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MANUAL DE NORMALIZACIÓN Y ESTANDARIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FUERZA AÉREA ECUATORIANA

CONTENIDO

Capítulo I Generalidades___________________________________________________

Capítulo II Administración de documentos en la Fuerza Aérea_______________________ 4 Capítulo III Elementos de la Comunicación_______________________________________ 8 Capítulo IV El documento Militar_______________________________________________ 11 Capítulo V Formatos para la elaboración de documentos militares___________________ 26 Capítulo VI Normas para el control, registro y préstamos de la documentación militar____ 81 Capítulo VII Archivo de documentos____________________________________________

Anexos ____________________________________________________________ 94

CAPÍTULO I GENERALIDADES El Manual de Normalización y Estandarización de la Documentación Administrativa de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, constituye un instrumento de trabajo de carácter permanente, para ser utilizado por todo el personal de la Institución. Tienen como finalidad de conseguir una eficiente administración, utilización y archivo de la documentación que se elabora en los distintos organismos y repartos de la Institución, evitando la diversificación y multiplicidad de formatos; contiene además los elementos básicos para estandarizar la elaboración de documentos y automatizar los procedimientos administrativos. 1.

POLÍTICAS PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE DOCUMENTOS a.

El presente Manual refleja la “POLÍTICA INSTITUCIONAL” en materia administrativa para la elaboración de documentación militar; por lo tanto, como parte de la “gestión de comando”, los Directores, Comandantes y particularmente los ofíciales de la especialidad de Personal de los repartos y dependencias de la Fuerza Aérea, serán responsables de instruir al personal militar y civil sobre su uso, aplicación y total difusión.

b. En los Institutos de Formación y Capacitación de la Institución, se implementará

programas de instrucción académica sobre la normalización y estandarización de la documentación administrativa en la Fuerza Aérea. Particular énfasis se dará al personal militar con la especialidad de Administración. c.

Integrar dentro del proceso administrativo el concepto de austeridad del gasto, ahorro y reducción de costos en el uso de los materiales de oficina utilizados en los trámites administrativos.

d. Cumplir lo estipulado en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información

Pública, para la elaboración y manejo de documentación administrativa calificada en la Fuerza Aérea.

El presente Manual es un documento de conocimiento y consulta permanente que debe ser utilizado por todos los organismos subordinados de la Fuerza Aérea para la elaboración, difusión y aplicación de la documentación administrativa.

La Inspectoría General, deberá evaluar y controlar los procedimientos administrativos, la eficiencia de la normalización administrativa y la racional utilización del material, verificando que se aplique en todos los niveles orgánicos de la Institución y recomiende las medidas correctivas convenientes, para cumplir los objetivos de este Manual.

PROPÓSITO La aplicación y ejecución de las disposiciones contenidas en el presente manual debe alcanzar los siguientes propósitos: a.

Normar los procedimientos de trámite administrativo en todos los repartos y dependencias de la Fuerza Aérea.

b. Estandarizar los formatos empleados en la elaboración de documentos, para evitar su

diversificación, exceptuando los de carácter operativo, técnico, contable o legal que se regirán por sus propias normas establecidas para el efecto.

Actualizar los sistemas de administración, manejo, archivo y digitalización de los documentos administrativos, para optimizar y racionalizar su uso en la Fuerza Aérea, regulando su funcionamiento y procedimientos de ejecución, en los que se incluye el correo militar.

d. Establecer procedimientos para la recepción, transporte, distribución y entrega de la

documentación interna y externa en la Fuerza Aérea, en procura que el correo militar sea dinámico, seguro y oportuno. e.

Proporcionar las bases del proceso administrativo susceptible de automatización, para dinamizar y simplificar el trámite de la correspondencia, archivo y correo en la Fuerza Aérea.

ÁMBITO DE APLICACIÓN a.

El ámbito de aplicación del presente manual, es de carácter general para todas las dependencias, organismos y repartos de la Fuerza Aérea.

b. Las normas y procedimientos establecidos en este manual, serán aplicados en forma

permanente en todas las Direcciones, repartos y dependencias de la Institución, de manera que los usuarios (oficiales, aerotécnicos y empleados civiles) conozcan, participen y se involucren directamente en el proceso de normalización y estandarización administrativa. c.

La Dirección de Educación dispondrá que en los institutos de formación de oficiales y aerotécnicos, se incluya en sus programas de estudios, el conocimiento de las normas de este manual, así como en forma periódica ejecutar seminarios de actualización en conocimiento del mismo, para el personal administrativo de la Fuerza.

d. La Secretaria General de la Fuerza Aérea, será el organismo responsable de la

planificación y supervisión del proceso de normalización administrativa y de actualizar este manual en forma permanente, mediante la recopilación de información que permita una retroalimentación adecuada y afectiva que posibilite esta tarea.

CAPÍTULO II ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA FUERZA AÉREA 1.

MANDO Y SUBORDINACIÓN a.

Mando El Mando es la facultad que permite al militar ejercer autoridad sobre sus subalternos, de acuerdo a las normas contempladas en las leyes y reglamentos pertinentes.

b. Subordinación

La subordinación, consiste en el acatamiento de las órdenes enmarcadas dentro de las normas, reglamentos y leyes militares, emanadas de los superiores, así como el cumplimiento cabal de los deberes inherentes al grado y función que le fueren encomendados. 2.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA Es el estado de subordinación jerárquica con respecto a otro de mayor autoridad o mando. Constituye un organismo sujeto a otro de mayor nivel de autoridad dentro de la estructura piramidal de la Fuerza Aérea. a.

Dependencia Orgánica Es la relación jerárquica de subordinación, cuya característica particular consiste en pertenecer a la misma organización dentro de la estructura orgánica del reparto o dependencia de la Institución. Es la situación de subordinación a la que el militar esta sujeto en función del reparto o dependencia de la Fuerza Aérea, al que ha sido asignado a prestar sus servicios profesionales.

b. Dependencia Operativa

Estado de subordinación dentro de la estructura orgánica del reparto o dependencia, referente a la ejecución y cumplimiento de ordenes y disposiciones relacionadas a la conducción operativa. Existe dependencia operativa al reparto orgánico, aún cuando encontrándose temporalmente en otro reparto, el militar cumple las mismas actividades operativas inherentes a su cargo y función. c.

Dependencia Administrativa Estado de subordinación de un reparto, dependencia o personal militar a otro de mayor jerarquía, relacionado con la ejecución y cumplimiento de disposiciones y formalidades de carácter administrativo que constan en la normativa legal de la Institución. Existe dependencia administrativa a otro reparto, cuando el militar cumple las mismas actividades inherentes a su cargo y función, pero se somete estrictamente a las normas y disposiciones administrativas emitidas por el reparto en el cual se encuentra destinado temporalmente.

d. Dependencia Disciplinaria

La disciplina militar, consiste en la exacta observancia de las leyes y reglamentos establecidos para los miembros de las Fuerzas Armadas y en el acatamiento integral de las órdenes y disposiciones emanadas del superior. Para el efecto, la autoridad o superior jerárquico que conozca de la comisión de una falta disciplinaria, tiene competencia para juzgar y reprimirlos, como medio legal, para mantener el orden y la disciplina de sus subordinados de su propio reparto y otros repartos, siguiendo el respectivo órgano regular. Existe dependencia disciplinaria a otro reparto, cuando el militar cumple las mismas actividades inherentes a su cargo y función, pero se somete estrictamente a las normas y disposiciones disciplinarias emitidas por el reparto en el cual se encuentra destinado temporalmente. 3.

ÓRGANO REGULAR a.

Definición Es el procedimiento que obligatoriamente tiene que seguir un miembro de la Fuerza Aérea, en relación con cualquier acto de servicio militar, para llegar escalonadamente hasta la autoridad a quien compete su conocimiento o resolución. Esta definición es aplicable también para el personal civil de la Institución. El Órgano Regular no será utilizado por el personal militar o civil, para expresar a la máxima autoridad, asuntos que no son de su competencia.

b. Vías de autoridad

En la Fuerza Aérea existen vías de autoridad operativa y administrativa, que constituyen el órgano regular para conocimiento y resolución de asuntos relacionados con el servicio militar. 4.

TRÁMITE OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO a.

Solicitudes y Disposiciones 1) Solicitudes

Las solicitudes verbales o escritas, constituye el medio por el cual un individuo, sujetándose a las normas y procedimientos legales, demanda ante la autoridad competente, el reconocimiento de un derecho, el reclamo por acciones que están fuera de la ley y le perjudican o la autorización necesaria para continuar con el trámite administrativo que requiere para acceder a: cursos de entrenamiento y capacitación, becas de estudios, subsidios, condecoraciones, pases, record de horas de vuelo, licencias, rectificaciones de nombres, autorización para contraer matrimonio, etc. Sobre la base de la definición anterior, las solicitudes pueden ser de carácter operativo y administrativo; en ambos casos, el trámite se debe efectuarlo obligatoriamente a través del respectivo órgano regular.

a) Solicitudes de carácter operativo y órgano regular

Son aquellas que se realizan cuando el militar requiere tratar oficialmente asuntos de carácter institucional o personal concernientes a su carrera militar en el ámbito de las operaciones aéreas y terrestres. Órgano Regular • • • • • • •

Escuadrones de Combate Grupos de Combate Alas de Combate Grandes Comandos Dirección de Operaciones Jefe del Estado Mayor General Comando General

b) Solicitudes de carácter administrativo y órgano regular

Son aquellas que se realizan cuando el militar requiere tratar asuntos relacionados con cualquier acto administrativo del servicio militar, sea de carácter institucional o personal. Órgano Regular • • • • • • •

Escuadrones o equivalentes Grupos o equivalentes Alas o repartos equivalentes e Institutos de Formación y Capacitación Grandes Comandos Dirección de Personal o Dirección correspondiente al ámbito o asunto que se trate. Jefe del Estado Mayor General Comando General.

2) Disposiciones

Son las acciones o efectos de mandar lo que se ha de hacerse como medio para emprender una tarea u operación, emanada por un superior hacia organismos inferiores, las mismas que pueden ser operativas o administrativas. Las disposiciones pueden ser emitidas en forma verbal o por escrito a través de documentos como: Regulaciones, Directivas, Memorandos, Radiogramas, Planes, Órdenes de Operaciones, Órdenes Fragmentarias, etc. a) Disposiciones operativas

Las disposiciones operativas son las que se refiere a órdenes concernientes a movimientos y maniobras para entrar con mayor seguridad, facilidad y rapidez en el orden verdadero del combate. b) Disposiciones administrativas

Son las que se refieren a todo lo concerniente al ámbito de las actividades administrativas de la Organización o de la Institución.

b. Trámite de la documentación militar

Para realizar el trámite administrativo normal y regular de la documentación militar, se observará la estructura orgánica a la cual pertenece el reparto o dependencia que origina el documento. Ningún Comandante deberá emitir disposiciones a otro reparto que no pertenezca a su organización, inobservar este procedimiento constituye un abuso de autoridad, un desacato a la estructura orgánica vigente y una falta al cumplimiento de normas y disposiciones administrativas contenidas en instructivos, directivas y reglamentos; faltas tipificadas en el Reglamento de Disciplina Militar.

CAPÍTULO III LA COMUNICACIÓN MILITAR 1.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN a.

Emisor Persona o personas que envían mensajes

b. Receptor

Persona o personas que reciben el mensaje del emisor; se lo conoce también como: decodificador, descifrador, intérprete o destinatario. Cuando el receptor después de recibir el mensaje, procede a analizar, comprender y decodificar para aceptar o rechazar su contenido, esto le convierte, al codificar la respuesta, en emisor de una comunicación de retorno. c.

Mensaje Es la información transmitida y constituida por imágenes, signos, sonidos, etc., que va a ser captada por el receptor. El emisor puede optar varias formas de expresión del mensaje, considerando dos factores importantes: el código y el contenido; así se amplían las posibilidades de elección personal, relativas a datos, evidencias, afirmaciones, expresiones, secuencias, amplitud, profundidad, etc., esto permite que el mismo mensaje se pueda decir de diferentes maneras, siempre y cuando su contenido no pueda ser interpretado de distinta forma. 1) Código

Es un conjunto de símbolos que se estructuran de tal manera que tengan algún significado para el receptor y éste a la vez, entienda la información que le transmite el emisor. Para que se establezca la comunicación es indispensable que ambos comprenda el mensaje, lo cual solo es posible si utilizan el mismo código. 2) Contenido

Está integrado por el material seleccionado por el emisor para expresar su propósito, suele ocurrir que por no tener claro lo que se pretende expresar se dice una cosa por otra y en consecuencia, se altera el sentido de la comunicación. 2.

CANALES DE LA COMUNICACIÓN Son los medios mediante los cuales se transmiten, reciben o difunden los mensajes, a fin de que lleguen con precisión, claridad y efectividad al receptor. Tomando en consideración su estructura, se clasifican en: a.

Canales Naturales Medios que el hombre posee de una manera innata y que se relacionan con el exterior; es el caso de los cinco sentidos: vista, tacto, gusto, oído y olfato.

b. Canales Artificiales

Medios que el hombre ha creado para transmitir los mensajes a través del tiempo y el espacio, los cuales se ponen de manifiesto en el cine, radio, televisión, telefax, correo electrónico, fotografía, video, etc. 3.

CARACTERÍSTICAS DE LAS COMUNICACIONES MILITARES Para que la comprensión de los documentos sea bien entendida o aplicada, se debe considerar las siguientes características: a.

Comprensión 1) Claridad

Los documentos deberán ser redactados en forma concreta y simple, sin redundancias ni formas literarias de manera que sean fáciles de comprender. Se descartará el uso de palabras difíciles o poco conocidas a fin de que los destinatarios entiendan el propósito de su contenido con el menor esfuerzo y si lugar a dudas. 2) Precisión

Los documentos contendrán todos los elementos necesarios utilizando el vocabulario preciso, para lograr exactitud y claridad en la información que se suministra. 3) Concisión

Los documentos incluirán solamente los factores esenciales en su contenido, para que se expresen las ideas en forma concisa y objetiva. b. Formato único

Para que el lenguaje y comprensión de los documentos de la Fuerza Aérea, sean bien entendidos o aplicados, en las comunicaciones que se elaboren se observará y se aplicará dos características principales del documento: el de forma y el de fondo. 1) De forma

Son las características que superficialmente y a simple vista debe tener el documento, tales como: a) Nitidez

El documento debe ser presentado y remitido al destinatario de manera impecable b) Estética

Es la forma de utilizar los diferentes estilos para presentar un documento, observando las normas establecidas en este manual

Cuidado Todo documento por su importancia o contenido debe ser elaborado, manejado, custodiado y archivado conforme a las normas establecidas en los reglamentos y doctrinas de seguridad.

2) De fondo

Se refiere específicamente al contenido del documento, que debe cumplir con las siguientes características: a) Integridad

Los documentos contendrán todos los elementos necesarios y esenciales, utilizando el vocabulario preciso, para lograr exactitud y claridad en las ideas e información que se suministra. b) Unidad

El contenido de los documentos guardará coherencia entre los requerimientos o disposiciones, a fin de facilitar su identificación, trámite y archivo de los mismos. c)

Claridad Los documentos deberán ser redactados en forma concreta y simple, sin redundancias ni formas literarias. Se descartará el uso de palabras difíciles o poco conocidas; en tal forma que los destinatarios entiendan el propósito de su contenido con el menor esfuerzo.

d) Corrección

Todo documento deberá ser de escritura nítida, de buena presentación y redacción, correcta terminología y ortografía. e)

Cortesía Todo documento contendrá la cualidad que implica la expresión de respeto y consideración hacia el destinatario.

CAPÍTULO IV EL DOCUMENTO MILITAR El documento militar permite establecer y mantener relaciones administrativas y de mando entre los diferentes organismos de las Fuerzas Armadas, instituciones estatales o particulares y con las personas en general. 1.

NIVELES DE COMANDO PARA LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES En la Fuerza Aérea existen 3 niveles de Comando a través de los cuales y según la dependencia jerárquica del emisor, se emiten órdenes y disposiciones, en función del ámbito de aplicación y ejecución de las mismas. Los Comandantes y niveles subordinados deberán poner especial atención cuando formulan y difunden documentación militar, a fin de no incurrir en errores que den lugar al a emisión de órdenes y disposiciones que no corresponden, por no observar la dependencia correspondiente a su estructura orgánica. a.

Nivel Comandancia General 1) 2) 3) 4)

Comando General Jefe del Estado Mayor General Inspectoría General Directorias del Estado Mayor General

Estas dependencias emiten disposiciones para aplicación y ejecución en toda la Fuerza Aérea o para un escalón subordinado específico. b. Nivel Grandes Comandos 1) Comando Aéreo de Combate 2) Comando Aéreo de Transportes 3) Comando de la Defensa Aérea

Estas dependencias emiten disposiciones para aplicación en sus respectivos Cuarteles Generales y/o en sus repartos subordinados. c.

Nivel Repartos 1) Institutos de Formación y Capacitación 2) Bases Aéreas, Alas, Grupos, Escuadrones o sus equivalentes.

Estas dependencias emiten disposiciones de carácter interno, para aplicación exclusiva en el ámbito de su organización y reparticiones subordinadas. 2.

NORMAS GENERALES MILITARES

PARA

ELABORACIÓN

DOCUMENTOS

Para la elaboración de todo tipo de documento militar, obligatoriamente se deberá observar las características individuales y las normas y procedimientos estandarizados que se han descrito y establecido en el presente manual.

Redacción de documentos La redacción militar es el arte de expresar por escrito las disposiciones o requerimientos emanados por el miembro de la Institución Armada, empleando con destreza las reglas y normas gramaticales tales como:

b. Redacción de documentos 1) Comunicación y redacción militar

La comunicación militar permite establecer y mantener relaciones administrativas y de mando entre los diferentes organismos de las Fuerzas Armadas, instituciones estatales o particulares y con las personas en general. La redacción militar es el arte de expresar por escrito las disposiciones o requerimientos emanados por el miembro de la institución armada, en forma cortés, clara y concisa, empleando con destreza las reglas y normas gramaticales. 2) Reglas generales para elaboración de documentos a) En la redacción se considera importante mantener la claridad, la concisión y la

cortesía. b) Cuando se empleen abreviaturas, serán aquellas que señala el respectivo

reglamento. c) Los nombres propios se escribirá con mayúsculas. d) Las leyes y reglamentos serán mencionados por el título completo o por su código. e) Obviar las frases extensas porque causan dudas e inducen a confusión. f) Tener conocimientos del manejo de procesadores de palabras, redacción, gramática y ortografía. c.

Pasos para redactar un documento 1) Del contenido (emisor del documentos) a) Elección del tema

Implica definir la idea general sobre lo que se va a redactar; es necesario considerar que, si se quiere redactar bien un documento, no se debe improvisar, pues está comprobado que generar ideas sin relación, conlleva a emplear más tiempo. b) Búsqueda de información

Es el proceso necesario para recopilar los datos a fin de dominar el tema. El método más útil para recabar información es el cuestionario, en el que se generan preguntas para obtener respuestas. c)

Elaboración de un bosquejo Significa realizar un análisis para determinar: La idea principal o tema, la selección de ideas a las respuestas dadas al cuestionario, las ideas con enunciados claros y el orden en que se a desarrollar el tema.

d) Redacción del borrador

Consiste en expresar el mensaje por escrito tomando en consideración la secuencia del bosquejo. Pensar en la forma en que se centralicen las ideas, pues no se trata de realizar una lista de enunciados independientes, sino de un conjunto de ideas bien estructuradas. Emplear palabras de enlace utilizando preposiciones y frases adverbiales de avance, pausa y retroceso en la narrativa del tema, tales como: a, de, para, y, por, desde, hacia, también, asimismo, además, porque, por supuesto, sí que, especialmente, en realidad, pero, sin embargo, por otra parte, etc. Leer con atención, revisar la claridad de las ideas, corregir las palabras mal empleadas, utilizando sinónimos, cambiar una oración a otro lugar si el caso lo amerita o utilizar un ejemplo para completar ciertos datos. e)

Redacción definitiva Consiste en pasar a limpio el tema redactado luego de haber rectificado su vocabulario, errores ortográficos – gramaticales y ordenar bien las ideas.

2) De la forma (personal que elabora el documento)

Para la elaboración de un documento, el personal de administración debe tomar en cuenta tres condiciones básicas: propiedad, corrección y eficacia. a) Propiedad

Es la utilización de la palabra que corresponde al sentido preciso de lo que se desea expresar. Para escribir con propiedad se requiere conocer y manejar de manera adecuada los sinónimos. Hay sinónimos perfectos como por ejemplo, casa = vivienda, carro = vehículo. Así como también sinónimos imperfectos como por ejemplo: gozo = satisfacción = placer, palabras que expresan una sensación de agrado de modo diferente. b) Corrección

Se refiere al uso de palabras adecuadas, según el diccionario y normas gramaticales del idioma que se emplea. c)

Eficacia Es la capacidad de expresar lo que el autor desea transmitir. Toda comunicación escrita debe ser expresada de una manera clara y lógica, estar construida de tal forma que los demás entiendan exactamente lo que se desea decir y no lo contrario; para lograr esto, es necesario dar énfasis a cada oración y al texto en general.

d. Tratamiento militar

En la correspondencia militar, se utiliza necesariamente ciertas terminologías que determinen el respeto y subordinación hacia las autoridades superiores así como las normas de tratamiento para los niveles o personas jerárquicamente de nivel subordinado.

Es obligatorio utilizar la palabra “mi” antepuesta al grado para el tratamiento a los superiores, mientras que los superiores utilizan la denominación señor antepuesto al grado para el tratamiento a los subordinados. A continuación se detallan algunas normas de tratamiento del superior al subordinado y viceversa en la correspondencia militar: 1) Del superior al subordinado • • • •

Agradeceré a usted señor Mayor se sirva dar cumplimiento… Sírvase ordenar usted señor Capitán … Adjunto encontrará usted señor Coronel … Remito a usted señor Teniente Coronel…

2) Del subordinado al superior • • • •

Me permito informar a usted mi Coronel… Solicito a usted mi Coronel, se disponga … A fin de que se disponga a quien corresponda, solicito a usted mi Mayor… Adjunto, cúmpleme enviar a usted mi Capitán…

3) De autoridad Militar a autoridad Civil • •

Junto con saludarle… Con relación a su atenta comunicación…

En las comunicaciones que se elaboren para las autoridades civiles, como cierre del texto se hará constar la siguiente frase de despedida o similares: “Hago propicia la ocasión, para reiterar a usted señor… mis sentimiento de alta estima y consideración”. 3.

TIPOS Y USO DE LOS DOCUMENTOS MILITARES El documento militar es el medio mediante el cual se registra un hecho o asunto, el mismo que puede ser: Operacional y Administrativo. a.

Documento Operacional Este tipo de documentos son utilizados ampliamente por los niveles de Comando General, Estados Mayores, Planas Mayores, Alas, Grupos y Escuadrones de Combate y se los emplea exclusivamente para el manejo operativo de la Institución. Están relacionados con la emisión de disposiciones para el entrenamiento y el empleo operativo de la Fuerza Aérea y las actividades militares que debe realizar en conjunto con las otras ramas de las Fuerzas Armadas para el cumplimiento de su misión. Los principales documentos operacionales son: Concepto preliminar del Comandante, Apreciación de Situación del Comandante y reparticiones del Estado Mayor y Plana Mayor, Planes de Operaciones, Órdenes de Operaciones, Órdenes Fragmentarias, Estudios de Estado Mayos, Estudios Geopolíticos, etc. Formato y contenido Por ser de carácter doctrinario, la estandarización de los formatos y contenido de este tipo de documentos, es responsabilidad de la Academia de Guerra Aérea o del organismo de producción de doctrina en la Fuerza Aérea.

b. Documento Administrativo

Estos documentos se los utiliza en todos los niveles de Comando y sirven para facilitar el manejo administrativo de la Institución y su relación con las otras ramas de las Fuerzas Armadas, Organismos del Estado e Instituciones públicas y privadas; así como para establecer y mantener las nexos de mando entre los diferentes repartos y dependencias de la Fuerza Aérea Los principales documentos administrativos son: reglamentos, manuales, regulaciones, directivas, informes, actas, acuerdos, convocatorias, decretos, despachos, diplomas, ordenes ministeriales, ordenes generales, partes, resoluciones, oficios, memorandos, telegramas, fax, solicitudes, certificados, esquelas o tarjetas de felicitación, defunción, aniversario, etc. Formato y contenido Cada documento administrativo tiene un formato especial que obedece al tipo de información que se transmite; su contenido puede ser expresado mediante el uso de esquema numerado o un texto en bloque. Cada formato se lo encuentra detallado en Anexos de este manual. 4.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MILITARES Los documentos se clasifican por su contenido, prioridad y calificación. a.

