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2.2. Gestión de inventario

Para el desarrollo de la gestión de los bienes de una empresa se llevan a cabo los inventarios, aquellos donde se detallan de forma ordenada el contenido del almacén de la empresa. Es por tanto que la elaboración, desarrollo y gestión del inventario en la empresa es fundamental para promover que este alcance su objetivo rentable (Cruz, 2017).

La gestión de inventarios consiste en la administración de los recursos materiales que comprenden el inventario dentro de una empresa, esto con la función de que estos elementos funcionen con la mayor y al menor coste posible; radica en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o su venta, todo basado en políticas o normas establecidas por la empresa con el fin de decidir cuándo y cuánto se debe reabastecer el inventario (López, 2014).

2.2.1. Objetivo e importancia de la gestión de inventario

En el ámbito contable, la cuenta destinada para registrar el inventario, nombrada de la misma forma, es una cuenta muy importante y de un análisis delicado, puesto que su uso afecta a los dos principales estados financieros dentro de una empresa, estos son: el Estado de Resultados y el Balance General (Meza, 2007).

Uno de los mayores problemas que enfrentan las compañías actualmente, es que gran parte de su capital se invierte en los inventarios, sin una adecuada rotación este se convierte en un recurso ocioso, por lo cual su almacenamiento se vuelve costoso (Moya, 2008). Según Cruz (2017), una vez que los bienes de una empresa están clasificados de acuerdo con sus características, son agrupados y valorados, valorados económicamente formando parte del patrimonio de la empresa. Un inventario se fundamenta en base a dos funciones básicas en la empresa y su logística, como son la función de aprovisionamiento y distribución, esto debido a que la empresa debe tener un gran control de sus inventarios para realizar los aprovisionamientos adecuados y a tiempo lograr atender la demanda de sus productos.

Así también detalla que los objetivos que persigue todo inventario son:

 Reducir riesgos manteniendo los stocks de seguridad, es decir, mantener un inventario hasta lograr el abastecimiento del mismo.

 Reducir costos, ya que permiten programar las adquisiciones y la producción de la empresa de forma aún más eficiente, así evitando mantener un stock muy alto y costoso.

 Reducir las variaciones entre la oferta por parte de la empresa y la demanda por parte de los clientes.

 Reducir costos de distribución del producto, ya que permite programar el transporte.

2.2.2. Variables de la gestión de inventario

Cruz (2017), detalla que en la aplicación y desarrollo de la gestión de inventarios de una empresa hay una serie de variables que intervienen, en los que podemos destacar el tiempo, la demanda y costes. La variable del tiempo se basa en el concepto de tiempo de entrega, que es el tiempo desde que se necesita la mercancía hasta que esta llega. Es decir, el tiempo de entrega del proveedor, tiempo de realización del pedido y el tiempo de recepción del pedido. El tiempo se debe tomar en cuenta debido a que una incorrecta estimación del mismo podría reflejarse en faltante de inventario.

Por otra parte, está la variable de la demanda, esta se refiere a la salida de existencias del almacén o empresa frente a la necesidad de producir o vender; tener prevista la demanda futura del producto, provoca que la gestión del inventario y la disponibilidad del mismo sean más eficientes y rentables en el tiempo.

Esta variable en específico tiene una serie de características propias como lo es su variación con relación al entorno y volumen en el que se comercializa el producto, frente al conocimiento del comportamiento futuro que, ya sea estable o aleatorio, en relación a su implicación con el tiempo, homogéneo o heterogénea, y en relación con la disponibilidad del producto. Esta variable es sin duda de las más complejas por lo que más adelante se la retoma a profundidad (Cruz, 2017).

Finalmente tenemos la implicación de los costes, la gestión y tenencia de un inventario genera una serie de gastos, entre los cuales están los de adquisición para lograr aprovisionarse del producto o fabricarlo, los costes de almacenamiento en almacén como son instalaciones, vigilancia, suministros, entre otros. Finalmente, también el no logra cubrir la demanda al tener

faltante de stock supone un sobrecoste para tener el producto para el cliente, como son entregas urgentes, fabricación apresurada, entre otros (Cruz, 2017).

