Rachunkowość w zakresie działalności odpłatnej i nieodpłatnej pożytku publicznego Rachunkowość jest systemem przeznaczonym do ewidencji przeprowadzonych w jednostce działań i istotnych wydarzeń. Zapisy te służą przede wszystkim informacji, kontroli, a przez analizę i interpretację – podejmowaniu decyzji. Spółdzielnie socjalne są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i przedstawienia w sprawozdaniach finansowych informacji odzwierciedlających rzeczywistą ich sytuację majątkową i finansową. Rachunkowość spółdzielni socjalnej regulują zewnętrzne przepisy odpowiednich ustaw i innych aktów prawnych. W praktyce rachunkowej jednak powstaje zawsze wewnętrzny system wynikający z konieczności podporządkowania się owym nakazom i normom w warunkach działań określonej spółdzielni. Po ustaleniu i opisaniu system ten nosi miano polityki rachunkowości. Według ustawy o rachunkowości każda spółdzielnia powinna posiadać opis przyjętych przez nią wewnętrznych zasad rachunkowości. W dokumencie tym możemy wykorzystać możliwoś wyboru, uproszczeń i rezygnacji. Dokument ten służy w praktyce przede wszystkim dwóm podstawowym celom: •
utrzymanieciągłości stosowanych wewnętrznych zasad rachunkowości w przypadku: zmiany księgowego lub innej osoby odpowiedzialnej za rachunkowość jednostki,
•
kontroli zapisów księgowych, zwłaszcza przez osobę z zewnątrz, niedysponującą żadną wiedzą na temat danej spółdzielni.
Elementy polityki rachunkowości: 1. Nazwa podmiotu 2. Rodzaj podmiotu 3. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg 4. Miejsce prowadzenia ksiąg 5. Zasady archiwizacji zapisów księgowych 6. Rodzaj prowadzonej działalności przez spółdzielnię, źródła jej dochodów 7. Określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych 8. Przyjęte metody wyceny aktywów i pasywów 9. Zasady uznawania aktywów za środki trwałe. Ewidencja środków trwałych
1
10. Zakładowy plan kont: wykaz kont księgi głównej i zasady tworzenia kont ksiąg pomocniczych – do polityki rachunkowości należy załączyć wykaz kont księgi głównej – kont syntetycznych wraz z opisem funkcjonowania tych kont, a także zasady tworzenia kont analitycznych.
11. Obieg dokumentów księgowych w jednostce 12. Wybór ewidencji kosztów 13. Inwentaryzacja – należy wskazać terminy inwentaryzacji zgodnie z ustawą o rachunkowości i osobę odpowiedzialną za jej przeprowadzenie 14. Uznanie błędu za błąd istotny- błąd istotny powoduje niezgodność sporządzonego sprawozdania finansowego z rzeczywistością – jeżeli odnajdziemy go sporządzeniu sprawozdania musimy go korygować. Błąd nieistotny możemy skorygować w roku bieżącym. Należy określić jakie pomyłki nie będą uznawane za błędy istotne np.: powodujące odchylenie wyniku finansowego o 5% i najlepiej określić też kwotę jaka nie powoduje uznania operacji za źle zaksięgowaną np. pomyłki do wysokości 1 zł lub 10 zł 15. Odpowiedzialność za aktualizacje polityki rachunkowości – w myśl przepisów osobą odpowiedzialną jest prezes/kierownik jednostki lub osoba przez niego wyznaczona 16. Wybór wzorów sprawozdań finansowych. Dokumentacja polityki rachunkowości nie jest złem koniecznym ale posiadanie takiego dokumentu wiele ułatwia np.: uniemożliwia dowolność zmian sposobu księgowania, wprowadzania nieuzasadnionych uproszczeń, ułatwia także zarządowi kontrolę poprawnego prowadzenia księgowości. Większość spółdzielni socjalnych jest zakładana i funkcjonuje, jako przedsiębiorstwa prowadzące działalność gospodarczą w oparciu o wpis do rejestru przedsiębiorców. Jednak należy pamiętać, iż ustawodawca uczynił spółdzielnię socjalną przedsiębiorstwem szczególnym, które może łączyć cechy przedsiębiorstwa i organizacji pozarządowej. Dlatego poza działalnością gospodarczą spółdzielnie socjalne mogą prowadzić także odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego tak jak organizacje pozarządowe, jakimi są między innymi fundacje i stowarzyszenia uzyskując w ten sposób dodatkowe środki na funkcjonowanie. Zgodnie z przepisami działalnością pożytku publicznego jest działalność społecznie użyteczna, prowadzona przez organizacje pozarządowe w sferze zadań publicznych określonych w ustawie. Może być ona wykonywana jako działalność odpłatna lub nieodpłatna Działalność odpłatna, Jest to