keur ruis (2008) doorlichting en maatregelenplan administratieve lasten hendrik-ido-ambacht.pdf by Peter Keur

Hendrik-Ido-Ambacht Doorlichting

maatregelenplan

lasten In opdracht van: DrĂŠ Martens Directeur Bedrijfsvoering

ÂŠ EIM & Zenc, 23 december 2008 Auteurs: Peter-August Keur (Zenc) Arjan Ruis (EIM)

administratieve

Inhoudsopgave Managementsamenvatting .............................................................................................. 2 1. Inleiding....................................................................................................................... 7 1.1. Achtergrond .......................................................................................................... 7 1.2. Subsidieregeling ................................................................................................... 7 1.3. Opdracht............................................................................................................... 8 1.4. Visie op administratieve lasten.............................................................................. 8 1.5. Gehanteerde aanpak ............................................................................................ 9 1.6. Doelgroep van de rapportage ..............................................................................10 1.7. Leeswijzer............................................................................................................10 2. Resultaten van de doorlichting ...................................................................................12 2.1. Inleiding ...............................................................................................................12 2.2. Toelichting op de doorlichting ..............................................................................12 2.3. Administratieve lasten ondernemers ....................................................................14 2.4. Administratieve lasten burgers.............................................................................22 2.5. Tot slotâ&#x20AC;Ś .............................................................................................................27 3. Maatregelen ...............................................................................................................35 3.1. Reflectiestappen en algemene maatregelen ........................................................35 3.2. Specifieke maatregelen bij besproken producten.................................................42 3.3. Specifieke maatregelen bij niet-besproken producten ..........................................62 4. Aanbevelingen voor vervolgstappen...........................................................................63 4.1. Implementatie ......................................................................................................63 4.2. Sturing .................................................................................................................63 4.3. Ondersteuning .....................................................................................................64 Bijlage I ..........................................................................................................................65 Bijlage II Top 10 Ondernemerproducten per totale administratieve last over 2007 .........67 Bijlage III Top 5 Burgerproducten per tijd per aanvraag.................................................68

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 1 van 68

Managementsamenvatting In 2008 hebben EIM en Zenc een onderzoek uitgevoerd naar de administratieve lasten van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. In deze managementsamenvatting worden kort de belangrijkste resultaten gepresenteerd. Er wordt ingegaan op: 1. resultaten van de doorlichting (kwantitatief en kwalitatief); 2. specifieke maatregelen voor een zestal Hendrik-Ido-Ambacht producten; 3. aanbevelingen voor de vervolgstappen voor de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht bij de implementatie van de maatregelen voor het verminderen van de administratieve lasten en het verbeteren van de dienstverlening. 1. Doorlichting administratieve lasten in Hendrik-Ido-Ambacht

Kwantitatieve resultaten uit de doorlichting: Ondernemers •

Ondernemers in Hendrik-Ido-Ambacht in 2007 hebben in totaal 1.714 uur (afgerond 71 dagen ofwel 214 werkdagen) besteed aan het aanvragen van de verschillende producten. Uitgaande van een gemiddeld uurtarief van €50 komt dit neer op een administratieve last van €85.700 op jaarbasis (2007)1;

•

Naast deze kosten is er ook sprake van externe kosten à €75 per uur. Deze bedragen in totaal €72.188 en behoren voor het grootste gedeelte tot het thema Bouwen en aanleggen;

•

De totale administratieve lasten voor ondernemers voor alle gemeentelijke producten bedragen voor 2007 €157.888;

Burgers •

Burgers in Hendrik-Ido-Ambacht hebben voor de (gekozen) tien gemeentelijke producten in totaal 13.176 uur op jaarbasis (2007) besteed aan het aanvragen van de verschillende producten.

In de doorlichting van ondernemersproducten is een aantal producten opgenomen die zowel door ondernemers als

burgers worden afgenomen. Deze administratieve lasten zijn onder de ondernemerslasten geschaard. Een voorbeeld hiervan is de bouwvergunning. De administratieve lasten voor het bedrijfsleven liggen in werkelijkheid dus lager.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 2 van 68

Kwalitatieve bevindingen uit de doorlichting: In de doorlichting speelt naast de kwantiteit ook de kwaliteit van de dienstverlening een grote rol. De volgende zaken zijn opgevallen bij het analyseren van de website en de gemeentelijke formulieren: -

Binnen de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht moeten relatief veel producten middels een vormvrije aanvraag worden aangevraagd. Het schrijven van een brief geeft een hogere administratieve last dan het invullen van een simpel formulier.

Waar een product via een vormvrije aanvraag moet worden aangevraagd is er weinig informatie beschikbaar. Hierdoor is het voor een aanvrager onduidelijk wat hij in zijn brief moet vermelden om het product aan te kunnen vragen.

Waar er wel formulieren beschikbaar zijn is het in veel gevallen mogelijk om een volledig digitale aanvraag in te dienen.

In sommige gevallen wordt er in de tekst op de website verwezen naar aanvraagformulieren,

maar

wordt

het

betreffende

formulier

niet

beschikbaar gesteld via de website. Dit leidt tot onduidelijkheid en een hogere administratieve last doordat het formulier opgehaald moet worden op het gemeentehuis, of per post toegezonden moet worden.

Perceptie van burgers en ondernemers over gemeentelijke producten: -

Burgers en ondernemers vinden dat de gemeente snel en soepel werkt.

Met vindt de dienstverleners behulpzaam

Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht gaat pragmatisch te werk

De gemeente is goed bereikbaar

Het contact met de gemeente wordt als prettig ervaren

Burgers en ondernemers hebben aangegeven dat zij de grootste knelpunten zien in de doorlooptijden van de aanvragen.

2. Specifieke maatregelen per besproken product Zes producten zijn uitvoerig geanalyseerd met betrokkenen vanuit de gemeente, burgers, ondernemers en andere gemeenten. De maatregelen zijn tijdens de workshops gezamenlijk geformuleerd en leiden, naar mening van de aanwezigen, tot een

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 3 van 68

vermindering van de administratieve lasten. Het zijn concrete voorstellen voor implementatie. Hieronder staan per product de afgesproken maatregelen:

Ondernemers: 1. Gebruiksvergunning •

Maatregel 1: Stel een casemanager aan die de vergunningaanvrager begeleidt (eind 2009)

•

Maatregel 3: Geef informatie bij de front office (begin 2009)

•

Maatregel 2: Plaats duidelijke informatie op de website (begin 2009)

2. Bouwvergunning •

Maatregel 1: Gebruik heldere taal (begin 2009)

•

Maatregel 2: Plaats informatie over actuele wet en regelgeving op de website (begin 2009)

•

Maatregel 3: Maak vanuit ‘Antwoord voor bedrijven’ juiste links naar relevante producten (begin 2009)

•

Maatregel 4: Onderzoek of het mogelijk is bouwaanvragen van ISOgecertificeerde bedrijven sneller af te handelen (eind 2009)

3. Vrijstelling bestemmingsplan •

Maatregel 1: Neem de VROM-informatie over wijzigen bestemmingsplan op in website van de gemeente (begin 2009)

•

Maatregel 2: Stel de bestemmingsplannen beschikbaar via de website (begin 2009)

•

Maatregel 3: Verstrek een aanvrager binnen korte termijn en in klare taal een “nee” als hij niet in aanmerking komt voor vrijstelling (begin 2009)

•

Maatregel 4: Stel duidelijke criteria beschikbaar aan de aanvrager (begin 2009)

•

Maatregel 5: Pas de op de website gebruikte terminologie aan met in achtneming van de huidige weten regelgeving

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 4 van 68

4. Winkeluitstalling •

Maatregel 1: Schaf de Winkeluitstallingvergunning af (eind 2009)

•

Maatregel 2: Maak de APV ondernemersgericht (eind 2009)

Burgers: 5. Kwijtschelding gemeentelijke belastingen •

Maatregel 1: Regionale Belastingdienst Drechtsteden, waaronder Hendrik Ido Ambacht valt, start met automatische kwijtschelding (2009)

•

Maatregel 3: Bepaal welke groepen nog meer in aanmerking komen voor kwijtschelding gemeentelijke belastingen (begin 2009)

•

Maatregel 4: Verken de mogelijkheden om ook waterschapbelasting automatisch kwijt te schelden (eind 2009)

6. WMO: Woning aanpassen •

Maatregel 1: Receptioniste stuurt juist door (eind 2008)

•

Maatregel 2: Ken WMO-aanvragen die lager zijn dan een vastgesteld bedrag altijd toe (begin 2009)

•

Maatregel 3: Ken WMO-aanvragen die nooit worden geweigerd altijd toe (begin 2009)

•

Maatregel 4: Verwijs de aanvrager direct door naar de leverancier voor het maken van een afspraak (eind 2009)

•

Maatregel 5: Leg bij mensen die 75 geworden zijn altijd een huisbezoek af om hen te helpen bij het aanvragen van voorzieningen (begin 2009)

Voor de producten die, gezien de scope van de opdracht, niet in de workshops zijn besproken, staan in een separate bijlage per product specifieke maatregelen geformuleerd.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 5 van 68

3. Aanbevelingen voor vervolgstappen Voor een succesvolle implementatie van de maatregelen adviseren wij om de volgende stappen te zetten na het accorderen van het maatregelenplan.

Implementatie 1. Geef een implementatieteam de opdracht om de maatregelen in te voeren; 2. Koppel diverse programmaâ&#x20AC;&#x2122;s zoals de aanpak van administratieve lasten, een programma dienstverlening, samenwerken in SSC Drechtsteden en een EGEM-i traject. Richt daarvoor eenduidig programmamanagement in, dat elke afdeling van de gemeente ondersteunt en stuurt in de noodzakelijke transformatie.

Sturing 1. Benoem een politiek en ambtelijk team van verantwoordelijken; 2. Ontwikkel indicatoren over het verloop van het klantproces heen. Registreer niet alleen het aantal verstrekte producten, maar houd ook rekening met indicatoren zoals uitval tijdens de procedure, niet-ontvankelijke aanvragen, samenloop van producten en resultaat van de aanvraag; 3. Blijf de administratieve lasten meten.

Ondersteuning 1. Moderniseer en gebruik de technologische infrastructuur; 2. Betrek de interne diensten en de externe accountant in de nieuw te ontwikkelen werkwijze, zoals het vervangen van een kopie van een bewijsstuk door een inkijkje in een database van een andere afdeling of overheidsorganisatie. Controlerende partijen moeten akkoord gaan met de nieuwe werkwijze.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 6 van 68

1. Inleiding 1.1. Achtergrond De Nederlandse overheid geeft een hoge prioriteit aan het terugdringen van administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Vanuit het Rijk is in het Actieprogramma Andere Overheid 2 benoemd dat er een expliciete verbinding wordt gelegd tussen reductie van administratieve lasten en het Actieprogramma Betere Dienstverlening 3. Ook in het NUP (Nationaal UitvoeringsProgramma) 4 is er aandacht voor vermindering van administratieve lasten. De ambities van de gemeente Hendrik-IdoAmbacht sluiten hier bij aan. Zo is in het coalitieprogramma benoemd dat de coalitie zal werken aan het terugdringen van de overmaat aan administratieve lasten en overbodige regels. Dit is opgenomen in het collegeprogramma en heeft inmiddels geleid tot de nota Deregulering in oktober 2007. EIM en Zenc is gevraagd deze aanpak te ondersteunen met een doorlichting van een selectie aan bedrijvenproducten en burgerproducten en een drietal workshops.

1.2. Subsidieregeling Om de gemeenten te ondersteunen bij het verminderen van de lokale regeldruk heeft Staatssecretaris De Jager van het Ministerie van FinanciĂŤn een tijdelijke subsidieregeling in het leven geroepen waarmee gemeenten externe hulp in kunnen roepen om de gemeentelijke administratieve regeldruk in kaart te brengen en aan te pakken. 5

De subsidie is zowel voor het in kaart brengen (doorlichten) van administratieve lasten voor burgers en ondernemers als voor het formuleren van concrete maatregelen ter vermindering van die administratieve lasten ter voorbereiding van besluitvorming.

BZK (2008) Actieprogramma andere overheid

BZK (2008) Visie betere dienstverlening overheid en Actieprogramma dienstverlening en e-overheid

Rijk VNG IPO (2008) Nationaal uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid

In overeenstemming met de Staatssecretarissen Bijleveld van het Ministerie van BZK en Heemskerk van het Ministerie

van EZ.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 7 van 68

1.3. Opdracht De verstrekte opdracht aan EIM en Zenc omvat het berekenen van de administratieve lasten van alle producten voor ondernemers en van tien producten voor burgers en het formuleren van maatregelen die een reductie van de (perceptie van) administratieve last realiseren. Een implementatieplan valt buiten de scope van het onderzoek.

Voorwaarden aan de opdracht De opdracht is uitgevoerd binnen de eisen die de subsidieregeling stelt. Dit betekent onder meer het volgende: -

Het onderzoek bestaat uit een doorlichting van administratieve lasten voor bedrijven volgens het Standaardkostenmodel en voor burgers op basis van de “AL-werkmap burgers” van het Ministerie van BZK;

Het onderzoek betreft alle producten voor ondernemers en tien producten voor burgers;

Het onderzoek levert een maatregelenplan op;

De lokale afdeling van VNO-NCW, de Kamer van Koophandel of MKB-Nederland dient in te stemmen met gemaakte keuzen.

Periode De doorlichting van de administratieve lasten heeft betrekking op het jaar 2007.

1.4. Visie op administratieve lasten Administratievelastenverlichting is meer dan het reduceren van regels alleen. De bronnen van administratieve lasten zitten zowel in de omvang en complexiteit van regels als in de uitvoering en handhaving ervan. Vooral het gebrek aan afstemming tussen regels is een bron van administratieve last. Bovendien behoort - tijdens de uitvoering van het beleid - het onhandig uitvragen van informatie of moeizaam opleggen van informatieverplichtingen tot de bronnen van administratieve lasten. Ook speelt het gevoel, de perceptie van de burger of ondernemer, met betrekking tot de ervaren lastendruk een belangrijke rol bij het vaststellen van administratieve last. Tot slot worden te hoge administratieve lasten veroorzaakt door inefficiënte werkprocessen.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 8 van 68

De aanpak van lastenreductie kan zich dus niet beperken tot regels die voortkomen uit de bestuurlijk-politieke wensen en het beleid, maar moet zich juist ook richten op de wijze waarop uitvoerders die regels interpreteren en handhaven. Ook de wijze waarop de burger en ondernemer administratieve last ervaren (perceptie) moet betrokken worden in het programma tot reductie van administratieve lasten.

1.5. Gehanteerde aanpak De doorlichting van producten voor het bedrijfsleven en voor burgers en het vergaren van input voor dit maatregelenplan hebben plaatsgevonden in acht onderzoeksstappen: 1. Er is een kick-off bijeenkomst georganiseerd voor een brede groep betrokkenen om het doel en de vervolgstappen te bespreken. 2. De gemeentelijke regelgeving, vergunningverlening of andere gemeentelijke regels zijn geĂŻnventariseerd en geanalyseerd. 3. Vervolgens is de omvang van de administratieve lasten vastgesteld volgens het Standaardkostenmodel. 4. Met behulp van het Toetsingskader Vergunningen hebben we het nut en de noodzaak van autonome gemeentelijke vergunningen bepaald. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 9 van 68

5. In de volgende stap zijn knelpunten gesignaleerd en hebben we globale oplossingsrichtingen geformuleerd. 6. Op basis van de doorlichting konden we maatregelen voor alle producten formuleren. 7. Hierna zijn in een selectiebijeenkomst zes producten (twee burgerproducten en vier ondernemerproducten) geselecteerd om te verdiepen. Dit gebeurde met input van de lokale afdeling van de ondernemersvereniging, de WMO-adviesraad en het ouderenplatform. 8. Deze

producten

zijn

drie

workshops

uitvoerig

besproken

met

portefeuillehouder, de wethouder, proceseigenaren, ondernemers, burgers, vertegenwoordigers van de Kamer van Koophandel Rotterdam en een vertegenwoordiger van een collega-gemeente. Ook is een vertegenwoordiger van het Inlichtingenbureau aanwezig geweest en hebben direct betrokkenen van Servicecentrum Drechtsteden workshops bijgewoond.

