Gestión del Tiempo Personal
Autor: Norberto Figuerola
Se cuenta que encontrándose al borde de la muerte, Alejandro el Grande, convocó a sus generales y les comunicó sus tres últimos deseos: • Que su ataúd fuese llevado en hombros y transportado por los mejores médicos de la época. • Que los tesoros que había conquistado (plata, oro, piedras preciosas), fueran esparcidos por el camino hasta su tumba, y… • Que sus manos quedaran balanceándose en el aire, fuera del ataúd, y a la vista de todos. Uno de sus generales, asombrado por tan insólitos deseos, le preguntó a Alejandro cuáles eran sus razones. Alejandro le explicó: Quiero que los más eminentes médicos carguen mi ataúd para así mostrar que ellos no tienen, ante la muerte, el poder de curar. Quiero que el suelo sea cubierto por mis tesoros para que todos puedan ver que los bienes materiales aquí conquistados, aquí permanecen. Y quiero que mis manos se balanceen al viento, para que las personas puedan ver que vinimos con las manos vacías, y con las manos vacías partimos, cuando se nos termina el más valioso tesoro que es el tiempo. “El Tiempo” es el tesoro más
valioso que tenemos porque es Limitado. Podemos producir más dinero, pero no más tiempo… Todos sabemos lo importante que es en un proyecto una gestión eficiente del cronograma (Tiempo). Pero nunca podremos manejar el tiempo eficientemente en un proyecto si no sabemos cómo manejarlo en nuestra propia vida. Siempre comienzo con esta reflexión cuando en nuestros cursos hablamos de Gestión del Tiempo en los proyectos, y hacemos mención al libro de Stephen Covey “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”. De esos siete hábitos el tercero nos habla sobre como nosotros mismos administramos nuestro tiempo, organizando y ejecutando nuestras propias metas según prioridades. Dos factores determinan nuestro uso del tiempo: urgencia e importancia. Covey comprendió la importancia de estos factores y escribió un segundo libro dedicado exclusivamente a este tercer hábito titulado “Primero lo Primero”. En dicho libro describe la cuarta generación de manejo del tiempo, donde la idea no es hacer más en menos tiempo, sino alcanzar una mejor calidad de vida. Dedicarnos a lo que realmente es importante, en lugar de estar continuamente apagando fuegos (urgencias), es decir, poner primero lo primero. La urgencia es una fuerza poderosa. Para muchos, la descarga de adrenalina asociada con el manejo de lo urgente se hace adictiva. Lo urgente ocasiona presión y estrés, pero puede ser excitante. Pero cuando lo urgente domina nuestras vidas, lo importante puede ser dejado atrás, y con ello la efectividad En la vida real y cuando nos enfrentamos a un proyecto, a modo de simplificación, nos encontramos con diferentes tipos de tareas: 1. Las tareas que son importantes 2. Las tareas que son urgentes 3. Las tareas que no son ni importantes ni urgentes Un buen gerente de proyectos debe separan con cierta facilidad lo que es importante en el proyecto de lo que no lo es, evitando así las tareas de tipo 3. Aunque a veces es muy común caer en la trampa de este tipo de tareas que nos distraen del proyecto (reuniones informales, llamados telefónicos, mails, etc.). Las tareas que distraen van apareciendo durante el proyecto fruto de nuestra rutina, de nuestros antojos, nuestras debilidades o nuestro ego. Qué ocurre con las tareas urgentes vs. las tareas importantes ? • A las cosas urgentes; cosas que no pueden esperar, actividades que exigen atención inmediata. Normalmente son actividades que carecen de importancia pero que siempre actúan sobre nosotros.
