GOOGLE Herramientas de colaboración by Periodismo de Hoy Red de periodistas

Comunicaci贸n y Colaboraci n Gu铆a de herramientas Google para periodistas

Introducción Aplicaciones de comunicación y colaboración • Gmail • Gtalk • Google calendar • Google docs • Google sites

Otras herramientas colaborativas • Google groups • Google moderator • Google reader y feedburner

Elaborado por Equipo Medios Milenium Ltda - Bogotá, Colombia

Introducción Trabajar de manera colaborativa ha sido desde siempre un principio para el periodismo. No es un secreto que las mejores investigaciones han resultado de la participación activa de varios reporteros, que unieron sus talentos para desarrollar un tema en conjunto. El ejemplo más famoso es el Caso Watergate, en el que dos reporteros y un editor del diario Washington Post obligaron al presidente Richard Nixon a renunciar a su cargo. La llegada de Internet transformó la vida al interior de los medios de comunicación y permitió que los proyectos colaborativos se fortalecieran. Aunque algunos periodistas todavía se resisten y prefieren seguir haciendo su labor sin apoyarse en las tecnologías, son muchos los que hoy las adoptan y se benefician de ellas, en particular de la Web. Esta guía se centra en la presentación de servicios de tecnologías de comunicación y colaboración desarrolladas por Google, cuyo uso ha vuelto productivo el día a día de millones de personas y organizaciones, entre ellas, el de periodistas, salas de redacción y medios de comunicación alrededor del mundo. La Computación en la Nube o Cloud Computing, una tendencia que permite acceder a aplicaciones, datos y servicios vía Internet, sólo con usar un navegador web u otra aplicación, brinda máxima flexibilidad y productividad a los usuarios. Esta tendencia toma cada vez más impulso y está generando una verdadera revolución en las

Introducción organizaciones, va más allá de resolver el tema de infraestructura de las empresas y ofrece la posibilidad de ahorrar costos, elevar la productividad y manejar niveles de seguridad óptimos. Con la Computación en la Nube se abren las puertas al acceso y a la movilidad. Y es en ese nuevo mundo marcado por conceptos como el de Cloud Computing en el que brilla el periodista de la era Google, un profesional que se informa en tiempo real, hace búsquedas avanzadas e investigación en línea, y que además conoce los beneficios de la Computación en la Nube, traducidos en aplicaciones y servicios como el correo electrónico Gmail –pasaporte de entrada a un buen número de servicios útiles para desarrollar su labor–, la suite de productividad Google Docs y el calendario Google Calendar. Este periodista revisa sus mensajes desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet; consulta y edita en línea sus documentos relevantes –desde artículos hasta hojas de cálculo y presentaciones–, maneja su tiempo a través de un completo calendario en línea que puede compartir con sus colegas o su jefe, y participa en videoconferencias con sus fuentes, ahorrando tiempo valioso antes destinado a desplazamientos. Además, administra su propio blog y genera con sus colegas contenidos y publicaciones sobre temas específicos, además de escuchar a los protagonistas de las historias o a los observadores a través de foros o discusiones. Desde que apareció Gmail, en abril de 2004, el periodista de la era Google entendió que no necesitaba dejar su información relevante en la oficina o llevarla en un pesado computador, porque su correo electrónico le brindaba una amplia capacidad de almacenamiento; se volvió más ágil y aprendió a moverse en otros formatos, pues sin ser experto en televisión, radio o fotografía, ahora podía hacer y combinar todo de manera sencilla, gracias a Internet y nuevos dispositivos tecnológicos. Adicionalmente, el periodista ha empezado a reforzar

Comunicación y Colaboración

el trabajo en ambientes colaborativos con sus colegas y editores, y ahora no se necesita una organización formal para que pueda construir sus contenidos con la ayuda de otros. Y éste es sin duda uno de los cambios más significativos que trajo Internet: el poder de informar dejó de ser exclusivo de unos pocos. Ese periodista que antes debía estar en el lugar de los acontecimientos para comunicar con posterioridad, ahora tiene en sus manos la posibilidad de apoyarse en observadores casuales o interesados en un hecho, e incluso en sus protagonistas, y vía Internet reconstruir o narrar los hechos en tiempo real. Trabajar en conjunto le ha permitido enriquecerse con las opiniones y comentarios de otros, y enriquecer así el fruto de su trabajo. En este nuevo mundo de la comunicación y la colaboración en tiempo real, las herramientas que ofrece Google, en su mayoría gratuitas, han transformado el ejercicio del periodismo a muchos profesionales, con resultados sorprendentes. Esta guía trata sobre el aporte de Google y sus diversos servicios de comunicación y colaboración.