2.3. Presentación de modelos para la gestión de inventarios.

Para establecer los modelos que se van a implementar en la gestión de inventario, depende de la mercancía que la empresa mantenga; la demanda junto el almacenamiento es importante que haya una relación, con el propósito que no se generen costos innecesarios. La inversión que incurre el inventario tanto en bodego como en su traslado y el personal involucrado. Los diferentes canales de distribución que posee la empresa y el tipo de inventario que se encuentra en bodega (Cruz, 2017).

Los modelos más importantes mencionados por Cruz (2017) son los siguintes:

- Modelo determinista: Este corresponde cuando el almacenamiento del producto no es costoso, la entrega de la mercadería por parte del proveedor y la empresa al clientes en de forma puntual y con responsabilidad. El artículo es conocido en el mercado, es evidente entonces que la mercancía será fácil de realizar los cálculos.

- Modelo aleatorio o de probabilidades: Consiste en que el control de inventario no es adecuado, por lo tanto existe una desigualdad entre el tiempo de pedir y la cantidad. Además, las entregas de mercadería es impunltual sea por parte del proveedor y por parte de la empresa al cliente. Creando una mal imagen para la

empresa.

2.3.1. Clasificación de los modelos de inventarios.

La clasificación que se aplica en la empresa es respecto a la demanda que tenga los productos. Guerrero (2009) menciona que existen dos tipos de demandas esta es determinística y probabilística. Determinística es por medio de pedidos, es decir la empresa vende bajo pedidos y es conocido con exactitud. Encambio la demanda probabilistica no se conoce con certeza su venta, pero la empresa fabrica o compra mercadería por medio de las probabilidades de venta al cliente. Además esta misma puede ser sub clasificación. Esto se realiza con el fin de tener mejores resultados en organización que favorecen a la rotación de inventario, los subgrupos los define el mismo autor que son:

 Tipos de productos.

 Cantidad de productos, que se relaciona a los modelos de un producto o varios.

 Modelos que permiten o no, déficit.

 Los tiempos de entrega en relación a cualquiera de los dos tipos de demandas.

 Modelos que involucran o no, costos fijos.

 El tipo de revisión de la mercadería, que puede ser continua o periódica

 Tipo de reposición sea instantánea es decir comprada o continua que se relaciona a la producción.

 Horizonte de planeación, incluyendo un solo periodo o varios.

2.3.2. Componentes de un modelo de inventario

Lo que debe tener en cuenta en la generalidad de inventario son diferentes componentes que están involucrados directamente con el inventario. Para mantener un inventario hasta su venta incurren algunos costos y uno de ellos es el de mantenimiento, por orden, penalización y variables. Otro componente es la demanda, en relación a ella se proyecta las unidades que se espera vender en el futuro, en algunos casos no se tiene los artículos necesarios para la venta generando esto un problema para la empresa y la venta de artículos se vuelve inferior a la demanda, causando la pérdida de ingresos y clientes para la organización. El ultimo componente es el tiempo de anticipación, la compañía debe tener controlado que tiempo debe pasar para realizar la siguiente producción o compra, de esta manera no generar faltante de productos en stock (Guerrero, 2009).

2.3.3. Costos involucrados en los modelos de inventarios

Después de adquirir un inventario y mantenerlo en bodega se genera ciertos costos por la conservación del el antes de ser vendido. El primer costo es de mantenimiento son todos aquellos que incurren cuando el inventario se llega a dañar o se genera un daño por su falta de rotación. En ese mismo sentido se encuentra involucrado los gastos de forma externa como arriendo de bodega, sueldo a personal, pagos por obligaciones por parte del Estado y por servicios públicos (Guerrero, 2009).

El segundo costo involucrado es de penalización, se encuentra relacionado a la perdida de demanda o nuevos clientes por la falta de información de inventario existente y ausente, es evidente que la imagen de la organización será perjudicada por la falta de compromiso con los compradores. Además, la perdida de ventas de los productos generar menos ingresos y dinero faltante para cubrir los gastos (Guerrero, 2009). Es evidente que no tener un control de inventario actualizado genera varias desventajas en el desarrollo económico de la empresa y genera pérdidas significativas para la misma.

Costo por ordenar o fijo, es diferente al costo fijo contable porque el costo por orden como su nombre lo indica solo se causa cuando existe demanda del producto y se empieza a fabricar en el caso de compañías productoras, en cambio las empresas comerciantes este costo se genera en la adquisición de mercadería (Guerrero, 2009). Para la realización de un producto depende de la demanda que este tenga, si su compra no es concurrente el producto se deja de producir en cierto tiempo. Es ahí donde el costo fijo no incurre en determinado artículo.

