IGLESIA EVANGÉLICA LUTERANA DE COLOMBIA IELCO
SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARTICIPATIVA INSTITUCIONAL (PEPI)
PLAN MISIONAL – PLAN DE VIDA “Soñar juntos y juntas el futuro de la Iglesia”
Consultora ELIZABETH CAMPOS R.
Novie mbre de 2010
1
ÍNDICE PRESENTACIÓN
4
INTRODUCCIÓN
5
OBJETIVO GENERAL
6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
6
METODOLOGÍA DE SISTEMATIZACIÓN
6
1.
Identificación y análisis de fuentes y elementos existentes para la sistematización
8
2.
Delimitación del Proceso
8
3.
Descripción de la Experiencia
11
3.1
Resultados No Esperados 3.1.1 Preocupación por el Tema de la Sustentabilidad de la Iglesia 3.1.2 Reforma de estatutos y la estructura de la IELCO 3.1.3 La fusión de los Departamentos y Ministerios en el Ministerio de Diaconía de la IELCO 3.1.4 La articulación del área educativa de la IELCO al Plan Misional 3.1.5 Reconocimiento de la diferencia y la diversidad de las Congregaciones de la IELCO 3.1.6 La participación no representativa de mujeres y jóvenes en el proceso PEPI:
61 61 61 61 62 62 62
3.2
La Mesa Directiva
62
3.3
El Comité Técnico
63
3.4
El Consultor
63
3.5 El Asistente-Coordinador del proceso PEPI
64
3.6 El Presupuesto y la Ejecución 3.6.1 El presupuesto 3.6.2 La Ejecución
65 65 66
4.
67 67 68 69 70 71 72 74 75 75 77 78 79 80
Presentación de Resultados 4.1 Análisis 4.1.1. Génesis del Proceso 4.1.2 La Preparación y la Planeación 4.1.3 Papel de la Mesa Directiva de la Iglesia. 4.1.4 El papel del Comité Técnico 4.1.5 El papel del Consultor 4.1.6 El papel del asistente-coordinador proceso PEPI 4.1.7 El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas 4.1.8 El proceso en las regiones 4.1.9 El proceso en las Congregaciones 4.1.10 El sentido práctico y la operatividad. 4.1.11 El proceso de Implementación. 4.1.12 El Análisis Financiero
2
5.
6.
4.1.13 El producto final del proceso PEPI. 4.2 Consideraciones Finales
81 82
Lecciones Aprendidas 5.1 La génesis del proceso 5.2 La preparación y la planeación 5.3 El papel de la Mesa Directiva de la Iglesia. 5.4 El papel del Comité Técnico. 5.5 El papel del Consultor. 5.6 El papel del asistente-coordinador. 5.7 El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas 5.8 El proceso en las Regiones 5.9 El proceso en las Congregaciones 5.10 El sentido práctico y la operatividad 5.11 El proceso de implementación. 5.12 El análisis financiero 5.13 El producto final del proceso PEPI.
83 83 84 84 85 85 86 86 86 87 87 87 87 88
Recomendaciones
88
BIBLIOGRAFÍA
89
3
Presentación
El presente documento contiene los resultados de la sistematización del proceso de Planeación Estratégica Participativa Institucional (PEPI) de la Iglesia Evangélica Luterana de Colombia (IELCO), realizada durante el año 2009 con el apoyo de la Federación Luterana Mundia l (FLM). La sistematización del proceso se proyectó con el fin de fortalecer los procesos internos de aprendizaje, información, construcción de conocimiento y memoria institucional así como para contar con una herramienta que establezca los resultados y hallazgos del
proceso
metodológico llevado a cabo, sirviendo como fuente de consulta y réplica a otras Iglesias Luteranas.
Antecedentes de este proceso: En el mes de octubre de 2007, la IELCO, apoyada por la FLM, se dio a la tarea de realizar una evaluación al Ministerio de Misión y Desarrollo (DMD) que contaba con 10 años de labor en Colombia. A partir de allí, la evaluación permitió identificar los logros pero también las limitaciones en la labor de coordinación y articulación del M inisterio con el accionar de la IELCO, por lo que se consideró necesario desarrollar un proceso de planeación no solo al interior de dicho Ministerio, sino a nivel de toda la iglesia para responder los problemas y asumir los desafíos que se encontraron en dicha evaluación.
Es así como en Septiembre de 2008, se realiza la primera jornada de PEPI con el propósito de revisar la Misión y el quehacer de la IELCO. Como resultado de este espacio, se evidenció la necesidad de realizar un proceso a más largo plazo y con una convocatoria que involucrara a todos los niveles de la Iglesia incluidas Congregaciones, Misiones, Ministerios y Departamentos.
Así las cosas en febrero de 2009 en la ciudad de Piedecuesta (Santander, Colombia), se presentó la propuesta al Consejo Ministerial (CM) para desarrollar un proceso de planeación estratégica que permitiera definir un horizonte común para la IELCO en los próximos años. Dicha propuesta fue aprobada por el CM dando paso a un proceso participativo, integral y desafiante que ha logrado impactar de manera directa a cada uno de los niveles de la Iglesia.
A la luz de estos antecedentes, el presente documento incluye la descripción y análisis de la experiencia del proceso PEPI desarrollada por la IELCO comprendida entre la aprobación en febrero de 2009 hasta su presentación final en la Asamblea de febrero de 2010.
4
Introducción
El proceso PEPI de la IELCO se desarrolló como un ejercicio participativo activo con e l objetivo de recoger los intereses, expectativas y miradas de las Congregaciones, Misiones, Ministerios y Departamentos para proyectar el accionar de la IELCO en los próximos años. Las características del proceso que se mencionan en el documento final 1, y que se tuvieron en cuenta para el diseño metodológico del proceso PEPI de la IELCO, fueron:
1. Proceso Sistémico, por cuanto se fundamenta en las definiciones estratégicas de Misión, Visión y Estrategias Institucionales.
2. Proceso Prospectivo, por cuanto permite la visualización del futuro deseado para la Iglesia y no solo las situaciones históricas y presentes de la IELCO.
3. Proceso Estratégico, en la medida en que se centra en las implantación, análisis y verificación de las estrategias institucionales definidas y no solo en la organización y cumplimiento de actividades programadas. 4. Proceso Participativo, es decir que involucra a todos y todas quienes constituyen la IELCO y están interesados e interesadas en su crecimiento y fortalecimiento. 5. Proceso Descentralizado, por cuanto considera la realidad de las Congregaciones y Misiones, su cotidianidad, intereses, expectativas y necesidades así como las condiciones institucionales de la IELCO.
La realización del proceso PEPI duro un año. Partió de los espacios a nivel regional para pasar al nivel nacional. Incluyó algunos espacios con personal de la organización, ministerios y departamentos. Los resultados y productos de dicho proceso fueron:
1. Definición de la Misión, Visión y Estrategias Institucionales de la IELCO. 2. Planes Estratégicos a cinco años y 3. Planes Operativos Anuales a nivel Regional, por Congregaciones, Ministerios y Departamentos.
1
Plan Misional IELCO 2010-2019. Gabriel Garrido Consultor. 2010, pág 5. Disponible en: http://planeacion.ielco.org/
5
El presente documento presenta la Sistematización de este proceso que se espera sirva para conservar la memoria histórica del mismo al interior de la IELCO, pero que a su vez anime la replicabilidad del ejercicio de planeación estratégica en otras Iglesias Luteranas.
Objetivo General Sistematizar el proceso de Planeación Estratégica Participativa Institucional (PEPI) desarrollado por la Iglesia Evangélica Luterana de Colombia (IELCO) durante el año 2009, para que sirva como fuente de memoria institucional, consulta y réplica a otras Iglesias Luteranas.
Objetivos Específicos 1. Describir y analizar el proceso de PEPI desarrollado por la IELCO. 2. Recuperar el proceso (memoria colectiva) del proceso PEPI desarrollado por le IELCO. 3. Identificar el proceso metodológico utilizado para el logro de los resultados y productos del proceso PEPI desarrollado por la IELCO. 4. Establecer las lecciones aprendidas y las recomendaciones para futuros procesos en la IELCO y en otras Iglesias Luteranas locales.
Metodología de Sistematización Desde las Ciencias Sociales, una aproximación a la definición de lo que es la sistematización la ofrece Oscar Jara quien dice que la sistematización “es aquella interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo”. (Oscar Jara).
Desde la perspectiva de la Federación Luterana Mundial, además de entenderse como un proceso de las ciencias sociales, se apunta a una experiencia de fe en tanto refleja una experiencia de las comunidades de creyentes. Así, no solo se pretende describir y analizar e l proceso mediante el cual se llegó a un producto. Se establece además que el acto de sistematizar “lleva a dar testimonio de las cosas que Dios hace en la vida de las personas y la iglesia misma y permite rendir cuentas unos a otros de la experiencia vivida”.
Ahora bien, la orientación fundamental de este proceso de sistematización además de hacer una recopilación y análisis de la información sobre el proceso, busca orientarse a aprender de la
6
experiencia y fortalecerla permitiendo incluso la réplica en otros espacios o el mejoramiento de l mismo en el futuro.
En ese sentido el desafío de esta sistematización se enfoca en la recuperación del proceso de Planeación Estratégica Institucional PEPI de la Iglesia Evangélica Luterana de Colombia pero además en su análisis para recoger las lecciones aprendidas y las recomendaciones que sirvan para futuras experiencias.
Para efectos de esta sistematización el trabajo se centra en los siguientes criterios:
La génesis del proceso
La preparación y la planeación.
El papel de la Mesa Directiva de la Iglesia.
El papel del Comité Técnico.
El papel del Consultor.
El papel del Asistente-Coordinador.
El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas
El proceso en las Regiones.
El proceso en las Congregaciones.
El sentido práctico y la operatividad.
El proceso de implementación.
El análisis financiero.
El producto final del proceso PEPI.
Para lograr el objetivo propuesto, la presente sistematización contempló varias etapas. Cada una de ellas permitió recopilar la información necesaria para contextualizar el proceso llevado a cabo y recuperar la información necesaria para el análisis y el logro del objetivo así: Identificación y análisis de fuentes y elementos existentes para la sistematización
Delimitación del proceso: Hi tos o momentos (génesis, preparación, ejecución, evaluación)
Descripción y análisis de la experiencia
Presentación de l os Resultados
Entrega de Síntesis
7
1. Identificación y análisis de fuentes y elementos existentes para la sistematización En esta primera etapa se realizó la consulta y análisis de los documentos existentes que dan constancia del proceso, dentro de los cuales se cuenta con:
Estatutos de la IELCO. Versión Anterior y Reforma.
Documento Evaluación del Ministerio de Misión y Desarrollo 2007.
AZ que contiene todos los documentos del proceso desde el 2008 hasta la finalización de la fase de planeación 2009. Incluye: Actas de Reuniones Técnicas, Actas de Talleres Regionales y Nacionales, listados de participantes, presupuestos, plan resultado del proceso por región y Congregaciones, 2 CD con información por cada fase del proceso.
Documento final del proceso de Planeación Estratégica presentado por el consultor responsable.
Esta información fue útil para entender la lógica del proceso, la metodología utilizada, los resultados y productos así como el nivel organizativo de la IELCO.
2. Delimitación del Proceso: En esta etapa se seleccionó de la experiencia los hitos o momentos para describir y analizar en el proceso de sistematización. Esto significa definir claramente el tema o línea de acción a sistematizar, el ámbito de intervención, los grupos meta (o participantes), los objetivos, las estrategias de intervención, los componentes
y el contexto general en que se han
desarrollado las actividades. A continuación se presenta la delimitación del proceso así:
8
Titulo
Ámbito de Intervención
Participantes
Fecha de inicio y
Objetivos
Estrategia
Componentes
duración Sistematización Planeación
de
la Colombia:
Regionales
Estratégica Centro, Boyacá. Oriente,
417
Febrero
2009
participantes
Febrero 2010
a * Establecer las definiciones
Desarrollo
de
un proceso
• Paso 0: Antecedentes y génesis
estratégicas que orienten el
participativo, representativo a
del proceso. • Paso
de la iglesia Luterana de
Llanos, Ministerios de la delegados de las
quehacer de la IELCO.
nivel
Colombia- Plan Misional
Iglesia y Departamentos.
Congregaciones
* Construir el Plan Misional de
género, de amplia consulta,
construcción
y
la iglesia para los próximos 10
que parte desde la base, es
definiciones estratégicas.
años que será además el plan de
decir
• Paso 2: Definición de las
2010-2019.
“Soñar
distritos,
Sensibilización, del
DOFA,
Iglesia”
Comité Técnico,
vida
personal comunitario de
Congregaciones, ministerios,
situaciones finales deseadas
Ministerios,
quienes hacen parte de ella y de
misiones y departamentos de
• Paso 3: Caracterización de la
las Congregaciones que los
la IELCO, para definir no solo
situación inicial del la IELCO.
agrupan.
el marco estratégico sino el
• Paso 4: Definición de las líneas
plan de
de acción.
Departamentos.
*
Organizar
la
respuesta
evangélica de la IELCO a la
trabajo
primeros 5 años.
las
1:
miembros
y
desde
de
Juntos el Futuro de la
Misiones
del
generacional y
para los
• Paso
5.
Definición
y
realidad de la Iglesia y de
concertación del Plan Misional
Colombia
institucional. • Paso 5B: Organización del plan trienal de las Congregaciones y de la IELCO. • Paso planeas
6:
Construcción
operativos
consolidación del IELCO.
9
de
anuales, los
POAS
Dentro de la etapa de delimitación también se consideró una mirada al contexto de la IELCO, a la problemática o situación a la que se da respuesta a partir del proceso PEPI desarrollado por la IELCO, y a los antecedentes que dieron origen a dicho proceso. En el siguiente cuadro se describen los resultados así:
CONTEXTO ECLESIAL
PROBLEMÁTICA
ANTECEDENTES
La IELCO es una Iglesia cristiana histórica
Basados en la acción creadora y redentora de Dios
En Octubre de 2007 la IELCO en común acuerdo
fundada en la doctrina bíblica que proclama en
como sustento básico de la Iglesia, la IELCO se
con la Federación Luterana Mundial, realizan una
forma integral el Evangelio de Jesucristo para
plantea asumir el papel y responsabilidad del
evaluación a las acciones
reconciliar al ho mbre con Dios, con su Prójimo y
llamado de Dios a edificar y participar en su misión
Ministerio de Misión y Desarrollo que arroja
consigo mis mo; de acuerdo al redescubrimiento
ofreciendo
Este
resultados satisfactorios en términos del trabajo
que de la Biblia hizo, la Reforma p rotestante del
compro miso implica una lectura permanente de la
realizado pero que genera interrogantes sobre el
labor de la IELCO y una planeación continua
futuro, el relacionamiento interno y externo y
acorde al contexto colo mb iano.
llama la atención frente a la ausencia de un plan
2
siglo dieciséis.
sus
dones
para
su
obra.
La IELCO ha desarrollado durante más de sesenta
realizadas por el
estratégico que dé continuidad y proyección al
años una labor de evangelización
Proyectar la respuesta de la IELCO al contexto
trabajo
Diacónico
de
la
IELCO.
Estos
compro metida con la misión de Dios en el
actual a través de un proceso de PEPI como
interrogantes se trasladan también al n ivel de la
mundo.
herramienta para este fin, responde a la necesidad
Iglesia permitiendo una reflexión sobre la
de organizar d icha respuesta y responder a este
pertinencia de un plan estratégico institucional
eclesial
llamado de una manera en la que la misma Iglesia
que dé también direccionalidad al M inisterio de
reconocida en Colombia, es una comunidad
de forma part icipativa defina el futuro y los pasos
Misión y Desarrollo.
Cristiana de Confesión Luterana, sin ánimo de
para llegar al sueño de la Iglesia que todos y todas
lucro, que persigue fines religiosos expresados a
quieren.
La
IELCO
co mo
organización
La IELCO en diversas reuniones y con el apoyo
través del culto cristiano y las actividades
de la FLM, p lantea entonces la realización de un
eclesiales, el trabajo social, la educación y la
proceso de PEPI.
3
cultura.
En Septiembre de 2008 se realizó el primer taller La IELCO, siguiendo el mandato cristiano del
de planeación estratégica institucional de la
amor al pró jimo , ha definido su compro miso con
IELCO con la participación de 51 personas como
la vivencia y proclamación de un evangelio
referentes de las Congregaciones, misiones y
integral para la reconciliación y transformación
oficinas de la IELCO. Dicho taller fue facilitado
de la sociedad colomb iana.4
por personal de la FLM . Este taller arrojó en una dinámica de consenso las fortalezas , debilidades
En tanto sus definiciones , su identidad
y
y oportunidades de la Iglesia así co mo el
aspiraciones la IELCO ha venido trabajando
planteamiento de los sueños sobre la Iglesia que
desde el 2007, posterior a la evaluación que se
se quiere.
hizo del Min isterio de Misión y Desarrollo, en una
perspectiva
su
Fruto de este primer taller s e definió que dicho
quehacer que le ha llevado a plantearse la
proceso debería ser de más largo alcance lo que
necesidad
llevó a la Mesa Directiva y a la IELCO a
de
de
un
fortalecimiento
espacio
de
de
Planeación
Estratégica Institucional.
organizar un proceso integral, de participación más amplia, que permitiera el logro de un marco
En un contexto de apoyo por parte de la FLM se
estratégico consensuado y un plan de trabajo
ha permitido la consecución de los recursos
concertado para los próximos años.
financieros y el acompañamiento técnico en el proceso a través de personal en diferentes
En Febrero de 2009, entonces, se hace la
mo mentos
diversos
propuesta al Consejo Ministerial que aprueba el
espacios de reflexión sobre el futuro de la Iglesia
proceso. Los resultados y análisis de lo que fue
en Colo mb ia.
este trabajo son el objeto de la presente
y su
participación
en
sistematización.
2
http://planeacion.ielco.org/ Estatutos 2010 IELCO pagina 1. 4 Evaluación del Departamento de Misión y Desarrollo de la Iglesia Evangélica Luterana de Colombia – IELCO. Campbell y otros. 2007. Pagina 3. 3
10
La siguiente imagen muestra los momentos que marcaron el proceso de PEPI desarrollado por la IELCO y que serán sujetos a sistematización:
GENESIS DEL PROCESO 2007 2008
PLANEACION ESTRATEGICA INSTITUCIONAL 2009
ASAMBLEA NACIONAL APROBACION DE LA PEPI
•Paso 1: Sensibilización, construcción del DOFA, definiciones estratégicas. •Paso 2: Definición de las situaciones finales deseadas •Paso 3: Caracterización de la situación inicial del la IELCO. •Paso 4: Definición de las líneas de acción. •Paso 5. Definición y concertación del plan misional institucional,. •Paso 5B: Organización del plan trienal de las congregaciones y de la IELCO. •Paso 6: Construcción de planeas operativos anuales, consolidación del los POAS IELCO. •Paso 7: Definición del programa de seguimiento y acompañamiento al plan misional.
•2007: EVALUACION DEL MINISTERIO DE MISION Y DESARROLLO. •2008: PRIMER TALLER DE PEPI FACILITADO POR FLM •2.008 DEFINICION DE UN PROCESO DE MAS LARGO ALCANCE.CONTRATACION DE EXPERTO EXTERNO.
2 010
•ASAMBLEA NACIONAL DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE RESULTADOS.
3. Descripción de la Experiencia: A continuación se citan apartes de la descripción que hiciera el Consultor sobre la experiencia en diferentes documentos y presentaciones, adaptadas para efectos del presente documento y que dan cuenta de la manera como se planteó la realización del proceso PEPI.
El proceso de PEPI desarrollado por la IELCO, se estableció sobre la base de varias premisas que fueron transversales al proceso de elaboración del marco estratégico y los planes de las Regiones, Congregaciones, Ministerios y Departamentos.
Se trató de construir un PLAN MISIONAL de la IELCO, para los próximos años, que a la vez inspirara a la misma Iglesia a convertirlo en la base del PLAN DE VIDA PERSONAL Y COMUNIT ARIO de las Congregaciones y de todos y todas quienes conforman la IELCO.
Más allá de hacer una
planeación estratégica clásica, que involucre la programación de
acciones para alcanzar el objetivo o sueño de la Iglesia, el proceso PEPI buscó organizar la respuesta evangélica de la IELCO frente a la realidad de la Iglesia y de Colombia.
La construcción del PLAN MISIONAL se planteó como una oportunidad de reflexión, de discernimiento común, de participación, de búsqueda y encuentro (y desencuentro), desde la perspectiva de la espiritualidad luterana y la vivencia de la Palabra de Dios, de lo que se quiere hoy para la IELCO.
11
Desde el punto de vista de la participación, el proceso planteó intencionalmente el involucramiento de todos los niveles de participación de la IELCO. Gracias a este involucramiento se ha garantizado la ejecución del plan. La definición de los diferentes espacios de encuentro, discusión y reflexión indican una forma de mantener vivo el proceso.
En cuanto a la representatividad de quienes participaron, el proceso planteó el involucramiento de diferentes miembros que constituyen la IELCO teniendo en cuenta una perspectiva de género y generacional. Se incluyó a representantes de cada iglesia y no solo a quienes tienen voz y voto en las diferentes instancias directivas.
Se propuso además un horizonte de al menos DIEZ (10) AÑOS que permitiera a la Iglesia trascender lo inmediato y consolidar una respuesta evangélica y holística para la realidad colombiana.
En este orden de ideas la perspectiva metodológica se planteó ante todo como un proceso participativo con las siguientes características:
SISTÉMICO por cuanto parte de las definiciones estratégicas de Misión, Visión y Estrategias Institucionales establecidas para la IELCO.