1.6. Doelgroep van de rapportage Het onderzoek kent een flinke diepgang en bevat adviezen tot op zeer operationeel niveau van een gemeentelijk product, bijvoorbeeld welke vragen in een formulier geschrapt kunnen worden. De rapportage is dan ook met name bedoeld voor degenen die met de implementatie van de maatregelen aan de slag gaan, maar is ook zeer bruikbaar voor afdelingshoofden, (C)MT, beleidsmakers en programmanagers. Specifiek voor de besluitvorming is een uitgebreide managementsamenvatting opgenomen aan het begin van de rapportage.

1.7. Leesw ijzer In hoofdstuk 2 staan de resultaten van de doorlichting van de producten voor burgers en ondernemers. U vindt hier zowel kwantitatieve als kwalitatieve bevindingen. Hoofdstuk 3 bevat reflectiestappen en algemene maatregelen voor het reduceren van administratieve lasten en specifieke maatregelen voor de producten die in de workshops aan de orde zijn geweest. Hoofdstuk 4 doet aanbevelingen voor vervolgstappen.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 10 van 68

In een separate bijlage bij dit maatregelenplan vindt u informatie over producten die niet in de workshops behandeld zijn.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 11 van 68

2. Resultaten van de doorlichting 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk worden de resultaten van de doorlichting gepresenteerd. In paragraaf 2.2. is een toelichting op de doorlichting opgenomen. Daarna presenteren we de administratieve lasten voor ondernemers in 2007 in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht (paragraaf 2.3). De totale lasten per thema worden gepresenteerd en de belangrijkste producten in termen van totale administratieve lasten die ze veroorzaken worden nader toegelicht. Vervolgens komen in paragraaf 2.4 de administratieve lasten voor burgers aan bod. Tot slot wordt in paragraaf 2.5 ingegaan op enkele opvallende en kwalitatieve aspecten rondom de doorlichting.

2.2. Toelichting op de doorlichting 2.2.1. Inleiding Een doorlichting is een systematische analyse van de administratieve lasten voor bedrijven en burgers. De administratieve lasten voor bedrijven zijn in kaart gebracht conform de voorgeschreven handleiding “Meten is Weten” van de Regiegroep Regeldruk en zijn berekend met gebruikmaking van het in die handleiding beschreven Standaard Kostenmodel6. Bij het in kaart brengen van de administratieve lasten voor burgers is de voorgeschreven

“werkmap”7

van

het

Ministerie

van

Binnenlandse

Zaken

Koninkrijksrelaties gebruikt.

De doorlichting van de regelgeving van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht heeft plaatsgevonden in de periode juli 2008 tot en met september 2008. In de doorlichting zijn alle bestaande en relevante producten voor bedrijven en tien door de gemeente gekozen 6

Het Standaard Kostenmodel is een instrument om de administratieve lasten als gevolg van weten regelgeving

inzichtelijk en vergelijkbaar te presenteren. Het model gaat uit van gestandaardiseerde processen die op een efficiënte manier plaatsvinden. Bij alle berekeningen van administratieve lasten voor bedrijven wordt dit model door de Rijksoverheid voorgeschreven en zo ook voor de onderhavige subsidieregeling. (Zie: www.ez.nl/dsresource?objectid=158351&type=PDF). 7

Het Standaard Kostenmodel voor burgers is onderdeel van deze werkmap.

(Zie: www.lastvandeoverheid.nl/beleidsinformatie/instrumenten)

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 12 van 68

producten voor burgers gemeten op administratieve lasten. Het doormeten van de administratieve lasten is van groot belang om bij herhaalde meting te zien in hoeverre de gemeente slaagt in het verminderen van de lasten.

2.2.2. Uitgangspunten doorlichting De definitie van administratieve lasten is van belang voor de scope van de doorlichting en

het

maatregelenplan.

Administratieve

lasten

zijn,

volgens

het

Standaard

Kostenmodel, de kosten van informatieverplichtingen die bedrijven en burgers maken om producten en diensten van de gemeente te verwerven. Het gaat om de handelingen die bedrijven en burgers daarvoor moeten verrichten inclusief bijvoorbeeld reistijd. Inhoudelijke nalevingskosten (uitvoeren van onderzoeken e.d.) en financiële kosten (betalen van leges, belastingen etc.) behoren niet tot de definitie van administratieve lasten en blijven buiten beschouwing in dit onderzoek. De administratieve lasten zijn vastgesteld bij het aantal aan bedrijven en burgers verstrekte producten in het kalenderjaar 2007, waarbij rekening wordt gehouden met een gemiddeld efficiënte naleving. Dit houdt in dat we uitgaan van de gemiddelde tijd die een ondernemer of burger besteedt aan het aanvragen van een bepaald product. Verder gaan we ook altijd uit van de meest eenvoudige/efficiënte werkwijze. Indien een product bijvoorbeeld digitaal kan worden aangevraagd, dan wordt er ook vanuit gegaan dat dit gebeurt, hoewel sommige ondernemers of burgers het product wellicht op een andere (minder efficiënte) manier aanvragen. Geen rekening is gehouden met de tijdbesteding van het opnieuw indienen van aanvragen nadat eerdere aanvragen door de gemeente nietontvankelijk zijn verklaard. De reden is dat we hier geen nauwkeurige data over hebben.

Figuur 1 laat zien dat administratieve lasten slechts een deel van de totale lasten van regelgeving

zijn.

Veelal

zijn

inhoudelijke

nalevingskosten

hoger

dan

administratieve lasten. Het doel van de verplichting bepaalt in principe of iets een administratieve last is. Is het doel het informeren van de overheid, in dit geval de gemeente, dan spreken we van een administratieve last. Is het doel van de verplichting bijvoorbeeld het waarborgen van de veiligheid of het behoud van het milieu, zoals het geval is bij onderzoeken in het kader van de milieuvergunning, dan valt die verplichting niet onder de definitie van administratieve lasten. Vanzelfsprekend heeft regelgeving ook

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 13 van 68

baten voor ondernemers en burgers, maar die laten we in dit onderzoek buiten beschouwing. Figuur 1: Administratieve lasten zijn kosten van informatieverplichtingen

Regelgeving

Lasten voor ondernemers/burgers

Inhoudelijke verplichtingen

Financiële verplichtingen

Informatieverplichtingen

2.3. Administratieve lasten ondernemers Onderstaande tabel geeft een overzicht van de totale administratieve lasten voor ondernemers, onderverdeeld in vijf thema’s. De tabel geeft per thema weer hoeveel tijd (in uren) ondernemers kwijt zijn aan het aanvragen van de verschillende producten die tot het betreffende thema behoren. Daarnaast geeft de tabel inzicht in de externe kosten (indien de aanvraag van een bepaald product wordt uitbesteed) en het aantal aangevraagde producten in 2007 (Q). De totale administratieve lasten per thema zijn gelijk aan de som van de interne en de externe kosten. De interne kosten worden berekend door de tijd die ondernemers besteden aan het aanvragen van een product te vermenigvuldigen met het gemiddelde interne tarief van een ondernemer (€50 in dit onderzoek). Externe kosten zijn kosten van uitbesteding door ondernemers aan intermediairs.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 14 van 68

Tabel 1: overzicht administratieve lasten per thema productcategorie Tijd (uren) Ext. kosten A. Bouwen en aanleggen

1.006

€ 57.788

459

€ 108.068 € 22.924

B. Milieu

170

€ 14.400

C. Horeca

118

€0

€ 5.905

D. Markt-, straaten detailhandel

207

€0

103

€ 10.343

E. Openbare ruimte en belastingen

213

€0

668

€ 10.642

totaal alle producten

1.714

€ 72.188

1.341

€ 157.883

* Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

Uit de doorlichting blijkt dat ondernemers in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in 2007 in totaal 1.714 uur (ofwel 214 werkdagen) hebben besteed aan het aanvragen van de verschillende producten. Uitgaande van een gemiddeld intern uurtarief van een ondernemer van €50 komt dit neer op €85.700. Naast deze interne kosten is er ook sprake van externe kosten. Deze bedragen in totaal €72.188 en behoren voor het grootste gedeelte tot het thema Bouwen en aanleggen. De totale administratieve lasten voor ondernemers komen in 2007 hierdoor uit op €157.883. Bijna 70% van dit bedrag kan worden toegeschreven aan het thema Bouwen en aanleggen, zie ook figuur 2 hieronder. Dit heeft een aantal redenen. Ten eerste behoren relatief veel producten tot dit thema in vergelijking met de overige thema’s. Ten tweede zijn de administratieve lasten per aanvraag van een deel van deze producten erg hoog (bijv. bij de bouwen sloopvergunning). Tot slot worden de producten binnen dit thema relatief vaak aangevraagd.

Ook het thema Milieu heeft een vrij groot aandeel (15%) in de totale administratieve lasten. Dit heeft met name te maken met de hoge administratieve lasten per aanvraag voor de verplichtingen die samenhangen met de Wet Milieubeheer.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 15 van 68

Figuur 2: overzicht administratieve lasten per thema Totale administratieve lasten

€ 157.883

€ 160.000 € 140.000 € 120.000

€ 108.068

€ 100.000 € 80.000 € 60.000 € 40.000

€ 22.924 € 5.905

€ 20.000

€ 10.343

€ 10.642

€0 A. Bouwen en aanleggen

B. M ilieu

C. Horeca

D. M arkt-, straaten detailhandel

E. Openbare ruimte en belastingen

totaal alle producten

Iets meer dan de helft van de onderzochte producten komt voort uit autonome regelgeving. Het overige producten komen voort uit rijksregelgeving welke de gemeente slechts in medebewind uitvoert. De beleidsvrijheid is hier beperkter dan bij de producten die vallen onder autonome regelgeving. Het is echter niet zo dat de gemeente helemaal geen invloed heeft op het hele proces rondom de aanvraag van deze producten. Zo kan de gemeente in ieder geval bepalen op welke manier het product kan worden aangevraagd (digitaal of schriftelijk). Verder heeft ze over het algemeen weinig invloed op de aan te leveren informatie, maar natuurlijk wel op de communicatie, doorlooptijd, etc. Dit laatste heeft weliswaar geen direct gevolg voor de administratieve lasten, maar is wel degelijk van invloed op de beleving daarvan door ondernemers en burgers.

De producten die vallen onder autonome regelgeving zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor €63.003 aan administratieve lasten. Dit is gelijk aan 40% van de totale administratieve lasten. De overige producten (rijksregelgeving in medebewind) zorgen dus voor het resterende deel van €94.879. Het totale overzicht van alle producten is terug te vinden in de bijlage.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 16 van 68

2.3.1. Top 10 administratieve lasten bedrijven Tabel 2 geeft de top 10 van administratieve lasten voor bedrijven weer. De top 10 is verantwoordelijk voor 81% van de totale administratieve lasten voor ondernemers. Hieronder zullen de tien producten verder worden besproken. Waar nodig zal het één en ander worden toegelicht met een tabel.

Tabel 2: top 10 totale administratieve lasten Producten P Q Bouwvergunning regulier

€ 600

€ 37.200

Gebruiksvergunning

€ 267

115

€ 30.667

Bouwvergunning licht

€ 300

€ 15.600

Wm-vergunning (oprichting)

€ 3.000

€ 12.000

Vrijstelling bestemminsplan

€ 118

€ 11.280

Vergunning winkeluitstalling

€ 116

€ 5.792

Beoordeling schetsplan

€ 142

€ 4.108

Gebruik openbare ruimte

€ 68

€ 3.915

Wm artikel 8.40 meldingen

€ 248

€ 3.477

Sloopvergunning

€ 300

€ 3.300

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

1. Bouwvergunning regulier De hoge administratieve lasten worden zowel door de hoge kosten per aanvraag (P) als het relatief grote aantal aanvragen (Q) veroorzaakt. De aanvraag van een reguliere bouwvergunning wordt door ondernemers vrijwel altijd uitbesteed aan een externe deskundige (bijvoorbeeld een aannemer of een architect). Uit een aantal telefonische interviews met recente aanvragers en vanuit eerdere onderzoeken van EIM blijkt dat zij gemiddeld één dag besteden aan het voeren van (voor)overleg met de gemeente (gemiddeld anderhalf uur), verzamelen van gegevens en vereiste bijlagen (gemiddeld vijf uur) en het invullen van het aanvraagformulier (gemiddeld anderhalf uur). De tijd die besteed wordt aan het maken van de bouwtekeningen e.d. zit hier niet bij inbegrepen, aangezien dit inhoudelijke en dus geen administratieve verplichtingen zijn. In het onderzoek zijn we uitgegaan van een extern tarief van €75 euro per uur, derhalve zijn de kosten per aanvraag gelijk aan €600 (= 8 uur x €75 per uur).

2. Gebruiksvergunning De administratieve lasten per aanvraag van dit product zijn relatief hoog. De meeste tijd wordt besteed aan het maken en verzamelen van de vereiste bijlagen. Overigens kunnen hiervoor veelal de eventueel beschikbare bouwtekeningen als basis dienen, welke dan © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 17 van 68

worden bewerkt zodat ze voldoen aan de eisen die hieraan gesteld worden voor de aanvraag van de gebruiksvergunning.

In onderstaande tabel is welke handelingen men moet verrichten voor het aanvragen van een gebruiksvergunning. De tijd die besteed wordt aan iedere afzonderlijke handeling staat hierbij weergegeven in delen van uren. Zo staat “1 30/60” bijvoorbeeld voor anderhalf uur. Tabel 3: overzicht administratieve lasten Gebruiksvergunning Gebruiksvergunning Totaal oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

Tijd (uren) 5 20/60

Tarief € 50

P € 267

Q 115

AL € 30.667

5/60

115

479

telefonisch aanvragen formulier

15/60

115

1.438

locatie of gebouw beschrijven - complex

30/60

115

2.875

3/60

115

288

bouwkundige plattegrond maken

2 30/60

125

115

14.375

situatietekening (kadastraal) maken

1 30/60

115

8.625

1/60

115

20/60

115

1.917

doornemen van verworven documenten - gemiddeld

5/60

115

479

archiveren van verworven documenten

1/60

115

NAW-gegevens invullen

kopieëren - één of enkele pagina's via de post indienen formulier

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

3. Bouwvergunning licht Net als bij de reguliere bouwvergunning wordt de aanvraag van dit product doorgaans uitbesteed aan een externe deskundige. Uit een aantal telefonische interviews en eerdere onderzoeken van EIM is naar voren gekomen dat zij gemiddeld vier uur besteden aan de totale aanvraag. Het (voor)overleg en het invullen van het aanvraagformulier kosten beide gemiddeld een half uur. Het verzamelen van gegevens en de vereiste bijlagen kost gemiddeld drie uur. Uitgaande van een extern tarief van €75 per uur komt dit voor de ondernemer neer op €300 (= 4 uur x €75 per uur) per aanvraag. De totale administratieve lasten worden ook hier veroorzaakt door enerzijds de hoge lasten per aanvraag en anderzijds het grote aantal aanvragen.

4. Wm-vergunning (oprichting) Dit product heeft veruit de hoogste administratieve lasten per aanvraag. Dit is dan ook de voornaamste reden dat dit product op plaats vier in de top 10 staat. De aanvraag van een milieuvergunning is dermate complex dat dit bijna altijd wordt uitbesteed aan een externe deskundige (bijvoorbeeld een adviesbureau). Bij de aanvraag van de © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 18 van 68

milieuvergunning maken we onderscheid tussen ‘oprichting’ en ‘revisie’. In dit geval gaat het om de oprichtingsvergunning. Uit een aantal telefonische interviews en eerdere onderzoeken van EIM is gebleken dat de aanvraag gemiddeld ongeveer vijf dagen kost. Het (voor)overleg met de gemeente kost gemiddeld anderhalve dag. Het invullen van het aanvraagformulier kost ongeveer een halve dag. Het verzamelen van gegevens en de vereiste bijlagen kost het meeste tijd, gemiddeld ongeveer drie dagen. De tijd die besteed wordt aan het uitvoeren van onderzoek in het kader van de aanvraag van de milieuvergunning is een inhoudelijke verplichting en wordt dus niet meegerekend. We zijn uitgegaan van een extern tarief van 75 euro per uur. De administratieve lasten per aanvraag zijn derhalve gelijk aan €3.000 (= 40 uur x €75 per uur).