działalność pożytku publicznego, którą spółdzielnia może wykonywać w sferze zadań publicznych. Przy realizacji działalności odpłatnej spółdzielnia może pobierać wynagrodzenie za zrealizowane działania. Jednak wynagrodzenie to nie może być wyższe od kosztów wykonywania tej działalności np. spółdzielnia która prowadzi usługę z zakresu opieki nad osobami starszymi. W ramach tego działania spółdzielnia ponosi koszty związane z zatrudnieniemopiekunki w kwocie 2000 zł, koszt księgowości i rozliczeń dokumentów to 200zł. Suma kosztów to 2200 zł. Tak więc przychody, jakie może wygenerować spółdzielnia w ramach przedstawionego zadania realizowanego w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego nie mogą być wyższe od 2200zł. 2
Działalność nieodpłatna to działalność pożytku publicznego opisana powyżej z tą różnicą, że Spółdzielnia nie pobiera wynagrodzenia od odbiorców działań. Tak więc osoby starsze w powyższym przykładzie, którymi Spółdzielnia się zajmuje nie ponoszą kosztów usług opiekuńczych. Koszty takich działań pokrywane są z przychodów własnych generowanych np. w działalności gospodarczej lub innych źródeł zewnętrznych. Najczęściej działalność nieodpłatna finansowana jest z dotacji lub środków publicznych. Przykładem jest finansowanie zadań z zakresu opieki nad osobami starszymi przez samorządy. Tak więc spółdzielnia prowadząc działalność statutową nieodpłatną w zakresie opieki nad seniorami swoje zadania może finansować ubiegając się o finansowanie od Urzędu Gminy lub Miasta. Prowadzenie przez spółdzielnię statutowej działalności odpłatnej i nieodpłatnej wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników z uwzględnieniem przepisów o rachunkowości. Wynika to z artykułu 9 ustawy o spółdzielniach socjalnych. Dla każdego rodzaju działalności w Zakładowym Planie Kont tworzy się odrębne konta syntetyczne i konta analityczne opisujące oddzielnie przychody, oddzielnie koszty, ustala się też wynik na działalności gospodarczej, działalności statutowej odpłatnej i działalności statutowej nieodpłatnej. Dlatego należy przedstawić je w księgowości spółdzielni w taki sposób, by móc pokazać jakie koszty były sfinansowane i jakie działania zostały zrealizowane. •
Zgodnie z ustawą o rachunkowości w skład zakładowego planu kont wchodzi:
•
Zespół 0 – Aktywa trwałe
•
Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe
•
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia
•
Zespół 3 - Materiały i towary
•
Zespół 4 - Koszty według rodzajów im ich rozliczenie
•
Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie
•
Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe
•
Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
•
Zespół 8 – Fundusze własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy
Aby móc dokonywać wpisów operacji gospodarczych do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, spółdzielnia socjalna musi mieć opracowany zakładowy plan kont, który musi być dopasowany do charakteru prowadzonej działalności. Poniżej przedstawię typowe zapisy dla poszczególnych zespołów kont.
3
Zespół kont 0 •
Nr konta 010 Środki trwałe - na koncie tym po stronie WN ewidencjonuje się środki trwałe zakupione, wytworzone lub otrzymane w wartościach początkowych np.: cena nabycia, cena wytworzenia lub cena rynkowa. Po stronie MA księguje się trwałe utraty wartości środków trwałych, sprzedaż lub likwidację środków trwałych umorzonych, wartość umorzenia, wartość netto środków trwałych sprzedanych w trakcie umorzenia
•
Nr konta 020 Wartości niematerialne i prawne – po stronie WN księgujemy prawa majątkowe, licencje, znaki towarowe, logotypy w cenie zakupu, w kosztach wytworzenia lub cenach rynkowych. Po stronie MA wyksięgowanie praw całkowicie umorzonych, zlikwidowanych, sprzedanych.
•
Nr konta 039 Należności długoterminowe – po stronie WN księgujemy należności długoterminowe ich aktualizacje i zwiększenia o naliczone odsetki. Po MA spłaty należności, odpisy należności umorzonych i nieściągalnych i inne zmniejszenia
•
Nr konta 050 Odpisy umorzeniowe środków trwałych – po WN odpisuje się kwotę umorzenia sprzedanych lub zlikwidowanych środków trwałych. Po MA dokonuje się zapisów umorzenia środków trwałych, zwiększenia umorzenia w ramach aktualizacji.
