Escuela Nacional de Formación Electoral y del Estado Civil (EFEC) Junta Central Electoral
Coordinación de Formación del Estado Civil (CFEC)
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE LAS OFICIALÍAS DEL ESTADO CIVIL
Justificación:
Debido a las tareas que desempeña el personal de las Oficialías del Estado Civil, en cuanto se refiere a la trascripción e instrumentación de las actas del Estado Civil, su relación con el público que acude en busca de algún documento o servicio a estas Oficinas, el cuidado y conservación de los documentos que respaldan los actos de las personas, justifican imperativamente la ejecución de un Programa de formación y capacitación que habilite este personal para la transformación a la que se aboca el sistema de Registro del Estado Civil.
El precitado programa se concibe de forma que se dirija a todo el personal permanente de las Oficialías del Estado civil en el territorio Nacional; se procura con éste que el personal desarrolle nuevas competencias, adquiera destrezas ocupacionales mediante técnicas específicas que les serán enseñadas; por una parte se perseguirá la adecuación del
comportamiento individual de cada
persona que rinde labor, por otra parte dar los instrumentos de capacitación adecuados, que especialicen a estos empleados; con la conjugación de estos elementos habremos de obtener un desempeño de labores con calidad, para 1
satisfacer las demandas al público que se le sirve, objetivo estratégico de la Junta Central Electoral en este ámbito.
Se hará una ejecución efectiva en la impartición de las asignaturas que conforman los módulos de este programa logrando el mayor aprovechamiento de los discentes, así se redundará en la eficiencia y la calidad de los servicios brindados a la ciudadanía, la garantía de que los actos conservados de parte del Registro del Estado Civil, están rodeados de la más absoluta confianza y fidelidad.
El personal de apoyo a las Oficialías no solo mejorará las tareas cotidianas que como parte de las funciones
que se realizan en las Oficialías, sino que
juntamente se logrará un crecimiento individual, lo que sin dudas producirá modificación sustancial de los comportamientos y conductas de este personal en su interacción pública.
Todos los programas de formación en el área del Estado Civil
están
enmarcados en las pautas y estrategias institucionales, impulsadas a través de la Escuela Nacional de Formación Electoral y del Estado Civil (EFEC), a partir de la decisión de la Junta Central Electoral, cuyo objetivo central se enfoca en lograr la modernización del sistema del Registro del Estado Civil Dominicano, como una solución a los históricos inconvenientes de que ha adolecido tan importante servicio esencial de la vida jurídica de las personas.
Objetivo General:
Alcanzar y optimizar, mediante la capacitación,
un alto
rendimiento de los
empleados de las Oficialías del Estado Civil y modificar favorablemente el comportamiento de
éste; de modo
desarrollo un desempeño eficaz
que sus competencias
propendan al
de las tareas puestas a su cargo, las que
2
forman parte del engranaje que mueve todo el sistema del Registro del Estado Civil Dominicano.
Objetivos Específicos:
Específicamente se persigue, entre otras aspiraciones las siguientes:
1.- Adiestrar al personal de las Oficialías del Estado Civil en cómo redactar adecuadamente las Actas del Estado Civil y otros documentos correlativos.
2.- Desarrollar en este personal el sentido de trabajo en equipo, como elemento relevante para el logro de los objetivos estratégicos en el Sistema del Registro del Estado Civil Nacional.
3.- Cambiar positivamente los métodos y hábitos de trabajo en este personal, logrando robustecer la imagen institucional de las Oficialías del Estado Civil.
4.- Lograr que el personal de las Oficialías del Estado Civil adquiera conocimientos y destrezas, las cuales puedan serles útiles en sus roles de servidores del Estado.
5.- Interiorizar valores éticos y morales a dichos empleados; los mismos deben ser parte del comportamiento cotidiano y de desempeño laboral de cualquier servidor del Estado Dominicano, en el caso de los empleados de las Oficialías del Estado Civil se hace apremiante fijar éstos.
6.- Conjurar las indebidas
prácticas en el tratamiento de los Actos del Estado
Civil que ocasionan la cantidad de errores de todo género en la instrumentación de las actas.
7.- Conseguir que este personal pueda adecuarse eficientemente a los procesos tecnológicos que se implantan en el Registro del Estado Civil.
3
8.- lograr que este personal pueda asumir la nueva forma de gestionar las bases del Sistema del Registro del Estado Civil, las Oficialías. Esto
lleva implícito
asumir los paradigmas congruentes a tal aspiración.
Perfil de los destinatarios.
El perfil de los cursantes de este programa está compuesto por todo el personal que trabaja en las Oficialías del Estado Civil, de carácter permanente; incluye los pertenecientes a las delegaciones de Oficialías del Estado Civil.
Desde el punto de vista educativo, en general, este personal tiene un nivel medio; algunos son universitarios y poseen estudios primarios. En todo caso, su desempeño y ubicación
en estructura organizacional
obedecen a un criterio basado en su
las
Oficialías no
capacidad o formación, sino a una
valoración personal coyuntural, basada en los criterios del incumbente de ocasión.