5. Vrijstelling bestemmingsplan Indien de aanvraag van een bouwvergunning in strijd is met het bestemmingsplan kan hiervoor een vrijstelling worden aangevraagd. Doorgaans zal er eerst overleg tussen de aanvrager en de gemeente plaatsvinden. Vervolgens kan de vrijstelling per brief aangevraagd

worden.

Dit

zal

moeten

worden

toegelicht

met

nodige

bijlagen/tekeningen. We zijn er vanuit gegaan dat deze reeds gemaakt zijn (bijvoorbeeld voor de aanvraag van de bouwvergunning) en dus niet speciaal hoeven worden aangemaakt. Bovendien zijn de bijlagen veelal inhoudelijke verplichtingen en worden dus sowieso niet meegenomen in dit onderzoek. Tabel 4 geeft een overzicht van de gehele (administratieve) procedure. Tabel 4: overzicht administratieve lasten Vrijstelling bestemmingsplan Vrijstelling bestemminsplan Tijd (uren) 2 21/60

Tarief € 50

P € 118

oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

30/60

2.400

brief schrijven als er geen formulier is

20/60

1.600

activiteiten/werkzaamheden invullen - complex

20/60

1.600

bijlagen (tekeningen) verzamelen

30/60

2.400

kopieëren - meerdere pagina's

5/60

400

via de post indienen formulier

20/60

1.600

doornemen van verworven documenten - complex

15/60

1.200

1/60

Totaal

archiveren van verworven documenten

Q 96

AL € 11.280

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

6. Vergunning winkeluitstalling Om uitzoekbakken, kledingrekken en soortgelijke zaken of diensten aan de buitenzijde van winkels te mogen plaatsen is een ondernemer verplicht een ‘Vergunning © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 19 van 68

winkeluitstalling’ aan te vragen. De aanvraag loopt via een digitaal beschikbaar aanvraagformulier waarbij een situatieschets en een afbeelding van de uitstalling gevoegd moeten worden. Het verzorgen van deze bijlagen is de meest tijdrovende handeling m.b.t. de aanvraag en kost de ondernemer ruim een uur. In tabel 5 is de totale verdeling van tijd en kosten over de verschillende handelingen weergegeven.

Tabel 5: overzicht administratieve lasten Vergunning winkeluitstalling Vergunning winkeluitstalling Tijd (uren) Tarief P Totaal 2 19/60 € 50 € 116 oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

Q 50

AL € 5.792

5/60

208

telefonisch aanvragen formulier

15/60

625

Uitgebreide gegevens uitstalling

15/60

625

3/60

125

NAW-gegevens invullen beschrijving constructie en materialen

10/60

417

afbeelding uitstalling

20/60

833

situatieschets maken - complex

45/60

1.875

via de post indienen formulier

20/60

833

doornemen van verworven documenten - gemiddeld

5/60

208

archiveren van verworven documenten

1/60

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

7. Beoordeling schetsplan Met een beoordeling schetsplan kan worden nagegaan wat de haalbaarheid is van een toekomstig bouwplan. Voordat de aanvrager het hele plan in detail hoeft uit te werken, weet hij/zij of voor het plan een bouwvergunning kan worden verleend. Dit kan een hoop tijd besparen indien blijkt dat er geen bouwvergunning verleend zal worden. We hebben hier, in tegenstelling tot bij de bouwvergunning, gekozen om de tijd die besteed wordt aan het maken van de tekeningen wel op te nemen. De reden is dat bij te voegen tekeningen in eerste instantie bedoeld zijn om de gemeente te informeren (zodat zij een goed oordeel kan vellen over het bouwplan).

Een overzicht van alle (administratieve) handelingen (en bijbehorende tijden en administratieve lasten) die men moet verrichten voor het aanvragen van dit product staat weergegeven in onderstaande tabel.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 20 van 68

Tabel 6: overzicht administratieve lasten Beoordeling schetsplan Beoordeling schetsplan Totaal

Tijd (uren) 2 50/60

oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

Tarief € 50

P € 142

Q 29

AL € 4.108

5/60

121

telefonisch aanvragen formulier

15/60

363

locatie of gebouw beschrijven - gemiddeld

15/60

363

3/60

Kadastrale informatie opzoeken en invullen

15/60

363

bijlagen (tekeningen) verzamelen

725

NAW-gegevens invullen

30/60

kopieëren - meerdere pagina's

5/60

121

via de post indienen formulier

20/60

483

1.450

doornemen van verworven documenten - eenvoudig

1/60

archiveren van verworven documenten

1/60

overleg met gemeente

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

8. Gebruik openbare ruimte Om als bedrijf gebruik te mogen maken van openbare grond om bijvoorbeeld een container te kunnen plaatsen moet men een vormvrij verzoek schrijven en deze met een situatieschets naar de gemeente sturen. In 2007 is zo’n verzoek tot ‘Gebruik openbare ruimte’ 58 maal ingediend. In tabel 7 is te zien welke handelingen de ondernemer moet verrichten om aan deze informatieverplichting te voldoen.

Tabel 7: overzicht administratieve lasten Gebruik openbare ruimte Gebruik openbare ruimte Totaal oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

Tijd (uren) 1 21/60

Tarief € 50

P € 68

Q 58

AL € 3.915 242

5/60

20/60

967

activiteiten/werkzaamheden invullen - gemiddeld

5/60

242

locatie of gebouw beschrijven - eenvoudig

5/60

242

legitimatiebewijs overleggen

5/60

242

situatieschets maken - gemiddeld

15/60

725

via de post indienen formulier

20/60

967

doornemen van verworven documenten - gemiddeld

5/60

242

archiveren van verworven documenten

1/60

brief schrijven als er geen formulier is

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

9. Wm artikel 8.40 meldingen Bij de oprichting van een nieuw bedrijf is iedere ondernemer verplicht om een milieuvergunning aan te vragen of een milieumelding te doen (afhankelijk van de aard van het bedrijf). Indien blijkt dat er geen vergunning nodig is, dan zal de ondernemer een zogeheten Wet milieubeheer 8.40 melding moeten doen.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 21 van 68

Tabel 8 geeft een overzicht van de handelingen die men moet verrichten voor het doen van deze melding. Bij dit product zorgen met name de toe te voegen bescheiden ervoor dat de totale tijdsbesteding en dus de administratieve lasten per aanvraag relatief hoog zijn.

Tabel 8: overzicht administratieve lasten Wm artikel 8.40 meldingen Wm artikel 8.40 meldingen Tijd (uren) Tarief Totaal 4 58/60 € 50

P € 248

Q 14

AL € 3.477

oriënteren/informatie opvragen/vooroverleg

15/60

175

AIM module doorlopen

15/60

175

activiteiten/werkzaamheden invullen - gemiddeld

5/60

KvK-nummer invullen

3/60

NAW-gegevens invullen

3/60

bouwkundige plattegrond maken

2 30/60

125

1.750

situatietekening maken

1 30/60

1.050

1/60

15/60

175

1/60

digitaal indienen formulier (via website) doornemen van verworven documenten - complex archiveren van verworven documenten

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

10. Sloopvergunning Net als bij de bouwvergunning wordt de aanvraag van dit product doorgaans uitbesteed aan een externe deskundige. Uit eerdere onderzoeken van EIM is naar voren gekomen dat de aanvraag gemiddeld vier uur kost. Het (voor)overleg kost gemiddeld twee uur. Het invullen van het aanvraagformulier en het verzamelen van de gegevens en de vereiste bijlagen kost beide gemiddeld één uur. Ook hier geldt dat bij de aanvraag aan een aantal inhoudelijke verplichtingen (gericht op bijvoorbeeld veiligheid/gezondheid rondom asbest) moet worden voldaan. Dit zijn geen administratieve lasten en ze zijn dus niet meegenomen in dit onderzoek. Uitgaande van een extern tarief van €75 per uur zijn de administratieve lasten per aanvraag voor dit product gelijk aan €300 (= 4 uur x €75 per uur).

2.4. Administratieve lasten burgers In deze paragraaf bespreken we de administratieve lasten voor burgers. Vanuit de subsidieregeling is er slechts ruimte om tien burgerproducten door te lichten. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht heeft uit een lijst van 49 producten deze tien producten geselecteerd. De administratieve lasten voor burgers worden overigens niet uitgedrukt in © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 22 van 68

euro’s maar in tijd. Volgens het Standaard Kostenmodel wordt voor burgers geen tarief gehanteerd, zoals dat wel gekoppeld kan worden aan de tijd die ondernemers besteden aan het aanvragen van een bepaald product. De eenheid waarin de administratieve lasten worden uitgedrukt is dus anders bij burgers dan bij bedrijven, het principe blijft echter hetzelfde.

Op basis van de doorlichting concluderen we dat de administratieve lasten voor burgers voor de betreffende tien producten in 2007 in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht uitkomen op 2.928 uur (zie tabel 9). Omgerekend betekent dit dat burgers 366 werkdagen hebben besteed aan het aanvragen van de verschillende producten en/of het informeren van de gemeente.

In de eerste kolom van tabel 9 staan de tien burgerproducten. Vervolgens worden in de tweede kolom de administratieve lasten per aanvraag weergegeven. Deze staan gepresenteerd in delen van uren, waarbij “1 23/60” bijvoorbeeld staat voor één uur en 23 minuten. In de derde kolom staat het aantal aanvragen in 2007 van de betreffende producten. De laatste kolom geeft de administratieve lasten weer (uitgedrukt in afgeronde uren). Van de producten ‘Art. 35 ontheffing Drank- en horecawet’, ‘Evenementenvergunning’, ‘Reclamevergunning’, ‘Collectevergunning’, ‘Kapvergunning’ en ‘Uittreksel Gba’ is helaas niet bekend hoe vaak ze in 2007 zijn aangevraagd. EIM heeft hierover geen informatie mogen ontvangen van de gemeente. Wel weten we hoe groot de administratieve lasten per aanvraag zijn. Op basis van eerdere vergelijkbare onderzoeken bij andere gemeenten heeft EIM een raming gemaakt voor de ontbrekende aantallen aanvragen.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 23 van 68

Tabel 9: overzicht administratieve lasten geselecteerde burgerproducten Tijd (uren)

AL (uren)

WOZ-beschikking

Burgerproducten

11/60

11.022

2.021

Uittreksel Gba

16/60

1.800*

480

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen

1 17/60

224

287

Evenementenvergunning (straat-/buurfeesten)

1 29/60

25*

43/60

50*

Kapvergunning Gehandicaptenparkeerplaats

1 23/60

Collectevergunning

1 1/60

10*

49/60

Reclamevergunning

1 3/60

10*

Art. 35 ontheffing drank- en horecawet Gebruik openbare grond

1 54/60 1 21/60

5* 5

10 7

13.176

2.928

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen (verkort)

totaal alle producten

Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten uitgedrukt in afgeronde uren * aantal aanvragen is niet bekend bij gemeente, schatting EIM

Hierna zullen we de top 5 uit bovenstaande tabel bespreken. Waar nodig zal het één en ander worden toegelicht met een tabel.

Top 5 administratieve lasten burgers Hieronder bespreken we de top 5 administratieve lasten van burgers. Deze zijn verantwoordelijk voor liefst 98% van de totale administratieve lasten van de tien gekozen burgerproducten.

1. WOZ-beschikking De administratieve lasten van dit product worden vooral bepaald door het grote aantal beschikkingen per jaar. De administratieve lasten per beschikking bestaan eigenlijk alleen uit de tijd die besteed wordt aan het lezen en archiveren van de beschikking en het betalen van het verschuldigde bedrag.

2. Uittreksel Gba Het uittreksel uit de gemeentelijke basisadministratie kan volledig digitaal worden aangevraagd. De kosten per aanvraag zijn dan ook erg laag (zestien minuten, zie tabel 10). Het product wordt doorgaans erg vaak aangevraagd, in 2007 was het aantal geraamde aanvragen gelijk aan 1.800. Hierdoor zijn de totale administratieve lasten van dit product relatief groot.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 24 van 68

Tabel 10: overzicht administratieve lasten Uittreksel Gba Uittreksel Gba Tijd (uren) Q Totaal 16/60 1.800 digitaal aanvragen formulier

AL (uren) 480

10/60

1.800

300

NAW-gegevens invullen

3/60

1.800

digitaal indienen formulier (via website)

1/60

1.800

doornemen van verworven documenten - eenvoudig

1/60

1.800

archiveren van verworven documenten

1/60

1.800

Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten uitgedrukt in afgeronde uren

3. Kwijtschelding gemeentelijke belastingen Voor dit product geldt dat de hoogte van de administratieve lasten zowel bepaald wordt door het grote aantal aanvragen als de hoge administratieve lasten per aanvraag. De aanvraag Kwijtschelding gemeentelijke belastingen loopt via twee procedures. Wanneer burgers reeds eerder kwijtschelding hebben aangevraagd en de gegevens van de betreffende burger dus reeds bekend zijn bij de gemeente dan is het invullen van een eenvoudig formulier zonder ingewikkelde bijlagen voldoende. Wanneer het echter een eerste aanvraag betreft is de aanvraag vrij complex en kost het verzamelen van de vereiste bijlagen relatief veel tijd. Tabel 11 geeft een overzicht van de handelingen (en de bijbehorende gemiddelde tijdsbesteding) die een burger moet verrichten voor het voor de eerste maal aanvragen van kwijtschelding van de gemeentelijke belastingen. Tabel 12 laat zien hoe de eenvoudige procedure in zijn werk gaat. Tabel 11: overzicht administratieve lasten Kwijtschelding gemeentelijke belastingen Kwijtschelding gemeentelijke belastingen Tijd (uren) Q AL (uren) Totaal 1 17/60 224 287 digitaal aanvragen formulier

10/60

224

uitgebreide gegevens financiĂŤle situatie

20/60

224

bijlagen verzamelen/scannen

30/60

224

112

digitaal indienen formulier (via website) doornemen van verworven documenten - complex archiveren van verworven documenten

1/60

224

15/60

224

1/60

224

Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten uitgedrukt in afgeronde uren

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 25 van 68

Tabel 12: overzicht administratieve lasten Kwijtschelding gemeentelijke belastingen (verkorte aanvraag) Kwijtschelding gemeentelijke belastingen (verkort) Tijd (uren) Q AL (uren) Totaal 49/60 14 11 digitaal aanvragen formulier

10/60

gegevens financiĂŤle situatie

2/60

0 7

bijlagen verzamelen/scannen

30/60

digitaal indienen formulier (via website)

1/60

doornemen van verworven documenten - gemiddeld

5/60

archiveren van verworven documenten

1/60

Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten uitgedrukt in afgeronde uren

4. Evenementenvergunning (straat-/buurtfeesten) De evenementenvergunning is er zowel voor bedrijven als burgers. De evenementen die georganiseerd worden door burgers zijn doorgaans van kleinere omvang dan die van bedrijven. Toch zijn ook burgers verplicht een melding te doen bij GHOR/CPA en is de aanvraag van een evenementenvergunning redelijk complex. Vooral het maken van de situatieschets kost relatief veel tijd.

