Hoe kiezen tussen Microsoft Office 365 and Google Apps for business www.kliento.be
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
Hoe kiezen tussen Microsoft Office 365 and Google Apps for business Whitepaper Inleiding Als we de Gartner cijfers1 mogen geloven schakelen tegen 2016 minstens 50 % van de bedrijven over naar webmail. Deze voorspelling geeft aan dat vele bedrijven de komende jaren voor een verandering en dus belangrijke keuze staan. Mail en communicatie behoren tot de meest intensief gebruikte toepassingen in elk bedrijf, iedereen werkt haast dagelijks met deze tools.
Het maken van de juiste keuze heeft dus een bijzonder belang. Bovendien wordt de trend om “communicatie en samenwerking” te migreren naar de cloud versneld door het gegeven dat steeds meer IT organisaties niet langer willen instaan voor het in de lucht houden van commodity IT toepassingen. Zo wijst marktleider Microsoft er op dat het cloud alternatief voor commodity IT toepassingen in vele gevallen de beste keuze is.2 Voor de IT manager betekent dit dat hij/zij dus voor een belangrijke keuze staat. Zeker ook omdat “in de cloud” rekening gehouden moet worden met een nieuwe, relatief onbekende speler als Google. In deze whitepaper rijken we een aantal stappen aan welke u als organisatie het beste neemt om tot een goed geïnformeerde beslissing te komen. Hierbij focussen we op marktleiders Office 365 en Google Apps for business. De te maken keuze is niet te onderschatten, er dient rekening gehouden met vele uiteenlopende factoren. U dient alle aspecten voldoende te onderzoeken zodat uw organisatie niet voor verrassingen komt te staan én een toekomstgerichte keuze maakt.
1 2
http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=1862714 http://www.microsoft.com/en-us/news/presskits/cloud/docs/the-economics-of-the-cloud.pdf Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
De auteurs van deze whitepaper hebben geenzins de bedoeling de lezer in een bepaalde richting te duwen. We geven we een opsomming en methodologie om een goed ge誰nformeerde keuze te kunnen maken. Stap 1 Informeer uzelf grondig 1. Inventariseer- beperk je hierbij niet enkel tot features 2.Bronnen van informatie A/ U gaat zelf aan de slag Office 365 Google Apps B) U doet beroep op het partner netwerk van respectievelijk Google en Microsoft C) De Kliento Cloudbattle : Stap 2 Testing fase 2 A Technische inventarisatie Functionele inventarisatie Stap 3 Het maken van de Business Case Stap 4 Planning en uitrol
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
● Stap 1 Informeer uzelf grondig 1. Inventariseer- beperk je hierbij niet enkel tot features Hoewel deze fase vanzelfsprekend lijkt, stellen wij in de praktijk vast dat vele organisaties onvoldoende en/of onvolledig de beide oplossingen in kaart brengen. Omdat de keuze over veel meer gaat dan het louter veranderen van mail systeem, moet u met een hele hoop factoren rekening moet houden. De “inhoud” van werk is de afgelopen tijd grondig veranderd. De interne eisen die gesteld worden aan de medewerkers zijn afgelopen jaren geëvolueerd. Het kiezen van een nieuwe oplossing , begint dus met een grondige inventarisatie van de huidige én toekomstige eisen van de “moderne werkplek”. Beperk je dus niet tot het inventarisen van features, zorg er ook voor dat u een goed inzicht verwerft in de visie van respectievelijke (cloud) aanbieders.
2.Bronnen van informatie Afhankelijk van de hoeveelheid tijd die u hieraan kan en wil spenderen heeft u verschillende keuze’s.
A/ U gaat zelf aan de slag Office 365 * Neem een online proefabonnement op Office 365 , dat kan via http://office.microsoft.com/nlbe/try/probeer-gratis-microsoft-office-en-office-365-producten-FX102858196.aspx, via deze site heeft u de mogelijkheid de Office 365 functionaliteit uitgebreid te testen,
Google Apps Ook Google Apps kan u uitgebreid én gratis testen http://www.google.com/intl/nl/enterprise/apps/business/
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
Het belangrijke voordeel van deze methode is dat u voor beide oplossingen quasi onmiddellijk aan de slag kan. Zowel voor Google Apps als Office 365 kan u kosteloos beschikken over al de functionaliteit en uitgebreid testen. Stel voor uzelf allereerst een lijst samen met de functionaliteit die u wilt testen en bekijken. Reserveer hiervoor de benodigde tijd in uw agenda en betrek ook andere collega’s -en dus meningen-bij deze testen.
Het betreft een belangrijke applicatie waar de meesten intensief gebruik van maken, logisch dus dat u mensen uit verschillende departementen betrekt. B) U doet beroep op het partner netwerk van respectievelijk Google en Microsoft Vooral Microsoft beschikt over een uitgebreid partner netwerk waar u veel achtergrond informatie vindt. Wat Google betreft is de keuze beperkter ( er zijn opvallend meer Nederlandse dan Belgische Google partners) Natuurlijk kan u ook bij Kliento terecht, wij hebben een samenwerkingsverband met de beste specialisten en schakelen precies die resource in die u nodig heeft.