Por su contenido 1) Documentos oficiales

Aquellos que su contenido se refiere estrictamente a los asuntos operativos y de la administración institucional. 2) Documentos particular militar

Aquellos que su contenido se refiere a asuntos relativos a las actividades personales desarrolladas en el ámbito militar por el personal civil o militar de la Institución. 3) Documentos para la relación civil-militar

Aquellos en que su contenido se refiere a la relación interinstitucional con organismos del estado o con organismos civiles para tratar operativos y de la administración institucional. Algunos documentos militares que corresponde a esta clasificación son: reglamentos, manuales, regulaciones, directivas, planes, apreciaciones, informes, actas, acuerdos, convocatorias, decretos, despachos, diplomas, ordenes ministeriales, ordenes generales, partes, resoluciones, oficios, memorandos, telegramas, fax, solicitudes, esquelas y tarjetas. b. Por su prioridad

Por su prioridad las comunicaciones pueden ser: Normales (N), Urgentes (U) y Urgentísimas (UU).

1) Normal

Cuando el contenido de la información corresponde a información que no reviste urgencia y no obliga a un trámite inmediato en su elaboración y despacho. 2) Urgente

Cuando el contenido del documento corresponde a información que es de gran importancia para el desarrollo de las actividades operativas o administrativas; requiere acción y trámite inmediato por la autoridad receptora. 3) Urgentísimo

Cuando el contenido del documento corresponde a información fundamental para las acciones de Comando referidas a situaciones de emergencia nacional, internacional o al uso y empleo operativo de la fuerza; su trámite requiere acción inmediata y máxima prioridad en el uso de los medios de transmisión. c.

Por su calificación de reserva La Constitución Política de la República garantiza el derecho a acceder a la fuentes de información, a buscar, recibir, conocer y difundir información objetiva, establece también que no existirá reserva respecto de informaciones que reposen en los archivos públicos, excepto de los documentos para los que tal reserva sea exigida por razones de defensa nacional y por otras causas expresamente establecidas en las leyes. La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece dos clases de información: La pública y la reservada 1) Información Pública

Se considera información pública, todo documento en cualquier formato que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentran bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado. Para la aplicación del concepto de la información pública, respecto a su elaboración, manejo y archivo de documentos, las Fuerzas Armadas como Institución del Estado ha considerado a esta información como documentación ordinaria Por lo tanto, documentación Ordinaria es aquella que se elabora de manera rutinaria y el conocimiento de su contenido, por mandato de la ley, no tiene restricción en la Institución o fuera de ella. 2) Información Reservada

En concordancia con el Art. 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es aquella que no procede el derecho a acceder a la información pública, derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución Política de la República.

Se considera información reservada, aquella información pública personal que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella documentación calificada de manera motivada por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional, de conformidad con el Art. 81, inciso tercero, de la Constitución Política de la República y que son: a) Los planes y órdenes de defensa nacional, militar, movilización, de operaciones

especiales y de bases e instalaciones militares ante posibles amenazas contra el Estado, b) Información en el ámbito de la inteligencia, específicamente los planes,

operaciones e informes de inteligencia y contra inteligencia militar, siempre que existiera conmoción nacional, c)

La información sobre la ubicación del material bélico cuando ésta no entrañe peligro para la población,

d) Los fondos de uso reservado exclusivamente destinados para fines de defensa

nacional, e)

Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.

3) Clasificación de la información reservada

Para el manejo y archivo de la documentación reservada, los documentos militares de acuerdo a su grado de importancia, en sentido descendente tienen las siguientes categorías: a) Secretísimo

Es aquella que contiene información cuya revelación no autorizada podría incidir en un peligro excepcionalmente grave para la nación, con las siguientes consecuencias: Originar un rompimiento de las relaciones diplomáticas, un ataque armado o guerra contra el país, comprometer los planes militares en vigencia y afectar gravemente los intereses nacionales relacionados con seguridad, desarrollo científico o técnico. b) Secreto

Es aquella que contiene información o material cuya revelación no autorizada podría ocasionar graves consecuencias para la seguridad nacional, tales como: poner en peligro las relaciones internacionales del país, poner en peligro la efectividad de programas militares y políticos de defensa, operaciones de inteligencia, proyectos de desarrollo científico o tecnológico de importancia para la seguridad nacional. c)

Reservado Es aquella que tiene restricción en su conocimiento y divulgación, para evitar aspectos perjudiciales a la institución militar o seguridad nacional.

d) Confidencial

Es aquella que debe ser conocida exclusivamente por la persona o funcionario interesado en el asunto y cuya difusión, podría afectar investigaciones y/o la autoridad y reputación de un miembro de las Fuerzas Armadas. e)

Restringido Es aquella que contiene información de conocimiento solo del personal de Fuerzas Armadas, cuya difusión podría afectar acciones administrativas u originar interpretaciones o comentarios negativos para la Institución Militar.

Para el manejo y archivo de esta documentación, se deberá observar y aplicar lo establecido en el Reglamento para la elaboración, manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada. 4) Imposición de la categoría de la calificación de reserva a) Calificación “Secretísimo”

Las autoridades militar facultadas para imponer esta categoría son: • • • • • •

Ministro de Defensa Nacional Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas Comandantes Generales de Fuerza Jefe del Estado Mayor del Comando Conjunto de las FF.AA. Secretario del Consejo de Seguridad Nacional Comandantes de Teatros de Operaciones

b) Calificación “Secreto”

Las autoridades indicadas para imponer esta categoría son, a más de las indicadas para la categoría secretísimas: • • • • c)

Comandantes de unidades operativas Jefes de Departamentos y/o Secciones de unidades operativas Jefes de Estado Mayor de unidades operativas Jefes o Comandantes de unidades tácticas

Calificación “Reservado” Las autoridades indicadas para imponer esta categoría, son, a más de las autoridades facultadas para calificar secretísimo y secreto, los integrantes de las Planas Mayores.

d) Calificación “Confidencial y Restringido”

Las autoridades indicadas para imponer esta categoría, son, a más de las autoridades facultadas para calificar secretísimo, secreto y reservado, los Jefes de Oficina, Dependencias, Repartos u Organismos que correspondan.

5) Procedimiento de seguridad para elaboración de documentos con calificación

“secreto” y “secretísimo”. Se observarán de manera general, las siguientes: a) En su elaboración y manejo intervendrán personas que previamente han sido

calificadas conforme lo previsto en el “Reglamento para elaboración, manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada”. b) Las áreas físicas de trabajo y los materiales de apoyo, tales como: borradores,

notas, grabaciones, cintas de máquinas, papel carbón, matrices, notas taquigráficas, placas, películas y elementos similares, utilizados para la elaboración de estos documentos, deberán ser protegidos por el oficial de seguridad de documentos hasta cuando finalice su elaboración y los materiales puedan ser destruidos conforme lo establece la reglamentación vigente. c)

La autoridad que emite estos documentos, solicitará al Comandante General que se alcance esta calificación de acuerdo con los trámites administrativos vigentes.

6) Desclasificación de la documentación reservada

En materia de desclasificación de la información reservada, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública establece lo siguiente. a) La información que se refiera a temas de seguridad nacional, solo podrá ser

desclasificada por el Consejo de Seguridad Nacional. b) La información que se refiera a titulares de las entidades e instituciones del

sector público, podrá ser desclasificada en cualquier momento por el Congreso Nacional, con el voto favorable de la mayoría absoluta de sus integrantes, en sesión reservada. c)

Cuando se extingan las causas que dieron lugar a su calificación. Se ampliará el período de reserva sobre cierta documentación siempre y cuando permanezcan y se justifiquen las causas que dieron origen a su calificación.

d) El Consejo de Seguridad Nacional, en los casos de reserva por motivos de

seguridad nacional y los titulares de las instituciones públicas, serán responsables de calificar y descalificar la información de conformidad con la Ley. e)

La calificación de reserva no podrá efectuarse posteriormente a la solicitud de información.

La información reservada que se haga pública antes del vencimiento del plazo de la reserva o de manera distinta a la prevista en el inciso anterior, podrá ser motivo de responsabilidad civil, administrativa y/o penal según los casos, de la persona que por su función haya violado la reserva.

g) La información calificada previamente como reservada, permanecerá como tal,

hasta un período de quince años desde su calificación.

7) Manejo y custodia de la documentación reservada

La Dirección de Inteligencia de la Fuerza Aérea, semestralmente elaborará un índice clasificado por temas, de los expedientes y documentos calificados como reservados. En ningún caso el índice será considerado como información reservada. Este índice detallará fecha de resolución y período de vigencia de esta calificación. Para el manejo y custodia de este material, se cumplirán las siguientes disposiciones: a) Los comandantes de repartos que hayan recibido un documento con la categoría

de secretísimo, serán responsables de su manejo y custodia, junto con el personal designado para el efecto, desde el instante mismo de su recepción. b) Este material será manejado exclusivamente por el personal calificado para ello

y dentro del ámbito autorizado; quedando prohibido requerirlos o tomar conocimiento, únicamente en razón del grado o función del solicitante. Esta prohibición incluye a repartos y organismos. c)

La autoridad competente, en cada reparto nombrará un oficial en servicio activo, como “Oficial de Seguridad de Documentos” y otro para su reemplazo, en ausencia o impedimento de aquel. También designará al personal calificado para el cumplimiento de labores relacionadas con las obligaciones determinadas en el “Reglamento para la elaboración, manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada”.

AUTENTICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS a.

Autenticación Acción mediante la cual, una autoridad titular de un cargo o función de menor nivel jerárquico que aquella que legaliza un documento, acredita como cierto o verdadero su contenido. El acto certifica la fuente y autoridad del texto del documento y se materializa con su firma original y con sellos oficiales de la organización que emite el documento. A falta de la autoridad que debe autenticar el documento, lo podrá hacer el oficial siguiente en la línea de comando de acuerdo a la Ley, con lo cual asumirá y aceptará las responsabilidades correspondientes que demanden su contenido. Como parte de este proceso y además como procedimiento de aceptación de la responsabilidad, supervisión y elaboración del documento, el personal que interviene deberá incluir sus siglas en letras mayúsculas para oficiales; la primera mayúscula y las demás minúsculas para Aerotécnicos con la correspondiente sumilla, y código de grado, inicial del nombre y Apellido Paterno de quien elabora el documento, que irán colocadas debajo del pie de firma de la autoridad que legaliza el documento. Como medida adicional de seguridad y para evitar la reproducción no autorizada en la documentación oficial se utilizará el sello oficial del reparto o dependencia que origina el documento que se colocará al costado derecho de la firma, a un centímetro de la misma.

b. Legalización

Acción mediante la cual, una autoridad titular de un cargo o función, autoriza la ejecución o puesta en vigencia de las disposiciones o el contenido del documento. El acto se materializa con su firma original y con el sello oficial de la organización que emite el documento que se colocará al costado derecho de la firma, a un centímetro de la misma. Cuando existan documentos que deban ser legalizados por dos o más personas, el pie de firma irá en orden de precedencia jerárquica. Por ningún concepto el pie de firma se escribirá en hojas independientes, sino al reverso de la última hoja del escrito. Para la legalización de la documentación militar se deberá considerar las siguientes situaciones: 1) Legalización por la autoridad titular que emite el documento

Toda documentación será firmada por el titular del reparto o dependencia. A falta temporal de la autoridad o por expresa autorización del titular del reparto o dependencia que emite el documento, lo podrá hacer el oficial que le sigue en la línea de comando de acuerdo a la Ley, con lo cual asumirá y aceptará las responsabilidades correspondientes que demanden su contenido; en este caso, se deberá hace el siguiente texto: “Por el Comandante del (reparto o dependencia), el Comandante de (la repartición o dependencia subordinada)”. 2) Legalización por la autoridad subrogante (por ausencia del titular) a) Accidental

En ausencia del titular y cuando otra autoridad ejerza el comando del reparto o dependencia con el carácter de ACCIDENTAL, la documentación deberá ser legalizada por esta autoridad, debiendo hacer constar esta condición en el pie de firma del documento en forma abreviada con las siglas ACC. a continuación del cargo y función. b) Interino

En ausencia del titular y cuando otra autoridad ejerza el comando del reparto o dependencia con el carácter de INTERINO, la documentación deberá ser legalizada por esta autoridad, debiendo hacer constar esta condición en el pie de firma del documento en forma abreviada con las siglas INT. a continuación del cargo y función. En el pie de firma de los documentos y comunicaciones oficiales de la Fuerza Aérea, se hará constar exclusivamente el nombre, grado y función de las autoridades que los autentican y legalizan. No se incluirán los títulos académicos civiles obtenidos por el personal de oficiales y aerotécnicos. 6.

FORMATO DE LOS DOCUMENTOS MILITARES Todo documento será elaborado respetando los formatos establecidos en Anexos de este Manual, sin embargo, de manera general, se observará las siguientes características: a.

Partes de un documento Los documentos militares se componen normalmente de tres partes:

1) Encabezamiento

Constituye la información preliminar del reparto emisor, a partir de la cual se debe elaborar el cuerpo del documento. Constará el membrete de la Institución identificado por su sello, el tipo de documento, el número secuencial y codificación de la dependencia de origen, el lugar y fecha de emisión y el destinatario del mismo. 2) Cuerpo

Esta parte del documento corresponde al contenido de la información que se transmite al destinatario. Dependiendo de su extensión, el texto se puede contener uno o más párrafos, para lo cual cada uno se deberá escribir a reglón seguido con espacio interlineal normal o sencillo. Para la separación entre párrafos se utilizará doble reglón. En todos los casos, el texto deberá guardar simetría, estética y buena presentación en el diseño y confección del documento. Dependiendo del contenido del documento y sobre la base de la necesidad de dividir y subdividir la información, se utilizará texto con esquema numerado (ordenado y escalonado) o el texto en bloque. a) Texto (con esquema numerado)

Se deberá utilizar el ordenamiento automático del esquema numerado, el mismo que tendrá la siguiente secuencia y características: •

Se iniciará con un numeral seguido de un punto, un TAB y a continuación los títulos en mayúsculas y negrillas.

•

Luego seguirá un literal en minúscula seguido de un punto, un TAB y a continuación el texto o los subtítulos del literal en minúsculas, subrayado y en negrillas.

•

A continuación, un numeral seguido de un paréntesis, un TAB y seguidamente el texto o los subtítulos del numeral en minúsculas y negrillas.

•

Seguidamente, un literal en minúscula seguido de un paréntesis, un TAB y a continuación un subtítulo o texto. Cuando se requiera listar información, en lugar del literal se podrá utilizar viñetas.

•

A continuación, un numeral entre dos paréntesis, un TAB y a continuación un subtítulo o texto. Cuando se requiera listar información, en lugar del numeral se podrá utilizar viñetas.

•

Finalmente, un literal en minúsculas entre dos paréntesis, un TAB y a continuación el texto. Cuando se requiera listar información, en lugar del literal se podrá utilizar viñetas.

•

Se utilizarán los numerales y literales en negrillas.

Nota: El esquema numerado que inicia con letras en mayúscula, se utilizarán exclusivamente para elaboración de Manuales. A continuación se ejemplifica el esquema numerado: 1. TITULO (del numeral, en mayúscula y negrilla) a. Subtítulo (del literal, en minúsculas, subrayado y negrillas) 1) Subtítulo (del sub-numeral, en minúsculas y negrillas) a) Texto, literal o viñeta (1) Texto, numeral o viñeta (a) Texto, literal o viñeta b) Texto en bloque

Se utiliza cuando el contenido del documento corresponde un solo antecedente, propósito o disposición; en este caso, el texto se distribuirá en uno o más párrafos y no será necesario el uso del esquema numerado. El uso de viñetas es factible cuando se requiere listar información; en todos los casos, se evitará subdivisiones innecesarias en beneficio de la presentación y comprensión del documento. 3) Cierre o final del documento

Constituye la información final de la comunicación y constará del pie de firma y rúbrica de la autoridad que emite el documento; de las siglas de las personas que intervinieron en su elaboración y de la lista de distribución. a) Pie de Firma

En las comunicaciones oficiales se hará constar lo siguiente: • • • • • •

Separado por dos o tres espacios del último párrafo del texto, la frase en negrillas Atentamente Separado por dos o tres espacios del último párrafo del texto, la frase en negrillas “Dios, Patria y Libertad;”, Separado por dos o tres espacios de la frase anterior, el nombre de la autoridad que emite el documento. En la siguiente línea, exclusivamente el grado militar completo de la autoridad que emite el documento. En la siguiente línea, el cargo o función que cumple la autoridad que emite el documento. Finalmente el sello oficial de reparto.

El documento cuyo texto ocupe toda la extensión de la página y que no diera lugar para consignar el pie de firma, continuará al reverso, sin necesidad de otra hoja, escribiendo en el anverso únicamente la última frase del último párrafo,

para considerar la continuidad del tema; en el resto de casos se ocupará hojas aparte, pero en ningún caso se pondrá el pie de firma en hojas vacías. Cuando se trate de documentos con calificación reservada, en la que sobrasen espacios en blanco, en una página, deberá escribirse en el centro la siguiente frase: “Intencionalmente en blanco”. Para legalizar el documento, normalmente deberá utilizarse firmas originales de la autoridad que lo origina, o del oficial que lo hace por delegación del titular. En el pie de firma de los documentos y comunicaciones oficiales de la Fuerza Aérea, se hará constar exclusivamente el nombre, grado y función de las autoridades que los autentican y legalizan. No se incluirán los títulos académicos civiles obtenidos por el personal de oficiales y aerotécnicos. b) Distribución

El original de la documentación militar deberá ser dirigido a la autoridad de la dependencia que tiene relación con el asunto que trata la comunicación, se distribuirán copias exclusivamente a aquellas que requieran tomar conocimiento del asunto, a efectos de anticipar acciones o proporcionar información con relación al tema tratado. Cuando se trate de documentación ordinaria, la distribución se efectuará consignando la secuencia de las mismas en orden jerárquico de la dependencia al a que se remite el documento. Cuando se trate de documentación con calificación de reserva, obligatoriamente se enumerará la distribución de los mismos. c)

Numeración del documento (páginas) Cuando se requiera numerar los documentos, se lo hará a partir de la segunda página.

d) Calificación de reserva

Para la calificación de los documentos, deberá observarse las normas del reglamento para la elaboración, manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada. b. Tamaño de papel y tipo de letra 1) Papel tamaño A4

Para toda documentación oficial dirigida al Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas a autoridades del Gobierno Nacional y organismos o dependencias del Estado, se utilizará papel tamaño A4 de 75 gramos. 2) Papel tamaño A5

Para toda documentación de trámite interno en la Fuerza Aérea, se utilizará papel tamaño A5 de 75 gramos; sin embargo, considerando la extensión del texto del documento se podrá utilizar el papel de tamaño A4.

3) Papel tamaño carta u otros formatos

Se utilizará exclusivamente con aquellos documentos cuyo trámite se realiza con organismos del estado y que por disposiciones internas, así lo requieren. 4) Tipo de letra

Para la elaboración de todos los documentos normados en este manual, se utilizará el tipo de letra TIMES NEW ROMAN, excepto aquellos documentos que por requerimiento de entidades del Estado dispongan lo contrario o especifiquen el tipo de letra. 5) Tamaño de la letra

En todos los tipos de documentos normados por este manual se podrá utilizar el tamaño de letra desde 8 hasta 12, según la extensión del documento, sin embargo se privilegiará la estética del documento.

CAPÍTULO V FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES 1. REGLAMENTOS a. Definición Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. Es un documento que viabiliza el cumplimiento de disposiciones complementarias o supletorias de una ley, dictada por el Poder Ejecutivo, sin intervención del legislativo, mediante el cual se aclara, o especifica en detalle la norma legal para su aplicación par el régimen de una Institución y que puede referirse a procedimiento administrativos de carácter permanente o eventuales. En la Fuerza Aérea, los reglamentos internos se los realiza para normar las disposiciones contenidas en leyes militares y para normar la administración de los recursos humanos, materiales o financieros; son elaborados en el nivel Cuartel General e Institutos de Formación y Capacitación; tienen aplicación obligatoria para todos los organismos de la Institución. Los Reglamentos son promulgados y aprobados por el Ministerio de Defensa Nacional. b. Elaboración Cuando un reparto u organismo institucional, requiere establecer un reglamento específico, debe elaborar el anteproyecto de reglamento y a través del Comando Aéreo o Dirección respectiva, remitir al señor Comandante General para su aprobación y el trámite pertinente, para su publicación mediante Acuerdo Ministerial de Defensa Nacional, conforme a lo que establece la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas. El señor Comandante General, antes de proceder con su aprobación, remitirá a la Asesoría Jurídica de la Fuerza Aérea, para obtener el informe jurídico o las observaciones al proyecto de reglamento, con el fin de que se realicen las correcciones si fuere del caso o la conformidad del mismo, luego de lo cual se remitirá al Ministerio de Defensa Nacional, a través del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, para la aprobación y publicación respectiva. Con la finalidad de omitir el trámite del señor Comandante General, de solicitar el informe jurídico mencionado en el párrafo anterior, la Unidad interesada en el reglamento a aprobarse, primeramente deberá obtener el criterio y observaciones pertinentes tanto de la Asesoría Jurídica FAE como de la Dirección que se relacione con el asunto materia del proyecto de reglamento. Una vez efectuado este trámite interno, la Comandancia General remite el proyecto de reglamento al Comando Conjunto para su aprobación y elaboración del Acuerdo Ministerial para su publicación, en la Orden General del Ministerio de Defensa, en caso de los reglamentos para aplicación de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, en caso de otro tipo de reglamentos, no se requiere la aprobación del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

c. Formato Sin que sea una norma fija o inflexible, a continuación se detalla el formato general de un reglamento, ya que su contenido dependerá del tipo de reglamento, especialmente en los artículos, sin embargo es necesario dividir el cuerpo reglamentario en títulos, capítulos, secciones, artículos, párrafos, acápites, etc. Los títulos, capítulos y secciones, se escribirán centrados, de la siguiente manera: Siempre es necesario iniciar un reglamento estableciendo los fundamentos legales y el propósito del reglamento, numerados el título con números ordinales <<PRIMERO>>, etc., todo en letras mayúsculas. Ejemplo:

TÍTULO PRIMERO FUNDAMENTO LEGAL Y PROPÓSITO CAPÍTULO I Del Fundamento Legal Cuando escriba los capítulos deberá enumerarlos con números romanos en mayúsculas y debajo el nombre del capítulo en minúsculas iniciando con la palabra “Del”. Las secciones dependerán de un capítulo y se escribirán con letras mayúsculas y numeradas ordinalmente, debajo se escribirá el texto del título de la sección, igualmente iniciando con “De” en letras minúsculas. Ejemplo: SECCIÓN PRIMERA De los exámenes de ingreso Articulados: Los articulados de un reglamento deberán numerarse cardinalmente, y dentro de los artículos irán los párrafos y acápites. Únicamente en casos de un ordenamiento secuencial de requisitos o condiciones, se utilizará literales o numerales, caso contrario se escribirá párrafo por párrafo y dentro de éstos acápites. Al final del reglamento, siempre se debe incluir un capítulo para “disposiciones generales” y otro capítulo para “disposiciones transitorias”, en donde se indicarán las disposiciones reglamentarias que son generales o de vigencia temporal.