Tabel 13: overzicht administratieve lasten Evenementenvergunning Evenementenvergunning (straat-/buurfeesten) Tijd (uren) Q AL (uren) Totaal 1 29/60 25 37 digitaal aanvragen formulier

10/60

verplichte melding bij GHOR/CPA

15/60

activiteiten/werkzaamheden invullen - eenvoudig

2/60

situatiebeschrijving invullen - eenvoudig

2/60

locatie of gebouw beschrijven - eenvoudig

5/60

NAW-gegevens invullen

3/60

45/60

situatieschets maken - complex digitaal indienen formulier (via website)

1/60

doornemen van verworven documenten - gemiddeld

5/60

archiveren van verworven documenten

1/60

Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten uitgedrukt in afgeronde uren

5. Kapvergunning De aanvraag van een kapvergunning is vrij eenvoudig. Het aanvraagformulier kan gedownload worden van de website van de gemeente en het invullen hiervan kost niet veel tijd. Het formulier kan niet digitaal worden ingediend, maar moet inclusief een situatieschets worden opgestuurd of persoonlijk worden ingeleverd op het gemeentehuis (we hebben hier gekozen voor de eenvoudigste variant). De hoogte van de ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 26 van 68

administratieve lasten wordt hier met name bepaald door het aantal aanvragen, zie tabel 14. Tabel 14: overzicht administratieve lasten Kapvergunning Kapvergunning Tijd (uren) Totaal 43/60

Q 50

AL (uren) 36

digitaal aanvragen formulier

10/60

gegevens boom/bomen

10/60

activiteiten/werkzaamheden invullen - eenvoudig

2/60

NAW-gegevens invullen

3/60

situatieschets maken - gemiddeld

15/60

digitaal indienen formulier (via website)

1/60

doornemen van verworven documenten - eenvoudig

1/60

archiveren van verworven documenten

1/60

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

2.5. Tot slot… In deze paragraaf zullen we allereerst ingaan op de manier waarop de producten van de gemeente kunnen worden aangevraagd. Dit zegt overigens niets over de inhoud en de afhandeling van de aanvraag. Vervolgens zullen we in het kort bespreken wat ons is opgevallen tijdens de doorlichting. Dit kan betrekking hebben op de website, maar ook op de formulieren en de vragen die daarin gesteld worden. Vervolgens presenteren we nog enkele knelpunten vanuit de telefonische interviews met burgers en ondernemers.

2.5.1. Wijze waarop de producten kunnen worden aangevraagd De producten die de gemeente aanbiedt kunnen, in theorie, op vier verschillende manieren worden aangevraagd: •

Volledig digitaal (bijvoorbeeld via DigiD);

•

Via een digitaal beschikbaar aanvraagformulier dat gedownload kan worden en later kan worden opgestuurd of persoonlijk op het gemeentehuis kan worden ingeleverd;

•

Via een (niet digitaal beschikbaar) aanvraagformulier dat telefonisch aangevraagd kan worden of kan worden opgehaald op het gemeentehuis;

•

Vormvrij (meestal door middel van het sturen van een brief naar de gemeente).

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 27 van 68

De manier waarop de producten kunnen worden aangevraagd is van invloed op de hoogte van de administratieve lasten. Hieronder zal dit worden toegelicht. We gaan in eerste instantie uit van een volledig digitale aanvraag en zullen vervolgens toelichten welke consequenties het afwijken hiervan heeft voor de administratieve lasten. •

Indien het aanvraagformulier niet digitaal kan worden ingediend, maar moet worden opgestuurd of persoonlijk moet worden ingeleverd op het gemeentehuis, kost dit de aanvrager reistijd. Per post opsturen kost 20 minuten extra per aanvraag: opgesteld formulier en de bijlagen in een envelop stoppen, frankeren, naar de brievenbus gaan en de brief posten. Persoonlijk indienen kost een uur extra per aanvraag: reistijd (40 min.) van en naar het gemeentehuis, juiste inleverplaats zoeken, wachten, afgeven van het formulier en de bijlagen, reactie van de ontvanger afwachten en eventueel mondeling toelichten (20 min.);

•

De meeste aanvragers zullen in eerste instantie op de website van de gemeente gaan zoeken naar het aanvraagformulier. Het digitaal aanvragen van het formulier kost gemiddeld tien minuten (opzoeken en downloaden van een formulier op internet of aanvragen via e-mail en vervolgens uitprinten). Indien het aanvraagformulier niet digitaal kan worden ingevuld of kan worden gedownload, dan zal de aanvrager het formulier telefonisch moeten aanvragen of op het gemeentehuis moeten ophalen. Telefonisch aanvragen kost, in vergelijking met een digitale aanvraag, tien minuten meer: oriënteren op de website, opbellen naar de gemeente en, na doorverbinden en wachten, de informatie voor verzending van het formulier doorgegeven. Het persoonlijk ophalen van het aanvraagformulier kost in vergelijking met de digitale aanvraag 40 minuten meer: reistijd (40 min.) van en naar het gemeentehuis, juiste loket zoeken, wachten, aangeven van het gewenste formulier, wachten op het formulier en deze ontvangen (10 min.);

•

De vormvrije aanvraag is lastiger om te vergelijken met de digitale aanvraag. Het opstellen van een brief kost natuurlijk meer tijd dan het downloaden van een aanvraagformulier. Verder kan de aanvraag vanzelfsprekend niet digitaal worden ingediend, maar zal de brief per post moeten worden opgestuurd of persoonlijk op het gemeentehuis moeten worden ingeleverd (reistijd). Tot slot is het vaak onduidelijk wat er precies in de brief vermeld moet worden en of er eventuele bescheiden meegestuurd moeten worden.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 28 van 68

Het bovenstaande kan het beste met een voorbeeld worden toegelicht. Stel een ondernemer wil een uitrit aanleggen en moet hiervoor een uitritvergunning aanvragen. Hieronder presenteren we de handelingen die de ondernemer moet verrichten voor de vier verschillende manieren van aanvragen zoals we eerder hebben besproken. Dit is een fictief voorbeeld en kan dus afwijken van de werkelijke situatie in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht.

Volledig digitale aanvraag - digitaal aanvragen formulier; - NAW-gegevens invullen; - activiteiten/werkzaamheden invullen; - situatieschets maken; - digitaal indienen formulier; - doornemen van verworven documenten; - archiveren van verworven documenten. Totale tijd: 37 minuten (€30, uitgaande van een uurtarief van €50 per uur)

Digitaal beschikbaar aanvraagformulier - digitaal aanvragen formulier; - NAW-gegevens invullen; - activiteiten/werkzaamheden invullen; - situatieschets maken; - via de post indienen formulier; - doornemen van verworven documenten; - archiveren van verworven documenten. Totale tijd: 56 minuten (€47, uitgaande van een uurtarief van €50 per uur)

Aanvraagformulier, niet digitaal beschikbaar - oriënteren/informatie opzoeken; - telefonisch aanvragen formulier; - NAW-gegevens invullen; - activiteiten/werkzaamheden invullen; - situatieschets maken; - via de post indienen formulier; © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 29 van 68

- doornemen van verworven documenten; - archiveren van verworven documenten. Totale tijd: 66 minuten (€55, uitgaande van een uurtarief van €50 per uur)

Vormvrije aanvraag (per brief) - oriënteren/informatie opzoeken; - brief opstellen; - activiteiten/werkzaamheden invullen; - situatieschets maken; - via de post indienen formulier; - doornemen van verworven documenten; - archiveren van verworven documenten. Totale tijd: 71 minuten (€59, uitgaande van een uurtarief van €50 per uur)

In dit voorbeeld kost de vormvrije aanvraag dus twee keer zoveel tijd als de volledig digitale aanvraag. Bovendien is de kans op een niet-ontvankelijke aanvraag groter bij de vormvrije aanvraag, omdat niet altijd duidelijk is welke informatie er precies aangeleverd moet worden.

Figuur 3 geeft weer hoe de onderzochte producten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht kunnen worden aangevraagd. Het gaat hierbij om alle onderzochte producten, dus zowel de bedrijven- als de burgerproducten.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 30 van 68

Figuur 3: overzicht van de manier waarop producten kunnen worden aangevraagd

volledig digitaal 17%

vorm vrij 46%

digitaal bes chikbaar form ulier 10%

form ulier, niet digitaal 27%

In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht bestaat voor 10% van de producten een digitaal beschikbaar aanvraagformulier, dat wil zeggen het formulier kan van de website van de gemeente worden gedownload. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht scoort hier lager dan de meeste andere gemeenten. Verder is 17% van de onderzochte producten volledig digitaal aan te vragen. Dit is in vergelijking met andere gemeenten vrij hoog. Voordeel van volledig digitale producten is dat deze producten veel tijd besparen.

Van ongeveer een kwart van de producten bestaat wel een aanvraagformulier, maar deze is niet van de website van de gemeente te downloaden. Het digitaal beschikbaar maken van alle formulieren vereenvoudigt de aanvraag en het bespaart bovendien ‘opzoektijd’. De potentiële aanvrager zal in de meeste gevallen eerst gaan zoeken op de website, kan het aanvraagformulier daar niet vinden en zal dan het aanvraagformulier op een andere manier (bijvoorbeeld op het gemeentehuis) moeten verkrijgen.

Voor de overige producten bestaat geen aanvraagformulier. De aanvraag is vormvrij en verloopt meestal door het schrijven van een brief. In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is het aantal vormvrije aanvragen hoog in vergelijking met de meeste andere gemeenten. De nadelen van de vormvrije aanvraag zijn hierboven reeds besproken. Het vervangen

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 31 van 68

van deze aanvraag door een eenvoudig (digitaal) aanvraagformulier heeft een groot besparingspotentieel.

2.5.2. Opvallende punten in de doorlichting Tijdens het zoeken naar de formulieren en procedures op de website en het bekijken van de aanvraagformulieren is ons een aantal dingen opgevallen. Hieronder zullen we dit in het kort bespreken. •

Van sommige producten staat op de website vermeld dat de betreffende aanvraagformulieren gedownload kunnen worden. Er wordt verwezen naar een link naar het formulier, maar deze link ontbreekt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de ‘Vergunning

winkeluitstalling’,

‘Rioolaansluitvergunning’

‘Drank-

horecavergunning’; •

Van een aantal producten is helemaal geen informatie op de website te vinden (bijvoorbeeld van de ‘Gebruiksvergunning’, de ‘Ontheffing verbod geluidhinder’ en de ‘Vuurwerkvergunning’);

•

Op het aanvraagformulier van de ‘Uitritvergunning’ wordt onder “Gegevens locatie” gevraagd om de perceelcode. Het is niet duidelijk hoe men aan deze informatie komt, bovendien wordt ook om het adres gevraagd. Daarnaast moet er tevens een situatietekening worden overlegd, maar er staan geen voorwaarden vermeld waaraan de tekening zou moeten voldoen;

•

Bij de aanvraag van een kapvergunning moeten de volgende gegevens worden aangeleverd: - naam en adres van de aanvrager; - reden aanvraag; - soort boom/bomen; - doorsnede boom/bomen op één meter hoogte; - standplaats ten opzichte van de woning; - afstand tot de woning; - toelichting op de aanvraag; - situatietekening of foto. Het verzamelen van al deze gegevens kost relatief veel tijd en het is de vraag of dit allemaal relevant is (zoals standplaats ten opzichte van de woning en afstand tot de

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 32 van 68

woning), aangezien een deel van deze gegevens doorgaans niet worden uitgevraagd; •

Bij de ‘Splitsingsvergunning’ moet een zogenaamd splitsingsplan worden bijgevoegd. Het is onduidelijk wat hier mee bedoeld wordt en er wordt verder ook geen informatie over verstrekt. Er wordt wel verwezen naar het Burgerlijk Wetboek, maar het zou handiger zijn als de voorwaarden op het aanvraagformulier staan aangegeven;

•

Bij

een

aantal

producten

(bijvoorbeeld

bij

‘Ontheffing

sluitingstijden’

‘Driehoeksborden plaatsen’) staat niet aangegeven aan welke eisen de aanvraag zou moeten voldoen. Wel staat er op de website het volgende vermeld:

“Is de aanvraag niet compleet of niet correct, dan wordt de aanvrager verzocht binnen een door de gemeente gestelde termijn de aanvraag aan te vullen of te verbeteren. Voldoet de aanvrager niet aan dit verzoek, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen”

Er bestaan dus blijkbaar voorwaarden waaraan de aanvraag zou moeten voldoen. Het zou handiger zijn als dit ook op de website vermeld staat; •

Bij elke aanvraag, ongeacht de grootte van het evenement, moet een gedetailleerde inrichtingstekening worden aangeleverd. Voor kleinschalige evenementen lijkt dit overbodig. Het is wellicht beter om twee aanvraagformulieren te maken, één voor kleinschalige en één voor grootschalige evenementen;

•

Bij de aanvraag van een ‘Ventvergunning’ moet een uittreksel uit het Gba worden bijgevoegd. De gemeente vraag hier dus om informatie die ze zelf al tot haar beschikking heeft.

2.5.3. Geluiden van burgers en ondernemers In de doorlichting is niet alleen de kwantitatieve informatie van belang, maar speelt ook de kwaliteit van de dienstverlening een grote rol. Voor een aantal producten zijn daartoe telefonische interviews gehouden met burgers/ ondernemers die het betreffende product onlangs hebben aangevraagd. De namen van de betreffende personen zijn door de

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 33 van 68

gemeente steekproefsgewijs aangereikt8. Deze interviews zijn niet alleen gebruikt om meer informatie over de tijdsbesteding te verkrijgen, maar ook om de beleving/ perceptie van de ondernemer en burger in kaart te brengen. In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen aangegeven welke aspecten tijdens de doorlichting en de telefoongesprekken zijn opgevallen.

Opvallend is dat nagenoeg alle respondenten tevreden tot zeer tevreden zijn over de gehele gang van zaken c.q. de dienstverlening van de gemeente. Het algemene beeld vanuit de interviews luidt als volgt: •

er wordt snel en soepel gewerkt;

•

de gemeente is behulpzaam;

•

de gemeente gaat pragmatisch te werk;

•

de gemeente is goed bereikbaar;

•

het contact met de gemeente wordt als prettig ervaren.

Er is dus nauwelijks kritiek op de gemeente en knelpunten worden dan ook niet of nauwelijks genoemd. Er is in een aantal gevallen alleen aangegeven dat de doorlooptijden wat lang zijn.

Daarmee is geen representatieve meting beoogd, maar wel wordt een beeld verstrekt van hoe ondernemers en burgers

staan tegenover de dienstverlening van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht en welke ervaringen zij bij de aanvraag van gemeentelijke producten hebben ondervonden.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 34 van 68

3. Maatregelen Dit hoofdstuk bevat maatregelen voor het reduceren van administratieve lasten. De maatregelen zijn op een aantal niveaus geformuleerd.

1. Reflectiestappen en algemene maatregelen In paragraaf 3.1 staan reflectiestappen en algemene maatregelen. De reflectiestappen zijn vragen die de gemeente zichzelf kan stellen als men zelf met het identificeren en reduceren van administratieve lasten aan de slag gaat. Vanuit de reflectiestappen zijn algemene maatregelen geformuleerd die toegepast kunnen worden op alle gemeentelijke producten en diensten.

2. Specifieke maatregelen per besproken product In drie workshops zijn zes producten uitvoerig geanalyseerd samen met betrokkenen vanuit de gemeente, burgers, ondernemers en een andere gemeente. De maatregelen in paragraaf 3.2 zijn tijdens de workshops gezamenlijk met de deelnemers geformuleerd. Het zijn voorstellen voor implementatie waarmee, naar de mening van de deelnemers aan de workshops, de administratieve lasten verminderd kunnen worden.

De workshops zijn uitvoerig beschreven met de bedoeling inzichtelijk te maken wat de aanpak is geweest, wat er aan informatie vooraf is verzameld, hoe de workshop is verlopen en wat de resultaten zijn, zodat de gemeente zelf de aanpak ook kan hanteren.

3. Specifieke maatregelen per niet-besproken producten Voor overige producten die gezien de reikwijdte van de opdracht niet in de workshops besproken zijn, zijn maatregelen te vinden in een separate bijlage. Deze maatregelen betreffen telkens een specifiek product.

