CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL OFICINA DE PLANEACIÓN Seguimiento y gestión plan anual institucional 4º Informe de 2012 y evaluación final.
Bogotá, 14 enero de 2013 Brigadier General ( r ) JORGE ALIRIO BARÓN LEGUIZAMÓN Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional
ASUNTO: Cuarto informe gestión plan anual institucional y evaluación final vigencia 2012. El avance global con corte a 31-12-2012 del plan de acción institucional es del 100.00%, se realizaron 211 actividades de 211 planeadas para la vigencia 2012.
OBJETIVOS 1. Incrementar la participación de los afiliados en los programas de bienestar
A. R. A. P.
Avance
18
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100,00%
2. Mejorar el servicio al afiliado.
24
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100,00%
3. Garantizar la participación ciudadana 4. Administrar adecuadamente los recursos financieros de la entidad
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100,00%
9
9
100,00%
5. Mantener la valorización del Complejo Inmobiliario
5
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100,00%
6. Administrar de manera eficaz los inmuebles de CASUR.
21
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100,00%
7. Consolidar el sistema de gestión
13
13
100,00%
8. Evaluar el sistema de control interno y fomentar la cultura del autocontrol.
3
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100,00%
9. Optimizar la gestión contractual
13
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100,00%
10. Gestionar procesos judiciales
19
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100,00%
11. Mejorar las competencias laborales
12
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100,00%
12. Fortalecer el desarrollo integral de los funcionarios
11
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100,00%
13. Actualizar la infraestructura tecnológica
12
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100,00%
14. Mejorar el proceso de gestión documental
13
13
100,00%
15. Fomentar el uso de las tecnologías TICs
18
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100,00%
TOTALES
211
211
100,00%
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Asuntos destacados 1. Incrementar la participación de los afiliados en los programas de bienestar Durante los meses de enero a diciembre 2012, se han beneficiado 43.111 personas en los programas de bienestar del afiliado distribuidos así: PROGRAMA Capacitación Recreación Getión Laboral Asesorías TOTALES
BOGOTÁ DEPARTAMENTOS 6.110 3.741 12.747 13.044 479 95 2.067 4.828 21.403 21.708
TOTALES 9.851 25.791 574 6.895 43.111
Se destaca el ahorro económico para afiliados y beneficiarios a través de los descuentos de instituciones universitarias por la suma de $1.275.251.450
2. Mejorar el servicio al afiliado
Acumulado de enero a diciembre de 2012 se resolvieron 3.111 asignaciones en un tiempo igual o inferior a 33 días hábiles.
Acumulado de enero a diciembre de 2012, se notificaron o comunicaron 7.499 actos administrativos de manera oportuna.
3. Garantizar la participación ciudadana
De enero a diciembre se han realizados seis audiencias de rendición de cuentas en las ciudades de Bogotá, Bucaramanga, Barranquilla, armenia, Pereira y Manizales. De enero a diciembre el grado de satisfacción del afiliado en el CITSE del 94.58% De enero a diciembre del 2012, se presentaron 14 quejas, 78 reclamos, 708 solicitudes, 65 Felicitaciones, 6.735 Atención Telefónica línea 018000.
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4. Administrar adecuadamente los recursos financieros de la entidad
Con corte a 31-12-2012 se ejecutó 2.008.120.111.679, de un presupuesto asignado de 2.081.201.795.455 equivalentes al 96.5%. Acumulado de enero a diciembre se han devuelto $7.593.318.351 por concepto de acreedores pagados a través de nómina y de órdenes de Pago. 5. Mantener la valorización del Complejo Inmobiliario De enero a diciembre se recibió un total de $8.872.101.420 por concepto de adecuaciones en el Complejo Inmobiliario.
6. Administrar de manera eficaz los inmuebles de CASUR Con corte a 31-12-2012 se han arrendado 58.029 m² de un área apta para arrendar de 59.029 m² equivalente al 98.3%. En el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de inmuebles se han realizado 45 actividades de 45 programados equivalente al 100% con una inversión de $1.284.012 el cual comprende actividades como vigilancia de inmuebles, aseo y limpieza, mantenimiento de ascensores, extintores, equipos de electro mecánicos, sistema audio respuesta, vehículos, jardines, adecuaciones generales, resanes, estucos, pintura. Sensibilización de funcionarios en gestión ambiental. Sensibilización a empleados en el ahorro de papel. 7. Consolidar el sistema de gestión Como logro se destaca el concepto favorable de la auditoría de seguimiento por parte del ICONTEC
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Seguimiento e informes sobre: planes, indicadores, riesgos, compromisos a la revisión por la dirección y mejoras con corte a 31-12-2012.
8. Evaluar el sistema de control interno y fomentar la cultura del autocontrol
El sistema de control interno obtuvo una calificación de 8.23 sobre 10 en la auditoría de la C.G.R De las auditorías de la vigencia 2011 se realizaron 217 de 232 mejoras de 104 hallazgos detectados.
