Bezpieczne konferencje

Bezpieczne konferencje w Międzyzdrojach

Bezpieczeństwo, obok wysokiej jakości obsługi, stało się najważniejszym kryterium przy wyborze lokalizacji na spotkanie firmowe czy konferencję. Oficjalnych wytycznych jest dużo. Praktyka jednak zawsze stawia przed organizatorami nowe wyzwania. Vienna House Amber Baltic Międzyzdroje ma już bogate doświadczenia na tym polu.

W sierpniu tego roku w Międzyzdrojach odbyły się dwie duże imprezy sportowe: Międzynarodowy Mityng Lekkoatletyczny im. W. Komara i T. Ślusarskiego oraz Summer Kite Festival. Vienna House Amber Baltic Miedzyzdroje był partnerem obu eventów i gospodarzem oficjalnych ich części. Z kolei we wrześniu hotel gościł ponad 350 gości XXIV Forum Ciepłowników Izby Gospodarczej oraz XXIII Konferencję Gazterm 2020 – Szczyt Gazowy Trójmorza. Te wydarzenia pokazały, że jest możliwe zorganizowanie dużego spotkania z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa.

Zaangażowanie całego zespołu

„Największym wyzwaniem przy organizacji dużej konferencji czy spotkania firmowego z pewnością jest zapewnienie odpowiedniego dystansu społecznego i takie zorganizowanie posiłków, aby zachować wszelkie standardy bezpieczeństwa.” – podkreśla Monika Kowalska, dyrektorka Vienna House Amber Baltic Miedzyzdroje. – „Z dumą mogę przyznać, że osiągnęliśmy na tym polu pełen sukces! Zarówno w przypadku sierpniowych eventów sportowych, jak i wrześniowych konferencji goście byli bardzo zadowoleni i czuli się naprawdę bezpiecznie”. W Forum Ciepłowników Polskich wzięło udział ponad 350 osób, z czego 200 nocowało w hotelu. Zasady bezpieczeństwa były przestrzegane od momentu przyjazdu gości aż po ich wymeldowanie. W każdej części przestrzeni wspólnych były punkty dezynfekcji z instrukcjami obsługi, jak również przypomnienia o zasłanianiu ust i nosa. Zespół hotelowy również przestrzega tej zasady i przypomina gościom o zakładaniu maseczek – również jednorazowych, które hotel ma także do dyspozycji

gości, podobnie jak bezdotykowy termometr. W wąskich przejściach do sal konferencyjnych obowiązywał ruch jednokierunkowy, a śniadanie czy kolacja bufetowa była serwowana przez kelnerów. Jednakże, aby przyśpieszyć proces wydawania posiłków, goście otrzymali menu, aby mogli wcześniej podjąć decyzję o wyborze dania. Z kolei poczęstunek podczas przerw kawowych był porcjowany i pakowany w ekologiczne, jednorazowe torebki. Ze względów bezpieczeństwa w głównej sali konferencyjnej mogło zasiąść tylko 175 osób. Pozostali mogli oglądać transmisję „na żywo” w namiocie eventowym ustawionym w ogródku hotelowym oraz na telebimie przygotowanym w drugiej sali. Sale były regularnie wietrzone oraz dezynfekowane. Kongres miał formułę hybrydową. Wielkie znaczenie miało wykorzystanie najnowszych technologii i zapewnienie szybkiego internetu bezprzewodowego, który hotel zwiększył dla gości eventowych do 200 mb/s.

Świąteczne spotkania firmowe czy impreza okolicznościowa

Podczas wrześniowego kongresu w Vienna House Amber Baltic Miedzyzdroje odbył się nawet koncert podczas wieczornej kolacji. To pokazuje, że zorganizowanie bezpiecznego świątecznego spotkania firmowego czy prywatnej imprezy okolicznościowej, takiej jak wesele, jubileusz czy chrzciny, jest całkowicie możliwe. Trzeba tylko wybrać partnera, który przestrzega zasad oraz potrafi elastycznie reagować na potrzeby gości. Każdy event i spotkanie, to inna formuła i inne wymagania. Jednak współpraca i doświadczenie pomagają w pokonaniu wszelkich przeszkód formalnych.