PROTOCOLO PARA LA SUSPENSIÓN TEMPORAL O DEFINITIVA DEL ACOMPAÑAMIENTO
Germán Alberto Quiroga González Coordinador Nacional JUNTOS – ACCIÓN SOCIAL Elaboración Natalia Velasco Castrillón Tulia Irene Pachón Maldonado Revisión Jessica Parra Palacios Olga Lucia Gómez Daniel Pérez Evita del Pilar Ospina Martha Lucia Jiménez Trejos Fabio Aristizábal Cardona Yuly Martínez Hernández Juan Nicolás Galarza Juan Carlos Bravo Chamorro Ignacio Peña Ávila Aprobado por Irina Marcela Marún Meyer Uldarico Ramírez Perdomo
INTRODUCCIÓN: El acompañamiento familiar y comunitario constituye una central para las familias de JUNTOS. Es a través de éste, que las familias conocen la Estrategia, fortalecen sus habilidades y capacidades, y reciben la orientación oportuna, que en el marco de la corresponsabilidad, les permite establecer los puentes necesarios con la oferta pública y privada, e ir alcanzando, progresivamente, sus logros básicos. No obstante lo anterior, diferentes circunstancias pueden llevar a que el acompañamiento que recibe una familia se suspenda temporal o definitivamente. Es indispensable que en dichos casos haya una respuesta clara por parte del cogestor y/o del equipo de acompañamiento local del Municipio. En este sentido, en los términos de referencia de los contratos con los operadores, dentro de sus obligaciones técnicas y cuando se describen las sesiones familiares y comunitarias, se establece: “En caso de requerirse el Operador debe garantizar la realización de sesiones comunitarias y/o familiares de cierre del proceso con las familias antes de finalizar su contrato”. A continuación presentaremos algunas de las circunstancias que hemos identificado como causas de la suspensión, y un conjunto de acciones que se deberían llevar a cabo en cada caso.
SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL ACOMPAÑAMIENTO Causas 1. Vigencia del contrato del Operador: Esto ocurre cuando se termina la vigencia del contrato del Operador, y hay una tramitología pendiente que obliga a la suspensión de las sesiones familiares. Teniendo en cuenta que el acompañamiento va a continuar, es importante que JUNTOS no pierda presencia, y por ende, credibilidad en las comunidades. Para esto es necesario que el Operador Social informe a las familias sobre la suspensión temporal del acompañamiento a través de sesiones comunitarias.
2. Renovación convenios con entidades territoriales: Si al terminar la vigencia del contrato del Operador aún no se han concertado las condiciones (tiempos, recursos, requisitos) del nuevo convenio con el municipio (gobernación cuando sea el caso), puede darse una suspensión indeterminada del acompañamiento. Es importante aclarar que en estas circunstancias, el Operador puede jugar un rol muy activo en el proceso de renovación
Acciones a desarrollar 1. Cada cogestor deberá reunir a sus familias e informarles que las sesiones familiares van a suspenderse por un tiempo debido a gestiones administrativas. 2. Entregar a las familias un dato de contacto al cual recurrir si lo requieren (información sobre reinicio de actividades, información sobre procesos de remisión a oferta, etc), e informar que en el momento en que se reactive el acompañamiento, la comunidad será informada. 3. Gestionar con la alcaldía, a través del Delegado Municipal de JUNTOS, dar continuidad de las acciones de gestión de logros que estuvieran programadas en el municipio: Jornadas de Oferta, Ferias de Servicios, Actividades Culturales y Recreativas, Remisiones a servicios y ofertas, etc. 4. Organizar con el Delegado Municipal de JUNTOS, cual será el mecanismo de comunicación para informar a las familias de nuevas ofertas y servicios de acceso preferente, o la aprobación de ofertas a las que hubieran postulado cuando ocurra el caso. 1. El Operador debe concertar con el delegado municipal/alcaldía, la información (discurso) que se le va a suministrar a las familias respecto de la suspensión. 2. Cada cogestor debe reunir a sus familias e informarles que sus visitas se suspenderán temporalmente, y que en el momento en que se reactive el acompañamiento, la comunidad será informada. 3. Entregar a las familias un dato de contacto al cual recurrir si lo requieren (información sobre reinicio de actividades, información sobre procesos de remisión a oferta, etc), e informar que en el momento en que se reactive el acompañamiento, la comunidad será informada. 4. Gestionar con la alcaldía, a través del Delegado Municipal de JUNTOS, dar continuidad de las acciones de gestión de logros que estuvieran programadas
del convenio, sin embargo, éste no depende de su gestión. De todos modos cuando esto ocurra es necesario que el Operador informe a las familias sobre la suspensión temporal.
