e-Business
TR AVEL Magazyn podróżujących służbowo
_ w ywiad Paweł Rek: Technologia zmieni turystykę _ c ase study MICROSOFT: Do trzech razy sukces _ technologia Podróż służbowa: łatwiej, szybciej, taniej
amadeus.com.pl
2
3
KORPORACJE
Amadeus e-Travel Management
Podróżuj mądrzej. Wydawaj mniej. Efektywne, wykorzystywane przez ponad 6000 firm na całym świecie, internetowe narzędzie do zarządzania podróżami służbowymi. Pozwala organizacji uzyskać znaczące oszczędności i kontrolować wydatki ponoszone na ten cel, a w perspektywie długofalowej pomaga w optymalizacji budżetu przeznaczanego na wyjazdy biznesowe. Proces implementacji narzędzia zaczyna się od stworzenia w firmie polityki podróży. Dotyczy ona m.in. wyboru preferowanych sieci hotelowych, linii lotniczych czy wypożyczalni samochodów, ustalenia ograniczeń na korzystanie z klasy biznes czy pokoi o podwyższonym standardzie, a także wprowadzenia zasady wykupu świadczeń z odpowiednim wyprzedzeniem. Wdrożenie i konsekwentne korzystanie z Amadeus e-Travel Management może zmniejszyć wydatki firmowe na ten cel nawet o 20 proc.
od redakcji
spis treści
Technologia rozwija się w ekspresowym tempie, jednocześnie zmieniając rzeczywistość – również tę dotyczącą podróży służbowych. Nowoczesne narzędzia rezerwacyjne gwarantują nie tylko prostą, szybką i kompleksową rezerwację wszystkich usług związanych z wyjazdem, ale również umożliwiają monitorowanie pracownika, znacząco wpływając na jego bezpieczeństwo w trakcie delegacji. Co nie mniej ważne – w czasach koniecznych cięć wydatków, pozwalają znacząco obniżyć koszty. Nie trzeba rezygnować z wyjazdów służbowych, ryzykując tym samym osłabienie relacji z partnerami biznesowymi – przeciwnie, dzięki oferowanym przez Amadeus rozwiązaniom technologicznym można podróżować taniej i efektywniej. Które z rozwiązań jest najlepsze dla Państwa firmy? Odpowiedź znajdziecie Państwo w tekstach prezentujących dwa podstawowe narzędzia rezerwacyjne – Amadeus e-Travel Management i Amadeus e-Power Corporate. Opłaciły się największym, co doskonale widać w zamieszczonych w magazynie analizach współpracy Amadeus z firmami Microsoft i Orange (France Telecom). Zapraszamy do lektury i korzystania z rozwiązań Amadeus.
16 Paweł Rek: Nowe technologie zmienią turystykę
Więcej informacji: www.ebusinesstravel.pl
Wydawca: Amadeus Polska Produkcja: Polish Creative Group www.amadeus.com.pl
18 Skazani na sukces 10 Case Study: Microsoft 12 Case Study: Orange 14 Technologia: Amadeus e-Travel Management 16 Technologia: e-Power Corporate 18 Trendy i nowości
4
5
Amadeus najważniejsze korzyści Amadeus to system rezerwacyjny – oferowane przez nas rozwiązania technologiczne umożliwiają kompleksową rezerwację i zakup wszystkich usług związanych z podróżą służbową. Taniej, szybciej, prościej.
10
korzyści systemu Amadeus
1
Pracownik planujący podróż służbową chce korzystać z narzędzi umożliwiających wygodną rezerwację oraz szybkie wyszukiwanie i porównywanie ofert bez obaw, że wybrana przez niego opcja nie będzie zgodna z polityką firmy. Z Amadeus jest to możliwe.
2
Korzystając z systemu Amadeus użytkownik ma bieżący dostęp do zmian wprowadzanych przez linie lotnicze dzięki wspólnej platformie, z której w tym samym momencie mogą korzystać biura podróży i przewoźnicy. Obecnie jest to ponad 140 linii lotniczych, będących użytkownikami Amadeus Altea Reservation, w tym wszyscy tradycyjni przewoźnicy kluczowi dla rynku polskiego.
3
Amadeus jest liderem europejskiej branży turystycznej w zakresie poszukiwania innowacyjnych rozwiązań. Oferuje unikalną pulę rozwiązań IT dla branży turystycznej i niezmiennie pozostaje preferowanym dostawcą platformy IT, która umożliwia rezerwację biletów lotniczych.
4
Satysfakcja naszych partnerów to nadrzędny cel naszego działania. Możemy się pochwalić wysokim poziomem adaptacji narzędzi Amadeus. Do korzystania z naszych rozwiązań nie trzeba przekonywać dwa razy.
5
Nasze rozwiązania pozwalają na kompleksową organizację podróży i rezerwację i zakup różnych usług turystycznych: biletu lotniczego, noclegu w hotelu, wypożyczenie samochodu, przez jedną, prostą w obsłudze platformę sprzedażową.
6
Cenimy potrzeby naszych klientów, dlatego stworzyliśmy narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych - Amadeus e-Travel Management oraz e-Power Corporate.
7
Stawiamy też na bezpieczeństwo w podróży. Aplikacja Amadeus Mobile Messenger umożliwia monitorowanie pracownika w trakcie podróży, a to z kolei pozwala szybko reagować w sytuacjach ewentualnego zagrożenia.
8
Rozwiązania Amadeus ułatwiają zarządzanie podróżami służbowymi na wszystkich etapach – również po jej zakończeniu. Integracja narzędzi rezerwacyjnych z SAP Expense Management czy wykorzystanie rozwiązań Concur znacznie usprawniają czasochłonne, standardowe procedury rozliczania delegacji po powrocie.
