El ABC de

Por Endira Viera

El ABC de... Project Management Institute

stimado Lector (a), me da mucho gusto que estés

Eaquí en esta tercera edición, y espero que hayas reflexionado acerca de que tú puedes ser el próximo director de proyectos, realmente este rol conlleva una gran responsabilidad.

Ahora déjame te cuento que de acuerdo a la guía del PMBOK ®, el director de proyecto es la persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo del proyecto que es responsable de alcanzar los objetivos del mismo, además de que desempeñan diversas funciones, tales como facilitar el trabajo del equipo del proyecto para lograr los resultados y gestionar los procesos para entregar los resultados previstos.

Ahora imagina que te han invitado a trabajar como director de proyectos en la NASA, en un proyecto que pretende conocer el planeta Marte, que sentirías al tener esta gran responsabilidad, me imagino que lo primero que te has de preguntar es que voy a hacer, no te preocupes, durante este viaje vas a contar con un gran equipo de trabajo que te ayudará con el cumplimiento del proyecto, también se te proporcionará todos los recursos financieros necesarios para poder solventar los gastos y contarás con el apoyo de todas las personas interesadas en que salga este proyecto.

Quisiera platicarte en este artículo acerca de la gran importancia de los interesados en este proyecto en el cual te acaban de invitar. Si bien nosotros somos los que vamos a dirigir este proyecto, no lo podríamos hacer solos, ya que necesitamos de las personas necesarias en todo momento para poder llevar a buenos términos nuestro proyecto. Conforme a la guía del PMBOK ®, nos dice que los “interesados” pueden ser personas, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o resultado. Los interesados también influyen directa o indirectamente en un proyecto, respecto a su desempeño o resultado del mismo, ya sea de manera positiva o negativa. Es súper importante cuidar la gestión e involucramiento con ellos y mantener un buen entorno de trabajo que fomente la participación de los interesados dentro del proyecto, se pueden incluir entre otros a profesionales en proyectos, consultores, becarios, patrocinadores, áreas internas de negocio, proveedores etc. Pero va a depender mucho del tipo de proyecto en el cual estemos participando; por lo que es de suma importancia saber involucrarnos eficazmente con nuestros interesados, ya que estos van a influir en los proyectos, en el desempeño y en los resultados del mismo.

Ahora bien hagamos un ejercicio en conjunto para tratar de identificar a los involucrados que estarán participando para conocer el planeta Marte, para ello te ayudaré con algunas preguntas que deberás hacerte como apoyo en esta identificación. • ¿Quién es la persona que me ayudará para que yo pueda tomar una posición de autoridad dentro del proyecto? • ¿Quién es la persona que me dará la visión general del proyecto de manera ejecutiva de tal manera que permee este conocimiento a mi equipo de trabajo y conozcan la importancia y beneficios dentro de este proyecto? • ¿Quién es la persona que me proporcionará todo el apoyo necesario en cuanto a recursos financieros?

Contestando estas 3 preguntas que te acabo de hacer de quien estoy hablando es de nuestro Patrocinador del proyecto, quien es la persona que aporta el liderazgo de deci-

sión sobre la autoridad y la posición de poder del director de proyecto y del equipo del proyecto, nos apoyará con las diversas áreas involucradas cuando haya alguna situación que requiera de su apoyo, nos proporcionará los recursos humanos y financieros necesarios para poder llevar a cabo nuestros proyectos, siempre existirá esta figura de vital importancia en cualquier proyecto que nos asignen.

Continuando con nuestro ejemplo en el proyecto para conocer Marte, te invito a que me apoyes a que identifiquemos a otros involucrados que se verán afectados directa o indirectamente dentro de este proyecto: • Tripulación, debemos identificar a nuestro equipo de trabajo que nos acompañará en este viaje a Marte para el logro de nuestros objetivos, ellos se encargaran de realizar las actividades necesarias que se deberán de llevar a cabo en la duración establecida dentro de nuestro proyecto. • Áreas internas - Debemos de preguntarnos cuáles son las áreas con las que tengamos que interactuar como por ejemplo: maquinaria, man tenimiento, pruebas, simuladores, control de vuelos espaciales, etc. • Proveedores - Aquí debemos ponernos a pensar si con el equipo que tenemos será suficiente para cubrir todas las actividades del viaje, si vemos que no, entonces podríamos estar pensando en la contratación de consultores especializados que cuenten con experiencia de viajes a otros planetas o si nos hace falta la compra de algún material necesario para que el viaje a Marte sea segura, incluso podríamos pensar en la contratación de un tercero que nos proporcione un seguro de viajes espaciales, pero va a depender del tipo de proyecto en el que estemos participando para tomar la decisión de contratar o no algún proveedor. • Entidades externas - También debemos preguntarnos si para este viaje a Marte necesito avisar a alguna entidad externa que se vea afectada por mi proyecto, como por ejemplo: la ONU o alguna industria televisora a la que deba dar aviso de este proyecto, ya que podrían tener alguna restricción o limitante dentro de mi proyecto si no aviso o si no hago algún pago a cierta entidad para poderlo llevar a cabo.

Ahora con todo esto, te das cuenta de la gran importancia que tiene el que podamos identificar de manera temprana a nuestros involucrados dentro del proyecto, imagina que ya llevas más de la mitad de las actividades hechas dentro de tu proyecto y de repente te das cuenta que te falto identi- ficar a algún interesado clave y que sin su autorización no podrá salir el proyecto, habría mucho re trabajo, además de que el tiempo y el presupuesto que se establecieron desde un inicio se verían afectados; por lo que se podría ver en riesgo el no poder dar cumplimiento al mismo.

Espero que este artículo haya creado en ti una visión más amplia de la importancia que tienen todos los interesados del proyecto desde el inicio del mismo.