Effectief door goed samenspel
Jeugdbeleid en jongerenwerk Wethouder, beleidsmedewerker en jongerenwerker. Alle drie belangrijk om goed en effectief jeugdbeleid vorm te geven. Alle drie belangrijk bij het creëren van een omgeving waarin jongeren zich positief benaderd voelen bij het opgroeien en deelnemen aan de samenleving. Een expertmeeting in de herfst van 2004 bracht wethouders jeugdbeleid, beleidsmedewerkers en jongerenwerkers bij elkaar om knelpunten en kansen van goede samenwerking te bespreken. Drie provinciale centra voor maatschappelijke ontwikkeling legden de aanwezigen het vuur aan de schenen om zo te komen tot de essentie van effectief jeugdbeleid. De expertmeeting bracht de wensen en noodzaak om tot een effectief samenspel te komen aan het licht. Tegelijkertijd kwam naar voren dat men nog te vaak elkaars taal niet spreekt, kortom dat de werelden van de bestuurder, beleidsmedewerker en jongerenwerker nog te ver uit elkaar liggen. De behoefte aan een heldere checklist waar verantwoordelijkheden en taken gescheiden worden, maar waar tegelijkertijd aangegeven wordt hoe die verantwoordelijkheden met elkaar samenhangen, heeft geleid tot deze handreiking. De tekst is stellig, eigenlijk opgesteld als een soort opdracht. We hebben hier voor gekozen om eventuele discussies aan te jagen en weinig ruimte te laten voor allerlei interpretaties. De wereld van de bestuurder, de beleidsmedewerker en de jongerenwerker is onderverdeeld in vijf gebieden die elkaar raken, overlappen, aanvullen, maar waar ook onderscheid is tussen ieders verantwoordelijkheden en takenpakket. De gebieden zijn visie, informatie, opdrachten, afspraken en “last but not least” geloof & vertrouwen. Met dit document menen wij dus de voorwaarden voor dit effectieve samenspel weer te geven..
De wereld van de bestuurder
I Visie Werk vanuit een duidelijke visie op het lokale jeugdbeleid waarbij: ❖ de jeugd deel uit maakt van de lokale samenleving en niet uitsluitend gezien wordt in termen van overlast of risicogroep; ❖ participatie van jeugd uitgangspunt is bij beleidsontwikkeling en implementatie. Jeugdbeleid een integrale aanpak inhoudt die zich behalve op de sociale beleidspeilers (onderwijs, zorg, etc), ook richt op fysieke beleidspeilers (ruimte, etc). Algemeen, preventief en probleemgericht jeugdbeleid in een doorgaande en dus logische- lijn ontwikkeld wordt en niet te afhankelijk is van de "politieke waan van de dag". Werk zo veel mogelijk met lange termijn financiering. Bestuurlijke continuïteit voorkomt dat het jeugdbeleid, dus ook het jongerenwerk, moet functioneren binnen een voortdurende projectencarrousel. Het jongerenwerk gezien wordt als belangrijke speler binnen het lokaal jeugdbeleid voor de doelgroep 10 - 23 jaar.
II Informatie Voor beleidsontwikkeling en (politieke) sturing is adequate informatie noodzakelijk. Behalve de informatie van de beleidsmedewerker(s) is informatie uit het veld belangrijk. ❖ Welke zijn de relevante ontwikkelingen/thematieken ❖ Hoe wordt hier op ingespeeld ❖ Welke zijn de gewenste acties Verzamel dit door een regiegroep jeugdbeleid op managementniveau onder voorzitterschap van de wethouder die de samenhang in het jeugdbeleid bewaakt. Belangrijke partijen hierin zijn het onderwijs, GGD, politie, woningbouwvereniging, A.M.W, Bureau Jeugdzorg en het jongerenwerk. Hiermee wordt de doorvertaling van informatie en afspraken tussen gemeente en instellingen gewaarborgd. Inventariserende onderzoeken/monitors onder jeugdigen en sleutelfiguren ❖ Welke zijn de relevante ontwikkelingen/thematieken ❖ Welke zijn de actuele problemen ❖ Welke zijn de actuele behoeften Periodiek overleg met collega bestuurders: ❖ Welke zijn de tendensen ontwikkelingen op eigen en aanpalende beleidsterreinen
❖ Welke effecten hebben de aanpalende beleidsterrein voor de jeugd en jongeren. ❖ Welke zijn de gezamenlijke acties die ondernomen (gaan) worden. Informeer het college en de raad over stand van zaken: ❖ Ter kennisname voorleggen (voortgangs)rapportages ❖ Inschakelen jongerenwerk en andere instellingen bij inhoudelijke presentaties aan commissie of raad. ❖ Zorg voor (korte) beleidsnotities ter besluitvorming aan de commissie en/of gemeenteraad.