Cantidad de Participantes.
El público meta de este programa lo conforma, como se ha indicado precedentemente, el universo de empleados que apoyan el desempeño de las Oficialías del Estado Civil. El número estimado, según datos suministrados por la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, es de Mil Ochocientos Cuatro (1804), empleados fijos y por servicios prestados, todos permanentes.
Duración.
El programa que se describe será ejecutado en cuatro (4) módulos, con un total de quince (15) asignaturas, para una cantidad de ciento veintidós (122) horas educativas de aprendizaje efectivo.
4
Metodología a utilizar.
Desde el punto de vista metodológico, el programa de capitación y actualización al personal de las Oficialías del Estado Civil, se desarrollará de forma presencial, en las aulas de la EFEC u otros locales seleccionados por ésta, siempre que faciliten el acceso y traslado de los participantes.
Concretamente el método educativo incluirá la inducción al Sistema del Registro del Estado Civil. La metodología enfatizará fundamentalmente en los aspectos prácticos, tomando en cuenta que el público a formar es básicamente de tercera edad, lo que implica que los docentes asumirán un papel de facilitadores. Las docencias serán impartidas teóricas/prácticas, de forma que ambos segmentos guarden estricta relación entre sí.
Se formarán grupos a los cuales se les asignarán tareas y trabajos prácticos; se evaluará en este caso el trabajo grupal, igualmente tendrán encomiendas individuales para medir el aprovechamiento de cada uno. tendrá como finalidad que los cursantes mismos fructifiquen
La metodología al máximo las
docencias impartidas, luego se medirá el nivel de aprehensión alcanzado.
Recursos necesarios.
Para desarrollar este programa será necesario la utilización de recursos tecnológicos, documentos de apoyo, pizarras, bibliografías, libretas de apuntes, cartulinas etc.
Además, los recursos económicos que en su momento serían cuantificados y que deberán ser cubiertos en su totalidad por la EFEC; entre los cuales se pueden mencionar: pago de transporte, viáticos, contratación de docentes y compra de materiales, etc.
5
Contenido de programa.
Módulo I: La motivación en las Oficialías del Estado Civil.
Asignaturas:
Duración:
Distribución H. Teóricas H. Prácticas
1. Inducción al Sistema Electoral Dominicano
4 horas
2 horas
2 horas
2. Valores y Competencias
8 horas
4 horas
4 horas
humanas
8 horas
4 horas
4 horas
4. Manejo adecuado de conflictos
8 horas
4 horas
4 horas
Total horas
28 horas
14 horas
3. Atención al cliente y relaciones
14 horas
Justificación:
La formulación de este primer módulo relativo a los valores, competencias, atención al cliente, relaciones humanas
y manejo adecuado de conflictos,
procura entre otras cosas, operar cambios en los paradigmas y procedimientos que hasta la fecha han estado presentes en el accionar de la gran mayoría de los empleados de las Oficialías del Estado Civil y que han sido factores explicativos de muchos de los inconvenientes que impelen en estas oficinas publicas; asimismo procura hacer una introducción
a los empleados de las
Oficialías del Estado Civil de los diferentes órganos y dependencias que componen el Sistema Electoral, presidido por la Junta Central Electoral.
Se define como una prioridad institucional capacitar y formar este personal en lo que se refiere al desarrollo de competencias en los ámbitos de la comunicación efectiva y
buenas relaciones humanas que propendan a una
atención adecuada como lo merecen los usuarios, vistos en sus roles de clientes, a lo cuales por demás les asisten derechos de ser servidos con diligencias e idoneidad, so pena de no cumplir con las responsabilidades puestas a cargo de este personal público. 6
Asimismo, este módulo persigue dotar de destrezas y habilidades para manejar adecuadamente situaciones conflictivas o controversiales que diariamente se suscitan en las Oficialías, en ocasión de reclamos y exigencias de parte del público o personas interesadas.
Módulo II: Herramientas para la redacción de los Actos del Estado Civil.
Asignaturas:
Duración:
1. Elementos gramaticales y ortografía 12 horas
Distribución H. Teóricas H. Prácticas 5 horas
7 horas
12 horas
5 horas
7 horas
8 horas
3 horas
5 horas
4. Técnicas de oficina
8 horas
4 horas
4 horas
Total horas
40 horas
17 horas
2. Técnicas de redacción de las Actas del Estado Civil. 3. Técnicas para la creación y administración, conservación de archivos.
23 horas
Justificación:
Partiendo del hecho comprobado de dominio público de que en las Oficialías del Estado Civil en general existen deficiencias en cuanto se refiere a los conocimientos apropiados para la redacción de los documentos, en particularmente lo que se contrae a las
general y
Actas del Estado Civil, se precisa
capacitar y actualizar su personal, a los fines de lograr elevar el nivel de destrezas en aspectos gramaticales, enfatizando en la ortografía y otros elementos básicos de esta asignatura, así se logrará la mejor calidad en el Registro de los Actos del Estado Civil.
