Ontvangstcapaciteit vrijwilligersorganisaties
December 2009
1
De inventarisatie De provincie Noord- Holland heeft PRIMO nh gevraagd een inventarisatie over de belasting van vrijwilligersorganisaties uit te voeren. Gemeenten, vrijwilligerscentrales en vrijwilligersorganisaties hebben hun mening gegeven op het beroep dat er op vrijwilligersorganisaties gedaan wordt. Drie vrijwilligerscentrales, twee gemeenten en meerdere vrijwilligersorganisaties zijn door middel van interviews ondervraagd over dit onderwerp. Ervaren betrokken partijen dat vrijwilligersorganisaties overbelast worden vanuit de ontwikkelen als WMO kwetsbare groepen, re-integratie trajecten en Maatschappelijke stages? Hieronder wordt uiteengezet welke inzichten er uit de inventarisatie naar voren zijn gekomen. Er blijkt sprake te zijn van een paradox tussen het ervaren tekort aan vrijwilligers en de toenemende belasting die op vrijwilligersorganisaties gelegd wordt. Vervolgens worden de drie belangrijkste oorzaken van de paradox gegeven en tot slot worden er per gesproken partij oplossingen gegeven die tot een effectievere inzet van vrijwilligers moeten leiden. Tekort aan tijd en capaciteit De tijd die vrijwilligersorganisaties beschikbaar hebben is beperkt. Er moet veel werk worden verzet, dat vaak ook nog in de avonduren plaatsvindt. Vrijwilligerswerk wordt door veel mensen gecombineerd met een vaste baan en het werk moet vooral leuk en zinvol zijn. Daarnaast hebben veel vrijwilligersorganisaties vaak een beperkte capaciteit. Op een klein aantal personen wordt veelvuldig beroep gedaan. Veel van de beschikbare tijd en capaciteit wordt besteedt aan de toenemende eisen die aan vrijwilligersorganisaties gesteld worden. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfshulpverlening, sociale hygiëne, financiële verantwoording en andere registratieve 1 verplichtingen. Deze ontwikkelingen dwingen vrijwilligersorganisaties tot toenemende professionalisering. Tekort aan specifieke kennis Naast tijd en capaciteit ontbreekt het vrijwilligersorganisaties ook nogal eens aan specifieke kennis. Voor het vervullen van functies als penningmeester, voorzitter, coördinator en secretaris is kennis en ervaring noodzakelijk. Maar voor vrijwilligersorganisaties is het nogal eens lastig om over deze 2 kennis te beschikken. Als organisaties eenmaal beschikken over deze kennis en ervaring, is ook het behoudt ervan een uitdaging. De continuïteit komt in gevaar wanneer personen met veel kennis wegvallen en taken door andere personen overgenomen moeten worden die daarvoor onvoldoende in staat worden gesteld. Beperkte tijd, capaciteit en kennis zorgen ervoor dat vrijwilligersorganisaties de handen vol hebben met het draaiende houden van de organisatie. Dit gaat ten koste van de tijd die besteed kan worden aan het begeleiden van nieuwe vrijwilligers. Veel tijd binnen vrijwilligersorganisaties wordt besteedt aan de uitvoering van de primaire taken. Aan het opstellen van beleid en de organisatorische inrichting gericht op de toekomstige ontwikkelingen wordt minder aandacht besteedt. Belasting vrijwilligersorganisaties In toenemende mate wordt er een beroep gedaan op de ontvangstcapaciteit van vrijwilligersorganisaties. Vrijwilligersorganisaties krijgen vrijwilligers aangeboden vanuit bijvoorbeeld Maatschappelijke stages (MAS), re-integratie trajecten, personen met lichamelijke of psychische 3 aandoeningen of vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo).