2. MANUALES a. Definición Es un documento que detalla los procedimientos o las reglas que deben seguirse para la ejecución y cumplimiento de normas específicas dentro del ámbito administrativo o técnico, que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre políticas, historia, organización, funciones y/o procedimiento en la Institución. b. Elaboración Los manuales pueden elaborarse de acuerdo a su contenido y por el área de actividad que trate. 1) Por su contenido Los manuales pueden ser: de organización, clasificación, procedimientos y de contenido múltiple, tales como manual de instrucción, de calificación, etc. 2) Por el área de actividad Los manuales pueden ser: de finanzas, abastecimientos, mantenimiento, personal, evaluación, etc. Los manuales de procedimientos señalan los pasos que deben seguirse para ejecutar un determinado tipo de trabajo, describe en su secuencia lógica las operaciones o pasos de que se compone un proceso, señalando generalmente: quién, dónde, cuándo, cómo y para qué, se han de realizar. Sin que constituya una regla fija, el contenido de un manual, puede observarse el siguiente formato: c. Formato Sin que constituya una regla fija, el contenido de un manual, puede observarse el siguiente formato: 1) Introducción Una breve descripción de los aspectos importantes del contenido del mismo. 2) Generalidades Debe detallarse el propósito, la finalidad, el contenido, políticas, ámbito de aplicación y base legal del manual. 3) Descripción En este capítulo irá la parte medular del contenido del manual, dependiendo del tipo, de acuerdo a lo indicado anteriormente. Debe tomarse en cuenta que en el contenido del manual, las normas y procedimientos sean en cumplimiento a leyes o reglamentos aplicables sin contravenir las disposiciones de dichos cuerpos legales y reglamentarios, ya que el manual describe en detalle la realización de actividades para su cumplimiento.

Un manual puede ser elaborado por cualquier reparto de la institución, sin embargo, para su vigencia, deberá obtener la aprobación del Comandante General de la Fuerza Aérea, a través de la publicación de la resolución respectiva en la Orden General FAE; y previo el informe de la dependencia respectiva, de acuerdo al asunto de que trate el manual. 3. REGULACIONES a. Definición Es un documento que sirve para normar y regular la ejecución de tareas y actividades generales o específicas en la Institución o en las unidades subordinadas, según el nivel que las genere. 1) Elaboración, actualización, publicación, distribución y registro Para su elaboración se debe considerar las siguientes normas generales: a) Categorías de las Regulaciones. (1) Según el nivel de Comando que genera, las regulaciones serán: (a) Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea (b) Regulaciones Internas de los repartos de la Fuerza Aérea. (2) En cualquier dependencia administrativa de la Fuerza Aérea, para uso exclusivo interno y con el mismo propósito, se podrá emitir “INSTRUCTIVOS” que tendrán, en cuanto al contenido y formato, el mismo tratamiento que una Regulación; se diferenciará exclusivamente por el ámbito de aplicación. b) Niveles de Comando que emiten Regulaciones Las regulaciones podrán ser emitidas por los siguientes niveles: (1) Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea: (a) (b) (c) (d)

Comandancia General de la Fuerza Aérea Estado Mayor General Inspectoría General Directorias del Estado Mayor de la Fuerza Aérea.

(2) Regulaciones Internas de los repartos de la Fuerza Aérea: (a) Grandes Comandos: COMAC, COTRAN Y COMDA (b) Institutos de Formación y Capacitación (c) Alas, Grupos y Escuadrones o sus equivalentes. c) Niveles de autoridad que autentican y legalizan las Regulaciones (1) El Comandante General es la autoridad de más alto nivel que tiene la Fuerza Aérea para aprobar y legalizar las regulaciones generales FAE.

(2) Las regulaciones internas de los repartos de la Fuerza Aérea serán aprobadas y legalizadas por el Comandante de la Unidad o Reparto que las genera. (3) El Jefe del Estado Mayor General FAE, Jefes de Estado Mayor de los Grandes Comandos y Jefes de la Plana Mayor o Segundos al mando de los repartos que emiten regulaciones, deberán autenticar cada uno de los documentos que se generan. d) Actualización de las Regulaciones (1) Las autoridades de la Fuerza Aérea que originan regulaciones, son responsables de disponer su actualización, cada vez que: (a) Se han producido cambios en la normativa jurídica civil o militar vigente. (b) Se han emitido nuevas disposiciones verbales o escritas, ampliando, corrigiendo o cambiando las establecidas en el documento. (c) El objeto que norma y regula el documento, ha dejado de tener vigencia en la Institución. (d) El escalón superior disponga su ejecución. (2) Para la codificación de las Regulaciones que se actualizan, se utilizará el año de su nueva publicación, seguido de la misma secuencia numérica original. (3) Se tendrá especial cuidado de expresar las razones para realizar la modificación en lo referente a los antecedentes de la regulación. e) Custodia, control y supervisión de las Regulaciones (1) La supervisión de la ejecución de las regulaciones se realizará a través del Estado Mayor General en la Fuerza Aérea, Estados Mayores en los Grandes Comandos y Planas Mayores en los organismos subordinados. (2) La custodia y control físico de la documentación se realizará de acuerdo al Reglamento RT-3-IV para manejo y custodia de documentación militar. f) Calificación de reserva de las Regulaciones (1) La calificación de reserva de las regulaciones se realizará considerando el Art. 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. (2) Consecuentemente la calificación de estos documentos estará en concordancia al tema o asunto que trate; sin embargo, se debe considerar que excepto asuntos relacionados con la seguridad nacional, los documentos administrativos tendrán como regla general una calificación máxima de “reservado”. g) Uso, nivel de aplicación y ejecución de las Regulaciones (1) Las regulaciones generales de la Fuerza Aérea se utilizarán para emitir disposiciones que se generan en el nivel Comandancia General, Estado Mayor General, Inspectoría General y Directorias del Estado Mayor

General; y, son de ejecución obligatoria en todos los niveles y organismos de la Institución. (2) Las regulaciones internas de los repartos de la Fuerza Aérea se utilizará para emitir disposiciones que se generan en los Grandes Comandos, Institutos de Formación y Capacitación, Alas, Grupos, Escuadrones de Combate o equivalentes y que son de ejecución obligatoria al interior del nivel que la generó o en niveles subordinados. h) Codificación de las Regulaciones (1) Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea

(a) Las regulaciones se codificarán considerando la dependencia que la generó, el año de su legalización o puesta en vigencia y el orden numérico secuencial que le corresponda según la precedencia. (b) Las regulaciones que se actualizan mantendrán la codificación y numeración original, cambiándose únicamente el año de su nueva publicación. (c) La codificación se realizará de acuerdo al siguiente detalle:

Un acrónimo de 6 a 11 letras, correspondiendo las 3 primeras a la Regulación, seguido del nombre de la dependencia que genera el documento. La abreviatura de número, seguido del año de publicación en 4 dígitos y separado por guión, el orden numérico secuencial del documento en ese año, empezando con el cero (0). aaaa = Año de legalización o puesta en vigencia 0# = Orden numérico secuencial en cada año.

(d) La codificación para regulaciones generales de la Fuerza Aérea se define y establece de las siguiente manera: ORGANIZACIÓN

CODIFICACIÓN

Comandancia General Estado Mayor General Inspectoría General Dir. Recursos Humanos Dirección de Inteligencia Dirección de Operaciones Dirección de Materiales Dirección de Educación Dir. Seg. Aérea y Terrestre Dirección de Finanzas Dirección de Sanidad Dir. Comunicación Social

REGCGFAE REGEMFAE REGINSPFAE REGRRHH REGINTELIG REGOPS REGMAT REGEDUC REGSAT REGFINANZ REGSAN REGCOMSOC

No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-##

(2) Regulaciones Internas de los repartos de la Fuerza Aérea (a) Las regulaciones internas de los Grandes Comandos y sus dependencias, tendrán la siguiente codificación:

Un acrónimo de 6 a 11 letras, correspondiente las 3 primeras a la Regulación, seguido del nombre del Gran Comando y de la dependencia que genera el documento. La abreviatura de número, seguido del año de publicación en 4 dígitos y separado por guión, el orden numérico secuencial del documento en ese año, empezando con el cero (0). Las regulaciones que se actualizan mantendrán la codificación y numeración original, cambiándose únicamente el año de su nueva publicación. La codificación para regulaciones internas de los Grandes Comandos se define y establece de la siguiente manera, por ejemplo:

ORGANIZACIÓN

CODIFICACIÓN

COMANDO AÉREO DE COMBATE Cuarte General REGCOMAC-CG Estado Mayor REGCOMAC-EM Dpto. de Personal REGCOMAC-A1 Dpto. de Operaciones REGCOMAC-A3 Dpto. Bienestar Social REGCOMAC-BS Dpto. Comunicación Social REGCOMAC-CS

No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-##

COMANDO AÉREO DE TRANSPORTES Cuarte General REGCOTRAN-CG Estado Mayor REGCOTRAN-EM Dpto. de Materiales REGCOTRAN-A1 Dpto. de Telecomunicaciones REGCOTRAN-A5 Dpto. Bienestar Social REGCOTRAN-BS Dpto. Comunicación Social REGCOTRAN-CS

No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-##

COMANDO DE LA DEFENSA AÉREA Cuarte General REGCOMDA Estado Mayor REGCOMDA-EM Dpto. de Inteligencia REGCOMDA-A2 Dpto. de Operaciones REGCOMDA-A3 Dpto. de Finanzas REGCOMDA-FI Dpto. Asesoría Jurídica REGCOMDA-AJ

No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-##

(b) Las regulaciones internas de nivel Ala y sus dependencias, tendrán la siguiente codificación: • • • •

Un acrónimo de 6 a 11 letras, correspondiendo las 3 primeras a la Regulación, seguido del nombre del reparto y de la dependencia que genera el documento. La abreviatura de número, seguido del año de publicación en 4 dígitos y separado por guión, el orden numérico secuencial del documento en ese año, empezando con el cero (0). Las regulaciones que se actualizan mantendrán la codificación y numeración original, cambiándose únicamente el año de su nueva publicación. La codificación para regulaciones internas de nivel Ala y sus dependencias se define y establece de la siguiente manera, por ejemplo:

ORGANIZACIÓN

CODIFICACIÓN

ALA DE COMBATE NO. 21 Comando de Ala REGALA21 Grupo de Combate No. 211 REGALA21-A3 Sección Personal REGALA21-A1 Sección Bienestar Social REGALA21-BS Sección Comunicación Social REGALA21-CS Sección Vivienda Fiscal REGALA21-VF

No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-## No. aaaa-##

CENTRO DE OPERACIONES SECTORIALES COS-1 Comando REGCOS1 No. aaaa-## Escuadrón Operaciones REGCOS1-A3 No. aaaa-## Sección Personal REGCOS1-A1 No. aaaa-## Sección Bienestar Social REGCOS1-BS No. aaaa-## Sección Comunicación Social REGCOS1-CS No. aaaa-## Sección Vivienda Fiscal REGCOS1-VF No. aaaa-## ESCUADRÓN DE COMBATE No. 211 Escuadrón Combate No. 2111 REGESC2111 No. aaaa-## Sección Operaciones REGESC2111-A3 No. aaaa-## Sección Académicas REGESC2111-AC No. aaaa-## Sección Relaciones Públicas REGESC2111-RP No. aaaa-##

i) Organización y archivo de las Regulaciones (1) Las Regulaciones estarán compiladas de acuerdo a la organización establecida en la codificación correspondiente, bajo el título: (a) “Manual de Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea”. (b) “Manual de Regulaciones Internas del ….. (comando que las emitió). (2) El manual de regulaciones generales de la Fuerza Aérea se conservarán en forma completa en las siguientes dependencias: (a) (b) (c) (d) (e)

Secretaria General de la Fuerza Aérea Secretaria del Estado Mayor General de la Fuerza Aérea Inspectoría General de la Fuerza Aérea Asesoría Jurídica de la Fuerza Aérea Secretarías de los Grandes Comandos y repartos FAE.

En las directorias del Estado Mayor se mantendrá aquellas regulaciones que contienen disposiciones para ejecución y cumplimiento de esas dependencias. (3) El manual de regulaciones internas se conservarán en forma completa en las siguientes dependencias: (a) Secretaria del Comando que las emitió (b) Asesoría Jurídica del Comando que las emitió En las reparticiones menores se mantendrá exclusivamente aquellas regulaciones que contienen disposiciones para ejecución y cumplimiento de esas dependencias.

(4) Se mantendrán en archivo el tiempo que se encuentre en vigencia y para su destrucción, se observarán los procedimientos establecidos en el reglamento R-T-3-IV para manejo y custodia de documentación. j) Procedimientos para elaboración, actualización, publicación, distribución y registro de las regulaciones. (1) Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea (a) Aprobación, autenticación y legalización

Excepto la Comandancia General y el Estado Mayor General de la Fuerza Aérea, todos los organismos que elaboren o actualicen las regulaciones generales FAE, remitirán un borrador del documento al Jefe del Estado Mayor General, solicitando su aprobación. En el oficio de solicitud, se expondrá en forma sucinta, las razones y argumentos más importantes que justifiquen el pedido de aprobación. El JEMFAE. revisa, realiza las correcciones y/o apruebe el documento para su elaboración final. El proponente realiza las correcciones, elabora el documento final y remite para autenticación del Jefe del Estado Mayor General, y legalización del Comandante General de la Fuerza Aérea.

(b) Publicación

El Secretario General de la Fuerza Aérea informará al Director de Personal, la vigencia del documento y solicitará la publicación correspondiente. El Director de Personal, realizará la publicación en la Orden General FAE y en la intranet de la Institución.

El Secretario General de la Fuerza Aérea, realizará la distribución de la Regulación, comunicando el número de la OGFAE y la fecha de su publicación; de la siguiente manera: 9 El original reposará en la Secretaría General de la Fuerza Aérea 9 Copia para el Estado Mayor General 9 Copia para la Inspectoría General 9 Copia para la Asesoría Jurídica de la Fuerza Aérea 9 Copia para cada Directoria del Estado Mayor General de la Fuerza Aérea, que esté involucrada en las disposiciones de la regulación que entra en vigencia. 9 Copia para los Grandes Comandos, Institutos de Capacitación y Formación y repartos de la Fuerza Aérea, según distribución establecida en la regulación.

Los repartos subordinados emitirán copias hasta el nivel que se encuentre involucrado en las disposiciones de la regulación.

(d) Registro

Cada vez que se cree, modifique o anule una regulación, se deberá realizar el registro en el índice correspondiente del Manual de Regulaciones. El personal de administración y secretaría es el responsable de esta tarea.

(2) Regulaciones Internas de los repartos de la Fuerza Aérea. (a) Aprobación, autenticación y legalización

Excepto el Comando del reparto, todos los organismos que elaboren o actualicen las regulaciones internas, remitirán un borrador del documento al Jefe del Estado o Jefe de Plana Mayor, según corresponda, solicitando su aprobación. En el oficio de solicitud, se expondrá en forma sucinta, las razones y argumentos más importantes que justifiquen el pedido de aprobación. El JEM o Plana Mayor revisa, realiza las correcciones y/o apruebe el documento para su elaboración final. El proponente realiza las correcciones, elabora el documento final y remite para autenticación del JEM o Plana Mayor y legalización del Comandante del Reparto.

(b) Publicación

El JEM o Plana Mayor del Reparto comunicará al Jefe del organismo de Recursos Humanos del reparto, la vigencia del documento y dispondrá la publicación correspondiente. El Jefe de Recursos Humanos, realizará la publicación en la Orden del Día del reparto y en la intranet de la Institución.

El JEM o Plana Mayor del reparto realizará la distribución de la Regulación, comunicando el número de la Orden del Día y la fecha de su publicación; de la siguiente manera: 9 9 9 9

El original reposará en la Secretaría del Reparto Copia para el Estado Mayor Copia para la Asesoría Jurídica del reparto Copia para cada repartición del Comando que general el documento y que esté involucrada en las disposiciones de la regulación que entra en vigencia. 9 Copia para los repartos subordinados, según distribución establecida en la regulación.

Los repartos subordinados emitirán copias hasta el nivel que se encuentre involucrado en las disposiciones de la regulación.

(d) Registro

2) Formato a) Encabezados, título de la regulación y pié de página (1) Regulaciones Generales de la Fuerza Aérea Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZA AÉREA ECUATORIANA DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL

REGULACIÓN GENERAL FAE REGBIESOC No. 2005-05 Quito, (una vez legalizado el documento)

REGULACIÓN GENERAL REGBIESC No. 2005-05 DE BIENESTAR SOCIAL PARA LA ASIGNACIÓN DE VIVIENDA FISCAL EN LA FUERZA AÉREA ECUATORIANA.

(El título de la Regulación General siempre iniciará como sigue y en 2 líneas) REGULACIÓN GENERAL REGXXXXX No. 200X-## DE …. (la Organización que emite el documento) (Acrónimo) PARA …………………………………………………….. (Título de la Regulación)

Excepto las Regulaciones generadas por la Comandancia General, Estado Mayor General y la Inspectoría General, cuyo encabezado en el lado izquierdo será el que corresponda a una de esas dependencias; a partir de la página No. 2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por ejemplo:

REGULACIÓN GENERAL FAE

Regulación de Bienestar Social REGBIESOC No. 2005-05

(Encabezado y pié de página, Fuente: Times New Roman, tamaño de la letra 8, cursiva y negrilla) Espacio para texto del documento (Papel: A4, Fuente: Times New Roman, Tamaño de la letra: 10 o 12 dependiendo de la extensión del documento) (No se numerará la primera página)

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(2) Regulaciones Internas de los Grandes Comandos de la FAE Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo:

FUERZA AÉREA ECUATORIANA COMANDO AÉREO DE COMBATE DEPARTAMENTO DE PERSONAL

REGULACIÓN INTERNA DEL COMAC REGCOMAC-A1 No. 2005-10 Guayaquil, (una vez legalizado el documento)

REGULACIÓN INTERNA REGCOMAC-A1 No. 2005-10 DE PERSONAL PARA EL CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DEL OFICIAL JEFE DE PLAZA EN EL COMAC

(El título de la Regulación Interna siempre iniciará como sigue y en 2 líneas) REGULACIÓN INTERNA REGXXXXX No. 200X-## DE …. (la Organización que emite el documento) (Acrónimo) PARA …………………………………………………….. (Título de la Regulación)

A partir de la página No. 2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por Ejemplo: REGULACIÓN INTERNA DEL COMAC

Regulación de Personal REGCOMAC No. 2005-10

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(3) Regulaciones Internas de nivel Ala y sus dependencias. Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo: COMANDO AÉREO DE COMBATE ALA DE COMBATE No. 21 GRUPO MATERIALES No. 212

REGULACIÓN INTERNA ALA DE COMBATE No. 21 REGALA21-A4 No. 2005-01 Taura, (una vez legalizado el documento)

REGULACIÓN INTERNA REGALA21-A4 No. 2005-01 DE MATERIALES PARA FUNCIONAMIENTO DE LA PATRULLA TÉCNICA DE LÍNEA DE VUELO

A partir de la página No. 2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por ejemplo: REGULACIÓN INTERNA DEL ALA No. 21

Regulación de Materiales REGALA21-A4 No. 2005-01

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b) Formato del contenido del texto de las regulaciones El esquema numerado que se utilizará en el texto del documento, será con numeral y literales de acuerdo a lo establecido en este manual. •

ANTECEDENTES Se expresará en forma sucinta, todas las razones y motivaciones que hacen necesario elaborar o modificar la presente regulación. Se deberá nombrar toda la base legal que amparan las disposiciones que contendrá la regulación.

•

PROPÓSITO • Regular y normar…. • Establecer procedimientos para …

•

ALCANCE Se detallarán las dependencias de la organización que están involucradas en las disposiciones de la presente regulación.

•

VIGENCIA A partir de la fecha de su legalización y publicación en la Orden General FAE u Orden del Día (según corresponda), lo cual además, deja sin efecto disposiciones anteriores.

•

DISPOSICIONES GENERALES Son aquellas que establecen el marco general para la aplicación de las disposiciones que se emiten en la presente regulación.

•

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Son aquellas que establecen disposiciones propias, caracterizadas, detalladas e individualizadas para la ejecución de las disposiciones generales; incluye también, los procedimientos establecidos para el efecto.

•

DISPOSICIONES FINALES Son aquellas que establecen disposiciones como por ejemplo: emitir plazos para elaborar documentos complementarios; citar leyes y reglamentos que complementan las disposiciones que se han establecido en la regulación; incrementar responsabilidades en forma individual como parte de la “gestión de comando”, etc. (Espacio para la firma)

Nombre de la Autoridad Grado CARGO Y FUNCIÓN

Autenticado: CARGO Y FUNCIÓN (Espacio para la firma)

Nombre de la Autoridad Grado AZB/FRS/GFS/15. I. Nieto (Corresponde a las siglas de las personas que intervienen en la elaboración o modificación de la regulación; serán en tamaño de la letra 8 y negrillas) Distribución: Se listarán en forma agrupada, todas las dependencias que participarán en la ejecución de las disposiciones contenidas en esta Regulación.

4. DIRECTIVAS a. Definición Se define como DIRECTIVA al documento que sirve para que las autoridades de la Institución, emitan disposiciones para la planificación y ejecución de tareas o actividades administrativas específicas a los repartos subordinados. Las directivas tienen similar forma que las órdenes de operaciones, las primeras sirven para emitir disposiciones de carácter administrativo y las últimas para emitir disposiciones para el empleo de la fuerza operativa en los diferentes niveles. Las Directivas son de carácter temporal y como condición especial, se debe especificar el período que tendrá vigencia, es decir, la fecha de inicio y del fin de las disposiciones emitidas; una vez ejecutada, la Directiva deja de tener validez.

b. Elaboración Según el nivel de Comando que genera, las directivas serán: • • •

De Comando General de la Fuerza Aérea De Grandes Comandos de la Fuerza Aérea De Repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea

a) Niveles de Comando que emiten Directivas (1) Comando General de la Fuerza Aérea, emitidas por los siguientes organismos: • • • •

Comandancia General de la Fuerza Aérea Estado Mayor General Inspectoría General Direcciones del Estado Mayor de la Fuerza Aérea.