9
Kryzys wymusza redukcję kosztów, ale podróże służbowe wciąż pozostają ważnym elementem budowania relacji z partnerami i klientami. Dzięki konkurencyjnym cenom usług narzędzia Amadeus umożliwiają obniżenie rocznych wydatków na podróże służbowe nawet o 20 proc.
10
Projektując nasze rozwiązania uwzględniamy lokalne potrzeby, dlatego nasze aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi są dostępne w 16 wersjach językowych w tym polskiej.
6
7
nowe technologie zmienią
turystykę Jak internetowe narzędzia rezerwacyjne pomagają planować i zarządzać podróżami służbowymi? Jakie korzyści przynoszą korporacjom i biurom podróży? O najnowszych trendach i kierunku rozwoju branży turystycznej mówi Paweł Rek, Dyrektor Generalny Amadeus Polska i Dyrektor Regionalny Amadeus Europa Środkowa. Jak rynek branży turystycznej rozwijał się w ostatnich latach?
Ostatnie lata upłynęły pod znakiem rozwoju narzędzi online i wzrostu znaczenia internetowego kanału sprzedaży. Na świecie popularność zyskały aplikacje typu self booking tools służące do zarządzania wyjazdami służbowymi. Są one odpowiedzią na dążenia przedsiębiorstw do optymalizacji wydatków na ten cel. Wzrosło też znaczenie rozwiązań mobilnych, zapewniających dostęp do informacji o podróży w trakcie jej trwania. Czym dokładnie są te aplikacje i jakie korzyści przynoszą przedsiębiorstwom?
Narzędzia do samodzielnego zarządzania podróżami służbowymi przynoszą wiele korzyści firmom, które inwestują w spotkania twarzą w twarz z klientami czy kontrahentami. Z naszych rozwiązań do zarządzania podróżami służbowymi, takich jak Amadeus e-Travel Management, aplikacja przeznaczona dla dużych międzynarodowych lub narodowych koncernów, czy Amadeus e-Power Corporate, produktu skierowanego do średniej wielkości przedsiębiorstw, korzysta wiele tysięcy instytucji na całym świecie. Stworzyliśmy te narzędzia z myślą o firmach i ich pracownikach, aby dostarczać im aktualnych informacji na temat lotów, hoteli czy wypożyczalni samochodów na jednym ekranie roboczym. Przedsiębiorstwa zyskują zintegrowane narzędzie umożliwiające stworzenie polityki w zakresie zarządzania podróżami służbowymi, uwzględniającej przyjęte zasady dotyczące wyboru oferty przez pracowników. W rezultacie przekłada się to na redukcję kosztów oraz pozwala przejąć kontrolę
nad każdym aspektem planowania i rozliczania podróży służbowych. Systemy uwzględniają również indywidualne preferencje pracowników (przy zachowaniu zgodności z polityką podróży) i możliwość rozliczania wyjazdów dzięki raportowaniu. Konsekwentne korzystanie z internetowych narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi może zmniejszyć wydatki firmowe na ten cel nawet o 20 proc. W jaki sposób narzędzia typu AeTM pozwalają w tak znacznym stopniu zredukować koszty?
Proces implementacji narzędzia zaczyna się od stworzenia w firmie zbioru zasad i reguł dotyczących delegacji, czyli tzw. polityki podróży. Dotyczy ona m.in. wyboru preferowanych sieci hotelowych lub konkretnych obiektów, linii lotniczych czy wypożyczalni samochodów, ustalenia ograniczeń w korzystaniu z klasy biznes czy pokoi o podwyższonym standardzie, a także wprowadzenia zasady wykupu świadczeń z odpowiednim wyprzedzeniem. W wielu instytucjach i przedsiębiorstwach pojawia się problem braku kontroli nad pracownikami przy planowaniu przez nich wyjazdów służbowych. Wybierają oni ekskluzywne hotele czy droższe oferty przelotów albo decydują się na najtańsze, ale bardzo restrykcyjne taryfy lotnicze, które w przypadku zmian wiążą się z dodatkowymi opłatami pobieranymi przez przewoźnika. Stąd tak istotne jest wprowadzenie w firmach polityki podróży służbowych, dzięki której można nie tylko egzekwować zasady wyboru oferty przez pracowników, ale również negocjować atrakcyjne warunki z dostawcami usług turystycznych.
Czy korzystanie z internetowych systemów rezerwacyjnych jest trudne?
Narzędzia firmy Amadeus do zarządzania podróżami służbowymi zostały zaprojektowane w taki sposób, aby korzystanie z nich było intuicyjne i zgodne z aktualnymi potrzebami użytkowników. Aplikacje pozwalają na szybkie wyszukiwanie konkretnych ofert, przejrzyście zaprezentowanych na jednej stronie, co znacznie ułatwia ich wybór. Pulpit rozwiązań jest przy tym czytelny i zawiera wszystkie informacje i zakładki potrzebne pracownikowi firmy do zaplanowania podróży. Za pomocą dosłownie kilku kliknięć można przejść przez wszystkie etapy procesu rezerwacji. Dodatkowo dbamy o to, żeby narzędzia były jak najlepiej dopasowane do rynków lokalnych, np. e-Travel Management jest dostępny w języku polskim. Bardzo praktyczna jest także mobilna wersja Amadeus e-Travel Management, która pozwala na zarządzanie podróżami służbowymi 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Rozwiązanie jest szczególnie przydatne w sytuacjach kryzysowych związanych z nagłą chorobą czy koniecznością zmiany planów. Całodobowy dostęp do działu wsparcia (help desk) gwarantują też niektóre Travel Management Companies, czyli biura zarządzające podróżami służbowymi. Jaka przyszłość czeka branżę turystyczną?