PROSPECTIVO en cuanto incluye la visualización del futuro deseado para la IELCO. Se trata de construir el quehacer de la Iglesia de manera sostenible y perdurable en el tiempo.
ESTRATÉGICO en la medida en que se centra en la implantación de estrategias institucionales y líneas de acción para la IELCO y no en el cumplimiento de acciones intencionadas para alcanzar un objetivo inmediato.
PARTICIPATIVO por cuanto requiere del compromiso de todas y todos los y las que hacen vida espiritual en la IELCO, que están interesados e interesadas en su crecimiento y fortalecimiento como Iglesia y como respuesta evangélica.
DESCENTRALIZADO en la medida en que la base del mismo es la realidad de las Congregaciones, sus intereses y expectativas. Se trata de reforzar el sentido de pertenencia y la membrecía a la IELCO, así como la responsabilidad de las Congregaciones y Parroquias con el PLAN MISIONAL.
COMUNITARIO
debido a que se basa en la participación de todas y todos quienes se
consideran miembros de la IELCO, independientemente del nivel desde el cual lo hacen. Lo que importa es su participación y compromiso.
En cuanto a los mecanismos para garantizar la participación se plantearon espacios de doble vía: desde las Congregaciones hacia las instancias de dirección nacional pasando por el nivel regional, y viceversa, garantizando así la
retroalimentación constante y la construcción
colectiva.
12
Para la definición de los pasos realizados dentro del proceso PEPI se diseñó por parte del Consultor, el siguiente gráfico:
La manera elegida para definir y describir cómo la IELCO desarrolló el proceso de PEPI, fue en primer lugar, presentando a través de una matriz
los espacios que se tuvieron a nivel
nacional, regional y congregacional organizados por mes. Dicho cuadro incluye: Mes en el que se realizó la actividad, nombre del espacio que identifica el alcance del mismo (reunión de Comité Técnico, taller regional-distrito, taller nacional etc..), el componente al que se enfocó el espacio es decir a qué paso del gráfico anterior corresponde, las actividades realizadas durante el espacio, los participantes especificando tipo de representación y número, la metodología, materiales y recursos utilizados, los logros y dificultades evidenciados. La fuente principal de información para esta descripción son las memorias o actas de los espacios, los productos obtenidos y digitalizados así como las entrevistas a personas participantes.
Posterior a esta Matriz, se presenta además la descripción de:
Los resultados no esperados.
La Mesa Directiva de la Iglesia.
El Comité Técnico.
El Consultor.
El Asistente-Coordinador PEPI.
El presupuesto y la ejecución.
13
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos FEBRERO
Comité Técnico
2009
Bogotá -Febrero 09 de 2009
Sensibilización
Presentación
Socialización Temas de presupuesto y financiación.
del
Plan Misional
Preparación
Presentación magistral sobre el
Se aprobó la propuesta para
Técnico:
plan y sus componentes a cargo
la presentación al Consejo
Exposición de la propuesta de Plan Misional al
Sigifredo Buitrago.
del Consultor.
Ministerial.
Comité Técnico por parte del asesor.
Daniel Wilches.
ANEXOS
Silvio Schneider.
CON
Se evidenció la importancia
Consideraciones sobre el Plan Misional
Miembros
del
Comité
No se evidencian.
RELACIONADOS
Gabriel Garrido.
SISTEMATIZACION\PRESENT
del Comité Técnico en el
Reunión Eclesial en
Martha Wilches.
ACION COMITE TECNICO 09
desarrollo del proceso PEPI.
Piedecuesta
Alfonso López M.
FEBRERO.ppt
71 participantes
Presentación Magistral en Power
Se presentó y aprobó la
52 delegados de los Distritos-
Point.
propuesta de Plan Misional
RELACIONADOS
Santander Consejo
Sensibilización
Presentación del Consultor del Proceso:
Ministerial Piedecuesta
Consideraciones Generales
Regiones.
Santander
Características del P lan Misional
18
14 de Febrero
Participación Comunitaria
Departamentos y Oficina
de 2009.
Proceso metodológico
1 Consultor.
Delegados
Ministerios,
ANEXOS CON
No se evidencian.
y Cronograma.
SISTEMATIZACION\PRESENT ACION SENSIBILIZACION.ppt
Cronograma Comité
Seguimiento
Técnico-
proceso.
Bogotá 20 de
al
Oración- Pastor Sigifredo Buitrago
Evaluación del Taller de Sensibilización.
febrero de 2009
Miembros
del
Comité
Diálogo
abierto
de
los
Se valoró positivamente el
Técnico:
participantes sobre la experiencia
proceso de Sensibilización.
Sigifredo Buitrago.
del taller de sensibilización.
Gabriel Garrido.
Se realizó una evaluación
Planteamiento de fechas y actividades posteriores
Luís Eduardo Ramírez.
Identificación
de
logros
con definición de cronograma.
Silvio Schneider.
desafíos para futuros encuentros.
y
sobre la
los asistentes.
Daniel Wilches.
Se
Alfonso López M
desafíos
identificación
reuniones.
14
participación de
para
los futuras
No se evidencian.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos MARZO 2009
Reuniones
Diagnóstico:
preparatorias
realidad
para
Congregaciones”.
Taller
Primer
“La
Reunión preparatoria del taller Distrito Centro para
Miembros
las
realizar una descripción de cada una de las
Congregaciones:
Congregaciones con base en los siguientes criterios:
Misión
de
Distrito
de
Delicias
Misión
Vida El
las
Ibagué,
Nueva,
San
Redentor,
San
Reuniones por cada una de las
Elaborada la descripción e
Iglesias
historia de cada una de las
por
sugerencia
del
Comité Técnico del proceso PEPI
Congregaciones
para elaboración de presentación.
Distrito.
Centro.
Nombre y ubicación
Pedro,
Congregaciones
Número de integrantes discriminados por sexo y
Lucas, San Mateo, Solo por
Elaboración de una presentación
edad.
Fe y Fundación Camino de
power point con los criterios
Origen y principales momentos históricos de la
Emaus.
establecidos.
de la Región.
02 al 11 Marzo de 2009
No se evidencian
del
Congregación.
Actividades que desarrolla en el momento.
Envío previo de la presentación
Condiciones del entorno (Políticas, económicas,
para presentación en Taller del
sociales y culturales) que inciden en el trabajo de
Distrito Centro.
la Congregación.
Aspectos relevantes en la relación de
la
Congregación con la IELCO.
Principales proyectos de la Congregación para los próximos años (descripción breve de cada uno).
Comité
Seguimiento
Técnico-
proceso.
Bogotá Marzo
3
de
al
Devocional
Miembros
Discusión sobre participantes en cada espacio
Dialogo abierto de los miembros
Se realizó seguimiento al
Se
Técnico:
del Comité y presentación de plan
proceso PEPI.
necesidad
El consultor comparte los criterios para el trabajo en
Sigifredo Buitrago.
de trabajo por parte del consultor
Se establecieron acuerdos
desarrollar una PEPI
cada espacio.
Gabriel Garrido.
para siguientes actividades.
logísticos
en forma participativa
2009
del
Martha Wilches.
Comité
Participación: importancia y compromiso
Silvio Schneider.
Esquema de cada taller
Daniel Wilches
Se
Empezar por la lectura de la misión y visión que
Alfonso López M
siguientes
15
del
proceso PEPI.
respecto
y
identifica
se
la de
busca
dar
solución teniendo en aclararon
los dentro
pasos del
cuenta
espacios
presupuesto.
y
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos tiene la base
MARZO 2009
proceso PEPI.
Trabajo en Matriz DOFA por cada comunidad leído a la luz de la Misión y Visión y de los cuatro principios de la IELCO.
Condición de la comunidad para desarrollar la misión y visión de la IELCO en medio del contexto colombiano.
Sugerencias para la reunión de mayo a nivel logístico, participativo, temático, etc.
Definición de cronograma de actividades.
Propuesta de solicitud de presupuesto adicional. Primer
Taller
Presentación
del
Devocionales:
41 participantes
Presentación Magistral de
Congregaciones con el apoyo de
Consenso de una propuesta
identificación de una
presentación power point.
de Misión y Visión por el
propuesta regional de estrategias por parte
Sigifredo Buitrago
30
Bogotá
Congregaciones:
Hechos 2:41
Congregaciones
12, 13 y 14 de
“La realidad de las
Koinonia
pertenecientes al Distrito.
Presentación Magistral del Plan
Distrito
marzo de 2009
Congregaciones”.
Silvio Schneider
6
Misional.
socializarla y alimentarla
Marcos 10. 40:52
Técnico.
de
las
No
diagnóstico de las
Miembros
de
Se logró la participación y
Distrito Centro-
Sensibilización.
Delegados
las
Comité
La Diakonia- Vocación de la Iglesia.
Presentación magistral misión, 5 Delegados estudiantes de la
Definición Misión, Visión
de y
Estrategias a nivel
con
Jhon Hernandez
escuela de teología.
Mateo 3- 1 y 2, Marcos 1. 14:15, Lucas 1. 14:19
Consultor.
La Martyria.
visión, estrategias actuales.
Trabajo por 3 grupos para el análisis del marco estratégico
Regional.
actual y elaboración de propuesta Cada una las Iglesias y Misiones invitadas realizan
de cambios.
16
Centro
sugerencias
Congregaciones.
para
de
las
se
del distrito.
logró
la
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos la presentación de su Congregación con base en los criterios preestablecidos.
Presentación resultado
en
de
plenaria
los
grupos
del y
Presentación de la propuesta de Plan Misional a
consenso de Misión y Visión
cargo del Consultor.
propuesta por el Distrito.
Establecimiento Presentación de la Misión,
Visión
y estrategias
sobre
vigentes de la IELCO.
estratégico actual a la luz de 3 preguntas guía:
¿Considera que la Misión y la Visión siguen siendo válidas hoy? ¿Sugiere algún cambio o actualización a estas definiciones? ¿Las
cuatro (4) Estrategias
compromiso
socialización.
Trabajo por grupos para analizar el marco
definidas
son
suficientes para alcanzar la Misión y la Visión de la IELCO?
Trabajo por grupos para responder a la pregunta Si todo tuviera éxito, ¿cómo se imagina la IELCO y su Congregación dentro de diez (10) años?
Plenaria de los grupos sobre propuestas de cambios al marco estratégico actual y los sueños sobre la
17
de
acuerdos de
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos IELCO. Consenso sobre propuesta regional de Misión y Visión.
Compromiso de socialización en las Congregaciones del resultado: Misión y Visión teniendo en cuenta las siguientes directrices:
1.
Realizar la socialización en la Congregación sobre los elementos en los que se logró consenso: Misión, Visión.
2.
Los puntos difíciles en cuanto a comprensión, y realidad para hacer sugerencias de la Misión y Visión.
3.
Resultados
de Cómo quiere que sea su
Congregación dentro de 10 años. 4.
Preguntar : ¿Cómo quiere que sea la IELCO dentro 10 años?.
5.
Reseña de cómo se realizó el trabajo.
Establecimiento de entrega de resultados de la socialización a 17 de abril de 2009. Taller
Oficina
Sensibilización
Devocionales:
Central
14
participantes
del
equipo
miembros
administrativo,
Presentación Power Point Plan
Se dieron claridades sobre
Misional.
el trabajo a desarrollar y la
Bogotá 16- 17
Sigifredo Buitrago
departamentos y oficinas de
participación del personal
de Marzo.
Filipenses 3: 15-17 Lo bueno que se ha hecho y ver lo
la IELCO.
de la IELCO dentro del
que podemos hacer.
proceso.
18
No se evidencian
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos
Nélida Mora El Servicio de la Iglesia
Presentación de la propuesta de Plan Misional de la IELCO. Definición grupo
sobre
del la
Presentación de la Misión,
Visión
y estrategias
Trabajo
vigentes de la IELCO.
por
grupos
para
el
análisis del marco estratégico
misión y visión.
actual y elaboración de propuesta Trabajo por grupos para analizar el marco
de cambios.
estratégico actual a la luz de 3 preguntas guía: Presentación ¿Considera que la Misión y la Visión siguen
en
plenaria
del
resultado de los grupos.
siendo válidas hoy? ¿Sugiere algún cambio o actualización a estas
Consenso de Misión y Visión
definiciones?
propuesta por la Oficina Central.
Acuerdos sobre compromiso de socialización. Reunión Comité
Seguimiento
Técnico
proceso.
al
Oración. Silvio Schneider
Miembros
Discusión en torno a los cambios en lo planeado.
Técnico:
Diálogo de equipo.
Se establecieron acuerdos
Se define que no se
Consensos.
sobre ajustes y fechas en el
hace el DOFA en la
Silvio Schneider
cronograma
primera fase del
Planeación del taller nacional: reflexión sobre
Martha Wilches,
actividades.
puntos que han salido de los talleres regionales y
Gabriel Garrido
locales
Luis E. Ramírez
Se definieron los puntos a
tema tiempo y
Daniel Wilches
fortalecer como el tema de
expectativas de las
comunicaciones
Regiones.
Bogotá Marzo 18
1.
Crecimiento, Sustentabilidad, unidad, etc.
2.
Considerar la Misión y Visión de la
19
del
Comité
para
proceso PEPI aparentemente por un
sobre
el
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos
3.
IELCO, trabajar en el DOFA y en las
desarrollo del Plan.
estrategias
Se acuerda reunión y tipo
Plan decadal de la IELCO
de participación de la FLM en el taller nacional del mes
Definición de reunión con la FLM el 06 de mayo
de mayo.
para coordinar su participación en el taller nacional. Primer
Devocionales
12 participantes.
Presentación Magistral del Plan
Definición de una propuesta
La
agenda
Regional
Israel Martinez
9 delegados de las Iglesias de
Misional y Marco estratégico
regional
programada
no
Distrito Oriente-
Lucas 9:57
la región.
anterior.
visión y focos o estrategias.
Bucaramanga
Seguimiento de seguir a Jesús es tanto como el
3
compromiso de aceptar los retos de l proceso PEPI:
Técnico.
19
y
Marzo
Taller
20
de
Sensibilización
Definición grupo
sobre
Misión, Visión Estrategias.
del la y
personas
del
Comité
sobre
misión,
se
llevo a cabo dado que
Trabajo grupal
no se contempló la
Plenarias.
presentación trabajo
del
de
cada
María Helena Racines
Congregación sobre la
2da de Reyes 4: 1-7
realidad
Koinonia- Unidad de la Familia con la Iglesia.
Congregaciones.
Presentación de la propuesta de Plan Misional de la
La asistencia fue poca
IELCO.
y al parecer se tuvo
de
problemas Presentación de la Misión,
Visión
y estrategias
convocatoria.
vigentes de la IELCO. . Trabajo por 2 grupos para analizar el marco estratégico actual a la luz de 3 preguntas guía:
¿Considera que la Misión y la Visión siguen siendo válidas hoy?
20
las
de
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y Recursos
¿Sugiere algún cambio o actualización a estas definiciones? ¿Las
cuatro (4) Estrategias
definidas
son
suficientes para alcanzar la Misión y la Visión de la IELCO?
Trabajo por grupos para responder a la pregunta Si todo tuviera éxito, ¿cómo se imagina la IELCO y su Congregación dentro de diez (10) años?
Plenaria de los grupos sobre propuestas de cambios al marco estratégico actual y los sueños sobre la IELCO.
Consenso sobre propuesta regional de Misión y Visión.
Compromiso de socialización en las Congregaciones del resultado: Misión y Visión teniendo en cuenta las siguientes directrices:
1.
Realizar la socialización en la Congregación sobre los elementos en los que se logró consenso: Misión, Visión.
2.
Los puntos difíciles en cuanto a comprensión, y realidad para hacer sugerencias de la Misión y Visión.
21
Logros
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos 3.
Resultados
de
cómo
quiere
que
sea
su
Congregación dentro de 10 años. 4.
Preguntar: ¿Cómo quiere que sea la IELCO dentro 10 años?
5.
Reseña de cómo se realizó el trabajo.
Definición de focos o estrategias de la IELCO.
Establecimiento de entrega de resultados de la socialización a 17 de abril de 2009. Primer
Taller
Sensibilización
Devocionales:
18 participantes.
Regional
14
Distrito Boyacá
Definición
– Sogamoso
grupo
26-27 de Marzo
Misión, Visión
de 2009
Estrategias
sobre
del
delegados
de
las
Luis Enrique Tellez
Congregaciones de la región.
la
Hechos 2: 41-47
4
y
Koinonia.
La
conjunto,
esmerarse
Comunión en
la la
perseverancia unanimidad
y
en
miembros
Técnico.
del
Presentación Magistral del Plan
Se logró consensuar una
Misional y Marco estratégico
definición
anterior.
Visión y Estrategias a nivel
Comité
para
Misión,
Regional. Trabajo grupal.
la
Se establecieron ideas sobre
importancia de estar en oración.
Trabajo Individual.
la IELCO
que sueña la
Región. Martha González
Plenarias.
San Juan 12:26
Se
Koinonia Somos llamados a Servir no a ser servidos.
compromisos socialización.
Presentación de la propuesta de Plan Misional de la IELCO.
Presentación del papel del Comité Técnico y su papel en el proceso de Planeación.
22
establecieron de
Baja Participación.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y Recursos
Presentación de las Congregaciones: La realidad de nuestras Congregaciones.
Presentación de Justicia y Vida.
Trabajo por 2 grupos para analizar la misión actual.
Trabajo por grupos para analizar la visión actual.
Plenaria de los grupos sobre propuestas de cambios al marco estratégico actual
Consenso sobre propuesta regional de Misión y Visión.
Pregunta sobre cuales serian las estrategias de la IELCO. Plenaria y discusión alrededor del tema. Trabajo individual sobre ¿Cómo sueña su Iglesia? Y plenaria para compartir.
Compromiso de socialización en las Congregaciones del resultado: Misión y Visión teniendo en cuenta las siguientes directrices:
1.
Realizar la socialización en la Congregación sobre los elementos en los que se logró
23
Logros
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos consenso: Misión, Visión. 2.
Los puntos difíciles en cuanto a comprensión, y realidad para hacer sugerencias de la Misión y Visión.
3.
Resultados
de Cómo quiere que sea su
Congregación dentro de 10 años. 4.
Preguntar: ¿Cómo quiere que sea la IELCO dentro 10 años?
6.
Reseña de cómo se realizó el trabajo.
Establecimiento de entrega de resultados de la socialización a 17 de abril de 2009
ABRIL 2.009
Primer
Taller
Sensibilización
Devocionales
Regional La
19 participantes.
Presentación Magistral del Plan
Definición de unas Misión,
Los miembros de la
15 personas miembros de las
Misional y Marco estratégico
Visión y Estrategias a nivel
Regional identificaron
anterior.
Regional.
a
Distrito Llanos.
Diagnostico:
Jhon Rojas
Congregaciones de la región
Paz de Ariporo
realidad de nuestras
Hechos 1:42-47
4
04-09 de Abril
Congregaciones.
Volver al Primer amor en la Iglesias, trabajar con
Técnico.
de 2009
miembros
del
Comité
Establecimiento Trabajo grupal.
de
la
Iglesia que sueña la Región.
Misión y Visión.
partir
la “la
realidad de nuestras Congregaciones” que
Dios de manera profunda. Definición
de
presentación de
de
Trabajo Individual. Sigifredo Buitrago- Filonila Benavides San Lucas 2: 24-27
Plenarias.
Diakonia Sigifredo Buitrago – Patricia Gualdrón Hechos 6: 8 Hechos 7: 55-60 Martiria
24
Establecimiento
de
prácticamente
compromiso
de
desaparecido una de
socialización
ha
sus Congregaciones.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y Recursos
Presentación del Plan Misional Presentación “La realidad de las Congregaciones”
Reflexión sobre el trabajo de la Iglesia en la región.
Trabajo en grupos: Definición de Misión a la luz de la actual.
Trabajo en grupos: Definición de Visión a la luz de la actual y dos preguntas guía: ¿Cómo se va a realizar la Misión? ¿Cuándo?
Plenaria y consenso sobre la definición de misión y visión a nivel regional.
Trabajo individual: ¿Como sueña la Iglesia? Plenaria sobre el punto anterior.
Compromiso de socialización en las Congregaciones del resultado: Misión y Visión teniendo en cuenta las siguientes directrices:
1.
Realizar la socialización en la Congregación sobre los elementos en los que se logró
25
Logros
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos consenso: Misión, Visión. 2.
Los puntos difíciles en cuanto a comprensión, y realidad para hacer sugerencias de la Misión y Visión.
3.
Resultados
de Cómo quiere que sea su
Congregación dentro de 10 años. 4.
Preguntar: ¿Cómo quiere que sea la IELCO dentro 10 años?
5.
Reseña de cómo se realizó el trabajo.
Establecimiento de entrega de resultados de la socialización a 17 de abril de 2009 Reuniones
de
Los y las participantes de los eventos regionales
Miembros
las
Las
organizaron reuniones de socialización en sus
Congregaciones
las
nivel Regional para
compartir
Congregaciones para compartir los resultados sobre la misión y visión y las estrategias en las regiones
los resultados de
donde este último punto se alcanzó a abordar.
los
También hicieron socialización sobre el tema: “La
Socialización a
talleres
regionales.
Misión-
Visión y
Estrategias.
Los resultados del Primer
Se
utilizados en estas reuniones (22
Taller
informes
regiones de la IELCO y el
en total están citadas) fueron
cuatro
DMD que realizó también la
diversos. Entre ellos están:
socializaron
socialización.
Informe en cultos.
Congregaciones,
iglesia que soñamos”.
Marzo-Abril de 2009
de de
metodologías
y recursos
Regional
en
los se
trabajo en 22 de las 25
las
Congregaciones.
para
En grupos pequeños o de manera
la
diversidad
individual
estrategias.