1
Marjolein Houwing – Stichting Service Center Velsen Kees Spanjaard – Gemeente Uithoorn 3 Chris Rabbers – vrijwilligerscentrale Haarlem 2
2
Paradoxaal Het is opmerkelijk dat er aan de ene kant een tekort aan vrijwilligers is terwijl er aan de andere kant steeds meer vrijwilligers worden aangeboden. Waarom heft het een het ander niet op? Daarvoor zijn drie oorzaken te benoemen: allereerst vanwege de bestaande vooroordelen over de inzetbaarheid van de vrijwilligers, ten tweede omdat er onvoldoende ervaring is met het begeleiden van de vrijwilligers en tot slot zien vrijwilligersorganisaties niet altijd de meerwaarde van het opnemen van vrijwilligers. Hieronder worden drie oorzaken puntsgewijs uitgewerkt. 1. Vooroordelen Bij sommige vrijwilligersorganisaties hebben ze geen of weinig ervaring met het opnemen van bepaalde groepen vrijwilligers. Vooroordelen verkleinen de bereidheid van vrijwilligersorganisaties om bepaalde vrijwilligers op te nemen. Wat kunnen jongeren, allochtonen, personen met lichamelijke en/ of psychische beperkingen, voor onze vrijwilligersorganisatie betekenen? Hoe kunnen deze personen de werklast laten afnemen die er binnen onze vrijwilligersorganisatie ervaren wordt? ‘We hebben het al zo druk en moeten dadelijk ook nog veel tijd steken in de begeleiding van de vrijwilligers.’ Vrijwilligersorganisaties zien bepaalde groepen vrijwilligers nogal eens als lastig en tijdrovend. Dan gaat het bijvoorbeeld over personen met een ‘rugzakje’. In plaats van dit rugzakje te zien als iets wat gevuld is met deskundigheid zien ze het rugzakje als iets dat gevuld is met 4 problemen. Volgens Martien Luijks van het informatiesteunpunt Haarlem (vrijwilligersorganisatie) is het veel belangrijker te kijken naar de mogelijkheden van vrijwilligers en vandaar uit opzoek te gaan naar de juiste inzet, zolang personen zichzelf niet als zielig beschouwen. 2. Gebrek aan praktische kennis Het zijn niet alleen vooroordelen die de ontvangstcapaciteit van de vrijwilligersorganisaties bepalen. Het ontbreekt vrijwilligersorganisaties ook nogal eens aan praktische kennis over de begeleiding van sommige groepen vrijwilligers. Verschillende vragen spelen daarin een rol zoals: wat kunnen we verwachten van de vrijwilligers, wat vinden ze leuk en hoe zorgen we ervoor dat afspraken nagekomen worden en hoe organiseren we de juiste interne begeleiding. De begeleiding van sommige groepen vrijwilligers vraagt nogal veel organisatorisch inspanning, het is de vraag of dit van vrijwilligersorganisaties verwacht kan worden. Tel daarbij het opstellen van beleid, het voldoen aan wettelijke regels en het organiseren van neven activiteiten bij op. Alle deze ontwikkelingen doen een beroep op de vrijwilligersorganisaties terwijl deze zaken nauwelijks verband houden met de inhoud van het vrijwilligerswerk of de primaire functie van de organisatie. Deze onzekerheden zorgen ervoor dat bepaalde vrijwilligersorganisaties afwachtend zijn bij het opnemen van nieuwe vrijwilligers. Vrijwilligersorganisaties kunnen voor veel van deze vragen terecht bij de vrijwilligerscentrales, aangezien daar veelal de kennis aanwezig is over omgaan met specifieke doelgroepen. 3. Onvoldoende overtuigd van voordelen Veel vrijwilligersorganisaties beseffen niet dat met het aannemen van nieuwe groepen vrijwilligers de druk op vrijwilligersorganisaties juist kan afnemen. Door op de juiste manier vrijwilligers te werven en in te zetten, op posities waar specifieke behoefte bestaat kan juist geprofiteerd worden van de extra capaciteit. Dan spelen vraag en aanbod op elkaar in en snijdt het mes van twee kanten. Vrijwilligersorganisaties moeten zelf ook beter worden van de inzet van vrijwilligers. ‘Het is namelijk niet de taak van vrijwilligersorganisaties om voor ‘zwakkere’ in de samenleving een 5 dagbesteding te bieden.’