Jak wynika z raportu branżowego pt. „Od chaosu do współpracy”, opracowanego na zlecenie firmy Amadeus, do 2020 r. nowe technologie znacząco wpłyną na turystykę. Ich rozwój przyczyni się do ograniczenia sytuacji stresowych związanych z podróżowaniem. Inteligentne i bezpieczne oznaczanie bagażu i biletów, wprowadzenie chipów, biometryki czy zdalnego odczytywania odcisków palców umożliwi zastąpienie tradycyjnej odprawy przez automatyczny tranzyt. Z kolei wszelkie dane o płatnościach związanych z podróżą zostaną zintegrowane – przyjmą postać cyfrowej historii wydatków oraz działań pojedynczych osób, grup i operatorów branżowych. Inteligentne rejestry pasażerów oraz technologie bezdotykowe zostaną wykorzystane do personalizacji i łączenia usług. Dynamiczny rozwój rozwiązań ułatwiających podróżowanie, coraz silniejsza orientacja na potrzeby klientów i budowanie długofalowych relacji przyczynią się do wzrostu konkurencji na rynku usług turystycznych. W tym pojedynku z pewnością wygrają ci, którzy już dziś potrafią patrzeć perspektywicznie na branżę i poważnie traktują wszystkie oczekiwania konsumentów. To oni dyktują i będą dyktować trendy.
8
9
Menedżerowie podróży zmagają się z wieloma trudnościami. Jedną z nich jest to, że pracownicy wybierają linie lotnicze i hotele według prywatnych preferencji i postrzegają ustaloną przez firmę politykę podróży przez pryzmat zakazów, a nie możliwości. Kolejną, równie ważną kwestią są ograniczenia finansowe i nadrzędna, zwłaszcza w czasie kryzysu ekonomicznego, potrzeba redukcji wydatków przeznaczonych na podróże służbowe. Wątpliwości budzi również logistyka delegacji wynikająca ze specyfiki narzędzi do samodzielnego rezerwowania podróży, z których korzysta firma. Czy można monitorować pracownika w trakcie wyjazdu? Co z ochroną danych osobowych? W jaki sposób w pełni zintegrować narzędzia partnera technologicznego z systemami informatycznymi w firmie?
skazani na
sukces
Odpowiednie rozwiązania technologiczne to połowa sukcesu. Pełne zwycięstwo pomaga odnieść przede wszystkim doświadczony i kompetentny partner biznesowy. Amadeus wie, jak sprawnie i efektywnie realizować politykę podróży.
Pierwsze przykazanie: negocjuj Firmy stosują różne rozwiązania pozwalające na ograniczenie kosztów podróży służbowych. Część z nich, jak wymóg dokonywania zakupów z wyprzedzeniem, obowiązek zatwierdzania wydatków przed podróżą czy wprowadzenie ograniczeń dotyczących podróżowania klasą biznes, zależy od decyzji podjętych w firmie. Na inne jednak – jak ograniczenie korzystania z usług dostawców innych niż preferowani czy zwiększenie poziomu wykorzystywania internetowych narzędzi do samodzielnej rezerwacji (self booking tools) – w dużej mierze mają wpływ rozwiązania technologiczne i doświadczenie partnera. We wszystkich firmach, bez względu na ich wielkość, kluczowe jest negocjowanie specjalnych cen usług z liniami lotniczymi, wypożyczalniami samochodów i hotelami. Przy czym największy potencjał oszczędności niosą korporacyjne umowy z sieciami hotelowymi lub konkretnymi obiektami i przyznane w nich promocyjne stawki. Jak w pełni wykorzystać te możliwości? Wdrażając internetową aplikację do zarządzania podróżami służbowymi typu self booking tool oraz dążąc do jak najwyższego poziomu adaptacji wśród pracowników. Jeśli bowiem wprowadzimy do takiego narzędzia stawki wynegocjowane z preferowanymi dostawcami, możemy skutecznie egzekwować politykę podróży, dając pracownikom możliwość wyboru jedynie spośród ich ofert. Zadowolony podróżny, szczęśliwa firma Pracownik planujący podróż służbową chce korzystać z narzędzi umożliwiających wygodną rezerwację oraz szybkie wyszukiwanie i porównywanie ofert bez obaw, że wybrana przez niego opcja nie będzie zgodna z polityką firmy. Jeśli raz skorzysta z oferowanych przez Amadeus aplikacji typu self booking tools, nie trzeba będzie go przekonywać, by zrobił to ponownie. Narzędzia Amadeus nie tylko umożliwiają rezerwację wszystkich usług związanych z podróżą, ale też dają gwarancję ich zgodności z polityką firmy. Menedżer
podróży w firmie korzystającej z Amadeus e-Travel Management może wprowadzić do systemu własne propozycje, które podróżny przejrzy i samodzielnie zarezerwuje. Ponadto aplikacja – dzięki integracji z SAP Expense Management czy wykorzystaniu rozwiązań Concur – znacznie usprawnia czasochłonne, standardowe procedury rozliczania delegacji po powrocie. Z kolei w trakcie podróży narzędzia Amadeus umożliwiają lokalizowanie i monitorowanie podróżującego, co pozwala natychmiast reagować na pojawiające się zmiany i zagrożenia. Agent korzystający z systemu Amadeus ma bieżący dostęp do zmian wprowadzanych przez linie lotnicze dzięki wspólnej platformie, z której w tym samym momencie mogą korzystać biura podróży i przewoźnicy. Obecnie jest to ponad 140 linii będących użytkownikami Amadeus Altea Reservation. To za jej sprawą oferta przelotów dostępna w systemie Amadeus jest bezkonkurencyjna. Dodatkowo aplikacja Amadeus Mobile Messenger umożliwia stały kontakt z podróżnym. Stały rozwój – wewnętrzny spokój Wiele firm rozważających zakup narzędzia do samodzielnej rezerwacji podróży służbowych obawia się, że jego wdrożenie pochłonie dużo czasu, integracja technologii z systemami informatycznymi będzie kosztowna, a architektura systemu nie pozwoli na wprowadzanie kolejnych innowacji zgodnie z trendami szybko rozwijającej się branży IT. Dla firm, które chcą uniknąć tych trudności, wybór odpowiedniego partnera technologicznego jest kwestią kluczową. Amadeus jest liderem europejskiej branży turystycznej w zakresie poszukiwania innowacyjnych rozwiązań. Od 2004 r. firma przeznaczyła 2 mld euro na badania i inwestycje w rozwój technologiczny. Amadeus oferuje unikalną pulę rozwiązań IT dla branży turystycznej i niezmiennie pozostaje preferowanym dostawcą platformy IT, która umożliwia rezerwację biletów lotniczych. Amadeus posiada swoje przedstawicielstwa w niemal 80 krajach na świecie, co pozwala na wypracowanie bliskich i trwałych relacji z klientami. Do tanga trzeba dwojga – z Amadeus na pewno nie pomylisz kroku.
