เอกสารประกอบการฝึกอบรม หลักสูตรการฝึกยกระดับฝีมือ สาขา
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพ ในภาคอุตสาหกรรม
บ.สยามฮาร์เวสท์ จากัด
1
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม 5 ส เป็นหลักเบื้องต้น / หลักการพื้นฐาน เพื่อให้หน่วยงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด ปลอดภั ย น่ า อยู่ น่ า ท างาน ซึ่ ง มี ค วามเกี่ ย วข้ อ งกั บ การเพิ่ ม ผลผลิ ต การประหยั ด ทรั พ ยากรและเวลา สร้างความเชื่อถือของผู้ รับ บริการ มีส่ วนสนับสนุนให้ เกิดการทางานเป็นทีมและความสามัคคีในหน่วยงาน หรือสรุปได้ว่า 5ส เป็นพื้นฐานของระบบคุณภาพทุกระบบ สร้างวินัยและจิตสานึกที่ดีในการทางาน สร้างระบบ ระเบียบ การจัดเก็บ ความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงามแก่หน่วยงาน เสริมประสิทธิภาพการทางาน ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงเชิงประจักษ์แก่ผู้มารับบริการ/สร้างความเชื่อถือของผู้รับบริการ ง่าย ประหยัด แต่คุ้มค่า การปรับปรุงสภาพสถานที่ทางานด้วยกิจกรรม 5ส ได้มีบทบาทสาคัญในการค้นหาปัญหาซ่อนเร้น เช่น การ บารุงรักษาและทาความสะอาดเครื่องจักรประจาวันทาให้ผู้ปฏิบัติการสามารถพบเห็ นความบกพร่องก่อนที่ ปัญหาจะเกิดขึ้นอย่าง การรั่วของน้ามัน การแตกร้าว สกรูหลวม โดยมุ่งให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถมองเห็นปัญหา ตั้งแต่เริ่มต้นจวบจนจบสิ้นกระบวนการและยังเป็นกิจกรรมจัดระเบียบสถานที่ทางานเพื่อให้การทางานเกิดผลิต ภาพ รวมทั้งเป็นการสร้างขวัญและกาลังใจกับพนักงาน ซึ่งเป็นก้าวแรกในการพัฒ นาจัดทาระบบมาตรฐาน ISO9000 การเพิ่มผลผลิตที่ดี มีแนวคิดว่า “QCD-SMEE” สามารถจาแนกรายละเอียดได้ ดังนี้ 1. Q:Quality คุณภาพ 2. C:Cost การลดต้นทุน 3. D:Delivery การส่งมอบ 4. S:Safety ความปลอดภัย 5. M:Morale ขวัญและกาลังใจในการทางาน 6. E:Environment สิ่งแวดล้อม 7. E:Ethics จรรยาบรรณในการดาเนินธุรกิจ
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
2
โดยคุณ ภาพ,การลดต้น ทุน และการส่ งมอบนี้เป็ นการปรับ ปรุงเพื่ อตอบสนองความพอใจลู กค้ า ส่ ว นความ ปลอดภัยและขวัญกาลังใจในเป็นการปรับปรุงเพื่อพนักงาน ส่วนสิ่งแวดล้อมและจรรยาบรรณก็ปรับปรุงเพื่อ สังคม แต่โดยทั่วไปแล้วแนวคิดการเพิ่มผลผลิตสามารถแบ่งได้เป็น 2 แนวคิด คือ 1. แนวคิดทางวิทยาศาสตร์ตามแนวคิดของ International Labor Organization การเพิ่มผลผลิต คือ อัตราส่ วนระหว่างมูลค่ าของสิน ค้าและบริการที่ผลิ ตต่ อมูล ค่าของทรัพยากรที่ใช้ ไป การเพิ่มผลผลิต= ผลิตผล/ปัจจัยการผลิตที่ใช้จริง+ปัจจัยการผลิตที่เป็นของเสีย 2. แนวคิดทางด้านสังคมศาสตร์ตามคานิยามของ European Productivity Agency "การเพิ่มผลผลิตเป็นความสานึกในจิตใจที่มุ่งแสวงหาทางปรับปรุงสิ่งต่างๆให้ดีขึ้นเป็นความพยายาม อย่างต่อเนื่องโดยมี พื้นฐานที่เชื่อว่าเราสามารถทาวันนี้ ได้ดีกว่าเมื่อวานนี้และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้เป็นความ พยายามอย่ างไม่มีที่สิ้ น สุ ดที่จ ะปรับ สภาพเศรษฐกิจ สั งคมให้ ทั นการเปลี่ ยนแปลงด้ วยการใช้ วิธีการ และ เทคนิคใหม่ ๆ เป็นความเชื่อมั่นในความก้าวหน้าของ มนุษย์"
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
3
แนวคิดการดาเนินกิจกรรม 5ส หลักการและแนวคิด 5ส เป็นแนวคิดเรื่องการจัดระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทางานโดยมุ่งเน้นการมีส่วนร่วมของคน ในองค์การ และการทากิจกรรม 5ส ถือได้ว่าเป็นแนวคิดพื้นฐานในการทางานเพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพดีเช่นกันโดย 3ส แรกจะ ส่งผลแก่วัสดุอุปกรณ์และสถานที่ ส่วน 2 ส หลังจะส่งผลโดยตรงกับคนหรือบุคลากรในหน่วยงาน
ความหมายและความสาคัญของ 5 ส 5 ส หมายถึง เทคนิคหรือวิธีการจัดหรือปรับปรุงสถานที่ทางาน หรือสภาพทางานให้เกิดความ สะดวก ความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด หรือเอื้ออานวยให้เกิดประสิทธิภาพในการทางาน ความปลอดภัย และคุณภาพของงาน อันเป็นพื้นฐานในการเพิ่มผลผลิต สะสาง = SEIRI (เซรี) = ORGANIZAION การจัดแยกระหว่างสิ่งที่จาเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานกับสิ่งของที่ไม่จาเป็นต้องใช้ในการ ปฏิบัติงานให้ออกจากกันอย่างชัดเจน สะดวก = SEITON (เซตง) = NEATNESS การจัดสิ่งของที่จาเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานให้ถูกที่ถูกทางเพื่อให้เกิดความสะดวกในการหยิบ ใช้งานมากที่สุด สะอาด = SIESO (เซโซ) = CLEANING การกาจัดสิ่งสกปรก ฝุ่นละออง และสิ่งไม่พึงประสงค์ให้หมดไป สุขลักษณะ = SEIKISO (เซเคทซี)= STANDARDIZATION การรักษาและปรับปรุงการปฏิบัติ 3 ส แรก โดยกาหนดเป็นมาตรฐานและปฏิบัติให้ดีขึ้นและ รักษาให้ดีตลอดไป สร้างนิสัย = SHITSKE (ซิทซีเคะ) = DICIPLINE การมีความสามารถที่จะปฏิบัติในวิธีการต่าง ๆ ที่สนับสนุนเพื่อสร้างให้สภาพภายในสถานที่ ทางานเกิดอุปนิสัยที่ดี และมีระเบียบวินัย