Aplicaciones de comunicaci贸n y colaboraci贸n

La capacidad de cerca de 8 GB que crece constantemente, la posibilidad única de recibir y enviar mensajes de hasta 25 MB, la organización de los mensajes por conversaciones y los beneficios de contar con el poderoso buscador de Google son sólo cuatro de las múltiples razones por las que Gmail se ha convertido en el servicio de correo gratuito que más crece en número de usuarios en el mundo. Con sólo seis años de existencia –tres de ellos, abierto al público en general–, ya cuenta con más de 174 millones de usuarios en el planeta, entre 110 y 150 millones menos que sus dos mayores competidores, que ya tienen 14 años en el mercado, según la firma de investigación comScore. Y la curva de crecimiento de Gmail es mucho más inclinada que la de sus rivales, por lo que se prevé que en unos tres años los haya alcanzado. ¿A qué se debe esto? Hay muchas razones: el primero de abril de 2004, cuando se presentó, Gmail cambió para siempre las reglas del juego de los servicios de correo electrónico. En una época en la que los usuarios de los servicios más populares perdían valioso tiempo borrando mensajes, ya fuera por falta de espacio –ofrecían entre 2 y 4 MB de capacidad– o porque el spam o correo basura se mezclaba fácilmente con los mensajes legítimos, Gmail nació con una oferta de 1 GB –250 y 500 veces más que sus rivales más conocidos–, y esta capacidad se incrementa todo el tiempo. Sólo unos cinco años después otros servicios fueron capaces de acercarse a en esta capacidad total, pero sólo Gmail permite enviar y recibir

Introducción Gmail mensajes de hasta 25 GB, una característica que permite intercambiar grandes archivos, lo cual resulta muy útil en ambientes académicos, profesionales o periodísticos. Poco después de su aparición, Gmail se ganó los elogios de expertos y de usuarios avanzados de correo que hasta entonces no obtenían lo que necesitaban. Elogios que hasta la fecha sigue recibiendo. Uno de ellos lo dijo Sree Sreenivasan, profesor de la Escuela de Periodismo de la Universidad de Columbia, en abril de 2009: “En el mundo del correo electrónico, hay un AG y un DG. AG es, por supuesto, Antes de Gmail. Y DG es la feliz época después de que cierta compañía de búsqueda decidió lanzar su versión de un servicio de correo”. La organización de mensajes por conversaciones, el confiable filtro antispam que hizo olvidar a sus usuarios que la plaga de los mensajes no deseados existía y la facilidad de encontrar mensajes gracias al poderoso buscador de Google incorporado, fueron otras garantías únicas de Gmail en sus comienzos, pero el ritmo de innovación se ha mantenido e incluso acelerado en el último tiempo. Algunas de las novedades se encuentran en Gmail Labs, un espacio que permite a Google y otros desarrolladores crear funciones y servicios innovadores integrados al correo, que le ha dado un liderazgo en cantidad, variedad y utilidad de funciones, y una versatilidad única tanto para usuarios que quieren usar el correo para sus actividades personales y de entretenimiento, como para los que requieren máxima productividad. Hoy, Gmail Labs ofrece más de 50 funciones experimentales, algunas tan útiles como la de deshacer el envío de mensajes (para evitar envíos accidentales), y otras curiosas y divertidas como el test de facultades mentales intactas, que evita que un usuario borracho o insomne envíe un mensaje del que después pueda arrepentirse.

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Priority Inbox: otra revolución Un usuario promedio del correo electrónico tenía suficiente con las características de filtrado de mensajes de Gmail. Sin embargo, un periodista maneja cantidades inmensas de mensajes: los provenientes de su entorno laboral, que se incrementan cuando se cierra una edición o se trabaja contra el reloj para concluir un producto; los de las agencias de comunicaciones, que se cuentan por decenas al día, y que en muchos casos sólo generan ‘ruido’ dentro de la bandeja de entrada; aquellos que provienen de fuentes de información y voceros de empresas que responden preguntas por este medio, y los boletines de noticias de servicios a los que se ha suscrito. Ante estas circunstancias, las etiquetas y los filtros de Gmail brindaban probablemente la mejor alternativa para gestionar grandes volúmenes de mensajes, pero eran insuficientes. Por ello, Google presentó recientemente Priority Inbox, o Prioritarios, una característica de Gmail Labs que pretende establecer cuáles son los mensajes más importantes o urgentes, y que es capaz de aprender del propio usuario y de afinar la selección de los mensajes. Así, la tradicional bandeja de entrada de un periodista, caracterizada por centenares de mensajes sin leer cada día –y que no serían leídos–, mezclados con correos importantes –algunos de los cuales ni siquiera serían vistos ante tal flujo de mensajes–, es cosa del pasado. Al menos para los usuarios de Gmail. Los mensajes prioritarios y sin leer siempre estarán en la parte superior de la página del correo, por lo que será más fácil y oportuna su gestión. Si Gmail no tuviera todas las ventajas mencionadas, y sólo contara con Priority Inbox, ya se podría decir que es el servicio de correo ideal para periodistas y profesionales que manejan altos volúmenes de mensajes.