(2) Grandes Comandos de la Fuerza Aérea, emitidas por los siguientes repartos. •

COMAC, COTRAN y COMDA

(3) Repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea, emitidas por los siguientes repartos: • •

Institutos de Formación y Capacitación Alas, Grupos y Escuadrones o equivalentes

b) Niveles de autoridad que autentican y legalizan las Directivas. (1) El Comandante General deberá aprobar y legalizar todas las directivas del nivel: Comando General de la Fuerza Aérea. (2) Los respectivos Comandantes, deberán aprobar y legalizar todas las directivas de los niveles. Grandes Comandos, repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea. (3) El Jefe del Estado Mayor General FAE, Jefes de Estado Mayor de los Grandes Comandos y Jefes de la Plana Mayor o Segundo al mando de los repartos y reparticiones que emiten directivas, deberán autenticar cada uno de los documentos que se generan, según corresponda. c) Custodia, control y supervisión de las Directivas (1) La custodia y control físico de la documentación se realizará de acuerdo al Reglamento R-T-3-IV para manejo y custodia de documentación militar. (2) La supervisión de la ejecución de las directivas se realizará a través de: El Estado Mayor General en la Fuerza Aérea, los Estados Mayores en los Grandes Comandos y las Planas Mayores en los organismos subordinados. d) Calificación de reserva de las directivas (1) La calificación de reserva de las Directivas se realizará considerando el Art. 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

(2) Consecuentemente, la calificación de estos documentos estará en concordancia al tema o asunto que trate; sin embargo, se debe considerar que excepto asuntos relacionados con la seguridad nacional los documentos administrativos tendrán como regla General, una calificación máxima de “reservado”. e) Uso, nivel de aplicación y ejecución de las Directivas (1) Las Directivas de nivel Comando General de la Fuerza Aérea se utilizarán para emitir disposiciones para ejecución en los organismos del Cuartel General y en los repartos subordinados de la Institución. (2) Las Directivas de nivel Grandes Comandos se utilizarán para emitir disposiciones para ejecución en sus Cuarteles Generales y en los repartos subordinados de su jurisdicción correspondiente. (3) Las Directivas de nivel repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea se utilizará para emitir disposiciones a sus niveles subordinados. f) Codificación de las Directivas (1) Las Directivas se codificarán considerando el nivel de Comando que la generó, el año de su legalización o puesta en vigencia y el orden numérico secuencial que le corresponda en ese año. (2) La codificación se realizará como sigue: (a) Un acrónimo de 6 a 11 letras, correspondiente las 3 primeras a la directiva, seguido del nombre de la dependencia que genera el documento. (b) La abreviatura de número seguido del año de publicación en 4 dígitos y separado por guión, el orden numérico secuencial del documento en ese año, empezando con el cero (0). aaaa = año de legalización o puesta en vigencia ## = orden numérico secuencial en cada año (3) En el nivel Comando General, la codificación de las Directivas se define y establece de la siguiente manera: ORGANIZACIÓN

CODIFICACIÓN

COMANDANCIA GENERAL Cuartel General FAE DIRCGFAE

No. aaaa-##

(4) En el nivel Grandes Comandos, la codificación de las Directivas se define y establece de la siguiente manera: COMANDO AÉREO DE COMBATE Cuartel General FAE DIRCGCOMAC

No. aaaa-##

COMANDO AÉREO DE TRANSPORTES Cuartel General FAE DIRCGCOTRAN

No. aaaa-##

COMANDO DE LA DEFENSA AÉREA Cuartel General FAE DIRCGCOMDA

No. aaaa-##

(5) En el nivel repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea, la codificación de las directivas se define y establece de la siguiente manera, por ejemplo: ACADEMIA DE GUERRA AÉREA Dirección AGA DIRAGA No. aaaa-## ALA DE COMBATE No. 22 Comando de Ala DIRALA22

No. aaaa-##

CENTRO DE OPERACIONES SECTORIAL COS-1 Comando DIRCOS1 No. aaaa-## ESCUADRÓN DE COMBATE No. 2212 Comando DIRESC2112 No. aaaa-## g) Organización y archivo de las Directivas (1) Las Directivas estarán compiladas de acuerdo a la organización establecida en la codificación correspondiente, bajo el título: (a) “Directivas de nivel Comando General de la Fuerza Aérea” (b) “Directivas de nivel…. (comando que las emitió)” (2) Con la finalidad de mantener referencias históricas de la documentación, el original de las Directivas que se generan en los diferentes niveles de Comando, se conservarán en orden cronológico en el reparto o dependencia que emitió el documento. h) Destrucción de las Directivas (1) Una vez que los repartos subordinados han ejecutado las tareas, actividades y disposiciones que emanaron de las Directivas, el documento deja de tener vigencia y el respectivo Comandante ordenará su destrucción. (2) En el texto de las Directivas, numeral 5. Administrativas y Logísticas, literal a. Administrativas; se hará constar: “Una vez que se han ejecutado las disposiciones de la presente Directiva, será destruida; los Comandantes harán constar esta novedad en el informe escrito que elevarán al escalón superior”. (3) Tanto para mantener en archivo como para su destrucción, se observará los procedimientos establecidos en el reglamento R-T-3-IV para manejo y custodia de documentación militar. i) Procedimiento para elaboración, aprobación, legalización, distribución y registro de las Directivas. (1) Directivas de nivel Comando General de la Fuerza Aérea (a) Elaboración, aprobación, autenticación y legalización. •

•

Excepto la Comandancia General y el Estado Mayor General de la Fuerza Aérea, todos los organismos que elaboren Directivas, remitirán un borrador del documento al Jefe del Estado Mayor General, solicitando su aprobación y autenticación. El JEMFAE revisa, realiza correcciones y/o aprueba el documento para su elaboración final.

•

El proponente realiza las correcciones, elabora el documento final y remite para autenticación del Jefe del Estado Mayor General y legalización del Comandante General de la Fuerza Aérea.

(b) Distribución •

El Comandante o autoridad de la Fuerza Aérea que emite la Directiva distribuirá el documento según distribución establecida en la Directiva, guardando el original para archivo, conforme se estableció en el numeral 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS, literal c. Organización y archivo de las Directivas.

Cada vez que se emita o reciba y se destruya una Directiva, se deberá realizar el registro en el índice del documento que compila todas las Directivas. El personal de administración y secretaría son responsables de esta tarea.

(2) Directivas de nivel Grandes Comandos y repartos de la FAE. (a) Elaboración, aprobación, autenticación y legalización. •

• •

Excepto el Comando del reparto, todos los organismos que elaboren Directivas, remitirán un borrador del documento al Jefe del Estado Mayor o Jefe de la Plana Mayor, según el nivel que corresponda, solicitando su aprobación. El JEM o Plana Mayor revisa, realiza correcciones y/o aprueba el documento para su elaboración final. El proponente realiza las correcciones, elabora el documento final y remite para autenticación del JEM o Plana Mayor y legalización del Comandante del reparto.

(b) Distribución •

El JEM o Plana Mayor del reparto que emite la Directiva distribuirá el documento según distribución establecida en la Directiva, guardando el original para archivo, conforme se estableció en el numeral 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS, literal c. Organización y archivo de las Directivas.

2) Formato a) Encabezados, título de la directiva y pié de página

(1) Directivas de nivel Comando General de la Fuerza Aérea Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZA AÉREA ECUATORIANA ESTADO MAYOR GENERAL (Dependencia que origina el documento)

DIRECTIVA DE COMANDO GENERAL FAE DIRCGFAE No. 2005-02 Quito, (una vez legalizado el documento)

DIRECTIVA DIRCGFAE No. 2005-02 DEL COMANDO GENERAL PARA “LA CELEBRACIÓN DEL LXXXV ANIVERSARIO DE LA FUERZA AÉREA ECUATORIANA.”

(El título de la Regulación General siempre iniciará como sigue y en 2 líneas) DIRECTIVA DIRCGFAE No. 200X-## DE …. (la Organización que emite el documento) PARA (Acrónimo) …………………………………………………….. (Título de la Directiva)

A partir de la página No. 2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por ejemplo:

FUERZA AÉREA ECUATORIANA

Directiva de Comando General DIRCGFAE No. 2005-02

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(2) Directivas de nivel Grandes Comandos de la Fuerza Aérea Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo:

FUERZA AÉREA ECUATORIANA COMANDO DE LA DEFENSA AÉREA DEPARTAMENTO DE PERSONAL

DIRECTIVA DEL COMDA DIRCGCOMDA No. 2005-05 Quito, (una vez legalizado el documento)

DIRECTIVA DIRCGCOMDA No. 2005-02 DEL COMDA PARA “LA CEREMONIA DE ASCENSO Y CONDECORACIONES DEL PERSONAL MILITAR”

(El título de la Regulación Interna siempre iniciará como sigue y en 2 líneas) DIRECTIVA DIRCGCOMDA No. 200X-## DE …. (la Organización que emite el documento) PARA (Acrónimo) …………………………………………………….. (Título de la Directiva)

A partir de la página No.2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por ejemplo:

COMANDO DE LA DEFENSA AÉREA

Directiva del COMDA REGCOMDA No. 2005-02

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(3) Directivas de nivel repartos y reparticiones de la Fuerza Aérea Se utilizará el siguiente encabezado, por ejemplo: DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ACADEMIA DE GUERRA AÉREA DIRECCIÓN

DIRECTIVA AGA DIRAGA No. 2005-01 Quito, (una vez legalizado el documento)

DIRECTIVA DIRAGA No. 2005-01 DE LA AGA PARA “LA GRADUACIÓN DE LOS ALUMNOS DEL XXV CURSO DE ESTADO MAYOR”

(El título de la Regulación Interna siempre iniciará como sigue y en 2 líneas) DIRECTIVA DIRXXXXX No. 200X-## DE …. (la Organización que emite el documento) PARA (Acrónimo) …………………………………………………….. (Título de la Directiva)

A partir de la página No.2, se utilizará el siguiente encabezado y pié de página, por ejemplo: ACADEMIA DE GUERRA AÉREA 2005-10

Directiva de la AGA DIRAGA No.

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b) Formato del contenido del texto de las Directivas El esquema numerado que se utilizará en el texto será con numerales y literales, de la siguiente manera: 1.

Título a. Subtítulo 1)

Texto a) Texto (1) Texto o viñeta (a) Texto o viñeta

REFERENCIAS -

Detallar los documentos que originan las disposiciones que se deben ejecutar con la presente Directiva. Directivas del escalón superior, oficios, memorandos, telegramas, etc.

1. SITUACIÓN Se expresa en forma sucinta el ambiente, circunstancia y entorno que impone la elaboración de la presente Directiva. Se deberá nombrar toda la base legal que ampara las disposiciones que contendrá la Directiva. 2. PROPÓSITO Emitir disposiciones para… (Detallar las razones y finalidad de la Directiva) 3. EJECUCIÓN a. Criterios de Comando 1)

Se definirá con precisión los criterios críticos que establece el escalón superior o la autoridad que genera la Directiva.

Se especificarán los criterios que el comandante establece como permisas para la ejecución del propósito de la Directiva.

Otros de carácter general.

b. Relación de participantes Se listará en orden jerárquico y en detalle los organismos y dependencias que intervienen en la ejecución de las disposiciones que emanan de la presente Directiva.

c. Tareas a las Unidades participantes Se enumerará una por una, todas las tareas que ordena el escalón superior y aquellas que deduce el Comandante del organismos o dependencia que emite el documento y que están relacionadas con el propósito de la Directiva. 4. ADMINISTRATIVAS Y LOGÍSTICAS a. Administrativas Se encuentran las disposiciones que permiten apoyar en esta área, la ejecución de las tareas de las unidades participantes. Además, aquí se hará constar las siguientes disposiciones: “Una vez que se han ejecutado las disposiciones de la presente Directiva, será destruida”. “Los Comandantes harán constar esta novedad en el informe escrito que elevarán al escalón superior”. b. Logísticas Se enumeran las disposiciones que permiten apoyar en esta área, la ejecución de las tareas de las unidades participantes. 5. COMUNICACIONES Y MANDO a. Comunicaciones Se enumera los sistemas, redes y medios que se utilizarán para mantener la comunicación y control vertical y horizontal entre los Organismos, dependencia y repartos que intervienen en la ejecución de la presente Directiva. b. Mando Se establece la cadena de mando que regirá para la ejecución de la presente Directiva, fijando además, el puesto de mando.

(Espacio para la firma)

Nombre de la Autoridad Grado CARGO Y FUNCIÓN

Autenticado: CARGO Y FUNCIÓN (Espacio para la firma) Nombre de la Autoridad Grado LCY/PAL/SLS/15 I. Nieto (Corresponde a las siglas de las personas que intervinieron en la elaboración de la Directiva, serán en tamaño de la letra 8 y negrillas). Distribución: Se listarán en orden jerárquico, todas las dependencias que participarán en la ejecución de las disposiciones contenidas en esta Directiva.

5. DECRETO a. Definición Es una disposición emitida por el Presidente Constitucional de la República, a solicitud del Ministro de Defensa Nacional. Existen dos tipos de decretos: Por su naturaleza y por su calificación DECRETOS POR SU NATURALEZA: a) b) c) d)

Emergencia Nacional. Económico. Social. Militar

DECRETOS POR SU CALIFICACIÓN: a) Ordinario b) Reservado c) Secreto.

1) Elaboración Se utilizará el tamaño de papel A4. a) Encabezamiento Se utilizará el siguiente encabezado:

Asunto: Comisión exterior

Procedencia: MS-1-4

AUTOGRAFO Hoy se expidió el siguiente DECRETO No. 15 DR. ALFREDO PALACIO PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA

Asunto.- Es la descripción sucinta del tema, anotado en el bloque superior izquierdo, máximo de cuatro palabras. Procedencia.- Son las siglas identificadoras de los organismos militares en donde se elabora el documento, el cual irá en el bloque superior derecho. Tanto el asunto como la procedencia se realizarán utilizando las siguientes características de letra: • • •

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 9

El Escudo de la República del Ecuador, en el centro y con una dimensión de 3,5 cm. De diámetro a color, La palabra AUTÓGRAFO, impreso con mayúscula y en el centro del encabezamiento, utilizando la fuente de letra: Times New Roman con estilo negrillas y tamaño 22. El número del decreto irá debajo de la palabra AUTÓGRAFO, indicando textualmente lo siguiente: “Hoy se expidió el siguiente DECRETO No…” y, en la siguiente línea, el pie de firma del Presidente de la República del Ecuador utilizando: • • •

Fuente : Timen New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 12

b) Texto Dependiendo del tipo de decreto, se hará constar el considerando, el o los artículos y numerales estipulados en la Constitución Política de la República del Ecuador, Ley Orgánica y Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, así como el asunto correspondiente señalando la parte legal, y el decreto de la Autoridad en tipo de letra:

• • •

Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 12

c) Cierre Lugar y fecha de emisión del decreto Pie de firma de las personas que legalizan el decreto en orden de precedencia jerárquica según el caso. Firmas y rúbricas Iniciales identificadoras.

2) Formato Ver Anexo Nº 1

6. ACUERDO a. Definición Es un documento en el que consta la resolución tomada para la ejecución y cumplimiento de las diferentes actividades administrativas, dispuestas a través de una autoridad competente y legalmente autorizada. Los acuerdos serán emitidos por los señores: Ministro y Subsecretario de Defensa Nacional, Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, Comandantes Generales de Fuerza y autoridades de las entidades adscritas a Fuerzas Armadas. b. Elaboración Se utilizará el tamaño de papel A4. 1) Encabezamiento Se utilizará el siguiente encabezado:

Asunto: Comisión exterior

Procedencia: MS-1-4

AUTOGRAFO Hoy se expidió el siguiente ACUERDO No. 833 JAIME ALFONSO ANDRADE GENERAL DE BRIGADA SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Time New Roman Negrita 9

El Escudo de la República del Ecuador, o de la Fuerza, en el centro y con una dimensión de 3,5 cm. de diámetro a color. La palabra AUTÓGRAFO, impreso con mayúscula y en el centro del encabezamiento, utilizando la fuente de letra: Times New Roman con estilo negrillas y tamaño 22. El número del acuerdo irá debajo de la palabra AUTÓGRAFO, indicando textualmente lo siguiente: “Hoy se expidió el siguiente ACUERDO No…” y, en la siguiente línea, el nombre, grado y función de la Autoridad utilizando: • • •

Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 12

a) Texto Dependiendo del asunto, se hará constar el considerando y la parte legal correspondiente (el o los artículos pertinentes). Los acuerdos pueden ser para: designaciones, autorizaciones, altas y bajas, concesiones, rectificaciones, nombramientos, otorgamiento de condecoraciones, comisiones, publicaciones de reglamentos militares, etc. b) Cierre • • • • •

Frase oficial. Lugar y fecha de emisión del acuerdo. Pie de firma de las personas que legalizan el acuerdo en orden de precedencia jerárquica, según el caso. Firmas y rúbricas. Iniciales identificadoras.

NOTA: Las iniciales identificadoras del primer nombre y apellidos de las personas que supervisan el documento, se escribirán con mayúsculas en orden de precedencia jerárquica; el código del grado e inicial del nombre y el primer apellido de la persona que elaboró el documento, con mayúsculas, dejando dos espacios del último pie de firma en el bloque inferior izquierdo de la hoja.

No se deben escribir las iniciales identificadoras de la autoridad que legaliza el documento; las sumillas se escribirán únicamente en las copias, para su control y archivo. 2) Formato Ver Anexo Nº 2

7. DESPACHO a. Definición Título que expide el Presidente de la República a los cadetes que egresan de las Escuelas Superiores Militares, y a los oficiales, en caso de ascensos o canje de los mismos. b. Elaboración 1) Encabezamiento Logotipo a) Franja de la Bandera del Ecuador de 15,24 cm x 1.94 cm. b) Escudo del Ecuador de 2 cm de diámetro en el centro de la franja.

Nombre del Presidente de la República •

Se anotará en el centro del encabezamiento del documento. o o o

Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño o Nombre : 32 o Función : 18

a) Texto Se hará constar el grado, arma y los nombres del cadete u oficial que asciende al inmediato grado superior o que recibe los canjes de despacho, y a continuación, la parte literal reglamentaria. b) Cierre • •

Lugar y fecha de emisión del despacho. Pie de firma de las personas que legalizan el despacho en orden de precedencia jerárquica. • Firmas y rúbricas. • Número de folio. • Se anotará el número del registro que asigna la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, en forma secuencial. 2) Formato Ver Anexo Nº 3

8. RESOLUCIÓN a. Definición Son acciones administrativas dispuestas por las autoridades para su ejecución y cumplimiento. Existen un sinnúmero de tipos de resoluciones, tales como: licencias, permisos y tratamiento médico en el exterior, concesión y suspensión de subsidios, etc. b. Elaboración 1) Encabezamiento Slogan “El Ecuador, es y será País Amazónico” Impreso en el bloque superior izquierdo del documento. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 9

Escudo del Ecuador Se utilizará el Escudo del Ecuador para el Ministerio de Defensa y para el Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza, el correspondiente. Centrado (blanco y negro) Dimensiones: 1,52 cm x 1,47 cm. Nombre de la Institución En el centro del documento. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 14

Grado y especialidad, anteponiendo la palabra “Señor”. Función de la persona responsable de la legalización y ejecución del documento. Destino a) Texto Luego del encabezamiento se dispondrá el trámite correspondiente. En el centro del documento se escribirá con letras mayúsculas “RESOLUCIÓN MINISTERIAL”.

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 14

En la siguiente línea y con mayúscula irá el tipo de resolución que corresponda. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 12

En la parte literal se hará constar el asunto en forma reglamentaria. b) Cierre • • • • •

Lugar y fecha de elaboración que irá en el bloque inferior derecho del texto. Frase oficial. Pie de firma de la autoridad que legaliza. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras.

NOTA: Para tramitar este documento al nivel de señores Oficiales Generales y Almirantes, firmará únicamente el señor Ministro de Defensa Nacional. Por delegación del Señor Ministro de Defensa Nacional, el jefe del Comando Conjunto, Comandantes Generales de Fuerza y Subsecretario de Defensa, legalizarán las resoluciones correspondientes a su nivel. 2) Formato Ver Anexo Nº 4 9. DIPLOMA a. Definición Documento que la institución militar otorga a sus miembros para: acreditar el ascenso del personal de Oficiales, Aerotécnicos y Empleados Civiles, o avalizar el otorgamiento de condecoraciones y cursos del personal militar, empleados civiles y particulares, auspiciados o dictados por los organismos de las Fuerzas Armadas. b. Elaboración El diploma será elaborado en cartulina de hilo blanco, con una dimensión de 32 cm x 22 cm de acuerdo a lo que establece el Reglamento General de Condecoraciones Militares. 1) Clasificación a) Ascensos En caso de ascenso del personal de tropa, el Comandante General de la Fuerza otorgará el respectivo diploma conforme lo establece el artículo 25, literal b) de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas.

b) Condecoraciones De acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Condecoraciones Militares, se concederá diplomas para todo el personal de las Fuerzas Armadas. c) Aprobación de Cursos Se otorgará diplomas por aprobación de cursos o seminarios, siempre que la duración del mismo supere las 40 horas académicas; caso contrario se extenderá un CERTIFICADO DE ASISTENCIA, el cual mantendrá las mismas características del diploma.

2) Encabezamiento a) Escudo del Ecuador a colores de 3 cm de diámetro, en el centro del bloque

superior. b) Marco del diploma de acuerdo al motivo. c) En la siguiente línea y debajo del Escudo del Ecuador, irá la función de la autoridad superior que otorga el diploma. 3) Texto Se anotará en el centro del documento. a) Nombre del organismo b) La frase: Confiere el presente DIPLOMA. c) Grado, Arma, Servicio o Técnico, Especialista, Apellidos y Nombres.

Se hará constar el grado, arma y los nombres del personal de tropa que asciende al inmediato grado superior o que recibe la condecoración, y a continuación, la parte literal reglamentaria. 4) Cierre a) Lugar y fecha de emisión del diploma. b) Pie de firma de las personas que legalizan el documento en orden de

precedencia jerárquica. c) Firmas y rúbricas. d) Número de folio. e) Se anotará el número de registro que asigna la Secretaría General del

Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto o de cada una de las Fuerzas, en forma secuencial.

5) Formato Ver Anexo Nº 5

10. ORDEN GENERAL MINISTERIAL a. Definición Documento oficial reservado de publicación diaria, que se elabora en el Ministerio de Defensa Nacional; sirve para dar oportunamente el valor legal a las disposiciones constantes en decretos, acuerdos, resoluciones y más aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional. b. Elaboración 1) Encabezamiento Escudo de la Institución Se utilizará el Escudo del Ecuador para el Ministerio de Defensa • •

Centrado (blanco y negro). Dimensiones: 1,52 cm x 1,47 cm. Se escribirá dentro de un marco las palabras: DOCUMENTO RESERVADO, PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN, en el bloque superior derecho del encabezamiento. En el centro del documento y con letras mayúsculas se antepondrá “REPUBLICA DEL ECUADOR” Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 14

En la siguiente línea irá el nombre del organismo a donde corresponde la orden “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL” y debajo de éste, “SECRETARÍA GENERAL” lugar de elaboración y reproducción. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 12

Número y Fecha En el bloque superior izquierdo del encabezamiento irá la palabra “ORDEN GENERAL N°..., que será secuencial de tres dígitos”, el que comenzará del 001, coincidencialmente con el primer día laborable del mes de enero de cada año. La fecha será la del día en que se elabora el documento, colocada en el bloque superior derecho, a la misma altura del número. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 12

a) Texto Para la publicación de los decretos, acuerdos, resoluciones y más documentos de interés institucional, se transcribirán textualmente en orden de importancia, utilizando los artículos necesarios con numeración ordinal. NOTA: Los organismos que elaboran las órdenes generales, de acuerdo a la jerarquización de la dependencia, asignarán un número de identificación secuencial de color rojo que irá impreso en todas las hojas y en el centro; considerando que es un documento reservado, se prohíbe su reproducción. b) Cierre a) b) c) d) e) f)

Mensaje del día. Pie de firma de la autoridad que ordena la publicación en forma horizontal. Autenticado. Pie de firma del Secretario General. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras.

2) Formato Ver Anexo Nº 6

11. ORDEN GENERAL FAE a. Definición Documento oficial que se publica cada 10 días y es elaborado en la Dirección General de Recursos Humanos FAE; sirve para dar oportunamente el valor legal a las disposiciones constantes en decretos, acuerdos, resoluciones y más aspectos relacionados con el desenvolvimiento de la Fuerza. b. Elaboración 1) Encabezamiento Escudo de la Institución Se utilizará el Escudo de la Fuerza Aérea • •

Centrado (blanco y negro). Dimensiones: 1,52 cm x 1,47 cm.

