FADESP Informa - JULHO 2018 by Mentor

Informa Julho 2018

GESTÃO QUE ENCERRA

Nesta edição, conﬁra o balanço da gestão de um ano e quatro meses realizada pelo professor Fernando Arthur Neves.

Uma Fundação só tem sentido de ser se for um catalisador, algo que acelera. Ela não descumpre a legislação, não foge nem tem interesse de fugir dos órgãos de controle e o que a caracteriza é a capacidade instalada que tem de prover serviços, tecnologia e, no limite, produzir saber para criar essa ponte que é desenvolvida pelas universidades e institutos. A Fundação foi bastante afetada pela politica econômica nacional, mas respondeu com a capacidade de não recuar no que diz respeito a captar novos recursos. Internamente se preparou. Fizemos uma reengenharia que potencializou a capacidade instalada com a fusão e subtração de coordenações e também indicando que o modelo de gerência está insuﬁciente para nossas necessidades. Tornamos a captação mais agressiva. Saio da FADESP com o sorriso de quem contribuiu, minimamente, para que ela possa encontrar novas metas e se pense para 20, 30 anos, com a consciência que não respondi a todos os problemas, mas tenho a segurança que os meios que propus a ela para superar as diﬁculdades, sobretudo, com a participação mais agressiva na captação de recursos, permitiram que nós conseguíssemos diminuir a dívida e apresentássemos um cenário de expansão.

AVALIAÇÃO

NOVO SISTEMA Saldo positivo tem redução da dívida, estrutura mais eficiente, revisão de custos e aposta em novo sistema. Em 2017, a FADESP investiu na construção de um novo gerenciador de projetos com mais recursos online para inserção de informações, acompanhamento das demandas pelo coordenador e geração de relatórios voltados à gestão. A expectativa é que comece a ser experimentado ainda este ano. O novo gerenciador substituirá o GPF que atualmente é utilizado pelos analistas da FADESP e pelas equipes dos projetos coordenadas pelos pesquisadores. Um dos diferenciais apresentados é que a plataforma web poderá ser acessada de qualquer suporte tecnológico como o celular e o tablet. A tecnologia utilizada permitirá maior agilidade no processamento dos dados, com ganhos de eficiência, e novas funções também serão incorporadas para tornar os dados mais transparentes. Na palma da mão, o coordenador poderá inserir informações, acompanhar os gastos e gerar relatórios a partir de filtros. O novo gerenciador está sendo pensado para satisfazer o coordenador de projetos e ao mesmo tempo suprir as necessidades de gestão da Fundação. As rotinas administrativas devem ser aperfeiçoadas e os dados gerados atenderão os órgãos de controle de forma ainda mais satisfatória. O investimento foi considerado necessário por causa da obsolescência do sistema em uso. “Não nos esquivamos. Era preciso fazer investimento e fizemos no novo sistema. A plataforma atual não usa sequer a linguagem web e é importante que quem gerencie pesquisa esteja ao par da produção de conhecimento”, justificou Fernando Arthur. Ele explica que o investimento também visa ampliar a receita da Fundação.

Estamos na dianteira de ter novo sistema. Podemos torná-lo mercadoria para outras fundações e, se customizado, pode servir empresas e órgãos públicos. Fizemos um investimento, ainda que com as limitações, que é bem característico da capacidade que a Fundação tem de ser inovadora e estar atenta às necessidades que uma sociedade de conhecimento nos coloca, de ter novas formas de fazer a gestão com produto de alta eﬁcácia, controle e transparência para que de fato saibam como estamos utilizando os recursos, sejam eles oriundos da esfera pública ou privada.

FINANÇAS Índices de liquidez demonstram capacidade de planejamento e melhoram conﬁança.

índices LIQUIDEZ CORRENTE

1,19

GERAL

1,29 1,16

SOLVÊNCIA

capaciade de pagar dívidas e cumprir obrigações a curto e longo prazo

A busca pelo equilíbrio também exigiu a revisão de dívidas, com a adoção de medidas judiciais para reaver o que pode ser recebido e a baixa contábil daquilo que já não pode mais ser pago porque as empresas devedoras já faliram. Com isso, a capacidade de planejamento se fortaleceu. “O retrato contábil se tornou mais claro e mais pé no chão. Alcançamos maior controle sobre como mobilizamos nossa carteira de débito e crédito e de como fazer a gestão. Esse apuro nos números do que pode efetivamente se tornar crédito alimenta nosso controle e vai aumentar nossa capacidade de nos planejarmos”, avalia. Um demonstrativo da condição positiva é o índice de liquidez da Fundação. Foram alcançados seis pontos de liquidez geral e cinco de corrente, situação que garante o cumprimento de obrigações e continuidade dos serviços oferecidos. “Conseguimos demonstrar pra todos os projetos e para aquelas instâncias que nos subtemos à concorrência que temos maior controle das contas da fundação e temos índices mais conﬁáveis para poder participar das licitações. Os coordenadores podem olhar pra esse balanço e ver esse controle”, completa.