Gmail

Dentro de la ola de aplicaciones Computación en la Nube, la más popular entre empresas y organizaciones de todo el mundo es Google Apps, con 20 millones de personas y dos millones de organizaciones usuarias en cien países. Se trata de una ‘suite’ de aplicaciones de comunicación y colaboración que ahorra a las organizaciones importantes recursos que, de otra forma, deberían destinar a inversiones de hardware y de software así como en personal técnico especializado. Google Apps incluye el servicio de correo Gmail, el de creación y edición de documentos de oficina (textos, hojas de cálculo y presentaciones) Google Docs, el calendario Google Calendar, la plataforma de publicación de sitios web Google Sites y el servicio de mensajería y videoconferencia Google Talk. Google Apps es gratuito para entidades educativas y sin ánimo de lucro, así como para empresas y organizaciones con menos de 50 usuarios, mientras que la edición Premier, tiene un costo mensual por usuario y ofrece capacidad de almacenamiento de correo

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AnatomĂa de Gmail 1

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Gmail 1 2 3

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Acceso a las herramientas de Google Apps (iGoogle, Correo, Calendar, Docs y Sites) Carpetas básicas de manejo de correo y mensajes (Recibidos, Destacados, Chats, Enviados, Borradores, Papelera) Bandeja de entrada: organizada por remitente, título y vista previa del correo, fecha y hora de recibido, etiqueta a la que corresponde (si ha creado etiquetas), e ícono para saber si tiene archivos adjuntos o si se trata de una cita de Calendar. Etiquetas: Carpetas donde usted personaliza y organiza sus correos de acuerdo a pautas establecidas por el usuario (remitente, palabras clave, entre otros) Labs: son funcionalidades experimentales que permiten manejar aún mejor su correo electrónico, integrando nuevas herramientas para personalizar su correo, y otras supremamente útiles, como deshacer el envío, traducción de mensajes y manejo de varias bandejas de entrada, entre muchas otras. Configuración: Personalice su Gmail y configúrelo de acuerdo a sus preferencias y necesidades. GTalk: Comuníquese instantáneamente con sus contactos y colaboradores, por texto, audio o videoconferencia. Agregue sus contactos que manejen Gmail o tengan cuentas en Apps y manténgase en contacto. Calendar: Sepa qué eventos tiene programados, la hora y la fecha de estos, para que no pierda ninguna cita. Docs: Tenga en mente los últimos documentos creados o modificados en Google Docs. Acceda a ellos fácilmente desde su Gmail. Anuncios patrocinados de Google Adwords. Estos anuncios siempre aparecerán en este espacio y se relacionarán con el contenido de sus correos (enviados y recibidos) Manejo de su correo: envíe correos, archívelos, bórrelos, márquelos como importantes o no tan importantes, muévalos a otras carpetas o etiquetas, márquelos como leídos, no leídos, spam, destacados. Recorra su bandeja de entrada: desde lo más reciente hasta lo más antiguo. Puede también encontrar correos por palabras clave, remitentes, etc., utilizando el buscador.

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Gmail, la puerta de entrada a todos los servicios de Google

Además de todos los servicios del correo, una cuenta de Gmail permite integrar muchos otros servicios útiles para sus usuarios y automáticamente se convierte en una cuenta de Google, que brinda acceso integrado a casi todos los servicios en línea. Son muchos los beneficios al tener el correo de Gmail –y al navegar en la Web tras haber accedido a la cuenta–. Algunos de ellos son: • Integración automática de servicios de productividad como Google Docs (para creación y edición en línea y colaborativos de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios), Google Calendar (calendarios), Google Sites (para creación y publicación de sitios y páginas web), Google Talk (chat, conferencia y videoconferencia) y Google Buzz (una plataforma social que permite publicar mensajes, compartir contenidos y mantener conversaciones públicas con amigos y otros contactos). • Acceso, con las mismas credenciales, a otros servicios de Google como Blogger (el servicio de publicación de blogs más popular de la Web), Picasa (almacenamiento y publicación de fotografías), Google Reader (un lector de contenidos sindicados en formato RSS que simplifica el acceso a la información) y Google Grupos (discusiones en línea sobre temas específicos). • Acceso a otros servicios de Google con una confirmación de datos adicional. Entre ellos YouTube, Google Analytics, Google AdWords y Google AdSense.