13 10
11 13
do trzech razy
sukces
Tajemnicą sukcesu okazało się wprowadzenie nowego, hybrydowego modelu współpracy - opartego na równoprawnym partnerstwie.
Trzy różne firmy, jeden wspólny cel – zrewolucjonizować zarządzanie podróżami służbowymi, by zapewnić jak najwyższy komfort podróżującemu. Jak Microsoft, American Express Global Business Travel i Amadeus IT Group zbudowały nowy model współpracy?
Przełom wymaga zmiany podejścia. Trzy firmy: Microsoft, American Express Global Business Travel i Amadeus połączyły siły, by wspólnie stworzyć najlepszy system kompleksowego zarządzania podróżami służbowymi pracowników pierwszego z wymienionych przedsiębiorstw. Relacje eksperckie, spójna strategia, wzrost efektywności oraz zgodne stawianie podróżującego na pierwszym miejscu – wszystko to sprawiło, że współpraca pomiędzy trzema firmami została dwa lata temu nagrodzona tytułem Travel Team of the Year, przyznanym przez prestiżowe grono specjalistów w ramach corocznych Business Travel Awards. Dlaczego zmieniać? Wszystkie trzy firmy współpracowały ze sobą już wcześniej – Microsoft korzystał z usług American Express Global Business Travel przy globalnym zarządzaniu podróżami służbowymi. Amadeus z kolei dostarczał American Express Global Business Travel rozwiązania technologiczne, które pozwalały na kompleksowe i efektywne planowanie wyjazdów pracowników Microsoftu. Pretekstem do zmiany relacji i charakteru współpracy, a co za tym idzie – jej efektów była prozaiczna formalność, czyli konieczność odnowienia kontraktu. Wszystkim stronom zależało na rozwoju i wypracowaniu nowatorskich rozwiązań, które nie tylko pozwoliłyby wyeliminować ewentualne problemy, ale również byłyby na tyle innowacyjne, by odpowiednio ustawić proporcje pomiędzy wydatkami przeznaczanymi na globalne podróże służbowe a efektywnością w ich zarządzaniu oraz wygodą i satysfakcją podróżujących.
Środowisko biznesowe – zarówno Microsoftu, jak i podróżujących po całym świecie pracowników przedsiębiorstwa – szybko ewoluuje na pełnym wyzwań, konkurencyjnym rynku. Uznanie potrzeb pracownika wyjeżdżającego w delegację za priorytet pozwoliło przesunąć punkt ciężkości z czynników wewnątrzfirmowych na jakość samego podróżowania. Od początku skupiano się na zagadnieniach typowo operacyjnych, mając świadomość, że odpowiednia technologia może zrewolucjonizować zarządzanie podróżami służbowymi w każdej firmie. Ale jak zaimponować technologią firmie, która sama jest światowym liderem w dostarczaniu przełomowych rozwiązań? Kompleksowy, przejrzysty i wygodny system rezerwacyjny online odpowiadał na potrzeby pracowników Microsoftu. Komfort podróżowania zapewniono, dając podróżującym pełną kontrolę nad planowaniem wyjazdu służbowego – dodatkowo zagwarantowano im całkowite dostosowanie do indywidualnych potrzeb. Trzy firmy, cztery zasady Każda z zaangażowanych firm jest ekspertem w swojej dziedzinie – tylko współpraca na równych prawach, oparta na przeświadczeniu, że każdy element układanki jest tak samo ważny, gwarantowała sukces przedsięwzięcia. Microsoft to dynamicznie rozwijająca się, kreatywna, globalnie zintegrowana organizacja, która sprzedaje realizowane z pasją wizje. Jej pracownicy odznaczają się wyjątkową elastycznością oraz zaangażowaniem w profesjonalne wypełnianie obowiązków. American Express Global Business Travel słynie z jakości i z wysokiej
skuteczności w dostarczaniu oferowanych usług – dzięki temu jest jedną z największych i najbardziej doświadczonych firm zajmujących się zarządzaniem podróżami służbowymi. Amadeus IT Group to wiodący dostawca technologii dla światowej branży turystycznej oraz narzędzi rezerwacyjnych dla przedsiębiorstw – technologia oferowana przez firmę była dokładnie tym, na czym zależało zarówno firmie Microsoft, jak i American Express Global Business Travel. Aby stworzyć maksymalnie efektywne w użytkowaniu narzędzie powołano osobny zespół, zrzeszający reprezentantów trzech firm – One Team. W poprzedniej dekadzie wielu liderów rynku postawiło na zmianę w podejściu do docelowego odbiorcy, a firmy produkujące dobra konsumenckie wzmocniły relacje z dostawcami. Być może branża turystyczna potrzebowała podobnej zmiany? Stawiając dobro pracowników jeżdżących w delegację na pierwszym miejscu i rezygnując ze wszystkich rozwiązań, które służyły czemukolwiek innemu niż zaspokojenie ich potrzeb, to podróżujący stał się królem, a Microsoft, American Express Global Business Travel i Amadeus jego dostawcami. Za fundament współpracy uznano przygotowane dla firmy Microsoft narzędzie do rezerwacji wyjazdów służbowych online – zapewniające podróżującemu absolutną przejrzystość użytkowania. 1+1+1= więcej niż 3 Microsoft jest dziś jedną z największych działających na różnych rynkach firm, które korzystają z technologii Amadeus e-Travel Management. Jeśli chodzi o stopień adaptacji narzędzia, firma uzyskała imponujące wyniki.