en el municipio: Jornadas de Oferta, Ferias de Servicios, Actividades Culturales y Recreativas, Remisiones a servicios y ofertas, etc.
3. Renuncia o salida del cogestor encargado de la familia: Esto ocurre cuando un cogestor debe ser reemplazado. El Operador debe recurrir a la lista de espera para suplir esta vacante, si no existiera, deberá realizar un nuevo proceso de selección (nueva convocatoria). Para controlar al máximo la suspensión del acompañamiento a la familia, el operador debe promover que los retiros de cogestores sean anunciados con suficiente anticipación. En cuanto al mecanismo de reemplazo de cogestores, remitirse al protocolo de selección de cogestores. A continuación describimos las acciones a desarrollar con las familias
1. El Operador debe recurrir a la lista de espera para suplir esta vacante, si no existiera, deberá realizar un nuevo proceso de selección (ver protocolo de selección de cogestores sociales). 2. Una vez seleccionado el reemplazo, realizar reuniones de empalme entre los dos cogestores donde se entregue un reporte/informe básico de cada una de las familias asignadas (resumen de la historia básica de cada familia). Por cada familia informar: Nivel de avance del acompañamiento, logros gestionados a la fecha y tareas pendientes tanto de la familia como del cogestor. 3. Informar a las familias del cambio a través de sesiones comunitarias con máximo 40 familias a las que asisten el cogestor saliente y el entrante. 4. Cuando el cogestor saliente no cuenta con reemplazo inmediato, es necesario que éste junto con el coordinador local (o quien este designe), reúna a sus familias asignadas y les informe su retiro de la estrategia. En este espacio informarles que se está adelantando el proceso de selección del nuevo cogestor y que cuando se cuente con él, se convocará una nueva reunión para presentarlo. 5. El Operador Social debe publicar en cartelera en la oficina de JUNTOS una nota oficial informando del retiro/ingreso del cogestor.
4. Retrasos en la transferencia de la metodología para la siguiente fase del acompañamiento (diseño/capacitación): Puede ocurrir que una vez terminada una fase del acompañamiento familiar, no se cuente en terreno con los materiales y/o metodologías necesarias para iniciar la siguiente fase (estos retrasos serán comunicados por JUNTOS/Acción Social al operador). Lo anterior no implica la interrupción del acompañamiento ni el
Lista de posibles acciones a desarrollar durante el retraso en la siguiente fase de acompañamiento: A continuación se presentan algunas propuestas de acciones a desarrollar con las familias, sin embargo, se insta a que a nivel local se definan y planeen otras acciones ajustadas a las características y necesidades del territorio y sus familias. La única opción que no aplica es la de no hacer nada. • •
Sesiones comunitarias de gestión de logros y ofertas (Jornadas de Oferta, Ferias de Servicios, Actividades Culturales y Recreativas, Remisiones a servicios y ofertas, etc.) Sesiones comunitarias de información y sensibilización en temáticas de
abandono de las familias por parte del cogestor. Si bien, no podrán continuar la implementación de la metodología prevista, SI deben generar estrategias de acompañamiento/permanencia en las comunidades y con las familias. Una familia recibirá atención (intervenciones familiares y/o comunitarias), como mínimo una vez cada dos meses.
