéneos Heterogéneos
Innovado InnovadoSistema Sistemade de gestión de documentos gestión de documentos(2002) (2002)
Norma Normaque quepromulga promulga tres directrices tres directricessobre sobreeeDocumentos (2002) Documentos (2002) Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registros Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registros y Construcción de e-Registros DB y Construcción de e-Registros DB
Manejo Establecimiento Establecimiento gradual gradualdel del Técnico Sistema
Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Inicio del trabajo Inicio del trabajo
Sistema Sistema
Se presentó el Nuevo Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado Se presentó el Nuevo Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado Sistema de Documento de documentos electrónicos de forma independiente Sistema de Documento Electrónico de documentos electrónicos de forma independiente Electrónico
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Descripción del Sistema de Documento Electrónico Coreano
II. Análisis Situacional
Corea cuenta con la Ventanilla Unica del Sistema de Gestión de Documento Electrónico, el mismo que dispone de la creación, distribución y archivo de documentos electrónicos, y ha establecido el marco jurídico necesario para la implementación del e-documento. Esta normativa consta de Leyes, Decreto, y Normas. Flujograma -Documentos en Flujograma de de ee-Documentos en Corea Corea
Leyes Leyes yy Estandarización Estandarización del del Sistema Sistema
Ley
Cada Entidad
Sistema de Gestión de Registro
Sistema e-Documento
Reglamento
Archivo Nacional
Centro de Distribución de Documentos Electrónicos
Reglamento de la ley de Gobierno Electrónico
ImplementaImplementación del Decreto de Asuntos de Gestión Pública
Normas del Sistema de eDocumento
Normas
Cada Entidad
Sistema e-Documento
Sistema de Gestión de Registro
ImplementaImplementación del Decreto de la Ley de Archivo de Documentos de Entidades Públicas
Normas de Distribución del e-Documento
Normas de Conectividad Normas de Gestión de Documentos
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Ley de Archivo de Documentos del Sector Público
Ley de Gobierno Electrónico
La Vinculación de las Normas Tecnológicas GPKI
Funciones del Sistema de Documento Electrónico
II. Análisis Situacional
Las normas del sistema de documento electrónico establecen la gestión y el sistema de cooperación para la creación, distribución, proceso y archivo. El propósito del Sistema es el promover la eficacia y la simplificación administrativa a través del manejo de documentos electrónicos entre entidades. Estándares Estándares Generales Generales
Lista -Documentos para Lista de de las las funciones funciones del del Sistema Sistema de de ee-Documentos para entidades entidades públicas públicas
• Propósito
Flujograma
- Aumentar la eficacia de la administración pública y definir las funciones esenciales del sistema electrónico de documentos administrativos de cada entidad con el fin de establecer el sistema de gestión de documentos por e-Documentos.
• Objetivos aplicables y Distribución
Distribución
Archivo
Aprobación Electrónica
Distribución de Documentos Electrónicos
Preparación y borrador del documento
Despacho de documentos
Manejo de Documentos Electrónicos Carpeta de documentos de gestión
Aprobación, clasificación y presentación
Recepción de documentos
Función de correo electrónico
Comunicación
- Estas normas son aplicables cuando un desarrollador está creando un sistema electrónico de documentos administrativos para cada entidad de gobierno o cada entidad administrativa establece un sistema electrónico de documentos
Creación
Composición
Recepción
Envío
Función del Boletín Electrónico Publicar
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Leer
Otras funciones de administración de documentos
Meta de la distribución del e-Documento y Principales Funciones
II. Análisis Situacional
Se buscará la estandarización de los servicios administrativos y la eficiencia en la ejecución del trabajo mediante el establecimiento del sistema de gestión de distribución basada en la administración del Centro de Distribución de Documentos Electrónicos. Flujo -Documentos Flujo de de Distribución Distribución de de ee-Documentos
Meta -Documentos Meta de de Distribución Distribución de de ee-Documentos Elevada eficiencia en la ejecución de trabajos Al distribuir los documentos electrónico a la mayor cantidad de entidades seleccionadas
Entidades Consulta de la Parte Receptora
Sistema e-Documento Sistema de Información Administrativa
Estabilizar los servicios Mediante la adopción de Normas Internacionales Estandarizadas
Solicitar y verificar firma electrónica
Mejora del nivel de satisfacción y utilización Mediante el mejoramiento de la función de distribución de e-Documentos