4 5
Chris Rabbers – vrijwilligerscentrale Haarlem Ronny de Vré- vrijwilligerscentrale Purmerend
3
Aanbevelingen Vanuit de drie ondervraagden partijen zijn aanbevelingen opgesteld die moeten leiden tot een effectievere inzet van vrijwilligers. Gemeente Voor de gemeente is het belangrijk om de vrijwilligerscentrales al in een vroeg stadium te betrekken bij de beleidsformulering. Hierdoor kunnen wederzijdse verwachtingen, mogelijkheden en risico’s op 6 elkaar worden afgestemd wat ten goede komt aan de haalbaarheid van de beleidsplannen. De gemeente Uithoorn zorgt voor structurele financiering van vrijwilligersorganisaties, zodat projecten voor langere tijd ook de ruimte krijgen zich te ontwikkelen. Het bieden van langdurige financiering aan vrijwilligerscentrales is een belangrijke voorwaarde voor het verstevigen van het lokale vrijwilligersbeleid. Hiermee krijgen vrijwilligerscentrales namelijk de mogelijkheid om kennis te ontwikkelen waaraan de vrijwilligersorganisaties lokaal behoefte hebben. Vrijwilligerscentrales Veel geïnterviewden geven aan dat de rol van vrijwilligerscentrales waardevol is. Vrijwilligerscentrales bieden met deskundigheidsbevordering de vrijwilligersorganisaties veelal de gewenste ondersteuning. Behoudens het bieden van deskundigheidsbevordering zijn vrijwilligerscentrales ook betrokken bij het koppelen van vrijwilligers met vrijwilligersorganisaties. De intake vindt plaats aan de hand van een vastgesteld protocol. Hiermee wordt getracht zoveel mogelijk maatwerk te bieden, doordat risico´s, behoeften, wensen, ervaring, kennis en verwachtingen vroegtijdig besproken worden. De vrijwilligerscentrale Haarlem probeert zodoende zoveel mogelijk de vraag en het aanbod op elkaar af te stemmen. Zoals hierboven beschreven beseffen niet alle vrijwilligersorganisaties de voordelen van de inzet 7 van vrijwilligers. Een mentaliteitsverandering moet daar verandering in brengen. Hierin moeten niet de beperkingen van een persoon voorop gesteld worden maar juist de mogelijkheden/ capaciteiten. Het gaat hierbij ook om het wegnemen van voordelen die er zijn over bepaalde groepen vrijwilligers. Communicatie vanuit de vrijwilligerscentrale gericht op het inzichtelijk maken van de mogelijkheden en voordelen van de inzet van vrijwilligers kan daar verandering inbrengen. Echter blijkt veel van deze communicatie pas aan te komen op het moment dat de vrijwilligersorganisaties zelf ook overtuigd zijn van de voordelen van de inzet van nieuwe vrijwilligers. Deze verandering zal daarom ook gewoon tijd vergen. Vrijwilligersorganisaties Voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk om de organisatiebehoeften helder te vertalen naar een wervende vacatureomschrijving en bijpassende functieprofiel. Hierdoor wordt het voor vrijwilligerscentrales makkelijker om de juiste match te vinden en is het voor vrijwilligers aantrekkelijker om hierop te reageren. Het is ook belangrijk om de verwachtingen over en weer duidelijk uit te spreken. Het begeleiden van vrijwilligers is tijdrovend. Alle geïnterviewde onderstreepte het belang van goede begeleiding van de 8 vrijwilligers. Het belang van aandacht geven en stimuleren zijn daarin ontzettend belangrijk. Zoals eerder beschreven wordt veel tijd binnen vrijwilligersorganisaties besteedt aan de uitvoering. Voor beleidsontwikkeling en verdere professionalisering is vaak weinig ruimte. Echter is het voor de organisatie belangrijk om opgedane kennis en ervaring overdraagbaar te maken. Met behulp van uitgeschreven werkwijze en omschrijvingen kunnen vrijwilligersorganisaties deze professionaliseringsslag maken. Ondersteuning vanuit vrijwilligerscentrales kan daarin behulpzaam zijn.
6
Ronny de Vré- vrijwilligerscentrale Purmerend Elize van der Kraats- vrijwilligerscentrale Haarlem 8 Marjolein Houwing –Stichting Service Center Velsen 7
4
PRIMO nh In het terugdringen van de hierboven beschreven vooroordelen die spelen binnen vrijwilligersorganisaties over het aannemen van specifieke groepen vrijwilligers kan PRIMO nh een rol vervullen. Middels het verspreiden van informatie over deze specifieke doelgroepen kan het beeld van vrijwilligersorganisaties over deze groepen bijgesteld worden. Zo kunnen jongeren, gehandicapten en allochtonen wel degelijk waardevol zijn voor vrijwilligersorganisaties wanneer vrijwilligersorganisaties overtuigd worden van de capaciteiten van deze vrijwilligers. Behoudens de inzet van PRIMO nh op het gebied van informatie verstrekking spelen ook de vrijwilligerscentrales een belangrijke rol in het wegnemen van de bestaande vooroordelen. In de hierboven beschreven mentaliteitsverandering, waarin