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5.
Cambio de Operador:
Independientemente de la causa(s) del cambio de Operador Social, cuando éste no va a continuar en la implementación de la estrategia tiene la responsabilidad de hacer un cierre del proceso de acompañamiento adelantado. Es importante que los cogestores tengan claridad de que el cambio de Operador no significa cambio de cogestores. Se harán evaluaciones de desempeño para identificar quienes tienen las cualidades y el perfil requerido para continuar en la labor, y quienes no lo tienen. El cierre del Operador debe hacerse a nivel municipal y con cada una de las familias.
dinámica familiar y consecución de logros. Jornadas de recreación por grupos etáreos y para las familias. Ej: Ollas comunitarias con actividades de recreación o reflexión sobre temáticas puntuales. Visitas familiares de programación de tareas para gestión de logros, seguimiento a tareas anteriores o seguimiento a situaciones particulares de la familia. Visitas familiares para la remisión oportuna a servicios y ofertas generados durante este periodo. Cada Cogestor Social llevará un registro sobre las actividades que realice, el cual será consolidado y aprobado por el Coordinador Local que eventualmente puede ser soporte para autorizar pagos en casos especiales.
A nivel comunitario o municipal: 1. Citación a reuniones comunitarias por zonas (máximo 100 familias por reunión) por parte del Operador (coordinador local/cogestores) 2. Socialización en la reunión comunitaria del balance de la implementación de la estrategia en el municipio. Informar con anticipación la programación de reuniones al Delegado Municipal y al Profesional de JUNTOS y que puedan programarse (su participación no es obligatoria). Los temas que deben ser socializados, siempre y cuando haya habido avance, son: • • •
Familias atendidas y avance en las visitas: Cuantas familias se contactaron, y cuantas visitas recibieron en promedio. Sesiones comunitarias: socializar con las familias el tipo de sesiones comunitarias, y cuantas personas atendidas en ellas. Reporte de ofertas gestionadas: Identificar los acuerdos de mecanismos de acceso preferente diseñados (formatos de remisiones, horarios especiales de atención, jornadas específicas de oferta para población juntos, etc.). Si es factible, cuantas ofertas, en cada una de las dimensiones, fueron entregadas a las familias (cuantos beneficiarios/clientes efectivos hubo): documentos de identidad gestionados, cupos de régimen subsidiado, beneficiarios de jornadas de salud/vacunación, etc.
3. Informar a la comunidad en el marco de la reunión comunitaria que va a haber un receso en el acompañamiento debido a que el Operador actual no va a continuar, pero que no es una suspensión definitiva y cuando se haya seleccionado el nuevo Operador, se reanudarán las visitas y el
acompañamiento. 4. Citar a un comité operativo en el municipio donde deben participar: Acción Social, Alcaldía, Operador (coordinador general, coordinador local/cogestor) e invitar a líderes comunitarios beneficiarios de JUNTOS que representen las zonas donde se ha trabajado. En este espacio se hará un informe final de la implementación de JUNTOS en el municipio, para lo cual el operador deberá preparar, apoyado en el delegado municipal si se requiere, una presentación y un documento con los siguientes puntos: • Proceso de ubicación de las familias: Número de familias a ubicar, mecanismos utilizados para la ubicación, contactos establecidos para la ubicación, etc. • Familias atendidas y avance en las visitas: Cuantas familias se contactaron, y cuantas recibieron una, dos, o más visitas. • Sesiones comunitarias: socializar con las familias el tipo de sesiones comunitarias, y las personas atendidas en ellas a la fecha. • Alianzas institucionales: identificar las entidades e instituciones con las que se realizaron alianzas, los mecanismos de acceso preferente diseñados (formato de remisiones, horarios especiales de atención, jornadas específicas a población JUNTOS, etc) y los servicios u ofertas derivadas de dichas alianzas que se pusieron al alcance de las familias. • Reporte de ofertas gestionadas: Identificar cuantas ofertas, en cada