Se escribirá dentro de un marco las palabras: DOCUMENTO RESERVADO, PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN, en el bloque superior derecho del encabezamiento. En el centro del documento y con letras mayúsculas se antepondrá “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL”

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 14

En la siguiente línea irá el nombre del organismo a donde corresponde la orden “COMANDANCIA GENERAL DE LA FUERZA AÉREA” y debajo de éste, “DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS” lugar de elaboración y reproducción. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 12

Número y Fecha En el bloque superior izquierdo del encabezamiento irá la palabra “ORDEN GENERAL N°..., que será secuencial de tres dígitos”, el que comenzará del 001. La fecha será la del día en que se elabora el documento, colocada en el bloque superior derecho, a la misma altura del número. Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 12 a) Texto Para la publicación de los decretos, acuerdos, resoluciones y más documentos de interés institucional, se transcribirán textualmente en orden de importancia, utilizando los artículos necesarios con numeración ordinal. NOTA: Los organismos que elaboran las órdenes generales, de acuerdo a la jerarquización de la dependencia, asignarán un número de identificación secuencial de color rojo que irá impreso en todas las hojas y en el centro; considerando que es un documento reservado, se prohíbe su reproducción. b) Cierre a) Pie de firma de la autoridad que legaliza la orden. b) Firma y rúbrica. c) Iniciales identificadoras.

2) Formato Ver Anexo Nº 7

12. ACTA a. Definición Es un documento escrito literalmente en el que se hace constar lo actuado, tratado, acordado y resuelto en una reunión, por las personas legalmente constituidas. En el acta debe citarse el lugar, la fecha de la reunión, el nombre de los participantes, Orden del Día y las resoluciones tomadas, para facilitar el seguimiento. La persona encargada de elaborar el documento actúa como Secretario y es quién legaliza la aprobación de la misma conjuntamente con el Presidente. El original se inscribe en el Libro de Actas y luego será archivado en una carpeta. b. Elaboración 1) Encabezamiento • •

Escudo y nombre del organismo. Denominación y número del documento.

a) Texto • • • • •

Lugar, fecha y hora escritos literalmente. Nombres de los participantes y sus funciones. Nombres de los miembros ausentes. Orden del día. Desarrollo de la sesión y resolución.

b) Cierre • •

Pie de firmas, según la naturaleza del organismo. Firma y rúbrica de los participantes.

2) Formato Ver Anexo Nº 8

13. INFORMES a. Definición Son documentos de información administrativa u operativa, sobre investigaciones u observaciones de actividades o hechos que contribuyen al conocimiento de un determinado asunto, para tomar acciones de tipo administrativo, técnico o legal. b. Elaboración Los informes administrativos constituyen un instrumento importante para la buena marcha de un organismo, ya que a través de ellos se está en posibilidades de conocer hasta que punto las órdenes e instrucciones han sido comprendidas y se cumplen por parte del personal subalterno.

En un informe, intervienen los jefes y los subalternos: el primero ordena, instruye o informa sobre algo y el subalterno transmite los resultados mediante el respectivo informe. CARACTERÍSTICAS, TIPOS, REQUISITOS DE UN INFORME a) Características El informe debe ser completo, conciso, claro, correcto y apropiado en el uso de la terminología y tono del contenido del mismo, para evitar herir susceptibilidades o que se aleje de la realidad de los hechos. b) Tipos de Informes Los informes pueden ser: • • • •

Por su forma de presentación, verbales y escritos Por su naturaleza, formales e informales Por su fecha de presentación, periódicos o rutinarios y especiales o únicos Por los asuntos que tratan pueden ser administrativos o especializados

c) Requisitos que debe reunir un informe Al redactar un informe, es necesario recordar que éste debe reunir los siguientes requisitos: Exactitud Es fundamental que un informe sea exacto y verídico, basado en hechos y datos reales para que tenga la imparcialidad y garantice su confiabilidad. Organización lógica Los datos de un informe, deben tener un criterio lógico, inter-relacionando y ordenando las partes de acuerdo a su importancia o desarrollo de los eventos. Corrección gramatical En un informe es necesario seguir ciertas reglas gramaticales que en nada perjudican al lector y aclaran dudas: • • • •

Vaya al grano con claridad y rapidez Escriba en forma interesante, utilice un estilo claro, conveniente y atractivo Redacte oraciones cortas pero no tajantes y periódicamente intercale una oración más larga para darle variedad. Corrija errores gramaticales y decida sobre los términos más precisos y adecuados.

Un informe de carácter administrativo debe ser diseñado de acuerdo con la persona a quien va dirigido, al volumen de la información y a la importancia de su contenido.

Los informes de tipo financiero, contable o de auditoría, se sujetarán a las normas específicas para cada aspecto vigente en el país (NAGA, NCGA, LOAFYC, etc). Los informes que por su naturaleza o reglamento deben ser considerados como calificados y según su contenido se determinará el tipo de calificación, para lo cual se deberá observar la norma correspondiente, así como el Reglamento de Manejo, Custodia y Archivo de Documentación Militar Calificada de las FF.AA. Cuando se trata de informes sencillos, puede utilizarse un oficio de trámite normal de una o dos páginas; mientras que para informes largos o importantes puede utilizar el siguiente formato: Encabezamiento a) Slogan

“El Ecuador ha sido, es y será País Amazónico”. Impreso en el bloque superior izquierdo del documento. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 10

b) Escudo

Se utilizará el Escudo del Ecuador para el Ministerio de Defensa, para el Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza el correspondiente escudo. Centrado (blanco y negro). Dimensiones: 1,52 cm x 1,47 cm. c)

Nombre de la Institución En el centro del documento. Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 23

d) Secuencial numérico

La palabra “INFORME” y la secuencia numérica irán en el centro del documento. La secuencia numérica comprende: la numeración desde el 001 el primero de enero de cada año y seguirá en orden ascendente y sucesivo debiendo finalizar el 31 de diciembre del mismo año; a continuación la siglas identificadoras del organismos emisor, seguido de la calificación del documento y finalmente los dos últimos dígitos del año. Ejemplo: •

001-AX-O-05

Se anotarán el lugar y fecha de la elaboración del documento.

•

PARA : Grado, nombres y función del destinatario.

•

DE: Grado, nombres y función del remitente

•

Asunto, en forma sucinta

Texto 1.- Problema Se hará constar brevemente el asunto del cual es motivo el informe 2.- Antecedentes Se detallará en orden cronológico sucinto de los acontecimientos anteriores o argumentos por los cuales se establece el informe para el asunto determinado. 3.- Normativa legal y reglamentaria considerada Se detallarán los fundamentos legales y reglamentarios aplicables al caso. 4.- Análisis Es la parte más importante de un informe, ya que se analiza detalladamente las circunstancias que produjeron los hechos en función del lugar, tiempo, espacio, circunstancias, etc. 5.- Conclusiones En esta parte del informe, se llega a una conclusión de tipo legal, técnico o administrativo que facilita la toma de decisiones. 6.- Recomendaciones En algunos casos en que es pertinente recomendar las acciones subsecuentes al informe, se puede sugerir una recomendación en términos muy generales. Cierre Legalización Para que tenga validez y veracidad todos los informes deben ser legalizados por la persona responsable de la investigación o información contenida en el documento. En caso de informes especializados, deberán ser canalizados con oficio aparte. Anexos De existir y ser necesario, se debe adjuntar información o documentos adicionales para contar con mayores elementos de juicio sobre el respectivo informe. 2) Formato Ver Anexo Nº 9

14. PARTES MILITARES a. Definición Documento escrito o información verbal generalmente breve, que en forma clara, precisa y oportuna hace llegar el subalterno al superior jerárquico para dar aviso o noticia de un hecho, acontecimiento o novedad. En las Fuerzas Armadas existen los siguientes tipos de partes: guerra, información de misión aérea, novedades, accidentes, diario, comando, situación inmediata, diario de personal, etc. b. Elaboración 1) Encabezamiento • •

Nombre del organismo. Tipo del parte.

2) Texto Se utilizarán los formatos establecidos en cada tipo de parte 3) Cierre • • • •

Lugar y fecha de elaboración. Pie de firma de la persona que elabora. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras.

4) Formato Ver Anexo Nº 10

15. OFICIOS a. Definición Es un documento escrito que contiene información sobre aspectos administrativos, operativos o particulares relacionados con asuntos públicos o privados, con el carácter de oficial que permite la intercomunicación entre personas y/o instituciones, constituyéndose en el medio más importante de la comunicación oficial, tanto militar como para organismos públicos, privados y personas particulares. Un oficio es el material escrito o documento por medio del cual podemos dar a conocer asuntos relacionados con la administración militar. El oficio militar sirve para impartir órdenes y disposiciones, comunicar el cumplimiento de las mismas; remitir documentos oficiales y de manera general, para tramitar y dejar constancia de toda clase de asuntos oficiales.

La calificación del oficio, será de acuerdo a su importancia y contenido, según el Reglamento para la elaboración, manejo y custodia de la documentación calificada. El oficio adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propósito de comunicar a varias autoridades. b. Elaboración Para la elaboración de oficios, se observarán las siguientes características: • • • •

Los grados militares Las abreviaturas deberán utilizarse moderadamente, para evitar mala interpretación y no se emplearán abreviaturas, ni en el documento ni en el sobre que vayan dirigidos a personas particulares. cuando una personas del servicio militar es nombrado en el oficio, deberá aparecer por lo menos una vez su grado y nombre completo. Ordinariamente se sacan dos copias, el original al destinatario, una copia para el archivo numérico y la otra para el archivo por asunto.

1) Encabezamiento •

Slogan impreso en el bloque superior izquierdo del documento “El Ecuador ha sido, es y será País Amazónico”.. Fuente Estilo de fuente Tamaño

•

: :

En el centro del documento Diámetro 2,0 cm x 2,0 cm.

Nombre de la Institución Ubicación Fuente Estilo de fuente Tamaño

•

Times New Roman Negrita 8

Escudo de la Fuerza Aérea en blanco y negro Ubicación Dimensiones

•

: : :

: : : :

En el centro del documento Times New Roman Negrita 16

Secuencial numérico La palabra “Oficio No.” y la secuencia numérica irán en el bloque superior izquierdo del encabezamiento. La secuencia numérica comprende: la numeración desde el 001 el primero de enero de cada año y seguirá en orden ascendente y sucesivo debiendo finalizar el 31 de diciembre del mismo año; a continuación las siglas identificadoras del organismos emisor, seguido de la calificación del documento y finalmente los dos últimos dígitos del año.

Ejemplo:

001-AA-O-05

Se anotarán el lugar y fecha de la elaboración del documento.

Grado o título del destinatario

Nombres y apellidos del destinatario.

Función o cargo del destinatario con negrillas y mayúsculas.

Destino

Asunto, descripción sucinta del tema, máximo cuatro palabras.

Frase de cortesía

a) Texto El texto es la parte más importante del oficio, ya que contiene la información propiamente dicha de la comunicación, por consiguiente su redacción será amplia, clara, concisa y con cortesía, evitando en lo posible el uso de abreviaturas, de tal manera que las ideas se encuentren concatenadamente unidas y en párrafos no muy extensos. En la parte final del texto para las comunicaciones dirigidas a las instituciones públicas y/o privadas, se hará constar la frase de cortesía: “Hago propicia la ocasión para reiterar mis sentimientos de consideración y estima”. b) Cierre • • • • • • • •

Frase oficial. Pie de firma de la autoridad que legaliza, en el bloque izquierdo inferior del documento. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras en orden de precedencia jerárquica. Se deberá indicar si se adjuntan anexos. Distribución: en caso de requerirse el envío de copias para información a otras dependencias, se detallarán las siglas identificadoras. Pie de página Se anotará la dirección y número de teléfono del lugar de donde se envía el documento y el correo electrónico.

NOTA: La calificación en los diferentes documentos irá al centro, en la parte superior e inferior del documento, conforme lo establece el “REGLAMENTO PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO, CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR CALIFICADA”.

2) Formato Ver Anexo Nº 11

16. OFICIOS PARA LA FIRMA DEL COMADANTE GENERAL FAE a. Encabezamiento Cuando se elaboren oficios para la firma del Sr. Comandante General FAE, se observarán las siguientes normas: El original de todos los documentos, deberá contener: Secuencial numérico La palabra “Oficio No.” y la secuencia numérica irán en el bloque superior izquierdo del encabezamiento. La secuencia numérica comprende: seis espacios en blanco, a continuación las siglas identificadoras del organismos emisor, la letra “D” (diferido) que llevarán todos los oficios, la calificación del documento y finalmente los dos últimos dígitos del año. No deberá constar la fecha ni el número ya que será puesto al ser despachado en la Secretaria General del Comando General FAE. Ejemplo: Oficio No.

-AW-D-O-05

Quito, DM., Grado o título profesional del destinatario Nombres y apellidos del destinatario Función o cargo del destinatario con negrillas y mayúsculas Destino Asunto, descripción sucinta del tema Frase de cortesía b. Texto El texto es la parte más importante del oficio, ya que contiene la información propiamente dicha de la comunicación, por consiguiente su redacción será amplia, clara, concisa y con cortesía, evitando en lo posible el uso de abreviaturas, de tal manera que las ideas se encuentren concatenadamente unidas y en párrafos no muy extensos. En la parte final del texto para las comunicaciones dirigidas a las instituciones públicas y/o privadas, se hará constar la frase de cortesía: “Hago propicia la ocasión para reiterar mis sentimientos de consideración y estima”. c. Cierre • • • • •

• • •

Distribución: en caso de requerirse el envío de copias para información a otras dependencias, se detallarán las siglas identificadoras. Pie de página Se anotará la dirección y número de teléfono del lugar de donde se envía el documento y el correo electrónico.

A continuación de lo anterior, en la primera copia que deberá ser en papel de color blanco, se escribirá la siguiente información para referencia del archivo computarizado de la Comandancia General. El número de la hoja de control de documentos, cuyas acciones se están dando cumplimiento y anexar la misma. El número consecutivo de oficio interno de la dependencia emisora con su respectivo nominativo. La fecha de la elaboración del documento Ejemplo: Ref. HCD Nº. 1533 de fecha 02-FEB-05 Oficio Nº 004-AW-O-05 Fecha: 07-FEB-05 Todos los documentos deberán elaborarse obligatoriamente en un original y tres copias (la blanca para la Secretaria General de la FAE). NOTA: La calificación en los diferentes documentos irá al centro, en la parte superior e inferior del documento, conforme lo establecido en el “REGLAMENTO PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO, CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR CALIFICADA”. d. Formato Ver Anexo Nº 12

17. MEMORANDOS a. Definición Es un documento que se utiliza para impartir disposiciones, de un superior a sus subordinados y sobre asuntos específicos. Este tipo de documento escrito, se utiliza cuando un superior se dirige a un subalterno, nunca en sentido contrario; tiene casi las mismas características de un oficio en su elaboración y contenido. b. Elaboración 1) Encabezamiento Slogan

El Ecuador ha sido, es y será País Amazónico”. Impreso en el bloque superior izquierdo del documento.

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 8

Escudo De la Fuerza Aérea.

Centrado (blanco y negro). Dimensiones: 2,0 cm x 2,0 cm.

Nombre de la Institución En el centro del documento.

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 16

Secuencial numérico La palabra “MEMORANDO” y la secuencia numérica irán en el centro del documento. La secuencia numérica comprende: la numeración desde el 001 el primero de enero de cada año y seguirá en orden ascendente y sucesivo debiendo finalizar el 31 de diciembre del mismo año; a continuación la siglas identificadoras del organismos emisor, seguido de la calificación del documento y finalmente el año. Ejemplo:

001-AX-O-2005

•

Se anotarán el lugar y fecha de la elaboración del documento.

•

PARA : Grado, nombres y función del destinatario.

•

DE: Grado, nombres y función del remitente

a) Texto Su redacción será clara y concisa; es decir, precisa en la disposición impartida. b) Cierre • • • •

Frase oficial. Pie de firma de la autoridad que legaliza, en el bloque izquierdo inferior del documento. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras en orden de precedencia jerárquica.

• •

Se deberá indicar si se adjuntan anexos. Distribución: en caso de requerirse el envío de copias para información a otras dependencias, se detallarán las siglas identificadoras.

18. MEMORANDO PARA LA FIRMA DEL COMADANTE GENERAL FAE a. Encabezamiento

Cuando se elaboren memorandos para la firma del señor Comandante General FAE, se observarán las siguientes normas: •

El original de todos los documentos, deberá contener: Secuencial numérico La palabra “MEMORANDO” y la secuencia numérica irán en el centro del documento. La secuencia numérica comprende: seis espacios en blanco, a continuación las siglas identificadoras del organismos emisor, la letra “D” (Diferido) que llevará todos los memorandos, la calificación del documentos y finalmente el año. No deberá constar la fecha ni el número ya que será puesto al ser despachado en la Secretaría General del Comando General FAE. Ejemplo:

No.

MEMORANDO -AX-D-O-2005

Quito, DM., PARA : Grado, nombres y función del destinatario. DE: Grado, nombres y función del remitente 1) Texto Su redacción será clara y concisa; es decir, precisa en la disposición impartida.

2) Cierre o o o o o o

19. TELEGRAMAS a. Definición Como su nombre lo indica, este documento se lo utiliza para tramitar o comunicar asuntos que tienen prioridad o requieren urgente atención, siendo un mensaje breve que se envía al destinatario, a través de un sistema técnico o mensajería. b. Elaboración Por su índole de comunicación rápida, requiere de conocimiento y cumplimiento inmediato, por lo tanto, debe tener las siguientes características: Deberá estar redactado en forma comprensible, a fin de que su contenido no se interprete de diferente forma de lo que realmente se quiera informar o comunicar. En su texto se deberá suprimir artículos, conjunciones, interjecciones, palabras cuya omisión no alteran su contenido. Los telegramas de acuerdo a la prioridad se los clasificará de la siguiente forma: UU: Urgentísimo UR : Urgente OR : Ordinario Esta clasificación será determinada mediante un sello que va en la parte superior derecha El telegrama adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propósito de comunicar a varios organismos o personas. El telegrama será elaborado en papel bond, utilizando el formato A-5

La numeración de los telegramas, tendrá que ser emitidos en una hora que no sea la correspondiente a otro y su numeración será de la siguiente forma: Fecha Hora oficial de la FAE Nominativo o siglas de la dependencia que emite el radiograma Ejemplo: Fecha de emision: 06-FEB-05 Hora oficial FAE: 08.50 Reparto originario: Dirección de Recursos Humanos El número sería: 060850-AE Por consiguiente, un telegrama se lo identificará por medio de seis dígitos y el nominativo o las siglas de la dependencia que elabora el documento. El texto de un telegrama deberá ser escrito siempre con mayúsculas y además cuando nos refiramos a cifras o cantidades se anotará en palabras. 1) Encabezamiento Escudo Se utilizará el Escudo del Ecuador para el Ministerio de Defensa y para el Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza, el correspondiente. o o

Centrado (blanco y negro) Dimensiones: 1,5 cm x 1,47 cm.

Nombre de la institución En el centro del documento. o o o

Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 16

En la siguiente línea irá la palabra “TELEGRAMA OFICIAL” o o o

Fuente : Times New Roman Estilo de fuente : Negrita Tamaño : 14

Número Irá en el bloque superior izquierdo del encabezamiento, con mayúsculas y negrillas, seguido del secuencial numérico que comprende seis dígitos: los dos primeros corresponden a la fecha, los cuatro restantes a la hora oficial de despacho del documento; y a continuación las siglas identificadoras del organismo emisor.

Fecha Se anotará con mayúscula y negrillas la palabra FECHA; y, a continuación el lugar y fecha de despacho del documento, con fechador. Destinatario Se escribirá con mayúsculas y negrillas, seguido de la palabra “señor o señores” en forma abreviada, y las siglas identificadoras de la o las unidades militares. a) Texto Al redactar telegramas, lo más importante es tener capacidad de síntesis. Esto se logra expresando, exclusivamente, las ideas principales y suprimiendo las secundarias. Al redactar telegramas, se debe escribir oraciones cortas, separadas por puntos seguidos y no por comas. Evitar también las preposiciones y conjunciones que no sean estrictamente necesarias. Al final del texto se concluye con la palabra PUNTO como fin de la comunicación y la despedida en forma abreviada ATTO. b) Cierre • • •

Pie de firma de la autoridad. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras.

2) Formato Ver Anexo No. 15 20. FAX a. Definición El fax es un medio de comunicación rápida y con imagen a través de vía telefónica, que utilizando tecnología moderna se ha convertido en el instrumento de comunicación más eficaz y de intenso uso, tanto en las comunicaciones militares como particulares. b. Elaboración El fax debe realizarse en una sola hoja del formato diseñado en tamaño A-4, excepto en casos especiales, en donde se utilizará una hoja adicional del mismo tamaño. La oficina emisora del mensaje para fax, deberá llenarse en letras mayúsculas los casilleros con la información que permita al operador de comunicaciones, conocer el destinatario, lugar, número, etc. Ejemplo: Fecha 07-FEB-05 De Director de Materiales FAE Para Jefe OLFAMIA País EE.UU. N.A No. Págs. A transmitir (1)

Mensaje No. Fax No. Fax No. Ciudad Oficina

001-AI-O-05 2765-901 05-10-23456 Miami CETEL

Asunto: Comunícase recepción motor

El mensaje, deberá ser elaborado en términos concretos y concisos de tal manera que no se desperdicie los espacios del papel. El pide de firma, será como el de un oficio. 1) Encabezamiento Escudo Se utilizará el Escudo de la Fuerza Aérea

Centrado (blanco y negro) Dimensiones: 2,0 cm x 2,0 cm.

Nombre de la institución En el centro del documento.

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 16

En la siguiente línea irá la palabra “DIRECCIÓN DE TELECOMUNICACIÓN E INFORMATICA” y bajo ésta la palabra “FAX”

Fuente : Estilo de fuente : Tamaño :

Times New Roman Negrita 14

Casilleros de información Fecha: De: Para: País: Nº de pgs. a transmitir:

Mensaje: Fax No.: Fax No: Ciudad: Oficina:

Texto Su redacción se escribirá en letras mayúsculas, utilizando términos concretos y concisos, con un lenguaje claro, preciso. Cierre

Pie de firma de la autoridad. Firma y rúbrica. Iniciales identificadoras.

2) Formato Ver Anexo No. 16

21. ESQUELAS a. Definición Es una comunicación de carácter social que se emplea en asuntos protocolarios: para enviar mensajes, recomendaciones, felicitaciones, condolencias, presentación de personas, pedidos especiales o cualquier otra comunicación de similar importancia. b. Elaboración La esquela será elaborada en papel de hilo blanco, con una dimensión de 15 cm x 21 cm. a) Encabezamiento • • •

Escudo de la institución. Nombres y apellidos completos. Función de la autoridad.

b) Texto Se iniciará con la frase de cortesía en letras minúsculas con negrillas: “Saluda atentamente...” y a continuación el título profesional o grado, nombres y apellidos completos, la función o cargo del destinatario y la redacción del texto que corresponda de acuerdo a la ocasión, siempre en tercera persona del singular. c) Cierre Después de la última línea del texto, se dejará cuatro espacios en blanco, para la rúbrica. Se escribirá el nombre y apellidos, el cargo del remitente, seguido de la frase de cortesía “reitera al ...”. Se colocará el título profesional o grado, el nombre y apellido del destinatario en negrillas, seguido de la frase “el testimonio de su distinguida consideración”. Lugar y fecha de emisión. NOTA. Para expresar sentimientos de condolencia, en el bloque superior izquierdo de la esquela y el sobre, irá impresa una línea oblicua de 5 mm de color negro.

2) Formato Ver Anexo No. 17

22. TARJETAS a. Definición Comunicación de carácter social y de cortesía. Tiene una forma protocolaria y un breve mensaje para requerir su participación en eventos oficiales (invitación) o para envío de presentes por condolencia (Ofrendas florales).

b. Elaboración La tarjeta será elaborada en cartulina de hilo blanco, con una dimensión de 10,9 cm x 15,9 cm. 1) Encabezamiento • • •

Se utilizará el Escudo del Ecuador para el Ministerio de Defensa, y para las otras autoridades, el distintivo que le corresponda. Grado y nombre de la autoridad. Función.

a) Texto Se iniciará con la frase de cortesía en letras minúsculas con negrillas: “Tiene el honor de ...” y a continuación el título profesional o grado, nombres y apellidos completos del destinatario y la redacción del texto que corresponda, de acuerdo a la ocasión. b) Cierre Después de la última línea de texto, a continuación irá lo siguiente: • • • • •

Lugar Fecha Hora Traje En caso de invitación, en el bloque inferior derecho se colocará, la palabra “Excusas...” y el número telefónico del remitente.