• A las cosas importantes; cosas de gran valor para nuestras vidas y nuestro futuro. Deben ser nuestras prioridades ya que contribuyen a nuestra misión y metas que escribimos en el segundo hábito. Las personas que están todo el día con actividades urgentes, normalmente confunden lo importante de lo urgente, involucrándose en los problemas de los demás. También les cuesta mucho decir que no, y ceden ante la presión de los demás. Siempre quieren complacer a todo mundo y por tanto nunca están bien ellos mismos. “No conozco la llave del éxito, pero la del fracaso es tratar de agradar a todos” William Henry Cosby. Aqui están las personas que dejan todo para después, esto hace que las cosas importantes que tienen que hacer las hagan a última hora y por lo tanto a la carrera. Trabajan deficitariamente con bajo potencial, ya que se encuentran angustiados y tensos por entregar ese trabajo o acabar ese proyecto, al día siguiente pasa lo mismo, y así sucesivamente, disminuyendo su rendimiento. Es cierto que hay cosas que suceden y no podemos controlar, como un accidente, una fuga de agua, etc., y que requieren de atención inmediata, pero hay que evitar que lo que no es tan urgente se vuelva urgente por dejarlo para el último momento. Las personas efectivas se dedican a las tareas importantes. Estos son los que planifican todo lo que tienen que hacer marcando sus prioridades; asegurándose de que lo más importante se haga primero y lo menos importante se haga al último. Tienen todo bajo control, actúan sin perder de vista su objetivo, es decir, lo que hacen, la mayoría de las veces, gira en torno a su misión personal. Solo existen dos antídotos para mantener un buen flujo de trabajo : priorización y foco. Establezca prioridades, ordénelas por importancia. Una vez que tenga todas sus actividades planificadas, esté siempre listo para mantener la flexibilidad y la perspectiva. Si surge un imprevisto (un cliente importante aparece inesperadamente, o surge un problema en el proyecto), usted sabrá qué puede posponer y qué no. Igualmente, si termina una actividad en menos tiempo del pensado, tendrá una lista de cosas importantes por hacer. Cuando cambien las circunstancias, su brújula interna le ayudará a determinar la mejor forma de usar su tiempo. No siempre es fácil determinar qué hacer cuando surge un imprevisto. En ocasiones, al tomar la decisión, pueden haber otros factores influenciándolo: urgencia, satisfacer a los demás, sus valores, etc. No debe dejarse influenciar – siempre debe decidir concientemente. Cuando se enfrente a un cambio inesperado, pregúntele directamente a su conciencia: ¿ qué es lo más importante para mi ahora ? ¿ cuál sería el mejor uso de mi tiempo ? Escuche a su conciencia sin excusas: la forma de lograr la paz y armonía es escucharse a usted mismo y responder. Pensar en términos de interdependencia nos permite lograr más en el largo plazo. Considere qué es más productivo:
¿ Hacer un trabajo en forma rápida y eficiente, o tomarse el tiempo de enseñar a otro que lo haga ? ¿ Supervisar y controlar a otros, o ayudarlos a destapar su potencial creativo para autogobernarse ? ¿ Planificar su tiempo eficientemente para resolver problemas creados por expectativas en conflicto, o aclarar las expectativas desde el principio ? ¿ Resolver los problemas causados por mala comunicación, o construir relaciones profundas y sólidas que creen buena comunicación ? Comencé el artículo con algo de filosofía y me gustaría terminarlo de la misma forma. Manejar el tiempo es un arte. Vivirlo intensamente y no simplemente transcurrirlo es sabiduría. En la estructura temporal de la civilización moderna, se suele emplear una sola palabra para significar el “tiempo”. En cambio los griegos tenían dos: Chronos y Kayros. Chronos es el tiempo del reloj, el tiempo que se mide. Kayros, el momento justo, no es el tiempo cuantitativo o secuencial, sino el tiempo cualitativo, cómo se vive ese momento, la ocasión, la experiencia del momento oportuno. Todos experimentamos en nuestras vidas la sensación de que llegó el momento adecuado para hacer algo, que estamos maduros, que podemos tomar una decisión determinada. De acuerdo a cada momento que estemos viviendo, una hora pasará volando o durará una eternidad. Como un ejemplo de esto permítanme recomendarles un video, que en realidad se trata de un comercial altamente creativo de una revista que se publica en forma semanal: “Epoca” y cuyo título justamente es “The Week”.
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