3.1. Reflectiestappen en algemene maatregelen Bij het werken aan de reductie van administratieve lasten dienen vier reflectiestappen doorlopen te worden. De gedachte is dat als de eerste stap een maatregel oplevert, de

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 35 van 68

volgende stappen vaak niet meer nodig zijn. Een soort knock-out systeem dus. Het is dan ook van belang om de stappen in de beschreven volgorde te doorlopen.

De reflectiestappen zijn hieronder geformuleerd in de vorm van vragen. Bij de reflectiestappen zijn tevens algemene maatregelen geformuleerd.

Vraag 1

Moeten we het nog wel willen?

De eerste stap bij het tegengaan van administratieve lasten is de vraag te stellen of het proces of de dienst niet voorkomen kan worden. Dit is veruit het interessantste alternatief vanuit het klantperspectief en voor de gemeente. Het leidt immers tot afschaffing van een product of dienst. Voorkomen dat een proces wordt uitgevoerd staat echter vaak op gespannen voet met het beleidsdoel dat de gemeente probeert na te streven met de uitvoering van het proces. Het is daarom van belang te kijken of het achterliggende beleidsdoel nog steeds relevant is en niet op een andere, voor klant en wellicht de gemeente, minder belastende manier kan worden gerealiseerd.

De oplossingen in deze stap liggen óók buiten de grenzen van een afdeling, de gemeente of zelfs buiten de grenzen van de overheid. Te denken valt aan preventie, waarbij preventieve acties soms in een compleet ander domein liggen. Bijvoorbeeld het toevoegen van fluor aan het drinkwater kan er toe leiden dat tandartsen overbodig worden. Een meer gemeentelijk voorbeeld is dat als we kunnen voorkomen dat burgers werkloos raken, de aanvraag voor een bijstandsuitkering afgeschaft kan worden.

Algemene maatregel: Verken of het product of de dienst afgeschaft kan worden Niet alle producten zijn nuttig. Soms zijn producten historisch gegroeid; niemand vraagt zich meer af waarom het product eigenlijk bestaat. In andere gevallen wordt het product wel verschaft maar niet gehandhaafd, wordt het zelden aangevraagd of wordt het nooit geweigerd. In de wetenschap dat het nemen van verantwoorde risico’s mogelijk en wenselijk is, kan de gemeente dergelijke producten afschaffen.

Een voorbeeld is de huisvestingsvergunning in een grote gemeente. Deze vergunning wordt een beperkt aantal maal per jaar aangevraagd, niet gehandhaafd en nooit geweigerd. In theorie zou deze vergunning dus afgeschaft © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 36 van 68

kunnen worden. Ook de ontheffing verbod geluidshinder heeft deze kenmerken, de aanvraag wordt beperkt aangevraagd en in vrijwel alle gevallen gehonoreerd. Tot slot is het uittreksel GBA een voorbeeld, waarbij de burger postbode speelt voor het bezorgen van papier van overheidsorganisatie A naar organisatie B, terwijl de betrokken overheidsorganisaties ook in elkaars informatiesystemen zouden kunnen kijken. Vraag 2

Kunnen we het aantal klantcontacten verminderen?

Als het afschaffen van een product niet wenselijk is, dan is het zinvol het aantal klantcontacten te reduceren, waardoor de administratieve lasten voor de burgers en ondernemers dalen.

Algemene maatregel: Lever het product of de dienst zoveel mogelijk proactief Een maximale reductie van het aantal klantcontacten realiseert de gemeente door producten of diensten automatisch, proactief, te leveren. Met de komst van basisregistraties en digitale dossiers weet de overheid vaak precies wie welke rechten heeft en kan zij anticiperen op (aan)vragen. De Sociale Verzekeringsbank verstrekt automatisch kinderbijslag, zonder aanvraagprocedure. Een burger die een bijstandsuitkering aanvraagt, heeft ook recht op een minimapas en heeft alle benodigde gegevens al aangeleverd bij de gemeente. De pas kan automatisch verstrekt worden zonder dat daarvoor een aanvraag nodig is.

Algemene maatregel: Vertrouw de klant en controleer risicogericht De organisatie van de meeste dienstverleningsprocessen bij overheden is gebaseerd op de veronderstelling dat de klant niet te vertrouwen is. Voordat hij de dienst kan afnemen, wil de overheid allerlei toetsen doen op zowel de identiteit van de klant als op het aangeleverde materiaal. Wanneer men deze veronderstelling loslaat en vervangt door de veronderstelling dat de meeste klanten wel te vertrouwen zijn, kunnen de administratieve lasten flink omlaag. Zo is het niet meer nodig activiteiten te verrichten om vooraf de identiteit te toetsen of de betrouwbaarheid van de aangedragen documentatie. Om toch grip te houden op de minderheid aan klanten die minder te vertrouwen zijn, kan de gemeente achteraf steekproefsgewijs toetsen op basis van een inschatting van de risicoâ&#x20AC;&#x2122;s, of controle later in het proces doen, als de klant toch al langskomt. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 37 van 68

Verzoeken voor rollators bij de gemeente Amsterdam worden zonder controle op de rechtmatigheid direct toegekend. Achteraf wordt steekproefsgewijs gekeken of de toekenning ook daadwerkelijk terecht is, onder het motto ‘ooit een bejaarde vrijwillig achter een rollator zien lopen?’ De aanvraagbehandeling duurde voorheen drie maanden en kostte de gemeente 400 euro. De proportionaliteit van de controle ten opzichte van het risico moet dus in de gaten gehouden worden.

Bij de gemeente Almere mogen medewerkers van de sociale dienst aanvragen voor kostenbijdragen tot een bepaalde omvang direct verstrekken (uit eigen portemonnee), zonder uitgebreide toetsprocedure. Achteraf kunnen zij het uitgekeerde bedrag bij de baas declareren.

Algemene maatregel: Integreer voorlichting, intake en producten De voorlichting van producten kan geïntegreerd worden met andere producten en het is vaak ook praktisch om de intake te integreren. Een burger die naar uw gemeente verhuist, zal immers in een keer meerdere producten willen afnemen (inschrijven

GBA,

parkeervergunning,

bouwvergunning,

bijstandsuitkering,

aanmelding hondenbelasting, etc.). Tijdens de intake kan eventueel een accountmanager

worden

aangewezen

als

aanspreekpunt

voor

burger/ondernemer en kan hij aandacht besteden aan het managen van de verwachtingen die de klant heeft.

Vraag 3

Moeten we het zelf doen, of kunnen anderen het doen?

Als duidelijk is dat een product niet afgeschaft kan worden en proactief leveren niet mogelijk is, is de volgende vraag of de gemeente het product of de dienst wel zelf moet aanbieden. Het aanbieden van een product via een ketenpartner of een marktpartij kan een behoorlijke bijdrage leveren aan het reduceren van de administratieve lasten.

Algemene maatregel: Biedt het product aan op de meest logische plaats De gemeente is vaak niet het eerste contact in het klantproces. Een klant heeft een product vaak nodig omdat een andere partij of een bepaalde situatie hierom vraagt. Voor de burger/ondernemer is het aantrekkelijker om dit product af te nemen op een plek die voor hem logisch is dan op de plek die voor de gemeente © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 38 van 68

het meest logisch of gemakkelijk is. Autogarage Carglass biedt haar klanten de mogelijkheid om in de garage, bij reparatie na inbraak in de auto, direct aangifte te doen van diefstal. In de garage staat een computerzuil waarop deze aangifte kan worden gedaan. Makkelijk voor de klant: in één keer wordt zijn ruit gerepareerd en doet hij direct aangifte bij de politie. Zoetermeer is de eerste gemeente die experimenteert met het aanvragen van een paspoort via het postkantoor.

Algemene maatregel: Maak gebruik van certificering Bepaalde ondernemersproducten worden slechts door een kleine groep ondernemers

aangevraagd.

denken

valt

aan

rioolaansluiting,

evenementvergunning, de aangifte overlijden etc. Het zijn bovendien vaak professionals die de aanvraag indienen. De gemeente kan voor deze producten onderzoeken of een vorm van certificering van de ondernemer bestaat. In het geval er in de desbetreffende branche een certificeringsysteem bestaat en het systeem aansluit bij de eisen die de gemeente wil stellen, kunnen aanvragen van gecertificeerde ondernemers meteen goedgekeurd worden. Het is wel raadzaam dit te combineren met een steekproefsgewijze controle. De RDW werkt op een vergelijkbare wijze met garagehouders voor de APK-keuring. Vraag 4

Kunnen we het sneller en slimmer leveren?

Als blijkt dat een product niet afgeschaft kan worden en het echt door de gemeente zelf geleverd moet worden, is de laatste vraag die rest of een product of dienst sneller of slimmer geleverd kan worden. Hierbij kunt u denken aan het reduceren van de doorlooptijd van de aanvraag, het aantal vragen en bewijsstukken, het stellen van duidelijke vragen en het digitaliseren van de aanvraag.

Algemene maatregel: Schrap overbodige vragen en bewijsstukken Formulieren bevatten vaak veel vragen waar in praktijk niets mee gebeurt. De reden is veelal dat vragen die vroeger wel relevant waren, niet zijn verwijderd toen hun relevantie verdween. Een voorbeeld is het beroep van vader en moeder bij de aangifte huwelijk. Ook is er de neiging om voor de zekerheid alles aan de voorkant – dus aan de klant – te vragen.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 39 van 68

De gegevenshuishouding van de overheid is echter veranderd. Met behulp van ICT en zaken als basisregistraties zijn gegevens eenvoudig ergens anders op te vragen.

Naam,

adres,

woonplaats,

huwelijkse

staat,

geboortedatum

geboorteplaats staan in de GBA en vragen over onroerend goed kan het Kadaster beantwoorden. Bewijsstukken als situatieschetsen, eigendomsaktes en foto’s kunnen worden afgeschaft door gebruik te maken van andere informatiebronnen als Google Earth, eigen GIS-applicaties, eigen Cyclorama-foto’s e.d. De gemeenteambtenaar moet dat overigens niet fysiek zelf doen, maar de applicatie waarmee hij/zij werkt kan dit direct doen. Bijkomend voordeel voor de gemeente om zo weinig mogelijk aan de burger/ondernemer te vragen is dat deze niet in de “verleiding” wordt gebracht te liegen en fraude zo wordt tegengegaan.

Algemene maatregel: Gebruik elektronische formulieren Het gebruik van elektronische formulieren stelt de burger en ondernemer in staat om 24 uur per dag een aanvraag te doen, gewoon via het internet, dat in 2007 al 83% van de Nederlanders ter beschikking heeft. Het gebruik van een elektronisch formulier biedt tevens de mogelijkheid om de reeds bekende gegevens vooraf in te vullen (in combinatie met het gebruik van BSN en DigiD) en in beslisbomen uitsluitend relevante vragen te tonen.

Indien (nog) geen gebruik wordt gemaakt van elektronische formulieren, is het aan te bevelen om in ieder geval te zorgen dat de formulieren downloadbaar zijn van de website van de gemeente.

Een formulier heeft in ieder geval de voorkeur boven een vormvrije brief. Een vormvrije brief vergroot de invultijd enorm en het is voor de aanvrager niet duidelijk wat er precies in de brief moet staan.

Algemene maatregel: Werk met knock-out-vragen Het gebruik van knock-out-vragen zorgt ervoor dat burgers en bedrijven niet nodeloos een procedure in gaan als dit door een simpele controle voorkomen had kunnen worden. Het wekt veel irritatie (beleving) op als men achteraf merkt dat men voor niets de inspanning van een vergunningaanvraag heeft gedaan. Stel knock-out vragen dus zo vroeg mogelijk in het proces. © EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 40 van 68

Zo vraagt de receptioniste bij de gemeente aan mensen die komen voor een paspoort of ze twee foto’s bij zich hebben die aan de voorschriften voldoen. Indien dit niet het geval is, krijgen de bezoekers ook geen nummertje om in de rij te gaan staan voor het loket.

Algemene maatregel: Stel duidelijke vragen In de praktijk blijkt het zeer lastig om begrijpelijke, eenduidige vragen en formulieren te maken. Een van de effecten hiervan is dat het percentage nietontvankelijke aanvragen toeneemt. Een voorbeeld is een vraag waar een ‘duidelijke situatieschets’ wordt gevraagd. Voor burgers en ondernemers is niet duidelijk, wat er onder ‘duidelijk’ verstaan wordt.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 41 van 68

3.2. Specifieke maatregelen bij besproken producten In workshops zijn samen met betrokkenen vanuit de gemeente, burgers, ondernemers en een andere gemeente zes producten uitvoerig geanalyseerd. Vanuit de gemeente zijn de portefeuillehouder, een wethouder, proceseigenaren en direct betrokkenen van de regio Drechtsteden aanwezig geweest. Tevens zijn bij enkele workshops een vertegenwoordiger van de ondernemersvereniging, vertegenwoordigers van de Kamer van Koophandel Rotterdam, een vertegenwoordiger van een collega-gemeente een vertegenwoordiger

van

het

Inlichtingenbureau

vertegenwoordigers

van

ouderenbond en de WMO-adviesraad aanwezig geweest. De maatregelen in deze paragraaf zijn tijdens de workshops gezamenlijk geformuleerd en leiden, naar mening van de aanwezigen, tot een vermindering van de administratieve lasten. Het zijn concrete voorstellen voor implementatie. De maatregelen kunnen niet allemaal uitgevoerd worden omdat de ene maatregel een andere kan uitsluiten, bijvoorbeeld als een maatregel het afschaffen van een product betreft. Voor de volledigheid zijn echter alle voorgestelde maatregelen opgenomen, ook gezien het feit dat een voorgestelde maatregel niet persĂŠ opgevolgd zal worden.

3.2.1. Product 1: Gebruiksvergunning Schets van het product Doelgroep:

Ondernemers

Juridische status van het product Het product gebruiksvergunning wordt sinds 1 november 2008 verstrekt vanuit het Gebruiksbesluit van VROM. In het gebruiksbesluit is vastgelegd welke gebruikers van een gebouw vergunningsplichtig zijn. Hiernaast zijn er gebruikers die enkel een gebruiksmelding moeten maken of helemaal geen meldingsplicht hebben. Het College van B&W is het bevoegd gezag hieromtrent en vraagt de Brandweer Hendrik-IdoAmbacht om advies.

Betrokken partijen Aanvragers, Brandweer, College, gemeente, provincie, VROM ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 42 van 68

Website Op de website van Hendrik-Ido-Ambacht is geen informatie te vinden over de gebruiksvergunning.

Gemeten administratieve lasten De gebruiksvergunning is in 2007 115 keer aangevraagd. Dit betekent een totale administratieve last van 30.667,- euro. Situatie in andere gemeenten De gemeente Amsterdam heeft alle panden getoetst of deze voldoen aan de criteria van de gebruiksvergunning. Als er een (nieuwe) gebruiksmelding is, kan zij online toetsen of het pand nog voldoet aan de normen en eenvoudig de gebruiksvergunning afgeven. Indien er sprake is van een nieuw pand dan zijn er geen voorzieningen getroffen en is de aanvraagprocedure lang. Besproken in de workshop De aanwezige ondernemers en afgevaardigden van de Kamer van Koophandel regio Rotterdam merkten op dat de aanvraagprocedure voor een gebruiksvergunning een ingewikkeld en lang proces is. De ondernemer snapt niet altijd de gestelde eisen en ervaart niet altijd bereidwilligheid van de overheden om mee te werken. Gerelateerd hieraan

het

probleem

dat

overheden

(Brandweer,

Milieudienst,

Welstand,

Arbeidsinspectie, Provincie) vaak conflicterende eisen stellen aan de ondernemer; verschillende brandweerkorpsen interpreteren de wet verschillend. Volgens de Brandweer ontstaat dit probleem door conflicterende regelgeving van het Ministerie van VROM. Daarnaast ligt een deel van de brandveiligheidregelgeving vastgelegd in de milieuvergunning waardoor controle en handhaving hiervan door brandweer niet mogelijk is. Ondernemers zouden graag zien dat de Brandweer bij het toetsen van een bouwvergunning meteen zaken corrigeert met betrekking tot brandveiligheid en aangeeft waar moeilijkheden gaan ontstaan bij het aanvragen van de gebruiksvergunning. De Brandweer stelt in antwoord hierop dat ze geen capaciteit heeft en dat dit niet tot hun takenpakket behoort. De verantwoordelijkheid voor deze zaken ligt bij de aanvrager.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 43 van 68

Formulier en aanvraag Het aanvraagformulier “Gebruiksvergunning” is niet te downloaden op de internetpagina van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht en de Brandweer. De aanvraag wordt per post ingediend.