III Opdrachtgever Voor beleidsrealisering zijn vertaling van gewenste initiatieven in concrete opdrachten en productafspraken met de uitvoerende jongerenwerkinstelling(en) noodzakelijk. Formuleer - bij voorkeur voor een periode van vier jaar- vanuit de eerder geformuleerde visie op het jeugdbeleid de kerntaken/-verwachtingen voor het jongerenwerk en leg deze op bestuurlijk niveau vast in een ‘basiscompetenties document jongerenwerk’: ❖ Welke specifieke kennis wordt verwacht (leefgebieden, gebruik van voorzieningen etc.) ❖ Welke specifieke vaardigheden worden verwacht (contacten leggen, intermediaire, signaleren, stimuleren, belangen behartigen, doorverwijzen etc.) ❖ En ... wat kan/mag absoluut niet van het jongerenwerk verwacht worden. Formuleer concrete opdrachten voor het jongerenwerk, gedistilleerd uit de gemeentelijk doelstellingen en geformuleerd in resultaatverwachtingen, leg dit vast in een door het jongerenwerk op te stellen ‘productenboek’ Wat wil de gemeente gerealiseerd zien, bijvoorbeeld: ❖ Welke taken gericht op het leren participeren van jongeren ❖ Welke taken gericht op een bijdrage leveren aan een zinvolle vrije tijdsbesteding ❖ Welke taken gericht op een bijdrage leveren aan de veiligheid en terugdringen overlast ❖ Welke taken gericht op een bijdrage leveren aan gebruik van openbare ruimte en voorzieningen ❖ Welke taken gericht op de signaalfunctie richting beleid en netwerkpartners.
IV Afspraken Maak concrete afspraken op bestuurlijk niveau over de te behalen resultaatgebieden, bijvoorbeeld: ❖ Participeren van jongeren ❖ Aanpak van overlast ❖ Realisering van speelplekken ❖ Voorkomen van vandalisme Maak concrete afspraken over de voorwaarden voor opdrachtrealisering: ❖ Wijze van financiering ❖ Wijze van verdere facilitering ❖ Wijze van rapportering ❖ Wijze van beoordeling en afrekening Maak duidelijke afspraken met het jongerenwerk over het bespreken van de voortgang in de vastgelegde werkzaamheden/resultaten aan de hand van (voortgangs)rapportages: ❖ Vertellen (kwalitatief ): inhoudelijke beschrijving van de resultaten. ❖ Tellen (kwantitatief ): - Kengetallen voor het bepalen van de efficiëntie en betrouwbaarheid van opdrachtuitvoering - Prestatie-eenheden voor het afrekenen op de opdrachtuitvoering ❖ Welke prestaties zijn geleverd (teleenheden en prestatie-eenheden) ❖ Tot welke resultaten heeft dit geleid (tussentijds beoordelen en later mogelijk afrekenen) ❖ Zijn de gewenste resultaten bereikt (in verhouding tot de uitgesproken resultaatverwachtingen en moet er bijgesteld worden in prestaties of verwachtingen) Aan de hand van de rapportages is minimaal twee maal per jaar overleg op bestuurlijk niveau om de voortgang te bespreken en aan de hand van actuele ontwikkelingen eventueel de werkzaamheden bij te stellen.
V Vertrouwen Er is meer nodig dan alleen een goede visie en goede afspraken. Werk aan een vertrouwen en een goed samenwerking met het jongerenwerk door: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖
Wederzijdse duidelijkheid en openheid. Stap ook eens informeel op een jongerenwerker of instelling af. Duidelijke afspraken over wederzijdse inzet en resultaat. Beloof wat je kan en doe wat je belooft. Neem besluiten op basis van feiten en inzichten. Maak kennis, inzichten en vaardigheden overdraagbaar. En ... blijf vooral dezelfde taal spreken!