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
4
ความสาคัญของ 5 ส 5 ส เป็นหลักเบื้องต้น / พื้นฐานเพื่อทาให้หน่วยงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดปลอดภัย น่าอยู่ น่าทางาน มีความเกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับการเพิ่มผลผลิต มีความเกี่ยวข้องกับการประหยัดทรัพยากรและเวลา มีความเกี่ยวข้องกับความเชื่อถือของผู้รับบริการ มีความเกี่ยวข้องกับปัญหามลภาวะ มีส่วนสนับสนุนให้เกิดการทางานเป็นทีมและความสามัคคีในหน่วยงาน
ประโยชน์การดาเนินกิจกรรม 5ส การทากิจกกรม 5ส กิจกรรม 5ส มีประโยชน์อย่างยิ่งในอุตสาหกรรมทั้งภาคการผลิตและการบริการ เนื่องจาก 5ส ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปฏิบัติงานจนเป็นนิสัย เมื่อปฏิบัติจนเป็นนิสัย แล้วสามารถ กาหนดเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานได้ ทาให้ส่งผลดีต่อการเพิ่มผลผลิตทางด้าน ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคุณภาพ, ต้นทุน, การส่งมอบ, ความปลอดภัย, การสร้างขวัญและกาลังใจ ตลอดจนสิ่งแวดล้อม ประโยชน์มี่เกิดขึ้นกับ องค์กร มี 5 ส่วน คือ 1. ประโยชน์ของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน สามารถทางานได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น บรรยากาศการทางานและสถานที่ทางานดีขึ้น มีสภาพจิตใจแจ่มใส อารมณ์ดี และขวัญกาลังใจดี มีความปลอดภัยในการทางาน มีส่วนร่วมในการปรับปรุงงานและสถานที่ทางาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทางาน สามารถเรียนรู้และพัฒนาตนเอง มีสถานที่ทางานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย 2. ประโยชน์ของหน่วยงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและสร้างผลงาน ลดการสูญเสียและความสิ้นเปลือง มีพื้นที่และเนื้อที่ใช้งานมากขึ้น ผู้รับบริการให้ความเชื่อถือและเชื่อมั่นมากยิ่งขึ้น เปิดโอกาสให้สามารถนาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาช่วยในการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น สาหรับประโยชน์ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการทางาน ในการดาเนินกิจกรรม 5ส สามารถเห็นประโยชน์ได้ ดังนี้ สะสาง 1. ใช้พื้นที่ในสถานประกอบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
5
2. ลดการใช้วัสดุและอุปกรณ์ 3. เกิดความผิดพลาดในการท างานลดลง 4. มีการใช้ประโยชน์จากตู้เก็บเอกสารและชั้นวางมากยิ่งขึ้น 5. ลดจานวนของสินค้าหรือวัสดุในสต๊อกลง สะดวก 1. ลดเวลาในการค้นหาลง 2. ช่วยให้ค้นหาสิ่งของได้รวดเร็วขึ้น 3. ช่วยตรวจหาสิ่งของได้อย่างรวดเร็ว 4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทางานดียิ่งขึ้น 5. ลดการสูญหายของสิ่งของและอุปกรณ์เครื่องใช้ต่าง ๆ 6. มีความปลอดภัยในการท างานมากยิ่งขึ้น สะอาด 1. ทาให้สถานประกอบการและพื้นที่การทางานมีสภาพแวดล้อมที่ดีและสะอาด 2. สภาพแวดล้อมในการท างานน่าทางาน และมีความปลอดภัย 3. เครื่องจักร, อุปกรณ์ มีประสิทธิภาพทั้งทางด้านอายุการใช้งาน, ความถูกต้อง แม่นยา และ ความเที่ยงตรง 4. มีความน่าเชื่อถือต่อลูกค้า เนื่องมาจากมีผลิตภัณฑ์เสื่อมคุณภาพลดลง 5. ลดอัตราการเกิดของเสีย และลดต้นทุนในการผลิตลง สุขลักษณะ 1. สถานที่ทางานมีบรรยากาศในการทางานร่มรื่น, สะอาด , เรียบร้อย น่าทางานยิ่งขึ้น 2. พนักงานมีความปลอดภัย มีสุขภาพดีทางร่างกายและจิตใจ 3. สภาพแวดล้อมในการทางานปราศจากมลพิษและมลภาวะที่ไม่ดี สร้างนิสัย 1. ลูกค้ามีความเชื่อถือและไว้วางใจมากยิ่งขึ้น 2. ผลิตภัณฑ์ และหารบริการ มีความตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้ามากยิ่งขึ้น 3. สถานประกอบการหรือหน่วยงานมีการยกระดับมาตรฐานทางธุรกิจที่สูงขึ้น 4. พนักงานมีความภาคภูมิใจ และมีการให้ความร่วมมือในหน่วยงานของ ตนเองมากยิ่งขึ้น