Las Congregaciones hacen aportes al trabajo y
preguntaron sobre sus aportes a
envían un informe sobre el mismo con base en los
misión, visión y estrategias.
puntos dados para su realización.
este
en
Se
y
de
Distritos
apoyar o incluir su mirada a
informaron
presentaron
misión,
visión
y
evidencia en
las
maneras de compartir y comprometer a la
Las Iglesias tomaron un
comunidad
tiempo para mirarse hacia
trabajo.
Encuestas a los miembros de las
dentro y soñar la Iglesia que
Congregaciones.
quieren.
en
el
Los informes revelan diferentes niveles de
Exposiciones con presentaciones
26
Estos espacios permitieron
compromiso
en
la
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos en power point.
Reuniones especificas para tratar
la participación amplia de
ejecución
los
socialización en las
miembros
de
las
Congregaciones.
de
Congregaciones
el tema.
parte
de
esta
por
quienes
asumieron dicha tarea. Vigilias.
Asamblea de la Iglesia Local para tratar el tema. Reunión Comité
Seguimiento
Técnico
Evaluación
15 de Abril
intermedia proceso PEPI.
y
Evaluación de los 4 Talleres Distritales y el Taller de
Miembros
la Oficina Central.
Técnico:
Se realizó un alto en el
Se
resumen de evaluación de talleres
camino
problema
Sigifredo Buitrago.
por
proceso y hacer los ajustes
participación de los
Silvio Schneider
resaltan
la participación y el
pertinentes
conforme
la
pastores
Martha Wilches,
consenso
como
la
experiencia
de
las
Planeación del Primer Taller Nacional en Mayo:
Gabriel Garrido,
ausencia de mujeres y jóvenes en
actividades
Definiciones del Espacio:
Alfonso López,
los espacios como debilidad.
realizadas.
del Ajuste de cronograma
del
Comité
Presentación
parte
de
documento
del consultor:
logros
y
Se
para
evaluar el
previas
2.
3.
4.
Revisión
carácter obligatorio
Cronograma ajustado.
y
aprobación
de
Esencia de la teología luterana: Panel de
Se tuvo
claridad sobre el
futuro y los pasos a seguir de cara a la culminación del
antesala
Diálogo sobre temas logísticos de
Definición de panelistas manteniendo
eventos próximos.
proceso PEPI.
enfoques de: Koinonia, Martyria, Liturgia,
Se
dio
continuidad
al
Diaconía.
proceso se seguimiento que
Revisión de las percepciones presentadas
hace el Comité Técnico al
por parte de los distritos a los pastores.
proceso PEPI.
27
de
en
los
espacios así como de asunción
proceso PEPI.
Participación de todos los pastores de
un
del
compromiso con el
Luis E. Ramírez. 1.
evidencia
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Definición de aspectos para el taller con los
Se evidenció compromiso
colegios:
de
¿Cuál es el mensaje que transmiten?
Comité, expresado
¿Se justifica tener colegios?
envío de documento de
los
participantes
del
en el
aportes en ausencia de uno Acuerdos sobre logística para los eventos próximos. Taller
PEPI
Sensibilización
Educativo. Bogotá 17 – 18
Matriz
de
Estrategias:
2009.
Abril
de
de
22 personas
Presentación Magistral del Plan
Se
Eduardo Martínez
18 miembros de Colegios
Misional
educativo como articulado
articulación
2da de Timoteo 3: 15-15
CELCO,
al proceso y vital para la
resultados de
este
Programación. Ser diligente en las tareas.
Teología, Escuela Dominical,
Presentación de exposiciones de
IELCO.
Taller
Plan
Departamento De Educación,
los
Atahualpa Martínez
Departamento
invitados.
Nehemías 2: 1-10
Comunicaciones,
La Historia de Nehemías, la importancia de la
Representantes
planeación y la dependencia y ayuda de Dios.
Misión Emaus (Medellín)
Presentación Plan Misional
4
Situaciones Finales
Situaciones Iniciales
Líneas de Acción
de ellos durante la reunión.
Devocionales
miembros
Técnico Exposiciones de las diferentes instancias invitadas con base en criterios previamente establecidos:
1. Describa las actividades de formación y/o de educación
que
desarrolla
su
Institución,
Departamento, Ministerio o Congregación. 2. ¿Cuáles considera usted que son los principales aportes que hace su Institución, Departamento, Ministerio o Congregación desde la perspectiva
28
Escuela
De
De
equipos
de
la
reflexionó
el
tema
IELCO
de
Comité
de
al
Misional Final. Se definió un estado del arte sobre el tema educativo en
Piedecuesta,
No hay evidencia de
la IELCO.
los
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y Recursos
de la formación y/o educación al cumplimiento de la Misión de la Iglesia Evangélica Luterana de Colombia? 3. ¿Cuáles considera que son las
principales
dificultades tenidas en el desarrollo de la actividad de formación y/o educación de su Institución,
Departamento,
Ministerio
o
Congregación? 4. A su juicio, ¿cuál es el papel de la formación y educación en la configuración de la identidad luterana? 5. ¿Cuál considera que debe ser el papel de la formación y/o educación en el próximo PLAN MISIONAL de la IELCO? Informe sobre el proceso llevado a cabo en los distritos. Trabajo grupal sobre ¿qué es la educación? Definición
de:
Situación
Inicial,
Estrategias,
Situación Final e indicadores de Impacto. Se explica el sentido de la Matriz y el significado de cada punto para elaborar por cada uno de los Departamentos, Ministerios, etc… con fecha de
29
Logros
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos entrega el 6 de mayo. Se explican recomendaciones para el logro de la tarea: 1.
De la situación Final: Pensar gradualmente 2010,2011 hasta el 2014.
2.
De la situación inicial: Precisar con las exposiciones y conocimientos.
3.
Indicador de impacto: Alguna manera de medir, (Medible, parámetros, factores, formula,
meta,
en
porcentaje
ó
cuantitativamente.) 4.
Estrategias: Ajustar talleres bimestrales ejecutorias posibles, realizables, con los recursos
disponibles,
colaboración
identificar
necesaria
de
la otras
dependencias. Reunión
de
Comité
Seguimiento proceso.
al
Acuerdos para la reunión con la Mesa Directiva
Miembros
Nacional y la Federación Luterana Mundial (FLM).
Técnico:
Técnico-
del
Comité
Diálogo de equipo.
Definición de agenda para
Consensos.
Mesa Directiva.
Sigifredo Buitrago.
Bogotá
Preparación Primer Taller Nacional y Definición de
Silvio Schneider
Establecimiento de Agenda
29 de Abril de
la Agenda:
Martha Wilches,
Primer Taller Nacional
2009
Nivelación de Información
Gabriel Garrido,
Acuerdos logísticos sobre
Paneles sobre Identidad Luterana.
Alfonso López,
taller Nacional.
Misión, Visión
Luis E. Ramírez.
DOFA de la IELCO
30
No evidenciadas.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
ANEXOS
Una contextualización sobre
El logro del consenso
CON
el estado del proceso y los
tarda más tiempo del
avances.
esperado, razón por la
Recursos
Definición de Estrategias
Definición de asuntos logísticos: participantes, convocatoria, ubicaciones, alimentación, recursos técnicos y tecnológicos. MAYO 2009
DE
Primer
Taller
Identidad Luterana
Devocionales
79 personas
Presentación
68 delegados de las regiones,
RELACIONADOS SISTEMATIZACION\7-
Nacional PEPI.
Misión, Visión
Chinauta
DOFA IELCO
Sigifredo Buitrago
Congregaciones,
7 al 9 de Mayo
Estrategias.
Mateo 16:18
3 delegados de
¿Hay Algo difícil para Dios?
ELCA. 8
Presentación Taller Nacional.ppt
cual los objetivos no El espacio permitió tratar temas relacionados con la
presentación de los temas sobre
Identidad
Proclamar la Palabra de Dios
identidad luterana, con preguntas
necesarios
la
DOFA de la IELCO
Henry Martin González
al final para aclaración por parte
definición de la misión y la
quedaron por fuera de
1ra de Pedro 2:9
del ponente.
visión.
la
El acuerdo sobre la misión
productos
y la visión a nivel nacional,
incompletos.
Técnico.
del
Comité
se cumplieron.
Metodología de Ponencia para la
María Helena Racines
miembros
la FLM,
PPS
Nehemías 1:6 2da de Crónicas 1-19
Trabajo
Nehemías 9: 1-5
definición de misión y visión con
por
Anunciar las virtudes de aquel que nos llamó.
base
en
grupos
las
para
la
Luterana, para
Temas como la Matriz
agenda,
y
los
quedaron
resultado del consenso.
definiciones
No participativo
evidencia
regionales y consenso en plenaria
Un
Presentación del Taller Nacional y resumen del
para la definición final nacional
sobre las estrategias que
llegar a las estrategias
proceso.
de Misión y Visión.
permitió
trabajadas
Nivelación de la Información para los participantes
trabajo
se
en
primera
instancia reflexionar sobre
sobre el proceso.
Intervención Federación Luterana Mundial
Trabajo por grupos a la luz de las
cómo llegar a la misión y la
estrategias
visión.
definidas
para
Ponencias sobre la Teología Luterana.
31
para
en
las
matrices.
No se evidencia uso
identificar elementos de la Matriz de Estrategias.
metodología
de
las
matrices
El trabajo sobre la matriz de
resultado de este taller
estrategias que
en el trabajo posterior
permitió
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Ley y Evangelio
Plenaria para presentar resultados.
identificar
Identidad Luterana
Acuerdo para la terminación y
inicial y final de la IELCO
redefinieron
Dialogo de la Iglesia Luterana con otras
entrega de matrices terminadas a
y las posibles acciones para
estrategias pasando de
expresiones de Fe.
posteriori.
llegar al cumplimiento de la
10
visión.
finales.
Autoridad e Institución de la Iglesia de
la
situación
dado
que
se las
iniciales
a
5
Nuestro Señor Jesucristo.
Trabajo sobre la Visión y Misión con base en las definiciones resultado de los talleres de las Regiones.
Definición de Estrategias a la Luz de la Visión y Elaboración de Matriz de Estrategias para definición de situación final, situación inicial, resultados actividades e indicadores de impacto. Reunión
de
Seguimiento
Comité Técnico.
proceso
18 de Mayo de
evaluación
2009.
Taller Nacional
del y
Evaluación
de
Taller
Nacional
realizado
en
Chinauta.
del
Miembros
del
Técnico.
Comité
Diálogo y Consenso
Se evaluaron los aspectos
El tiempo se refleja
Lectura observaciones de la FLM.
positivos
como un factor en
del
Taller
Sigifredo Buitrago.
Nacional: La participación
contra
Valoración de aportes de la FLM al proceso de
Silvio Schneider
de
realización
Planeación,
Martha Wilches,
organización logística, el
Gabriel Garrido,
trabajo
Definición de continuidad del proceso. (Lo que
Alfonso López,
excelente.
sigue): Definición de Estrategias como Comité,
Luis E. Ramírez
eventos próximos.
los
delegados,
por
la
grupos
Se definieron los próximos pasos y Segundo Taller en
Definición del Comité de elegir 8 personas de apoyo
Distrito Oriente.
en las regiones para el desarrollo de los DOFA en las Congregaciones.
32
actividades.
de de
la las
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos JUNIO 2009
DE
Reunión Comité
Seguimiento
Técnico.
proceso
del Planteamiento Y Desarrollo 2º Taller Nacional.
Miembros
del
Comité
Técnico.
Dialogo
del
Comité
y
establecimiento de consensos.
Establecimiento
de
Se evidencia que en
definiciones en cuanto a
este momento el papel
segundo taller nacional.
de los pastores no es
Bogotá, Junio 3
Elección de grupo de participantes para el taller.
Sigifredo Buitrago.
de 2009.
Definición para conformar grupo de apoyo para
Silvio Schneider
el trabajo en las Regiones y Congregaciones.
Martha Wilches,
Se
e
su compromiso con el
Definición
Gabriel Garrido,
participantes que se sugirió
proceso. De allí que
que incluye: Socialización Taller Nacional
Alfonso López,
inicialmente fuera de 25
se priorice para el
anterior, trabajo en la Matriz con base en las
Luis E. Ramírez
personas.
segundo taller
Agenda Próximo Taller Naciona l
tan claro en relación a amplía
el grupo
Situaciones Iniciales.
personas
Definición de producto para el taller: el plan
Congregaciones.
más de
estratégico general de la IELCO.
Talleres Regionales a realizar: Definición de Cronograma y Devocionales. Reunión
Seguimiento
Extraordinaria
proceso.
del
al
En esta reunión El Comité Técnico define las
Miembros
Estrategias Finales de la IELCO.
Trabajo de plenaria y consensos a
Definidas las Estrategias de
Estos
Técnico.
la luz de las estrategias definidas
la IELCO:
(productos finales) no
Sigifredo Buitrago.
en el primer taller nacional.
1. Iglesia comprometida
se evidencian en las
Se elabora El DOFA de la IELCO que tiene por
Silvio Schneider
Consenso sobre 5 estrategias.
2. Iglesia evangelizadora
fuentes consultadas.
objetivo describir las situaciones iniciales que se
Martha Wilches,
y discipuladora
Comité
del
Comité
Técnico Bogotá
Definición
10 de Junio de
Estrategias
2009
IELCO.
llevarán al Segundo Taller Nacional, y quedó como
Gabriel Garrido,
3. Iglesia del testimonio,
DOFA IELCO
una tarea cargo de este espacio por cuestiones de
Alfonso López,
la comunión y el servicio.
tiempo.
Luis E. Ramírez
4. Iglesia
de
la
defensora
y
promotora de la justicia y la paz. 5. Iglesia preservadora de la creación
33
documentos
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Definidas las Situaciones Iniciales para la elaboración del plan estratégico. Segundo Taller
Definición Final de
Devocionales
45 personas.
Nacional PEPI.
Estrategias.
Jhon Hernández
38 delegados miembros de las
Ministerio de la Reconciliación
regiones y Congregaciones.
Trabajo por grupos donde se
IELCO,
8
Comité
dividieron las estrategias con base
Matriz
Eduardo Martínez
Técnico. (un invitado por
en la afinidad de los participantes
nacionales IELCO.
Nal.
1ra de Pedro 2: 9-10
comunicaciones).
por cada una: Con equipos de
Resultados Nal.
El Sacerdocio de los Creyentes
Bogotá 13 -15 de Junio 2009
Situación Final Nal Situación
Inicial
Miembros
Impacto Nal.
de
cómputo
Acciones Nal Indicadores
Presentación Power Point.
por
grupo
elaborando de
la con
fueron
Matriz
Sigifredo Buitrago
estrategias
base
Romanos 12:5
estrategias definidas.
de
en
5
1 Cor. 12:22 Efesios 4:8
Presentación
Presentación Avances y Estado del Proceso.
claridad
Resultados
Llegar a consensos y
estrategias finales de
la
diligenciar la Matriz
una
de estrategias toma
logrando de
estrategias
mucho
tiempo
por
de
los
parte
participantes que no Es revisada y aprobada la
cuentan con todas las
Matriz
herramientas
Nacional
de que
Estrategias incluye:
diferenciar
para los
Situación Inicial, Acciones,
conceptos y generar
Resultados, Situación Final
las ideas claramente.
e Indicadores de Impacto.
Matriz de Estrategias Nacional.
El poco tiempo para
ANEXOS
RELACIONADOS
una actividad como
SISTEMATIZACION\7-
esta facilita que la
CON Presentación de Estrategias Finales: Aquí se hace
de
Se definen y aprueban las 5
Matriz Estrategias (Nacional).xls
que se hizo una depuración de las
tarea no se complete totalmente y terminar
Estrategias agrupándolas de 10 a 5 a partir de un
Aclaraciones a partir de plenaria
en espacios diferentes
trabajo de análisis y decisión del Comité Técnico.
sobre el proceso.
y con personas de otras
instancias
en
Trabajo por Grupos en las Estrategias: Definición de
Socialización de acuerdos para el
este caso el Comité
Matriz de Estrategias.
trabajo posterior en las regiones.
Técnico.
Plenaria para la presentación de resultados por
34
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos grupo.
Acuerdo para completar el trabajo por parte del Comité Técnico.
Socialización Cronograma Talleres Regionales. Segundo Taller
DOFA Regional
Devocionales:
25 participantes
Presentación Power Point del
La región analizó y priorizó
No
21 miembros delegados de las
Proceso
las estrategias con base en
alguna.
María Helena Racines
Congregaciones del distrito
Estrategias.
2da Cor. 5:11-21
oriente.
RELACIONADOS
Santander. 27 -
Romanos 5:10
4
29 de Junio de
Efesios 2:16
Técnico.
2009
Colosenses 1:20
Estrategias.ppt
Ministerio de la Reconciliación.
Trabajo
Regional Distrito Oriente-
Plan
Piedecuesta
Regional.
Operativo
miembros
Maria Helena Racines
del
Comité
y
Socialización ANEXOS CON
SISTEMATIZACION\10Presentación
su realidad.
Socialización
Se elaboró el DOFA de la de
Región
identificando
su
realidad y actividades a la
por
grupos
para
luz de las estrategias.
priorización de Estrategias de
Se elaboró el POA regional
acuerdo al interés Regional.
partiendo
Sigifredo Buitrago
del
DOFA
Regional.
Ezequiel 17:22-24
Elaboración del DOFA Regional.
Se establecen compromisos
2da Cor.5:1-10
ANEXOS
RELACIONADOS
para terminar el plan a
San Marcos 4: 26-34
CON
SISTEMATIZACION\5-
Octubre 01 de 2009 y envío
Mapa Regional Santander.ppt Israel Martinez
Trabajo por grupos en donde se
Lucas 22: 24-35
dividieron las estrategias para la
El Ministerio de la Iglesia.
elaboración del POA Regional. (2010)
Socialización de las definiciones de las estrategias.
35
al Comité Técnico.
se
evidencia
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Priorización de las estrategias del Plan Misional desde el interés y capacidad de la REGIÓN.
Elaboración de la DOFA de la Región para la realización de las estrategias priorizadas
Elaboración del POA REGIONAL (año 2010).
JULIO 2009
Comité Técnico
Planeación
y
Bogotá
Seguimiento
al
Julio 15 de 2009
proceso PEPI.
Lectura de correspondencia de FLM.
Miembros del Comité
Diálogo y Reflexiones generales
Se definió la estructura del
Planeación
Técnico:
del
informe.
tiempo:
Estructuración del informe a presentar en reunión
Sigifredo Buitrago
estructurar el informe para la
con la FLM y a la Mesa Directiva de la IELCO.
Gabriel Garrido
FLM y tomar decisiones sobre
Se
hacer
reunión PEPI – pre-
Luis Eduardo Ramírez
talleres próximos.
seguimiento a los distritos
juveniles y con el
(Comunicación intensiva).
encuentro nacional de
Definición de agendas y temáticas para Segundo
Daniel Wilches
Taller PEPI con Distrito Centro y Segundo Taller
Alfonso López
con Departamentos, Escuela Luterana de Teología,
Martha Wilches
Comité
Técnico
para
Cancelación definió
cómo
mujeres
Asivida. Segundo Taller
Construcción
del
Devocional realizado por Silvio Schneider.
Distrito Centro-
DOFA.
Bogotá
Definiciones
Tema: El testimonio según Lucas 5:1-11.
Congregaciones del Distrito
18, 19 y 20 de
estratégicas a nivel
Limite de capacidades y confianza en Dios
Centro
Julio
regional
Recapitulación del proceso PEPI: lo elaborado hasta
20
la fecha. Definición de situaciones
25 participantes
las
finales
deseadas.
Definición de
Delegados
de
las
5
Miembros
Técnico
Magistral
del
Consultor del proceso PEPI a la
Se elaboró la Matriz DOFA regional.
fecha. Se Establecimiento
del
Comité
de
5
definieron
las
grupos
situaciones iniciales de la
donde cada grupo trabaja una
regional detallando acciones
estrategia.
acordes a cada estrategia.
El Consultor indica parámetros
Se
para el trabajo de los grupos.
estrategias regionales.
Realización de DOFA Regional Cinco grupos trabajan las cinco estrategias nacionales
las
Presentación
Mensaje a cargo del Pastor Eduardo Martínez.
36
concluyen
las
contra
de
de
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos líneas de acción.
Construcción planes
de
operativos
Tema: Mensaje Injusto frente a la realidad. 2da Carta
Plenaria para ver el avance que ha
Se estableció el cronograma
a Los Corintios 12:7-10.
tenido cada grupo.
para realizar DOFA por
En medio de las debilidades, carencias y crisis Dios
Congregaciones
se hace presente
Recapitulación:
anuales.
asesoría del Comité Técnico
1.
Se ha partido de la Matriz nacional.
Se realizó del POA Distrito
2.
Se ha hecho la DOFA
Centro.
Plenaria Presentación de avances obtenidos por cada grupo.
con
regional. Devocional a cargo del Pastor Ramón Rodríguez.
3.
Se
ha
elaborado
la
Tema: El servicio. Jn 6:1-15.
Matriz de estrategias
Los recursos fructifican al colocarlos bajo la
regional.
bendición de Dios. Plenaria para desarrollar el POA Recapitulación por parte del Consultor y
regional,
asignando
establecimiento de responsabilidades y compromisos.
responsabilidades
por
Congregación para el primer año. AGOSTO 2009
Socialización
Construcción
DOFA con la Congregación
de
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
12 participantes
Se anima a la Congregación a
Se
POA
cuatro momentos metodológicos:
Pastor.
desarrollar las cinco estrategias
DOFA por Congregación.
desarrolladas.
Congregacional
Consejo Congregacional.
consensuadas por la IELCO a
Líderes de Ministerios.
nivel nacional y regional.
Se elaboró la
Estrategia 4 no tiene
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
elaboró
la
Matriz
San Pablo –
DOFA a partir de las estrategias nacionales -
Bogotá
regionales.