de capaciteiten van vrijwilligers doorslaggevend zijn in de aanname van vrijwilligers, kan PRIMO nh ook een rol vervullen. Middels het verzamelen en verspreiden van succesverhalen over de opname van specifieke vrijwilligers kunnen vrijwilligersorganisaties op de hoogte gebracht worden van mogelijkheden. Goede voorbeelden kunnen vrijwilligersorganisaties inspireren om nieuwe groepen vrijwilligers op te nemen. Tot slot kan het opzetten van nieuwe vrijwilligersorganisaties interessant zijn voor het bieden van een dagbesteding voor specifieke vrijwilligers. Niet alle vrijwilligers kunnen immers ondergebracht worden bij de huidige vrijwilligersorganisaties. In Almere bestaan dergelijke vrijwilligersorganisaties al. Gezien de toename van het aantal vrijwilligers uit de MAS, re-integratie trajecten, personen met lichamelijke of psychische aandoeningen of Wmo kunnen dergelijke organisaties ook interessant zijn voor de provincie Noord Holland. PRIMO nh kan een rol spelen in het opstellen van een methodiek die vervolgens door vrijwilligerscentrales verder in praktijk gebracht kan worden bij het opzetten van dit soort vrijwilligersorganisaties. Tabel 1: Aanbevelingen per partij Gemeenten Vrijwilligerscentrale Beschikbaar stellen Tijdens intake met van structurele vrijwilliger en organisatie financiering aan zoveel mogelijk informatie vrijwilligerscentrale verzamelen over risico´s, behoeften, begeleiding en verwachtingen Bepalen van visie Communiceren van op vrijwilligerswerk meerwaarde van de inzetbaarheid van vrijwilligers Opstellen van Deskundigheidsbevordering haalbare bieden gericht op coachen prestatieafspraken en begeleiden van met specifieke vrijwilligers vrijwilligerscentrale Standaard functieprofielen en organisaties uitschrijven voor vrijwilligersorganisaties
Ondersteun vrijwilligersorganisaties bij het opstellen van toekomstig beleid Stel standaard werkwijze vast voor vrijwilligersorganisaties waardoor kennisoverdracht gemakkelijker wordt
Vrijwilligersorganisaties Opstellen van specifieke functieprofielen. Trek voldoende tijd uit voor succesvolle overdracht
PRIMO nh Verzamelen en verspreiden van informatie over specifieke doelgroepen
Aantrekkelijke werving van nieuwe vrijwilligers
Verspreiden van goede voorbeelden van specifieke vrijwilligers Ontwikkelen van methodiek voor het opzetten van een nieuw soort vrijwilligersorganisatie
Vacature en vrijwilliger nauwkeurig op afstemmen Tijdens intake met vrijwilliger zoveel mogelijk informatie uitwisselen over risico´s, behoeften, begeleiding en verwachtingen Wees reÍel in mogelijkheden, tijd, capaciteit en geld Maak werkwijzen specifiek voor de organisatie en leg hoofdlijnen van processen vast
5
Samenvatting Beperkte tijd, capaciteit en kennis zorgen ervoor dat vrijwilligersorganisaties de handen vol hebben met het draaiende houden van de organisatie. Dit gaat ten koste van de tijd die besteed kan worden aan het begeleiden van nieuwe vrijwilligers. Vanuit Maatschappelijke stages (MAS), re-integratie trajecten, personen met lichamelijke of psychische aandoeningen of vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) wordt een toenemend beroep gedaan op opname capaciteit van vrijwilligersorganisaties. Het is opmerkelijk dat er aan de ene kant een tekort aan vrijwilligers is terwijl er aan de andere kant steeds meer vrijwilligers worden aangeboden. Er zijn drie oorzaken te benoemen die ervoor zorgen dat de vraag en het aanbod elkaar niet opheffen. Allereerst vanwege de bestaande vooroordelen over de inzetbaarheid van de specifieke vrijwilligers. Ten tweede omdat er onvoldoende ervaring is over het begeleiden van de vrijwilligers. Ten derde zien vrijwilligersorganisaties niet altijd de meerwaarde van het opnemen van vrijwilligers. Dat er met het opnemen van nieuwe vrijwilligers juist werk uit handen genomen kan worden in plaats van dat dit leidt tot extra werk. Tot slot worden er per partij aanbevelingen gegeven die kunnen leiden tot een effectievere inzet van vrijwilligers. Geïnterviewden personen: Elize van der Kraats- directeur vrijwilligerscentrale Haarlem Roland van Helden- consulent vrijwilligerscentrale Haarlem Ans Nicolai consulent vrijwilligerscentrale Haarlem Martien Luijks – Coördinator ISP Haarlem (vrijwilligersorganisatie) Diverse vrijwilligers van de buurthuizen uit Den Helder Ronny de Vré- Coördinator vrijwilligerscentrale Purmerend Marjolein Houwing – Stichting Service Center Velsen Chris Rabbers – vrijwilligerscentrale Haarlem Kees Spanjaard – ambtenaar Gemeente Uithoorn Rob Doeleman – ambtenaar mantelzorg Gemeente Velsen Geke Doornbos – Sint Jakob (vrijwilligersorganisatie)
6