Gmail • Integración completa de todos los servicios mencionados, que brinda mayor facilidad de uso, evita el ingreso continuo de credenciales de acceso y aumenta la productividad. • Búsqueda de Google más personalizada: al estar autenticado con la cuenta de Gmail, y navegar en la Web y buscar en Google, los resultados de las búsquedas se van ajustando a los patrones de navegación y a los intereses personales, por lo que el proceso de encontrar información se vuelve más ágil y rápido. Además, los usuarios que deseen pueden almacenar todo su historial de búsquedas y navegación, encontrar información, hacer búsquedas y analizar tendencias en este historial.

Los primeros pasos Abrir una cuenta de Gmail –que automáticamente se convierte en una cuenta de Google– y comenzar aprovechar todos los servicios, es un proceso sencillo que toma pocos minutos:

Ingrese al sitio web de Gmail (www.gmail.com) y haga clic en el botón Crear una cuenta.

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• Diligencie el formato de registro, que solicita sólo la información básica, crear una pregunta de seguridad y escribir un correo electrónico de recuperación de contraseña (por si la olvida), y seleccionar un país (para que la hora del correo se ajuste a sus intereses). Haga clic en Acepto. Crear mi cuenta. • Lea la página de bienvenida e ingrese a su nueva cuenta. Ya podrá enviar mensajes, acceder a servicios como Buzz, Google Docs, Calendar y Google Reader.

Gmail

• Haga clic en el enlace de Configuración, situado en la parte superior derecha de la página de Gmail. Allí podrá parametrizar muchos aspectos de Gmail en once categorías. Antes de hacerlo, le sugerimos que pruebe un tiempo la configuración predeterminada, y luego poco a poco, haga pruebas con las diferentes opciones. • Sin embargo, para comenzar, puede configurar algunos elementos: en Configuración, menú General, seleccione una imagen o avatar 1 , que lo representará en el correo, en Google Buzz y otros servicios. Escriba o diseñe una firma para sus correos 2 .

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Diseño al clima En Temas 1 , seleccione un diseño a su gusto 2 (o mantenga el original mientras se familiariza con todos los elementos de Gmail). Algunos de los temas le servirán no sólo para que su correo tenga un look de su gusto, sino también para detectar cambios climáticos en el lugar donde se encuentre 3 . El fondo de su Gmail pasará de soleado a lluvioso o lo contrario.

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Todos sus correos en uno solo Muy pronto Gmail se convertirá en su servicio de correo predilecto, por lo que seguramente no va a querer usar otros servicios o va a desear unificar todas sus cuentas para acceder a ellas desde Gmail. Lograrlo es una tarea sencilla.

Gmail En Configuración, vaya a la categoría Cuentas e importación 1 , y haga clic en el botón Importar correo y contactos (desde sus cuentas de Yahoo!, Hotmail, AOL u otras cuentas POP3 2 u otras cuentas de Gmail 4 . Escriba la dirección del viejo correo y la contraseña, y escoja si quiere importar todo el correo o sólo el del último mes, y los contactos. Haga clic en Importar y espere unos minutos u horas (o hasta dos días: el tiempo dependerá de la cantidad y el tamaño de los mensajes y contactos). Si pese a que Gmail ya es su correo de cabecera, todavía necesita enviar mensajes desde sus cuentas antiguas, no tiene que regresar a ellas: simplemente configure Gmail para enviar los mensajes desde distintas direcciones. Vaya a Configuración, Cuentas e importación, y configure la sección Enviar mensajes como 3 .

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Organice su correo Etiquetas Las etiquetas le permitirán organizar su correo, de tal manera usted podrá guardar en carpetas personalizadas correos de un remitente en específico o correos que reciba con ciertas palabras clave de su interés.

Filtros Para crear los filtros 1 debe primero escoger los parámtros (remitente, destinatario, palabras clave) 2 , y continuar al paso siguiente después de elegidos los parámetros 3 .

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Gmail Después, seleccione las acciones de cada uno de los filtros (la carpeta a la que irá) o la nueva etiqueta 1 con la que identificará cada uno de los nuevos filtros, y simplemente de clic a Crear un filtro 2

Prioritarios Si no quiere organizar sus correos por etiquetas, otra opción para organizar su bandeja de entrada es utilizar la opción “Prioritarios”. Con ella usted puede elegir sus contactos más importantes, cuyos correos aparecerán destacados con una pestaña de colores que los identifican como prioritarios, y además separados del resto de los mensajes de la bandeja de entrada.

