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¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?
Pier Paolo Oviedo Dussán
RESUMEN Todo proyecto de inversión requiere de total atención en la utilización de sus recursos disponibles, toda vez que la buena gestión que se realice de ellos garantizará que se concluya con éxito el proyecto y se alcancen los objetivos y los resultados propuestos. En este artículo quiero hacer un análisis y plantear una metodología eficiente y eficaz para gestionar los recursos de un proyecto de tal manera que le facilite al director y a su equipo de trabajo la planeación, la dirección, la ejecución y el control de los recursos disponibles. Teniendo en cuenta lo anterior y además que un proyecto se desarrolla en un espacio de tiempo dado y en un lugar determinado, los recursos que se van a necesitar deben suministrarse de acuerdo con esa premisa y en las cantidades necesarias para el desarrollo de los procesos y procedimientos. Cabe resaltar que uno de los recursos más importantes es el Recurso Humano y este debe gestionarse con liderazgo y con enfoque motivacional para mantenerlos siempre dispuestos y que puedan desarrollar sus potencialidades. Palabras clave: Recursos, Gestión, Eficiente, Eficaz, Resultados.
_________________________ Pier Paolo Oviedo Dussán, Administrador de Empresas de la Universidad Surcolombiana, estudiante de la Especialización en Gestión de Proyectos en la UNAD. Instructor Sena en el área de Logística y Negocios Internacionales. Correo electrónico profepier@gmail.com.
ÂżCĂłmo gestionar los recursos para el ĂŠxito de un proyecto?
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How to manage resources for the success of a project?
Abstract Every investment project requires full attention in the use of its available resources, since the good management that is carried out of them will guarantee that the project is successfully concluded and the objectives and proposed results are achieved. In this article I want to make an analysis and propose an efficient and effective methodology to manage the resources of a project in such a way that it makes it easier for the director and his work team to plan, direct, execute and control the available resources. Taking into account the above and also that a project is developed in a given space of time and in a specific place, the resources that are going to be needed must be supplied in accordance with that premise and in the quantities necessary for the development of processes and procedures. It should be noted that one of the most important resources is the Human Resource and this must be managed with leadership and with a motivational approach to keep them always ready and able to develop their potential. Keywords: Resources, Management, Efficient, Effective, Results.
¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto? Introducción La Gestión de los Recursos del
eficientemente los recursos con los que cuenta el proyecto en todas sus fases, como
Proyecto incluye los procesos para
son los recursos humanos, financieros,
identificar, adquirir y gestionar los recursos
físicos, materiales, tecnológicos, entre otros
necesarios para la conclusión exitosa del
y desarrollar todas las actividades
proyecto. Estos procesos ayudan a
programadas dentro de los tiempos
garantizar que los recursos adecuados
establecidos.
estarán disponibles para el director del
El Director del proyecto tiene a
proyecto y el equipo del proyecto en el
disposición esta serie de recursos, pero
momento y lugar adecuados. (Guía PMBOK,
éstos por sí solos no garantizan el éxito del
sexta edición).
proyecto sin una adecuada gestión,
El problema radica en qué un
liderazgo y gerencia. Según Pablo Lledó
proyecto no debe desarrollarse a la ligera y
“Los proyectos no son sólo planillas de
se debe contingenciar tanto los factores
cálculos, diagramas de Gantt y planes. Las
internos como los externos, toda vez que
personas serán las que harán realidad un
éstos nos aportan visiones diferentes del
proyecto exitoso y de allí la importancia de
alcance, de los involucrados, de los costos,
saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de
de los riesgos, incluso de los recursos que
manera apropiada”.
podemos llegar a tener a disposición. La gestión de proyectos es una tarea
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Materiales y método La gestión de los recursos de un
que requiere de mucha disciplina y
proyecto requiere de una sincronización de
concentración para distribuir y ejecutar
los objetivos con las capacidades con las
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que se disponga. Todo inicia con una
rumbo del proyecto en todas sus fases.
correcta planificación de la gestión de los
Éstas deben ser claras y concretas para que
recursos. Este proceso implica planificar,
sean de fácil comprensión, ejecución y
programar y asignar previamente los
seguimiento.
recursos de forma eficiente para maximizar los resultados. Para poder gestionar adecuada y
Los proyectos no están exentos de correr riesgos, pero lo que debe hacer el director del proyecto junto con su equipo, es
óptimamente los recursos del proyecto es
preverlos y contingenciarlos para que en el
necesario que se defina con antelación su
momento en que ocurran se puedan
teleología, de tal manera que determinemos
resolver de manera eficaz y eficiente. Hay
la razón de llevarlo a cabo, así como
que tener presente que el proyecto también
también, qué queremos lograr con el
se debe adaptar a las diversas
proyecto. En segundo lugar debemos
circunstancias que se presenten durante su
establecer claramente los objetivos del
ejecución, esto garantiza su permanencia.
proyecto, estos deben ser específicos,
El seguimiento a la asignación de los
medibles, alcanzables, relevantes y estar en
recursos a cada una de las actividades del
función del tiempo, ya que éste es uno de
proyecto de acuerdo con las habilidades y la
los recursos más importantes en todo
capacidad del equipo contribuye a darle
proyecto.