Informatie uit het werkproces In veel gevallen begint het aanvraagproces met een vooroverleg tussen aanvrager en brandweer. Voorgestelde maatregelen uit de workshop Maatregel 1: Stel een casemanager aan die de vergunningaanvrager begeleidt (eind 2009)

In de huidige situatie is er in de praktijk al een casemanager die van begin tot het einde van het vergunningtraject als aanspreekpunt optreedt. Dit wordt echter niet expliciet op die manier belegd bij de betreffende functionaris. Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht gaat de huidige werkwijze meer vormgeven als casemanagement. Dat zal in het traject naar de invoering van de Wabo worden ingevoerd. Belangrijk is dat de casemanager ook weet heeft van eisen die buiten de gemeente worden gesteld en dat hij de aanvrager hierop attendeert. Net als voor de bouwvergunning gaat de gemeente werken met een directe contactpersoon. Dit zal worden ingevoerd in samenhang met de Wabo en vóór 1 januari 2010 gereed zijn.

Maatregel 2: Geef informatie bij de front office

De front office van de gemeente krijgt de beschikking over informatie die voor aanvragers van een gebruiksvergunning van belang is. Op die manier kunnen zij op het moment dat de aanvrager aan het loket komt duidelijk maken wat het nut van een gebruiksvergunning

is.

Dit

helpt

bij

het

vergoten

van

het

begrip

voor

gebruiksvergunning. Bovendien kan aan de balie worden verteld waar de aanvrager aan toe is. Een aanvrager krijgt te horen welke stappen hij moet nemen, welke informatie hij aan moet leveren, wat de gemiddelde doorlooptijd is en welke andere vergunningen of diensten voor hem mogelijk relevant zijn. Tot slot zal de potentiële aanvrager worden

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 44 van 68

aangespoord om voor het aanvragen van een gebruiksvergunning in vooroverleg te treden met de gemeente.

Maatregel 3: Plaats duidelijke informatie op de website

Op dit moment is er op de website van Hendrik-Ido-Ambacht geen informatie te vinden over de gebruiksvergunning of het gebruiksbesluit. De gemeente gaat een pagina op haar

website

plaatsen

waar

aanvragers

alle

achtergrondinformatie

over

gebruiksvergunning kunnen vinden. Belangrijk is ook dat men hiermee bij aanvragers het begrip vergroot voor het nut van een gebruiksvergunning. Naast de informatie die de gemeente zelf aanbiedt zal er vanaf die pagina worden doorverwezen naar relevante pagina`s op de VROM-website. Ook worden toetscriteria van de brandweer online beschikbaar gesteld op de website van de gemeente. Tot slot neemt men een link op naar het aanvraagformulier op de VROM-website. Op die manier wordt een aanvrager altijd doorgestuurd naar het meest recente formulier. Bovendien kan het formulier op de computer worden ingevuld en daarna uitgeprint en opgestuurd. Dit vergroot de leesbaarheid van aanvragen en zal leiden tot minder afwijzingen door onleesbaarheid.

3.2.2. Product 2: Bouwvergunning Schets van het product Doelgroep:

Ondernemers

Juridische status van het product De aanvraag bouwvergunning is gebonden aan verschillende regels. De bouwaanvraag moet allereerst voldoen aan het (nationaal geldende) Bouwbesluit van 2003. Daarnaast moet worden voldaan aan de lokale bouwverordeningen en bestemmingsplannen. Tot slot moet een aanvraag voldoen aan algemene eisen van welstand, een exploitatieplan en eventueel aan de beheersverordening.

Betrokken partijen Aanvrager, architect, aannemer, VROM, Brandweer (veiligheid), welstandscommissie en gemeente.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 45 van 68

Website Op de website van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht staat over de bouwvergunning het volgende:

“Alle bouwwerkzaamheden zijn bouwvergunningplichtig, tenzij ze zijn uitgezonderd in de Woningwet zelf of in het door die wet aangestuurde Besluit bouwvergunningvrije en licht bouwvergunningplichtige bouwwerken. Het is niet mogelijk een kort overzicht te geven van vergunningsvrije en licht vergunning-plichtige bouwwerkzaamheden. Om dit te bepalen kunt u naar de website van het ministerie van VROM. Op deze site beantwoordt u verschillende vragen en wordt bepaald of u een bouwvergunning nodig heeft. Nadat u de vragen op de website heeft doorlopen kunt u direct het aanvraagformulier downloaden.”

Gemeten administratieve lasten In 2007 is 62 keer een reguliere bouwvergunning aangevraagd en 52 keer een lichte bouwvergunning. De totale administratieve lasten voor ondernemers bedragen 52.800,Euro. Situatie in andere gemeenten Bij het verstrekken van de bouwvergunning heeft de gemeente Heerenveen het vertrouwen teruggegeven aan de aanvrager. De gemeente toetst – in een pilot – niet meer op alle onderdelen van het Bouwbesluit. Het gaat hier bijvoorbeeld om de energiezuinigheid, bepaalde gezondheidseisen en toegankelijkheid van een bouwobject. Op zaken als constructie en brandveiligheid blijft de gemeente wel toetsen en handhaven. De doorlooptijd van de procedure aanvraag bouwvergunning in Heerenveen is hierdoor ingekort. Daarnaast is de helft van de gemeente welstandsvrij. Dit beperkt het aantal welstandstoetsen.

gemeente

Boekel

kent

een

vereenvoudigde

procedure,

zogenoemde

baliebouwvergunning. De toetsing van de bouwplannen vóór de vergunning wordt verleend gebeurt niet meer door de gemeente maar door de architect van de aanvrager. De gemeente stelt daarom kwaliteitseisen aan de architect; deze moet gecertificeerd zijn.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 46 van 68

Om op de gemeentelijke lijst van gecertificeerde architecten (een soort “witte lijst”) te komen, moet de architect dit beroep als hoofdberoep uitoefenen en moet hij aantonen eerder goede bouwplannen te hebben ontworpen. Besproken in de workshop De ondernemers in de workshop hebben zelf geen problemen gehad met het aanvragen van de bouwvergunning omdat zij dit hebben uitbesteed aan hun architect of aannemer. Zij merken echter wel op dat het voor een leek erg moeilijk is het aanvraagformulier in te vullen. Daarnaast is informatie af en toe moeilijk te vinden en wordt gebruik van verschillende terminologie gehekeld. Als extra obstakel wordt de hoge leeftijd van de bestemmingsplannen gezien. Door deze oude bestemmingsplannen is voor erg veel bouwprojecten een bestemmingsplanwijziging nodig, waardoor de aanvraagtermijn langer wordt en de administratieve lasten stijgen. Men vraagt zich af of een tuinhuisje op dezelfde wijze en criteria moet worden getoetst als een groter openbaar bouwwerk. Aan de hand van de Boekelse baliebouwvergunning wordt geopperd uit te zoeken of het een optie

voor

bouwbedrijven

aannemers

met

ISO-certificering

minder

informatieverplichtingen te eisen bij een vergunningaanvraag.

Formulier en aanvraag Het formulier aanvraag bouwvergunning is te vinden op de internetsite van VROM. De site van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht verwijst naar deze locatie. Op dit moment verwijst de gemeentelijke website daarnaast nog naar het model 2004 van dit formulier, in plaats van het recentere model 2008. Het formulier is een landelijk vastgesteld formulier en is dus voor de gemeente niet eenvoudig aan te passen. De aanvraag wordt gedaan per post (inclusief bijlagen).

Informatie uit het werkproces Van alle aanvragers is 60% nieuwe aanvrager en ongeveer 40% mensen met ervaring. Daarom is er veel aandacht voor informatie en voorlichting. Indien de front-Office medewerker twijfelt of het plan past binnen het bestemmingsplan, wordt de aanvrager gevraagd met een schetsontwerp te komen. Wanneer er geen problemen worden geconstateerd aan het loket wordt meteen aangestuurd op invulling van de aanvraag met alle bescheiden.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 47 van 68

Voorgestelde maatregelen uit de workshop

Maatregel 1: Gebruik heldere taal De teksten op de webpagina`s met achtergrondinformatie zijn vaak lastig te begrijpen voor

aanvragers.

Gemeente

Hendrik-Ido-Ambacht

gaat

haar

website

informatiepagina van de gebruiksvergunning herschrijven. Het doel is om in begrijpelijke taal aan de klant duidelijk te maken wat het nut is van een bouwvergunning. Een van de mogelijkheden om deze pagina`s begrijpelijker te maken is door gebruik te maken van de website

schrijfmaargewoon.nl9.

Hier

kunnen

teksten

gecontroleerd

worden

begrijpelijkheid. Gebruik van deze website biedt concrete handvatten voor versimpeling van teksten.

Maatregel 2: Plaats informatie over actuele wet en regelgeving op de website De pagina over de bouwvergunning op de website van Hendrik-Ido-Ambacht bevat verouderde informatie. De klant wordt hierdoor voorzien van verkeerde informatie. Hendrik-Ido-Ambacht laat deze pagina aanpassen door Servicecentrum Drechtsteden, de beheerder van de website. De informatie wordt in overeenstemming gebracht met de huidige weten regelgeving.

Maatregel 3: Maak vanuit Antwoord juiste links naar relevante producten Op dit moment wordt vanuit Antwoord voor bedrijven10 voor bouwvergunningen in Hendrik-Ido-Ambacht niet verwezen naar de pagina van de website van de gemeente die informatie verschaft over bouwvergunningen. Hendrik-Ido-Ambacht gaat ervoor zorgen dat Antwoord in ieder geval voor wat betreft de bouwvergunning direct doorverwijst naar de relevante pagina van de gemeentelijke website.

Maatregel 4: Onderzoek of het mogelijk is bouwaanvragen van ISO-gecertificeerde bedrijven sneller af te handelen GeĂŻnspireerd door de baliebouwvergunning in Boekel gaat Hendrik-Ido-Ambacht onderzoeken of het mogelijk is aanvragen voor bouwvergunningen van ISOgecertificeerde bouwbedrijven sneller af te handelen dan aanvragen voor niet9 http://schrijfmaargewoon.nl/ is een website gewijd aan taaltips voor ambtenaren. 10 http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 48 van 68

gecertificeerde bouwbedrijven. Het idee is dat gecertificeerde bouwbedrijven vanuit hun certificatie beter voldoen aan de criteria voor het aanvragen van bouwvergunningen dan niet-gecertificeerde bedrijven. De kwaliteit van de processen van de ISO-gecertificeerde bedrijven worden reeds door een andere partij getoetst. Hierdoor hoeft de gemeente de aanvragen niet nogmaals uitgebreid te toetsen.

3.2.3. Product 3: Vrijstelling bestemmingsplan Schets van het product Doelgroep:

Ondernemers

Juridische status van het product Op grond van de Wet ruimtelijke ordening (Wro) zijn alle gemeenten in Nederland verplicht om voor hun hele grondgebied bestemmingsplannen vast te stellen.

Betrokken partijen Ondernemer, gemeente, provincie

Website Op

website

van

gemeente

Hendrik-Ido-Ambacht

staat

over

Vrijstelling

Bestemmingsplan het volgende:

“Indien uw bouwplannen niet passen binnen het bestemmingsplan kunt u vrijstelling van het bestemmingsplan aanvragen bij het college van burgemeester en wethouders, Postbus 34, 3340 AA Hendrik-Ido-Ambacht. Zij zullen dan beoordelen of uw bouwplannen

passen

binnen

toekomstvisie

van

gemeente.

Voor vragen over vrijstellingen kunt u contact opnemen met de afdeling Bouwen, Milieu en Handhaving (tel. (078)6843224)”

Gemeten administratieve lasten In 2007 is er 96 keer een vrijstelling bestemmingsplan aangevraagd. De totale administratieve lasten bedroegen 11.280,- euro.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 49 van 68

Situatie in andere gemeenten Gemeente Schiedam stelt de bestemmingsplannen beschikbaar via de website. Dit gebeurt via een systeem waarmee kaarten opgevraagd kunnen worden. Ook zijn de bestemmingsplannen als pdf-bestand integraal op de website geplaatst.

Besproken in de workshop De ondernemers leggen het probleem neer van de complexiteit van de huidige bestemmingsplannen. De bestemmingsplannen zijn in de loop der tijd enorm verfijnd waardoor voor veel meer bouwplannen een vrijstelling nodig is. De verlening van de vrijstelling staat of valt met de bereidwilligheid van de gemeente. Ondernemers zouden graag in een vroeg stadium weten wat de kans is dat hun vrijstelling verleend wordt. Hoogbouw naast monumentale laagbouw is waarschijnlijk per definitie een verloren zaak, wat de gemeente meteen aan de ondernemen kan laten weten. De ondernemers zien liever binnen een redelijke termijn een negatieve beslissing met duidelijke uitleg dan dat zij maanden moeten wachten op een positieve uitslag. Grote ondernemers hebben in Hendrik-Ido-Ambacht geen problemen gehad met een vrijstelling bestemmingsplan met een bijbehorende Ruimtelijke Onderbouwing omdat zij de hoge kosten hiervoor konden opbrengen, maar stellen dat een dergelijke procedure moeilijk op te brengen is voor een startende en/of kleinere ondernemer erg kostbaar is.

Formulier en aanvraag Voor het aanvragen van een vrijstelling bestemmingsplan is geen formulier beschikbaar. Vrijstellingen worden via een vormvrije brief aangevraagd. Om te bepalen of de plannen binnen het bestemmingsplan passen moet de aanvrager naar het gemeentehuis om het bestemmingsplan in te kunnen zien. Het bestemmingsplan is niet beschikbaar via de website van de gemeente.

Informatie uit het werkproces Aanvragers van een vrijstelling kunnen voor vragen bellen met de afdeling Bouwen, Milieu en Handhaving. Als een bestemmingsplan verouderd is en de gemeente aan een nieuw ontwerp werkt11, wordt conform de Wro bekeken of de vrijstelling verleend kan

Op het moment van schrijven ligt in Hendrik-Ido-Ambacht een Ontwerp-Structuurvisie voor ter

inspraak. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 50 van 68

worden. Bij de aanvraag van een bouwvergunning controleert Hendrik-Ido-Ambacht al of de aanvraag binnen het bestemmingsplan past. Voorgestelde maatregelen uit de workshop

Maatregel 1: Neem de VROM informatie over wijzigen bestemmingsplan op in website van de gemeente De informatie die via de website van VROM aan aanvragers wordt verstrekt wordt overgenomen op de website van Hendrik-Ido-Ambacht. Op die manier weet de aanvrager wat hij volgens de landelijke weten regelgeving moet ondernemen om een vrijstelling te krijgen. De informatie die op dit moment te vinden is op de website van Hendrik-Ido-Ambacht is niet actueel.

Maatregel 2: Stel de bestemmingsplannen beschikbaar via de website Door de bestemmingsplannen via de website beschikbaar te stellen hoeft een aanvrager van vrijstelling niet naar het gemeentehuis om ter plekke te bepalen of het aanvragen van een vrijstelling nodig is. Als de bestemmingsplannen via de website kunnen worden geraadpleegd is het voor de aanvrager mogelijk om buiten kantoortijden het bestemmingsplan te bestuderen en te vergelijken met zijn plannen. Dit kan simpel worden gerealiseerd door pdf-bestanden te maken van de huidige bestemmingsplannen en deze via de website van de gemeente beschikbaar te stellen.