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Innovación permanente en Labs Gmail Labs es un centro de pruebas para funciones experimentales que todavía no están listas para salir a la luz, pero que se pueden utilizar a modo de prueba y esto enriquece la experiencia del usuario. Algunos de las más destacadas innovaciones que están en Labs: • Inserción de imágenes Inserte imágenes en el cuerpo de un mensaje, de tal manera que envíe mensajes con imágenes desplegadas y no como documentos adjuntos. Puede subir e insertar archivos de imágenes en su equipo o insertar imágenes mediante URL. • Mejoras del chat de vídeo Si usted utiliza GTalk para hacer videoconferencias con sus contactos, pero no siempre ha creido que la calidad de la imagen no es muy buena, ahora existe esta opción que trae nuevas funciones en el chat de voz y video, incluidas ventanas de mayor tamaño y con una mejor resolución, así como otras mejoras que estarán disponibles en el futuro. • Test de facultades mentales intactas Si usted es de los que envía correos electrónicos a última hora o en momentos poco amables, y seguramente al otro día se arrepiente de haberlo hecho, Google le ofrece esta opción. Para enviar correo a horas intempestivas, sólo tiene que resolver algunos problemas matemáticos, y si está en capacidades de resolverlos (o sea, sus facultades mentales están intactas), su mensaje será enviado a su destinatario. De lo contrario, no ocurrirá y así tal vez, pueda evitar una vergüenza el día siguiente. • Deshacer envío Muchas veces uno envía correos que no están listos para ser enviados o simplemente se arrepiente de mandarlos justo al darle clic a “enviar”. Por eso Gmail creó la opción de “deshacer envíos”, la cual evita durante unos segundos, que los mensajes se envíen después de haber pulsado el botón “Enviar”.

Gtalk

Gtalk es un sistema de mensajería instantánea integrado a Gmail, que permite comunicarse en tiempo real con colegas y colaboradores por medio de texto, voz o video conferencia. Los usuarios de Gmail tienen dos formas de acceder a Gtalk: a través de la aplicación integrada al correo o también se puede instalar el programa a su PC o incluso a su teléfono móvil, como otros programas de mensajería instantánea que existen.

Chats de voz y video Para descargarlo: Debe ingresar a www. google.com/talk/intl/es. En este sitio puede descargar la aplicación y también el complemento de voz y video que le permitirá hacer videoconferencias o llamadas a sus contactos de manera gratuita, en cualquier lugar que tenga acceso a Internet. Para utilizar el complemento de voz y video es necesario que su computador tenga cámara web y micrófono. De lo contrario no podrá utilizar este servicio.

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Si no quiere descargar la aplicación para utilizarla por fuera de su Gmail, puede simplemente utilizarlo desde ahí, sin necesidad de descargar nada (aunque el complemento de voz y video sí es necesario para poder usar Gtalk, no sólo como una herramienta de mensajería instantánea de texto).

Gtalk desde su Gmail En su correo electrónico aparecerá Gmail a mano izquierda 1 . Invite sus contactos que tengan correos de Gmail o de Google Apps, y estos aparecerán desplegados indicando su estado (verde=disponible, rojo=no disponible, naranja=ausente, gris=no conectado) 2 . Para hablar con uno de sus contactos simplemente de clic sobre su nombre (su información aparecerá desplegada 3 ), y seleccione la manera como quiera comunicarse con éste (enviarle un correo electrónico, chat de texto, voz o videoconferencia) 4 . La ventana a la derecha será el cuadro de texto en el que aparecerá su conversación 5 . En esta caja puede optar por cambiar de formato de comunicación inmediatamente.

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Gtalk También puede descargar la aplicación y utilizar Gtalk como un programa independiente, sin necesidad de tener que tener la ventana de Gmail abierta.

Llamadas por Gmail Ahora es posible llamar a un teléfono fijo o a su celular a través de Gmail. Google lanzó recientemente esta nueva opción, evitando que para hablar con alguien, las dos personas tuvieran que estar en un computador. Por el momento, este servicio está disponible en algunos países, por lo que es posible que si usted está en Latinoamérica, esta opción no le aparecerá aún. Por ejemplo, las llamadas a los Estados Unidos y Canadá serán gratuitas durante lo que queda de 2010, y las llamadas a otros países como Inglaterra, Francia, Alemania, China y Japón tendrán tarifas tan bajas como $0.02 dólares el minuto.

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Google Calendar Esta aplicación, disponible para todos los que tengan una cuenta de Gmail, es un calendario que permite crear eventos, compartirlos y modificarlos fácilmente. Todos -creados y compartidos- son guardados en la nube, lo que permite verlos en cualquier lugar o dispositivo que tenga acceso a Internet. La aplicación permite exportar archivos de calendarios de otros servicios como Microsoft Outlook o iCalendar, entre otros. Los usuarios pueden adicionalmente, insertar sus calendarios a sitios web o blogs.

Paso a paso Estructura de Calendar:

Eventos creados o compartidos, vista semanal (puede modificarse esta vista a diaria, mensual o de los últimos cuatro días). Vista del mes. En azul se destaca la semana actual y en amarillo el día. Opción de ver los eventos por día, semana, mes, o cuatro días Calendarios creados por el usuario Opción de avanzar o retroceder para ver eventos actuales, pasados o futuros.