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
6
หลักการทา 5ส
การทา ส 1 สะสาง “แยกให้ชัดเจน ขจัดให้ออก” ทาไมต้องสะสาง 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ที่ทางานคับแคบลง (ทุกวัน) รวมทั้งมีของที่วางเกะกะมากขึ้น ไม่มีที่จะเก็บของ หรือตู้เก็บของไม่พอ หาเอกสารหรือของใช้ที่จาเป็นไม่พบ เสียเวลาค้นหาเอกสารหรือของใช้ (ครั้งละหลายนาทีหรือมากกว่า เครื่องมือเครื่องใช้ หรือวัสดุอุปกรณ์เกิดความสูญเสีย หรือเสียหายบ่อยหรือเสื่อมสภาพ ตรวจสอบเอกสารหรือวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ยาก ของหายบ่อย ของที่ควรจะอยู่ในที่หนึ่งกลับไปอยู่ที่หนึ่ง ฯลฯ
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
7
ทาไมต้องเสียเวลาค้นหา 1. มีของที่ไม่ต้องการใช้ปะปนอยู่เป็นจานวนมาก 2. มีการวางสิ่งของไม่เป็นที่แน่นอน 3. ไม่มีป้ายแสดงบอกตาแหน่งของสิ่งของไว้ 4. ไม่เก็บของเข้าที่เดิม (เมื่อนาไปใช้แล้ว) หลักการสะสาง “แยกของที่ไม่ต้องการ/ไม่จาเป็นต้องใช้ ออกจากสิ่งที่ต้องการ/จาเป็นต้องใช้” การเริ่มต้นสะสาง 1. การกาหนดเกณฑ์ว่าสิ่งของอะไรบ้างที่จาเป็นต้องทาการสะสาง และแจ้งรายละเอียด ให้ทุกคนทราบ 2. แยกของที่ “จาเป็น” และสิ่งของที่ “ไม่จาเป็น” ออกจากกัน 3. ขจัดสิ่งที่ของที่ “จาเป็น” หรือของที่มีมากเกินความจาเป็นออกแล้วทิ้งหรือทาลาย จุดที่ควรสะสาง 1. บนโต๊ะทางานและลิ้นชักโต๊ะทางานของแต่ละคน 2. ตู้เก็บเอกสาร/ ตู้เก็บของ/ชั้นวางของ 3. บริเวณรอบโต๊ะทางาน 4. ห้องเก็บของ 5. มุมอับต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกที่ทางาน 6. พื้นของสถานที่ทางานรวมทั้งเพดาน 7. บอร์ด ประกาศ คาสั่ง ระเบียบ ประโยชน์ที่ได้รับจากสะสาง 1. ขจัดความสิ้นเปลืองของการใช้พื้นที่ กล่าวคือ มีพื้นที่ว่างจากการขจัดสิ่งของที่ไม่จาเป็นหรือ วางไว้เกะกะออกไป 2. ขจัดความสิ้นเปลืองทรัพยากร วัสดุ อุปกรณ์เครื่องใช้ 3. ลดปริมาณการเก็บ/สารองวัสดุสิ่งของ 4. ลดการเก็บเอกสารซ้าซ้อน 5. เหลือเนื้อที่ของห้องทางาน ตู้ หรือชั้นเก็บเอกสารไว้ใช้ประโยชน์มากขึ้น 6. ลดเวลาการค้นหาเอกสาร 7. สถานที่ทางานดูกว้างขวาง โปร่ง / สะอาดตายิ่งขึ้น 8. ลดข้อผิดพลาดจากการทางาน
ข้อควรระวัง
ของดีติดไปกับของไม่ดี = สูญเปล่า ของไม่ดีติดไปกับของดี = เสียชื่อ 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
8
ผังแสดงวิธีการสะสาง Flow Chart
ขั้นตอนปฏิบัติการยุทธการป้ายแดง • เริ่มดาเนินโครงการติดป้ายแดง ประกอบด้วยสมาชิกจากหลายฝ่ายงาน เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายควบคุมพัสดุ เป็นต้น โดยกาหนดระยะเวลาดาเนินโครงการที่ชัดเจนและต้องแจ้งต่อผู้ปฏิบัติงานในพื้นที่ ไม่ให้ปกปิดหรือซ่อนเร้นสิ่งของที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ • จาแนกประเภทรายการแต่ละพื้นที่ โดยกาหนดกลุ่มเป้าหมายเพื่อติดป้ายแดง อย่างเช่น - คลังสินค้า : วัตถุดิบ ชิ้นส่วน งานระหว่างผลิต(WIP) และผลิตภัณฑ์ - บริเวณพื้นที่ปฏิบัติงาน : เครื่องจักร อุปกรณ์สนับสนุน แม่พิมพ์ - พื้นที่ว่าง : พื้นที่ทางเดิน ชั้นวางของ • กาหนดเกณฑ์ติดป้ายแดง เพื่อจาแนกรายการที่ใช้งานกับไม่ได้ใช้ออกจากกันด้วยการตั้งคาถามง่าย ๆ เช่น สิ่งนี้มีความจาเป็นหรือไม่ ปริมาณเท่าใด สถานที่ควรใช้จัดเก็บ • จัดทาป้ายแดง ด้วยการใช้กระดาษขนาด A4 เพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจน สาหรับของในคลังสินค้าให้ กรอกข้อมูลรายละเอียด เช่น ชื่อรุ่น จานวน ระยะเวลาที่ค้างสต็อก
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
9
ตัวอย่างป้ายแดง
• ดาเนินการติดป้ายแดง • การประเมินและตัดสินรายการที่ติดป้ายแดง ดังเช่น - รายการที่ค้างในสต็อกให้ทาการแยกรายการป้ายแดงออกเป็น Dead Stock กับรายการสินค้าค้าง สต็อก - สาหรับเครื่องจักร ให้ดาเนินการเคลื่อนย้ายหรือขจัดเครื่องจักรที่ไม่ได้ใช้งานภายหลังจากการยื่นขอ การขจัดทิ้งตามกฎเกณฑ์ที่ระบุไว้ • จัดทาเอกสารรายงานผลลัพธ์จากการติดป้ายแดง โดยผลลัพธ์การดาเนินการ 5ส ควรระบุตัวเลข ประกอบด้วย จานวนความบกพร่องย่อยที่ถูกตรวจพบ ปริมาณของที่ไม่จาเป็นหรือเศษซากวัสดุที่ค้างในสต็อก การลดปริมาณการใช้น้ามันหล่อลื่น ระดับคะแนนเฉลี่ ยของกิจกรรม 5ส จานวนข้อเสนอแนะการปรับปรุง จานวนจุดตรวจสอบและความบกพร่องที่ถูกตรวจพบ
การทา ส 2 สะดวก “หยิบง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา” หลักการสะดวก 1. 2. 3. 4.