Enviar y recibir e-Documento Código Administrativo Estandarizado
Establecer estándares abiertos del Sistema de distribución de eDocumento
Ampliar el número de entidades que utilizan la distribución de e-Documento
Directorio de Gobierno
Solicitar y verificar la firma digital
Parte receptora de búsqueda
14
Firma Digital
Centro de Distribución de Documentos Electrónicos
Meta de la Gestión de Archivos y Registros
II. Análisis Situacional
El Gobierno de la República de Corea ha aumentado la eficiencia en la preservación de los archivos y registros nacionales, así como, ha incrementado la renovación de los archivos nacionales y el sistema de gestión de registros de forma gradual. Meta Meta de de Archivo Archivo yy Gestión Gestión de de Documentos Documentos
Flujograma Flujograma de de Archivos Archivos yy Gestión Gestión de de Documentos Documentos
Archivos de Primer Nivel y Sistema de
Sistema e-Documento
Entidad
Gestión de Documentos Entidad
Administración Innovación Confiable de Gestión Innovación Participación del Trabajo Pública
• Borrador, Aprobación, Distribución • Informe de la transferencia y el control de estado del documento • Registro, clasificación, presentación
Interconexión
• Gestión abierta de Archivos y Registros
Interconexión Preparar el sistema para la conservación permanente de Archivos y Registros
Special Agency
Preparar la utilización del Sistema de Información de Registros
(Dos años)
de Archivos y Registros del Sistema Sistema de Gestión • Recopilar y transferir el control de los archivos y registros Archivo • Exploración y utilización los archivos y y Gestión registros de Documentos • Administración de Bibliotecas
Innovación Nacional de Archivos y Sistema de Gestión de Documentos
Establecer Gestión Electrónica de Archivos y Registros
Transferir el ControlBúsqueda
Transferir el Control Criterio de (Siete años)
Clasificación
Administración del Preservación de Archivos y Registros del Sistema • Recopilar los archivos y registros Archivo Nacional • Utilizar los medios de preservación y de • Conservación permanente de los archivos y registros Registros • Completa gestión de los criterios de clasificación
15
Efectos esperados de la Introducción del Sistema e-Documento II. Análisis Situacional El Sistema de Documento Electrónico de la República de Corea ha alcanzado un enorme progreso ya que más del 98% de los documentos públicos se distribuyen vía electrónica, en tanto que, la reducción de los costos administrativos y las ventajas obtenidas son apoteósicas. Resultados ico Resultados del del Establecimiento Establecimiento del del Sistema Sistema de de Documento Documento Electrón Electrónico Aprobación Electrónica • Completa solución de la aprobación electrónica • Reducción de tiempo de procesamiento de los documentos • Innovación administrativa
Distribución de e-Documentos
Archivos Electrónicos y Gestión de Documentos
• La reducción de los costos adicionales de alrededor de $ 42M por año • Aprox. $ 114M en reducción de gastos acumulado de acuerdo a lo estimado por MOPAS
• Establecer las bases para la gestión de archivos y expedientes electrónicos • Administración confiable a través de una gestión rigurosa de los archivos y registros públicos
Número de entidades que utilizan la distribución 1000 electrónica de documentos
900 800 700 600 500 400 300 200 10.0% 100 0 1997
89.5%
92.6%
96.3%
97.7%
98.2%
98.4%
99.0%
2007
2008
41.4M 30.9M
66.8% 20.8M
54.9% 12.8M
32.5% 20.0%
1998
8.8M
1999
2000
2001
2002
2003 16
2004
2005
2006
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Lecciones Aprendidas (Corea)
II. Análisis Situacional
En la etapa inicial, debe tomarse en cuenta una política basada en la técnica de ensayos y errores. Para ello es necesaria una estrecha colaboración entre las entidades pertinentes, una definición clara de R&R, la identificación de las necesidades de los usuarios, y la correcta estrategia de gestión del cambio, con una política basada en el apoyo, así como, en el soporte técnico para la estandarización de los documentos electrónicos. Ensayos mentos Electrónicos Ensayos yy errores errores en en el el proceso proceso de de establecer establecer el el Sistema Sistema de de Docu Documentos Electrónicos en en Corea Corea
Introducción Introducciónindiscriminada indiscriminada de delalaGestión Gestióndel del Sistema e-Documento Sistema e-Documento en encada cadaentidad entidad
Ausencia de normas sobre administración de e-documentos en la fase inicial de introducción, causando que diferentes entidades utilicen los sistemas de e-documentos con diferentes funciones y normas. Inversión redundante de TI debido en las fallas de distribución de documentos electrónicos y la introducción de diversos Sistemas de documento electrónico en diferentes entidades