De wereld van de beleidsmedewerker
I Visie Een gezamenlijke visie over jongeren zorgt voor een duidelijk beleid. Jongeren horen erbij, zijn deel van de samenleving. Vanuit de samenleving, waaronder ook de politiek, is er veel druk om jongeren te veel als probleemgroep te zien en uitsluitend beleid te voeren in termen van overlast, geweld, criminaliteit, hulpverlening. Participatie is een constant uitgangspunt. Deelname van jongeren aan het maatschappelijk leven geldt niet alleen voor het beleid van de gemeente. Jongeren moeten de mogelijkheid hebben invloed uit te kunnen oefenen binnen hun leefwereld. (Vrije tijd, sport, verenigingsleven, school.) In dit verband zal het beleid voor jeugd ook ruimte moeten bieden aan pedagogische beïnvloeding voor jongeren die te weinig deelnemen en/of risico’s lopen. Hier voert de beleidsmedewerker regie over. De beleidsmedewerker jeugd is ambassadeur voor integratie van beleidsterreinen. Jeugdbeleid is niet het exclusieve domein van welzijn, maar moet zorgen dat onderwijs, openbare orde, zorg en sport tot een integrale visie en beleidsontwikkeling leiden. Daarnaast gaat het ook om afstemming met fysieke beleidsterreinen (ruimte, inrichting, voorzieningen). Door de dynamiek van de jeugd is het beleid een continue proces. Het jeugdbeleid (preventief en probleemgericht) moet dus in een doorgaande lijn ontwikkeld worden. Benut jongerenwerk als de lokale ‘spin in het web’. De sociale verbanden waar jongeren bij betrokken zijn, moeten goed in beeld zijn. Bij geconstateerde knelpunten is het jongerenwerk de lokale partner die ook verbeteringen moet kunnen realiseren op sociale, maatschappelijke en individuele aspecten als vertaling van beleid.
II Informatie Beleidsontwikkeling en -sturing vraagt om voortdurend verzamelen en uitdragen van relevante informatie. Beleid vaststellen en ontwikkelen kan alleen wanneer “het veld” de juiste en actuele formatie doorspeelt aan de beleidsmedewerker.
a: Informatie krijgen: De eerste informatie zijn de statistische gegevens van de gemeente demografische gegevens, culturele achtergrond, schoolverlaters, uitvallers, eenouder gezinnen, etc. etc.
De waardering en mening van jongeren. Op welke manier en via welke wegen worden jongeren in staat gesteld hun visie op diverse zaken te geven. Wat is hun mening over de ontwikkelingen. Hoe zijn onderlinge verhoudingen tussen verschillende groepen jongeren. Hoe waarderen jongeren de (eigen) voorzieningen in de gemeente. Overleg professionals. De lokale professionals zijn een belangrijke bron om informatie in te winnen. Informatie uitwisselen rond thema’s (jeugdhulp, schooluitval, overlast, veiligheid) gebeurt al in diverse samenstellingen. Om binnen de gemeente trends en ontwikkelingen helder in beeld te hebben is breed overleg gewenst. Organiseer minimaal eens per jaar een expertmeeting met de relevante sleutelfiguren in het jeugdbeleid: ❖ Welke zijn relevante ontwikkelingen/thematieken ❖ Hoe worden deze gewaardeerd ❖ Hoe moet hier op worden ingespeeld ❖ Welke zijn de gewenste acties
Expertmeetings met sleutelfiguren die veel informatie hebben over jongeren. Er zijn ook volwassenen die als vrijwilliger of door hun positie veel informatie over (namens) jongeren hebben. (Scouting, sportverenigingen, maar bijvoorbeeld ook een betrokken kroegbaas of snackbarhouder.) Deze mensen kunnen periodiek om informatie gevraagd worden. Inventariserende onderzoeken/monitors onder jeugdigen en sleutelfiguren. Soms zijn ontwikkelingen onduidelijk of vragen gegevens een betere onderbouwing. Om beleid te onderbouwen, het bestuur accuraat te informeren en ontwikkelingen / problemen goed in beeld te hebben kunnen onderzoeken gedaan worden. Dat kan door externe organisaties gedaan worden, of gebruik gemaakt van worden. (Bijvoorbeeld periodiek onderzoek GGD.) Bij grotere gemeenten kan het ook wenselijk zijn dat zelf uit te voeren. Door monitoren en onderzoeken te herhalen wordt een betrouwbaarder beeld gegeven en kunnen veranderingen (effecten) na uitvoering van werkzaamheden helder worden. Periodiek overleg met collega beleidsmedewerkers. Het voeren van overleg met collega’s gaat verder dan elkaar informeren. Daadwerkelijke afstemming van inzet, maatregelen en/of realiseren van voorzieningen vraagt om samenwerking. Alleen op die wijze kan beleid ook integraal ontwikkeld en uitgevoerd worden. Wanneer samenwerking onvoldoende uit de verf komt kan bestuurlijke bekrachtiging een steun in de rug vormen. De beleidsmedewerker die al deze informatie krijgt zal keuzes moeten maken en prioriteiten moeten stellen. Het is over het algemeen niet mogelijk alles te realiseren wat gewenst is. De keuzes zijn aan de politiek, maar de kennis van ontwikkelingen vragen om een voorselectie. b: Informatie geven: Informeer het bestuur (verantwoordelijke wethouder/college, commissie/raad) regelmatig over stand van zaken. Welke zaken zijn “gevoelig”en vragen om directe aandacht. Welke onderwerpen moeten in beleid vertaald worden en welke organisaties leveren welk aandeel daarin. Integreer informatie in beleidsnotities voor besluitvorming door bestuur. Aandachtpunten voor een beleidsnotitie jeugdbeleid: ❖ de relevante (vier-)jaarlijkse thema's voor het jeugdbeleid ❖ de toekomstige relevante doelen voor het jeugdbeleid ❖ de bestaande initiatieven ❖ de gewenste resultaten (Wat willen we realiseren, Wat willen we voorkomen, Wat willen we verstevigen. Wat willen we ... )
III Opdrachtgever Voor beleidsrealisering zijn concrete opdrachten voor het jongerenwerk noodzakelijk.