•
Nr konta 60 Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych – postępujemy jak wyżej
•
Nr konta 080 Środki trwałe w budowie konto to służy do ewidencji środków trwałych w niezakończonej budowie lub montażu. Po stronie WN księguje się koszty budowy, montażu lub wytworzenia środka trwałego. Po MA księgujemy ewentualne odpis zmniejszające wartość środka trwałego w budowie, zmniejszenia kosztów wytworzenia, przekazanie środka trwałego do użytkowania, zaniechanie budowy, sprzedaż
Zespół kont 1 •
Nr konta 100 – Kasa – po stronie WN ewidencjonuje się operacje zwiększające stan środków w kasie. Po stronie MA operacje zmniejszające stan kasy
•
Nr konta 110 – rachunek bankowy podstawowy/rachunki bankowe – po stronie WN ewidencjonuje się operacje zwiększające stan środków na rachunku bankowym. Po stronie MA operacje zmniejszające stan środków na rachunku
Zespół kont 2 • 4
Nr konta 200 – rozrachunki z dostawcami- po stronie MA księguje się operacje zwiększające zobowiązania względem dostawców, wynikające z otrzymanych
dokumentów zakupu. Po stronie WN księguje się spłaty zobowiązań lub ich umorzenie •
Nr konta 210 – rozrachunki z odbiorcami -po stronie WN księguje się operacje zwiększające należności od odbiorców wynikające z wystawionych faktur sprzedaży. Po stronie MA księguje się spłaty tych należności lub ich umorzenie
•
Nr konta 220 – rozrachunki z tytułu podatków - po stronie MA księguje się operacje zwiększające zobowiązania z tytułu podatków. Po stronie WN księguje się operacje zmniejszające zobowiązania podatkowe.
•
Nr konta 225 - rozrachunki z ZUS - po stronie MA księguje się operacje zwiększające stan zobowiązań wobec ZUS. Po stronie WN księguje się operacje zmniejszające zobowiązania ZUS.
•
Nr konta 231 - po stronie MA księguje się operacje zwiększające zobowiązania względem pracowników z tytułu ich wynagrodzeń na podstawie umowy o pracę lub umów cywilno-prawnych. Po stronie WN księguje się spłaty wynagrodzeń.
•
Nr konta 240 – Pozostałe rozrachunki – po stronie WN księguje się operacje zwiększające pozostałe należności i zmniejszające pozostałe zobowiązania. Po stronie MA ujmuje się operacje zmniejszające
Zespół kont 3 •
Nr konta 330Towary na potrzeby działalności nieodpłatnej – po stronie WN księguje się wartość towarów otrzymanych w ramach darowizny, wytworzonych w ramach warsztatów, zakupionych. Po stronie MA księguje się przekazanie towarów
•
Nr konta 331 – Towary na potrzeby działalności odpłatnej - po stronie WN księguje się wartość towarów otrzymanych w ramach darowizny, wytworzonych w ramach warsztatów, zakupionych przeznaczonych na działalność odpłatną. Po stronie MA księguje się wartość towarów sprzedanych
Zespół kont 4
5
•
Nr konta 400 – Amortyzacja- koszty administracyjne po stronie WN księguje się odpisy amortyzacyjne środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, po stronie MA księguje się przeniesienie rocznej sumy amortyzacji na dzień bilansowy
•
Nr konta 401 – Zużycie materiałów i energii – koszty administracyjne po stronie WN księguje się koszt zużycia energii elektrycznej, cieplnej i wody według otrzymanych dokumentów, a także zakupione artykuły biurowe, środki gospodarcze i niskocenne wyposażenie po stronie MA jak wyżej
•
Nr konta 402- Usługi obce – koszty administracyjne- po stronie WN Koszt zakupionych na cele administracyjne usług. Po MA jak wyżej
•
Nr konta 403 – Podatki i opłaty - koszty administracyjne- po stronie WN księguje się np. naliczony podatek od nieruchomości Po MA jak wyżej
•
Nr konta 404 Wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – koszty administracyjne - Po stronie WM księguje się wynagrodzenia po MA jak wyżej
•
Nr konta 405 Pozostałe koszty rodzajowe – koszty administracyjne – po stronie WN księguje się pozostałe nie ujęte wcześniej koszty według dokumentów po stronie MA jak wyżej
•
Nr konta 410 koszty działalności statutowej nieodpłatnej – po stronie WN księguje się wszystkie koszty poniesione w ramach działalności statutowej nieodpłatnej: zakup energii, artykułów, materiałów, wynagrodzenia, zużycie aktywów stanowiących środki trwałe i WNIP, przeznaczonych na działalność statutową w wartości odpowiadającej realizacji celów, wartość towarów i pozostałe koszty poniesione w ramach działalności nieodpłatnej. Po stronie MA księguje się odpisane wartości wszystkich kosztów działalności statutowej nieodpłatnej na dzień bilansowy