Proceso Procesode deaprobación aprobación redundante (aprobación redundante (aprobaciónbasada basada en el papel seguido por en el papel seguido poruna una aprobación aprobaciónelectrónica) electrónica)
La aprobación redundante resultó ser el único obstáculo de mayor influencia para disuadir la reducción en el tiempo y costo en la etapa inicial de la introducción del Sistema de Documento Electrónico
Fracaso Fracasode delalagestión gestión del cambio del cambio(la (laresistencia resistencia alalcambio) cambio)
Familiarizarse con la nueva gestión de documentos La falta de explicación en el proceso para trabajar con documentos electrónicos produjo que los gestores se resistieran a utilizar la aprobación electrónica 17
Colaboración ColaboraciónCercana, Cercana, Definición Definiciónclara clarade deR&R R&R desde la etapa inicial desde la etapa inicial
Requerimiento Requerimientode deEstándares Estándares Técnicos Técnicos desde desdela laetapa etapainicial inicial
Gestión Gestióncomprometida comprometida en prevenir en prevenirla la Doble Dobleaprobación aprobación
Identificar Identificarnecesidades necesidadesyy requerimientos requerimientos de delos losdirectivos directivosyytrabajadores trabajadores para paraobtener obtenerconsenso consensoeeinformar informarde delos los Beneficios del cambio Beneficios del cambio
Índice I.
Esquema del Proyecto
•
Análisis Situacional
•
Diseño Propuesto
•
Plan de Ejecución
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Visión y Objetivos del Sistema de Archivo de e-Documentos
III. Diseño Propuesto
La visión del Proyecto de Sistema de Documento Electrónico, se define como una de las herramientas primordiales para la Simplificación Administrativa y la Modernización del Estado, por lo que se deberán implementar las correspondientes estrategias para lograr este objetivo. Sistema de e-Documento como herramienta primordial para la Simplificación Administrativa y
Visión
Objetivos
Estrategia de ImplementaImplementación
la Modernización del Estado
Preparación técnica y cultural para la mejora de trabajo
Apoyo eficiente en la administración y transmisión paulatina de conocimientos
Leyes y Políticas
Estandarización
Preparación y reforzamiento de política y normas Eliminar las restricciones y fomentar el uso de e-documentos
Introducción de Políticas Estandarizadas Para reducir los costes iniciales y elevar la utilización del sistema
Introducción de la Estrategia Introducción gradual de la estrategia
Mejorar las prácticas ineficientes a través de la automatización
Proceso de Trabajo
Sistema de Implementación
Establecer estándares para el flujo de trabajo
Sistema Riguroso de Implementación
Con diferentes niveles de Llevar la innovación Informatización y administrativa a nivel tomando en cuenta la nacional infraestructura 19
Para una rápida introducción y expansión del sistema
Resumen de Mejoras de Tareas
III. Diseño Propuesto
Se han definido siete (7) tareas a mejorar, con estrategias de aplicación obtenidas en base al análisis de estudios previos realizados. Soluciones Soluciones Renovar las leyes y políticas relacionadas al documento electrónico Definir las normas técnicas documentarias Construir un Sistema de Implementación Eficiente Automatizar el Flujo de Trabajo Documentario Automatizar el intercambio documentario entre entidades Uso amigable del sistema Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos
Digitalizar los archivos y la gestión de documentos Dividir la gestión del documento en unidades específicas Mejorar el proceso de gestión de documentos Minimizar el trabajo de apoyo
Mejora Mejora de de tareas tareas i
Reforzamiento legal y preparación de políticas Establecimiento de Políticas de Estandarización Introducción de la Estrategia PasoPaso-a-Paso Procesos de Estandarización de Trabajo Establecimiento Riguroso de la Implementación del Sistema 20
1
Renovar las leyes relacionadas al Documento Electrónico
2
Establecer normas técnicas
3
Introducir el Sistema de Gestión de Documento Electrónico entre Entidades
4
Introducir el Sistema de Distribución Electrónica entre Entidades
5
Introducir el Sistema de Gestión de Archivos y Registros Nacionales
6
Introducir el Sistema de Documento Electrónico y organizar el equipo de trabajo
7
Establecer Plan de Gestión de Cambio
Tareas de Mejora
01
III. Diseño Propuesto
Renovación de las leyes relacionadas a documento electrónico Se requiere una revisión gradual de leyes para la implementación del Proyecto Piloto → Distribución de Documento → Gestión de Archivos y Registros Promulgación de la norma que permita la ejecución del proyecto piloto (Administración de e-Documentos, Infraestructura)
Meta
Tipo
Definir modelo estándar que se aplicará a toda las entidades del Gobierno Peruano. Identificar los problemas que puedan surgir en el proceso de implementación y presentar las soluciones.