Desarrollo metodológico según
Estrategias
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
momentos
Se elaboró la Matriz POA
referente, se determina la manera de llevar a
planteamiento del taller:
01 de agosto de 2009
esbozados
en
el
Congregación
Matriz de
Matriz de estrategias consolidada nacional-
Diligenciamiento de
regional.
DOFA para ser desarrollado: de
Matriz
acuerdo a cada estrategia se
37
(1-4 trabajadas).
POA
poco
POA.
San Pablo
por cada estrategia.
cabo las estrategias definidas a partir de la
Matriz
Estrategias 5, 6, 7 y 8 no entregadas.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos
Se establecen las acciones congregacionales
identifica la situación actual de la
teniendo en cuenta las acciones regionales y la
Congregación
situación
correspondiente
final
nacional
en
el
POA
y
su
impacto
o
afectación en forma positiva y
Congregacional.
negativa. Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se
Matriz
nacionales-
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA:
Matriz
Planteamiento
acciones,
de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
realización de las acciones.
38
o la
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Implementación de 3 Matrices
Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Congregación
Congregacional.
San Lucas
de
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz Estrategias
3.
Matriz POA
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
14 participantes
Se anima a la Congregación a
Se elaboró Matriz DOFA,
La Matriz POA y
cuatro momentos metodológicos:
Pastor
desarrollar las cinco estrategias
Matriz de
Matriz de Estrategias
Consejo Congregacional
consensuadas por la IELCO a
Matriz POA Congregación
no
Líderes de Ministerios
nivel nacional y regional.
San
indicadores.
03 de agosto
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
por
y
cada
estrategia.
DOFA a partir de las estrategias nacionales
Lucas
Estrategias
regionales.
Desarrollo metodológico según
(8 estrategias trabajadas).
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
momentos
Se elaboró Matriz DOFA
referente, se determina la manera de llevar a
planteamiento del taller:
esbozados
en
el
CELCO San Lucas.
cabo las estrategias definidas a partir de la Matriz de estrategias consolidada nacional-
Diligenciamiento de
regional.
DOFA para ser desarrollado: de
Matriz
acuerdo a cada estrategia se
Se establecen las acciones congregacionales
identifica la situación actual de la
teniendo en cuenta las acciones regionales y la
Congregación
situación
correspondiente
final
nacional
en
el
POA
y
su
impacto
o
afectación en forma positiva y
Congregacional.
negativa. Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se real
Matriz
nacionales-
parte
de de
la la
Congregación, se determinan las
39
Se elaboró Matriz POA CELCO San Lucas.
contienen
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA:
Matriz
Planteamiento
acciones,
de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
o la
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices
Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Congregación
Congregacional
El Redentor
de
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz Estrategias
3.
Matriz POA
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
9 participantes
Se anima a la Congregación a
Elaborada Matriz DOFA,
La
Matriz
POA
cuatro momentos metodológicos:
Pastor
desarrollar las cinco estrategias
Matriz de
desarrollada
no
Consejo Congregacional
consensuadas por la IELCO a
POA
Líderes de Ministerios
nivel nacional y regional.
Redentor
04 de agoto
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
DOFA a partir de las estrategias nacionales
regionales.
Desarrollo metodológico según
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
momentos
40
esbozados
en
el
Estrategias
Congregación por
y El
contiene indicadores.
cada
estrategia.
Estrategias 6, 7, 8
(8 estrategias trabajadas).
no
tienen
desarrollo:
mayor falta
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos referente, se determina la manera de llevar a
planteamiento del taller:
plantear resultados e
cabo las estrategias definidas a partir de la
indicadores
Matriz de estrategias consolidada nacional-
Diligenciamiento de
regional.
DOFA para ser desarrollado: de
Matriz
acuerdo a cada estrategia se
Se establecen las acciones congregacionales
identifica la situación actual de la
teniendo en cuenta las acciones regionales y la
Congregación
situación
correspondiente
final
nacional
en
el
POA
Congregacional.
y
su
impacto
o
afectación en forma positiva y negativa. Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se
Matriz
nacionales-
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA: acciones,
Planteamiento
Matriz de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los
41
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
o la
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices
Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Congregación
Congregacional
Misión Vida
de
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz Estrategias
3.
Matriz POA
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
15 participantes
Se anima a la Congregación a
Se elaboró la Matriz DOFA,
En
cuatro momentos metodológicos:
Pastor y Pastora.
desarrollar las cinco estrategias
Matriz de
Estrategias y en la
Consejo Congregacional.
consensuadas por la IELCO a
Matriz POA Congregación
Matriz
Líderes de Ministerios.
nivel nacional y regional.
Misión Vida Nueva por
indicadores,
cada estrategia.
resultados y acciones
(5 estrategias trabajadas).
de la Congregación y
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
Nueva
DOFA a partir de las estrategias nacionales -
Desarrollo metodológico según
05 de agosto
regionales.
momentos
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
planteamiento del taller:
referente, se determina la manera de llevar a
Diligenciamiento de
cabo las estrategias definidas a partir de la
DOFA para ser desarrollado: de
Matriz de estrategias consolidada nacional-
acuerdo a cada estrategia se
regional.
identifica la situación actual de la
esbozados
Congregación
en
el
Matriz
y
su
correspondiente
teniendo en cuenta las acciones regionales y la
afectación en forma positiva y
situación
negativa.
nacional
en
el
POA
impacto
o
Congregacional. Diligenciamiento de con
42
estrategias
y
Matriz
POA
de
faltan
en algunas Matrices
Se establecen las acciones congregacionales
final
Estrategias
la
Matriz
nacionales-
POA responsables de las acciones.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos regionales: situación
Se
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA:
Matriz
Planteamiento
acciones,
de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
o la
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices
Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Congregación
Congregacional
San Pedro
de
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz Estrategias
3.
Matriz POA
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
23 participantes
Se anima a la Congregación a
Se elaboró Matriz DOFA,
No
cuatro momentos metodológicos:
Pastor
desarrollar las cinco estrategias
Matriz de
cronograma
Consejo Congregacional
consensuadas por la IELCO a
Matriz POA Congregación
Líderes de Ministerios
nivel nacional y regional.
San
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
43
Pedro
Estrategias
por
y
cada
se
desarrolló
Matriz POA.
en
la
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos 06 de agosto
DOFA a partir de las estrategias nacionales -
Desarrollo metodológico según
estrategia.
regionales.
momentos
(8 estrategias trabajadas).
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
planteamiento del taller:
esbozados
en
el
referente, se determina la manera de llevar a cabo las estrategias definidas a partir de la
Diligenciamiento de
Matriz de estrategias consolidada nacional-
DOFA para ser desarrollado: de
regional.
acuerdo a cada estrategia se
Matriz
identifica la situación actual de la
Se establecen las acciones congregacionales
Congregación
teniendo en cuenta las acciones regionales y la
correspondiente
situación
afectación en forma positiva y
final
nacional
en
el
POA
y
su
impacto
o
negativa.
Congregacional.
Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se
Matriz
nacionales-
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA: acciones,
44
Planteamiento
Matriz de
indicadores,
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Trabajo por grupos de cinco
Se elaboró Matriz DOFA,
El desarrollo del taller
Recursos cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
o la
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices
Segundo Taller
Construcción
Distrito Boyacá
DOFA.
21-23 de agosto de 2009
del
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz Estrategias
3.
Matriz POA.
Devocionales:
12 participantes
personas cada uno para analizar la
Matriz de Estrategias del
se redujo a dos días:
Definiciones
Luis Enrique Téllez.
10 Delegados del Distrito por
matriz de estrategias.
Distrito Boyacá.
22 y 23.
estratégicas a nivel
Salmo 135.
Congregaciones
Grupo 1: 1-3
regional
Invitación a que nos encomendemos a Dios y si el Plan Misional es de Dios funcionará sin duda.
Definición de situaciones
las
finales
deseadas.
Grupo 2: 4-6 2 Comité Técnico (Asesor y Coordinador PEPI)
del Distrito Boyacá, Indicaciones del Consultor:
indicadores, 1.
Cuando la misión es la misión de Dios, Dios provee. las
Cuando es nuestra misión, hay mucha escases.
líneas de acción.
Construcción planes
2.
de
operativos
no hay: asignación de
Pastor Oliverio Mora. Efesios 4:30 y 5:2.
Definición de
En las matrices POA
Matriz DOFA de cada una de
desarrollo
de
las estrategias en términos de
cronograma
ni
alto medio bajo.
asignación
de
Definir
Situación
Resumen del proceso PEPI.
regional
partiendo
Instrucciones para el desarrollo de la dinámica de
Situación
final
trabajo.
Detallar acciones, resultados
anuales.
e indicadores.
45
inicial de
la
nacional.
responsables.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Trabajo en grupos.
3.
Elaboración
del
POA
REGIONAL
(año
2010)
Plenaria para resolver dudas en torno al trabajo
determinando cual es el nivel
realizado.
de compromiso por cada acción, cuánto tiempo
Trabajo en grupos
le
trabajará para el año 2010.
Plenaria: analizar avance logrado en las matrices.
El Plan Operativo Anual se desarrolla en plenaria asignando responsabilidades
por
Congregación para el primer año, basado en el esquema propuesto.
Se facilitan tres formatos: 1.
Matriz DOFA
2.
Matriz de Estrategias
3.
Matriz POA
Queda el compromiso de
la
región para completar y entregar por Congregación sus respectivas Matrices DOFA,
Estrategias y
POA. Taller
Construcción
Socialización
POA
Matriz
Congregacional
con
DOFA
de
No hay evidencia de que actividades se desarrollaron
Congregación Espíritu de
Trabajo
en el Taller de Socialización.
Vida
las
con
Trabajo con Matriz DOFA,
No se
Matriz de Estrategias nacionales-
Matriz
informe de este taller.
regionales,
nacionales-regionales,
Congregacional.
Congregaciones
Matriz
Matriz
DOFA,
POA
de
Matriz Congregacional.
46
Estrategias
POA
cuenta
con
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Taller
Construcción
Socialización
POA
Matriz
Congregacional
DOFA
con
de
No hay evidencia de que actividades se desarrollaron
Congregación Príncipe de Paz
en el Taller de Socialización.
las
Trabajo
con
Matriz
DOFA,
Trabajo con Matriz DOFA,
No se
Matriz de Estrategias nacionales-
Matriz
informe de este taller.
regionales,
nacionales-regionales,
Matriz
POA
Congregacional.
de
Estrategias
Matriz
Congregaciones
cuenta
con
POA
Congregacional.
Socialización
Construcción
El Pastor presenta como trabajo la Matriz DOFA de
4 participantes
Diálogo: Pastor-Comité Técnico,
Se elaboró Matriz DOFA,
Los
DOFA con la
POA
de
la Congregación para ser aplicada a los formatos
Pastor
instrucciones para desarrollo del
Matriz de
convocados al espacio
Congregación
Congregacional
con las distintas estrategias.
trabajo.
Matriz POA Congregación
San Mateo
San
24 de agosto
Mateo
Estrategias
por
y
participantes
no asistieron.
cada
El Comité Técnico imparte instrucciones en el
estrategia.
En la Matriz POA
proceso de ampliar la información en los formatos.
(8 estrategias trabajadas).
faltan indicadores y resultados resultados
y en
la
Matriz de Estrategias. Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Congregación
Congregacional
Castillo Fuerte
de
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
19 participantes
Se anima a la Congregación a
Se elaboró Matriz DOFA
No se logro realizar la
cuatro momentos metodológicos:
Pastor
desarrollar las cinco estrategias
Congregación Misión Vida
Matriz de Estrategias
Consejo Congregacional
consensuadas por la IELCO a
Nueva por cada estrategia.
y la Matriz POA.
Líderes de Ministerios
nivel nacional y regional.
(5 estrategias trabajadas).
25 de agosto
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
DOFA a partir de las estrategias nacionales -
Desarrollo metodológico según
regionales.
momentos
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
planteamiento del taller:
esbozados
en
el
referente, se determina la manera de llevar a
cabo las estrategias definidas a partir de la
Diligenciamiento de
Matriz de estrategias consolidada nacional-
DOFA para ser desarrollado: de
regional.
acuerdo a cada estrategia se
Se establecen las acciones congregacionales
identifica la situación actual de la Congregación
47
y
Matriz
su
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos teniendo en cuenta las acciones regionales y la
correspondiente
situación
afectación en forma positiva y
final
nacional
en
el
POA
Congregacional.
impacto
o
negativa. Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se
Matriz
nacionales-
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA:
Matriz
Planteamiento
acciones,
de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la Congregación, personas
los
líderes
responsables
de
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices 1.
48
Matriz DOFA
o la
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos
Segundo Taller
Construcción
del
Devocionales
16 participantes
Distrito Llanos
DOFA.
Paz de Ariporo
Definiciones
Mensaje a cargo del Pastor John Rojas: Es necesario
13 Delegados del Distrito por
28-30 de agosto
estratégicas a nivel
el compromiso de la Iglesia
Congregaciones
de 2009
regional John Rojas. Predicación: Jn 6. ¿Qué quiere la Iglesia? Definición de situaciones
las
3.
Matriz POA.
Trabajo por grupos para elaborar
Se elaboró Matriz DOFA,
Algunas
la Matriz de estrategias:
Matriz de
no contienen Matriz
Grupo 1: 1-4
Llanos
Grupo 2: 2-5
desarrolladas).
Definición de
las
líneas de acción.
Construcción
de
y
(6
estrategias
Grupo 3: 3-6 Se establecen compromisos del Distrito con el Comité
El consultor Recuerda el Marco Estratégico de la Misión,
Estrategias
Matriz POA del Distrito
Indicaciones del Consultor:
IELCO:
anuales.
Matriz Estrategias
¿Milagros o fe?
finales
deseadas.
planes
3 Comité Técnico
2.
Visión
y
Estrategias
y
Técnico:
da
1.
Elaboración Matriz DOFA de
instrucciones para el desarrollo del la dinámica del
cada una de las estrategia y
1. Entregar las estrategias
taller.
análisis en términos de alto
del taller más elaboradas y
medio y bajo.
consensuarlas
Trabajo en grupos.
2.
operativos Plenaria: presentación del trabajo en grupos.
Definición
de
inicial regional partiendo de
llegar a más tardar el 30 de
la Situación final nacional.
Septiembre de 2009.
acciones,
resultados e indicadores. 3.
cada
Congregación para hacerlas
Detallando Retorno a los grupos de trabajo.
con
Situación
Conformar
un
Elaboración
Matriz
POA
Plenaria: análisis de la situación real de la iglesia
REGIONAL
(año
2010)
Región, que se encargue de
con respecto a las estrategias de acción
determinando cual es el nivel
cumplir con el compromiso
de compromiso por cada
establecido.
acción, cuánto tiempo
le
trabajará para el año 2010. El Plan Operativo Anual se
49
multidisciplinario
grupo en
la
POA.
estrategias
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Se elaboró Matriz DOFA,
Proceso metodológico
Matriz de Estrategias nacionales-
Matriz de
no evidenciado.
regionales,
Matriz
Recursos desarrolla en plenaria asignando responsabilidades
por
Congregación para el primer año, basado en el esquema propuesto.
Se facilitan tres formatos:
1.
Matriz DOFA
2.
Matriz de Estrategias
3.
Matriz POA
Plenaria: situación de la Región frente
a
las
estrategias
formuladas.
Los delegados se integran en plenaria para dilucidar las dudas en torno al trabajo presentado. Taller
Construcción
Socialización
POA
Matriz DOFA
Congregacional
de
No hay evidencia de que actividades se desarrollaron
Congregación Emanuel
en el Taller de Socialización.
con las
Trabajo
con
Matriz
Matriz
DOFA,
POA
Congregacional.
Estrategias
y
POA
congregacional.
Congregaciones Taller
Construcción
Socialización
POA
Matriz DOFA
Congregacional
de
No hay evidencia de que actividades se desarrollaron
Misión La Victoria
en el Taller de Socialización.
con las
Trabajo
con
DOFA,
Se elaboró Matriz POA
Proceso metodológico
Matriz de Estrategias nacionales-
aplicada a las 5 estrategias
no evidenciado.
regionales,
con:
Congregacional.
50
Matriz
Matriz
POA
Acciones
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Congregaciones
Indicadores Cronograma Responsables
SEPTIEMBRE 2009
Comité Técnico
Evaluación
y
Bogotá
Planeación
del
01
de
Septiembre
de
proceso PEPI.
Devocional
Miembros del Comité
Dialogo y Reflexiones Comité
Se analizó el informe de la
Pocas Congregaciones
Sigifredo Buitrago.
Técnico:
Técnico.
situación del proceso PEPI
comprometidas con la
a la fecha, proponiendo
entrega de tareas
Sigifredo Buitrago
Documento de informe sobre la
ajustes de planeación en el
asumidas en el
Gabriel Garrido
situación del proceso PEPI en las
mismo:
proceso PEPI.
Luis Eduardo Ramírez
regiones.
metodológicos y logísticos.
1Cor 15:58. Firmeza y constancia en la Obra de l Señor…así el trabajo no será en vano…
2009 Resumen del proceso PEPI enfatizando en:
1.
2.
cambios
Silvio Schneider
No existe un
Falta de compromiso y reducida entrega de
Daniel Wilches
delegado-encargado
Matriz de Estrategias.
Alfonso López
en cada Congregación
Puntos de evaluación a la luz de las
Martha Wilches
para que haga la
respuestas de las comunidades.
memoria histórica del proceso PEPI en este
Informe socialización con las Congregaciones del
nivel.
Distrito Centro. Los objetivos del Reacciones a la Correspondencia Consultor.
Comité no han sido claros: es necesario definir tareas del Comité Técnico para que no se quede en lo urgente.
Comité Técnico
Evaluación
y
09
de
Planeación
del
Septiembre
de
proceso PEPI.
Planeación del Segundo Taller con Departamentos,
Miembros del Comité
Dialogo y reflexiones de Comité
Se planeó el Segundo Taller
Escuela Luterana Teología y Asivida.
Técnico.
Técnico.
con Departamentos, Escuela Luterana
51
Teología
y
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos 2009
Definición
del
número
de
departamentos
y
Gabriel Garrido
Documento: momentos Segundo
ministerios invitados al taller: se eligen las personas
Luis Eduardo Ramírez
Taller
con
que asistirán.
Silvio Schneider
Escuela
Luterana
Daniel Wilches
Asivida.
Asivida -
Departamentos, Teología
y
Se definen los puntos para presentar el Plan Misional a
Definición de cómo presentar el Plan Misional
Alfonso López
la Asamblea Nacional de la
IELCO a la Asamblea Nacional: dinámica y logística
Martha Wilches
ILECO.
del espacio. Programación de reunión con la Mesa Directiva y la
Se define la agenda para la
FLM : presentación de avances del proceso PEPI (26
reunión con la FLM y la
de septiembre de 2009)
Mesa
Directiva
de
la
IELCO. Segundo Taller
Devocionales
26 participantes
con
Presentación magistral por parte
Se entregaron al Comité
del
Técnico
Consultor.
ANEXOS
Departamentos,
Sigifredo Buitrago.
21 Representantes miembros
RELACIONADOS
Escuela
Números 21:4-9 y Juan 3:13-17.
de
SISTEMATIZACION\3-
Hay que poner los ojos en Dios si no el plan será otro
Ministerios y Oficinas
Luterana
de
Teología
y
proyecto más para archivar en una biblioteca.
Asivida 18
y
Departamentos,
CON
responsabilidades
septiembre
de
por según
estrategias:
DIAPOSITIVAS TALLER POR DPTOS.ppt
1.
5 Comité Técnico. 19
matrices
Silvio Schneider
Explicación diligenciamiento de
Romanos 12: 3-16; 1ª Corintios 12:12-28; Efesios 4:
Matrices DOFA y POAS.
2.
11-16.
Matriz DOFA y de Responsabilidades
No se realizó Matriz
ASIVIDA
POA
Matriz DOFA y de Responsabilidades
Todos poseemos diferentes dones, para ponerlos al
Indicaciones del Consultor:
servicio de Dios, de la Iglesia.
DMD. 3.
1.
Matriz DOFA y de
Elaborar la Matriz DOFA de
responsabilidades,
Introducción al tema a través presentación en PPS e
cada
Escuela
Departamento de
indicaciones:
Luterana
Teología,
Comunicaciones
ministerio: de
Departamentos, y analizar su
52
Matrices incompletas.
4.
Matriz DOFA y de
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos 1.
Análisis de lo que cada distrito trabajo con sus Congregaciones
2.
Trabajo con
la
2 Matrices
DOFA,
de
Cada departamento analiza
Ministerio de
la situación
Formación Bíblico-
real de cada
cómo puede contribuir, de
Presentación de nodos temáticos con representantes designados: 3 IDENTIDAD
Responsabilidades
distrito ó región aportando
Estrategias y POA. Ejemplos.
1.
capacidad de acción.
LUTERANA
Pastor
Teológica. 5.
Matriz DOFA y de
acuerdo a cada estrategia.
responsabilidades
Elaboración de Matriz POA
Oficina de Justicia y
por
Vida (Estrategias )
Departamento
(año
Sigifredo Buitrago.
2010) determinando cual es
6.
Matriz DOFA y de
2.
ESTRUCTURA. Pastor Eduardo Martínez
el nivel de compromiso por
Responsabilidades
3.
SUSTENTABILIDAD, Sr Daniel Wilches
cada acción, cuánto tiempo
Organización Mujeres
le trabajará para el año 2010.
Luteranas de Colombia.
Trabajo de nodos temáticos por
Se designaron responsables
grupos.
para
Exposición del trabajo en grupos.