W latach 2008-2011 w niemieckim oddziale Microsoftu stopień adopcji narzędzia wzrósł z 62 do 85 proc., w tym samym czasie we Francji odnotowano wzrost do 82 proc., a w Rosji po zaledwie pięciu miesiącach od wdrożenia systemu można się było pochwalić adopcją na poziomie 53 proc. Sukcesywnie rosła też satysfakcja użytkowników, a już po pierwszym roku korzystania z narzędzia rezerwacyjnego firma odnotowała zauważalny spadek kosztów podróży służbowych – co potwierdza ekonomiczną efektywność modelu. Trzy różne firmy, decydując się na współpracę jak równy z równym, dowiodły, że wspólnie znaczą więcej niż prosta suma trzech składników.
„Jasna, wspólna wizja może przynieść niesamowite rezultaty. Wsparcie naszych partnerów oraz gotowość wszystkich zaangażowanych, by zmieniać własne myślenie, zdeterminowała nasz sukces. Jestem podekscytowana triumfem wartości prawdziwie partnerskiego podejścia nad tradycyjnym modelem klient – dostawca. Mówiąc najprościej: to było znaczące przedsięwzięcie zrealizowane przez wybitną grupę profesjonalistów”. Julia Heesterman, Head of Travel Services EMEA, Microsoft
12
13
na początku był
chaos Przed: organizacyjny bałagan, angażowanie zbyt dużych zasobów firmy, gigantyczne koszty. Po: uporządkowany proces rezerwacji i satysfakcjonujące oszczędności. Tyle France Telecom Group zyskała na współpracy z Amadeus.
Kto? France Telecom Group jest jedną z największych światowych firm działających w branży telekomunikacyjnej. Przełomem w globalnym rozwoju przedsiębiorstwa był rok 2007, gdy firma nie tylko zainwestowała w kolejne oddziały, ale również poszerzyła portfolio klientów o tych z wcześniej niezagospodarowanych sektorów rynku, jak służba zdrowia i instytucje publiczne. Dzięki temu France Telecom Group zamknęła rok 2007 z wynikiem finansowym, który przekroczył ten założony w planach rozwoju. Dziś z usług przedsiębiorstwa korzysta około 160 mln firm na całym świecie, z czego ponad 100 mln obsługuje Orange, należąca do grupy wiodąca marka na rynku dostawców Internetu i telefonii komórkowej. W samej Francji France Telecom zatrudnia 90 tys. osób, z czego prawie połowa regularnie podróżuje służbowo – co odpowiada dwóm trzecim globalnego budżetu przeznaczonego na wyjazdy służbowe. W 2007 r. firma wydała 102 mln euro. Przy okazji rosnącej liczby wyjazdów służbowych zwrócono uwagę na konieczność uproszczenia i zautomatyzowania procedur rezerwacji oraz rozliczania delegacji, a także obniżenia ich kosztów.
Z kim? Jeszcze 10 lat temu przygotowanie podróży służbowych – zarówno od strony organizacyjnej, jak i księgowej – angażowało poważne zasoby firmy. Brakowało ustandaryzowanej polityki podróży i ujednoliconego procesu dokonywania rezerwacji – firma korzystała z usług ponad 140 biur podróży i miała ograniczone możliwości negocjowania atrakcyjnych stawek. Celem było wprowadzenie wspólnego systemu reguł oraz wdrożenie technologii, która na to pozwoli, z jednoczesnym obniżeniem kosztów. W 2005 r. firma France Telecom ogłosiła przetarg na dostawcę narzędzia online. Dlaczego wybrano Amadeus e-Travel Management? France Telecom postawiła na sprawdzone rozwiązanie technologiczne – proste w użyciu i atrakcyjne finansowo. Dodatkowym atutem była udana współpraca Amadeus z Etap-On-Line, dostawcą kompatybilnego z Amadeus e-Travel Management systemu do zcentralizowanego zarządzania podróżami służbowymi i ich rozliczania. Kontrakt podpisano w 2005 r. Na pierwszym etapie we francuskich i w brytyjskich
oddziałach Orange wdrożono narzędzie rezerwacyjne Amadeus e-Travel Management, a we France Telecom ujednolicono procedury rozliczania delegacji dzięki rozwiązaniu Ulysse Travel & Expense. W listopadzie 2007 r. sfinalizowano Convergence – projekt globalnego wprowadzenia systemu rezerwacji online. Efekt Na rezultaty nie trzeba było długo czekać. Już w pierwszym tygodniu od wdrożenia rozwiązania grupa mogła się pochwalić wysokim stopniem adaptacji narzędzia – ponad połowy rezerwacji dokonano online. Poprawiła się procedura (szybciej, łatwiej, efektywniej), wprowadzono rygorystycznie kontrolowaną politykę podróży. Wymierne korzyści? Na kosztach transakcji zaoszczędzono nawet do 60 proc., wydatki na podróże spadły o 2 proc. – czyli średnio o 6 euro na wyjazd. Inwestycja zwróciła się ekspresowo. Dużą rolę odegrał tu stworzony przez France Telecom Group portal Voyages – adresowany do podróżujących pracowników, zawierający praktyczne przewodniki oraz materiały instruktażowe. Dzięki spersonalizowanej konfiguracji Amadeus e-Travel Management pracownicy uzyskali szybki dostęp do najlepszych ofert. Z kolei poziom adaptacji narzędzia rósł dzięki automatycznemu przekierowywaniu użytkowników bezpośrednio do systemu rezerwacyjnego lub biura podróży w zależności od celu i specyfiki wyjazdu. Wprowadzono system monitorowania i kontroli – specjalnie powołany zespół regularnie analizuje wydatki i zgodność z przyjętą polityką firmy, raportując do menedżera podróży. Poziom adaptacji rozwiązania sukcesywnie rośnie, a France Telecom notuje coraz wyższe oszczędności, co dowodzi, że odpowiedni wybór technologii się opłaca.