Costo variable, al igual que el fijo depende de la cantidad que compra la compañía o la total de producción si se refiere a empresa dedicada a la fabricación (Guerrero, 2009). Hecha la observación anterior la compra de mercadería es lo que cuesta la entrega y esto depende de la cantidad entregada, en la producción está relacionado a la utilización de cada recurso para los productos.

2.3.4. Sistema de clasificación ABC

Para realizar una clasificación según García (2014), se debe tomar en cuenta sus diferentes caracteristicas, costos, su demanda, su forma de almacenar en bodega, entre otras características. Con referencia a lo anterior Guerrero (2009) menciona que los beneficios que causa la implementación de la clasificación ABC causa la disminución de costos que involucra el matenimiento de inventario, se disminuye el tiempo que se le dedica al control de inventario. Además, menciona que no es necesario llevar un control a mercadería que no posee demanda significativa.

La implementación de un sistema de control de inventario es importante, de acuerdo con los dos autores ayuda en múltiples situaciones. En inventario al tener un control que defina la importancia de cada artículo destinado a la venta, provoca que los costos que incurren no sean significativos o innecesarios por descuido de la empresa, es evidente entonces que respecto a la mercancía tendrá una mejor rotación en la compañía. Para implementar el sistema

de clasificación ABC, existen tres categorías o tipos mencionados por García (2014); Guerrero (2009); Arenal (2020), el concepto de los tres autores son desde el mismo punto de vista:

Tipo A: En este tipo se encuentras los artículos más importantes para la empresa, esto corresponde a los que más costos elevados generan y alta inversión en el inventario. Este representa al 65% del valor máximo del inventario. Comparativamente con lo antes mencionado, Arenal (2020) define que la categoría A de inventario es importante en el negocio, representando un 20% referencias y 80% del valor. Al ser un porcentaje alto se recomienda a la empresa un mayor cuidado de la mercadería, cabe agregar que en el momento que ocurre un problema con stock se generaría conflictos empresariales y no se cumpliría con los diferentes pedidos de clientes.

Tipo B: Su importancia es media, el control que este inventario o producto lleva es periódico, esto se debe a que la ocurrencia de los costos no es alta en relación al tipo A. El tipo B contribuye al 15% del valor, este tipo al encontrarse en el medio de los otros dos, posee artículos que pueden llegar hacer tipo A y otros a tipo C, entonces se considera que el seguimiento al tipo B es de importancia.

Tipo C: Los productos de menor costo son colocados en esta partida, esto se debe a que generan menor importancia representando el 10% del valor de los inventarios, pero según (Arenal, 2020) representan el 5% de valor. Aun que son de menor importancia no significa que no son tomados en cuenta para su seguimiento, pero este no será constante como en el tipo A y B. Además, la empresa en esta categoría considera no mantener en stock algunos productos.

2.4. El componente de la demanda dentro del análisis de inventarios.

El comportamiento de la demanda junto con el inventario se encuentra estrechamente relacionados, esto se debe a que en la empresa para abastecerse de los diferentes productos que comercializa, lo hace a base de la demanda que este producto tenga (Arenal, 2020). Comparativamente con Salazar (2011) hace referencia a la demanda como las personas que están dispuestas a pagar por un producto, que se definen como estratos de ingresos altos, estratos medios y por ultima los estratos bajos. Este último estrato se delimita como el estrato que se encentra la mayor parte de la población. Además, menciona que la empresa debe realizar

una mezcla de mercados, saber dónde va estar su producto y la presentación física del producto es importante, de esta manera atrae la atención de los clientes. (Arenal, 2020)

Para que la empresa tenga ganancias, siga produciendo y vendiendo, esto depende considerablemente de la relación que tenga con su demanda y la actualización constante para la atracción de nueva de clientes. Atraer y mantener la demanda con lleva un trabajo difícil para la empresa, es evidente entonces que el producto que ofrece la organización influye de manera significativa.

Las características más importantes en relación a la demanda que menciona Arenal (2020) son: Las unidades de medida, el tamaño y frecuencia de los pedidos, uniformidad de la demanda, independencia de la demanda, posibilidad de diferir la demanda insatisfecha y la calidad de las previsiones.