AVALIAÇÃO

O INÍCIO Gestão de entidade privada é diferente de administração pública. Foi preciso entender que ela precisa se autofinanciar. Eleito diretor do Instituto de Filosofia, Ciências e História (IFCH) da Universidade Federal do Pará (UFPA), o professor Fernando Arthur Neves encerrou a sua gestão à frente da FADESP no mês de junho. A trajetória de um ano e seis meses começou com a adaptação às peculiaridades de uma fundação privada. “Foi uma experiência nova e inusitada porque era estranho ao que eu tinha feito antes. Tive que aprender que as formas de organização de uma empresa privada não são meras nuances. O tipo de objeto que ela lida tem o horizonte de se auto manter”, observa. Diferente da administração do serviço público que dispõe de orçamento anual, a fundação tem uma expectativa de receita que depende da capacidade de captação de recursos. Se não houver fluxo contínuo de novos contratos, não é possível se manter ou investir na expansão. “Existe um cronograma de gastos de custeio independente de qualquer variável. Temos a folha de funcionários, obrigações tributárias e não tem necessariamente o orçamento correspondente. Daí entra o financeiro. Buscar essas finanças acabou sendo um desafio bem grande, sobretudo, porque tivemos uma conjuntura muito difícil de diminuição de receita do setor público e privado que impactou duramente a possibilidade deles fazerem investimentos ou contratarem os serviços da fundação”, conta.

CRESCIMENTO DE 0,72% DE ITENS COMPRADOS

4 JOVENS APRENDIZES

62 EMPREGADOS

10 ESTAGIÁRIOS

18% MAIS EQUIPAMENTOS

32,7 milhões DESPESA

CONSELHOS DIRETOR E FISCAL

REESTRUTURAÇÃO

DIRETORIA EXECUTIVA ASCOM ASPLAN GA

CPD

CCO CTO CFC

Reestruturação reduziu gastos e projetou a captação. Dívida caiu dois terços em um ano.

SEC SEJU GN

CGP

CDI CCS

Uma das ações de impacto que completaram um ano foi a reestruturação administrativa com extinção ou fusões de coordenações. Tarefas consideradas sobrepostas foram eliminadas, as afins foram unidas e as atividades voltadas à captação foram estimuladas. A reformulação, acompanhada de demissões para enxugamento da folha de pessoal, gerou parte da necessária redução de despesas. Outra parte se deu através do esforço para a prestação de serviços previstos no estatuto que gerassem receita própria e equilíbrio financeiro. As ações fizeram com que a dívida anual caísse de R$ 3 milhões para R$ 1 milhão entre 2017 e 2018. A expectativa é que o déficit caia ainda mais com o fechamento do balanço anual de 2018 porque as rescisões geradas pela reestruturação foram pagas em 2017. “O impacto das mudanças estruturais que indicamos ao conselho e ele logo aprovou foi positivo. Tivemos queda da dívida que era crescente, de R$ 3 milhões para R$ 1 milhão. Isso é bastante evidente. E também ao conjunto dos serviços que executamos, fizemos mudanças, mas não tivemos perdas na qualidade nem no tempo de execução”, diz Fernando Arthur.

s s

ORGANOGRAMA Assessoria de Comunicação, Secretaria, Assessoria de Planejamento, Assessoria Juridica, Gerência Administrativa, Gerência de Negócios, Coordenação de Pessoal e Documentação, Coordenação de Compras, Coordenação de Tecnologia da Informação, Coordenação de Finanças e Contabilidade, Coordenação de Gestão de Projetos, Coordenação de Desenvolvimento Institucional, Coordenação de Concursos e Seleções.

0,3 DIAS PARA COMPRA DE PASSAGENS

100% DE LIBERAÇÃO ALFANDEGÁRIA

AVALIAÇÃO 78 PROCESSOS DE LICITAÇÃO, SELEÇÕES PÚBLICAS E COMPRAS DIRETAS

1,1 MILHÃO DE DOCUMENTOS GUARDADOS 22,7 MIL PARA CONSULTA ONLINE

CERTIFICAÇÕES Certificações aumentam chances de participação em concorrências de prestações de serviços e projetos. Uma das medidas que impulsionaram a captação foi a certificação dos serviços prestados. Além de demonstrar oficialmente a capacidade técnica da Fundação, a documentação emitida pelos contratantes ou certificadores autônomos ampliou as chances de participação em licitações. A busca de certificações deu os primeiros passos e já permitiu que a Fundação saísse da zona de conforto das dispensas de licitação para a concorrência ao disputar a prestação de serviços. A realização do concurso do Banpará foi uma das concorrências vencidas e a expectativa é que se avance. “O reconhecimento dessa qualidade da nossa capacidade técnica e dos nossos profissionais que é dado pela certificação do que já executamos já compõe o nosso corpo documental. Cada vez mais está se ampliando essa capacidade”, diz. A meta é ampliar as certificações para que as chances de se vencer editais de pesquisa e inovação também aumentem. Inicialmente, serviços como a criação ou customização de software estão sendo certificados pelos contratantes e submetidos a empresas certificadoras autônomas.

