FILLING SISTEM ABJAD
A.K.A
Direct by : Amallia Kusuma A Rizki Nur Fajri Sumita Murti Q Tri Susilowati Veny Dhiana Wahyu Nur Laeli
A.K.A
STANDAR KOMPETISI 1. PENGERTIAN FILLING SISTEM ABJAD 2. ISTILAH-ISTILAH DALAM FILLING SISTEM ABJAD 3. PERALATAN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM ABJAD 4. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 5. MERANCANG DAFTAR KLASIFIKASI 6. PERATURAN MENGINDEKS 7. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI 8. KELEBIHAN SISTEM ABJAD 9. KEKURANGAN SISTEM ABJAD 10.SOAL
A.K.A
PENGERTIAN FILLING SISTEM ABJAD Filling sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad.
A.K.A
ISTILAH-ISTILAH DALAM FILLING SISTEM ABJAD Kode Tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat.
Indeks Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan filling (kearsipan)
A.K.A
ď ą Unit Bagian terkecil dari suatu nama.
ď ą Mengindeks Menentukan kata dari bagian nama yang di tulis Mengindek paling depan merupakan kata tangkap dari nama itu ( catsih Word )yang dijadikan sebagai tanda pengenal pertama untuk pedoman penyimpanan dan penemuan kembali.
ď ą Kode Arsip Tanda atau simbol yang dibubuhkan atau ditulis pada lembar arsip.
A.K.A
Peralatan yang digunakan dalam filling sistem abjad ďƒźGuide Untuk membantu petugas dalam penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain.
A.K.A
ďƒźFolder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak.
ďƒź Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisahmisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing masing
A.K.A
ďƒź Filling Cabinet Perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
ďƒź Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks.
A.K.A
Prosedur Penyimpanan 1. Pengumpulan Surat Arsip Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan� (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
A.K.A
3. Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. Contoh: Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan. Cara Mengindeks: PT.Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
A.K.A
4. Memberi Kode Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya. Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk. Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
A.K.A
5. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
A.K.A
6. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku
A.K.A
MERANCANG DAFTAR KLASIFIKASI Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu: 1. Nama Perorangan 2. Nama Perusahaan 3. Instansi Pemerintah 4. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh : 1. A, B, C,…………………………………Z 2. Aa, Ab, Ac, ……………………………Az 3. Aba, Abb, Abc,………………………..Abz 4. Aca, Acb, Acc, ………………………..Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut : Aan,Jamaan
Baenulhaq
Carli
Dahrul
Abas,Abdul
Bainulhakim
Carlianis
Darman,Iskandar
Abbas,Yasir
Badrianus
Channe
Dasman,Yusar
Abdul,Yadi
Badri,Mutia
Cherry,Retno
Dirman,Asri
PERATURAN MENGINDEKS 1. Nama yang di indeks adalah nama yang dua kata atau lebih atau jamak. 2. Selain nama-nama orang thionghoa kata terakhir dijadikan tanda pengenal pertama. 3. Mengindeks hanya dilakukan satu kali pengindeksan.
PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI 1. 2. 3.
4.
Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Meyerahakan arsip kepada peminjam
A.K.A
KELEBIHAN FILLING SISTEM ABJAD Penyimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama; Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami; Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada; Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
A.K.A
Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana; Biaya pelaksanaannya lebih murah; Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui; Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad; Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya didasarkan atas nama
A.K.A
KEKURANGAN FILLING SISTEM ABJAD Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten; Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendirisendiri; Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama; Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan; Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
A.K.A
ďƒź Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersamasama dengan berkas yang lain. ďƒź Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak; ďƒź Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik; Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak.
A.K.A
SOAL-SOAL 1. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad disebut... a. Sistem nomor b. Sistem abjad c. Sistem tanggal d. Sistem wilayah e. Sistem masalah
3. Tanda atau simbol yang di bubuhkan pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan adalah... a. Indek b. Unit c. Kode d. Caption e. Guide
A.K.A
3. Kegiatan membagi nama atau judul(catch word/caption/kata tangkap) atas beberapa unit disebut.. a. Mengkode b. Mengarsip c. Filling d. Mengindeks e. Pengkodean 5. Penyimpanan warkat menurut simtem abjad memerlukan foldr paling sedikit jumlahnya.. a. 12 buah b. 6 buah c. 27 buah d. 26 buah e. 365 buah
A.K.A
5. Prosedur penemuan kembali arsip meliputi, kecuali... a. Menanyakan jenis arsip yang akan di pinjam b. Menentkan kode berdasarkan nama yang telah diindeks c. Menyusun warkat berdasarkan abjad d. Menyerahkan arsip kepada pemnjam e. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman bila yang dippinjam satu lembr arsip 6. Banyaknya rak sortir adalah... a. 26 rak b. 27 rak c. 28 rak d. 29 rak e. 30 rak
A.K.A
7. Alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder dikenal dengan nama... a. Folder b. Kartu indeks c. Map d. Snelhecter e. Guide 9. Rizki Nur Fajri jika diindeks menjadi.. a. Fajri Rizki Nur b. Nur Fajri Rizki c. Nur Rizki Fajri d. Fajri Nur Rizki e. Rizki Fajri Nur
A.K.A
9. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam menyimpan arsip menggunkan filling sistem abjad yaitu, kecuali.. a. Filling cabinet (lemari arsip) b. Guide c. Folder d. Rak sortir e. Ordner 11. Dalam rancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokan atas, kecuali... a. Nama perorangan b. Nama perusahaan c. Instansi pemerintah d. Nama kelompok e. Nama organisasi dan perhimpunan
A.K.A
KUNCI JAWABAN 1. C 2. C 3. D 4. D 5. C 6. A 7. E 8. A 9. E 10. D
A.K.A
THANKS FOR YOUR ATTENTION