C) De Kliento Cloudbattle : Op regelmatige tijdstippen organiseert Kliento zogenaamde cloudbattles. Tijdes deze sessies krijgt u niet alleen een goede introductie van de respectievelijke oplossingen, maar gaan tevens twee produktspecialisten met elkaar in debat waarbij ze elk hun respectievelijke oplossing verdedigen. Het unieke aspect van deze battles biedt de aanwezigen een goede gelegenheid om op een korte tijd veel, waardevolle informatie te bekomen.Bijkomend voordeel is dat u tegelijkertijd vragen kan stellen aan beide aanbieders en meteen input en feedback krijgt van beide spelers. U krijgt en ziet ook steeds het wederwoord. GeĂŻnteresseerd in een Kliento Cloudbattle? Dan kan u zich aanmelden via volgende link: http://kliento.wufoo.com/forms/kliento-cloudbattle/
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
Stap 2 Testing fase Waar u in fase 1 vooral “high level” in aanraking komt met beide oplossingen, gaat u in deze fase een stap verder. Hoewel het mogelijk is dat u nu reeds een uitgesproken voorkeur heeft, blijken vele organisaties een hoop bijkomende vragen te hebben na de eerste inventarisatie. Wat ons betreft onderstreept dit de moeilijkheid van de te maken keuze. Net daarom gaat u in deze fase gestructureerd te werk. U maakt een lijst van punten dewelke u wilt overlopen en in detail bekijken. Bij voorkeur splitst u dit op in een technisch en in een niet technisch deel.
2 A Technische inventarisatie In het technische luik bekijkt u aan welke requirements de nieuwe oplossing moet voldoen: wat betekent een overstap naar de cloud, enkel vanuit technisch standpunt bekeken. Hierdoor krijgt u een een goed inzicht in de technische functionaliteit van de respectievelijke oplossingen. Uit deze analyse volgen een aantal aandachtspunten of zelfs bottlenecks. U lijst deze op een maakt een onderverdeling voor deze punten in een aantal “must sees” en “must tests”. De must sees betreft functionaliteit dewelke u graag wil onderzoeken en waarbij het voldoende is dat één en ander werkt op een standaard omgeving. De must tests zijn van die aard dat u deze punten in uw eigen omgeving werkend wil zien. Hiervoor doet u beroep op uw test domein en schakelt u eventueel een specialist in. De doelstelling van dit assessment is de technische implicaties van een eventuele migratie in kaart te brengen. U voorkomt (technische) verrassingen!
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
2 B Functionele inventarisatie Mail en samenwerking zijn vaak één van de meest gebruikte applicaties in de onderneming. Iedereen wordt er dagelijks mee geconfronteerd. Om deze reden alleen al is het aangeraden om alle stakeholders bij dit project te betrekken. Desbetreffende mensen moeten zich realiseren wat de implicaties van een eventuele overstap voor hen zouden zijn. Net omdat voor vele kenniswerkers “werk” de afgelopen jaren inhoudelijk grondig is veranderd én er vaak andere eisen worden gesteld, is dit ook hét moment bij uitstek om de huidige manier van samenwerking en informatie verspreiding grondig te toetsen. U overloopt bestaande workprocessen en u brengt in kaart hoe het één en ander in toekomstige cloud oplossing ondergebracht kan worden. Zijn er verbeteringen mogelijk? Kunnen oude, gewoontes misschien in de nieuwe tool beter geörganiseerd worden? Belangrijk in deze fase is om voldoende aandacht te besteden aan het gebruiksgemak van respectievelijke oplossingen. Een mogelijke bijkomende optie is om de medewerkers te bevragen omtrent hun huidige kennis niveau van de eventueel in te voeren nieuwe tools. U krijgt een goed idee van het draagvlak voor een wijziging en kan inschatten welke begeleiding nodig is.
Stap 3 Het maken van de Business Case Op basis van de in eerder vermelde stappen beschikt u nu over een voldoende informatie voor de volgende stap: het uitwerken van de business case voor één of twee van de oplossingen. U heeft in kaart gebracht wat een technische migratie betekent en heeft tevens een goed idee over het benodigde change management bij de overstap naar iets nieuws. U weet nu of en welke aanpassingsproblemen u mag verwachten en wat de mogelijke winstpunten zijn voor de onderneming. Zeker in het geval u besluit om over te schakelen naar een voor de meeste gebruikers nieuwe oplossing, is het belangrijk voldoende stil te staan bij het te doorlopen verander traject. Hoe u dit zal doen hangt af van het huidige kennis niveau en gewoontes. Indien gewenst kan u de markt raadplegen en verschillende offertes aanvragen en deze in detail vergelijken
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51
Stap 4 Planning en uitrol Nadat u de scope van het project bepaald heeft, maakt u een gedetailleerde planning op. ( al dan niet in samenwerking met uw partner) Deze bestaat enerzijds uit een technisch luik: het opzetten van de nieuwe omgeving en migreren van bestaande data EN uit een stuk verandermanagement. Wat betreft het technische luik mag u ervan uitgaan dat een migratie zorgeloos verloopt. Duizenden organisaties gingen u reeds voor en er bestaan diverse tools die ervoor zorgen dat niets verloren gaat. Wat het stuk verandermanagement betreft, houdt u best rekening met drie peilers: communicatie, training en support. In functie van uw eigen situatie en wensen, kiest u hierbij zelf de mate van begeleiding.
Kliento heeft ruime ervaring met migraties naar Google Apps. WIj maken de overstap naar de Google cloud makkelijker. Onze uitgebreide ervaring en enthousiaste aanpak zorgen voor een zorgeloos project. Meer weten over Google Apps en onze aanpak? Regelmatig organiseren wij events waar u (gratis) uitgebreid kan kennis maken. Voor een actueel overzicht zie http://www.kliento.be/events
Kliento Kwaadstraat 7, B-9572 Sint Martens Lierde www.kliento.be | info@kliento.be Tel: +32 472 91 91 51