Cele: ————————— Obniżenie kosztów wyjazdów służbowych. — Ustalenie wspólnej polityki podróży przy współpracy z jednym dostawcą. — Wdrożenie systemu do rezerwacji online, który uporządkuje dokonywanie zakupów. — Wprowadzenie zautomatyzowanego systemu planowania online. — Usprawnienie procedur płatności i fakturowania. Efekty: ————————— Ponad 10 tys. rezerwacji miesięcznie dokonywanych online. — Wysoki poziom adaptacji – ponad 50 proc. wśród 40 tys. podróżujących pracowników France Telecom. — Szybsze, prostsze, efektywniejsze procedury. — Wymierne oszczędności odnotowane w krótkim okresie – od 30 do 60 proc. na kosztach transakcji, 2 proc. na wydatkach na podróże, już w pierwszym roku.
14
15
podróż służbowa:
łatwiej, szybciej, taniej Pomaga zarządzać podróżami służbowymi i redukować związane z nimi koszty nawet o 20 proc. Amadeus e-Travel Management to narzędzie ułatwiające kompleksowe planowanie wyjazdów biznesowych. Jak działa?
Podróże służbowe odgrywają kluczową rolę w zacieśnianiu relacji z klientami czy partnerami biznesowymi. Spotkania face to face są najlepszą formą kontaktu, pozwalającą osobiście przedstawić stanowisko firmy w danej sprawie czy efektywnie negocjować warunki współpracy. Dlatego firmy, pomimo dynamicznego rozwoju technologii związanych z komunikowaniem się, jak wideo- czy telekonferencje, zdają sobie sprawę, jak ważną funkcję pełnią osobiste spotkania biznesowe. Planowanie kontrolowane Wydatki na podróże służbowe w przedsiębiorstwach czy instytucjach publicznych często są znaczącą inwestycją. Jeśli szuka się oszczędności w tym obszarze, warto wdrożyć Amadeus e-Travel Management – efektywne, przetestowane przez ponad 6 tys. firm na całym świecie, internetowe narzędzie do samodzielnego rezerwowania usług turystycznych i zarządzania podróżami służbowymi w firmie. Pozwala ono łatwo i szybko uzyskać znaczne oszczędności i kontrolować wydatki ponoszone na ten cel, a w perspektywie długofalowej pomaga zoptymalizować budżet firmy przeznaczony na wyjazdy biznesowe. Często proces implementacji narzędzia zaczyna się od stworzenia w firmie zbioru zasad i reguł dotyczących delegacji, czyli tzw. polityki podróży. Ważne jest również przekonanie pracowników do korzystania z wprowadzonego rozwiązania. Od tego zależy, czy wdrożenie Amadeus e-Travel Management będzie sukcesem w wymiarze finansowym. – Rezerwowanie podróży przez tzw. self booking tools daje firmie pełną kontrolę nad wydatkami na ten cel, a co za tym idzie, umożliwia optymalizowanie budżetu przeznaczanego na wyjazdy biznesowe pracowników. Mając dostęp do kompletnych raportów zawierających bardzo szczegółowe dane na temat czasu i miejsca pobytu, noclegu, przelotu czy rodzaju wypożyczonego samochodu, firma zyskuje kartę przetargową w negocjacjach z dostawcami usług turystycznych – liniami lotniczymi, hotelami czy wypożyczalniami samochodów – mówi Paweł Rek, Dyrektor Generalny Amadeus Polska i Dyrektor Regionalny Amadeus na Europę Środkową.