Revisión de las normas para la Gestión de Archivos y Registros (Gestión de Archivos y Expedientes Públicos)
Establecer la creación y distribución de documentos administrativos que, mediante norma legal, se lleven a cabo vía electrónica.
Establecer la base jurídica para gestionar archivos y registros que deban ser conservados conforme a las leyes nacionales y a las normas ISO.
Apoyar la utilización de la norma del Sistema de Gestión de e-Documentos en todas las entidades gubernamentales.
Decreto Supremo Establecer el principio que los documentos administrativos deban ser creados electrónicamente.
Factor Legal
Incluir una cláusula en la norma relacionada al Documento Electrónico (Administración de e-Documentos, e-Distribución, Infraestructura)
Preparar formatos administrativos de acuerdo al e-Documento. Efectuar e-Documentos a través de aprobación electrónica.
Ley Centro de Apoyo a la distribución del Documento Electrónico (GDOC). Preparar el sistema para verificar la autenticidad de los documentos cuando se distribuyen entre las entidades.
Ley Definir las funciones y responsabilidades de las entidades a cargo de la Gestión de Archivos y el Archivo Nacional. Establecer el sistema de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales. Aprobar las normas de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales.
Mejorar el procedimiento administrativo previo a la introducción del sistema.
21
Tareas de Mejora
02
III. Diseño Propuesto
Establecer Normas Técnicas La Norma Técnica es el factor clave para el éxito de la difusión del sistema de documento electrónico, así como, la promoción de la distribución de documentos electrónicos entre entidades.
Estándares Técnicos del Sistema de e-Documento Gestión
Sistema Arquitectura del Sistema
Tecnología
Estándares Funcionales
Estandarización
Proceso de
deDocumento e-Document
Sustained Mejora sostenida improvement a través de through arquitectura standardized estandarizada architecture
Minimizeriesgos risks Minimizar queinvolving impliquen la compatibilidad con compatibility with laproper debidaresponse respuesta cambios in toachanges tecnológicos technologies
Desarrollo y Guía de Operaciones
Cumplir con las Comply with laws leyes y & regulations and regulaciones y support apoyar el trabajo standardized work estandarizado
Define work Definir los procesos processes de trabajo a través through system del sistema, los to deben becuales complied with cumplir con las laws & regulations leyes y reglamentos
Minimizarrisks los Minimize riesgos rapid a través through and de un rápido efficient y eficaz desarrollo development &y funcionamiento operation
Support Apoyo en ela Distribution distribución electrónica entre among institutions entidades asías como as well su utilización utilization
de trabajo
Estandarización Estandarización de e-
Cumplimiento de los requerimientos de las leyes y/o normas y reglamentos predeterminados sobre regulación de edocumentos
Emisión de estándares tecnológicos de egobierno a través de las entidades pertinentes. Definir los estándares técnicos a ser usados como guías a seguir, en lugar de mandatos o imposiciones legales.