Maatregel 3: Verstrek een aanvrager binnen korte termijn en in klare taal een “nee” als hij niet in aanmerking komt voor vrijstelling In veel gevallen is het snel duidelijk dat vrijstelling niet verleend kan worden. In deze gevallen is de aanvrager er bij gebaat de doorlooptijd zo kort mogelijk te houden. Aan de balie zou beoordeeld moeten worden of een aanvraag kans maakt. Dit knock-out principe heeft voor de gemeente als voordeel dat er voor aanvragen die geen kans maken geen proces wordt opgestart. Dit scheelt capaciteit. Voor de aanvrager levert het op dat hij in deze gevallen snel duidelijkheid heeft over de haalbaarheid van zijn plannen. In het verlengde hiervan kan de gemeente aan aanvragen die wel het proces ingaan duidelijkheid verschaffen over de doorlooptijd. Dit draagt bij aan heldere communicatie en het stelt de aanvrager in staat te anticiperen op deze doorlooptijd.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 51 van 68

Maatregel 4: Stel duidelijke criteria beschikbaar aan de aanvrager Bij de oude weten regelgeving, tot 1 juli 2008, werd in Hendrik-Ido-Ambacht een checklist gebruikt om snel te kunnen bepalen of een aanvrager in aanmerking komt voor een vrijstelling bestemmingsplan. Voor de nieuwe situatie is een dergelijke checklist nog niet beschikbaar, omdat het proces nog niet geheel doorlopen is sinds de nieuwe Wro van kracht werd. De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht gaat ook voor de nieuwe situatie een dergelijke checklist hanteren. De checklist wordt in eerste instantie richtinggevend en een aanvrager kan er geen rechten aan ontlenen. Later wordt bekeken of het mogelijk is de checklist te digitaliseren en via de website aan te bieden in de vorm van een vraagof beslisboom. Aanvragers hebben dan door op de website een aantal vragen te beantwoorden snel zicht op de haalbaarheid van hun aanvraag.

Maatregel 5: Pas de op de website gebruikte terminologie aan met in achtneming van de huidige weten regelgeving De informatie die de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht via haar website beschikbaar stelt aan aanvragers is gebaseerd op verouderde weten regelgeving. Zo spreekt de gemeente op haar website van vrijstelling, terwijl die term niet meer wordt gebruikt in de huidige situatie. 3.2.4. Product 4: Winkeluitstallingsvergunning Schets van het product Doelgroep:

Ondernemers

Juridische status van het product Op grond van artikel 2.1.5.1 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) dient er voor het uitstallen van goederen voor een winkel een vergunning aangevraagd te worden bij de gemeente.

Betrokken partijen Winkeliers, gemeente

Website Op de website van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht staat over de winkeluitstallingvergunning het volgende: ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 52 van 68

â&#x20AC;&#x153;Het winkeluitstallingenbeleid heeft te maken met alles wat buiten aan de entreezijde van het pand wordt uitgestald met het doel producten of diensten onder de aandacht te brengen van het publiek. Het gaat dus om de sandwichborden, uitzoekbakken, kledingrekken en soortgelijke zaken. Afhankelijk van de aard, omvang en doel van de activiteit kunt u voor de winkeluitstalling een vergunning krijgen. In het Uitstallingenbeleid. Bij verlening van een dergelijke vergunning wordt tevens gelet op mogelijke overlast voor omwonenden, voor voetgangers en ander verkeer, de bepalingen in het bestemmingsplan, het straatbeeld en bijzondere omstandigheden.â&#x20AC;?

Gemeten administratieve lasten In 2007 is de winkeluitstallingvergunning in totaal 50 keer aangevraagd. De totale administratieve lasten voor ondernemers bedragen 5.792,- euro. Hierbij moet opgemerkt worden dat maar een klein deel van de winkeliers met (vergunningplichtige) winkeluitstalling daadwerkelijk een vergunning aanvraagt. Situatie in andere gemeenten In Amsterdam is de winkeluitstallingvergunning volledig afgeschaft en vervangen door algemene regels. Hierdoor dalen de administratieve en bestuurlijke lasten en wordt handhaving eenvoudiger en minder tijdrovend. In Leiden is de terrasvergunning afgeschaft. De ruimte voor terrassen is fysiek in de bestrating gemarkeerd. Dat maakt dat het voor zowel ondernemers als voor de handhavers eenduidig is tot waar de terrassen uitgestald mogen worden. Besproken in de workshop Een medewerker van de Publieksbalie van de gemeente die de aanvragen behandelt legt uit dat de huidige situatie verre van praktisch is. Omdat het winkelcentrum de Schoof een rommelige uitstraling had, is, op initiatief van de burgemeester, een vergunningplicht ingesteld voor een winkeluitstalling. Helaas ontbreekt het de gemeente aan capaciteit om te handhaven op dit gebied. Hierdoor vraagt maar een klein deel van de vergunningsplichtige winkeliers ook daadwerkelijk een vergunning aan. Ook wordt aangegeven dat de aanvrager een flinke tijd bezig is met invullen van het formulier en dat het verwerken van deze formulieren een hoge bestuurlijke last veroorzaakt. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 53 van 68

Formulier en aanvraag Het formulier wordt jaarlijks per post toegezonden aan winkeliers die al een vergunning hebben. Andere winkeliers moeten het formulier aan het loket ophalen. Het invullen van het formulier neemt veel tijd in beslag.

Informatie uit het werkproces De huidige vergunning is één jaar geldig en moet daarna opnieuw aangevraagd worden. Voorgestelde maatregelen uit de workshop

Maatregel 1: Schaf de Winkeluitstallingvergunning af Door de eisen waar winkeluitstallingen aan moeten voldoen vast te leggen in algemene regels wordt het mogelijk de vergunning af te schaffen. Een algemene regel kan zijn dat uitstallingen tot een meter uit de gevel, voor de volledige breedte van het pand vergunningvrij zijn. In het winkelcentrum kan deze lijn kan worden verwerkt in de sierbestrating. Op die manier is het voor winkeliers en handhavers duidelijk tot waar de uitstalling mag komen. Dit schept voor de winkeliers meer duidelijkheid en maakt handhaven makkelijker.

Maatregel 2: Maak de APV ondernemersgericht MKB Nederland en het Ministerie van Economische zaken hebben in 2007 samen een aantal suggesties12 gedaan voor een ondernemersgerichte APV. Een van de suggesties had betrekking op het plaatsen van objecten aan de openbare weg. De gemeente kan haar APV voor wat betreft “Voorwerpen of stoffen op, aan of boven de weg” ondernemersgericht maken door suggesties uit “De ondernemersgerichte algemene plaatselijke verordening” door te voeren in haar eigen APV.

12 MKB EZ (2007) Handreiking ondernemersgerichte plaatselijke verordening

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 54 van 68

3.2.5. Product 5: Kwijtschelding gemeentelijke belastingen Schets van het product Doelgroep:

Burgers

Juridische status van het product Gemeentewet, Invorderingswet 1990, lokale belastingverordeningen

Betrokken partijen Burgers, gemeente, Drechtsteden

Website Op de website wordt uitgelegd voor welke gemeentelijke belastingen kwijtschelding kan worden aangevraagd. Ook wordt een richtlijn gegeven wanneer men in aanmerking kan komen voor kwijtschelding. Er wordt uitgelegd wanneer een kwijtschelding kan worden aangevraagd en welke gegevens er moeten worden opgestuurd. Tot slot is er een verwijzing opgenomen na het formulier, dat men na verificatie door middel van DigiD kan downloaden.

Gemeten administratieve lasten In 2007 is er in totaal 238 maal kwijtschelding aangevraagd. Dit is uitgesplitst in 14 verkorte aanvragen en 224 normale aanvragen. Een verkorte aanvraag geeft voor de burger een administratieve last van 49 minuten, een normale aanvraag geeft een administratieve last van 1 uur en 17 minuten. De 238 aanvragen zijn samen goed voor 298 uur aan administratieve lasten voor burgers in het jaar 2007. Besproken in de workshop De workshop wordt bijgewoond door twee WMO-cliĂŤnten en een vertegenwoordiger van een ouderenbond. Hoewel zij zelf niet direct ervaring met deze aanvraag hebben, kunnen zij zich voorstellen dat het voor burgers die het niet breed hebben moeilijk is om de weg te weten, het formulier te begrijpen en ook nog alle bewijsstukken mee te leveren. Bovendien weet de overheid al veel; waarom moet er dan weer zoveel ingevuld worden? Het is voor deze groep toch al moeilijk om dit soort dingen te begrijpen, dus als

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 55 van 68

het makkelijker kan dan zou de gemeente daarvoor moeten zorgen. Ook de portefeuillehouder geeft aan dat hij dit soort procedures zo simpel mogelijk wil houden.

Aanwezig zijn ook een vertegenwoordiger van het Landelijk Invorderings Overleg (ambtelijke vereniging van ambtenaren gemeentebelasting en invordering); hij is ook hoofd Invordering Regionale Belastingdienst Drechtsteden waarbij de gemeente is aangesloten. Er is ook een accountmanager van het Inlichtingenbureau, een bureau van de VNG en het ministerie van Sociale Zaken, dat gemeenten helpt met de informatievoorziening en het uitwisselen van gegevens.

Zij vertellen dat er met ingang van september jl. een nieuwe werkwijze voor kwijtschelding mogelijk is. Daarbij levert de gemeente gegevens aan van de mensen waarvan zij denken dat die mogelijk recht op kwijtschelding hebben, zoals mensen met een uitkering, met een WMO-voorziening of die al eerder kwijtschelding hebben aangevraagd. Het Inlichtingebureau doet een geautomatiseerde toets op de criteria voor kwijtschelding: een inkomenstoets op basis van gegevens van de UWV en de Belastingdienst en een vermogenstoets op basis van gegevens van de RijksDienst Wegverkeer (dure autoâ&#x20AC;&#x2122;s). Voor iedereen die aan de criteria voldoet kan de gemeente de belasting automatisch kwijtschelden zonder nadere controles en bewijsstukken. De eerste keer moet de gemeente wel nog aan de betrokkenen vragen of die met deze werkwijze akkoord gaat. De geautomatiseerde kwijtschelding wordt ondersteund door het ministerie van Sociale Zaken, die wil ermee bereiken dat meer mensen gebruik maken van hun rechten. Gemeenten zijn echter vrij om van deze mogelijkheid gebruik te maken, ze kunnen gewoon ook op de oude manier blijven werken. Deze werkwijze is nog niet mogelijk aangaande de waterschapsbelasting.

De aanwezigen zijn enthousiast over deze werkwijze. De aanwezige burgers zeggen dat het veel scheelt en dat het eerlijker is. De gemeente geeft aan dat het hun ook werk scheelt. Aandachtspunt is dat ook de mensen die niet in gemeentebestanden zitten (zoals werkenden met een laag inkomen, zelfstandigen en gepensioneerden) actiever worden

benaderd.

Daarnaast

wordt

suggestie

gedaan

het

reguliere

aanvraagformulier (4 kantjes, 1 uur 17 min. Invulwerk) te laten vervallen en vanuit het verkorte formulier te kijken of daarin nog versnellingen mogelijk zijn.

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 56 van 68

Formulier en aanvraag Er zijn twee formulieren beschikbaar. Het formulier voor de reguliere aanvraag beslaat zes pagina`s. Het formulier voor de verkorte aanvraag beslaat anderhalve pagina. Zowel bij de reguliere aanvraag als bij de verkorte aanvraag dienen veel bijlagen toegevoegd te worden.

Informatie uit het werkproces Hendrik-Ido-Ambacht maakt nog geen gebruik van automatische kwijtschelding. Kwijtschelding gemeentelijke belastingen moet ieder jaar opnieuw worden aangevraagd, ook als er het jaar daarvoor kwijtschelding verleend is. Daarnaast is het opgevallen dat het verkorte formulier relatief weinig gebruikt wordt. Dit formulier geldt voor de aanvragers die het vorige jaar kwijtschelding hebben ontvangen. Voorgestelde maatregelen uit de workshop

Maatregel 1: Regionale Belastingdienst Drechtsteden, waar Hendrik Ido Ambacht onder valt, start met automatische kwijtschelding (2009) Hendrik-Ido-Ambacht maakt nog geen gebruik van automatische kwijtschelding. Automatische kwijtschelding maakt het mogelijk om burgers die reeds eerder kwijtschelding hebben aangevraagd te laten toetsen door het Inlichtingenbureau. Hierdoor is het mogelijk via bestandsvergelijking van een groot aantal burgers te bepalen of zij weer in aanmerking komen voor kwijtschelding. Doordat dit ieder jaar automatisch plaats kan vinden als de burger daar toestemming voor geeft kan de gemeente de kwijtschelding pro-actief verlenen terwijl zij minder aanvraagformulieren hoeft te verwerken.

Maatregel 2: Herontwerp het formulier zodat de aanvrager een minimale set aan gegevens hoeft in te voeren en de Regionale Belastingdienst Drechtsteden de gegevens van de bijgevoegde bewijsstukken kan overnemen Het formulier voor aanvraag kwijtschelding belastingen kan volgens de Regionale Belastingdienst Drechtsteden versimpeld worden. De Regionale Belastingdienst Drechtsteden heeft voor de verwerking van de aanvraag niet meer nodig dan een formulier met een slechts een beperkt aantal gegevens. Overige informatie halen de medewerkers van de kopieĂŤn van bewijsstukken die als bijlagen worden toegevoegd aan ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 57 van 68

het formulier. Dit scheelt de aanvrager veel tijd omdat er niets hoeft te worden overgeschreven van bewijsstukken. Bovendien zal het aantal onleesbare aanvragen dalen doordat de kopieĂŤn van bewijsstukken leesbaarder zijn dan het handmatig ingevulde aanvraagformulier.

Maatregel 3: Bepaal welke groepen nog meer in aanmerking komen voor kwijtschelding gemeentelijke belastingen De geautomatiseerde kwijtschelding bereikt niet alle rechthebbenden. De gemeente gaat bekijken hoe zij het deel van de doelgroep dat niet staat geregistreerd in het systeem kan bereiken.

Maatregel 4: Verken de mogelijkheden om ook waterschapbelasting automatisch kwijt te schelden De gemeente bekijkt welke afspraken er met het waterschap gemaakt kunnen worden om samen met de kwijtschelding gemeentelijke heffingen, ook kwijtschelding van waterschapsbelastingen te versnellen.

3.2.6. Product 6: WMO aanpassing woning Schets van het product Doelgroep:

Burgers

Juridische status van het product Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de wet WMO. Gemeenten zijn verplicht om iedere vier jaar een WMO-beleidsplan op te stellen. Met de invoering van de WMO wordt de rol van de gemeente voornamelijk faciliterend en regisserend.

Betrokken partijen Gemeente, burger, installatiebedrijf, woningbouwcorporatie.

Website Op

website

achtergrondinformatie

vinden

over

kleine

grote

woningaanpassingen. Ook wordt beschreven wat de voorwaarden zijn om in aanmerking te komen voor een WMO-voorziening aanpassen woning. Doorlooptijd, gerelateerde ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 58 van 68

producten en manieren om het aan te vragen staan vermeld op de website. Dat is inclusief adresgegevens, een telefoonnummer en een elektronisch formulier dat zonder DigiD kan worden ingevuld en doorgestuurd.