Botón para crear un evento nuevo

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Google calendar 3 5

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Configure, personalice y comparta 1 2 3

Configuración básica Vea y acceda a todos los calendarios que ha creado Cree calendarios nuevos según temas de interés, importe calendarios que tenga en otros servicios o exporte sus calendarios de Google a otras plataformas. Modifique la manera como quiere que Calendar le notifique sus eventos. Puede recibir correos o mensajes de texto (SMS), aunque esta opción no está disponible para todos los países. Comparta su calendario a los contactos que escoja. Sus calendarios pueden ser privados o públicos

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Cree sus eventos e invite a sus contactos 1

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Primero debe ingresar el nombre del evento (ej. Consejo editorial), indicar la fecha y hora y también si este evento se repite a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente. Luego indique el lugar donde se desarrollará el evento y una breve descripción si lo considera necesario. Ahora invite a los contactos ingresando sus correos electrónicos y dando clic a Añadir. Por último guarde el evento, y este serpa enviado a sus contactos, lo podrá ver en su calendario y recibirá una notificación antes de su inicio para que nunca olvide una reunión.

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Calendario multiples Google le da la opción de crear múltiples calendarios. Sólo debe entrar a la opción Crear un nuevo calendario y llenar los datos que le piden (nombre del calendario, descripción, zona horaria, etc.) y seleccionar las personas que tendrá acceso a este y que podrán interactuar creando eventos o modificándolos.

Google docs

Documentos en la nube Si hay una herramienta que puede serle útil a los periodistas es Google Docs, un servicio que no necesita ser instalado en el computador, totalmente gratuito y que ofrece la posibilidad de crear documentos en línea, es decir, documentos que quedan almacenados en un servidor de Google y están disponibles siempre que se tenga a mano una conexión a Internet. Esto genera dos ventajas importantes: Ya no es necesario copiarlos o almacenarlos en memorias USB o un CD y se puede ahorrar espacio en el disco duro personal. El principal encanto de los Docs es que se pueden compartir, motivando el trabajo colaborativo. Dos o más personas pueden trabajar en un mismo documento, enviando simplemente una invitación. Adicionalmente cuentan con un chat integrado con el que la coedición en tiempo real es mucho mejor y es posible configurarlo para que informe cuando otro colaborador realiza algún cambio e incluso es posible generar reglas para conocer cuáles han sido los cambios específicos del documento. Otra ventaja de Google Docs es que se pueden exportar y descargar con Office, HTML y PDF, y acepta la mayoría de los formatos existentes como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Si un periodista necesita importar un documento elaborados con otra herramienta, también puede hacerlo.

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Estos documentos también se pueden organizar y administrar de manera sencilla, porque el administrador se encarga de clasificarlos automáticamente por la frecuencia de uso. Se pueden crear carpetas, resaltar documentos importantes y utilizar el buscador para encontrarlos. Quienes necesitan crear formularios para recopilar información, para hacer encuestas o suscripciones, también pueden hacerlo con Docs y es posible insertar en ellos videos de YouTube para presentaciones, que se pueden reproducir directamente en ellos. Otra cosa interesante es que esta herramienta se encuentra en constante actualización. Si se le da clic al título “Nuevas Funciones”, en la parte superior, es posible encontrar las novedades, como por ejemplo, un editor de dibujos, que busca facilitar la creación de organigramas o diagramas de flujo; o una interfaz más práctica para hojas de cálculo, donde es posible arrastrar y soltar columnas o editar la barra de fórmulas.

Estructura de Docs 1

Como en Gmail, en Docs puede encontrar todos los documentos organizados por antigüedad a la derecha, organizados por título del documento, el tipo de documento, el autor y la fecha de creación. En este panel aparecen las opciones para modificar los documentos, simplemente con seleccionarlos en los checkboxes de la izquierda.

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Google docs 2

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En la columna lateral izquierda, usted encontrará una columna con los títulos Todos los elementos, Soy el propietario, abierto por mí, Compartido conmigo, Destacados, Oculto, Papelera, etc. Esto le permite encontrar todos los documentos de acuerdo con la autoría (los documentos creados por usted, los que le han compartido, etc.) Al hacer clic en cada uno de estos elementos, el panel de la derecha cambiará con los documentos correspondientes a estos parámetros. Usted puede organizar también sus documentos por carpetas para mayor organización. Botón para crear un nuevo documento Botón para subir un documento archivado en su computador Opciones de edición y modificación de los documentos.