วางของที่ใช้งานให้เป็นที่ทาง/มีป้ายบอก นาของไปใช้งานแล้วนามาเก็บไว้ที่เดิม วางของที่ใช้งานบ่อยไว้ใกล้ตัว จัดของที่ใช้งานให้เป็นหมวดหมู่
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
10
ขั้นตอนวิธีการดาเนินกิจกรรมสะดวก
รายละเอียดการดาเนินการในแต่ละขั้นตอน มีดังนี้ 1. การกาหนดที่วางของในสานักงาน ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางของ โต๊ะทางาน เครื่องถ่ายเอกสาร โต๊ะวาง คอมพิวเตอร์ โต๊ะพิมพ์ดีด ควรจัดทาผังห้องทางานและตาแหน่งของอุปกรณ์ต่าง ๆ ดังกล่าวไว้เพื่อให้ ทราบทั่วไป (หลังจากมีการปรึกษาหารือร่วมกันแล้ว) ต่อจากนั้นควรศึกษาเทคนิคในการวางของและ เลือกใช้ให้เหมาะสม เช่น การจัดแยกของใช้ตามหน้าที่ในการใช้งานและนาวางไว้ในที่กาหนดไว้ (ตามผัง) ควรวางสิ่งของที่จาเป็นต้องใช้บ่อย ๆ ไว้ให้ใกล้มือ ส่วนของที่ไม่ใช้บ่อย หรือนาน ๆใช้ให้วางแยกไว้ ต่างหาก การวางของที่มีรูปทรงสูงให้วางไว้ด้านใน (ของตู้ / ชั้นเก็บของ) ส่วนของที่มีรูปทรงต่ากว่าให้วางไว้ ด้านนอก การวางของหนัก ควรวางไว้ข้างล่าง (ของตู้/ชั้นเก็บของ) ส่วนของที่เบาให้วางไว้ข้างใน สาหรับของที่ใช้บ่อยครั้งวางไว้ในระดับความสูงเท่ากับช่วงตัว ประโยชน์ที่ได้รับจากสะดวก 1. ลดเวลาการหยิบของมาใช้งาน โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา 2. ลดเวลาการทางานในภาพรวม ทั้งนี้ หากงานดังกล่าวสะดวกเป็นงานเกี่ยวกับการใช้บริการ ประชาชนก็จะทาให้ประชาชนได้รับบริการ ที่รวดเร็วขึ้น 3. ตรวจสอบสิ่งของต่าง ๆ ง่ายขึ้น ดูงามตา 4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทางาน ถ้าหากทางานในแต่ละเรื่อง / แต่ละชิ้น เสร็จเร็วขึน้ ก็จะมี เวลาทางานอื่น ๆ ได้เพิ่มมากขึ้น 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
11
5. เพิ่มคุณภาพของผลผลิต/ผลงาน ทั้งนี้จากการที่ผู้ปฏิบัติงานมีเวลาตรวจสอบคุณภาพ ของ งานที่จะส่งมอบให้ประชาชนผู้รับบริการ ให้มีความถูกต้องสมบูรณ์ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะ ทาให้เกิดภาพลักษณ์ ที่ดีต่อหน่วยงานด้วย 6. ขจัดอุบัติเหตุทาให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับความปลอดภัยในการทางานยิ่งขึ้น 7. เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทางาน ซึ่งจะส่งผลต่อสุขภาพกาย และใจทั้งของ ผู้ปฏิบัติงานและประชาชนผู้รับบริการ
การทา ส 3 สะอาด “เสียเวลาเก็บของเข้าที่ 1 นาที ดีกว่าค้นหา 45 นาที” ทาไมต้องทากิจกรรมสะอาด 1. สภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศในการทางานไม่สดชื่น แจ่มใส 2. เครื่องมือ/เครือ่ งใช้หรือวัสดุอุปกรณ์ในการทางานเสื่อมสภาพ หรือเสียบ่อยใช้งานไม่สะดวก 3. ค้นหาสาเหตุท่อี าจก่อให้เกิดความสกปรกเลอะเทอะ หรือเกิดเศษขยะต่างๆ เพื่อหาทางขจัด สาเหตุของปัญหา และวางแผนดาเนินการแก้ไข 4. ปัด กวาด เช็ดถู ให้ทั่วถึงไม่เว้นแม้กระทั่งจุดเล็ก ขอบหรือมุมอับต่าง ๆ 5. ทาร่วมกันทั้งหน่วยงาน “BIG CLEANING DAY” อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หลักสาคัญในการทาความสะอาด 1. ต้องมีการมอบหมายความรับผิดชอบ วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องใช้ต่างๆ เพื่อให้ผู้ทาความสะอาด ประจา 2. อุปกรณ์ เครื่องใช้ ถ้าใช้งานร่วมกัน เมื่อใช้งานเสร็จแล้วให้ทาความสะอาดทันที หากเป็น ของที่ใช้เพียงผู้เดียวให้ทาความสะอาดก่อนเริ่มทางานและหลังเลิกทางาน 3. ควรมีการกาหนดช่วงเวลาการทาความสะอาดอุปกรณ์เครื่องใช้เป็นประจาทุกวัน เช่น 5 นาทีและมีการกาหนดวันทาความสะอาดเป็นประจาในแต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน และ กาหนดวันความสะอาดครั้งใหญ่ โดยทุกคนทุกพื้นที่ทา พร้อมกันอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง (BIG CLEANIANG DAY) 4. เมื่อทาได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง อาจจะเป็น 1-3 เดือนแล้วควรมีการกาหนดแนวทางวิธีการ หรือขั้นตอนการทาความสะอาดทั่วทั้งสานักงาน จุดที่ควรทาความสะอาด 1. ตามพื้น ฝาผนัง บริเวณมุมอับต่าง ๆ 2. บนและใต้โต๊ะทางาน ชั้นวางของ ตู้เอกสาร (ทั้งภายในและภายนอกตู้) 3. บริเวณเครื่องมือ/อุปกรณ์ และที่ตัวเครื่องมือ/อุปกรณ์ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ เครื่องทาสาเนา ฯลฯ 4. เพดานห้อง และมุมเพดาน 5. หลอดไฟ และฝาครอบหลอดไฟ 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