Asignación de tareas en las diferentes comisiones.
comisiones
y
se
asignaron tareas: los
Se designa un representante por
departamentos, oficinas y ministerios con el Comité
cada grupo para exponer las
IELCO: Pastor Eduardo
Técnico: estrategias, POA, definición de solicitudes.
discusiones.
Martínez
Establecimiento
de
compromisos
de
1.
Propuesta de Estructura
y
Nélida
Mora.
2.
Elaboración del diseño del
esquema
organizacional (organigrama).
Pastor
John Hernández y Luis Eduardo Ramírez.
53
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Reunión Comité
Planeación
y
Técnico-FLM-
Evaluación
del
Mesa Directiva
proceso PEPI.
Devocional
Miembros
del
Comité
Técnico:
Presentación magistral de
Se discutieron los avances
Consultor
y pendientes del proceso
Sigifredo Buitrago.
PEPI,
IELCO-
Lucas 14: 25 al 33.
Sigifredo Buitrago.
Bogotá
Alusión a recursos tanto físicos, espirituales y
Luís
Eduardo
Ramírez
sus
cambios
Reflexiones: preguntas y
metodológicos y los ajustes
sugerencias de representantes de
necesarios
para
la
y
el
26
de
materiales en la construcción y avance del Plan
Martha Wilches
la FLM antes y después de la
continuidad
septiembre
de
Misional para la IELCO.
Gabriel Garrido
presentación.
seguimiento al proceso.
2009
Daniel Wilches Informe: presentación de los avances y pendientes de
Alfonso López.
Respuestas del Consultor sobre
proceso PEPI de la IELCO.
estrategias. Representantes de la FLM
Pastor Martín Junge Sr. Lars Hofgreen.
Miembros
de
la
Mesa
Directiva IELCO.
Pastor
Oliverio
Mora
Navarrete, Alfonso Corzo Socialización
Construcción
DOFA con la
POA
Misión
Congregacional
las
Delicias-Ibagué
de
Planteamiento y desarrollo del taller a partir de
22 participantes
Se anima a la Congregación a
DOFA
cuatro momentos metodológicos:
Pastores
desarrollar las cinco estrategias
Misión Vida Nueva por
Consejo Congregacional
consensuadas por la IELCO a
cada estrategia.
Líderes de Ministerios
nivel nacional y regional.
(5 estrategias trabajadas).
Las
Congregaciones
construyen
la
Matriz
28
de
DOFA a partir de las estrategias nacionales -
Desarrollo metodológico según
septiembre
de
regionales.
momentos
Con base en la Matriz DOFA de la Región como
planteamiento del taller:
2009
54
esbozados
en
el
Congregación
Faltan indicadores en los POA
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos referente, se determina la manera de llevar a cabo las estrategias definidas a partir de la
Diligenciamiento de
Matriz de estrategias consolidada nacional-
DOFA para ser desarrollado: de
regional.
acuerdo a cada estrategia se
Matriz
identifica la situación actual de la Se establecen las acciones congregacionales teniendo
Congregación
en cuenta las acciones regionales y la situación final
correspondiente
nacional en el POA Congregacional.
afectación en forma positiva y
y
su
impacto
o
negativa. Diligenciamiento de con
estrategias
regionales: situación
Se
Matriz
nacionales-
parte
real
de de
la la
Congregación, se determinan las acciones
que
realizarán para
lograr el resultado esperado, teniendo
como
marco
de
referencia la situación regional y nacional. Diligenciamiento de POA: acciones,
Planteamiento
Matriz de
indicadores,
cronograma y objetivos por cada estrategia teniendo como base los ministerios con los que cuenta la
55
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Congregación, personas
los
líderes
responsables
o
de
la
realización de las acciones. Implementación de 3 Matrices
1. Matriz DOFA 2. Matriz Estrategias 3. Matriz POA. OCTUBRE 2009
Comité Técnico
Planeación,
Bogotá
Seguimiento
14 de Octubre
Evaluación
y
de 2009
Consideraciones sobre seguimiento al Plan Misional
Miembros
IELCO.
Planeación Tercer Taller Nacional:
de
Presentación de matrices a
Se planeó el Tercer Taller
Técnico:
trabajar por quinquenios.
Nacional del proceso PEPI.
Sigifredo Buitrago
Preguntas de enfoque a trabajar
Silvio Schneider
en momentos
Temáticas, actividades, logística
Daniel Wilches
taller.
Asignaciones de roles, tareas y responsabilidades en
Martha Wilches
el tercer taller nacional a la luz de los logros y
Luis
pendientes de talleres anteriores.
Gabriel Garrido
Eduardo
Comité
específicos
del
matrices
por
Ramírez,
Alfonso López M Tercer
Taller
Nacional
Plan
Misional
Devocionales:
51 participantes
IELCO
quinquenios
Villa de Leyva-
Silvio Schneider.
45
Boyacá
Éxodo 33 Nº 17-23.
Ministerios,
22
y
24
Explicación
de
Octubre de 2009
Responsables
Dios nos conoce por nuestro nombre y nos acompaña Organizaciones en medio del desierto.
Dptos IELCO
de
indicar
No
hay
mayor
Plan Misional IELCO:
elaboración
de
indicadores de efecto
y y
y Misiones de los cuatro
56
para
Primera consolidación del
actividades del taller.
e impacto. 1.
Delegados de Congregaciones
Distritos.
de
Plan
Estratégico
General 2.
Esbozado
Plan
Misional
Quinquenal por Regiones.
No
se
conto
Matriz POA, con miras
participación
al primer quinquenio.
JLMC.
de
con la
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos Sigifredo Buitrago Jueces Cap 7: 1-10.
Esbozado 6 Comité Técnico
Plan
Misional
Exposición magistral por parte de
Quinquenal Departamentos
La estrategia de Gedeón.
Pastor Sigifredo Buitrago
y Ministerios
Jairo Suárez
Preguntas, comentarios e
Esbozados Matriz POA por
Génesis 8: 6-22.
informe de diferentes
Congregaciones,
Momento de comenzar a ver a través de esas ventanas
representantes de la IELCO.
Departamentos-Oficinas
que nos ofrece el proceso PEPI.
y
Regiones. Trabajo
regional en
las
por 5
grupos
Continuidad al devocional: relación con el taller por
basado
estrategias
Se logran conformar los
parte del Consultor:
realizadas en los últimos talleres
equipos de trabajo para cada
por:
comisión:
Exposición magistral: CONDICIONES ACTUALES
DE LA IELCO Y SUS PERSPECTIVAS FUTURAS.
Distritos
Pastor Sigifredo Buitrago
Regionales
(Congregaciones
y
1.
Comisión de Estructura
2.
Comisión
1.
Objetivos al iniciar cargo de Obispado
2.
Análisis del primer Plan Estratégico IELCO
3.
Departamentos, Ministerios, CELCOS.
Reacciones del auditorio
Trabajo regional sobre el Plan Operativo Anual 2010.
Trabajo regional por grupos Los Trabajo regional sobre el Plan Operativo Anual
grupos
por
separado
continúan adelantando el Plan
2010.
Reacciones a la pregunta: ¿Que necesitamos para
57
de
Seguimiento
Misiones).
Operativo
para
el
debatiendo
internamente
2010, sobre
Comisión de Estatutos
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Recursos desarrollar el Plan Misional?
sus prioridades, se les da un espacio para que diserten acerca
Plenaria de conclusiones primera parte.
de los planes y acciones para el nuevo año.
Presentaciones. Propuestas Estructura IELCO. Presentación de dos propuestas Plenaria de conclusiones segunda parte
Estructura IELCO. Plenaria para el análisis de las
Diagnostico de necesidades priorización (trabajo por
propuestas.
grupos)
ANEXOS
RELACIONADOS
CON Preparación de la Asamblea General de la IELCO.
SISTEMATIZACION\PROPUES TAS ESTRUCTURA IELCO
Diagnostico
de
Necesidades
(Priorización
de
Actividades)
(Trabajo
por
Grupos):
los
diferentes grupos exponen en plenaria de manera breve, las prioridades
proyectadas
de
acuerdo a lo planeado para el año 2010.
No se evidencia documentos relacionados con actividades relacionadas en este mes.
NOVIEMBRE DE 2009 DICIEMBRE DE 2009
Comité Técnico
Planeación
y
Bogotá
Evaluación proceso
Trabajo por Comisiones:
Martha Wilches
Lectura de los correos enviados al
Se analizó propuesta de
Sigifredo Buitrago
Comité por parte de las
Estructura de la IELCO.
58
Dificultades
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos 09 de diciembre
PÊPI.
Estructura IELCO
de 2009
Gabriel Garrido.
comisiones para ser analizados.
Luis Eduardo Ramírez
Estatutos IELCO
Silvio
Schneider
Se analizó propuesta de
Alfonso
López M
Diálogo y reflexiones del Comité
Estatutos IELCO.
Técnico: Análisis de las
Seguimiento y acompañamiento al Plan
propuestas sobre Estructura,
Se analizó la propuesta de
(Cómo se desarrollaría)
Estatutos y Seguimiento al P lan
Seguimiento al Plan IELCO
Misional IELCO.
y
se
asignaron
Acuerdos frente a presentaciones en la próxima
responsabilidades
reunión de la Asamblea Nacional IELCO.
instancias de la IELCO para hacer
según
seguimiento:
Regional, Congregacional, Sistematización
y
Evaluación. Comité Técnico
Planeación,
Socialización resultados de trabajo de comisiones.
Bogotá
Seguimiento
15 de diciembre
Evaluación proceso
Dialogo y revisión de Comité
Estudiadas las propuestas
Organización de presentación de Plan Misional y
Técnico:
Técnico.
sobre:
de 2009
PEPI.
propuesta de comisiones para Asamblea Nacional
Sigifredo Buitrago
Revisión de documentos:
Estructura de la IELCO y
IELCO.
Martha Wilches
estatutos y estructura.
Estatutos de la IELCO
Dialogo y reflexiones Comité
Se define la agenda de
Técnico
trabajo a
y
Miembros
del
Comité
Gabriel Garrido. Estudio de dos propuestas sobre la Estructura y los
Luis Eduardo Ramírez
Estatutos de la IELCO.
Silvio Schneider. Alfonso López M
FEBRERO DE 2010
Comité Técnico
Planeación,
Bogotá
Seguimiento
03 de febrero de
Evaluación proceso
2010
PEPI.
y
Preparación y presentación de los puntos a tratar en
Miembros
del
la Asamblea Nacional de la IELCO.
Técnico:
Sigifredo Buitrago
Comité
desarrollar en
Asamblea Nacional de la Presentación del Plan Misional
Martha Wilches
59
IELCO febrero 2010.
MATRIZ DESCRIPCION DE LA EXPERIENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL IELCO Mes/Año
Espacio
Componente
Actividades
Participantes
Metodología- Materiales y
Logros
Dificultades
Recursos
Presentación de la Estructura IELCO.
Gabriel Garrido. Luis Eduardo Ramírez
Presentación de los Estatutos IELCO.
Silvio Schneider. Alfonso López M
Presentación de la propuesta de Seguimiento a l Plan Misional en las regiones, ministerios , oficinas y departamentos.
Asamblea
Plan
Misional,
Presentación del Plan Misional IELCO 2010 -2019
Miembros
Nacional
Estatutos
y
para ser considerado y aprobado por la Asamblea
Técnico
14 de febrero de
Estructura IELCO.
del
Comité
Presentación magistral por parte
La Asamblea Nacional de la
del Consultor.
IELCO consideró y aprobó
Nacional de la IELCO.
el Plan Misional IELCO
2010 Presentación resultados de
las Comisiones de
Miembros Asambleístas de la
ANEXOS
IELCO.
CON
Se
SISTEMATIZACION\PLAN_MI
estatutaria de la IELCO
SIONAL_-
para
_ASAMBLEA_NACIONAL_201
aprobación en la Asamblea
0.ppt
Nacional IELCO 2011.
Estatutos y Estructura IELCO. Miembros Presentación propuesta de Seguimiento y Evaluación
de
la
Directiva de la IELCO
al Plan Misional.
Mesa
RELACIONADOS
aprobó
su
la
reforma
revisión
y
Introducción:
Se
Metodología del Plan
estructura de la IELCO para
Misional
su revisión y aprobación en
Resultados Misional
60
2010 -2019.
del
Plan
la
aprobó
Asamblea
IELCO 2011.
la
nueva
Nacional
3.1 Resultados No Esperados En procesos como este, algunas veces surgen resultados que dentro del marco de la planeación no se contemplaron o establecieron. Estos resultados pueden servir para dar fuerza al logro de los objetivos ó por el contrario explicar cómo en algún momento su aparición afectó los resultados que si se planearon.
Para el caso específico del proceso PEPI, a continuación se describen los resultados no esperados planteados por el grupo de personas encuestadas en el marco de esta sistematización, así como a partir de la revisión de los documentos para efectos de la descripción:
3.1.1
Preocupación por el Tema de la Sustentabilidad de la Iglesia
Aunque el tema surge a partir de la pregunta de la FLM sus diálogos y apuestas a
nivel
internacional, si se evidencia que hay una preocupación de la Iglesia por abordarlo.
Aunque no hay evidencia de haberlo tratado en profundidad y tomado decisiones sobre su articulación con el Plan Misional,
se propuso como una de las estrategias a considerar en la
planeación de las Regiones, Congregaciones, Departamentos, Ministerios y Escuelas. Si bien queda instalada la preocupación y algunos de estos niveles definen acciones concretas en relación a la misma, no tiene el mismo desarrollo dado a las 5 estrategias depuradas y definidas nacionalmente y que forman parte del Marco Estratégico considerado y aprobado por la IELCO. Al respecto se cita a uno de los participantes del proceso: “La sustentabilidad es un tema insistente que se perdió en el proceso y era uno de los propósitos. Que las Iglesias puedan ser sustentables. Se fallo en esto. No se habló de este tema”.
3.1.2
Reforma de estatutos y la estructura de la IELCO
La mirada sobre la IELCO permitió develar la necesidad de revisar la estructura y los estatutos actuales. Se establecieron comisiones para este trabajo durante el segundo semestre del 2009 con el fin de desarrollar propuestas de estructura y estatutos, para ser consideradas y aprobadas en la Asamblea Nacional IELCO 2010. Los temas que al interior se evidencian son:
Descentralización vs centralización: Reconocimiento jurídico, gestión de recursos, autonomía regional-congregacional, fortalecimiento de las regionales.
El Obispo como Pastor de Pastores vs el Administrador de la IELCO.
3.1.3 La fusión de los Departamentos y Ministerios en el Ministerio de Diaconía 5 de la IELCO
5
Ministerio de Diaconía contiene, entonces, a: Asivida, Departamento de Misión y Desarrollo (DMD), Departamento de Comunicaciones (DC), Organización de Mujeres Luteranas de Colombia (OMLC) y Juventud Luterana Misionera de Colombia (JLMC).
61
Se evidencia que el proceso PEPI, facilita claridades para iniciar con esta fusión propiciando espacios para la reflexión sobre el papel de estas instancias en la IELCO. Hay evidencia de avances en dicha fusión que empieza a llevarse a cabo en el 2010. 3.1.4
La articulación del área educativa 6 de la IELCO al Plan Misional
El cronograma y proceso en general planteó un trabajo regional sin embargo en el camino se dio espacio para la reflexión sobre el papel educativo con la invitación específica a un taller con los organismos relacionados con el tema: CELCOS, ELT y Escuelas Dominicales. Aunque no hay evidencia que el resultado de este trabajo quedó articulado, las conclusiones de estos espacios pueden servir para alimentar la reflexión sobre la labor educativa de la IELCO. 3.1.5
Reconocimiento de la diferencia y la diversidad de las Congregaciones de la IELCO
El diagnóstico inicial llamado “La Realidad de Nuestras Congregaciones” y los DOFA realizados develaron justamente esa realidad diversa y las diferencias que existen al interior de la IELCO en todo sentido. En temas de liturgia, perspectiva teológica, organización, capacidad de sostenibilidad, de tamaño entre otros aspectos. En este sentido el proceso PEPI permitió analizar con mayor cuidado el tema de la identidad luterana y la proyección de la IELCO como un solo cuerpo siendo tan diferentes sus miembros.
3.1.6
La participación no representativa de mujeres y jóvenes en el proceso PEPI
Si bien fue un tema discutido y se planeó que la participación involucrara a estos grupos dentro de las actividades, se evidencia que dicha participación no fue la esperada. 3.2 La Mesa Directiva A nivel estructural de la IELCO la Mesa Directiva es la instancia administrativa conformada por el Obispo-Presidente, quien la dirige, el Obispo Auxiliar y el Fiscal, un Secretario General, un Tesorero General y dos Vocales que son nombrados por la Asamblea General. Sus funciones en el proceso PEPI son las siguientes:
6
Definir la realización de la Planeación Estratégica de la IELCO
Contratar al consultor.
Ser el organismo gestor del proceso.
Apoyar al Comité técnico dentro del que se nombran dos personas de la Mesa Directiva.
Tomar decisiones relacionadas con el proceso PEPI.
Servir de puente con las agencias donantes.
Presentar los informes temáticos y financieros a las agencias.
Hacer seguimiento continuo al proceso.
Área Educativa incluye: CELCOS, Escuela Luterana de Teología y Escuela Dominical.
62
3.3 El Comité Técnico El Comité Técnico es una instancia temporal definida por la Mesa Directiva de la IELCO para acompañar la labor del Consultor y hacer seguimiento a todo el proceso PEPI. Las funciones establecidas para esta instancia son:
Mantener la dirección del proceso.
Manifestar y visibilizar la realidad de las Congregaciones y la estructura de la IELCO para aterrizar el proceso PEPI a la misma.
Tomar decisiones frente a temas no resueltos en los diferentes talleres o completar tareas relacionadas con el PEPI.
Revisar productos de los diferentes espacios y ajustarlos cuando sea necesario para dar continuidad al proceso PEPI.
Asignar roles en cuanto a los devocionales según temas de sensibilización y sus responsables en cada espacio de PEPI.
Manejar el presupuesto y hacer control a la ejecución de los gastos a nivel general y por cada espacio.
Marcar la agenda del proceso PEPI a la luz de la agenda nacional de la IELCO.
Plantear las estrategias de comunicación con pastores teniendo en cuenta la dinámica regional y congregacional.
Informar a la Mesa Directiva y a la FLM el avance del proceso PEPI.
Indicar y asegurar el carácter de la iglesia: compromiso, fundamentación teológica, programas posibles (grupo de comunicaciones) en todo el proceso PEPI.
Definir temas administrativos y logísticos del proceso PEPI.
Sugerir y contratar a una persona que asista y haga acompañamiento al Consultor.
Identificar recursos y capacidades en cada comunidad para el desarrollo de las actividades del proceso PEPI.
Recordar agenda de actividades y reprogramar en caso de cambios.
Mapeo de los y las participantes pertinentes y relevantes de cada espacio para asistir a los talleres.
Establecer los mecanismos para publicar en la página web de la IELCO todos los insumos necesarios para el proceso PEPI.
Definir encargados de ayudas técnicas y tecnológicas para los espacios de PEPI
Elaborar o designar quien elabore los noticiarios o boletines informativos sobre le proceso PEPI.
3.4 El Consultor El consultor es la persona externa que la IELCO eligió para liderar y apoyar técnicamente el proceso de PEPI. Se establecieron criterios y condiciones para la elección de esta persona basada en la experiencia y calidades humanas que la Mesa Directiva de la IELCO consideró eran indispensables para el desarrollo del proceso PEPI. A continuación se describen las funciones y el papel del consultor con base en las entrevistas realizadas, los documentos revisados en el trabajo descriptivo de la experiencia.
63
Funciones:
Estructurar la propuesta para desarrollar el Plan Misional a la Mesa Directiva de la IELCO.
Exponer en las diferentes instancias la propuesta de la construcción del Plan Misional.
Fundamentar el Plan Misional en los diferentes espacios.
Liderar el proceso: Facilitar indicaciones, plantear metodología, proponer ajustes y cambios necesarios durante el proceso, para asegurar el alcance de los objetivos y
la
continuidad del mismo.
Realizar el proceso de sensibilización en todos los niveles donde se trabajará el plan.
Establecer un cronograma para el desarrollo del Plan Misional IELCO a nivel nacional, regional y congregacional.
Dar especificaciones para la sistematización de los talleres.
Indicar la importancia del proceso, los resultados y productos continuamente.
Mantener el proceso en marcha y alentar al logro de los resultados.
Enseñar a planear.
Establecer la dirección y asignar tareas para el apoyo del Comité Técnico Aportar los elementos técnicos al proceso. 3.5 El Asistente-Coordinador del proceso PEPI: Un rol importante fue el desarrollado por el asistente-coordinador del proceso PEPI. Es una persona contratada temporalmente por la IELCO, para llevar a cabo funciones administrativas y logísticas en apoyo al consultor y Comité Técnico que garanticen la marcha del proceso PEPI.
Sus funciones son:
Con el Consultor:
Orientar al Consultor en cuanto a la organización administrativa de la IELCO.
Orientar al consultor del funcionamiento de las Congregaciones, Misiones y Ministerios de la IELCO.
Colaborar en la preparación de las presentaciones y trabajos que deba hacer el consultor en los talleres nacionales, distritales y congregacionales.
Garantizar la logística en cuanto a equipos técnicos y tecnológicos que necesite el consultor para el desarrollo de los talleres.
Servir de orientador para cualquier inquietud que tenga el consultor en cuanto a tareas con las diferentes instancias de la IELCO y hacer el debido seguimiento para el cumplimiento de estas.
Con el Comité Técnico
Llevar las actas de las reuniones del Comité.
Informar del desarrollo del trabajo de cada uno de los talleres celebrados en los diferentes Distritos.
64
Informar de la logística que se ha adelantado para los siguientes trabajos que haya aprobado el Comité.