Gemeten administratieve lasten Administratieve lasten voor dit product zijn niet gemeten. Tijdens de selectiebijeenkomst is, in overleg met de WMO-adviesraad en de ouderenbond, besloten dit product te behandelen in de workshop om een beeld te krijgen van de eerste ervaringen sinds de invoering van de WMO. Besproken in de workshop De workshop start met het verhaal van een aanvrager van de WMO-voorziening aanpassen woning. Deze mevrouw heeft vanwege een operatie aan haar voet reeds eerder een douchezitje geĂŻnstalleerd gekregen. Dat douchezitje is kapotgegaan en in september heeft zij een aanvraag voor vervanging ingediend bij de gemeente. In eerste instantie werd er contact opgenomen met de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Tijdens het telefonische contact werd mevrouw doorverwezen naar Sociale Dienst Drechtsteden. Daar heeft ze haar aanvraag ingediend. Na enige tijd heeft ze weer contact opgenomen met de gemeente waarna de consulent op bezoek is geweest om te bepalen of het een vervanging of een reparatie betreft. Omdat er meer expertise nodig was om te kijken of de stoel gerepareerd kan worden of vervangen moest worden is later een installateur op bezoek geweest. Deze heeft aangegeven dat de stoel vervangen dient te worden. Daarop is contact geweest met de woningbouwcorporatie; zij wachten momenteel op schriftelijke toezegging van de gemeente om een nieuwe douchestoel te installeren.

De reactie van de gemeente is dat dit geen normale situatie is. Normaal gesproken was dit al lang afgerond. Het betreft hier een uitzonderingssituatie. Dat blijkt onder meer doordat de aanvrager is doorgestuurd naar Sociale Dienst Drechtsteden en niet naar het eigen WMO-loket. Ook het huisbezoek van de consulent is in dit geval buitengewoon.

Formulier en aanvraag Het formulier voor de aanvraag is alleen digitaal beschikbaar. Dit formulier kan gebruikt worden zonder DigiD. Hier is voor gekozen om het voor mantelzorgers mogelijk te maken anderen te helpen bij hun aanvraag. Het formulier is simpel: er worden naam, ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 59 van 68

adres en woonplaats gevraagd met de mogelijkheid om in twee vrije invoervensters aan te geven wat de gewenste woonvoorziening is waar een aanvraag voor gedaan wordt en wat de reden van de aanvraag is.

Informatie uit het werkproces Aanvraag komt binnen via het WMO loket van de gemeente of digitaal via de website. Ongeveer 80% van de WMO aanvragen komt binnen via de website. Indien de aanvraag via het WMO loket wordt ontvangen dan gaat de aanvraag dezelfde dag per post naar Sociale Dienst Drechtsteden. Digitale aanvragen komen direct binnen bij Sociale Dienst Drechtsteden. Daar vindt de daadwerkelijke verwerking van de aanvraag plaats. Als de aanvraag is ontvangen wordt bepaald of een consulent op locatie gaat kijken. De wettelijke termijn waarbinnen een beschikking moet worden afgegeven is 8 weken. Op dit moment wordt dat voor 80% van de gevallen gehaald.

Voorgestelde maatregelen uit de workshop

Maatregel 1: Receptioniste stuurt juist door Als aanvragers voor het eerst contact hebben met de gemeente is het belangrijk dat zij direct in contact gebracht worden met de persoon die hen kan helpen. Ook de receptionisten en telefonisten moeten weten waar ze welke klantvraag uit kunnen zetten. Om dat mogelijk te maken krijgen baliemedewerkers de beschikking over informatie waarmee zij klanten op een juiste manier door kunnen sturen naar de relevante personen. Dit kan door een overzicht van producten en betreffende afdelingen beschikbaar te stellen aan receptionisten en telefonisten.

Maatregel 2: Ken WMO aanvragen die lager zijn dan een vastgesteld bedrag altijd toe Er zijn gemeenten waar een WMO aanvraag die lager is dan een vooraf vastgesteld bedrag altijd wordt toegekend op het moment dat bekend is dat de aanvrager al eerder eenzelfde aanvraag heeft ingediend en gekregen. Ook worden WMO aanvragen verstrekt als van deze persoon bekend is dat zijn inkomen onder een bepaald minimum valt. Op deze manier kunnen WMO aanvragen snel vervuld worden en zijn aanvragers snel geholpen. Bovendien is zonder deze vereenvoudiging het administratieve proces vaak kostbaarder dan de waarde van de aanvraag. De maatregel zal de gemeente kosten besparen en tijdwinst opleveren. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 60 van 68

Maatregel 3: Ken WMO-aanvragen die nooit worden geweigerd altijd toe Van de WMO-aanvragen die nooit worden geweigerd is er geen reden de aanvraag uitgebreid te toetsen. Deze wordt immers altijd toegekend. In dat geval is het mogelijk het proces om te draaien: deze WMO-aanvragen worden dan altijd toegekend. Steekproefsgewijs kan de gemeente handhaven op de rechtmatigheid van de aanvragen.

Maatregel 4: Verwijs de aanvrager direct door naar de leverancier voor het maken van een afspraak Op het moment dat de gemeente een aanvraag ontvangt die een reparatie betreft of een aanvraag die altijd wordt verstrekt kan de gemeente er voor kiezen om de aanvrager gelijk een afspraak te laten maken met de installateur. De afspraak voor de aanpassing van de woning kan sneller gemaakt worden waardoor de doorlooptijd verkort. Doordat de gemeente gaat werken met een aantal voorkeursleveranciers kan zij korting bedingen waardoor de kosten voor de gemeente dalen. Bovendien hoeft de burger geen bonnetjes te koerieren naar de gemeente om aan te tonen dat de aangevraagde voorziening geïnstalleerd is. De leverancier dient zijn factuur direct in bij de gemeente.

Maatregel 5: Leg bij mensen die 75 geworden zijn altijd een huisbezoek af om hen te helpen bij het aanvragen van voorzieningen Deze maatregel is er in eerste instantie op gericht het aantal aanvragen dat wordt afgewezen door onduidelijk ingevulde formulieren terug te dringen. Daarnaast kan tijdens een huisbezoek geïnventariseerd worden op welke andere voorzieningen de persoon nog meer recht heeft. Dit is niet direct een maatregel om de administratieve lasten terug te dringen, als wel een manier om niet-gebruik tegen te gaan. Deze doelgroep vindt het meestal geen prettige gedachte om bij de overheid aan te kloppen voor steun terwijl ze er wel recht op hebben en meer geholpen zijn.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 61 van 68

3.3. Specifieke maatregelen bij niet-besproken producten Voor overige producten zijn maatregelenkaarten gemaakt. Een maatregelenkaart bevat per product maatregelen die geformuleerd zijn vanuit de doorlichting, maar ook vanuit de theorie. Daarnaast is gebruik gemaakt van de wijze waarop andere gemeenten omgaan met het betreffende product.

Elke maatregelenkaart gaat specifiek in op één ondernemers- of burgerproduct. Het kan zijn dat u een aantal van deze maatregelen al heeft toegepast in uw organisatie. U bent dan al goed op weg, maar kijk of een stap verder mogelijk is en blijf verbeteren. Op de maatregelenkaarten kunnen proceseigenaren aangeven wat de ambitie is voor het betreffende product.

De maatregelenkaarten zijn in een apart document opgenomen.

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 62 van 68

4. Aanbevelingen voor vervolgstappen

Dit hoofdstuk geeft aanbevelingen voor vervolgstappen. De aanbevelingen richten zich op de implementatie van de maatregelen, de sturing daarop en de ondersteuning die nodig is voor de implementatie van de maatregelen.

4.1. Implementatie Geef een implementatieteam de opdracht om de maatregelen in te voeren In dit plan staan verbetervoorstellen om de administratieve lasten te reduceren. Het advies is om een implementatieteam aan te stellen en op te leiden voor het invoeren van de maatregelen. Het team bestaat uit een groep ambtenaren die onder leiding van een projectleider aan de slag gaat met de implementatie. Deze groep moet multidisciplinair zijn (proceseigenaren, afdelingshoofden, webcoĂśrdinator en applicatiebeheerders) en capaciteit ter beschikking hebben voor de implementatie. Koppel diverse programmaâ&#x20AC;&#x2122;s Het uitgangspunt is om het verminderen van administratieve lasten te beschouwen als een programma en niet als een (losstaand) project, zodat er meer samenhang bereikt kan worden. Daartoe adviseren wij aan te sluiten bij de ontwikkelingen in De Drechtsteden

interne

reorganisatie.

Richt

daarvoor

eenduidig

programmamanagement in dat elke afdeling van de gemeente ondersteunt en stuurt in de noodzakelijke transformatie.

4.2. Sturing Benoem een politiek en ambtelijke combinatie van verantwoordelijken Tijdens het project is naar voren gekomen dat bestuurlijk draagvlak essentieel is voor het realiseren

van

administratieve

lastenverlichting.

burgemeester

heeft

reeds

administratieve lastenvermindering in portefeuille. Bovendien dient een CMT-lid verantwoordelijk te zijn voor ambtelijke en operationele realisatie, zodat het niet alleen blijft bij politieke wensen, maar dat het verankerd wordt in organisationele principes en ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 63 van 68

projecten voor de lange termijn. In de praktijk betekent dit dat de gemeentesecretaris de ambtelijk verantwoordelijke zou moeten zijn. Het succes van de implementatie hangt af van de lijnorganisatie en de wijze waarop de functie van een ambtelijke waakhond wordt ingericht.

Ontwikkel indicatoren over het verloop van het klantproces heen Registreer niet alleen het aantal verstrekte producten, maar houd ook rekening met indicatoren zoals uitval tijdens de procedure, niet-ontvankelijke aanvragen, samenloop van producten en resultaat van de aanvraag. Ontwikkel samen met de controller dergelijke indicatoren die iets zeggen over de (klant)processen, zodat er meer sturing kan zijn op procesniveau dan op activiteitniveau. Blijf de administratieve lasten meten Het is raadzaam om de administratieve lasten, conform de eerder ingerichte systematiek, te blijven meten om het effect van de maatregelen te kunnen zien door de jaren heen.

4.3. Ondersteuning Moderniseer en gebruik de technologische infrastructuur In de praktijk blijkt dat de technologie de uitvoerende ambtenaar en de burger nog niet zoveel helpt. Daarom dient er binnen gemeente Hendrik-Ido-Ambacht aandacht te zijn voor informatisering van de organisatie en de dienstverlening. Weliswaar zijn een aantal taken belegd bij Servicecentrum Drechtsteden, maar ook de gemeentelijke organisatie is gebaat bij een moderne ICT-infrastructuur. Concreet betekent dit dat de gemeente gebruik gaat maken van e-formulieren en DigiD, in combinatie met basisregistraties. Door in andere registraties gebruik te maken van het BSN wordt het gebruik van elektronische formulieren, voorinvullen en beslisbomen mogelijk. Betrek de interne diensten en externe accountant bij de ontwikkelingen Een nieuwe werkwijze of het afschaffen van bewijsstukken kan discussies geven met de interne controle of externe accountant. Betrek daarom de interne diensten en controle en de externe accountant bij de nieuw te ontwikkelen werkwijze. Neem hen mee in de nieuwe manier van werken en vraag hun instemming met elektronische raadpleging als opvolger van fysieke bewijsstukken. ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 64 van 68

Bijlage I Hieronder wordt een overzicht per thema van alle onderzochte producten voor bedrijven gepresenteerd.

Bouwvergunning regulier

A. Bouwen en aanleggen

€ 600

€ 37.200

Gebruiksvergunning

€ 267

115

€ 30.667

Bouwvergunning licht

€ 300

€ 15.600

Vrijstelling bestemminsplan

€ 118

€ 11.280

Beoordeling schetsplan

€ 142

€ 4.108

Sloopvergunning

€ 300

€ 3.300

Monumentenvergunning

€ 563

€ 1.688

Kapvergunning

€ 36

€ 1.648

Driehoeksborden plaasten

€ 45

€ 1.440

Uitritvergunning

€ 59

€ 592

Aanlegvergunning

€ 215

€ 430

Splitsingsvergunning

€ 116

€ 74

€0

459

€ 108.068

Toekenning huisnummer

totaal alle producten

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

B. Milieu

€ 3.000

€ 12.000

Wm artikel 8.40 meldingen

€ 248

€ 3.477

Wm-vergunning (revisie)

€ 600

€ 2.400

Ontheffing Nutsvoorzieningen

€ 170

€ 2.380

Melding toepassing grond cat. 1 en cat. 2

€ 162

€ 1.617

Melding bodemsanering

€ 151

€ 754

Wm artikel 8.19 melding

€ 88

€ 175

Vuurwerkvergunning (< 1.000 kg.)

€ 61

€ 122

Rioolaansluitvergunning

€ 53

€0

Ontheffing verbod geluidhinder

€ 61

€0

Wm-vergunning (oprichting)

Vergunning geluidswagen Inzage en zienswijze bij bestemmingsplannen Ontheffing route gevaarlijke stoffen Ontheffing reinigen/stralen

totaal alle producten

€ 53

€0

€ 113

€0

€ 71 € 53

0 0

€0 €0

€ 22.924

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 65 van 68

C. Horeca Evenementenvergunning (grootschalig) Art. 35 ontheffing drank- en horecawet

€ 162

€ 1.940 € 1.900

€ 95

Exploitatievergunning horeca

€ 140

€ 980

Drank- en horecavergunning

€ 141

€ 423

Evenementenvergunning (kleinschalig)

€ 74

€ 223

Ontheffing sluitingstijden

€ 43

€ 213

Aanwezigheidsvergunning speelautomaten

€ 45

€ 135

Loterijvergunning

totaal alle producten

€ 31

€ 93

€ 5.905

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

Vergunning winkeluitstalling

D. Markt-, straaten detailhandel

€ 116

€ 5.792

Marktstandplaatsvergunning

€ 88

€ 2.208

Standplaatsvergunning

€ 96

€ 1.629

Ventvergunning

€ 71

€ 567

Verspreiding reclamemateriaal

€ 49

€ 148

Ontheffing winkeltijden

€ 43

€0

103

€ 10.343

totaal alle producten

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

E. Openbare ruimte en belastingen Gebruik openbare ruimte Belastingen voor bedrijven

€ 68

€ 3.915 € 3.068

€6

526

Ontheffing Wegenverkeerswet

€ 53

€ 1.760

Voorwerp op of boven de weg plaatsen

€ 65

€ 1.235

Parkeervergunning

€ 18

€ 550

Luchtruim gebruiken (helikopter, luchtballon)

€ 57

€ 113

668

€ 10.642

totaal alle producten

* P: kosten per aanvraag; Q: aantal aanvragen; AL: administratieve lasten

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 66 van 68

Bijlage

Top

Ondernemerproducten

per

totale

administratieve last over 2007 Producten

Bouwvergunning regulier

€ 600

€ 37.200

Gebruiksvergunning

€ 267

115

€ 30.667

Bouwvergunning licht

€ 300

€ 15.600

Wm-vergunning (oprichting)

€ 3.000

€ 12.000

Vrijstelling bestemminsplan

€ 118

€ 11.280

Vergunning winkeluitstalling

€ 116

€ 5.792

Beoordeling schetsplan

€ 142

€ 4.108

Gebruik openbare ruimte

€ 68

€ 3.915

Wm artikel 8.40 meldingen

€ 248

€ 3.477

Belastingen voor bedrijven

€6

526

€ 3.068

P = administratieve lasten per aanvraag; Q = aantal aanvragen; AL = administratieve lasten

NB: top 10 (3) is verantwoordelijk voor ongeveer 81% (53%) van de totale AL

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 67 van 68

Bijlage III Top 5 Burgerproducten per tijd per aanvraag tijd Burgerproducten

(uren)

AL (uren)

Art. 35 ontheffing drank- en horecawet

1 54/60 5*

Evenementenvergunning (straat-/buurfeesten)

1 29/60 25*

Gehandicaptenparkeerplaats

1 23/60 11

Gebruik openbare grond

1 21/60 5

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen

1 17/60 224

287

Reclamevergunning

1 3/60 10*

Collectevergunning

1 1/60 10*

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen (verkort) 49/60

Kapvergunning

43/60

50*

Uittreksel Gba

16/60

1.800* 480

WOZ-beschikking

11/60

11.022 2.021

totaal alle producten

13.176 2.928

* aantal aanvragen niet bekend, schatting EIM

NB: 2.928 uur = 366 werkdagen

ÂŠ EIM & Zenc Datum: 23-12-2008 11:54:00

Doorlichting en maatregelenplan Hendrik-Ido-Ambacht Pagina 68 van 68