12
ประโยชน์ที่ได้รับจากกิจกรรมสะอาด 1. สภาพ/บรรยากาศการทางานสดชื่น น่าทางาน/น่าอยู่ 2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทางานของเครื่องมือ เครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ 3. ช่วยยืดอายุการใช้งานของเครื่องมือ เครื่องใช้วัสดุอุปกรณ์ให้ยาวนานยิ่งขึ้นลดอัตราของเสีย (ที่เกิดจากการเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ อาทิ กระดาษ กรณีเครื่องถ่ายเอกสารถ่ายได้ไม่ชัด)
ทั้งนี้สิ่งสาคัญในการรณรงค์ให้ทุกคนรักษาความสะอาดก็ คือ หัวหน้าต้องลงมือทาเอง
การทา ส 4 สุขลักษณะ “ทา 3 ส เป็นนิจ สุขภาพจิตสดใส” ปฏิบัติ 3 ส คือ สะสาง สะดวก สะอาด อย่างต่อเนื่องและปรับปรุงให้ดีขึ้น ขั้นตอนการทาสุขลักษณะ 1. กาหนดให้มีการปฏิบัติกิจกรรมโดยเฉพาะ สะสาง สะดวก สะอาด อย่างต่อเนื่อง เช่น สัปดาห์ละ 1 ครั้ง ตามความเหมาะสมของหน่วยงาน 2. กาหนดมาตรฐาน หรือ แนวทางในการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับ 3 ส แรก อย่างชัดเจน และเป็น ที่ยอมรับของสมาชิกในพื้นที่การกาหนดมาตรฐานของพื้นที่โดยทั่วไปมักให้กลุ่มสมาชิกใน พื้นที่เป็นผู้กาหนดในช่วงเริ่มต้นทากิจกรรม เพื่อให้สามารถปฏิบัติได้ง่าย และได้รับความ ร่วมมือจากสมาชิกในพื้นที่ 3. แต่งตั้งคณะกรรมการติดตามผลการดาเนินกิจกรรม 5 ส เพื่อให้เกิดการรักษามาตรฐาน ต่อเนื่อง หลักเกณฑ์ 1. จะต้องรักษาสิ่งที่ทาดีมาแล้วทั้ง 3 ส ให้ดีตลอดไป 2. แก้ไขปรับปรุงสถานที่ทางานให้สดชื่นน่าทางาน 3. กาหนดเป็นมาตรฐานของ ส แต่ละ ส โดยลาดับวิธีปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน ประโยชน์ที่ได้รับจากการทาสุขลักษณะ 1. สถานที่ทางานเป็นระเบียบเรียบร้อย สดชื่น น่าทางาน 2. ผู้ปฏิบัติงานมีสุขภาพร่างกายและจิตใจที่สมบูรณ์ 3. ผู้ปฏิบัติงานเกิดความภาคภูมิใจในหน่วยงาน 4. ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจวิธีการปฏิบัติ (สุขลักษณะ) อย่างมีมาตรฐาน 5. ประสิทธิภาพในการทางานเพิ่มขึ้น
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
13
การทา ส 5 สร้างนิสัย “ปฏิบตั ติ ามกฎระเบียบ วินัย เป็นนิสัยที่ดี” สร้างนิสัย เป็นกิจกรรมที่สาคัญที่สุดของกิจกรรม 5 ส เนื่องจากกิจกรรม 5 ส ในภาพรวมจะประสบความสาเร็จ หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับคนที่เป็นผู้นากิจกรรมนี้มาดาเนินการโดยทา 4 ส อย่างต่อเนื่องเป็นปกติจนกลายเป็นนิสัย หลักการสร้างนิสัย 1. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กล่าวมาแล้วทั้ง 4 ส ให้ดีตลอดไป 2. ให้ความรู้เพิ่มเติมในด้านต่าง ๆ 3. กระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามมาตรฐานและระเบียบของหน่วยงาน ในเรื่องราวต่าง ๆ อย่างเคร่งครัด 4. กาหนดวันทากิจกรรม 5 ส เป็นประจาทุกวัน อาทิ 5 นาที กับ 5 ส”หรือเป็นประจาทุก สัปดาห์เช่น วันทาความสะอาดประจาสัปดาห์ 5. ผู้บริหารต้องคอยกระตุ้นและติดตามการปฏิบัติเสมอ โดยถือว่าการทากิจกรรม 5 ส เป็น ส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานปกติประจา 6. จัดกิจกรรมส่งเสริม เช่น การประกวดพื้นที่และมอบรางวัล เพื่อสร้างขวัญและกาลังใจต่อ ผู้เข้าร่วมกิจกรรม