Recordar a los miembros del Comité de las reuniones que se hayan acordado y avisar oportunamente cambios de fechas.
Con los talleres en los Distritos
Preparar toda la logística para el desarrollo de los talleres: Convocatoria, asistencia, logística de alimentación, hotelería, gastos de transportes, listados de contactos, material, recursos técnicos y tecnológicos, memorias de los talleres.
Con el Departamento de Comunicaciones
Coordinar la entrega del material para ser publicado en la página web.
Estar atento a que el material dispuesto se publique a tiempo.
En acuerdo con el consultor hacer los ajustes necesarios para que la información esté a tiempo, sea útil, ágil y comprensible para todos los usuarios IELCO. 3.6 El Presupuesto y la Ejecución
3.6.1
El presupuesto
El presupuesto del proceso PEPI, fue desarrollado con base en los requerimientos para la administración, y las actividades programáticas por un valor total de $117.437.000oo
En cuanto al presupuesto de Ingresos
Los ingresos fueron presupuestados con el aporte de varias organizaciones: Federación Luterana Mundial (71%), Luteran World Relief (5%) Servicio Mundial (9.3%) y Contribuciones Propias IELCO (14.22%).
En cuanto al presupuesto de Gastos
Los gastos fueron presupuestados con cargo a gastos administrativos (52.7%) y gastos programáticos (47.3%).
La siguiente tabla muestra la distribución del presupuesto de ingresos y gastos del proceso PEPI. Ver siguiente pagina.
65
Tabla1. Distribución del Presupuesto de Ingresos y Gastos del Proceso PEPI
APORTES
PRESUPUESTADO 2009
FLM LWR SERVICIO MUNDIAL Contribución propia Total Ingresos
83.739.000 5.986.970 11.000.000 16.711.030 117.437.000
Administrativos Concepción y elaboración Asesor de planeación
1.500.000 38.000.000
Asistente Logístico Gastos funcionamiento Integrantes equipo PEPI Sistematización Bancarios Subtotal Administrativos
10.400.000 2.000.000 6.500.000 3.500.000 1.500.000 61.900.000
Actividades Programáticas - Talleres Alimentación Hospedaje Transportes Equipos y materiales Activos Fijos Subtotal Gastos Programáticos
26.537.000 10.000.000 17.000.000 2.000.000 1.800.000 55.537.000
Total Egresos
117.437.000
Fuente: Informe de Resultados PEPI. Apéndice 11 Enero 01 a Diciembre de 2009 e Informe de Resultados PEPI. Apéndice 11 Enero 01 a Octubre 22 de 2009.
3.6.2
La Ejecución
En cuanto a la ejecución de Ingresos
Los ingresos reportados a la fecha 31 de Octubre de 2010 del último informe del área contable, dan cuenta de ingresos transferidos por la Federación Luterana Mundial equivalentes al 98.24 % del total presupuestado En cuanto al Servicio Mundial y Luteran World Relief, sus aportes al proceso han sido ya transferidos a la IELCO en un 100% y las contribuciones de la IELCO al proyecto han sido del 4.4% en relación a lo presupuestado.
En cuanto a la Ejecución de Gastos
Los gastos administrativos reportados a la fecha octubre 31 de 2010 obtenidos del último informe del área contable, dan cuenta de una ejecución del 87.28% de los gastos administrativos presupuestados y del 93,32 % de los gastos programáticos presupuestados.
Hay un gasto realizado no presupuestado para la adquisición de un video beam por valor de $1.980.000 aprobado para su compra con recursos aportados por la Federación Luterana Mundial.
Se observa en general que no hay subejecuciones significativas en los rubros administrativos y programáticos.
66
En cuanto a subejecuciones en los gastos programáticos se observan subejecucion en el rubro de equipos y materiales con 52.64% con relación a lo presupuestado.
Presupuesto Vs Ejecución
En el total General se observa que los gastos a la fecha del informe superan los ingresos transferidos, razón por la cual hay una diferencia ó déficit de ($ -7.847.578) que deberán ser cubiertos con recursos de la EILCO.
No hay evidencia contable de que existan por causar
más gastos a nombre de la IELCO
correspondientes y relacionados con el Proceso PEPI.
La siguiente tabla muestra la ejecución de los gastos del proceso comparados con el presupuesto y su porcentaje comparativo.
Tabla No 2. Ejecución del Presupuesto Proyecto PEPI- 2009-2010. Aportes FLM LWR SERVICIO MUNDIAL Contribución propia Total Ingresos
Presupuesto 83.739.000 5.986.970 11.000.000 16.711.030 117.437.000
% de Ejecución Ejecución 98,24 82.264.200 100,00 5.986.970 11.000.000 100,00 4,40 735.159 99.986.329 85,14
Gastos ejecutados Administrativos 1.500.000 38.000.000 10.400.000 2.000.000 6.500.000 3.500.000
1.250.000 35.250.000 10.400.000 950.693 3.000.000 3.178.379
83,33 92,76 100,00 47,53 46,15 90,81
26.537.000 10.000.000 17.000.000 2.000.000
25.601.579 8.763.041 16.427.450 1.032.765
96,48 87,63 96,63 51,64
117.437.000
105.853.907
90,14
2.000.000
1.980.000
0
-7.847.578
Concepción y elaboración Asesor de planeación y seguimiento Asistente Logístico Gastos funcionamiento Sistematización Bancarios Actividades Programáticas - Talleres Alimentación Hospedaje Transportes Equipos y materiales Sub-total Activos Fijos (Video Beam)
Saldo
Fuente: Informe de Resultados PEPI. Apéndice 11 Enero 01 a Diciembre de 2009 e Informe de Resultados PEPI. Apéndice 11 Enero 01 a Octubre 22 de 2009
4. Presentación de Resultados 4.1
Análisis
Para lograr aprender de la experiencia como un todo y dar el paso de la simple descripción a la sistematización propiamente dicha, a continuación se da paso a la etapa de análisis. Esta implica realizar la síntesis y la aproximación crítica a la experiencia, a las prácticas desarrolladas y a los logros alcanzados. Es importante dentro de esta etapa reconocer que su importancia radica en
67
recoger y presentar opiniones, críticas y juicios de valor sobre lo hecho y lo alcanzado, como componentes principales para la generación de conocimientos.
Se ha partido de la definición de un conjunto de criterios a considerar en el momento de examinar la experiencia como un todo. Estos criterios están relacionados con los objetivos pero también con el proceso en sí y han sido definidos por la IELCO al inicio de la experiencia a partir de la necesidad de identificar el papel y resultado de cada uno de estos temas dentro del proceso PEPI.
Lo anterior es el marco o estructura que servirá como guía general para el análisis. A partir de cada criterio se identificaron unas categorías de análisis que, al igual que en una evaluación, sirvieron para valorar una idea en detalle, ayudando a especificar los aspectos más relevantes de cada uno de los criterios de análisis.
Así, para la presentación de los resultados de la sistematización, se tomaron en cuenta los siguientes criterios establecidos por la IELCO para el análisis de la experiencia: –
La génesis del proceso.
–
La preparación y la planeación.
–
El papel de la Mesa Directiva de la Iglesia.
–
El papel del Comité Técnico
–
El papel del Consultor.
–
El papel del asistente-coordinador. 7
–
El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas
–
El proceso en las Regiones.
–
El proceso en las Congregaciones.
–
El sentido práctico y la operatividad.
–
El proceso de implementación.
–
El análisis financiero
–
El producto final del proceso PEPI.
Para efectos de la presentación del análisis se asume la existencia de una interrelación entre los criterios considerados toda vez que los mismos son parte integral de un proceso articulado en el que cada uno influye en el otro de manera sistémica. Para lograr el análisis e interpretación se establece una división a partir de criterios y se definen categorías de análisis. Es pertinente observar que hay relación interna y que se evidencian algunas veces las mismas categorías de análisis para dos o más criterios. En este orden de ideas se consideran las relaciones existentes entre los criterios analizados y la mirada del todo más que el interés de ver las partes. 4.1.1. Génesis del Proceso La iniciativa de desarrollo del proceso PEPI está determinada por una evaluación externa que propone el DMD a la FLM para realizar una reflexión interna y comunitaria de su Ministerio de 7
Aunque en los criterios establecidos por la IELCO no aparece el papel del asistente-coordinador, para efectos de este
análisis se consideró incluirlo por la relevancia de su rol en el proceso PEPI.
68
Misión y Desarrollo. En este sentido, el proceso se manifiesta a partir de la inquietud del liderazgo de la IELCO pero también a partir de un agente externo como es la FLM que aportó en procesos previos de planeación estratégica institucional. Es importante anotar que para la toma de decisiones estratégicas y relevantes que garanticen el futuro de su quehacer como Iglesia la IELCO tendrá que hacer mayores esfuerzos por disminuir la dependencia externa y fortalecer los procesos de gestión al interior de la misma, tal como lo manifiesta uno de los participantes del proceso: “…Hemos sido muy dependientes especialmente en el área financiera de las agencias internacionales; que no hemos trabajado con nuestros propios recursos económicos…” 8 Lo anterior permite levantar las preguntas: ¿Hasta qué punto la Iglesia como comunidad fue involucrada en el proceso de decisión para asumir el proceso PEPI como parte de su plan de vida? ¿La IELCO hubiera desarrollado el proceso PEPI sin la financiación de la FML?
Otra característica de la génesis del proceso es la voluntad política de la Mesa Directiva de la IELCO, que asegura el inicio del proceso PEPI. Esta actitud afirma el proceso, facilita la realización de todas las actividades, garantiza el seguimiento continuo y la culminación del mismo.
Finalmente otro rasgo que da identidad al proceso PEPI de la IELCO es su carácter Eclesial. Significa que el proceso se configura a partir de la realidad y dinámica de la IELCO trascendiendo la lógica empresarial propia de procesos similares de Planeación Estratégica.
4.1.2
La Preparación y la Planeación
La sensibilización y el establecimiento de confianza en el proceso PEPI, se redujo a una presentación por parte del Consultor más que a un proceso previo que persuadiera de la importancia del proceso PEPI para el quehacer pastoral y de las Congregaciones como Plan de Vida y Plan Personal. Esto dificultó el involucramiento y liderazgo de los pastores y las pastoras en el nivel congregacional, instrumentalizando su papel a la socialización de los resultados nacionales o regionales y la entrega de productos la cual se evidencia quedó en algunos casos incompleto.
En relación al periodo de planeación, se planteó un proceso con proyección a 10 años obteniendo un proceso PEPI de la EILCO a 5 años. Dado que los resultados del proceso dan cuenta de un quinquenio, ¿Cuál es la estrategia que ha contemplado la IELCO para garantizar la planeación de los 5 años que no quedaron incluidos en el Plan Misional?
El proceso PEPI de la IELCO se centra más en actividades concretas que en componentes metodológicos que aseguren la generación de los productos finales esperados. La propuesta inicial contempla una serie de pasos o componentes sobre los cuales la IELCO garantizaría el marco estratégico eclesial y su Plan Misional. En la práctica, estos componentes se ven diluidos en las diferentes actividades planeadas dificultando identificar en qué momento se obtuvieron los productos finales y cuál fue el proceso metodológico para llegar a ellos. Al respecto se cita a uno de los pastores quien afirma: “Falto tiempo para realizar los talleres surgidos del plan y el activismo nos fue minando las fuerzas”.
8
Tomado de entrevista realizada a uno de los Pastores de la IELCO.
69
Se evidencia que el proceso PEPI fue discontinuo es decir, estuvo caracterizado por cambios metodológicos en la marcha, resultado algunas veces de momentos de dificultad para llegar a consensos en los espacios nacionales y regionales, los tiempos reducidos frente a discusiones complejas y vitales que requerían ser definidas otra vez por una metodología de consenso 9, así como momentos de improvisación metodológica para llegar a resultados cuando la situación y la dinámica de los y las participantes así lo determinaban. Esto permite evidenciar que el proceso también es planeado durante la marcha. Característica valiosa en la medida en que se adapta a las dinámicas eclesiales diversas al interior de la IELCO y es flexible en respuesta a la realidad nacional, regional y congregacional. Sin embargo, esta adaptación y flexibilización complejiza el desarrollo mismo del proceso PEPI, el logro de los productos y la secuencia metodológica.
Con respecto a la toma de decisiones para asumir la discontinuidad y la planeación en marcha, fueron tomadas en conjunto por el Comité Técnico y el Consultor cuya responsabilidad radica en proponer los momentos y cambios metodológicos. Sin embargo, en algunos momentos este Comité pasa de ser un órgano de apoyo a uno ejecutor de acciones decisivas como la definición final de las Estrategias y la depuración de los resultados de la Planeación en las regiones. Esto permite señalar que no todos los resultados del proceso PEPI fueron un logro del consenso, disminuyendo así la participación de los miembros de la IELCO en la toma de decisión frente a productos tan importantes como, la definición de las Estrategias de la IELCO para los próximos 10 años, (reducción de 10 a 5) y la depuración de los resultados de los talleres nacionales y regionales en la matriz de estrategias Nacionales- Regionales.
En relación a la planeación financiera se evidencia correspondencia entre la planeación financiera y la ejecución al finalizar el proceso sin embargo cabe anotar que se presentó una sobre ejecución de gastos que deberán ser asumidos con recursos de la IELCO.
4.1.3
Papel de la Mesa Directiva de la Iglesia.
El compromiso de la Mesa Directiva es fundamental para el éxito del proceso PEPI. Su involucramiento en el Comité Técnico a través de dos miembros participantes, entre ellos el Obispo Presidente permiten el avance y continuidad del trabajo de planeación y garantizan la toma de decisiones en momentos que el proceso mismo lo amerita. Así mismo,
la labor de enlace y
rendición de cuentas con las agencias financiadoras garantiza a su vez la continuidad del apoyo, la credibilidad y la confianza en los actores externos.
La participación e incidencia en el proceso se evidencian en su involucramiento en el Comité Técnico pero a la vez en la asistencia a actividades, la formalización de reuniones de seguimiento y evaluación y el involucramiento en acciones clave para garantizar el proceso tales como la sensibilización, la elección del consultor y el asistente-coordinador, la gestión para garantizar los recursos y la rendición de cuentas.
9
La metodología de consenso, fundamental y señalada continuamente por el consultor, no se desarrolla en ningún documento lo cual dificulta tener claridad sobre los pasos que la caracterizan.
70
El seguimiento y la evaluación asumida desde la Mesa Directiva, permiten hacer ajustes al proceso, redefinir objetivos y actividades así como mantener el proceso en marcha. Realizar el control de gastos y preparar informes financieros conforme las políticas de las agencias financiadoras y a su vez garantizar la disponibilidad de recursos y generar confianza en los donantes.
4.1.4
El papel del Comité Técnico
El carácter político del Comité Técnico. ¿Qué significa que un Comité Técnico dedique sus reuniones a planear y evaluar los espacios del proceso PEPI? La dinámica de las reuniones del Comité Técnico, 18 en total, permiten afirmar que este espacio tiene, fundamentalmente, un carácter político. Si se quiere, de política eclesial, ya que en este espacio se toman decisiones en torno al qué hacer y cómo hacer el proceso PEPI de la IELCO, se definen agendas y espacios, se determinan quiénes participan en los talleres y se depuran los productos obtenidos por el consenso. En síntesis, el Comité Técnico realiza un ejercicio de poder eclesial que, como lo demuestra el proceso, tiene sus aciertos y desaciertos. Y esto porque es el espacio en el que finalmente se toman decisiones de fondo sobre el proceso PEPI.
El perfil del Comité Técnico se determina por la participación de diferentes profesionales que asumen roles según las necesidades del proceso PEPI. Esto podría significar que el valor de perfilar un Comité bajo las dinámicas de la interdisciplinariedad e interinstitucionalidad es fundamental en el desarrollo de un proceso PEPI. Es preciso resaltar que la constitución del Comité se centra en el liderazgo de la IELCO asi: Delegados de la IELCO (6 representantes de la Mesa Directiva y de los Departamentos de la IELCO) y un miembro externo a la IELCO (el Consultor). De esta manera se evidencia que el proceso es asumido, en términos de Planeación, Seguimiento y Evaluación, por quienes representan la institucionalidad de la IELCO. Si caracterizamos los roles que dieron vida al ejercicio de política eclesial del Comité, tenemos: Obispo Presidente, Pastor, Tesorero, Directora de DMD, Coordinador Departamento de Comunicaciones, Asesor-Coordinador del proceso PEPI y Consultor. Cada uno, desde su rol y profesión, y en conjunto, determinan el proceso PEPI. El perfil del Comité se constituye, entonces, no con expertos en planeación estratégica sino con quienes representan la voz de la IELCO en sus diferentes instancias logrando imprimir identidad y el carácter de confesionalidad luterana al proceso PEPI.
Compromiso e involucramiento: 18 reuniones realizadas por el Comité Técnico durante un año demuestran su compromiso e involucramiento con el proceso PEPI. La presencia más fuerte de dos de sus representantes, del Consultor y Asistente-Coordinador del proceso PEPI, en los talleres a nivel nacional, regional y aún en la dinámica de las Congregaciones del Distrito Centro, resulta fundamental para el proceso. Sin embargo, el compromiso y el involucramiento del conjunto del Comité no fueron homogéneos por cuanto su participación estuvo determinada por agendas y el tema de recursos.
El compromiso y el involucramiento del Comité son evidentes también en el manejo de conflictos y problemáticas experimentadas durante el proceso PEPI. Dado que todo proceso humano es caótico, se debate entre el desorden (orden no entendido) y el orden (posible desorden establecido como
71
orden), el proceso PEPI también lo es. No es ajeno al conflicto. En este sentido el Comité no solo planea, evalúa y hace seguimiento al proceso PEPI en términos de manejo de herramientas de planeación estratégica sino que, además, se convierte en un espacio de catarsis y de solución de problemas relacionados con la realidad relacional del la IELCO. Cabe resaltar que los conflictos trabajados tienen que ver con la dinámica del cuerpo pastoral de la IELCO en relación al proceso PEPI y lo relacionado con el desgaste en la entrega de productos por parte de las Congregaciones.
Comunicaciones: Dos miembros del Comité asumen el ejercicio fundamental de las comunicaciones, las cuales están direccionadas en dos sentidos. La comunicación impartida por el Obispo Presidente que tiene un carácter de política eclesial, en la medida que significa avalar el proceso, reconocer su importancia y manifestar la necesaria participación de los y las que componen la IELCO. Así a través de la carta que envía a los miembros de la IELCO, legitíma el proceso PEPI y anima a su involucramiento. La otra comunicación es asumida por el Asesor-Coordinador del proceso PEPI y tiene un carácter logístico: anuncio-recordatorio de agendas y espacios a nivel nacional, regional y congregacional, mencionando las necesidades para los respectivos espacios, entrega de productos y seguimiento a la publicación en la página web.
Sin estas dos comunicaciones el proceso PEPI no se hubiera
desarrollado.
En cuanto a la Continuidad del Comité Técnico: es preciso señalar que para la implementación, seguimiento y evaluación del proceso, esta instancia finalmente no permanece después del ejercicio de planeación, delegando en una comisión este trabajo sin considerar lo estratégico de darle continuidad a una instancia que conoce y tiene mayor claridad sobre los pasos a seguir y las herramientas necesarias en el desarrollo del proceso de implementación.
Representatividad de género, generacional. Partiendo del reconocimiento de la dinámica interdisciplinar e interinstitucional que se refleja en la conformación del Comité Técnico, y sin reducir las perspectivas de género y generacionales a condiciones de edad, sexo y origen regionalterritorial, se evidencia centralización de las decisiones (es decir del ejercicio de la política eclesial) en seis hombres adultos y una mujer adulta. Todas las voces del Comité se encuentran circunscritas al Distrito Centro ya que no hay representantes de otras regionales en ejercicio activo que pueda dar cuenta de las realidades de los otros distritos de la IELCO. En síntesis, el Comité cuenta con: una voz femenina y ninguna voz de los jóvenes y de los demás distritos de la IELCO. Es importante entonces reflexionar si esta dinámica, que puede juzgarse como una cuestión numérica sin importancia o poco trascendente, evidencia la conformación de equipos de trabajo donde no se presta la importancia debida a la equidad de género, generacional y territorial. 4.1.5
El papel del Consultor
La tensión entre las funciones planteadas y las asumidas por parte del consultor en un proceso cambiante y en constante planeación se manifiestan en su incapacidad para asumir el total de las tareas derivadas de los talleres y encuentros Nacionales y Regionales, presentándose sobrecarga de funciones y momentos de tensión que implicaron la solicitud de resultados por parte del Comité Técnico. Así mismo, dado su papel de apoyo y soporte técnico al proceso, se evidencia alta dependencia de la IELCO en el direccionamiento y definición de propuestas para la realización del
72
proceso PEPI. Considerar un mayor involucramiento del Comité Técnico o realizar la tarea de Consultoría de manera compartida facilita que exista delegación de funciones, espacios para la reflexión en el camino sobre los pasos a seguir y evidenciar con mayor claridad los vacios que se van generando. Esto permite guardar el proceso metodológico y garantizar resultados de calidad.
En relación al perfil, el carisma, afinidad y sentido de pertenencia, así como el compromiso asumido en el proceso, son evidentes y relevantes para garantizar el desarrollo y los productos del Plan Misional. Es importante anotar, que la capacidad de comprensión de la dinámica eclesial, la utilización de un lenguaje en sintonía con dicha dinámica y la inclusión del componente de identidad luterana caracterizada por el Servicio, el Testimonio y el Compromiso le imprimieron un carácter único y valioso al proceso que lo diferencia de otros tradicionalmente empresariales. La sensación del Consultor es manifestada en la presentación del Plan Misional ante la Asamblea Nacional de la IELCO: “No se trataba tan solo de organizar un plan de acción, un cronograma y un presupuesto. Se trataba de construir un ESPACIO EVANGÉLICO donde se pudiera vivir los elementos fundamentales de la confesionalidad luterana, en el aquí y el ahora de la sociedad colombiana y con las condiciones reales de la IELCO”. Esto indica que plan de acción, cronograma y presupuesto son medios y no fines en el proceso PEPI. Los fines son la asunción de la confesionalidad luterana que da respuesta al contexto colombiano. Tal valoración es un resultado de la mirada del consultor y su apropiación del proceso.