una de las dimensiones, fueron entregadas a las familias (cuantos beneficiarios/clientes efectivos hubo). Cuantos documentos de identidad se gestionaron con el apoyo de los cogestores, cuantos cupos de régimen subsidiado, cuantos beneficiarios de jornadas de salud/vacunación, etc. • Varios: alianzas en proceso, acuerdos de acceso preferente a servicios en proceso. Si se diera el caso que el Operador saliente no realiza el cierre comunitario, el Delegado Municipal y el Profesional JUNTOS deben identificar un medio de divulgación de la suspensión TEMPORAL e informar a las familias que cuando el nuevo Operador llegue, se les informará para reanudar las visitas y el acompañamiento. A nivel de Familia: El cogestor deberá tener una sesión de cierre con cada una de sus familias (visita familiar) programada para un máximo de 25 minutos. 1. Contactar a las familias y programar la visita informando el tiempo estimado y
que no se requiere la participación de todos los integrantes. 2. Realizar una visita por hogar. Durante la visita, el cogestor invitará a la familia a hacer una reflexión sobre el proceso realizado hasta la fecha: Las sesiones familiares y comunitarias llevadas a cabo, si han habido remisiones o derivaciones a ofertas, si el cogestor y la familia han realizado las tareas o compromisos adquiridos para conseguir las ofertas o alcanzar los logros, los temas que se han abordado en las sesiones y las tareas y compromisos que le quedan pendientes a la familia por realizar. 3. En la visita, informarles que el acompañamiento será suspendido temporalmente (indagar si asistieron a la reunión comunitaria si ya se realizó) debido a que el Operador Social va a cambiar. Informarles que cuando se haya definido que Operador/entidad estará encargado del acompañamiento, se reanudarán las visitas por parte de los cogestores. Si la familia pregunta sobre la continuidad del Cogestor, se le informará que una vez llegue el nuevo Operador, se definirá si el cogestor continúa en JUNTOS y si seguirá acompañando las familias hoy asignadas. 6. Traslado de la familia a otro municipio: Esto ocurre cuando la familia tiene previsto o define un traslado de municipio/departamento, y se lo comunica al cogestor social que ha venido atendiéndola.
El cogestor/operador del municipio de origen: • Recoger información de Municipio y Departamento donde se trasladará y teléfono de contacto válido en el nuevo destino. (cuando esté disponible el procedimiento de novedades en INFOJUNTOS, ajustarse a ese protocolo). • Indicarle a la familia que apenas llegue al nuevo municipio, localice la oficina de JUNTOS para solicitar su nueva vinculación. Informarle su número de folio. • Indicarle que la nueva vinculación va a tomar un tiempo (hasta 3 meses) y que cuando le asignen el nuevo cogestor, volverán a recoger parte de la información que suministró al inicio del acompañamiento. Si la familia no informa que va a mudarse, no es factible informarle el procedimiento a seguir en el municipio de origen, sin embargo, si por iniciativa propia u orientación de alguien, se acercara a un cogestor del municipio receptor/destino, se le debe informar que debe acercarse a la oficina de JUNTOS del nuevo municipio para solicitar el restablecimiento del acompañamiento. El equipo de acompañamiento del municipio receptor: • Atender a la familia que se acerque a la oficina de JUNTOS o a la alcaldía solicitando el restablecimiento del acompañamiento de JUNTOS. Informarle que la asignación del nuevo cogestor tomará un tiempo (hasta 3 meses) y que con la información de contacto suministrada por la familia, cuando se haya
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surtido el procedimiento, un nuevo cogestor la visitará en su residencia. Solicitar igualmente que si cambia de dirección lo informe en la oficina de JUNTOS. El Coordinador Local solicitará apoyo al Profesional JUNTOS para que se cargue este folio al municipio como familia por asignar (cuando esté disponible el procedimiento de novedades, ajustarse a ese protocolo). el coordinador local, una vez cargada la familia en su usuario, y teniendo en cuenta la proximidad geográfica y la capacidad de atención, deberá asignar el folio al nuevo cogestor.