“วันนี้ต้องดีกว่าเมือ่ วาน และ พรุ่งนี้ตอ้ งดีกว่าวันนี”้ แนวทางการปฏิบัติในการดาเนินงาน มีการประกาศเป็นนโยบายอย่างชัดเจน ถึงการนากิจกรรม 5ส ประยุกต์ใช้ในหน่วยงาน เพื่อก่อให้เกิด ความสะดวกในการปฏิบัติงาน และผู้รับบริการเกิดความพึงพอใจสูงสุด มีการประชุมชี้แจงแก่เจ้าหน้าที่ทุกคน ให้รับทราบนโยบายครั้งนี้ แนวปฏิบัติกิจกรรม 5ส มีดังนี้ 1. ส่งเสริมและสนับสนุนให้บุคลากรขององค์กร มีความเข้าใจและนาหลักการทากิจกรรม 5ส ไปปฏิบัติ อย่างจริงจัง และต่อเนื่องเสมือนเป็นภารกิจประจา 2. ให้ผู้บังคับบัญชาทุกระดับให้การสนับสนุน ส่งเสริม และเป็นแกนนาในการดาเนินกิจกรรม 5ส และ กากับติดตามดูแล ตลอดจนให้คาแนะนา และร่วมแก้ไขปัญหา โดยให้ถือเป็นภารกิจที่สาคัญ 3. จัดให้มีการทากิจกรรม 5ส เป็นพื้นฐานเพื่อพัฒนา ปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง 4. จัดให้มีการตรวจ ติดตาม ประเมินผลการดาเนินกิจกรรม 5ส เป็นระยะอย่างต่อเนื่อง 5. จัดให้มีการประชุมเพื่อนาเสนอผลการดาเนินกิจกรรมประสิทธิภาพการทางาน 5ส เพื่อแลกเปลี่ยน ความรู้ ประสบการณ์ และพิจารณาให้รางวัลในความร่วมมือการทากิจกรรม 5ส ทุกพื้นที่
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
14
แผนปฏิบัติในการดาเนินงานกิจกรรม 5ส ความสาเร็จเบื้องต้นของการนากิจกรรม 5ส มาพัฒนาบุคลากรจะเกิดขึ้นได้ เมื่อมีการวางแผนโครงการ 5ส ไว้อย่างชัดเจน และได้รับอนุมัติเห็นชอบให้นาแผนโครงการออกปฏิบัติอย่างจริงจัง ส่วนมากจะวางแผนตาม วงจรเดมมิ่ง (PDCA) กล่าวคือ วางแผน (Plan) ลงมือ (Do)ตรวจสอบประเมินผล (Check) และปฏิบัติ (Act) การจ าแนกกิจ กรรมที่ เป็ น ล าดั บ งาน ซึ่ งต้ องท าแผน จะมีส่ ว นแตกต่างในรายละเอีย ดบ้ างแต่ส่ วนใหญ่ ก็ มี หลักการเดียวกัน คือ 1. ประชุมเจ้าหน้าที่ระดับบริหาร ชี้แจงโครงการและทาความเข้าใจอย่างชัดเจนถึงนโยบาย 2. ถ่ายรูปทุกๆ จุดในสถานประกอบการ 3. ประกาศนโยบาย 5ส เป็นทางการ 4. จัดการฝึกอบรม ให้ความรู้เรื่องกิจกรรม 5ส แก่เจ้าหน้าที่ระดับบริหาร และหัวหน้างาน 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
15
5. ประกาศแต่งตั้งคณะกรรมการ 5ส 6. ประชุมพนักงานระดับหัวหน้างาน ชี้แจงแผนงานโครงการ 5ส และดาเนินการแบ่งเขตความ รับผิดชอบ 7. จัดการฝึกอบรม ให้ความรู้เรื่อง “กิจกรรม 5ส” แก่พนักงานทุกคนในสานักงานและสถาน ประกอบการ 8. จัดเยี่ยมชมหน่วยงานที่เป็นตัวอย่างในการทา 5ส อย่างได้ผลดี 9. จัดทาแผนงาน ดาเนินกิจกรรม 5ส 10. หัวหน้างานประชุมชี้แจงพนักงานภายในหน่วยงานและแจ้งกาหนดการปฏิบัติ 5ส 11. ติดโปสเตอร์สโลแกน 5ส ภายในสถานประกอบการ/สานักงาน 12. ดาเนินการประชาสัมพันธ์ โครงการ 5ส อย่างต่อเนื่อง 13. รณรงค์ทาความสะอาดครั้งใหญ่ (Big Cleaning Day) ทุกหน่วยงาน 14. คณะกรรมการ 5ส เดินตรวจสภาพความเรียบร้อยทุกพื้นที่ 15. จัดประชุมระดับหัวหน้างาน เพื่อประเมินผลการรณรงค์ 16. จัดนิทรรศการ 5ส เพื่อกระตุ้นบรรยากาศของความร่วมมือร่วมใจ 17. คณะกรรมการทาการตรวจให้คะแนนและให้คาแนะนา 18. ประกาศผลการแข่งขันทากิจกรรม 5ส และมอบรางวัลพื้นที่ชนะเลิศ 19. จัดประชุมวางแผนระยะยาวในการทากิจกรรม 5ส 20. จัดสัปดาห์รณรงค์ “สัปดาห์ 5ส” 21. คณะกรรมการ 5ส ตรวจประเมินผลให้คะแนนมอบรางวัลพื้นที่ชนะเลิศ 22. ประชุมจัดวางระบบการทางานและตั้งมาตรฐานของ ส 1 2 3 เพื่อให้เกิด ส 4 และ ส 5
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
16
ตัวอย่างแผนปฏิบัติกิจกรรม 5ส
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
17
ขั้นตอนการดาเนินการกิจกรรม 5ส เพื่อให้การทา 5ส เป็นระบบจึงควรทาอย่างเป็นกระบวนการโดยมีขั้นตอนสาคัญ 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้ ขั้นตอนที่ 1 : การเตรียมการ ขั้นตอนที่ 2 : ผู้บริหารระดับสูงประกาศนโยบายการทา 5ส อย่างเป็นทางการ ขั้นตอนที่ 3 : จัดให้มีการทาความสะอาดครั้งใหญ่ (Big Cleaning Day) ขั้นตอนที่ 4 : ดาเนินการทา สะสาง สะดวก สะอาด และทาอย่างต่อเนื่องเป็นประจาทุกวัน ขั้นตอนที่ 5 : ตรวจประเมินผล 5ส เป็นระยะ ขั้นตอนที่ 1 : การเตรียมการ ผู้บริหารระดับสูงทาความเข้าใจแนวคิด ความหมาย ความสาคัญและประโยชน์ของการทา 5ส อย่าง ถ่องแท้ ➫ นาคณะผู้บริหารเยี่ยมชมหน่วยงาน ที่ทา 5ส ได้ประสบผลสาเร็จ ➫ ผู้บริหารต้องมีข้อตกลงใจร่วมกันที่จะนา 5ส มาพัฒนาคนและพัฒนาองค์กร ➫ จัดตั้งคณะกรรมการ 5ส ➫ แต่งตั้งผู้ประสานงาน 5ส ➫ ฝึกอบรมคณะกรรมการและผู้ประสานงาน ➫ ฝึกอบรมผู้บริหารทุกระดับให้เข้าใจกิจกรรม 5ส และอธิบายวัตถุประสงค์โครงการให้เข้าใจและ เห็นพ้องต้องกัน ขั้นตอนที่ 2 : ผู้บริหารระดับสูงประกาศนโยบายการทา 5ส อย่างเป็นทางการ ➫ ผู้บริหารประกาศนโยบายการนา 5ส มาใช้ในองค์กร โดยผู้บริหารต้องอธิบายหลักการ ซึ่งจะใช้เป็น กรอบหรือแนวทางปฏิบัติให้ชัดเจน ➫ ประกาศผังการบริหารองค์กร 5ส ➫ กาหนดการส่งเสริมกิจกรรม 5ส ➫ จัดทาแผนผังพื้นที่รับผิดชอบ ➫ จัดทาป้ายนิเทศ 5ส
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
18
ขั้นตอนที่ 3 : จัดให้มีการทาความสะอาดครั้งใหญ่ (Big Cleaning Day) ➫ แบ่งพื้นที่ในการทา 5ส ให้ทุกคนรับผิดชอบ ➫ ถ่ายภาพของพื้นที่แต่ละจุด ก่อนเริ่มการทา 5ส ➫ จัดเตรียมเครื่องมืออุปกรณ์ทาความสะอาดให้พร้อม ➫ ทุกคนร่วมกันทาความสะอาดทุกพื้นที่ รวมทั้งพื้นที่ส่วนกลาง ➫ ผู้บริหารทุกคนเข้าร่วมการทาความสะอาดพื้นที่ของตนด้วย ➫ ทุกคนต้องร่วมกันสะสางแยกสิ่งของที่ไม่จาเป็นต้องใช้ออกและจัดเก็บสิ่งของที่ต้องใช้จัดวางให้ สะดวกแก่การหยิบใช้และทาความสะอาดพื้นที่ซึ่งเป็นที่ทางานของตน
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
19
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
20
ขั้นตอนที่ 4 : ดาเนินการทา สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย ➫ สารวจพื้นที่ในหน่วยงาน เพื่อเก็บข้อมูลหัวข้อที่ต้องปรับปรุง ➫ นาหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงมาทาเป็นแผนการดาเนินงาน โดยมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ➫ รวบรวมข้อมูลการสะสาง หรือผลที่ได้จากการปรับปรุง ➫ เมื่อปฏิบัติตามแผนงานจนเป็นกิจวัตรแล้ว ให้กาหนดเป็นมาตรฐาน 5ส ➫ ถ่ายภาพ หรือ Slide แต่ละจุดที่ได้มีการปรับปรุงและกาหนดเป็นมาตรฐานแล้ว
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
21
ขั้นตอนที่ 5 : การตรวจประเมินผลการดาเนินกิจกรรม 5ส ➫ เป็นขั้นตอนการประเมินผล ➫ มิใช่การจับผิดหรือชี้ข้อบกพร่อง ➫ ต้องมีกรรมการการตรวจที่รู้บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ ➫ การใช้แบบพิมพ์การตรวจ ต้องออกแบบให้เหมาะสม ➫ การให้คะแนนควรมีหลักเกณฑ์ที่ถูกต้องเหมาะสม ➫ การตรวจต้องมีมารยาท
การจัดตั้งมาตรฐานเพื่อการทางานในพื้นที่ มาตรฐาน คือ สิ่งที่ถือเป็นหลักสาหรับเทียบกาหนด มาตรฐาน 5ส จึงเป็นสิ่งสาคัญอย่างยิ่ง เพราะ การตรวจ 5ส การให้คะแนน 5ส ก็จะต้องยึดมาตรฐาน 5ส เป็นหลักที่จะนาผลของการทา 5ส มาเทียบ ประการ สาคัญของผู้ทา 5ส ก็จะต้องรักษามาตรฐาน 5ส ไว้ให้ได้ และพยายามยกระดับมาตรฐาน 5ส ให้สูงขึ้นไปเรื่อยๆ อย่างต่อเนื่อง หลักในการกาหนดมาตรฐาน 5ส 1. เข้าใจง่าย 2. เป็นตารางหรือแผนภาพประกอบคาบรรยาย 3. ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ 4. มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขมาตรฐานได้ตามความเหมาะสมเป็นระยะ ๆ แต่ละพื้นที่หรือหน่วยงานไม่ จาเป็นต้องมีมาตรฐานเหมือนกัน แนวทางในการกาหนดมาตรฐาน 5ส 1. กาหนดมาตรฐาน 5ส โดยใช้หลักการของ 3ส แรก (สะสาง สะดวก สะอาด) เป็นหลัก 2. สะสาง : กาหนดขั้นตอนและวิธีปฏิบัติในการสะสางให้ชัดเจน 3. สะดวก : กาหนดตาแหน่งการวางของป้ายแสดงที่ตั้งสิ่งของ หรือเอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบ สามารถหยิบใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องถามว่าของนั้นอยู่ที่ไหนหรือใครเอาไป 4. สะอาด : กาหนดขั้นตอนการทาความสะอาดในบริเวณต่างๆ มีการแบ่งพื้นที่รับผิดชอบ กาหนด หน้าที่ การดูแลรักษาอุปกรณ์ของแต่ละคนให้ชัดเจน
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
22