2) Formato Ver Anexo No. 18

23. CONVOCATORIA a. Definición Documento mediante el cual se cita a los miembros de un organismo a fin de que asistan a un lugar o acto determinado para tratar asuntos de su competencia. Se hará constar la Orden del Día o puntos a tratarse en la mencionada reunión.

b. Elaboración 1) Encabezamiento Escudo y nombre del organismo. a) Texto • • •

Título del documento. Asunto de la convocatoria. Orden del Día

b) Cierre • •

Lugar y fecha. Pie de firma de la autoridad que convoca.

2) Formato Ver Anexo No. 19

24. SOLICITUD a. Definición Las solicitudes son documentos de tipo personal que un individuo sujetándose a las normas y procedimientos legales, pide el reconocimiento de un derecho, algún trámite administrativo o el reclamo de acciones que están fuera de la ley y le perjudican, etc., como ser subsidios, licencias, rectificación de nombres, condecoraciones, autorización para contraer matrimonio, listas de horas de vuelo, pases, etc. b. Elaboración 1) Encabezamiento • • • •

Grado, anteponiendo la palabra “Señor...”. Nombre y apellidos de la autoridad a quien se dirige. Función. Destino.

a) Texto Motivo por el cual se hace el requerimiento y su fundamentación. A dos espacios del encabezamiento, se deberá comenzar el primer párrafo con la palabra “YO” a continuación los nombres y apellidos completos del solicitante, grado, cefae, número de cédula de ciudadanía, el reparto al que pertenece, la dependencia de los Comandos Aéreos u otros organismos superiores, la frase “previo el Órgano Regular de mis inmediatos superiores”, a continuación el texto de la solicitud de acuerdo al tema que se refiera, quedando a criterio de las dependencias tramitadoras normalizar su escritura, sin embargo

es mandatorio utilizar la frase “ante usted mi General, muy respetuosamente expongo y;” la palabra solicito debe ir al centro y en letras mayúsculas. b) Cierre • • • • •

Frase de agradecimiento y despedida, Lugar y fecha en el bloque inferior derecho del texto. El solicitante (centrado) Pie de firma del solicitante. Firma y rúbrica.

c) Decretos de trámite Cada uno de los escalones superiores al que pertenece el solicitante y hasta llegar a la autoridad pertinente, deberán elaborar los decretos de trámite del Órgano Regular, en el que se hace conocer la dependencia, el lugar y fecha, se hace conocer al siguiente escalón la solicitud, se emite el criterio en caso de requerirse de acuerdo al tipo de la misma y se legaliza, de acuerdo al siguiente ejemplo: SECC. PERSONAL ALA Nº 11.- Quito, 07 de mayo del 2005.- Vista la solicitud que antecede, elévese a conocimiento del señor Comandante del Ala de Transportes No. 11, para su trámite respectivo.

Carlos Pazos R. Mayo. Téc. Avc. JEFE DE PERSONAL DEL ALA No. 11 Cuando la solicitud ya llegue a los escalones superiores de la Institución, deberá cambiarse el contenido de decreto de trámite del órgano regular, por el siguiente: COMANDO AÉREO DE TRANSPORTES.- Quito, 8 de mayo del 2005.- Vista la solicitud que antecede, elévese al despacho del señor Comandante General de la Fuerza Aérea, para su conocimiento y resolución.

(Espacio para el Nombre) Grado FUNCION Y CARGO

Cuando la solicitud requiera de la opinión de las autoridades del órgano regular, en cada uno de los decretos se escribirá al lado izquierdo y en letras mayúsculas la palabra “OPINIÓN” antes del pie de firma, que puede ser favorable o desfavorable con puño y letra de la autoridad respectiva. Ejemplo: OPINION: favorable Existirán tantos decretos de órgano regular en una solicitud, cuantos niveles orgánicos superiores existan hasta llegar a la autoridad a la que se dirige la

solicitud, observando el escalonamiento de la cadena de mando de la Fuerza Aérea. En caso de existir documentos sustentatorios de la petición, se los adjuntará a la misma solicitud. 2) Formato Ver Anexo No. 20

25. CERTIFICADO a. Definición Los certificados, son avalizaciones de la conducta, honorabilidad, trabajo, tiempo de servicio, etc., que una autoridad puede conceder para fines legales o reglamentarios, dentro o fuera de la Institución.

b. Elaboración 1) Los certificados se realizarán en hojas de papel bond formato A-4, debiendo certificar en tercera persona, iniciándose con el cargo, nombres completos y grado de la autoridad que otorga dicho documento, debiendo mantener este sentido en toda la certificación. 2) El certificado, se realizará de acuerdo al siguiente formato: “CERTIFICADO”, a doble espacio, el párrafo introductorio con el contenido del literal anterior, el párrafo de la certificación propiamente dicho, un párrafo de autorización para uso del certificado, la fecha y la legalización. 3) Cuando se otorga certificados a título personal, sin relación de la función, deberá hacerse en primera persona y el cargo irá bajo el nombre del certificante o simplemente los nombres completos y grado respectivo. c. Formato Ver Anexo No. 21

26. ELABORACIÓN DE SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO Todo sobre será cerrado y para mayor seguridad se colocará en los bordes cinta adhesiva y además se estampará el sello del reparto originador, para asegurar su inviolabilidad y detectar cualquier anomalía, debiendo doblar en tres partes la comunicación y sus anexos y colocarlo en posición frontal como para leerlo. Los documentos calificados deberán contener doble sobre, el interior sellado con su respectiva calificación en la parte media superior, y el exterior con el nombre y dirección del destinatario. Además en la parte superior derecha llevará el número del documento, comprendido por: El ordinal, la siglas de la dependencia y el año, sin hacer constar la calificación del documento

por razones de seguridad de conformidad a lo que establece el Reglamento para el manejo, custodia de la documentación calificada. Ejemplo: Oficio No. 431-AA-2005 Los sobres exteriores, deberán contener en la parte superior derecha la frase “El Ecuador ha sido, es y será País Amazónico”, y en la parte superior izquierda, el escudo del reparto, la frase “FUERZA AÉREA ECUATORIANA”, debajo la denominación del reparto y la dirección en la que se incluirá la casilla de correos, la ciudad y el país. En el caso de los repartos de la Comandancia General, se deberá utilizar un solo tipo de sobre de las mismas características del anterior, añadiendo la frase MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL” sobre el nombre de la Fuerza sin añadir otro nombre de reparto.

Ejemplo: Para los Repartos FAE

(Escudo del reparto) FUERZA AEREA ECUATORIANA ALA DE COMBATE No. 21 Vía Durán Tambo Km. 20 Taura - Ecuador

El Ecuador ha sido, es y será País Amazónico

Ejemplo: Para el Comando General FAE. (Escudo de la FAE) M INISTERIO DE DEFENSA NACIONAL FUERZA AEREA ECUATORIANA P.O. Box 3143 Quito - Ecuador

El Ecuador ha sido, es y será País Am azónico

Para remitir la documentación internamente en el reparto o dependencia y que no sea calificada, se deberá remitir sin sobre, y en caso de documentos voluminosos se deberá engrapar o utilizar una carpeta con bincha, debiendo doblar el documento y envolverlo en papel periódico, en que se escribirá con marcador el destinatario cuando se trate de documentos que no deben conocer sino los destinatarios. Se utilizarán fundas de manila color amarillo en tres tamaños: grande, mediana y pequeña, que servirán para remitir correspondencia de mayor volumen y peso, debiendo el oficio correspondiente pegarle en el centro del bulto con cinta adhesiva que constituya una sola unidad y se evite la pérdida de la comunicación.

Para insertar los documentos en las fundas, se lo har谩 en posici贸n frontal como para sacarlo y leerlo.

CAPÍTULO VI NORMAS PARA EL CONTROL, REGISTRO Y PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR 1. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL CUARTEL GENERAL FAE a. En la Comandancia General FAE. 1) La Recepción a) Toda la documentación que está dirigida a la Comandancia General de la Fuerza Aérea se deberá entregar directamente en la Secretaria General FAE. b) El aerotécnico encargado de la Sección Ingresos, realizará el ingreso y registro de la documentación, determinando previamente si tiene la característica de personal, oficial, calificado u ordinario, para proceder a su clasificación y apertura. c) Aquellas comunicaciones en cuyo sobre se especifique únicamente el grado y el nombre del destinatario o que tenga la leyenda de personal, serán clasificadas como personales y entregadas al destinatario, previo registro en la guía de despacho. d) En los documentos recibidos se colocará el sello de ingreso, la fecha y hora de la recepción; el Supervisor de la Secretaria realizará la distribución con los siguientes criterios: (1) Aquellos para conocimiento y acción del señor Comandante General. (2) Aquellos para conocimiento y acción del señor Secretario General FAE. (3) Aquellos que deben tramitar directamente a las dependencias del Comando

General. 2) Del Trámite de documentos para el Comandante General a) En los documentos que requieren acción por parte del señor Comandante General, se colocará la hoja de trámite, con el fin de que dicha autoridad disponga las acciones correspondientes y las mismas sean transferidas al formato de la Hoja de Control de Documentos de la Comandancia General, en una original y tres copias. (Original de color rosado, primera copia de color amarillo, segunda copia de color celeste y la tercera copia de color verde). b) El señor Secretario General FAE, por delegación, transcribirá textualmente la disposición del señor Comandante General, legalizando con su firma el cumplimiento de lo antes indicado. c) En los documentos que requieren acción por parte del Secretario General FAE, se colocará la hoja de trámite, con el fin de que dicha autoridad disponga las acciones correspondientes. d) Los documentos que se deben tramitar directamente a las dependencias del Comando General, deberán ser registradas y despachadas a cada dependencia, según corresponda.

3) despacho El encargado del despacho de la Secretaria General FAE., distribuirá los documentos de acuerdo al color de las hojas de control de documentos, como se indica: •

Color rosado, que se archivará cronológicamente en un tarjetero, clasificado por la dependencia que originó el documento en orden cronológico.

•

Color amarillo, en el cual firmará el recibido por parte de la dependencia destinataria.

•

Color celeste, que se adjuntará al documento que se remite a las Direcciones del Estado Mayor y a las dependencias de la FAE.

•

Color verde, será archivada en la carpeta correspondiente clasificada por asuntos y en orden cronológico, según la fecha de origen.

b. En los repartos, organismos y dependencias que no sean la Comandancia General FAE. 1) De la Recepción a) Toda documentación dirigida a un Reparto, Dirección o Unidad de la Fuerza Aérea, será recibida por la Secretaria del Comando del Reparto o Dirección, donde se procederá a registrar, clasificar y tramitar. b) La persona encargada de recibir las comunicaciones, abrirá los sobres con cuidado de no romper los documentos, los clasificará de acuerdo a su calificación: en ordinarios y calificados, los registrará en el formulario correspondiente (Hoja de control diario de documentos), sea ésta manualmente o mediante el uso de sistemas automatizados para el control de documentos; pondrá el sello u hoja de trámite, fecha y hora de recepción, asignará el número consecutivo de registro (ingreso) y pasará al señor Comandante, Jefe o Director, quien tomará conocimiento del asunto y dará el trámite correspondiente. 2) Del trámite a) La documentación calificada necesariamente deberá ser manejada con celo y reserva, para evitar la fuga de información, debiéndose colocar en carpetas especiales con la contratapa de acuerdo al Reglamento de elaboración, manejo y custodia de documentación calificada. b) Una vez que el Comandante, Jefe o Director ha tomado conocimiento de las comunicaciones recibidas, la persona encargada de la recepción y despacho procederá a registrar en el formulario correspondiente cuando sea de trámite interno y hoja de control o trámite, cuando la acción dispuesta sea para un reparto o dependencia diferente. c) Para el manejo de las comunicaciones calificadas se deberá cumplir las disposiciones del respectivo reglamento y las normas de seguridad consignadas en este manual. d) Todas las dependencias, una vez que reciban las comunicaciones, serán responsables de su acción y custodia; y en caso de que el documento deba pasar

a otra unidad administrativa para una nueva acción, será devuelta a la Secretaría de la dependencia que originó el trámite para que registre y controle el cambio. e) Cuando hayan anexos o valores adjuntos en las comunicaciones recibidas, se hará constar este particular en el control diario de documentos como a la persona a la que se entrega la comunicación, igual procedimiento se hará con la correspondencia que se remite fuera del reparto. f) Cualquier dependencia que prepare las comunicaciones solo lo hará con las copias necesarias para el archivo, pero siempre las identificará con las siglas del reparto y las de la unidad administrativa a la que corresponde. 3) Del despacho a) De acuerdo a la estructura administrativa de los repartos, direcciones, unidades, o dependencias, el despacho de la correspondencia puede ser centralizado en la Secretaría o a través del departamento encargado de contestar. b) Todo despacho de documentos deberá hacerse mediante el formulario correspondiente (Anexo Nº 27) cuando la entrega es dentro de la misma dependencia, y mediante guía de despacho cuando es a otra dependencia del mismo reparto, debiendo constar los datos respectivos y el grado, nombre y firma de quien recibe, incluyendo la hora de recepción. c) Todo despacho de documentos fuera de la jurisdicción del reparto, deberá hacerse mediante la guía de correo, de acuerdo al formulario respectivo y al formato que se establece en este manual, con el detalle y las firmas de quienes reciben las comunicaciones, sea en el correo militar o en la oficina de operaciones para los vuelos logísticos. d) Al finalizar el año calendario, en el mes de enero del siguiente año, toda la documentación archivada en las respectivas dependencias deberá ser separadas y clasificadas por oficios, radiogramas, memorandos, faxes, etc., y traspasadas al archivo inactivo, en donde permanecerá por el tiempo correspondiente para su descalificación y eliminación de conformidad a las normas existentes.

REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN a. El registro de la correspondencia ordinaria y calificada, se hará a través de los siguientes documentos: 1) Hoja de Control de Documentos, para la Comandancia General FAE, Estado Mayor General y Grandes Comandos. (Ver Anexo No. 25) 2) Sello u hoja de control de trámite, cuyo formato será de acuerdo a las dependencias internas del reparto y a las acciones típicas que se detallan, que deberá colocarse al reverso de las comunicaciones recibidas. (Ver Anexo No. 26) 3) Control diario de documentos, sirve para recibir los documentos originados fuera de la dependencia y para registrar los datos sobre el despacho y archivo. (Ver Anexo No. 27) 4) Guía de despacho, que sirve para entregar la documentación a organismos o dependencias fuera del lugar de la oficina principal. (Ver Anexo No. 28)

5) Formulario de control de préstamo de documentos, documento en el cual se identifica el documento prestado y la legalización de la persona que presta y que recibe. (Ver Anexo No. 29) 6) Guía de correo, este formulario se utiliza para remitir documentación a través del correo militar o vuelos logísticos a otros repartos fuera de la jurisdicción del reparto originario. 1) Hoja de referencia cruzada, este formulario se utiliza para mantener en el archivo activo de un asunto cuyos documentos originales se encuentran en otro archivo o registro de personal. 2) Todos los repartos, direcciones, unidades y dependencias, deberán abrir anualmente las carpetas de registro y control de documentos, para registrar por separado los oficios, memorandos, radiogramas, etc., calificados y ordinarios tanto recibidos como enviados. b. Sello y hoja de trámites para canalizar los asuntos Para canalizar y controlar el trámite, despacho y archivo de la correspondencia de todos los documentos oficiales que ingresen a una Dirección o dependencia del Comando General y Reparto o Unidad de la Fuerza Aérea, deberá estamparse un sello de caucho en el anverso o reverso de la comunicación, en un lugar visible que no interfiera para registrar la respectiva acción o a su vez se podrá poner la hoja de trámite correspondiente. La hoja de trámite o sello de caucho, contendrá preferentemente en el interior la siguiente información: 1) En la parte superior irá el nombre de la dependencia o reparto, más abajo la frase “HOJA DE TRAMITE”, seguidamente el lugar para la fecha y el número. 2) Una segunda sección en la que se detallará los distintos niveles subordinados o dependencias del reparto, hacia quienes van dirigidas las acciones para su cumplimiento. 3) Una tercera sección que comenzando con la palabra ACCIÓN en el centro, podrá detallarse cualquiera de las siguientes palabras o frases de acuerdo a las necesidades del trámite de la dependencia o reparto: • • • • • • • • • • • •

Acusar recibo Analizar Archivo Atender lo solicitado Autorizado Cancelar Comunicar Controlar Coordinar Convocar a sesión Cumplimiento Dar lectura

• • • • • • • • • •

Devolver el asunto Estudio Evaluar Informe escrito con criterio y recomendación Informe verbal Investigar Preparar respuesta Registrar Trámite reglamentario Verificar

4) En la última parte de la hoja o sello de trámite, se dejarán varias líneas en blanco luego de la palabra “NOTA” con el fin de que el Comandante, Director o Jefe, pueda incluir algún comentario u observación adicional y legalizar el trámite con su firma. 5) Todos los repartos, direcciones, jefaturas, dependencias y unidades de la Fuerza Aérea, deberán estandarizar el uso de este sello para tinta indeleble, con el fin de suprimir el uso de hojas de trámite en dependencias a este nivel, ya que este procedimiento queda establecido únicamente para la Comandancia General de la Fuerza, Jefatura de Estado Mayor, Grandes Comandos, Comandos de Reparto. 3.

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y ENTREGA DE INFORMACIÓN MILITAR a. En el mismo reparto La documentación requerida en calidad de préstamo, dentro de un mismo reparto o dependencia, deberán ser autorizadas por el oficial responsable de cada sección o departamento, debiendo registrarse en el formulario de control de préstamo de documentos, la misma que contendrá en el anverso los datos de identificación del documento prestado y en el reverso la constancia y legalización del préstamo y devolución respectiva. b. A otro reparto Para proporcionar documentos o textos en calidad de préstamo a otro reparto o dependencia de afuera, la persona que solicita deberá hacerlo en forma oficial al Comandante, Director o Jefe del Reparto en donde reposa el mismo. Se deberá además, realizar el recibo del préstamo y el registro en el formulario de control de préstamo de documentos. c. Militares en servicio activo Los militares en servicio activo podrán solicitar el préstamo de documentación ordinaria en el reparto al que pertenecen o a otro reparto, previo a realizar una solicitud oficial al Comandante o Director del reparto, con una explicación de las razones par tal solicitud. d. Militares en servicio pasivo 1) Los militares en servicio pasivo no podrán solicitar el préstamo de documentación ordinaria en ningún reparto de la Fuerza Aérea. 2) Podrán solicitar copias cerificadas de todo o parte de documentación ordinaria, previo a realizar una solicitud oficial al Comandante General de la Fuerza Aérea, con una explicación de las razones par tal solicitud.

e. Niveles de Comando que pueden autorizar el préstamo y entrega de documentación 1) El Ministro de Defensa podrá autorizar, cuando se trate de documentos calificados o que por su naturaleza no lo pueda hacer el Comandante General de la Fuerza Aérea. 2) El Comandan te General de la Fuerza Aérea o quien lo subrogue podrán autorizar la entrega de información a militares en servicio pasivo, personal civil o autoridades civiles, cuando se trata de documentos ordinarios. 3) Exclusivamente los Directores del Estado Mayor General y Comandantes de repartos tienen facultad y bajo su responsabilidad, para prestar documentos oficiales a militares en servicio activo. f.

Personal civil o autoridades civiles 1) El personal civil o las autoridades civiles que requieran información de documentación ordinaria de la Fuerza Aérea, deberán realizar solicitud al Comandante General de la Fuerza Aérea. 2) Cuando se trate de documentación calificada, deberán hacer la solicitud al Ministro de Defensa Nacional. 3) Los Comandantes y Directores de los repartos de la Fuerza Aérea, deberán orientar las solicitudes que realiza el personal civil o las autoridades civiles, bajo las consideraciones arriba enunciadas.

g. Control y seguimiento de la documentación prestada 1) El encargado del manejo y control de las comunicaciones prestadas, será el responsable de realizar el seguimiento y recuperación del documento prestado, así como constatar su integridad y sus anexos, ingresar nuevamente al archivo, registrando la novedad en el formulario de control para préstamo de documentos, de encontrar novedad, hará el parte correspondiente para las acciones del caso. 2) El oficial, aerotécnico o empleado civil encargado de los documentos o textos del archivo, deberá periódicamente verificar su existencia e informar las novedades al comando o jefatura respectiva, debiendo obligarse a la reposición correspondiente y en caso de pérdida, iniciar la acción disciplinaria, penal o civil respectiva. 3)

Los textos y documentos afines, deberán ser ordenados y arreglados por su naturaleza, como publicaciones militares, aéreas o comunes, siguiendo un orden numérico o alfabético y controlándose los mismos a través de un índice que sirve a la vez como inventario, el mismo que debe ser constantemente actualizado.

CAPÍTULO VII ARCHIVO DE DOCUMENTOS 1. NORMAS PARA EL ARCHIVO a. El archivo es un instrumento creado por la administración con el fin de recolectar, ordenar, clasificar y sistematizar la información para utilizarla en el momento requerido, el mismo que facilita el normal desenvolvimiento de cualquier empresa, entidad o institución. En la Fuerza Aérea el archivo desempeña un papel importante, porque es la fuente de consulta histórica de los datos y documentos que en él reposan. El archivo de documentos en la Fuerza Aérea, se base en tres principios básicos: 1) Orden La Forma como llegan y de que se tratan los papeles del archivo 2) Arreglo La forma de mantener ordenadamente los documentos dentro del archivo 3) Referencia Saber donde se encuentra la información requerida en un determinado momento, y sea encontrada en el menor tiempo y lugar preciso. b. El ordenamiento de los documentos en el archivo, se hará con la ayuda de índices y referencias, para “encontrar” y no para “buscar” los papeles archivados, a base de un sistema de archivo que garantice que los documentos siempre estén en orden para su localización oportuna. c. Las carpetas de los archivos, deberán agrupar a un número tal de comunicaciones, que no rebase o incomode su manejo, caso contrario se abrirá otra carpeta identificando su continuación. d. El archivo de documentos y referencias se abrirá el 01 de enero de cada año, conformando el índice o guía según el sistema de archivo que se adopte, cerrándose a fin de año y elaborando el inventario de los documentos calificados. e. Las comunicaciones ordinarias y calificadas serán archivadas por separado, según el sistema de archivo que se adopte, debiendo el material calificado ser archivado por regla general en caja fuerte, de acuerdo al reglamento para la seguridad de documentos. f.