Formuleer voor de periode van 4 jaar de kerntaken/-verwachtingen voor het jongerenwerk en leg deze vast in een document basiscompetenties: Vertaal het beleid in concrete opdrachten voor het jongerenwerk en leg deze vast in een ‘productenboek’: Laat de opdracht concreet formuleren (Smarttermen: Wat, wie, waar, wanneer, hoeveel).
IV Afspraken Leg afspraken vast voor opdrachtrealisering (financiering, rapportage, beoordeling en afrekening). Zorg dat periodiek de voortgang aan de hand van voortgangsrapportages op bestuurlijk niveau wordt besproken: Vertellen (kwalitatief ) en Tellen (kwantitatief ): ❖ Kengetallen voor het bepalen van de efficiëntie en betrouwbaarheid van opdrachtuitvoering ❖ Prestatie-eenheden voor het afrekenen op de opdrachtuitvoering Welke prestaties zijn geleverd (teleenheden en prestatie-eenheden) Tot welke resultaten heeft dit geleid (tussentijds beoordelen en later mogelijk afrekenen) Zijn de gewenste resultaten bereikt in verhouding tot de uitgesproken resultaatverwachtingen? Moet er bijgesteld worden in prestaties of verwachtingen?
V Vertrouwen Geloof in ieders kwaliteiten en vertrouwen over de verschillende verantwoordelijkheden is de basis voor goed partnerschap. Werk aan een door goede informatie uitwisseling met het jongerenwerk door ❖ Wederzijdse duidelijkheid en openheid ❖ Duidelijke afspraken over wederzijdse inzet en resultaat ❖ Beloof wat je kan en doe wat je belooft
Blijf leren door te werken aan kennis en inzicht en vaardigheden Zorg voor voldoende middelen voor scholing Leer van successen en tegenvallers Laat besluiten nemen op basis van feiten en inzichten Maak kennis, inzichten en vaardigheden overdraagbaar En ... blijf vooral dezelfde taal spreken
❖ ❖ ❖ ❖ ❖
De wereld van de jongerenwerker
I Visie professioneel jongerenwerk Het jongerenwerk is niet als enige verantwoordelijk voor aanpak van knelpunten. En het jongerenwerk mag vanuit zijn deskundigheid ook anderen aanspreken op hun verantwoordelijkheid. Samenwerken met andere actoren op gebied van jeugd is een voorwaarde. Interne scholing, deskundigheidsbevordering, werkbegeleiding en productontwikkeling vormen een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en zijn in de prijsberekening verwerkt. Jongerenwerk ondersteunt jongeren in proces van volwassen worden. Jeugdparticipatie is een continu proces, geen project. Creëert mogelijkheden voor vrije tijd besteding, biedt jongeren een klankbord. Deskundig op sociaal pedagogisch terrein. Signaleert en verwijst jeugdigen door. Benadert jongeren integraal, verbindt verschillende thema’s en leefgebieden. Opereert, als partner van de gemeente, beleidgestuurd. Jongerenwerk laat de jongeren actief zijn én vervult daarbij een brugfunctie tussen de jongeren en de gemeente.
II Informatie a: Informatie geven: Geef relevante beleidsinformatie over jongeren en specifieke groepen door. Het jongerenwerk is in staat leefverbanden en ontwikkelingen rond jeugd te analyseren. Hierbij is het ook een taak voorstellen te doen om situaties te veranderen, verbeteren en oplossingen aan te dragen voor jongeren zelf. Informeert over de aanpak van diverse problemen in relatie tot de publieke omgeving. Doe onderzoeken onder jeugdigen en sleutelfiguren ten aanzien van ❖ ontwikkelingen en thematieken ❖ feitelijke problemen ❖ behoeften. Lever regelmatig rapportages en evaluaties van de werkzaamheden aan. Opereer als intermediair tussen gemeente en/of andere organisaties en instellingen om jongeren hun wensen en meningen kenbaar te laten maken.