SUSPENSIÓN DEFINITIVA DEL ACOMPAÑAMIENTO Causas 1. Decisión de la Entidad Territorial de no continuar en JUNTOS: Esto ocurre cuando la entidad territorial donde Opera JUNTOS decide no continuar su vinculación a JUNTOS, no firma convenio ni aporta sus recursos de contrapartida. 2. Terminación definitiva de la Estrategia Nacional: Esto ocurriría si la Estrategia deja de operar por decisiones del gobierno central. Independientemente de la causa(s), es responsabilidad del Operador en conjunto con el Municipio y Acción Social hacer un cierre del proceso de acompañamiento tanto a nivel municipal como con cada una de las familias.
Acciones a desarrollar A nivel comunitario o municipal: 1. El Municipio, Acción Social y el Operador citarán a reuniones comunitarias por zonas (máximo 100 familias por reunión). 2. Socialización en la reunión comunitaria del balance de la implementación de la estrategia en el municipio. En estos espacios deberá haber participación del Delegado Municipal (alcaldía) Profesional JUNTOS (Acción Social) y Operador. Los temas a ser socializados, siempre y cuando haya habido avance, son: • Familias atendidas y avance en las visitas: Cuantas familias se contactaron, y cuantas visitas recibieron en promedio. • Sesiones comunitarias: socializar con las familias el tipo de sesiones comunitarias, y cuantas personas atendidas en ellas. • Reporte de ofertas gestionadas: Identificar los acuerdos de mecanismos de acceso preferente diseñados (formatos de remisiones, horarios especiales de atención, jornadas específicas de oferta para población juntos, etc) y si es factible, cuantas ofertas, en cada una de las dimensiones, fueron entregadas a las familias (cuantos beneficiarios/clientes efectivos hubo): documentos de identidad gestionados, cupos de régimen subsidiado, beneficiarios de jornadas de salud/vacunación, etc. 3. Informar a la comunidad en el marco de la reunión comunitaria lo que motiva la suspensión definitiva de la estrategia (este discurso oficial debe concertarse entre las tres entidades). 4. Citar a un comité operativo en el municipio donde deben participar: Acción Social, Alcaldía, Operador (coordinador general, coordinador local/cogestor) e invitar a líderes comunitarios beneficiarios de JUNTOS que representen las zonas donde se ha trabajado. En este espacio se hará un informe final de la
implementación de JUNTOS en el municipio, para lo cual el operador deberá preparar, apoyado en el delegado municipal si se requiere, una presentación y un documento con los siguientes puntos: • Proceso de ubicación de las familias: Número de familias a ubicar, mecanismos utilizados para la ubicación, contactos establecidos para la ubicación, etc. • Familias atendidas y avance en las visitas: Cuantas familias se contactaron, y cuantas recibieron una, dos, o más visitas. • Sesiones comunitarias: socializar con las familias el tipo de sesiones comunitarias, y las personas atendidas en ellas a la fecha. • Alianzas institucionales: identificar las entidades e instituciones con las que se realizaron alianzas, los mecanismos de acceso preferente diseñados (formato de remisiones, horarios especiales de atención, jornadas específicas a población JUNTOS, etc) y los servicios u ofertas derivadas de dichas alianzas que se pusieron al alcance de las familias. • Reporte de ofertas gestionadas: Identificar cuantas ofertas, en cada una de las dimensiones, fueron entregadas a las familias (cuantos beneficiarios/clientes efectivos hubo). Cuantos documentos de identidad se gestionaron con el apoyo de los cogestores, cuantos cupos de régimen subsidiado, cuantos beneficiarios de jornadas de salud/vacunación, etc. • Varios: alianzas en proceso, acuerdos de acceso preferente a servicios en proceso. Si se diera el caso que el Operador no se vincula a esta tarea, el Delegado Municipal y el Profesional JUNTOS deben realizarlo de todos modos. A nivel de Familia: El cogestor deberá tener una sesión de cierre con cada una de sus familias (visita familiar) programada para un máximo de 25 minutos. 