Las órdenes, regulaciones, informativos de carácter circular de consulta o de cumplimiento permanente, serán archivadas indistintamente de la documentación administrativa.

g. Los repartos, direcciones o unidades que reciben grandes volúmenes de catálogos, revistas, folletos, informes, inventarios, actas, solicitudes, directivas, planes, etc., se archivarán debidamente clasificados indistintamente de la documentación administrativa. h. Los documentos de un mismo asunto como son: oficios, radiogramas u otros, recibidos y/o enviados se archivarán en forma cronológica, en un solo expediente, que no

dificulte encontrar los papeles de un archivo, debiendo abrirse una carpeta especial por asunto. 2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO a. Del personal responsable del manejo de archivo. 1) Toda dependencia del Comando General, repartos y organismos de la institución, deberá contar con un oficial, aerotécnico o empleado civil calificado, que se encargue permanentemente del manejo y custodia del archivo en la dependencia respectiva. 2) El Supervisor del área, será el encargado de revisar semestralmente, el correcto manejo, conservación y custodia de los archivos, conforme a las normas e instrucciones de seguridad vigente. 3) La documentación calificada será minuciosamente verificada trimestralmente, comparando con el registro de inventario, a fin de limitar su diseminación, prevenir su reproducción y velar por su integridad, debiendo existir las actas de novedades respectivas. 4) Los encargados del manejo de la documentación calificada, antes de ser relevados del cargo, entregarán mediante acta y previo inventario, los documentos que están bajo su responsabilidad, en especial las comunicaciones secretas y secretísimas. 5) Ningún oficial, aerotécnico o empleado civil, designado o no para el manejo y archivo de correspondencia, puede suministrar información, prestar, sacar copias, exhibir o disponer de documentos sin estar expresamente autorizados. 6) El personal recién graduado y/o nombrado, previo al manejo de un archivo de documentos, debe recibir la instrucción del personal más antiguo de la especialidad de administración y cumplir los requisitos para encargarse del manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada de acuerdo al reglamento respectivo. 7) Los Comandantes, Directores o Jefes, deben hacer conocer a la Secretaría del Comando General de la Fuerza Aérea, sobre instrucciones de archivo no contemplados en este manual o que en la práctica resulten inadecuados, con el fin de evaluar y establecer la norma respectiva. 3. DE LA CLASIFICACIÓN INTERNA DEL ARCHIVO a. Normas internas de archivos: activo y pasivo. Existen dos clases de archivos internos: 1) ARCHIVO ACTIVO, que está compuesto por la correspondencia y más documentos afines, que debe permanecer en la dependencia de uno a tres años. 2) ARCHIVO PASIVO, que agrupa los documentos que en un tiempo fueron activos y que luego deberán permanecer en condición de pasivos de cuatro a quince años, conforme lo determinan varias leyes de carácter administrativo-financiero, como es el caso de la documentación contable y cuya conservación o eliminación, será de conformidad a sus propias reglamentaciones.

3) Los repartos, direcciones, unidades y organismos de la Fuerza Aérea, establecerán sus archivos activos y pasivos, de acuerdo a esta norma y conforme vayan cumpliendo los requisitos de permanencia o conservación; y se eliminará o se remitirá al archivo pasivo de la Comandancia General, para su captación de imagen. 4) Los sistemas de archivo de cada dependencia de los repartos u organismos deberán funcionar bajo un esquema descentralizado, manteniendo su independencia de acuerdo a las funciones institucionales, mantendrán sus propios archivos. 4. DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO La Fuerza Aérea usa diferentes sistemas de archivo y su utilidad depende del tipo de material, de la finalidad que se persigue y de las necesidades de la organización que los utiliza. Los Comandos Aéreos, direcciones, repartos y unidades de la Institución, adoptarán uno o cualquiera de los siguientes sistemas de archivo, de acuerdo a las necesidades y circunstancias, sin que pueda variarse o implantarse otros métodos no contemplados en este manual, con el fin de evitar la diversificación y complejidad en el manejo de los documentos de archivo. En los sistemas de archivo que se establecen en las normas siguientes, podrán utilizarse las siglas de los repartos de la Fuerza Aérea, de acuerdo a las vigentes en el Manual de Organización de la Institución. a. Sistema de archivo orgánico por repartos Corresponde a la modalidad que desde tiempo atrás viene utilizando la Fuerza Aérea, debiendo para su aplicación mantener a los comandos aéreos, direcciones y repartos, en el orden establecido en el Manual de Organización y dentro de cada uno de éstos a los repartos y unidades subordinadas. 1) El archivo por reparto se iniciará, preferentemente con la correspondencia perteneciente al reparto que archiva la misma, luego según el orden indicado en el literal anterior. 2) La correspondencia bajo este sistema, será archivada cronológicamente, cuidando de no abrir carpetas para los repartos que no tengan documentación y formando expedientes para aquellos documentos relacionados a un mismo caso que serán archivados en un mismo caso. Ejemplo:

b. Sistema de archivo alfabético por asuntos 1) Este sistema de archivo, almacena los documentos de acuerdo al área, función, campo o contenido de la comunicación y no de acuerdo a la frase que se coloca al frente de la palabra “Asunto”, del oficio o memorándum, que sirve simplemente para que el destinatario se entere en resumen de lo que trata el mismo. 2) En este tipo de archivo se debe establecer los campos genéricos, (sección mayor) de los documentos a archivarse, luego establecer las divisiones y subdivisiones que se derivan de la sección mayor y que abarcan aspectos relativos a un mismo asunto. 3) La documentación, por este sistema irá ubicando tanto las secciones mayores como las divisiones y subdivisiones en orden alfabético, y dentro de cada carpeta cronológicamente, formando expedientes para casos particulares con los documentos de un mismo asunto, debiendo archivarse en el orden de recibo o despacho. Ejemplo:

c. Archivo numérico - cronológico 1) Este sistema, es un auxiliar de los dos sistemas de archivo indicados anteriormente y sirve fundamentalmente para archivar las copias enviadas o para documentos que contienen numeración secuencial periódica. 2) Los documentos con este sistema de archivo, se agruparán en secuencia numérica, orden cronológico, cédula de identidad, etc. Ejemplo: a) Secuencia numérica: 001-AA-0-04 002-AA-0-04, etc.

b) Secuencia cronológica: 01-ENE-04 20-ENE-04 15-FEB-04, etc. c) Secuencia cédula de identidad: 061840364-2 090487385-4 180125996-9, etc. d. Archivo de documentos pendientes o temporales Su finalidad es recordar algún trabajo que se deba ejecutar en una fecha determinada. Para arreglar un archivo de este tipo utilice carpetas que llevan anotado el número y día de cada mes, entonces cada día al llegar al trabajo en esa fecha, unifica los trabajos pendientes. Contiene material que debe ser guardado por corto tiempo. 5. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA. a. Este formulario será utilizado para facilitar la localización rápida y oportuna que por referirse a varios aspectos, pueden ser guardados en diferentes asuntos del archivo. b. El formulario contendrá información sobre identificación del documento, asunto del que trata, referencia del archivo en que se encuentra los documentos originales y las observaciones. c. En caso de registros personales o individuales que incluya a varias personas, con importancia para el personal militar o civil, es mandatoria la elaboración de la hoja de referencia cruzada. (Ver Anexo No. 22) 6. NORMAS PARA LA CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DEL ARCHIVO a. De la conservación del archivo Para efectos de conservación de los documentos ordinarios y calificados, se clasifican en: 1) Documentos temporales o transitorios Son aquellos que durante su permanencia en el archivo activo, pierden su valor documentativo y por tanto pueden ser destruidos al finalizar su período de permanencia luego de un año completo. 2) Documentos referenciales Son los que contienen la información administrativa y operativa de los repartos, cuyo valor documentativo va perdiéndose paulatinamente según la ley, permanecen en el archivo activo hasta por tres años, incluyendo el año en que fueron ingresados y/o contestados, luego de lo cual pasan al archivo pasivo en donde deberán conservarse entre 8 y 15 años y aquellos de importancia institucional en el archivo

general del Comando General, o a su vez, ser eliminados por no tener valor alguno luego de este período. 3) Documentos históricos Son aquellos que por su importancia y trascendencia, deben ser conservados indefinidamente, por cuanto contienen información de carácter permanente e histórico para la Fuerza Aérea y sirven para elaborar la biografía aérea militar de sus miembros, leyes, reglamentos, normas, sistemas, estadísticas, etc. La documentación histórica por su naturaleza, debe mantenerse el archivo activo por 3 años y pasar al archivo pasivo hasta que se califique su importancia institucional histórica y se traspase al archivo general del Comando General. Los documentos que tienen este carácter son: partes de campaña militar, inventarios de bienes patrimoniales, ordenes generales, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos ministeriales, registros oficiales, libros de vida militar, carpetas de documentos personales, tarjetas AP-7, escrituras, informaciones sumarias y judiciales, etc. Los documentos ordinarios y calificados, de las dos últimas clasificaciones anteriores, podrán ser escaneados antes de ser eliminados, siempre y cuando no afecten a la integridad de la información, contradigan las disposiciones legales que exigen su permanencia en archivo y que por su importancia y características especiales, puedan ser objeto de investigación histórica o para el museo aeronáutico. Los encargados del archivo de cada dirección, reparto o unidad bajo la supervisión de un oficial, en el mes de enero de cada año, efectuará una evaluación de los documentos para calificar su contenido y clasificar de acuerdo a esta norma, previo a su custodia o remisión al archivo para su captación de imagen (escaneado), según cada caso, utilizando el formulario de evaluación de documentos de archivo.(Ver Anexo No. 23) La documentación calificada que permanece en el archivo, se irá calificando al término de los plazos que se detallan a continuación y se descalificará automáticamente a los 8 años de su creación. RECALIFICACIÓN

Los documentos que se tramitan en los juzgados penales y asesorías jurídicas, que se agreguen a juicios, informaciones sumarias, se conservarán dentro de los expedientes de cada proceso y los referenciales o históricos en el mismo caso, se conservarán durante el tiempo que sean requeridos de acuerdo con la ley. b. De la eliminación del archivo La eliminación de la documentación de archivo, se realizará cumpliendo primeramente con las normas establecidas en la “Clasificación de los documentos para la conservación”, para los distintos tipos de documentos y previo el visto bueno del Director, Jefe o Comandante del Reparto, con la participación de la comisión de eliminación de documentos, de acuerdo a la regulación de inteligencia respectiva. La eliminación de correspondencia y más documentos afines, se hará únicamente mediante la incineración para documentación calificada y mediante trituradora para documentación ordinaria, de manera que el proceso se realice adecuadamente y con seguridad. Se dejará constancia de la eliminación de documentos en una acta de acuerdo a la regulación de inteligencia respectiva. Los documentos históricos sólo podrán ser incinerados cuando hayan sido grabados en el sistema de captación de imágenes (SISTEMA DE ESCÁNER DE ALTA VELOCIDAD DE DOCUMENTOS) y no constituyan reliquias históricas ni merezcan mantenerse en el museo aeronáutico.

ANEXOS ANEXO Nº 1

DECRETO Asunto: Comisión exterior

Procedencia:

MS-1-4

AUTOGRAFO Hoy se expidió el siguiente DECRETO No. 15 DR. ALFREDO PALACIO PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA CONSIDERANDO: Que

el Art. 15 de la Ley de la Comisión Ecuatoriana de Energía Atómica, publicada en el Registro Oficial No. 798, del 23 de marzo de 1979, establece que el Secretario General del Consejo de Seguridad Nacional, presida la CEEA,

Que

el señor General de Brigada VELASTEGUI ROMERO LUIS HUMBERTO ha sido nombrado Secretario General del Consejo de Seguridad Nacional,

En ejercicio de las atribuciones que le conceden los artículos 171, numeral 14 concordante con el 179, numeral 2 de la Constitución Política de la República del Ecuador y el Art. 9 de la Ley de Régimen Administrativo, a solicitud del señor Ministro de Defensa Nacional. D E C R E T A: Art. 1º.-

Con fecha 20 de enero de 2003, nombrar al señor General de Brigada VELASTEGUI ROMERO LUIS HUMBERTO, Presidente de la Comisión Ecuatoriana de Energía Atómica, en reemplazo del señor General de Brigada MERINO ARELLANO FERNANDO OSWALDO, quien fue nombrado para desempeñar estas funciones, mediante Decreto Ejecutivo Nº 3070, expedido el 10 de septiembre de 2002.

Art. 2º.-

El señor Ministro de Defensa Nacional queda encargado de la ejecución del presente Decreto.

Dado, en el Palacio Nacional en Quito D.M., 25 de mayo del 2005. (Grado y Nombre de la Autoridad) MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL NNNNNNNNNNNNNNNNNN PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA JMG/15 J. Almeida

ANEXO No. 2

Asunto: Comisión exterior

Procedencia: MS-1-4

AUTOGRAFO Hoy se expidió el siguiente ACUERDO No. 833 (Nombre de la Autoridad) (Grado) SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 410 del 18 de mayo de 1993, publicado en la Orden General Nº 094 de la misma fecha y a solicitud de la Comandancia General de la Fuerza Aérea, ACUERDA: Art. Único.-

CLASE LUGAR DURACIÓN NOMINA

Autorizar a los siguientes miembros para que cumplan comisión de entrenamiento en le exterior, de acuerdo al detalle que se indica: : : : :

JUSTIFICACIÓN : ASIGNACIÓN :

Entrenamiento – Exterior Texas – EE.UU. NA. Del 04 de junio al 12 de julio de 2005 SGOS. TÉC. AVC. GALLEGOS ALMEIDA EDISON JAVIER SGOS. TÉC. AVC. MEJÍA LLOACANA NELSON PATRICIO Asistir al Curso “Generador Diesel (HORBART)”. Los pasajes aéreos de ida – retorno, costo del curso y una asignación de vivienda, cancelará el Grupo Militar de los EE.UU. Los gastos de compensación como alumnos con beca (tabla 3), según el Reglamento en vigencia, serán aplicados al presupuesto de la Dirección de Educación FAE.

PUBLÍQUESE Y COMUNÍQUESE Dado, en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., 25 de mayo del 2005.

(Nombre de la Autoridad) (Grado) (CARGADO Y FUNCIÓN) JMG/15 A. Valladares

ANEXO No. 3

DESPACHO

Dr. Alfredo Palacio G. Presidente Constitucional de la República del Ecuador Atendiendo al mérito y servicio del señor: CPTN. PLTO. AVC. VELARDE ARMAS OSCAR FABIAN Tiene a bien ascenderle a su inmediato grado superior, con fecha 27 de octubre del 2004, según Decreto Ejecutivo No. 50. Por lo tanto, el Jefe a quien corresponda le pondrá en posesión del referido Grado de: MAYOR PILOTO DE AVIACIÓN Guardándole y haciéndole guardar los fueros, honores y privilegios que le competen. Tómese razón de este DESPACHO en las oficinas respectivas para los fines legales. Dado en el Palacio Nacional y refrendado por el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito, D.M., el veintisiete de octubre del dos mil cuatro.

(GRADO Y NOMBRE DE LA AUTORIDAD) MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Dr. Alfredo Palacio G. PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA JMG/15 I. Nieto

ANEXO No. 4

RESOLUCIÓN “El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Señor Coronel EMC. Carlos Bonilla Silva SECRETARIO GENERAL DEL M.D.N. Presente. Agradeceré a usted señor Coronel, se sirva disponer el trámite y publicación en la Orden Ministerial que emite esta Cartera de Estado, la siguiente:

RESOLUCIÓN MINISTERIAL AUTORIZACIÓN: En uso de las atribuciones que se halla investido y de conformidad con lo que establece el Artículo 175 de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, autorizase al señor GRAB. CARLOS ALBERTO SANDOVAL MARIN, actualmente en disponibilidad, para que por sus propios medios pueda ausentarse a la ciudad de MIAMI, Estados Unidos de Norteamérica, por el lapso de 30 días a partir del 1 de febrero de 2003.

Quito, D.M., 14 de enero de 2005

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

(Nombre de la Autoridad) (Grado) MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL TZS/15 I. Nieto

ANEXO No. 5

DIPLOMA

ANEXO No. 6

ORDEN MINISTERIAL DOCUMENTO RESERVADO PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL

ORDEN GENERAL Nº 099

MIÉRCOLES 25-MAY-2005

ACUERDOS MINISTERIALES ARTÍCULO 1º Acdo. Nº 42.- JAIME ALFONSO ANDRADE.- General Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL.

Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 410 del 18 de mayo de 1993, publicado en la Orden General Nº 094 de la misma fecha y a solicitud de la Comandancia General de la Fuerza Terrestre, ACUERDA: Art. ÚNICO.- Autorizar a los siguientes miembros, para que cumplan Comisión de Servicios en el exterior de acuerdo al detalle que se indica:

CLASE LUGAR DURACIÓN NOMINA

: : : :

JUSTIFICACIÓN : ASIGNACIÓN :

Comisión de Servicios Tampa-Florida Del 05 al 10 de junio de 2005 TCRN. NARVÁEZ GOMEZ FREDDY OSWALDO TCRN. AGUAS NARVÁEZ CAMPIO ENRIQUE Asistir a la Conferencia Internacional de Fuerzas Especiales. Los pasajes aéreos de ida – retorno, alojamiento y alimentación, correrán a cargo del Gobierno de los EE.UU. El 40% de cinco (5) días de viáticos se aplicarán al Plan Básico de la Dirección de Operaciones de la Fuerza Terrestre.

Publíquese y comuníquese.DADO, en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., 30 de mayo de 2005.- f) JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL

ARTÍCULO 2º Acdo. Nº 42.- JAIME ALFONSO ANDRADE.- General Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL.

Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 410 del 18 de mayo de 1993, publicado en la Orden General Nº 094 de la misma fecha y a solicitud de la Comandancia General de Marina, ACUERDA: Art. ÚNICO.- Autorizar al siguiente miembro, para que cumplan Comisión de Servicios en el exterior de acuerdo al detalle que se indica:

CLASE : LUGAR : DURACIÓN : NOMINA : JUSTIFICACIÓN : ASIGNACIÓN :

Comisión de Servicios Estocolmo-Suecia Del 04 al 18 de junio de 2005 CPNV. EMC. ROMERO VELÁSQUEZ ARTURO Asistir a la XXVII Reunión Consultiva del Tratado Antártico Pasajes y catorce (14) días de viáticos en el exterior, de acuerdo al Reglamento vigente, con cargo al Proyecto “Administración de la Dirección General de Intereses Marítimos”. Publíquese y comuníquese.DADO, en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., 30 de mayo de 2005.- f) JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL ARTÍCULO 3º Acdo. Nº 427.- JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL. Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 410 del 18 de mayo de 1993, publicado en la Orden General Nº 094 de la misma fecha y a solicitud de la Comandancia General de la Fuerza Aérea, ACUERDA: Art. ÚNICO.- Autorizar al siguiente miembro, para que cumpla Comisión de Servicios en el exterior de acuerdo al detalle que se indica:

CLASE LUGAR

: :

DURACIÓN NOMINA

: :

JUSTIFICACIÓN : ASIGNACIÓN :

Comisión de Servicios Londres, Paris, Zurich, Venecia, Roma, Niza, Madrid y New Cork. Del 05 al 27 de junio de 2005 TCRN. EM. AVC. VASCONEZ VILLALBA DANNY SAMUEL Realizar la Gira Académica Internacional a Europa. Los gastos de pasajes aéreos y el pago del 100% de quinjce (15) días y el 50% de seis (06) días de viáticos, según el Reglamento en vigencia, serán aplicados al presupuesto de la Dirección de Educación FAE.

100

Publíquese y comuníquese.DADO, en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., 30 de mayo de 2005.- f) JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL

ARTÍCULO 4º Acdo. Nº 428.- JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL. Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial Nº 410 del 18 de mayo de 1993, publicado en la Orden General Nº 094 de la misma fecha y a solicitud de la Comandancia General de la Fuerza Aérea. ACUERDA: Art. ÚNICO.- Rectificar el Acuerdo Ministerial No. 367 publicado en la Orden General Ministerial No. 091 de fecha 13-MAY-05, referente a la comisión de servicios en Bogotá – Colombia, para la cual fueron designados los señores: TCRN. EMT. AVC. CASTILLO CAMACHO EDUARDO RENE Y SUBS. TÉC. AVC. VEGA NATO DIEGO ANTONIO, en el sentido que cumplieron del 16 al 20 de mayo del 2005 y no como se halla publicado. Publíquese y comuníquese.DADO, en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., 30 de mayo de 2005.- f) JAIME ALFONSO ANDRADE.- General de Brigada.- SUBSECRETARIO DE DEFENSA NACIONAL MENSAJE DEL DIA SOLAMENTE AQUEL QUE CONSTRUYE EL FUTURO TIENE DERECHO A JUZGAR EL PASADO. Friedrich Wilhem Nietzsche FIRMA LA ORDEN.- A. SOLÓN ESPINOSA AYALA.- GENERAL.- MNIISTRO DE DEFENSA NACIONAL.

AUTENTICADO

L. PATRICIO BONILLA ROMERO CRNL. DE EMC. SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CREC/18 P. Braganza

101

ANEXO No. 7

ORDEN GENERAL DOCUMENTO RESERVADO PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDANCIA GENERAL DE LA FUERZA AÉREA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS ORDEN GENERAL FAE NO. 014

Quito a, 20 de mayo del 2005

DISPOSICIONES DEL COMANDO GENERAL DE LA FUERZA AÉREA Art. 1º.- ASCENSOS: Resolución No. 018: Edmundo Baquero Madera.COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA;

Brigadier

General.-

En uso de las atribuciones conferidas en el artículo 102 literal b), de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas; y, a solicitud del señor Director General de Recursos Humanos FAE., previa resolución del Consejo de Personal de Aerotécnicos de la Fuerza Aérea, constante en Oficios Nrs. 0176, 183, 196, 199 y 204-AE-A-C-05 del 11, 12 y 18 de Mayo del 2005. R E S U E L V E: ART. ÚNICO.- Por haber cumplido con todos los requisitos determinados en la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, SELECCIONASE DEFINITIVAMENTE Y ASCIENDESE AL INMEDIATO GRADO SUPERIOR, al siguiente personal de señores aerotécnicos con la fecha que a continuación se indica: PROMOCIÓN DEL 24 DE MAYO DE 1999 Con fecha 24 de Mayo del 2004 A-1703906261

13-43129

NOTA FINAL CHIRIBOGA MALDONADO ANGEL TRAJANO

19.541

Art. 2º.- PASE: De conformidad al Art. No. 165 Lit. b) de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, asignase orgánicamente a los siguientes aerotécnicos, con las fechas y a los repartos que a continuación se detallan:

102

Con fecha 11 de Abril de 2005 A-0913452421

15-6811

ARAGUNDI SALDANA OSWALDO ANTONIO, del Ala No. 21 (8311034) al ISSFA (Guayaquil) (80011641) sin vacante.

Art. 3º.- REASIGNACIÓN ORGÁNICA De conformidad al Art. 165 Lit. b) de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, asignase orgánicamente a los siguientes señores aerotécnicos, con fecha y al Reparto que a continuación se detallan: Con fecha 27 de Abril del 2005 CBOS. 77313

ORTEGA SALINAS GABRIEL a la Batería OSA – AKM Código Funcional ( 8311511) del Ala No. 21

CBOS. 77313

IZQUIERDO LEMOS HÉCTOR a la Batería OSA – AKM Código Funcional ( 8311511) del Ala No. 21

Art. 4º.- INSUBSISTENCIA Del pase publicado en la Orden General FAE No. 004 del 2002, a favor del siguiente señor aerotécnico, el mismo que continuará laborando normalmente en el reparto orgánico. SUBP. 20317

JIMÉNEZ RIVADENEIRA EDISON CESAR, en la Dirección de Inteligencia FAE Código Funcional (81211).