Geef inhoudelijke presentaties en evaluaties voor gemeenteraad, commissies en/of college of bij samenwerkingspartners zoals onderwijs en algemeen maatschappelijk werk. Alleen door op een goede, volledige manier informatie te geven heeft het jongerenwerk invloed op het beleid! b: Informatie krijgen: Staat voortdurend in contact met jongeren in het werkgebied en vergaart actuele informatie. Ook de gemeente en samenwerkingspartners leveren relevante informatie aan. Blijft op de hoogte van de momenten van politieke besluitvorming.
III Opdracht voor het jongerenwerk Formuleer duidelijke producten, diensten of activiteiten op de relevante beleidsthema’s van de gemeente. Neem hierin de gewenste resultaten en beoogde doelgroepen in op. Onderscheid hiervoor de doelgroep op een gemeenschappelijke interesse of een gemeenschappelijk probleem/knelpunt. Zorg voor overeenstemming met de gemeente, zowel op niveau van de beleidsmedewerker als de bestuurder, voordat er uitvoering plaatsvindt. Afwijken van de afgesproken werkzaamheden kan alleen na overleg met de gemeente. Accepteer uiteindelijk alleen duidelijke opdrachten waarin haalbare doelstellingen geformuleerd zijn die voor professioneel jongerenwerk werkbaar en werkzaam zijn.
IV Afspraken Formuleert producten, diensten, activiteiten SMART, zodat te leveren prestaties inzichtelijk zijn. Specifiek Precieze omschrijving van het product. Meetbaar Hoe vaak, wanneer, hoeveel deelnemers, hoeveel inzet. Acceptabel Voor zowel deelnemers en opdrachtgever. Realistisch Heeft het goede kans van slagen, belemmeringen zijn besproken. Tijdgebonden Helder wanneer het begint en eindigt of geĂŤvalueerd wordt. Maak over en weer afspraken over inzet en resultaat. Professioneel jongerenwerk kost geld. Voor de uitvoering van de doelen zijn ook middelen besproken en beschikbaar bevonden. (Hierin inbegrepen scholing, deskundigheidsbevordering, werkbegeleiding en ontwikkeling. Zie visie jongerenwerk.) Maak afspraken voor snelle interventie in geval van calamiteiten.
V Geloof en vertrouwen Vertrouwen is het sleutelwoord voor partnerschap gemeente en jongerenwerk. Werk aan vertrouwen door het vaststellen van gezamenlijke doelen. Zorg dus voor commitment. Houd vertrouwen met en geloof in de lokale overheid en werk met elkaar samen, zorg voor goede informatie uitwisseling; Wederzijdse duidelijkheid en openheid en duidelijke afspraken over wederzijdse inzet en resultaat geeft vertrouwen. Beloof wat je kan en doe wat je belooft. En ... blijf elkaars taal spreken!
De CMO’s en effectief jeugdbeleid
De meeste provincies hebben op het gebied van zorg en welzijn een centrum voor maatschappelijke ontwikkeling, een CMO. Deze checklist is opgesteld door Primo (Noord-Holland), PJ Partners (Zuid-Holland) en CMO Utrecht (tot 2006 Schakels). Wat kunnen de CMO’s voor het realiseren van een effectieve samenwerking voor u betekenen? ❖ Als adviseurs op gebied van jeugd & jeugdbeleid kunnen wij knelpunten analyseren en voorstellen tot verbetering formuleren. ❖ Op verschillende manieren kunnen gemeenten ondersteund worden bij implementatie van beleid. ❖ De CMO’s participeren in het Landelijk Ontwikkelingsproject Jongeren; Innovatie en Kwaliteitsverbetering (LOJIK). De expertise op dit gebied stelt ons in staat jongerenwerk te ondersteunen, eventueel te vernieuwen, om als effectieve samenwerkingspartner te opereren. (Deskundigheidsbevordering, trainingen, interim management.)
PJ Partners
Jaap Antheunisse tel: (010) 4362166 jantheunisse@pjpartners.nl
Primo-nh
Niko de Groot & Stella Wielaart tel: (0299) 418700 ndegroot@primo-nh.nl swielaart@primo-nh.nl
Schakels
Ies Niëns & Geert Kloet tel: (030) 2753333 in@schakels.nl gkl@schakels.nl