2.4.1. Determinación y valoración de la demanda

Como en el anterior tema se hizo mención de la demanda en relación a la empresa, Salazar (2011) menciona, que una compra se da por dos tipos de variables que son: controlables, esta es responsabilidad de la empresa ya que tiene que ver con el producto, precio, plaza y promoción, que se denomina como la mezcla de mercadeo. La otra variable es las no controlables, en esta variable se encuentra el clienteo consumidor del producto, se debe generar la motivaciones y restrincciones que se presentan al momento que el cliente desea comprar el producto.

Lo no controlable como su nombre lo indica es algo que la empresa no puede definir o predecir, debido a que se inclina a las decisiones de las personas, sus gustos, economía, la tecnología que posee y diferentes medios que no se encuentran al alcance de la compañía. A comparación de lo controlable que se encuentra relacionado con la empresa directamente, proporcionando seguridad y control de la situación en relación al bien o servicio que ofrece.

2.4.2. Métodos de la estimación de la demanda

Según Salazar (2011), en los métodos de la estimación de la demanda se puede agrupar en dos que son lo siguientes:

No científico: es cuando la empresa hace estudio de la posible demanda por medio de los sentimientos, por la experiencia dada por otros productos o el tipo de demanda que esperan

tener. Depende de lo mencionado la compañía implementa estrategias y tácticas importantes para el posicionamiento del producto en el mercado.

Científico: en este método se involucra estudios a profundidad del desarrollo demanda frente al producto que se ofreció. Logrando obtener resultados de identificación y valoración, estos estudios son realizados durante días. Se aplican mediante modelos estadísticos aplicados a tablas de variables históricos y pruebas de hipótesis.

En relación a los dos métodos planteados ninguno es mejor o peor, en efecto cada empresa decide cual utilizar dependiendo de la sostenibilidad de la empresa. Salazar (2011), mediante su observación crítica describe al método no científico como no oportuno aplicarlo para la determinación de la gestión de demanda, dado que son resultados innecesarios y poco responsables. Se debe considera que este método es subjetivo que se basa en la experiencia y emociones. La gestión de la demanda es importante para la empresa, cabe agregar que cometer un error por causa de no conocer la demanda claramente y en términos estadísticos, generaría pérdidas significativas para la compañía.

2.5. Pronóstico de demanda

De acuerdo con Caba, Chamorro, & Fontalvo (2011) mencionan que le pronostico está relacionado a predecir el futuro, para poder lograr esto se debe manejar datos históricos y esto se realiza a través de un modelo matemático. Al momento de aplicar alguna técnica de pronóstico, no existe alguna que sea superior y esto se debe que cada empresa debe ver cual la favorece en relación a su giro de negocio y la situación actual que está pasando.

Resulta oportuno mencionar que para poder aplicar alguna de las técnicas se puede basar en alguna empresa, pero bajo algunas condiciones, Se dan ciertas limitaciones sobre lo que puede esperarse en la estimación de los pronósticos. Muy pocas veces son si acaso, perfectas; también resultan costosos y requieren tiempo en su preparación y seguimiento.

2.5.1. Enfoques para pronosticar

Existen dos enfoques según Caba, et al., (2011) que son las siguientes:

Los pronósticos cualitativos o subjetivos: En este se encuentra involucrado la intuición, emociones, experiencias personales del que toma la decisión, y sistema de valores para alcanzar el pronóstico.

Los pronósticos cuantitativos: En este modelo se utiliza datos históricos o varíales causales para pronosticar la demanda o ventas futuras. La utilización de estas variables es depende la empresa y alguna de las veces optan por combinar estas y es generalmente lo más efectivo.

Existen cinco metodos cuantitativos que son: simplista, promedio moviles, suavización exponencial, proyección de tendencia y modelo causal de regresión lineal. Los primeros cuatro se llaman modelos de serie de tiempo, mediante estos modelos se puede observar lo que a sucedido en el pasado en un periodo de tiempo, utilizando una serie de datos para poder realizar el pronostico. El ultimo modelo es un modelo causal, incorpora al modelo las variables o factores que pueden influenciar la cantidad que se pronostica (Caba, et al., 2011).