Paso a paso Google Docs permite crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones online, pero también compartir, colaborar, almacenar y organizar. En ellos se pueden añadir tablas, imágenes y comentarios, cambiar la fuente, generar fórmulas y muchas otras cosas. Aquí le enseñamos cómo hacerlo.

Suba a la nube Entre a su correo de Gmail y ubique en la parte superior el nombre Docs 1 . Puede crear un documento nuevo, una hoja de cálculo, una presentación, un formulario, un dibujo o una carpeta 2 , o subir uno en formato Word, Excel o PowerPoint, entre otros, lo puede guardar en la nube, modificarlo y compartirlo 3 1 2

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Elija formato Escoja el formato del documento que quiera crear. Aparecerán diferentes plantillas dependiendo del formato (documento, hoja de cálculo, presentación). Asegúrese de marcarlo y aproveche los elementos que le ofrece, como tipos de fuente y tamaños; inserción de fotos y enlaces; la herramienta le permite editar, archivar, etc.

Comparta sus documentos Si desea compartir el archivo para trabajarlo con otras personas debe darle clic a la opción Compartir. Ahí le pedirá el correo electrónico de los usuarios con quienes compartirá su trabajo y los privilegios que le asignará a los mismos.

Google sites

Sites es una herramienta que permite construir wikis colaborativas, hacerlas públicas o privadas. Los usuarios pueden publicar contenidos de todo tipo – textos, fotografías, videos, comentarios, etc. – y a la vez revisar, corregir y mejorar los que otros publican. Las wikis son una gran alternativa para periodistas que quieran publicar un sitio web colaborativo, pero también para grupos que deseen organizar y ser eficientes en trabajos de investigación, y que por medio de una wiki privada puedan centralizar la información, coordinar los avances de su trabajo y colaborar. Google Sites es una de las alternativas más potentes y a la vez fáciles de usar. Es un servicio gratuito al que cualquier usuario que tenga una cuenta de Google puede acceder y crear, en sólo unos minutos, sitio web personales, ‘intranets’ empresariales, páginas de trabajo colaborativo entre colegas o clientes, o wikis públicas o privadas de un grupo de trabajo o estudio. (Vea el paso a paso de cómo usar Google Sites en la Cartilla de Publicación de contenidos).

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Otras herramientas colaborativas

Aquellos que desean estar actualizados con los últimos contenidos de sus sitos Web y blogs preferidos sin tener que ir a ellos; seguirle la pista a noticias o temas importantes; crear “hubs” o debatir con otros usuarios de Internet, tienen a la mano otras herramientas colaborativas, muy interesantes y sencillas, que complementan el trabajo de las más conocidas de Google. Conózcalas y aprenda a utilizarlas.

Otras herramientas

No muchos tienen claro para qué sirve o cuál es la tarea de la herramienta Google Groups, pero quienes la utilizan, la califican como una interesante opción que permite enviar información a grupos de trabajo, compartir archivos y generar una comunicación con los integrantes del grupo en cuestión. Si por ejemplo usted tiene una pregunta sobre equipos informáticos, puede encontrar un foro de debate o un grupo sobre el tema, saber de qué hablan esas personas, ser parte de este círculo, responder a los mensajes publicados por otros usuarios o publicar los suyos, y cuando lo desee, por qué no, crear su propio grupo y debatir online o por correo electrónico. Google Groups permite crear una base de datos, subir archivos, compartir trabajos con los demás miembros del grupo o guardar la información que circula en los foros, para utilizarla en otras cosas. Si una persona decide abrir un grupo para conocer las opiniones que tienen otros sobre los restaurantes de una ciudad, se puede crear una página donde se detallen los restaurantes favoritos de los participantes. Adicionalmente, la herramienta permite darle colores y estilos personalizados al grupo, también cada miembro puede crear su perfil, incluir una foto y un lema, para así compartir información personal y conocer a otros miembros, gracias a la función de búsqueda.

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Google Groups nació en febrero de 2001, cuando la empresa de Internet compró el servicio ‘Deja News’, en el que se almacenaban los contenidos publicados en los ‘newsgroups’ de Usenet desde 1981. Grupos de discusión en Internet surgidos en 1979 y en los cuales, cada usuario podía debatir sobre diversos asuntos, ofreciendo una excepcional colección de los hechos, como por ejemplo, la primera discusión sobre el SIDA. Fue con esa información, indexada por la compañía ‘Deja News’, con la que Google empezó su sección de Groups. Hoy en día, Google Groups permite realizar búsquedas dentro de toda esta información almacenada pero además y encontrar todo lo nuevo que se ha ido sumando con los años. Qué se necesita para acceder a Google Groups, básicamente contar con una cuenta de usuario en Google. Su sencilla presentación muestra un espacio para buscar en grupos, debajo del cual se explica, qué posibilidades ofrecen éstos, cómo se puede debatir online o por correo electrónico y cómo crear páginas personalizadas. Más abajo, hay un listado de las principales categorías y la opción para encontrar la lista completa de los miles de grupos existentes. Al lado derecho, el menú muestra los grupos a los que está escrito el usuario de Gmail y su perfil.