Podróż za jednym kliknięciem Amadeus e-Travel Management umożliwia łatwy i szybki dostęp do kompleksowej oferty wielu dostawców usług przy zachowaniu prostoty obsługi, wygody użytkowania oraz kontroli kosztów już na etapie planowania podróży. Konkretne oferty są przy tym prezentowane na jednej stronie, w przejrzysty sposób, co pozwala na ich selekcję i finalny wybór dosłownie za pomocą jednego kliknięcia. Pracownicy mogą porównywać stawki poszczególnych przewoźników (np. tradycyjnych i niskokosztowych) na jednym ekranie i wybrać ofertę zgodną z polityką przedsiębiorstwa. Co więcej, system pozwala zintegrować wszystkie elementy globalnych programów podróży (preferowani dostawcy, negocjowane stawki, wytyczne firmy) na jednej, prostej w obsłudze stronie internetowej, a także dostosować się do proekologicznej polityki firmy dzięki kalkulatorowi emisji CO2. Aplikacja pozwala na przyznawanie pracownikom określonych uprawnień, w ramach których mogą oni samodzielnie dokonywać rezerwacji oraz zarządzać nimi według stosowanej przez przedsiębiorstwo polityki podróży. Firma może zarządzać tymi uprawnieniami oraz profilami podróżnych zarówno w przypadku grup pracowników, poszczególnych działów firmy, jak i pojedynczych osób. Dzięki narzędziom śledzenia rezerwacji i raportowania w każdej chwili można sprawdzić, gdzie aktualnie znajdują się podróżni, a także zareagować w przypadku problemów podczas podróży. Ponadto aplikacja z łatwością integruje się z istniejącą infrastrukturą IT firmy, co nie zakłóca dotychczasowej pracy. Narzędzie zostało również wyposażone w funkcjonalności do sporządzania raportów i zestawień finansowych. Automatyzacja procesów pozwala na obniżenie opłat serwisowych i kosztów transakcyjnych, a nawet średniej ceny biletów. – Zdarza się, że w ciągu roku od wprowadzenia rozwiązania Amadeus e-Travel Management firmy redukują wydatki na podróże służbowe nawet o ponad 20 proc. – dodaje Paweł Rek.
16
17
nie tylko
korporacje e-Power Corporate to prosta, intuicyjna w obsłudze aplikacja stworzona z myślą o średniej wielkości przedsiębiorstwach. Przełomowe rozwiązanie pozwala z powodzeniem realizować politykę podróży służbowych.
Nie tylko duże korporacje, ale również mniejsze firmy mogą korzystać z prostych w obsłudze narzędzi online do organizowania podróży służbowych. e-Power Corporate to przełomowe rozwiązanie internetowe typu self booking tool służące do zarządzania wyjazdami służbowymi, dostosowane do potrzeb średniej wielkości przedsiębiorstw. Narzędzie udostępnia kompleksową ofertę przelotów, hoteli i samochodów na jednej platformie. Dzięki temu każdy użytkownik e-Power Corporate może samodzielnie rezerwować wszystkie usługi turystyczne związane z podróżą. Kompleksowe planowanie Efektywne zarządzanie podróżami służbowymi w firmach i instytucjach publicznych jest możliwe dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym takim jak e-Power Corporate, dostosowanym do potrzeb średniej wielkości organizacji. Funkcjonalności oraz interfejs aplikacji zostały zaprojektowane z myślą o łatwej i intuicyjnej obsłudze przez pracowników firmy. Umożliwiają one dokonywanie szybkiej rezerwacji adekwatnej do aktualnych potrzeb i preferencji pracownika przy zachowaniu zgodności z przyjętą polityką podróży służbowych. Aplikacja e-Power Corporate pozwala na zbudowanie polityki podróży służbowych poprzez wdrożenie prostego lub bardziej złożonego systemu zasad. Regulują one realizację rezerwacji w zależności od czasu trwania podróży, jej celu oraz uprawnień pracownika. – Dzięki wprowadzeniu rozwiązań do zarządzania podróżami służbowymi firma może w pełni kontrolować procesy związane z wyjazdami biznesowymi. Pracownicy mają
do wyboru preferowanych dostawców i wynegocjowane stawki zaakceptowane przez zarząd firmy, a jeśli chcą skorzystać z usługi nieuwzględnionej w przyjętych zasadach wyboru oferty, muszą odpowiednio uzasadnić to odstępstwo – komentuje Paweł Rek. e-Power Corporate zapewnia kompleksowy dostęp do ofert wielu dostawców – umożliwia zaplanowanie wszystkich elementów podróży służbowej, transportu i pobytu (bilety, hotel, wynajem samochodu) oraz wykup ubezpieczenia. Oferty są wyświetlane na jednej stronie, co zdecydowanie ułatwia selekcję i wybór najbardziej satysfakcjonującej opcji.
Więcej za mniej Podstawową korzyścią płynącą z wdrożenia narzędzia e-Power Corporate w przedsiębiorstwie jest realna kontrola, a co za tym idzie – widoczna redukcja wydatków przeznaczanych na wyjazdy służbowe. – Dostarczane przez nas rozwiązania oferują wielowymiarowe, definiowane przez użytkownika raportowanie, które pozwala na rozliczanie wyjazdów i śledzenie generowanych oszczędności oraz pomaga w podejmowaniu decyzji o dalszych korektach w polityce podróży korporacji – dodaje Paweł Rek.
Aplikacja e-Power Corporate jest dostępna w 29 językach, w tym polskim.
18
19
FIRMY I INSTYTUCJE
Amadeus e-Power Corporate
jak podróżuje generacja y?
Light touch online technology
Nowe pokolenie, nowe oczekiwania. Przyszli liderzy biznesu zmienią podejście do podróży służbowych.
mobilnie Z Amadeus Nowe aplikacje na urządzenia mobilne wprowadzone przez Amadeus ułatwiają organizację podróży służbowej i zarządzanie dokonaną rezerwacją.
Aplikacja Amadeus e-Travel Management Mobile umożliwia zaplanowanie wyjazdu, w tym rezerwację oraz zakup biletów lotniczych zgodnie z obowiązującą w firmie polityką podróży. Dodatkowo udostępnia rozkłady zarezerwowanych przelotów – wystarczy skorzystać ze smartfona. Z kolei Amadeus Mobile Messenger to aplikacja, która zapewnia pasażerowi stały, bieżący kontakt z organizatorem wyjazdu. Pozwala natychmiast zlokalizować podróżnego oraz dostarcza wszelkich informacji niezbędnych do zidentyfikowania i rozwiązania problemu.