El apoyo técnico aportado por el consultor durante el proceso PEPI permitió mantenerlo en marcha a pesar de los cambios y momentos de “desierto” 10 cuando se diluyó la labor del Comité Técnico en actividades más operativas delegando el proceso al Consultor y Asistente-Coordinador.
En cuanto a la propuesta metodológica esta consiste básicamente en desarrollar un proceso de talleres diferenciados por niveles: nacional, regional y congregacional, partiendo de la estructura de la IELCO. De los talleres se obtuvieron productos concretos a través de la metodología de consenso que, como se ha señalado más arriba, no se describe con rigurosidad, es decir no se conocen los pasos de dicha metodología. Dicha descripción resulta fundamental en la medida que es utilizada en todos los espacios en los que se desarrolló el proceso PEPI, dado que estos concesos son, en palabras del Consultor, la base del Plan Misional de la IELCO.
Otra característica de la propuesta metodológica radica en que teniendo claridad de los pasos metodológicos para desarrollar el proceso PEPI estos no se marcaron claramente para la definición de los eventos o talleres en los diferentes niveles.
La revisión documental muestra que la
metodología cambia o se construye en el camino, lo cual indica dos cosas: 1. Una capacidad para hacer ajustes y cambios metodológicos acordes con la dinámica del proceso que es valiosa como característica del consultor y 2. Una dinámica de ensayo-error perdiendo de vista la rigurosidad metodológica.
Se evidencia así mismo, debilidad para identificar y hacer a tiempo las articulaciones del proceso, entre otras por un tema de tiempo en las actividades así como entre una actividad y otra, la diversidad en las dinámicas de las regiones que dan cuenta de productos diversos, unos terminados
10
Perdida de la dimensión del trabajo en equipo.
73
otros a medio terminar, así como la complejidad misma del proceso. Esto facilita que algunas de las actividades planteadas tales como el DOFA 11, así como algunos productos, discusiones y resultados no quedaran articulados al proceso o quedaran incompletos.
En su facilitación se destaca la preparación de cada uno de los espacios de Taller y la socialización de ésta en reuniones de Comité Técnico para su retroalimentación. Sin embargo se evidencian debilidades de carácter pedagógico que en razón de las memorias y recursos identificados permiten evidenciar utilización de las mismas a veces no acordes (por complejas o no claras del todo) a la población con la que se trabaja. En este orden de ideas el componente pedagógico se reduce principalmente a presentaciones power point, al trabajo individual o en grupos y a plenarias para llegar a consensos. No se desconoce la función pedagógica de las Matrices, pero su complejidad dificultó la facilitación en su totalidad en términos de productos deseados. La debilidad peda gógica genera talleres pesados donde el trabajo de grupos se multiplicó al punto de no alcanzar los objetivos planteados en cada espacio, dejando tareas pendientes constantemente.
4.1.6
El papel del asistente-coordinador proceso PEPI
Por la relevancia del papel del asistente –coordinador del proceso, se consideró incluir este criterio dentro del análisis ya que es vital para la articulación del proceso en sí.
En cuanto las funciones la fuerza de su trabajo y el éxito de su labor está en ser enlace a nivel nacional para el desarrollo de las actividades del proceso PEPI. Definir aspectos logísticos relacionados con la convocatoria, la hotelería, el traslado de los delegados a cada espacio, las labores de adecuación técnica y tecnológica, garantizar los recursos necesarios para el trabajo, es vital para lograr el desarrollo de las actividades. El trabajo de interactuar antes, durante y después de cada espacio de taller y garantizar el seguimiento a la entrega de productos y tareas es fundamental en el proceso. En este sentido, cumplió satisfactoriamente con las funciones establecidas y logró comprender el proceso dando cuenta del mismo a través de la documentación para la publicación en la página web.
En cuanto al perfil el carisma, nivel de responsabilidad y compromiso son evidentes y se afirman por los y las participantes en el proceso. Así mismo, la capacidad para relacionarse con las personas de las Regionales y las Congregaciones fue vital para la entrega de tareas y productos.
En relación a su rol como sistematizador organiza un archivo digital y físico del total de las actividades permitiendo contar con insumos valiosos para la memoria histórica del proceso. Dado que no se planea previamente la manera como se hará la documentación, se elabora con base en los eventos realizados y no sobre los productos esperados conforme el proceso metodológico planteado. Algunas de las memorias de los eventos plantean actividades y no su desarrollo haciendo descripciones muy anecdóticas que dificultan la labor de sistematización de la experiencia.
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La matriz DOFA congregacional queda suelta del proceso de planeación de la IELCO. Así mismo, a nivel Nacional no hay evidencia de haber realizado este ejercicio contemplado en la propuesta inicial.
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4.1.7
El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas
Para lograr el engranaje con los niveles nacional, regional y congregacional se elabora una matriz adicional de responsabilidades cuyo valor radica en la articulación de las acciones de los departamentos, ministerios y escuelas al Plan Misional apuntando exclusivamente a aquellas estrategias donde puedan tener involucramiento o rango de acción.
En cuanto la motivación y compromiso se evidencia la participación en espacios destinados para estas instancias así como un trabajo comprometido para garantizar los productos solicitados.
Los resultados del trabajo del primer taller con estas instancias se muestran dentro del proceso como un piloto de planeación que facilitó la recolección de información que no quedó articulada a los resultados o productos. En primer lugar, no hay evidencia que esta actividad esté dentro de propuesta inicial y en segundo lugar, preocupa el hecho de realizar actividades que dentro del proceso quedaron desarticuladas. Así mismo, usar la energía del grupo en una actividad
tan
compleja en esencia, para que no se evidencien los resultados, genera posiblemente cuestionamientos sobre la utilidad y fuerza de las propuestas planteadas en el marco general del proceso.
Resultado del trabajo de planeación estratégica y otras reflexiones previas se da paso a la Fusión de departamentos, Ministerios, y Escuelas en lo que se ha llamado el Ministerio de Diaconía. Este Ministerio contiene a: Asivida, Departamento de Misión y Desarrollo (DMD), Departamento de Comunicaciones (DC), Estas instancias han quedado articuladas en un solo Ministerio para dar continuidad a los programas de servicio que realiza la IELCO de manera articulada y se encuentran en la actualidad desarrollando su estructura y forma de trabajo. Los planes operativos desarrollados por estas instancias quedaron incorporados dentro de los productos finales PEPI y correspondería generar una estrategia para lograr su articulación y realización a la luz de la nueva estructura propuesta.
Respecto a la participación la revisión de los documentos que dan cuenta de los y las participantes en el proceso PEPI permite señalar que no se involucró activamente a la OMLC y la JLMC en la construcción del P lan Misional, debido a cruce de agendas o falta de comunicación. Lo anterior plantea la inquietud sobre la articulación del trabajo de estos dos ministerios en el engranaje con el Plan Misional. 4.1.8
El proceso en las regiones
El proceso en las regiones se caracteriza por la complejidad para engranar los resultados
y
productos obtenidos en el nivel nacional con el nivel congregacional. Para el logro de los planes en las regiones el proceso implica la construcción de 3 matrices: Matriz DOFA, Matriz de Estrategias y Matriz POA. Debido a que la dinámica de las regiones en la construcción del Plan Misional de la IELCO no parte de cero sino de las matrices antes señaladas, su labor de engranaje se complejiza en la medida en que recibe los consensos obtenidos en el nivel nacional, los debe aterrizar al nivel regional y dejar listas las matrices para que las Congregaciones a su vez establezcan acciones
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concretas a este nivel. En síntesis, las regiones son las encargadas de darle flujo a las matrices que constituyen finalmente el Plan Misional de la IELCO.
Las regiones son además responsables de contextualizar la realidad de la IELCO en su zona de influencia y concretar acciones que den respuesta a las situaciones finales deseadas a nivel nacional partiendo de su realidad y posibilidades de acción. Se cita a uno de los entrevistados que afirma “a diferencia de otros procesos, aprendimos sobre la importancia de porque efectivamente las regiones tienen más
pensarse
regionalmente,
consciencia de sus situaciones”
En cuanto a la participación, el involucramiento de personas delegadas de las regionales en los talleres nacionales facilita la reflexión y apropiación del proceso en todos los niveles de la IELCO así como le da mayor fuerza a las regionales. Esto es, sin la participación regional en los espacios nacionales y congregacionales no se da el engranaje entre las apuestas nacionales y la concreción de propuestas para dar vida al Plan Misional a través de las acciones de las congregaciones. En este sentido se cita a una de las personas entrevistadas que al respecto de este tema afirma : “Se supero un esquema de planeación caudillista (que fue inicialmente propuesto) y se reemplazo por uno participativo”.
Garantía de la continuidad, implementación y seguimiento en las regiones: En relación a los resultados del Plan Misional, la diversidad de las regiones, su dinámica, conformación, tamaño, apuestas entre otras, facilitan que el trabajo regional sea de diferentes calidades y se evidencien compromisos desiguales en el proceso PEPI. Así, ¿Cuál será la estrategia de seguimiento a las regionales más débiles para garantizar que fluya y se de continuidad al Plan Misional? Y, ¿Cómo enfrentar la diversidad de la IELCO en un proceso que persigue la unidad?
La Representatividad de género y generacional. No se evidencian razones de fondo por las cuales los Jóvenes y las Mujeres no participaron activamente en los talleres a nivel nacional y regional como lo señala la preocupación del Consultor: “Es importante señalar la baja participación de mujeres y jóvenes en todos los talleres. Esto se pudo deber a que los horarios de los mismos no permitían esta participación pues durante el día estaban trabajando y parece que no fue fácil conseguir los respectivos permisos. Sin embargo, también pudo deberse a que no se le dio la suficiente importancia a su participación en el taller, como sucedió en el caso del taller del Distrito Centro en que algunos Pastores se presentaron solos o con un número de fieles inferior al autorizado”. En la proyección de los próximos 10 años de la IELCO, la presencia de mujeres y hombres jóvenes es mínima. Esto significa que el Plan Misional, el Plan de Vida y el P lan Personal no fue construido mayormente por quienes son el presente y futuro de la IELCO. Pareciera que el proceso tiene una perspectiva generacional en la medida que anima el involucramiento de la población joven de la IELCO, sin embargo en las fuentes fotográficas queda en evidencia la ausencia de este grupo social. La pregunta: “¿Quiénes quieren la iglesia que queremos?” es respondida por la voz del hombre-adulto mayormente. En síntesis: el proceso PEPI no fue construido bajo la dinámica de los diálogos intergeneracionales y de género. Así, el desafío de la IELCO es garantizar la voz de mujeres y jóvenes en el proceso de implementación del P lan Misional ya que, aquí radica la crítica, son generalmente los y las protagonistas de los procesos eclesiales.
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4.1.9
El proceso en las Congregaciones
Las congregaciones asumen la complejidad de engranar las matrices elaboradas en el nivel nacional y regional definiendo su accionar congregacional. Ahora bien, debido a que es en el nivel congregacional donde las 5 Estrategias de la IELCO adquieren un carácter operativo, es decir donde los productos finales de las congregaciones completan el flujo de matrices, estos productos cobran una importancia fundamental en la medida que condensan lo logrado en los niveles nacional y regional. La revisión de estos productos finales muestra que el trabajo se dificulta en el momento de hacer entrega final, ya que no se cuentan con indicadores, resultados y en algunas congregaciones no se ha desarrollado el POA. Esto se da no solo por la complejidad del engranaje con las matrices sino por la realidad en torno a las capacidades y habilidades del liderazgo congregacional para realizar dicho trabajo.
La participación en las congregaciones se vió disminuida en comparación con la participación en los planos nacional y regional. Si bien es cierto hay congregaciones que realizaron el trabajo de las matrices con grupos de líderes contando hasta con 19 participantes, hay otras en las que no tiene tanto eco en la participación para este tipo de trabajo. Los liderazgos congregacionales son diferentes y con ello los niveles de compromiso en la entrega de los productos finales. Contrastado con esta realidad, se evidencia que el quehacer de las congregaciones determina que el Plan Misional se convierta en un P lan de Vida y en un Plan Personal. Si los lideres y las lideresas de las congregaciones, empezando por el pastor, no se apropian del plan, no lo hacen suyo, sino que lo ven como un documento más de la institucionalidad de la IELCO, el Plan M isional resulta algo ajeno, que no tiene que ver con el ejercicio pastoral o con el testimonio de fe de cada miembro de la IELCO. En este orden de ideas, la participación en las congregaciones determina el nivel de apropiación del Plan Misional, apropiación que pudo haber sido trabajada en espacios previos de sensibilización con este tipo de liderazgo. Estos juicios llevan a plantear la pregunta ¿Cómo se garantiza un proceso de seguimiento que apoye a las congregaciones que aun no cuentan con planes operativos completos?
El relacionar La diversidad de las congregaciones con los resultados del Plan Misional permite plantear la pregunta ¿El Plan Misional de la IELCO representa la diversidad de las Congregaciones? O ¿la diversidad de las Congregaciones se encuentra recogida en el Plan Misional de la IELCO? Puede que la entrega de productos incompletos no sólo haya sido fruto de la complejidad del engranaje con las matrices, o el nivel de compromiso de quienes las desarrollaron. Pudo obedecer a otros factores que no se evidencian en los documentos consultados en la presente sistematización.
Respecto a la representatividad de género y generacional en el nivel congregacional, se evidencia la participación de estos grupos sociales en los talleres congregacionales pero se desconoce su nivel de influencia en el desarrollo de las matrices. La representatividad de género y generacional se traduce en la construcción de matrices bajo las necesidades, intereses y apuestas de estos actores y los resultados no reflejan este carácter. Este faltante revela la necesidad de generar espacios para que estas voces sean incluidas en el desarrollo de nuevas matrices o en la terminación de las ya elaboradas.
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Por último, cabe señalar que el proceso en las congregaciones pareciera estar condicionado, mas no determinado, por el rol pastoral, en la medida de que dicho rol potencia u obstaculiza, anima o desanima al grupo de líderes y lideresas de la congregación para que logren los productos finales que le dan operatividad al Plan Misional. Se evidencia n roles pastorales que no se apropian del proceso PEPI, lo cual indica la necesidad de continuar insistiendo en la importancia del Plan Misional para el ejercicio pastoral, con el fin de asumirlo como un Plan de Vida. 4.1.10 El sentido práctico y la operatividad. A nivel Nacional: Dada la relevancia otorgada a las regiones y Congregaciones donde se centra la fuerza de operación del proceso PEPI, el nivel nacional es el responsable más que de la operación, de garantizar el seguimiento y la evaluación de las metas del quinquenio de manera periódica. Sin embargo, no hay evidencia de la definición de un proceso de seguimiento y evaluación formal mas allá del nombramiento de una comisión para tal efecto, lo cual indica dificultades a este nivel para asumir este rol.
A nivel Regional: El papel de las instancias regionales permite el engranaje entre los resultados esperados a nivel nacional y las acciones propuestas en las Congregaciones. Este papel de engranaje implica mejorar la capacidad de la región y sus herramientas metodológicas para el apoyo a las Congregaciones así como para dar cuenta de los resultados obtenidos en el proceso de implementación del proceso PEPI. En este sentido se plantea la pregunta por la estrategia para garantizar y dejar capacidad instalada en las regiones.
A nivel Congregacional: En este nivel el trabajo de P laneación se delegó a los y las participantes de los talleres nacionales y regionales, por tanto no hay una determinación a hacer acompañamiento a este nivel en el proceso PEPI. El seguimiento a tareas y productos de esta instancia es una responsabilidad asumida por el asistente-coordinador y hay evidencia de la dificultad para recoger resultados y garantizar productos de calidad. Solo en la región Distrito Centro se hizo mayor acompañamiento a las Congregaciones participando en la mayoría de ellas miembros del Comité Técnico o el Consultor. Resultado de ello, se entregan planes operativos más completos y se evidencia un proceso de mejor calidad. Preocupa aquí el rol del Pastor como líder de un proceso de planeación que se define como el plan de vida de la Iglesia, pero que en la cotidianidad dicho concepto parece no haberse instalado del todo.
En cuanto a la Replicabilidad , es claro el valor y relevancia de un proceso como el desarrollado por la IELCO y es importante anotar que puede tener replicabilidad si se establece un “orden” a la dinámica de “caós” que fue el proceso PEPI. Esta es en esencia una de sus características, ser un proceso caótico que describe y refleja también la realidad de las relaciones y los procesos de los grupos humanos.
Un aspecto adicional dentro del sentido práctico y la operatividad, es el Carácter metodológico del proceso. En realidad la evidencia de consistencia metodológica en el proceso es mínima por cuanto otra de las características fue el cambio continuo en la marcha, sobre la base de las dinámicas de las regiones y los productos obtenidos en cada espacio. Esto es, fue un proceso caótico que resultó en la definición de la Planeación Estratégica de la IELCO por la fuerza de un Comité Técnico que
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acompañó, el compromiso de la IELCO que parecía en momentos no muy clara sobre el proceso, así como un consultor que con su experticia supo sortear los momentos de tensión y no claridad y logró dar articulación al trabajo, que al final ofrece unos productos si bien no completos en su totalidad si enmarcados en una lógica que permite implementar el Plan Misional.
En cuanto al Engranaje y complejidad se puede decir que hay una lógica interna del Plan Misional que permite identificar los engranajes, la relación sistémica de los productos en los diferentes niveles y su intención de darle vida a partir de las Congregaciones que son en últimas las que lo operan para llegar a los resultados planteados. Por el grado de complejidad que implica definir productos en niveles diferentes y sumado a esto, con grados de dificultad técnica disímil, convendría pensar un proceso metodológico y pedagógico más sencillo que le de operatividad al proceso disminuyendo lo complejo de las articulaciones y la repetición de acciones para la definición de situaciones finales, iniciales, resultados etc… La propuesta en si es fuerte en temas de identidad y enfoques 12: sistémico, prospectivo, estratégico, participativo y descentralizado sin embargo metodológicamente es débil en identificar cómo hacer un proceso participativo sensible a las capacidades de los y las participantes. Esto es : ¿Puede hacerse un proceso con los mismos resultados con una metodología y pedagogía más sencilla para los miembros de una Iglesia sin experiencia en procesos de Planeación? Al respecto se cita a uno de los participantes: “Yo creo que en el proceso la sensación es de que muchas veces quedábamos en conceptos muy generales, vagos y no se lograba aterrizar. O cuando se pedían metas se hablaban de acciones. Es una cuestión de destreza. En muchas de las matrices hay conceptos muy amplios y generales no aterrizados y una planeación estratégica para efectos del seguimiento se vuelve muy difícil. Operacionalizar las definiciones cuesta trabajo. Tal vez con la práctica el ejercicio sea más fácil” Por último, cabe anotar que el proceso PEPI considera unas condiciones previas para su inicio en las Regiones y Congregaciones. Sin embargo convendría preguntarse ¿cuáles son a partir de esta experiencia las precondiciones que deben asegurarse para dar un “orden” al proceso evitando la improvisación metodológica que fue necesaria en este caso, para ajustarse a las dinámicas y diversidad en el caminar de las regiones? 4.1.11 El proceso de Implementación. Debido a que la apropiación del proceso PEPI por parte de la IELCO se evidencia en la etapa de implementación, la comisión de seguimiento y evaluación cobra una importancia fundamental en la medida en que es la instancia responsable de dar continuidad práctica a lo logrado durante la primera etapa.
En la práctica, el seguimiento y la evaluación fueron ejercidos, paso a paso, por el Comité Técnico en la etapa inicial, sin embargo no hay evidencia de haberse dado continuidad a esta instancia para desarrollar éstas funciones en la etapa de implementación. Además, no hay certeza que exista una 12
Se entiende por enfoques las características que se le da al proceso PEPI, entendidas por el Consultor como “Metodología del Plan Misional”. Ver Plan Misional-IELCO-2010-2019. Informe Final del Consultor. Página 5. Se evidencia a partir de la sistematización que lo sistémico, prospectivo, estratégico, participativo y descentralizado son enfoques en la medida en que le dan carácter e identidad al proceso PEPI, pero no definen el cómo realizarlo. Por tanto no constituyen una metodología para desarrollar una Planeación Estratégica.
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definición clara de una propuesta y estructura para el proceso de implementación del Plan Misional. Aunque en la Asamblea Nacional el Consultor presentó una propuesta de seguimiento, evaluación y sistematización, solo hay una directriz en torno a esta última y no una asignación de responsabilidades y metodología clara que defina cómo hacer seguimiento y evaluación de la implementación del proceso PEPI. Así mismo, no se evidencia la definición de una estrategia para completar los vacios, resultado del proceso de planeación, tales como planes operativos incompletos, la definición de indicadores de impacto, la evaluación anual. A la luz de lo anterior es pertinente preguntar ¿Cómo hacer seguimiento y evaluación sin indicadores de impacto en los diferentes niveles de la IELCO? y ¿Cuál es la estrategia pensada por la IELCO para el seguimiento y la evaluación? En síntesis: ¿Quiénes y cómo harían seguimiento y evaluación de la implementación del proceso PEPI?