Otras herramientas Paso a paso Si quiere crear su propio Grupo con Google sólo se necesita: Entre a http://groups.google.com/ y ubique el recuadro Crea un grupo en 3 pasos.

Para poder crear su propio grupo es necesario contar con una cuenta en Gmail. Si ya la tiene, debe darle clic a Crear grupo y asignarle un nombre, y una URL o dirección electrónica, para luego escribir una descripción que no supere las 300 palabras.

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El formulario pregunta cuál es el nivel de acceso del grupo, es decir, ¿qué público puede leer los archivos, quiénes pueden participar, quiénes pueden crear páginas? Las opciones son: • Nivel de acceso Público: Que le permite a cualquier usuario leer los archivos y participar, pero sólo a los miembros, publicar. • Nivel de acceso Sólo anuncio: Esto significa que cualquier usuario puede leer los archivos, todos pueden participar, pero sólo los administradores tienen la capacidad de enviar mensajes y subir archivos. • Nivel de acceso Restringido: Significa que se necesita invitación para formar parte del grupo y únicamente los miembros pueden enviar mensajes, leer los archivos, crear páginas y subir archivos.

Otras herramientas Invite El siguiente paso es invitar a miembros a través de correo electrónico o añadirlos directamente, introduciendo las direcciones de personas. A cada usuario le llegará una invitación para formar parte y deberá aceptarla si desea recibir mensajes. Es posible redactar el mensaje de invitación. Si siguió estas indicaciones, su grupo ya está listo para empezar a funcionar.

Configure y personalice Si desea darle a su grupo un aspecto personalizado, puede hacerlo accediendo en el menú derecho a Configuración del grupo, ahí encontrará opciones para modificar el estado general del grupo, el acceso, el envío de correo electrónico, las categorías, opciones avanzadas, controles de spam, la navegación y su aspecto, donde podrá seleccionar una imagen para el grupo y el aspecto, personalizando fuentes y colores.

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Google Moderator Es un servicio que usa crowdsourcing para enviar, calificar y responder preguntas, sugerencias, ideas o simplemente crear debates con un grupo de usuarios. Cada persona puede enviar preguntas sobre un tema que el moderador principal formule, y a su vez, votar por las mejores que se ubicarán en las primeras posiciones, indicando que son las más relevantes para el grupo de involucrados, de esta manera, el moderador puede considerarlas como las de mayor interés.

Uno de los ejemplos más relevantes del uso de esta herramienta, fue el uso que le dio el Presidente Barack Obama en 2008, creando una serie pública llamada “Open for Questions” en la que el público general podía enviarle preguntas, a las que respondía en tiempo real. Durante las primeras 48 horas, 10.000 preguntas fueron formuladas y hubo 1 millón de votos provenientes de 20.000 personas. La segunda serie de preguntas, atrajo 4.7 millones de votos para 76.000 preguntas de miles de americanos. Algunos periodistas han empezado a utilizar esta herramienta, han creado consultorios temáticos donde sus lectores pueden formular las preguntas que quieren hacer sobre un tema en específico, como es el caso reciente del blog Vida y Futuro del reconocido periódico El Comercio de Perú, donde el periodista Bruno Ortiz creó un consultorio para saber lo que sus lectores querían conocer sobre Google.

Otras herramientas Google Reader y Feedburner Google Reader es un lector de feeds. ¿Qué son feeds? Los feeds son medios de redifusión de contenidos web, los cuales suministran la información más actualizada de manera frecuente a sus suscriptores. Son muy utilizados en blogs, sitios web y en medios de noticias digitales, pues se convierten en una excelente herramienta para que los usuarios reciban la información más nueva y relevante, sin tener que ir a buscarla.

Google Reader permite suscribirse a feeds de RSS y Atom, dos formatos diferentes de feeds; además de organizar y acceder rápidamente desde Internet a todas las noticias de los sitios configurados en el sistema. Con esta herramienta, el usuario puede ahorrar mucho tiempo simplemente añadiendo los feeds de los sitios de interés en Google Reader, el cual le avisa oportunamente a cada usuario las novedades que sucedan en cada uno de los sitios o blogs de interés para cada quien.

Comunicación y Colaboración

Por otro lado existe otra herramienta de feeds llamada Feedburner. Esta herramienta, que puede integrarse fácilmente a blogs o sitios web, permite que los usuarios de un sitio se registren y reciban vía correo electrónico las últimas actualizaciones, facilitándole al usuario el consumo de información de su interés.