W badaniach przeprowadzonych w ubiegłym roku na zlecenie Amadeus wzięło udział 400 pracowników brytyjskich i irlandzkich firm – ankietę przeprowadzono wśród tych, którzy regularnie podróżują służbowo. 17 proc. wszystkich respondentów stanowili przedstawiciele pokolenia Y, a więc osoby między 18. a 34. rokiem życia, w tym 12 proc. to pracownicy dużych firm, którzy już dziś zajmują stanowiska menedżerskie i kierownicze. Badania pokazały, że młodsze pokolenie przywiązuje mniejszą wagę do wygody, a wyżej stawia koszt podróży – praktyczne udogodnienia jako priorytetowe wskazało 57 proc.
pracowników między 18. a 34. rokiem życia. Dla porównania: wygoda jest najważniejsza dla 63 proc. pracowników pomiędzy 35. a 44. rokiem życia i dla 65 proc. pracowników między 45. a 54. rokiem życia. Przedstawiciele pokolenia Y zaznaczyli również, że chętnie łączą wyjazdy służbowe z samodzielnie finansowanym wyjazdem prywatnym – oczekują więc szerszej oferty, która oprócz możliwości rezerwacji podstawowych usług turystycznych będzie zawierać pożyteczne informacje na temat wybranej destynacji (atrakcje turystyczne, zabytki, rekomendacje restauracji).
przede wszystkim elastycznie
Internetowe narzędzie typu self booking tool do zarządzania podróżami służbowymi, stworzone z myślą o średniej wielkości przedsiębiorstwach. Gwarantuje przejrzystość i kontrolę nad wydatkami na ten cel. Aplikacja udostępnia kompleksową ofertę przelotów, hoteli, samochodów i ubezpieczeń na jednej platformie. Rozwiązanie pozwala skutecznie egzekwować politykę podróży firmy. W efekcie przekłada się to na znaczną redukcję kosztów związanych z wyjazdami służbowymi. Z kolei system raportowy ułatwia kontrolę i planowanie budżetu przeznaczanego na ten cel.
Więcej informacji: www.ebusinesstravel.pl
Nowe rozwiązania powinny nie tylko zapewniać kompleksową organizację podróży służbowej, ale przede wszystkim umożliwiać wprowadzenie zmian w rezerwacji. I to niezależnie od etapu wyjazdu. W ubiegłym roku aż 51 proc. podróżujących służbowo zmieniło plan podróży po dokonaniu rezerwacji, w tym 38 proc. już w jej trakcie. A zatem narzędzia online służące do rezerwacji wszystkich usług turystycznych związanych z podróżą służbową powinny się zmieniać wraz z rosnącymi wymaganiami użytkowników – a głównym oczekiwaniem podróżujących pracowników jest elastyczność w organizacji podróży, pozwalająca na dokonanie zmian w aranżacji wyjazdu w zależności od potrzeb podróżującego. To nie tylko kwestia technologii, ale
również świadomości i efektywności tych działów firmy, które koordynują podróże służbowe pracowników. Zaledwie 30 proc. respondentów pochwaliło odpowiednie departamenty w swoich firmach.
51 proc.
ponad połowa podróżujących zmienia plan podróży już po rezerwacji. www.amadeus.com.pl
20
Amadeus Amadeus jest globalnym dostawcą najwyższej jakości zaawansowanych rozwiązań technologicznych i usług przetwarzania danych dla światowej branży turystycznej, dzięki którym Klienci mogą efektywnie rozwijać swój biznes. Miliony pasażerów każdego dnia używa naszego systemu planując, rezerwując i monitorując swoją podróż. Zaufało nam także ponad 6000 korporacji na całym świecie, które wdrożyło flagową aplikację Amadeus e-Travel Management do zarządzania podróżami służbowymi redukując koszty i optymalizując procesy. Doskonałe połączenie innowacyjnej technologii i dogłębnej wiedzy oraz jasna wizja przyszłości pozwalają nam od lat kształtować przyszłość świata podróży. ŚWIATOWEJ KLASY TECHNOLOGIA Amadeus nieustannie prowadzi inwestycje i wdraża nowe rozwiązania, dzięki czemu oferowana przez nas technologia jest elastyczna, innowacyjna, wydajna i niezawodna. Jesteśmy liderem w branży turystycznej w zakresie inwestycji w badania i rozwój. W ciągu ostatniej dekady działalności firmy przeznaczyliśmy prawie 2,5 mld EUR na rozwój nowych produktów. PRAWDZIWE PARTNERSTWO W Amadeus ściśle współpracujemy z naszymi Klientami, budujemy i utrzymujemy wzajemnie korzystne, długofalowe relacje. GWARANCJA EFEKTÓW Amadeus oferuje doświadczenie, ekspercką wiedzę i doskonałą obsługę klienta oraz wizję i zdolność dostarczania lepszych wyników, wspierając tym samym budowanie skutecznej strategii rozwoju Twojego biznesu. GLOBALNY ZASIĘG Działamy globalnie a jednocześnie oferujemy lokalną wiedzę. Posiadamy swoje przedstawicielstwa w ponad 70 krajach, dzięki czemu możemy pomagać Ci rozwijać działalność z wykorzystaniem naszych rozwiązań w dowolnym miejscu na świecie.
Dowiedz się więcej: odwiedź www.amadeus.com.pl lub porozmawiaj ze swoim opiekunem klienta
Amadeus Polska Sp. z o.o. ul. Domaniewska 49 02-672 Warszawa
T: +48 22 539 42 00 F: +48 22 539 42 30 email: salespl@amadeus.com
amadeus.com.pl e-businesstravel.pl