Ley de Gestión de e-Documento
22
Tareas de Mejora
03
III. Diseño Propuesto
Introducción del Sistema de Gestión de Documento Electrónico dentro de las entidades. Dentro de la entidades, el ciclo de vida de los documentos electrónicos debe contar con el apoyo y la colaboración del personal pertinente. Requerimientos Requerimientos Requerimientos Requerimientos
Oficina sin Papeles
Portal de Trabajo Administrativo
Comunicación, Colaboración y Gestión de Conocimiento
Administración Conveniente y Fácil
Arquitectura Arquitectura
Incluye todas las funciones necesarias para la implementación del trabajo sin papel.
Sistema de Gestión de Documento Portal Información del Portal Inscripción Única Personalización
Debe ser el núcleo del sistema de e-Gobierno a través de una estrecha interconexión con los sistemas encomendados.
Negocio Módulo Interfase
Servicio Común
Flujo de Trabajo
Comunicación
Proporciona una variedad de canales de comunicación incluyendo el correo electrónico, el boletín y el messenger.
Aplicación del del legado legado Aplicación
El Sistema de gestión permite un funcionamiento estable bajo diferentes niveles de informatización.
RR HH
23
Componente de Servicio
Tareas de Mejora
04
III. Diseño Propuesto
Presentación del Sistema de Distribución de Documentos dentro de las entidades de la administración pública El propósito principal del Sistema es implementar una administración rápida y eficiente, al distribuir los documentos electrónicamente entre las entidades públicas, eliminando y/o reduciendo gastos. Requerimientos Requerimientos Distribución de Documentos en Tiempo Real
Distribución estable de Documentos
Conveniencia en la Distribución de Documentos
Elevada Seguridad Documental
Arquitectura Arquitectura Envío de las entidades
Rápida administración a través de transferencia electrónica de documentos entre las instituciones en tiempo real. Aclarar las responsabilidades de los actores relevantes, asegurando la interfase correcta de envío y recepción de documentos.
Sistema de e-Documentos
Módulo regulador
Reducción de gastos al reducir al mínimo los costos en el envío y recepción de documentos.
Centro de Distribución de e-Documentos
Directorio del Gobierno
Gestión de autenticación
Recepción de las entidades
Sistema de e-Documentos
Módulo regulador
Módulo de intercambio Servidor de mensajería
Enviar documento
Establecer una colaboración fluida para prevenir la posibilidad de elaboración de documentos manuales.
24
Módulo de Procesos
Envío de documento
Tareas de Mejora
05
III. Diseño Propuesto
Presentación del Sistema de Gestión del Archivo Nacional y Registros Apoyo a la administración transparente y gestión eficiente de los archivos y registros nacionales mediante la conservación estable y eficiente de los documentos administrativos. Requerimientos Requerimientos Manejo de Documentos
Instituciones Públicas
Gestión estable de documentos al minimizar la posibilidad de pérdida o daño de los documentos.
Utilización adecuada de Documentos
Facilitar el acceso público a la información administrativa a través de métodos convenientes y fáciles.
Manejo Eficiente
Mantenimiento y almacenamiento adecuados de información administrativa mediante la eliminación de las limitaciones de espacio físico.
Administración Transparente
Arquitectura Arquitectura
Sistema e-Documento
Archivos y Registros DB
Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registros Portal Búsqueda Integrada
Entrega del documento
Criterio de Clasificación Sistema de Clasificación de trabajo
Base de Información
Transferir el Control Sistema Nacional de de Archivos y Gestión de Archivos y Registros Registros Lista de Gestión Electrónicos de Archivos Lista de Archivos y Registros y Registros Administración de Bibliotecas Archivos y Registros e-Documento DB No Electrónicos Conservación de e-documentos
Promover la transparencia administrativa y obtener la confianza de los ciudadanos facilitando el acceso del público a la información administrativa. 25
Tareas Mejoradas
06
III. Diseño Propuesto
Organización para la introducción y funcionamiento del sistema de documento electrónico Sistemas de colaboración para la introducción y el funcionamiento del sistema de documento electrónico.