En lo que respecta a la redacción de las Actas del Estado Civil se subrayará en que las mismas sean realizadas obedeciendo a un criterio único; basado en las disposiciones legales vigentes e instrucciones dictadas por la Junta Central 7
Electoral y los demás órganos que conforman el Sistema del Registro del Estado Civil Dominicano.
Los libros registros que se llevan en las Oficialías del Estado Civil adolecen de de
incontables
errores
materiales,
causándoles
consecuencialmente
inconvenientes, de todo tipo a los titulares de los registros; es obvio que en la mayoría de las veces dichos errores son el producto del descuido o impericia del personal de apoyo de estas Oficinas, en el cual descansa de manera preponderante
las labores a cargo del Oficial del Estado Civil, responsable
principal de los Actos de las personas.
Por otra parte, dado el volumen de documentos que respaldan los Actos relativos a las personas, que se manejan en estas Oficialías y que es mandatario su conservación y expedita administración se hace necesario la implementación de un sistema de archivo físico moderno; por demás para lograr el objetivo perseguido en este sentido es menester la formación del personal en las técnicas correspondientes, de modo que se pueda instalar y manejar un procedimiento de archivo único a nivel nacional, el cual garantice los documentos que son partes de la vida jurídica de las personas.
Módulo III: Técnicas de examen físico - documental
Asignaturas:
Duración:
Distribución H. Teóricas H. Prácticas
1. Técnicas para el manejo de Documentos y alteraciones
8 horas
3 horas
5 horas
2. Pautas para realizar entrevistas
6 horas
2 horas
4 horas
faciales
4 horas
2 horas
2 horas
Total horas
18 horas
7 horas
11 horas
3. Determinación e identificación
Justificación:
8
Estas asignaturas persiguen suplir de conocimientos a los participantes, a los fines de poder analizar a la luz de las técnicas modernas los documentos que diariamente tienen que manejar y que son presentados a este personal para instrumentar las actas correspondientes; en muchas ocasiones es preciso examinar con determinada agudeza los mismos, para determinar si los mismos reúnen las condiciones de fehacientes tal como lo exige la ley y el sentido de responsabilidad como servidor público.
Otro renglón a cubrir en este módulo es el que se refiere a las herramientas para obtener las informaciones correctas en un proceso de investigación o de indagación sobre un caso en particular; muchas veces se hace necesario, cuando se quiere obrar con responsabilidad, entrevistar personas, consultar documentos, hacer procesos verbales, examinar objetos, etc., con el fin de auscultar un resultado, por cuanto es necesario que este personal conozca técnicas sobre el particular. Un objetivo complementario de este módulo
es
dotar de conocimientos a los empleados de las Oficialías del Estado Civil para identificar, prima-face, personas a partir de los rasgos faciales pudiendo también para diferenciar personas mayores de edad de las menores.
Módulo IV: Elementos del proceso administrativo en las Oficialías del Estado Civil. Distribución H. Teóricas H. Prácticas
Asignaturas:
Duración:
1. Elementos de ofimática
8 horas
3 horas
5 horas
8 horas
4 horas
4 horas
8 horas
3 horas
5 horas
8 horas
4 horas
4 horas
2. Manejo del sistema automatizado del Registro del Estado Civil y elementos del proc. Administrativo 3. Mecanismos de expedición de Actas, Certificaciones y otros documentos. 4. Tratamiento e interpretación de notas marginales. 5. Técnicas de recolección y
9
presentación de datos Estadísticos
4 horas
2 horas
Total horas
36 horas
16 horas
2 horas 20 horas
Justificación:
Las asignaturas de este módulo se actualización del personal de soporte elementos primordiales en el área
proponen
el adiestramiento, para la
de las Oficialías del Estado Civil en
tecnológicas, lo cuales se vinculan con el
desarrollo de una oficina de atención a la ciudadanía; asimismo se augura hacer más efectivo los mecanismos de administración de las diversas notas marginales que se insertan en los en los libros registros del Estado Civil y además, hacer más idóneo el proceso de expedición de todo tipo de actas, certificaciones y demás documentos que producen en dichas oficinas en su interacción con la ciudadanía y entidades públicas o privadas.
Otro aspecto no menos relevante se contrae a la importancia que tiene la recolección, preparación de los datos que se producen en las Oficialías los cuales constituyen importantes informaciones de interés general, por lo cual se justifica capacitar al personal en esta plano del saber.
Bibliografía
1.
Ley 659 y sus modificaciones sobre los Actos del Estado Civil, de fecha 17 de julio de 1944.
2.
Ley 136-03 sobre protección de niños, niñas y adolescentes.
3.
Zúñiga Lozano, Alicia y Peña Nina, Domingo. Lengua Española. Estructura y Funciones Básicas. Impresora Soto Castillo, Santo Domingo, D.N., 2001. 4ta Edición.
10
4.
Zúñiga Lozano, Alicia y Peña Nina, Domingo. Lengua Española. Elementos Básicos de Redacción Dinámica. Impresora Soto Castillo. Santo Domingo, D.N., 2006. 5ta Edición.
11