2.5.2. Promedios Móviles

Este modelo sirve cuando en la empresa o negocio sus demandas del mercado serán más o menos constantes durante un período de tiempo. Caba, et al., (2011) menciona “la suma de la demanda durante los últimos cuatro meses dividida entre 4. Con cada mes que pasa, el dato del mes más reciente se adiciona a la suma de los datos de los tres meses previos”. El primer mes se suprime, todo este cálculo antes mencionado logra suavizar las irregularidades a corto plazo.

Matemáticamente, el promedio móvil simple que sirve como estimación de la demanda del período siguiente se expresa como:

Promedio móvil =

ΣDemandaennperíodosprevios ��

n es el número de períodos en el promedio móvil, por ejemplo, cuatro, cinco o seis meses, respectivamente, para un promedio móvil de cuatro, cinco o seis períodos.

2.5.2.1. Promedios móviles ponderados

En el momento que existe una tendencia o patrón se vuelve más fácil, porque de esa manera se puede poner más énfasis en los valores recientes, generando más sensibilidad a los

cambios y es por los periodos recientes ya que pueden tener mayor peso. Para decidir los pesos que se van a utilizar es de forma arbitraría, esto se debe a que no existe alguna fórmula que lo determine (Caba, et al., 2011). Además, según el mismo autor el promedio móvil ponderado se puede expresar matemáticamente como:

Promedio móvil =

∑(��������������������������í��������)(��������������������������������í��������) ∑����������

En relación antes mencionado, los promedios móviles simples como los ponderados son efectivos para suavizar las variaciones abruptas en el patrón de demanda, con el fin de ofrecer estimados estables.Segundo, los promedios móviles no pueden reconocer con exactitud las tendencias. Puesto que son promedios, siempre se mantendrán dentro de los niveles pasados, y no predecirán un cambio a mayor o menor nivel. Finalmente, los promedios móviles requieren de una gran cantidad de registros de datos anteriores (Caba, et al., 2011).

3. METODOLOGÍA

3.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación

El enfoque de la investigación es mixto, de acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2014) menciona que está constituido por dos realidades, una objetiva que cuenta con el análisis de la empresa de forma numérica y la otra subjetiva que son las respuestas dadas por los trabajadores. Como objeto de estudio es una empresa en específico que como razón social tiene de nombre Diprovet S.A, en base a la cual se realizara la investigación y análisis de los diferentes valores cuantitativos y monetarios, permitiéndonos conocer el desempeño económico que tiene la empresa en determinado periodo. Además de forma cualitativa, debido al estudio del comportamiento de la demanda frente a los productos ofertados.

Por las consideraciones anteriores el diseño de la investigación es cuasi experimental considerando la definición de Malhotra (2008) como investigadores se puede controlar el momento y a las personas que se realizan las mediciones, en efecto, este diseño de investigación es útil puesto que se puede implementar en casos donde no es posible emplear la investigación verdadera. Tipo de investigación es descriptivo, exploratorio e histórico, ya que se tomará en cuenta valores de ventas y demanda.

3.2. Población y muestra

La población en estudio para el trabajo de investigación se delimitó a un gerente y un trabajador que laboran en la empresa “Diprovet S. A.” siendo un total de dos personas que trabajan en la organización, y una contadora externa. Resulta oportuno mencionar que el número de trabajadores se debe a que es una empresa pequeña.

3.3. Técnicas de recogida de datos

Las técnicas de recolección de datos requeridas para el desarrollo de la investigación parten desde la observación indirecta, misma que según Tamayo y Tamayo (2007) se presentan cuando el investigador corrobora datos que ha tomado de otros, estos datos quedan registrados en una plantilla del programa Excel. Esta técnica facilitará la obtención de información para evaluar el sistema de gestión y control de inventario, revisar informes de ventas y costos de los productos que permitan arrojar un análisis concreto. Generar indicadores a partir de los datos obtenidos de ventas y rotación de inventario, que permita conocer el estado actual de la organización.

Por otra parte, también se realizará la recopilación de información a través de una encuesta para los departamentos de la empresa. La herramienta escogida es un cuestionario general debido a que será aplicado a todos los trabajadores de la empresa, indistintamente al departamento o puesto en que laboren. Se pretende tomar en cuenta información de las funciones de cada departamento, el cuestionario estará estructurado en los siguientes puntos cuyas preguntas se enfocan en la situación actual de la empresa y los puntos críticos que esta tenga; la prioridad de los productos ofertados facilitando la implementación del sistema ABC y finalmente preguntas sobre tratamiento y evaluación del inventario existente en la organización.