•
Nr konta 411 koszty działalności statutowej odpłatnej – po stronie WN księguje się wszystkie koszty poniesione w ramach działalności statutowej odpłatnej: zakup energii, artykułów, materiałów, wynagrodzenia, zużycie aktywów stanowiących środki trwałe i WNIP, przeznaczonych na działalność statutową w wartości odpowiadającej realizacji celów, wartość towarów i pozostałe koszty poniesione w ramach tej działalności. Po stronie MA księguje się odpisane wartości wszystkich kosztów działalności statutowej na dzień bilansowy
•
Nr konta 490 – rozliczenie kosztów – konto to stosuje się tylko w przypadku używania dla ewidencji kosztów zespołu 4 i 5
Zespół kont 5
6
•
Nr konta 501-529 – koszty działalności statutowej nieodpłatnej – dla każdego projektu, zadania publicznego, typu działań wyodrębniane jest konto jest syntetyczne. Po stronie WN każdego z kont ewidencjonuje się koszty poniesione w ramach realizacji danego projektu. Po stronie MA księguje się odpisanie sumy wszystkich kosztów na dzień bilansowy
•
Nr konta 530 koszty działalności statutowej odpłatnej- po stronie WN ewidencjonuje się wszystkie koszty poniesione w ramach prowadzenia działalności odpłatnej. Po stronie MA ujmuje się końcowy odpis sumy kosztów na dzień bilansowy.
•
Nr konta 580 Rozliczenie kosztów – stosuje się w przypadku stosowania zespołów 5 i 4
Zespół kont 6 •
Nr konta 640 rozliczenia międzyokresowe kosztów – po stronie WN księguje się poniesione w bieżącym okresie wydatki stanowiące koszty przyszłych okresów. Po stronie MA księguje się rozliczone koszty dotyczące danego okresu sprawozdawczego
Zespół kont 7 •
Nr konta 700 – przychody z działalności statutowej
•
Nr konta 701 przychody z działalności statutowej nieodpłatnej- dotacje i inne przychody statutowe po stronie MA księguje się wszystkie uzyskane dotacje, darowizny i inne otrzymane Środki. Po stronie WN księguje się zmniejszenia np.: zwroty niewykorzystanych dotacji oraz przeniesienie przychodów na wynik finansowy
•
Nr konta 703 przychody z działalności statutowej odpłatnej po stronie MA księguje się środki uzyskane w ramach prowadzonej działalności odpłatnej według wystawionych rachunków po stronie MA księguje się przeniesienie przychodów na wynik finansowy
•
Nr konta 730 koszt sprzedanych produktów po stronie WN księguje się koszt sprzedanych produktów po MA księguje się przeniesienie kosztów na wynik finansowy
•
Nr konta 750 przychody finansowe po stronie MA księguje się odsetki, różnice kursowe po stronie WN księguje się przeniesienie przychodów na wynik finansowy
•
Nr konta 753 koszty finansowe po stronie WN księguje się odsetki od kredytów różnice kursowe, po MA księguje się przeniesienie kosztów na wynik finansowy
•
Nr konta 760 pozostałe przychody po stronie MA sprzedaż środków trwałych, otrzymane dotacje po WN księguje się przeniesienie przychodów na wynik finansowy
•
Nr konta 766 pozostałe kosztypo WN pozostałe koszty operacyjne
Zespół kont 8
7
•
Nr konta 801 Fundusz udziałowy po stronie MA miedzy innymi księgujemy wpłaty udziałów członków spółdzielni, zmianę własności udziałów
•
Nr konta 810 Fundusz zasobowy po stronie MA księgujemy roczny odpis na fundusz zasobowy minimum 40% nadwyżki bilansowej
•
Nr konta 820 Fundusze specjalne – fundusz reintegracyjny – po stronie MA księgujemy roczny odpis na fundusz minimum 40% nadwyżki bilansowej
•
Nr konta 850 – Rozliczenie międzyokresowe przychodów
•
Nr konta 860 – Wynik finansowy
•
Nr konta 870 – Podatek dochodowy
W toku działalności danej spółdzielni występują określone zdarzenia gospodarcze, te które powodują zmiany w aktywach i pasywach oraz mają wpływ na przebieg procesów gospodarczych są wyrażone wartościowo. Powinny być odpowiednio udokumentowane i objęte ewidencją księgową. Każda operacja gospodarcza musi być zaewidencjonowana w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Agnieszka Tywoniuk
8