Roles Roles yy Responsabilidades Responsabilidades
R&R R&R por por fases fases Piloto
Preparación Estrategia y Planeamiento
PCM PCM
PCM
PCM
CIO’s MEF
Asesor
ONGEI ONGEI Coordinación
ONGEI ONGEI
Apoyo
MEF MEF CIO’s CIO’s AGN AGN RENIEC RENIEC Entidades Entidades
ImplementaImplementación
Entity
Asistencia
Operación
Difusión & Avances PCM
ONGEI
PCM
CIO’s Asesor
Entidad Entidad
Empresa
Empresas EmpresasTI TI
RENIEC
ONGEI
AGN
Centro de Sistema Distribución de Archivo
RENIEC
26
Tareas Mejoradas
07
III. Diseño Propuesto
Planificación de Gestión del Cambio
El cambio de paradigma entre los funcionarios públicos del Perú es crítico para el éxito de la implementación del Sistema de Documento Electrónico, ya que el sistema sentará las bases para cambiar la manera en que todos los peruanos llevan a cabo sus trámites administrativos, promoviendo la simplificación administrativa y la modernización del Estado.
Requisitos Requisitos Gestión de cambio con mínimo impacto
Eficiente gestión de cambio a través de una definición clara de R&R
Gestión de Cambio Integral
Meta Meta de de Gestión Gestión de de Cambio Cambio
Capaz de minimizar el periodo de estabilización así como el impacto en los trabajos administrativos actuales.
Firme compromiso con la aplicación y apoyo al sistema Administrador
El cambio de gestión debe Planning ser conjuntamente iniciado Usuario y realizado por todas las partes interesadas incluyendo la dirección central, cada una de las entidades, y los operadores de sistemas La iniciativa integral de cambio (de arriba-abajo), implica un fuerte compromiso de la alta dirección, y es uno de los factores más críticos para un cambio exitoso
Responsable d el cambio de Gestión TFT
Manejo de las expectativas y guía en las comunicaciones de valor
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Realizar programa eficaz de Gestión del Cambio
Reforzar el trabajo en equipo a través de la educación la formación
Panorama del Sistema Propuesto
III. Diseño Propuesto
El Sistema de Documento Electrónico está en gran parte compuesto por tres grandes áreas dentro de las entidades: la gestión de documentos, distribución de documentos entre las entidades, y el sistema de archivos y registros. Panorama -Documento Panorama del del Sistema Sistema de de ee-Documento
Empleado Público
Sistema de distribución de documentos Directorio de Gobierno
Administrador
Sistema de gestión de documentos Portal Información del Portal Inscripción única Personalización
Ciudadanos Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros Portal
Empresas Gestión de Autenticación
Módulo de Interfase
Servicio común
Criterio de clasificación para un documento
Comunicación
Módulo de intercambio Servidor de Mensajería
Flujo de trabajo
Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros Aplicación del legado obtenido
Módulo de procesos
Lista de gestión de archivos y registros Administración de Bibliotecas
RRHH
Componente de servicio
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Conservación del e-Documento
Índice I.
Esquema del Proyecto
•
Análisis
•
Diseño Propuesto
•
Plan de Ejecución
29
Implementación de la Estrategia
IV. Plan de Ejecución
La implementación exitosa del Sistema de Documento Electrónico requiere de un adecuado plan de implementación, para que, de manera específica se adopte un enfoque gradual, en tanto que los ensayos y errores deberán ser minimizados en base a las experiencias previas.
Desarrollo del Modelo Estandarizado
Reforzamiento de las Leyes y Políticas de Preparación del Sistema Establecer Políticas de Estandarización
Estrategia de Introducción PasoPaso-a-Paso Proceso de Estandarización de Trabajo
A
Considerar la Estandarización con expansión
Desarrollo independiente de un modelo estandarizado y que incluya las licencias (código fuente) en lugar de comprar un producto comercial. Adquirir eficiencia operativa y perspectiva funcional.
Maximizar la Factibilidad Plan de Adquisición Enfoque y Gradual Presupuesto
Implementación gradual teniendo en consideración el presupuesto y la eficiencia
B
Seleccionar entidades que maximicen los efectos de la implementación del sistema. Desarrollar un plan de aplicación gradual e implementarlo teniendo en consideración las restricciones del presupuesto.
Posibilitar el Plan de Financiamiento
C
Establecer un sistema riguroso de Implementación
Presupuesto para asegurar el desarrollo y la expansión del sistema es un factor fundamental para el éxito de la implementación del plan. Concretar el plan de financiamiento para garantizar el presupuesto en cada fase de ejecución.