4. Contactar a las familias y programar la visita informando el tiempo estimado y que no se requiere la participación de todos los integrantes. 5. Realizar una visita por hogar. Durante la visita, el cogestor invitará a la familia a hacer una reflexión sobre el proceso realizado hasta la fecha: Las sesiones familiares y comunitarias llevadas a cabo, si han habido remisiones o derivaciones a ofertas, si el cogestor y la familia han realizado las tareas o compromisos adquiridos para conseguir las ofertas o alcanzar los logros, los temas que se han abordado en las sesiones y las tareas y compromisos que le quedan pendientes a la familia por realizar. 6. En la visita, informarles que JUNTOS no continuará en el municipio (indagar si
asistieron a la reunión comunitaria si ya se realizó). 3. Traslado de la familia a un municipio que no está vinculado a JUNTOS: Cuando una familia informa a su cogestor que va a trasladarse de municipio, y es conocido que en dicho municipio no está operando la estrategia. 4. Decisión de la familia de no continuar en JUNTOS: Hace referencia a la decisión de una familia vinculada a JUNTOS (que ha firmado Acuerdo de Corresponsabilidad y ya ha recibido al menos la sesión uno) de no seguir en la Estrategia.
El operador deberá informarse si el municipio a donde la familia se traslada cuenta con la implementación de JUNTOS. Cuando la familia informa al operador del municipio de origen sobre su traslado, y se conoce que el municipio destino no está vinculado a JUNTOS, el cogestor de la familia les informará que por esa razón no es posible que continúen en JUNTOS. Si la decisión de la familia persiste luego de al menos tres intentos por parte del cogestor de que desistan de su intención, se debe solicitar que el representante firme el formato de desvinculación/no participación. La familia debe tener claro que su decisión, no afecta que puedan seguir participando/beneficiándose de los programas del Estado a los cuales hayan ingresado, o a los que tengan derecho o sean potenciales beneficiarios. La familia que renuncia al acompañamiento, podrá solicitar su restitución por una sola vez. Este restablecimiento del acompañamiento tomará en promedio 3 meses después de solicitado por parte de la familia al coordinador local. En dicho caso, el coordinador solicitará al Profesional JUNTOS gestionar con el nivel central la activación del folio de la familia.
ESTRUCTURA GENERAL DE LAS REUNIONES COMUNITARIAS DE CIERRE (temporal o definitivo) OBJETIVOS: 1. Informar a las familias los motivos de suspensión temporal o definitiva de la Estrategia en el Municipio. PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACION DE LAS SESIONES 1. Organización logística ( selección del lugar, fecha, hora y número de participantes por sector) 2. Convocatoria de familias ( perifoneo, cuñas radiales, invitación personal, otros) 3. momentos de la agenda: -
Registro de participantes
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Saludo y bienvenida
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Objetivos y momentos de la sesión comunitaria
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MOMENTO 1: socialización de buenas iniciativas, experiencias y prácticas vividas durante el proceso de acompañamiento.
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MOMENTO 2: socialización motivos de la suspensión.
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MOMENTO 3: Informe de Gestión o balance de la implementación de JUNTOS: Familias atendidas y avance en las visitas; Sesiones comunitarias realizadas; Reporte de ofertas gestionadas
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MOMENTO 3: entrega a familias de datos de contacto al cual recurrir si lo requieren (información sobre reinicio de actividades, información sobre procesos de remisión a oferta, etc)
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MOMENTO 4: Acto cultural, deportivo o comunitario (opcional y según características de territorio)
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MOMENTO 5: Cierre de la sesión con familias