Sin capacidad instalada en las regiones y congregaciones la implementación del proceso PEPI no será una realidad, no se hará con la rigurosidad deseada o, en el peor de los casos, resultará en un fracaso. Puede que a partir del proceso PEPI se hayan obtenido unos productos significativos, pero sin capacidad instalada, es decir sin la asunción de un liderazgo que maneje las herramientas para la implementación de una planeación estratégica en función del quehacer de la IELCO, dichos productos quedarán al margen del norte trazado por la IELCO. Es aquí donde se pregunta por la formación previa a un grupo de multiplicadores y multiplicadoras que fortalezca sus capacidades y habilidades en planeación, seguimiento y evaluación, antes, durante y después del proceso mismo. El desafío de la implementación del proceso PEPI pasa por el desarrollo de una fuerza congregacional y regional suficiente para poner en marcha y mantener el proceso. Llegar a un punto en el que el Plan Misional se considere como el Plan de Vida de la IELCO es un proceso que requiere de tiempo, seguimiento, una labor de sensibilización fuerte y sobre todo compromiso. 4.1.12 El Análisis Financiero Una medida de Eficiencia del proceso PEPI, es el aprovechamiento de los recursos existentes haciendo uso de la infraestructura de las regiones para la realización de los eventos. Esto es, si bien la ejecución presupuestal de los ingresos de la IELCO está por debajo del 5% si hubo un ejercicio de recurrir a los recursos de las Iglesias de las regiones para disminuir los costos de espacios que ameritan eventos regionales.
Así mismo, hay evidencia de un manejo y control adecuado de los recursos, aunque se presenta una sobrejecución de gastos que será asumida por la IELCO
En cuanto a la Eficacia el total de las actividades planeadas se realizaron manteniendo racionalidad en la ejecución de gastos, evidenciándose que los recursos técnicos, tecnológicos, logísticos y de personal fueron suficientes para la realización del proceso PEPI. Un aspecto importante es que el tema financiero fue analizado constantemente por el Comité Técnico encontrando dificultades para asumir el total de las actividades en las condiciones necesarias de participación.
Por último, dado que el 85% de los recursos destinados para la ejecución del proceso PEPI provienen de fuentes externas y el 20% corresponde al aporte presupuestado por la IELCO para el proceso, convendría reflexionar sobre el tema de
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Dependencia financiera de la IELCO para
desarrollar procesos de este tipo que deberían resultar así mismo en nuevas estrategias para disminuir dicha dependencia y promover la sustentabilidad. Este último tema, -la sustentabilidadquedó planteado como una preocupación de la FLM, pero no se asumió formalmente al interior de la IELCO, resultando en una estrategia adicional sugerida para su desarrollo en las Congregaciones, pero no establecida dentro del Marco Estratégico Nacional aprobado por la IELCO. ¿Cuál es entonces en el momento actual, la directriz que establece la IELCO para garantizar que procesos futuros sean resultado de ejercicios internos de reflexión sobre el futuro y no de propuestas de agentes externos que conforme la realidad y el contexto sugieren encaminarse a la independencia? Al respecto se cita una preocupación manifestada por una de las personas encuestadas en el marco de la presente sistematización: “Otra de la lecciones que considero nos dejó el PEPI es que hemos sido muy dependientes especialmente en el área financiera de las agencias internacionales; que no hemos trabajado con nuestros propios recursos económicos. Que muchas veces nos hemos concentrado más en el área social que en dar el pan espiritual- no debemos separar estos dos aspectos”
4.1.13 El producto final del proceso PEPI. Si bien los productos finales del proceso PEPI se traducen en matrices y planes operativos en todos los niveles de la IELCO, el producto más valioso del proceso es asumir la oportunidad histórica de una Iglesia para pensarse y soñar su quehacer como respuesta a la compleja realidad colombiana. Los espacios de discusión, discernimiento, análisis, consensos, debates y acuerdos que propició el proceso PEPI, significan para la IELCO una oportunidad única para encontrarse en medio de la diversidad, entender sus dinámicas internas, y redefinir incluso su estructura en respuesta a la nueva realidad de la IELCO. En síntesis, el producto mayor es el proceso mismo que permitió la construcción colectiva de una iglesia que desea servir, testimoniar y comprometerse en la construcción de una sociedad más humana.
En este sentido se citan algunas impresiones de las personas entrevistadas: “Sin duda que es excelente. Pone orden, unifica, orienta, amplia el panorama y espectro
del trabajo a futuro. A su vez nos desnuda las falencias que tenemos, en capacidad, recursos, estructura, talentos humanos y la capacidad de acción. Es un duro trabajo y experiencia, pero creo que es necesario. Facilitó el encuentro y el dialogo entre las congregaciones, suscitando un sano debate, lo cual crea pertenencia” “Me parece muy enriquecedor tanto en conocimiento del trabajo de las diferentes regiones
donde se encuentra la iglesia Luterana. Se creó sentido de compromiso y pertenencia por la IELCO así como Unidad de la iglesia tanto nacional como regional”. “Fue una oportunidad de planear, de visionar, de ampliar la labor de la iglesia y del mismo pastor. De definir un que hacer más allá del culto y el mantenimiento de un status quo”. “Como logros: personas que abrazaron la Iglesia como su Iglesia; personas que se dieron cuenta que ese proyecto no era su proyecto y por tanto podían salir o abrazar el proyecto dentro de la IELCO”. “Aunque es difícil planear juntos, no es imposible, yo creo que a medida en que haya insistencia y sabiduría para jalonar, se puede llegar a lo que se quiere” 81
En cuanto a los productos técnicos finales del proceso PEPI,
se encuentra
Consistencia y
congruencia por cuanto el Plan Misional logra articular las situaciones finales nacionales deseadas para el quinquenio con las situaciones iniciales en cada región y a su vez las acciones de cada Congregación responden a esta misma lógica nacional y regional. Los planes operativos anuales condensan el accionar de la IELCO reconociendo que la vida de la Iglesia se expresa a través del trabajo que se haga a este nivel. Sin embargo, como se ha señalado anteriormente, la revisión documental muestra que la mayoría de productos técnicos obtenidos durante el proceso PEPI, se encuentran incompletos y no poseen indicadores para su medición. Al respecto se encuentran voces de los y las participantes que afirman: “no hay que correr, se propuso mucho en un tiempo muy breve, quedaron vacios que no se dieron, como definir indicadores. El poder revisar cosas en el camino no se dio, no hubo tiempo para reflexionar”. 4.2 Consideraciones Finales De este análisis se levantan algunas preguntas respecto a la calidad y completitud de los Productos obtenidos así como del proceso de implementación del Plan Misional:
Si algunos planes quedaron incompletos o no entregados en algunas Congregaciones, Ministerios, Misiones, ¿cuál es la estrategia para completar las tareas pendientes?
¿Cómo se garantizará la medición del Plan si no se definieron con claridad los indicadores de impacto del Plan Misional?
¿Está operando y en qué condiciones el Plan Misional en el año 2010?
¿Ya se ha realizado una primera evaluación de la puesta en marcha del Plan Misional?
¿El trabajo de las Comisiones nombradas para el tema de estructura, estatutos y de seguimiento y evaluación están ejerciendo sus funciones en la actualidad para responder a estos temas pendientes?
En cuanto al tema educativo, ¿cuál es la directriz de la IELCO para la articulación de esta área en el Plan Misional?
¿Se evidencia la apropiación del Plan Misional como Plan de Vida y Plan Personal?
Así mismo se expresan algunos de los desafíos que quedan a partir del proceso PEPI
planteados
por las personas entrevistadas: “La necesidad de capacitación del personal, la descentralización de la administración de la IELCO, la necesidad de planear a más largo plazo, y una muy grande, que es el de no extralimitar las capacidades de las comunidades: proveer, o hacer provisiones para llevar a efecto esta clase de proyecciones sin crear falsas expectativas, planear y crear medios de como sostener lo creado. Buscar nuevas formas de legalizar la parte administrativa de las congregaciones y regiones para que puedan funcionar con más autonomía. Seguir trabajando en unidad y con encuentros de diálogo y proposición de nuevas ideas. Que esto es susceptible de cambios y de mejorías por el camino”. “El Trabajo Regional (trabajo en conjunto), Ampliar espacios de participación y compromiso y la concientización ambiental”. “Grandes retos: Uno, es ejecutar lo pactado ese es el problema de la Iglesia Luterana, habla, escribe mucho, pero no se aplica lo propuesto y en esto, el hacer es importante. Llevarlo a la práctica, empezar por algo. Otro es consolidar realmente la región: Que como región puedan tener autonomía y trabajo conjunto. No es fácil para regiones grandes, donde la diversidad es alta y las personas quieren ser todas lideres. Cómo apoyar lo regional es un reto. Alcanzar la visión que se tiene. Poder ver que esto se realice, sino trabajamos para llegar ahí es imposible. ¿Cómo
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medir que se está llegando hasta allí? Es pesado empujar si no hay una convicción. La centralización preocupa. Descentralizar los procesos sería un desafío”. “Pienso que es un momento vital en la vida de la Iglesia, se está jugando en esto la posibilidad de plantearse diferente y trabajar distinto trabajando en metas especificas y de manera más organizada. Si no se logra lo propuesto, pues la lectura será de un proceso perdido y desastroso para la Iglesia”. “Siendo un espacio que nos permitió reflexionar frente a la realidad de la iglesia en otras áreas como la sustentabilidad, nos debe llevar a ser consientes y responsables en nuestra mayordomía”. “Generar rompimiento de paradigmas, buscar trabajar en equipo, ir hacia una misma meta y lograr que las Iglesias planifiquen, creen estrategias, hagan seguimiento y cumplan el objetivo para el cual fueron creadas”. “Su implementación, la transformación de las ideas y propuestas plasmadas en el papel en un plan de vida para las congregaciones. La continua revisión / adaptación del Plan Misional en las comunidades”. A manera de conclusión final del análisis, se evidencia que el proceso PEPI resultó ser un espacio de encuentro y de reflexión sobre el quehacer de la IELCO en los próximos años que generó en los y las participantes motivación y nuevos desafíos para responder a una visión alentadora y vital en medio de un contexto colombiano complejo, cambiante pero propicio para el desarrollo de la IELCO que se ha soñado.
Así mismo, es claro que atendiendo a la expectativa de que este proceso sirva como insumo para realizar la réplica en otros contextos, conviene decir que con el diseño actual y el producto de la sistematización sería difícil hacerlo. De allí que un documento necesario y pertinente sea el diseño metodológico que responda a la pregunta:
¿Cómo hacer una Planeación Estratégica en un contexto Eclesial a la luz de la experiencia de la IELCO y las lecciones aprendidas derivadas de dicha experiencia?
Este documento que hace parte de los productos a entregar en la presente consultoría es entonces complementario a este ejercicio de sistematización y retoma las lecciones aprendidas que se mencionan a continuación. 5. Lecciones Aprendidas El paso final después de la realización del análisis es la identificación de las principales lecciones aprendidas: ¿qué es lo que sabemos ahora, que no sabíamos antes de sistematizar la experiencia?
Este paso es una oportunidad para el reconocimiento y formulación de nuevos conocimientos que antes no se tenían sobre la P laneación Estratégica a partir de la experiencia en la IELCO y aporta elementos para su replicabilidad en otros contextos. Para la presentación de las lecciones aprendidas se retoman las categorías de análisis para la realización de un proceso PEPI así: 5.1
La génesis del proceso Se debe asegurar el carácter eclesial en el proceso de planeación con el fin de superar la lógica empresarial propia del pensamiento estratégico.
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Es fundamental asegurar que exista la voluntad política de la instancia máxima de la Iglesia, para afirmar, apoyar y legitimar el desarrollo del proceso PEPI.
Es preciso revisar de donde parte la iniciativa para el desarrollo del proceso PEPI, de manera que se asegure el liderazgo de la Iglesia antes que la determinación de un agente externo que si bien es importante en la definición del proceso mismo, no debería determinar su realización.
5.2
La preparación y la planeación Para desarrollar un proceso PEPI que involucre a los pastores y pastoras, como líderes y multiplicadores del mismo, es necesario garantizar espacios de sensibilización y establecimiento de confianza con el cuerpo pastoral
de la Iglesia, con el fin de persuadirles sobre la
importancia del proceso y generar así el compromiso para asumirlo.
Para garantizar la implementación y la memoria histórica del proceso es necesario desarrollar un espacio previo para la sensibilización y formación en herramientas de planeación estratégica y sistematización, con multiplicadores y multiplicadoras de la Iglesia conservando la participación de todos los niveles conforme a su estructura.
Es importante establecer una línea de base que evidencie las características del grupo participante, con el fin de asegurar un proceso metodológico y pedagógico acorde a dichas características.
Previo al desarrollo del proceso PEPI convendría realizar una capacitación en el tema de Pensamiento Estratégico con Perspectiva Eclesial.
Se debe tener una claridad metodológica con carácter pedagógico acorde a las características de los y las participantes identificadas en la línea de base.
Se debe dar continuidad a la instancia encargada de hacer planeación y seguimiento del proceso posterior al periodo de planeación para garantizar el proceso de implementación, seguimiento y evaluación.
Es importante determinar con claridad el alcance del proceso para establecer la proyección del Plan Misional: definir el periodo de tiempo a planear.
Es necesario planear el proceso PEPI con base en componentes metodológicos que permitan alcanzar los productos deseados sin que estos se diluyan en los espacios programados y evitar así la réplica de ejercicios innecesarios en el camino.
Pese a la claridad metodológica que debe tener el proceso es necesario contemplar el carácter discontinuo del mismo, permitiendo ajustes y cambios que respondan a la dinámica del grupo participante dando lugar al debate y reflexión sobre los productos a conseguir.
Asegurar en los espacios de planeación la obtención de los productos acabados para reducir la labor de depuración o la toma de decisiones frente a los mismos en otras instancias que no sean las del grupo participante.
Es importante realizar una planeación financiera que relacione el componente programático del proceso con la capacidad y disponibilidad de recursos de la Iglesia para disminuir la tensión entre la necesidad de participación amplia y la capacidad de la Iglesia para movilizar al grupo participante.
5.3
El papel de la Mesa Directiva de la Iglesia.
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Se debe asegurar el compromiso y participación de la instancia de decisión máxima de la Iglesia, involucrando miembros de la misma en el Comité Técnico encargado de operar el proceso.
El papel de la instancia máxima de la Iglesia en el proceso es fundamental para su desarrollo toda vez que garantiza la gestión y relación con los donantes, la participación de los miembros de la Iglesia, el seguimiento para el logro de los objetivos y la evaluación.
5.4
El papel del Comité Técnico Es necesario tener claridad de que esta instancia desarrolla un ejercicio de política eclesial, en la medida que toma decisiones, define agendas y espacios, determina la participación y depura los productos que se van obteniendo durante el proceso. Sin embargo, en la medida en que se establezcan con claridad los momentos metodológicos y sus correspondientes productos se disminuirá la tarea de depurar y con ello definir productos finales que se alcanzarían en los espacios de facilitación.
Es importante conformar un Comité Técnico de carácter interdisciplinar e interinstitucional con perspectiva de género, generacional y territorial que dé participación a la voz de todos los niveles y grupos que componen la Iglesia.
El Comité Técnico es fundamental para dar identidad al proceso y apoyar al consultor externo en la definición del camino de planeación estratégica eclesial. Es una labor de un equipo de trabajo que debe jalonar el proceso de manera comprometida y continua.
Por su conocimiento de la dinámica que llevo al Plan Misional convendría pensar en la continuidad del Comité Técnico en la etapa de implementación del proceso.
5.5
El papel del Consultor. La Iglesia debe analizar la complejidad de su estructura para definir las funciones del Consultor, establecer sus tareas y
capacidad para asumirlas de manera individual,
compartida con un Comité Técnico comprometido en la operación del proceso ó considerar un apoyo adicional para garantizar su labor. El perfil del Consultor Externo debe contemplar características personales tales como su afinidad a procesos eclesiales, un carisma especial para el trabajo dinámico y cambiante y una claridad conceptual y pedagógica para poner en marcha un proceso complejo acorde con la estructura de la Iglesia. Es necesario que el Consultor presente una metodología acorde con la estructura de la Iglesia en la que señale los momentos del proceso, las articulaciones y productos que espera obtener para así definir los espacios que se requieren. El Consultor debe asegurar una facilitación de carácter no solo participativo y de consenso, sino pedagógicamente acorde con procesos de capacitación para adultos que incluya técnicas
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que disminuyan la complejidad de la planeación estratégica y garantice los productos deseados.
5.6
El papel del asistente-coordinador.
La labor logística de un proceso PEPI es garantía de éxito del mismo por cuanto asume las acciones más operativas y difíciles, que usualmente poco se valoran o reflejan como importantes. Por tanto, es necesario considerar un perfil que responda a estas tareas y establezca una relación positiva con todos los niveles de la Iglesia.
Su interacción con el grupo participante antes, durante y después del proceso garantiza el seguimiento a la entrega de tareas y su correspondiente publicación en medios de comunicación con los que cuenta la Iglesia.
En cuanto a su rol como sistematizador es importante definir previamente un sistema y contenido de la documentación para facilitar la sistematización posterior del proceso.
5.7
El proceso en los Departamentos, Ministerios y Escuelas
Es necesario articular las instancias de la Iglesia diferentes a las Congregaciones y espacios de dirección haciendo que los resultados en términos de planeación sean transversales e impacten todos los niveles de la Iglesia. Esto puede hacerse a través de una matriz de responsabilidades en la que se establezca el papel de estas instancias.
Debido a la importancia de estas instancias, se debe asegurar la participación del total de las mismas y que los resultados de su trabajo se incorporen en el Plan Misional de la Iglesia.
Es preciso considerar la posibilidad de que en un proceso de planeación se den fusiones entre estas instancias debido a la revisión de su papel en la estructura de la Iglesia.
5.8
El proceso en las Regiones
Según la estructura de la Iglesia, las regiones pueden constituirse en el espacio de engranaje entre los diferentes niveles de la Iglesia. Por tanto, se debe afirmar su importancia y asegurar la completitud de los productos esperados a este nivel.
Es preciso caracterizar el contexto regional de la Iglesia para así definir sus acciones en este nivel conforme su realidad y posibilidades de realización.
Debido al carácter de engranaje que tiene el nivel regional es fundamental asegurar la participación de los líderes regionales y el cuerpo pastoral teniendo en cuenta las condiciones de género y generacionales para contar con productos finales que manifiesten sus intereses y reflejen la diversidad existente en este nivel.
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5.9
El proceso en las Congregaciones
En un proceso de planeación estratégica eclesial las Congregaciones son las que operan el Plan Misional, por tanto, debe dejarse una capacidad instalada consistente en herramientas de planeación, seguimiento y evaluación en este nivel para garantizar la Vida del Plan Misional.
Es necesario considerar las características de los liderazgos congregacionales y por tanto los niveles de compromiso para diseñar estrategias diversas que garanticen la entrega de los productos terminados a este nivel.
Resulta importante asegurar la participación diversa considerando condiciones de género y generacional.
Si el pastor o la pastora de la Congregación no asume y cree en el proceso, este no se desarrolla satisfactoriamente. Por tanto, es necesario afirmar la labor de sensibilización previa al inicio del proceso para que sean ellos quienes convoquen, animen y acompañen al liderazgo en la realización del proceso PEPI.
5.10
El sentido práctico y la operatividad Las lecciones aprendidas correspondientes a este criterio han sido descritas en los criterios anteriores, demostrando así el carácter sistémico del proceso.
5.11
El proceso de implementación. Se debe definir la continuidad del Comité Técnico como instancia que haga el seguimiento y la evaluación en la etapa de implementación debido a que es la encargada de planear y evaluar en la primera etapa del proceso.
Sin capacidad instalada en las regiones y congregaciones la implementación del proceso PEPI no será una realidad, no se hará con la rigurosidad deseada o, en el peor de los casos, resultará en un fracaso.
Se deben tener los planes completos y los mecanismos para medir resultados, es decir los indicadores para asegurar la calidad de la implementación.
5.12
El análisis financiero Debe existir correlación entre la planeación financiera y programática del proceso para garantizar la eficiencia y eficacia del mismo en términos de racionalidad de los recursos posibilitando la participación necesaria en los diferentes espacios.
La financiación de un proceso PEPI, debe partir del criterio de la responsabilidad compartida entre agentes externos y la Iglesia. Dirigirse a la autosostenibilidad partiendo
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de los recursos existentes, implica reducir la dependencia económica que se da mayormente en el desarrollo de estos procesos. 5.13 El producto final del proceso PEPI.
El proceso mismo es el producto más valioso ya que permitió la construcción colectiva de una iglesia que desea servir, testimoniar y comprometerse en la construcción de una sociedad más humana.
6. Recomendaciones
Es importante establecer un espacio y tiempos para dar completitud a los productos técnicos del proceso de manera que se pueda realizar el seguimiento al Plan Misional.
Se recomienda determinar la manera como se abordará el tema de definición de los indicadores de efecto, proceso e impacto para la medición del Plan Misional. De lo contrario es posible caer en activismos que no conducen a la realización de la Misión y Visión definida por la IELCO para los próximos años.
Es necesario para el proceso de replica contemplar la sistematización del proceso en su fase de implementación de manera que se pueda de igual manera identificar el proceso metodológico necesario para llevar a cabo esta tarea.
Sería necesaria una evaluación de la implementación para el primer año de gestión que permita identificar los aciertos y dificultades y plantear ajustes y cambios para mejorar.
Es necesario buscar los mecanismos para la formación de personas multiplicadoras en las regiones que puedan dar apoyo a las congragaciones en la ejecución del plan y la definición de los aspectos faltantes tales como indicadores, actividades y resultados.
Estar atentos a que la implementación del Plan Misional supere la realización de actividades contempladas en los diferentes planes y mantenga la identidad y confesionalidad luterana que caracteriza a la IELCO y que se plantea como respuesta a la realidad colombiana.
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Bibliografía
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