30
Desarrollo de las Etapas del Sistema de Documento Electrónico IV. Plan de Ejecución El Sistema de e-Documento Peruano se llevará a cabo en tres grandes etapas: el ciclo de vida del documento, incluyendo la instalación y expansión del modelo estándar; el establecimiento del sistema de distribución documentaria; y la aplicación del Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros.
Fases
Fase I
Fase II
Fase III
Realización del Modelo Estándar
Establecimiento del Sistema de Distribución
Establecimiento del
y Difusión
Objetivos
Alcances
Sentar las bases para el trabajo de procesamiento a través de edocumentos cuando las entidades seleccionadas adopten y utilicen el Sistema de Documento Electrónico. Designar un modelo de prueba y establecer un Sistema Piloto. Designar entidad de prueba y finalizar el modelo estándar. Ampliar e-Sistema de Archivo de Documentos (16 entidades, están sujetas a cambios posteriores).
Automatizar la gestión de documentos dentro de las entidades. Digitalizar la creación y aprobación de documentos .
Sistema Nacional de Archivo
Ampliar el sistema e-documentos a todas las entidades administrativas sobre la base de la infraestructura de e-documento. Establecer el Sistema de Distribución de documentos para digitalizar el intercambio de documentos administrativos entre las entidades.
Establecer un Sistema de Gestión que soporte todo el ciclo de vida del documento, desde su creación, distribución y preservación.
Establecer el Sistema de Distribución Electrónica. Módulo Regulador del Sistema de Documento Electrónico.
• Establecer Sistema de Archivo Digital • Desarrollar el Sistema de eDocumento y el Módulo de Interconexión del Sistema Digital de Archivo.
Distribución electrónica de documentos entre las entidades. Automatizar el seguimiento y verificación de envío y recibo del documento.
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Establecer el Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registros para la transferencia electrónica y el almacenamiento de documentos.
Calendario de Ejecución de las Diferentes Fases
IV. Plan de Ejecución
Se tendrán cinco años para la implementación de las tres fases, incluyendo la preparación preliminar, la ejecución presupuestaria, la organización, y la introducción de leyes y políticas.
Fase I
Fase II
Desarrollar y Difundir el Modelo Estándar
2010 Q1
Sistema de Gestión de ee-Documento -Documento
Q2
Q4
Q1
Q2
Q3
2012 Q4
Q1
Q2
Q3
2013 Q4
Modelo Piloto Estándar Establecimiento de Prueba
Establecer el Sistema de Archivo Nacional
Establecer el Sistema de Distribución
2011
Q3
Fase III
Q1
Q2
2014
Q3
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
Expansión sostenida Ampliación en las Entidades Principales
Ampliar a 24 entidades por año Mejora funcional Consultoría
Sistema de Distribución de ee-Documento -Documento
Completar la implementación del Sistema de Documento Electrónico en las Principales Entidades del Estado
Sistema Nacional de Archivo
32
Mejora Funcional
Añadir el Módulo de Interconexión
Sistema de Distribución
Añadir el Módulo de Interconexión
Consultoría Sistema de Registro
Plan de Inversiones
IV. Plan de Ejecución
La inversión total estimada de 16,7 Millones de Dólares, se prevé sea necesaria para los próximos cinco años, incluyendo la implementación del sistema básico que digitalizará todo el ciclo de vida de los documentos gubernamentales. 5,897
5,942
2013
2014
6,000
Hardware Software Costo Laboral
(Unidad : USD 1,000)
5,000 4,000 3,000
1,959 2,000
1,241
1,000 0
2010
2011
2010 Clasificación
1,692
2012
2011
2012
2013
(Unidad : USD 1,000) 2014
Monto Total Difusión del Sistema de Documento Electrónico
Distribución
Archivo Nacional
Costo laboral
$ 7,966
$ 811
$ 928
$ 661
$ 2,741
$ 2,825
Software
$ 4,402
$ 215
$ 516
$ 516
$ 1,617
$ 1,539
Hardware
$ 4,363
$ 215
$ 516
$ 516
$ 1,539
$ 1,578
TOTAL
$ 16,731
$ 1,241
$ 1,959
$ 1,692
$ 5,897
$ 5,942
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Hoja de Ruta Financiera
IV. Plan de Ejecución
La hoja de ruta para los próximos cinco años será la siguiente: La primera fase de la expansión institucional requerirá de la ayuda de cooperación financiera. Asimismo, se recomienda garantizar la continuidad de las fuentes de financiamiento para la expansión e implementación de la Segunda y Tercera fase.