79% DE PRESTAÇÕES DE CONTAS CONCLUÍDAS NO PRAZO

CRESCIMENTO DE 40% EM OBRAS CONCLUÍDAS

VAD

61 PRESTAÇÕES DE CONTA APROVADAS, 238 CONCLUÍDAS PARA ENVIO AOS ÓRGÃOS

262 NOTÍCIAS NO SITE E ENVIADAS À IMPRENSA, PRESENTE EM 382 NOTÍCIAS DA IMPRENSA, 985 NOVAS CURTIDAS NO FACEBOOK E 233 NOVOS SEGUIDORES NO TWITTER

100% DE LIBERAÇÃO ALFANDEGÁRIA, CERTIFICAÇÕES DE SERVIÇOS E CONCURSOS REALIZADOS

CUSTEIO Taxa de custeio avançou com média de 8% a 10%. Percentual se aproxima do gasto real com a administração. Os projetos assinados a partir de 2017 alcançaram taxas de custeio que variaram entre 8% e 10%, em média. Foi um avanço após ações para a sensibilização dos coordenadores sobre a necessidade de se ter um valor o mais próximo da real necessidade de manutenção da Fundação. A legislação permite que as fundações obtenham até 15% de taxa de custeio em cada projeto. O recurso deve garantir o funcionamento da entidade para que os projetos sejam cumpridos, mas o valor acabava ficando aquém do custo. Sem o alinhamento, passivos trabalhistas de projetos já encerrados, por exemplo, foram assumidos pela Fundação. A distorção só ficou mais evidente com a queda na quantidade de projetos gerenciados ao longo dos anos. Um sistema informatizado de custeio foi implantado entre 2013 e 2016, sendo que a negociação com os coordenadores teve início em 2017. “Implementamos com muito vigor e determinação, no sentido de demonstrar nosso foco. Não cobramos a mais, não criamos nenhum mecanismo ou expediente de coisas a mais, mas não era possível a fundação continuar a trabalhar abaixo do que representavam de custo abaixo. O caminho está pavimentado”, reforça. Com o novo sistema de gestão em construção, a expectativa é que essas informações fiquem ainda mais claras para os coordenadores.

46% A MAIS EM VALORES DE BENS TRANSFERIDOS

NÚMERO DE DIÁRIAS CRESCEU 3,2%

2 DIAS PARA PAGAMENTO DE DIÁRIA

AVALIAÇÃO

BATE BOLA Quais foram os maiores acertos da sua gestão? A fusão das coordenações, o sistema Amparo que é a gestão de projetos que também vai permitir fazer negócio com novos clientes. Também tenderia a pensar que a captação de recursos se tornou mais agressiva por conta de poder participar das licitações. Fizemos um outro investimento que não foi menor de ampliar o espaço físico do concurso para poder ampliar essa capacidade de fazer mais concursos. E os erros? As mudanças foram implementadas. O Conselho e toda a Fundação nos acompanhou e subescreveu as mudanças que sugerimos. Mas tem algo que não consegui pensar que foi o feedback para que o coordenador diga qual o seu grau de satisfação. O que temos são relatórios de informação no que diz respeito às reclamações, mas não são demonstrativos conﬁáveis para que se perceba o estado de ânimo dos coordenadores com a execução. O que posso dizer é que não diminuiu, nem aumentou. Mas não posso dizer que isso é confortável. Falta muito para a Fundação alcançar o equilíbrio? Sim porque ela tem uma dívida, que é a principal, dos hospitais. A solução está além da capacidade Fundação. A FADESP apoiou a universidade para ter hospital com tudo que isso implica de formação, desenvolvimento de pesquisa, portanto novos projetos, tratamentos, tecnologias na área de saúde, mas o ﬁnanciamento da saúde acabou recaindo para a Fundação de forma desigual. Mas esperamos que a EBSERH e governo federal apontem essas saídas porque não dá para esperar das Fundações que já consumiram parte dos seus recursos com essa dívida. Mas avançamos porque durante 2018 não há crescimento da dívida.

FADESP INFORMA é o boletim da Fundação voltado aos coordenadores de projetos e produzido pela Ascom. Colabore para a próxima edição, enviando sugestão de assuntos para o email ascom@fadesp.org.br.