Fernando Maldonado Martínez Crnl. EM. Avc. DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS DE LA FUERZA AÉREA

LMC/VWR/16 J. Yépez

103

ANEXO No. 8

ACTA

FUERZA AÉREA ECUATORIANA COMITÉ ASESOR MÉDICO ACTA No. 005-CAM-O-2004 ACTA DE LA SESIÓN DEL COMITÉ ASESOR MÉDICO FAE EFECTUADA EL DÍA MIÉRCOLES 06 DE MARZO DEL 2004. En la sala de sesiones del Estado Mayor General de la Fuerza Aérea, el día miércoles seis de marzo del año dos mi cuatro a las catorce horas, bajo la Presidencia del señor Brigadier General Edmundo Baquero Madera, Inspector General de la Fuerza Aérea, se instala el Comité Asesor Médico en sesión ordinaria, con la asistencia de los siguientes señores miembros del Comité: -

SR. BRIG. EDMUNDO BAQUERO, Presidente SR. BRIG. HUMBERTO ANDRADE, Director de Personal FAE SR. BRIG. HECTOR CAMACHO, Director de Finanzas FAE SR. CRNL. CSM. AVC. ARTURO ÁLVAREZ, Director de Sanidad FAE SR. CRNL. EMT. AVC. GUSTAVO BONILLA, Secretario del Comité

Una vez constatado el quórum reglamentario, se da inicio a la sesión del Comité Asesor Médico FAE, para tratar el siguiente Orden del Día: 1. Lectura y aprobación de la Acta No. 004-CAM-O-2004, correspondiente a la sesión del día jueves 22 de febrero del 2004. 2. Verificación de las resoluciones y acciones tomadas en la sesión del 22 de febrero del 2004, o que se encuentren pendientes. 3. Conocimiento y resolución sobre el caso del señor Tcrn. CSM. Avc. Juan Díaz Piedra. 4. Asuntos Varios. DESARROLLO 1. LECTURA Y APROBACIÓN DE LA ACTA No. 004-CAM-O-2004, CORRESPONDIENTE A LA SESIÓN DEL DÍA JUEVES 22 DE FEBRERO DEL 2004. Se da lectura a la Acta No. 004-CAM-O-2004 de la sesión ordinaria del Comité Asesor Médico FAE., efectuada el día jueves 22 de febrero del 2004, la misma que es aprobada. 2. VERIFICACIÓN DE LAS RESOLUCIONES Y ACCIONES TOMADAS EN LA SESIÓN DEL 22 DE FEBRERO DEL 2004, O QUE SE ENCUENTREN PENDIENTES. Se da lectura de las acciones tomadas a las resoluciones del Comité Asesor Médico, en la sesión efectuada el 22 de febrero del 2004.

104

3. CONOCIMIENTO Y RESOLUCIÓN SOBRE EL CASO DEL SEÑOR TCRN. CSM. AVC. JUAN DIAZ PIEDRA. El señor Tcrn. CSM. Avc. Juan Díaz Piedra, mediante Órgano Regular del 26 de octubre del 2004, solicita al señor Comandante General FAE, se considere la posibilidad de recibir tratamiento Quirúrgico para su patología Otológica en un Centro de Especialidad del Extranjero, al amparo de lo estipulado en el Reglamento para tratamientos médicos en el exterior, actualmente en vigencia. Con fecha 17 de noviembre del 2004 mediante oficio No. 04-552-HG-1-1 del señor Director Médico del HG-1 remite el último Informe Médico emitido por el servicio de Otorrinolaringología de dicha Casa de Salud, en lo relacionado a la situación médica del señor Tcrn. CSM. Avc. Juan Díaz Piedra, quien padece de hipoacusia bilateral mayor del oído derecho de varios años de evolución que dificulta la comunicación personal y familiar, diagnosticándole Oto-esclerosis bilateral, cuyo tratamiento es quirúrgico de estapedectomía bilateral. Una vez conocido el informe Médico, luego del análisis y deliberaciones respectivas por los miembros del Comité Asesor Médico FAE, RESUELVEN, Acoger la recomendación emitida por la Junta de Médicos de Aviación, en el sentido de que la señor Tcrn. CSM. Avc. Juan Díaz Piedra, sea realizado una Valoración de Segunda Opinión en un Centro Médico Especializado en el extranjero, sugiriendo para el efecto la Cleveland Clinic Foundation, Institución con la cual la Fuerza Aérea Ecuatoriana mantiene un vigente convenio de asistencia médica; Observando estrictamente los parámetros legales establecidos para este fin, de acuerdo al Reglamento de Asignaciones Económicas para los Miembros de las Fuerzas Armadas en el exterior, resolución que deberá ser elevada a conocimiento y decisión del señor Comandante General FAE. 4. ASUNTOS VARIOS. - Ninguno Siendo las 15.00 horas y sin tener otro punto que tratar en la Orden del Día, el señor Presidente del Comité, agradece la presencia de los miembros y da por terminada la sesión. EL PRESIDENTE

EL SECRETARIO

(Nombre de la Autoridad) (Grado) CARGO Y FUNCIÓN

105

ANEXO No. 9

INFORME

“El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”.

FUERZA AÉREA ECUATORIANA INFORME Nº 001-RYAV-C-05 Quito DM, 13 de Junio de 2004 DE

COMISIÓN DE RECLAMOS Y ASUNTOS VARIOS CONSEJO DE PERSONAL DE AEROTÉCNICOS

PARA

PRESIDENTE CONSEJO DE PERSONAL DE AEROTÉCNICOS

ASUNTO :

Informe sobre la solicitud presentada por el señor SGOP. PÉREZ BEAN JUAN

En cumplimiento a lo resuelto por el Consejo de Personal de Aerotécnicos, en sesión ordinaria efectuada el 01 de Junio del año en curso y más documentos relacionados con la solicitud presentada por el Sgop. Pérez Juan, a fin que la Comisión de Reclamos y Asuntos Varios del Consejo de Personal de Aerotécnicos, emita el respectivo informe determinando las conclusiones y recomendaciones frente a este caso. 1.- PROBLEMA Resolver sobre la solicitud de reconsideración presentada por el señor Sgop. Juan Pérez Bean, tendiente a que se reconsidere la decisión tomada por el Consejo de Personal de Aerotécnicos en sesión del 17 de Mayo del 2004, esto es no ascenderle al inmediato grado superior en razón de no alcanzar el puntaje mínimo requerido para el ascenso (17/20) y colocarle en situación de disponibilidad con fecha 31MAY-04. 2.- ANTECEDENTES a) Oficio No. 0-012-AW-G, del 16-MAY-2004, suscrito por el señor Presidente de la Comisión de Ascensos y Antigüedades, mediante el cual remite el informe sobre la situación profesional del señor Sgop. Juan Pérez Bean. b) Oficio No. 05-0211-AE-A-C-2004 del 18-MAY-04, suscrito por el señor Secretario del Consejo de Personal de Aerotécnicos FAE, mediante el cual hace conocer a la Dirección de Recursos Humanos, la resolución de este Organismos, sobre la situación de ascenso y profesional dentro de la Institución del SGOP. 106

JUAN PEREZ BEAN, en el sentido de que ase le califica no idóneo para el ascenso al inmediato grado superior, considerando que no alcanzó el puntaje mínimo requerido para el ascenso (17/20). c) Solicitud de reconsideración presentada por el Sgop. Juan Pérez d) Informe Jurídico No. 0212-AA-E-O-04 del 10-JUN-04

3.- NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA CONSIDERADA Ley de Personal de las Fuerzas Armadas DE LA DISPONIBILIDAD Art. 76.- El militar será puesto en disponibilidad, por una de las siguientes causas: “g) Por haber sido calificado no idóneo para el ascenso a su grado inmediato superior, de acuerdo con la presente Ley”. Art. 98.- El puntaje mínimo requerido para el ascenso al grado inmediato superior será el siguiente: “i) Sargentos primeros 17,00) Art. 104.- Los militares integraran las listas de selección para ascenso, en la fecha en que hubieren cumplido con todos los requisitos señalados en la Ley y sus reglamentos.

4.- ANÁLISIS (CONSIDERACIONES) Revisada la documentación sobre este caso se desprende que el señor Pérez Juan, debió ascender al inmediato grado superior, en mayo del 2003, sin embargo por diferentes situaciones no cumplía con los requisitos establecidos para el efecto, por lo que en ese entonces el Consejo de Aerotécnicos en sesión del 10-DIC-03, resuelve concederle la oportunidad de cumplir los requisitos previo al ascenso, por las causas sufridas; esto es que ascenderá al inmediato grado superior una vez que cumpla con cada uno de los requisitos establecidos en el Art. 117 de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, en concordancia a los artículos 53 y 59 lit. f) del Reglamento Interno a la Ley de Personal para aplicación en la Fuerza Aérea. Con oficio 0058-AE-4C-C-2004 del 25 de abril del 2004, el señor Director de Recursos Humanos FAE, hace conocer al Consejo de Aerotécnicos, que el señor Sgop. 70117 Pérez Juan, según OGFAE No. 024 del 10 de septiembre del 2003 y OGFAE No. 006 del 01 de marzo del 2004, cumplió con el Curso de Gerencia Administrativa Militar (GAM) y el Adiestramiento en el Trabajo (AET), requisitos que le faltaban para ser promovido al inmediato grado superior y cumplir con lo que establece la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas, a fin que el Consejo resuelva la fecha de ascenso del mencionado Aerotécnico. Con fecha 16 de mayo del 2004, la Comisión de Ascensos y Antigüedades del Consejo de Personal de Aerotécnicos FAE, presenta el informa correspondiente en

107

el que concluye que no es procedente ascender al Sr. Sgop. Juan Pérez, a su inmediato grado superior por no cumplir con la nota mínima de 17,00 para el grado de Suboficial Segundo, alcanzando el puntaje de 16,063; recomendando sea colocado en disponibilidad de conformidad con lo dispuesto en el Art. 76 lit. g) de la Ley de Personal de las FF.AA, recomendación que es aceptada por el Consejo de Personal de Aerotécnicos FAE, en sesión del 17 de mayo del 2004. 5.- CONCLUSIONES Del asunto analizado se concluye que al realizarse un nuevo cómputo de la hoja de calificación para el ascenso del Sgop. Juan Pérez, considerando el pedido expreso de que se considere la bonificación por concepto de haber dictado el curso de armero, obtiene una nota final de 16, 105, no alcanzando la nota mínima (17/20) para el ascenso al inmediato grado superior, es decir su situación jurídica no ha variado en lo absoluto. 6.- RECOMENDACIONES Luego de las deliberaciones relacionadas con este caso, la Comisión de Reclamos y Asuntos Varios, con el asesoramiento legal respectivo y sobre la base de los documentos existentes, se permite recomendar al Consejo de Personal de Aerotécnicos, lo siguiente: Que se RATIFIQUE la resolución tomada por el Consejo de Personal de Aerotécnicos en sesión del 17 de Mayo del 2004, esto es colocarle al señor Sgop. Juan Pérez, en situación de Disponibilidad con fecha 31-MAY-04, de acuerdo a lo que establece el Art. 76 literal g) de la Ley de Personal de las Fuerzas Armadas. Quito, 13 de Junio del 2004

_____________________ Nombre Grado FUNCION

______________________ Nombre Grado FUNCIÓN

108

ANEXO No. 10

PARTE

FUERZA AÉREA ECUATORIANA PARTE DE NOVEDADES PARTE QUE ELEVA EL SUBS. JOSE ENRIQUE ENCALADA ALVAREZ, SUBALTERNO DE GUARDIA, SOBRE LA NOVEDAD OCURRIDA EL DÍA 31 DE DICIEMBRE DEL 2002, EN LAS INSTALACIONES DEL COMPLEJO MINISTERIAL. Por disposición verbal de mi TNTE. JUAN MORALES JIMÉNEZ, Oficial de Guardia del día martes 31 de diciembre del 2002, me permito dar parte que el señor CBOP. VICTOR DE LA FUENTE CONTRERAS, abandonó las instalaciones del Ministerio de Defensa Nacional, aproximadamente a las 22.30 horas, sin la respectiva autorización, pese a que durante el relevo de la guardia se les recomendó que no pueden abandonar el servicio. Es todo cuanto puedo informar en honor a la verdad, para los fines consiguientes.

Quito, D.M., 1 de enero del 2003.

JOSE E. ENCALADA A. SUBS. TÉC. AVC. SUBALTERNO DE GUARDIA

19 A. Muñoz

109

PARTE DIARIO DE PERSONAL

110

ANEXO No. 11

OFICIO “El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”.

FUERZA AÉREA ECUATORIANA Oficio No.

-AA-O-05

Quito, DM., Señor (Grado) (Nombre) (CARGO Y FUNCIÓN) (Ciudad) Asunto: Ref. Of. 077-CC-F-O-05 De mis consideraciones:

En referencia a su oficio No. 077-CC-F-O-05 del 24 de mayo del 2005, relacionado con la situación ocurrida con el avión C-130 FAE 892 en la ciudad de Miami, este Comando General autoriza la utilización de USD. 100,000.00 dólares de los fondos destinados para adquisición de material de aviación, a manera de depósito reembolsable, a fin de cubrir la fianza de aduanas (Customs Bonds) requerida, para que la mencionada aeronave pueda operar en el aeropuerto Internacional de Miami. Así mismo se autoriza a realizar los trámites respectivos, para obtener una “fianza normal”, para que aeronaves de la FAE, puedan operar en la plataforma del aeropuerto Internacional de Miami. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

(Nombre de la Autoridad) (Grado) CARGO Y FUNCIÓN RMP/Rzy/15. Nieto 111

ANEXO No. 12

OFICIO PARA LA FIRMA DEL SR. COMANDANTE GENERAL FAE “El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”.

FUERZA AÉREA ECUATORIANA Oficio No.

-AX-D-O-05

Quito, DM.,

Señor (Grado) (Nombre ) (CARGO Y FUNCIÓN) En su despacho.Asunto: Utilización terrenos FAE de San Antonio De mis consideraciones:

En referencia a su oficio No. 2005-046-EC del 21 de febrero del presente año, adjunto al presente me permito remitir a usted mi General, el informe de situación de los terrenos del polígono de San Antonio en Playas, realizado por una comisión integrada por las Direcciones de Operaciones, Materiales y la Asesoría Jurídica de la Fuerza Aérea, a fin de que se digne tomar conocimiento de su contenido. Hago propicia la ocasión, para reiterar a usted mi General, mis sentimientos de consideración y estima. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

(Nombre de la Autoridad) (Grado) COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA RMP/Rzy/15. Nieto DISTRIBUCION: Orig. : Dest. c.c. : Estado Mayor HCD No. 345-AA-O-05 Oficio No. 034-AX-O-05 13 de Marzo del 2005 Calle Exposición 208. La Recoleta. Teléfono 258-3042 – Quito – Ecuador / E-mail: faesegen@fae.ffaa.mil.ec

112

ANEXO No. 13 “El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”.

FUERZA AÉREA ECUATORIANA MEMORANDO

N°. 045-AA-O-2005 Quito, DM., 24-MAY-05 PARA :

(GRADO Y NOMBRE) (CARGO Y FUNCIÓN)

(GRADO Y NOMBRE) (CARGO Y FUNCIÓN DE LA AUTORIDAD)

En referencia a su oficio No. 031-AI-G2-D-1-O-2005, del 31-MAY-05, comunico a usted señor Brigadier General, que este Comando autoriza se realice el proceso respectivo para la elaboración del contrato a través de la Comisión Especial de la Dirección de Materiales FAE, con la Cía. Derco Repair Service, para el overhaul del material aplicable al avión A-37B, P/N. 5001T39G31 S/N. GAT51530, por un costo total de USD. 27.708,00 dólares correspondiente a los trabajos a ser realizados en las dos unidades, debiendo observar y cumplir con todos los procedimientos legales y reglamentarios de la Ley de Contratación Pública y disposiciones legales internas.

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

(Nombre de la Autoridad) (Grado) (CARGO Y FUNCIÓN) RMP/Rzy/15 I. Nieto

113

ANEXO No. 14

MEMORANDO PARA LA FIRMA DEL SR. CDMTE.GRAL.FAE

“El Ecuador ha sido es y será País Amazónico”.

FUERZA AÉREA ECUATORIANA MEMORANDO N°.

-AA-D-O-2005

Quito, DM., 24-MAY-05 PARA :

(GRADO Y NOMBRE) (CARGO Y FUNCIÓN)

(GRADO Y NOMBRE) (CARGO Y FUNCIÓN DE LA AUTORIDAD)

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

(Nombre de la Autoridad) (Grado) COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA RMP/Rzy/15 I. Nieto

114

ANEXO No. 15

TELEGRAMA

FUERZA AÉREA ECUATORIANA TELEGRAMA OFICIAL NUMERO : 131400- AA-A-2005 FECHA : Quito, DM., 31 de Enero de 2005 DESTINATARIO : SR. EQ. POR DISPOSICIÓN SR. COMANDANTE GENERAL FAE, AGRADECERÉ DISPONER A QUIEN CORRESPONDA, SE PRESTEN TODAS LAS FACILIDADES NECESARIAS DE ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN Y TRANSPORTE DEL 8 AL 11 DE FEBRERO DEL 2006, A FAVOR DEL SEÑOR SGOP. JOSÉ SUNTAXI, SU ESPOSA Y DOS HIJAS, QUIENES VIAJAN HACIA ISLAS GALAPAGOS PUNTO ATTO.

Ramiro Moreira P. Crnl. EMT. Avc. SECRETARIO GENERAL DE LA FUERZA AEREA RMP/Rzy/15.I.Nieto

115

ANEXO No. 16

FAX

FUERZA AÉREA ECUATORIANA DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES E INFORMÁTICA FAX

MENSAJE: AGRADECERÉ REALIZAR LOS TRAMITES DE COTIZACIONES DE UNIFORMES CAMOUFLAGE AMERICANOS, A SER ADQUIRIDOS PARA EL PERSONAL MILITAR DE LA FUERZA AÉREA, ACTIVIDAD ESTABLECIDA EN EL PLAN OPERATIVO AÑO 2005.

Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

(Nombre de la Autoridad) (Grado) CARGO Y FUNCIÓN DE LA AUTORIDAD GBS/16. Nieto

116

ANEXO No. 17

ESQUELA

XÄ fxvÜxàtÜ|É ZxÇxÜtÄ wx Ät YâxÜét T°Üxt Saluda atentamente al señor Brigadier General Jorge Andrade Lara, y le hace llegar la más efusiva felicitación por su merecido ascenso a la jerarquía de Brigadier General, lo que constituye la respuesta a una trayectoria profesional ejemplar y digna. Que su carrera militar continúe, como siempre lo ha hecho, por la ruta del éxito, la superación, en beneficio de nuestra noble Institución, honrando así a su digna familia, quienes, sin lugar a duda, estarán orgullosos de tan importante triunfo alcanzado, a la vez que me permito congratularme y compartir esta satisfacción tan íntima.

Hernán Carrera Arancibia Coronel E.M. Avc. Secretario General de la Fuerza Aérea, aprovecha la oportunidad para reiterar al señor Brigadier General Jorge Andrade Lara, los sentimientos de su consideración más distinguida. Quito D.M., 27 de octubre de 2002.

117

ANEXO No. 18

TARJETA

EL COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA Tiene el honor de invitar:

Al Sr. Grad. Oswaldo Jarrín R. A la Ceremonia de Clausura del Seminario – Taller “Proceso Gerencial” Lugar Fecha Hora Traje

: Hotel Marriot : Martes 25 de enero de 2003 : 16.00 horas : 4-A o equivalente Excusas solamente: Teléfono 2-955110

118

ANEXO No. 19

CONVOCATORIA

FUERZA AEREA ECUATORIANA CLUB DE OFICIALES

CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

De conformidad con el Art. 8 de los estatutos, el Directorio convoca a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA a los Socios Activos, del Club de Oficiales FAE., para el día sábado 31 de marzo del 2001 a las 09.00 horas en el salón auditórium de la Academia de Guerra Aérea, con el fin de tratar asuntos de vital importancia para la marcha de la Entidad e interés de los socios y que constan en la siguiente orden del día: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Lectura y aprobación de la Orden del Día Lectura y aprobación de la Acta de la sesión Anterior Informe del señor Presidente del Club Informe del señor Tesorero del Club Informe del señor Comisario del Club Asuntos Varios

En caso de no contar con el quórum reglamentario, al tenor del Art. 9 del estatuto, transcurrida una hora de la primera convocatoria, podrá instalarse la Asamblea con el número de socios activos presentes. Quito, 24 de marzo del 2001

EL PRESIDENTE

119

ANEXO No. 20

SOLICITUD Señor Brigadier General Jorge Gabela Bueno DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS FAE En su despacho

Yo, DARWIN FERNANDO NAVARRETE GUAYAQUIL, CBOP. TÉC. AVC. CEFAE 73115, portador de la Cédula de Ciudadanía Nº 170763254-1, perteneciente al Ala de Combate No. 21, dependiente del Comando Aéreo de Combate, previo el respectivo Órgano Regular de mis inmediatos superiores, ante usted mi General, muy respetuosamente expongo y;

SOLICITO: Que de conformidad con lo que establece el reglamento respectivo, se digne concederme el SUBSIDIO MATRIMONIAL, a que tengo derecho, por encontrarme casado con la señora MARÍA DE LOS ÁNGELES FEBRES CORDERO, para cuyo efecto adjunto los documentos pertinentes. Por la favorable atención que se digne dar a la presente, anticipo a usted mi General, mis debidos agradecimientos. Taura, 07 de Febrero del 2004

Atentamente,

Darwin Navarrete G. Cbop. Téc. Avc.

SECC. PERSONAL ALA Nº 21.- Taura, 07 de Febrero del 2004.- Vista la solicitud que antecede, elévese a conocimiento del señor Comandante del Ala de Combate Nº 21, para su trámite respectivo.

William Carrera L. Mayo. Téc. Avc. JEFE DE PESONAL ALA Nº 21 COMANDO AÉREO DE COMBATE.- Guayaquil, 08 de Febrero de 2004.- Vista la solicitud que antecede, elévese a conocimiento del señor Director General de Recursos Humanos, para su conocimiento y resolución.

Héctor Camacho P. Brigadier General COMANDANTE DEL COMANDO AÉREO DE COMBATE

120

ANEXO No. 21

CERTIFICADO FUERZA AÉREA ECUATORIANA COMANDANCIA GENERAL

CERTIFICADO A petición verbal de la interesada, quien suscribe, ASESOR LEGAL DEL COMANDO GENERAL FAE, tiene a bien extender la presente CERTIFICACION: Que, conoce desde hace varios años a la señora CARMEN AURORA MIRANDA MARIÑO, portador de la Cédula de Ciudadanía No. 170515784-8, como una persona honorable, honesta y de buena conducta, cumplidora de sus deberes y obligaciones, y más responsabilidades a ella encomendadas, cualidades que le hacen acreedora al aprecio, consideración y estima de todos quienes le conocemos. Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad, autorizándole hacer uso del presente, en lo que ha bien tuviere. Quito, 21 de diciembre del 2001

Dr. Rafael Carrasco C. Cornel (SP) ASESOR LEGAL DEL COMANDO GENERAL FAE

121

ANEXO No. 22

REFERENCIA CRUZADA

122

ANEXO No. 23

FORMULARIO DE EVALAUCIÓN DE DOCUMENTOS

123

ANEXO No. 24

GUÍA DE CORREO AÉREO

124

ANEXO No. 25

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

ADVERSO

FUERZA AEREA ECUATORIANA

INGRESO No.

IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO Anexos

Clase / Número

FECHAS DE ORIGEN

NUMERO HCD.

CONTROL DE DOCUMENTOS

SECRETARIA GENERAL

CALIFICACION

Total Hojas

PROCEDENCIA

ASUNTO:

INGRESO (HORA)

ENVIADO A

REF.

GRADO Y NOMBRE

RECIBIDO POR RUBRICA

HORA

POR ORDEN DE

PARA CUMPLIMIENTO DE LA SIGUIENTE ACCION

REF.

FECHA

CARGO

FIRM A

Elaborado por

REVERSO REF.

PARA CUMPLIMIENTO DE LA SIGUIENTE ACCION

POR ORDEN DE FIRMA CARGO

DATOS SOBRE DESPACHO Y ARCHIVO CONTESTANDO CON DOCUMENTOS CLASE

NUMERO

GUIA DE FECHA

DESTINATARIO

DESPACHO No

ARCHIVADO EN:

OBSERVACIONES OTROS DOCUMENTOS QUE SE ACOMPAÑAN:

125

ANEXO No. 26

HOJA DE TRÁMITE

126

ANEXO No. 27

HOJA DE CONTROL DIARIO

127

128

ANEXO No. 28

GUÍA DE DESPACHO DE DOCUMENTOS INTERNO, DEPENDENCIAS Y EXTERNO

129

ANEXO No. 29

FORMULARIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ANVERSO

130

REVERSO

131