Fase I 2010 Q1
Sistema de Gestión de ee-Documento -Documento
Fase II 2011 2011
Q2
Q3
Q4
Q1
2012 2012 Q2
Q3
Q4
Q1
Modelo Piloto
2013 Q2
Q3
Q4
Q1
2014 Q2
Q3
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
Expansión Expansión sostenida sostenida Establecimiento Establecimiento de de Prueba Prueba
Ampliar las Principales Entidades
Ampliar a 24 Entidades por Año Mejora Funcional Funcional Consultoría Consultoría
Sistema de Distribución ee-Documento -Documento Sistema de Archivo Nacional
Fase III
Añadir el Módulo de Interconexión
Sistema de Distribución
5.9M
4.9M
34
Mejora Funcional Funcional
5.9M Añadir el Módulo de Interconexión
Consultoría Sistema Sistema de de Registro Registro
Efectos Esperados
IV. Plan de Ejecución
La introducción del Sistema de Documento Electrónico acelerará y facilitará la simplificación administrativa, la modernización del Estado, así como, permitirá la comunicación y cooperación entre entidades, innovando el sistema de trámites y elevando la transparencia administrativa. Efectos Efectos Cualitativos Cualitativos Esperados Esperados Rápida creación de documentos públicos a través de formatos estandarizados. Aprobación y distribución de documentos en tiempo real vía aprobación electrónica y correo electrónico. Rigurosa conservación de los archivos y registros nacionales creados como documentos electrónicos. Tiempo Real Superar las limitaciones de los Elevar la responsabilidad del funcionarios públicos durante encargado del registro al precisar el Promueve la Simplificación el proceso de creación de Administrativa. Transparencia procedimiento detallado del trabajo documentos administrativos. realizado. Eliminar las restricciones de Eliminación de Eleva el nivel de los servicios Incrementar el derecho del ciudadano públicos. Restricciones espacio físico y ahorro de Contribuye al desarrollo de la de acceder, conocer y velar el manejo tiempo mediante la distribución de Espacio industria TIC. Físico de la información pública. de documentos en línea, en lugar de la tramitación manual Innovación y convencional. Simplificación Permitir la búsqueda rápida y Administrativa Implementación de un gobierno más democrático, eficiente de los documentos integrado y descentralizado. conservados o archivados Mejorar la eficiencia mediante métodos innovadores de electrónicamente, eliminando trabajo. los problemas de la falta de Mejorar el nivel de satisfacción de los ciudadanos al espacio físico. acceder a servicios públicos rápidos, eficientes y de 35
calidad.
Efectos Esperados
IV. Plan de Ejecución
No sólo se reducirán los costos y el tiempo invertido para la tramitación de documentos en papel, sino que además, se elevará la utilización adecuada de los documentos. Efectos Efectos Cuantitativos Cuantitativos Esperados Esperados Reducción de Costos Gastos Laborales Gastos de Impresión
Gastos de Transporte Gastos de Almacenamiento
Reducción de Tiempo
“Se espera una reducción promedio de costos mensuales por entidad pública de alrededor de USD $38, 845 Dólares, una vez se implemente por completo el Sistema de Documento Electrónico”
30,000
Tiempo del procesamiento de Documentos
Reducción de Trámites
“Reducción del tiempo de manejo de documentos y gastos asociados. Se eliminan tiempos y esfuerzos innecesarios (colas, entregas, etc.)
Punto de Quiebre Costo Beneficio – Costo Acumulado
10,000
0
Utilización de Documentos
Beneficio
20,000
2010
2011
2012
Relación de Archivos y Registros
2013
2014
2015
(10,000) 36
2016
Utilización de Información entre las Entidades
“Utilización del conocimiento interno acumulado y mejoramiento de la información a través del incremento de acceso a los archivos y registros nacionales”
ยกMuchas Gracias!
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