mayor transparencia, control y
Alcanzar los objetivos propuestos requiere de un buen plan estratégico, es decir, definir las estrategias que marquen el
maniobrabilidad al proyecto. Los recursos humanos juegan un papel fundamental en todo proyecto, debido
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¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto? a que sus habilidades, destrezas y
Resultados
capacidades son el factor diferencial para la
Los resultados que se pueden
gestión, dirección, ejecución y control de los
obtener de una buena gestión de los
recursos del proyecto. Hacer que el RR.HH
recursos de un proyecto estarán sujetos al
se sienta a gusto de trabajar en el proyecto
desarrollo paso a paso de esta metodología
y que puedan potencializar su desempeño
y al seguimiento que se le realice a la
requiere de un concienzudo programa de
ejecución de los recursos con base en la
reclutamiento y selección de personal, de
asignación de estos a las actividades
definir claramente sus roles dentro del
propuestas en cada fase del proyecto.
equipo, de establecer una compensación
Establecer claramente quién hace
equitativa y del programa de capacitación
qué y con qué, dónde y en cuánto tiempo es
permanente y pertinente que se le aplique.
vital para que se obtenga los resultados
Por último, se debe definir la
esperados en cada fase del proyecto. El
previsión de recursos, la cual permite
control y medición constante al desarrollo de
predecir las futuras necesidades de estos
las actividades y al uso de los recursos nos
antes de que inicie el proyecto. Ésta se lleva
permitirá identificar a tiempo los diversos
a cabo durante la fase de planificación del
cuellos de botella que se pueden presentar y
proyecto y determina el objetivo de este, las
resolverse óptimamente a través de la
posibles limitaciones, los costes imprevistos
Teoría de la restricciones propuesta por el
y los riesgos potenciales.
doctor Eliyahu Goldratt en su libro La Meta. Podemos establecer algunas estrategias que aplicándolas en los
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proyectos nos darían buenos resultados,
generando resultados más ambiciosos y
estas pueden ser por ejemplo una correcta
adaptados a las situaciones complejas que
identificación de los recursos disponibles,
se puedan presentar durante el ciclo de vida
diseñando una ficha técnica para los
del proyecto.
recursos físicos donde se informe los
Continuando con el enfoque eficiente
costos, sus usos y vida útil, sus
de la gestión de los recursos, debemos
características, de tal forma que facilite su
prestar mucha atención a la manera y
debida asignación.
cantidad en la que se adquieren o se
En cuanto a los recursos humanos
adjudican los recursos del proyecto, toda
podemos establecer estrategias de
vez que estos deben disponerse en el
autogestión con un enfoque basado en
tiempo, lugar y cantidad en que se
resultados, esto dinamizaría la gestión del
necesiten, de tal manera que no generen
proyecto y aportaría a la eficiencia de las
altos costos por almacenamiento o
operaciones, claro está que esto se logra
subutilización.
con un efectivo liderazgo con enfoque
El uso de las tecnologías de la
motivacional por parte del director del
información y la comunicación, así como
proyecto.
también los sistemas de información, le
La colaboración entre las diferentes
permiten tanto al director del proyecto y a
áreas del proyecto y la interdisciplinariedad
todo el equipo, el intercambio,
de los conocimientos, habilidades y
almacenamiento y gestión de toda la
capacidades del recurso humano
información del proyecto en tiempo real,
apalancaría la integración de los procesos,
automatizando los procesos y facilitando la
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¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto? Agradecimientos
planeación, la dirección, la ejecución y el control de los recursos disponibles. Por último, pero no menos
En primera instancia siempre le agradezco a Dios por las capacidades y
importante, es imprescindible que se le
habilidades que poseo y por darme la
realice seguimiento y monitoreo permanente
disciplina y perseverancia en cada cosa que
a la adquisición, asignación, manutención y
emprendo. También le agradezco a mi
ejecución de los recursos del proyecto, de
esposa por ser paciente, por atenderme y
tal manera que permita medir la gestión y
por apoyarme en mi trabajo y en mi estudio.
poder establecer acciones correctivas y/o de
Le agradezco a la UNAD por la
mejora al momento en que se identifique
metodología de estudio que nos brinda y a
alguna anomalía en la gestión de los
los tutores y directores del curso de Gestión
recursos.
de Stakeholders por propiciar estos Conclusiones
Una correcta planeación de la gestión de los recursos del proyecto garantizará la
productos que le permiten al estudiante afianzarse en procesos de investigación y de redacción de artículos de base científica. Referencias
visibilidad de estos durante su ciclo de vida. Visibilidad que será determinante para la
Libros:
dirección, la ejecución y el control de los
Goldratt Eliyahu M. (1984) La Meta – Un
recursos disponibles y facilitará la
proceso de mejora continua. Tercera
generación de informes para todos los
edición.
involucrados y la toma de decisiones por parte del director del proyecto.
Lledó Pablo. (2017) Director de proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin
¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto? morir en el intento. sexta edición. Pablo Lledó. Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Sexta edición. Project Management Institute, Inc.
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