9. Optimizar la gestión contractual Se destacan los procesos de contratación Servicio de vigilancia y aseo en instalaciones de la entidad; la actualización, licenciamiento y soporte técnico, Revisoría Fiscal enfocada a procesos contables y financieros de la entidad La contratación de los proyectos de inversión para la vigencia de 2012 como son: servicio de elaboración de tablas de valoración documental, suministro de servidores, cableados estructurado, suministro de computadores; suministro de UPS; Licencias ofimática, software. Igualmente se destaca la contratación de más de 120 personas adicionales para el plan de descongestión para el pago de sentencias por IPC, para el cual se cancelaron 14.119 por un valor de $133.265.341.637. 10. Gestionar procesos judiciales Se destaca el cumplimiento del plan de descongestión el cual a 31 de diciembre de 2012 se cancelaron 14.119 sentencias por un valor de $133.265.341.637. Acumulado de enero a diciembre de 2012 se contestaron 8.275 demandas.
11. Mejorar las competencias laborales
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De enero a diciembre se realizaron 31 capacitaciones en temas relacionados con atención ciudadana, información tributaria, manejo de protocolo, sistema general de salud, servicio, gobierno electrónico, nuevo código de procedimiento administrativo, ley 1437 de 2011, gestión documental, clima laboral, antitrámites, ciudadano digital, derecho disciplinario, excel Intermedio y Avanzado, correo electrónico, contratación pública y Estatuto anticorrupción, actualización en materia laboral y Actualización Distrital
12. Fortalecer el desarrollo integral de los funcionarios
El plan de bienestar desarrolló actividades como: Ayudas educativas, préstamos de vivienda, Caminatas, celebraciones como: día de la mujer, día de la secretaria, día de la madre, torneos de rana, tenis de mesa, bolos, fútbol cinco, seguridad basada en valores; promoción de la salud en ambientes laborales; liderazgo motivacional; manejo del estrés; seminario liderazgo en valores; manejo del estrés 13. Actualizar la infraestructura tecnológica
Se destaca la automatización de varios de los procesos entre ellos el procesamiento de nómina de afiliados, sistemas de información, seguridad informática, basado en el proyecto de actualización tecnológica.
Adquisición de servicios tecnológicos (cableado estructurado) por la suma de $125.500.000 Adquisición de aplicaciones: Office 2010 (Word, Excel, Power Point, One Note, Outlook, Access por un valor de $81.110.000. Adquisición de infraestructura: - 2 servidores y una SAN por la suma de $327.500.000 - 50 Estaciones de trabajo por la suma de $148.915.535 - 1 UPS de 50kw $57.290.000 Servicio de VOZ IP, la plataforma de videoconferencia, actualización de licencias en Oracle.
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14. Mejorar el proceso de gestión documental Adquisición y adaptación de un sistema de archivo rodante para el archivo central de la entidad, localizado en la cra 9 no.5-13/19, con 16 módulos rodantes, tres módulos fijos centrales, un modulo fijo lateral y cuatro puertas de cierre. Clasificación de los documentos de archivo por década y dependencias desde 1960; Ordenación tomos empastados desde el año 1938; Identificación numérica y por asuntos de los paquetes y libros; Elaboración del inventario documental del fondo acumulado en su estado natural; Clasificación y aplicación de tablas de retención documental sobre 150 metros lineales. Se efectuó el proceso de depuración para la propuesta de eliminación ante el Comité de Archivo de CASUR. 15. Fomentar el uso de las tecnologías de la información y la comunicación TICs
En la vigencia de 2012 se dio capacitación a todos los empleados sobre la directiva Cero Papel No. 003 del 27-06-2012. Establecimiento de comunicaciones electrónicas entre dependencias a través del correo electrónico institucional. Difusión del uso del correo electrónico institucional para afiliados y beneficiarios Con corte a 31-12-2012 se tienen registrados en el portal 31.773 y con dominio @casur.gov.co se encuentran activos 6.812 correos electrónicos. Seguidores en redes sociales twitter y facebook 6.322 personas. Visitas en al sitio web de Casur 47.063
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Cumplimiento de propiedad intelectual y derechos de autor. La Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional ha venido cumpliendo con las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor.
Evaluación General vigencia 2012. Producto del análisis y evaluación del plan de acción institucional de la vigencia 2012 se destaca. Colocar metas que agreguen valor a los procesos, trámites y servicios, se recomienda no incluir tareas recurrentes. Continuar con la programación de las actividades dentro de la vigencia anual entre el 1 de enero a 31 de diciembre, se recomienda realizar las acciones a más tardar el 30 de noviembre de cada vigencia para tener tiempo adecuado para la consolidación y evaluación. Agrupar los objetivos institucionales para la vigencia en un número igual o inferior a nueve. Desagregar el despliegue estratégico a nivel directivo, de arriba hacia abajo, construir el plan de acción de abajo hacia arriba. Involucrar a todos los funcionarios para que participen en las metas, tareas y acciones para contribuir a los logros institucionales. Establecer un número pequeño de objetivos y metas institucionales que sean de un impacto positivo, que agreguen valor, que se garantice el control por cada uno de los responsables. Continuar aplicando el procedimiento del plan de acción institucional, concertación de los objetivos generales, metas, tareas con el nivel directivo y nivel operativo.
My ( r ) JORGE SAMUEL YANDAR MARTÍNEZ Jefe Oficina de Planeación Elaboró: PD Carlos Arturo Contreras Meza Revisó: MY Jorge Samuel Yandar Martínez