ตัวอย่างการกาหนดมาตรฐาน 5ส ประกาศกรมอนามัย เรื่อง หลักเกณฑ์ 5ส กรมอนามัย โดยที่เป็นการสมควรในการกาหนดหลักเกณฑ์แนวทางปฏิบัติในกิจกรรม 5ส สาหรับหน่วยงานภายในสังกัดกรม อนามัย เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อการปรับปรุง พัฒนา และสร้างเสริมสุขภาพในสถานที่ทางานให้มีความสะอาด ปลอดภัย สิ่งแวดล้อมดี และมีชีวิตชีวาอันจะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทางาน รวมทั้งมีการดาเนินงานอย่าง ต่อเนื่อง จนเกิดเป็นแบบอย่างที่ดีและเป็นวัฒนธรรมองค์กรกรมอนามัยต่อไป โดยมีรายละเอียด ดังนี้ 1. โต๊ะทางาน - จัดวาง โทรศัพท์ ปฏิทินตั้งโต๊ะ ตะแกรง แผ่นรองเขียน เครื่องคิดเลขและกล่องใส่เอกสาร ไม่เกิน 2 กล่อง ให้เหมาะสม สวยงาม บนโต๊ะ - ในเวลาทาการให้มีเอกสารและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการทางานเท่านั้น และจัดวางอย่างเป็นระเบียบ - นอกเวลาทาการให้เก็บเอกสาร อุปกรณ์ และของใช้ต่างๆ ทั้งที่เกี่ยวกับงานและของส่วนตัวให้เป็น ระเบียบ เรียบร้อย ใต้โต๊ะ - รองเท้าสารอง 1 คู่ จัดวางให้เรียบร้อย ลิ้นชัก / ตู้ - ลิ้นชัก / ตู้จัดให้เป็นระเบียบและสะอาด ใต้กระจกโต๊ะ - ไม่มีวัสดุใดอยู่ใต้กระจก 2. เก้าอี้ - ให้เก็บเก้าอี้และสิ่งของทุกชนิดให้เข้าที่และเรียบร้อย ทุกครั้งที่ไม่ใช้งาน 3. ตู้เก็บเอกสาร - ต้องติดสารบัญแฟ้มเอกสารและหน่วยงานรับผิดชอบไว้หน้าตู้และลิ้นชัก - เก็บเอกสารหันสันปกออกด้านนอก โดยคานึงถึงความสวยงามความสะดวกในการหยิบใช้ - ไม่ควรวางสิ่งของบนหลังตู้ ยกเว้น สิ่งที่จาเป็นและจัดวางอย่างเป็นระเบียบ 4. แฟ้ม - ให้มีป้ายบอกหมายเลข ชื่อเรื่องทุกสันแฟ้ม รูปแบบสันแฟ้มให้แต่ละหน่วยงานเป็นผู้กาหนด
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
23
5. สถานที่ถ่ายเอกสาร / อัดสาเนา - จัดสถานที่ให้เหมาะสม มีการระบายอากาศดี - จัดเก็บกระดาษถ่ายเอกสารที่ใช้แล้วและยังไม่ได้ใช้อย่างเป็นระเบียบ - จัดเก็บอุปกรณ์จัดทาเอกสารวางเป็นหมวดหมู่อย่างเป็นระเบียบ - ปิดไฟฟ้า พัดลม และถอดปลั๊กไฟออกให้เรียบร้อยหลังเลิกใช้งานทุกวัน 6. มุมกาแฟ - จัดให้เป็นระเบียบและดูแลความสะอาดอย่างสม่าเสมอ 7. เครื่องพิมพ์ดีด / เครื่องคอมพิวเตอร์ / ปริ้นเตอร์ - อุปกรณ์ที่ใช้กับเครื่องพิมพ์ดีดเครื่องคอมพิวเตอร์ และปริ้นเตอร์ต้องจัดเก็บให้เรียบร้อย - ปิดเครื่องและถอดปลั๊กไฟออกหลังเลิกใช้งานทุกวัน - ทาความสะอาดเครื่องเป็นประจา 8. บานหน้าต่าง - ห้ามติดสิ่งของทุกชนิดโดยเด็ดขาด กระจกต้องใสสะอาดอยู่เสมอ 9. บานประตู - ติดป้ายแสดงสัญลักษณ์ของห้อง เช่น ห้องประชุม ห้องผู้อานวยการ ห้องสุขา - ประตูกระจกใสต้องติดเครื่องหมายที่เห็นได้อย่างชัดเจน เพื่อป้องกันการชน 10. ผนังในห้องสุขา - ป้ายห้ามสูบบุหรี่ - ติดป้ายให้ความรู้เรื่องการใช้ห้องสุขาหรือความรู้ทั่วไป 11. บอร์ด / บอร์ดติดประกาศ - ติดตั้งในตาแหน่งที่เหมาะสม มองเห็นได้อย่างทั่วถึง - ประกาศที่นามาติด ต้องเป็นเรื่องที่ทันสมัย - การติดประกาศ ควรติดให้อยู่ในแนวเดียวกันอย่างเป็นระเบียบ
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
24
12. ถังขยะ - ถังขยะต้องถูกสุขลักษณะ (ไม่รั่วซึม มีฝาปิดมิดชิด) - ตั้งอยู่ในที่สะดวกในการใช้งาน และมีจานวนเหมาะสม - นาขยะเททิ้งทุกวันหลังเลิกงาน 13. อื่น ๆ - ดูแลและรักษาความสะอาดเรียบร้อย อุปกรณ์และเครื่องใช้สานักงานในบริเวณโต๊ะทางานและบริเวณ ใกล้เคียง - เมื่อพบว่าอุปกรณ์ และเครื่องใช้สานักงานชารุดหรือเสียหายให้แจ้งผู้รับผิดชอบ ซ่อมแซม หรือเปลี่ยน ใหม่ ตามสมควร - ห้องพัสดุให้ติดชื่อหน่วยงาน / เบอร์โทรศัพท์ ประกาศ ณ วันที่......เดือน...................พ.ศ. ........... (.............................................) กรรมการผู้จัดการ
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
25
การพัฒนามาตรฐาน 5ส 1. รักษามาตรฐาน 3ส แรกไว้เป็นพื้นฐานก่อน 2. ส่งเสริมให้สมาชิกพื้นที่ร่วมกันคิดยกระดับมาตรฐาน 3. จัดให้สมาชิกพื้นที่ได้มีโอกาสไปเยี่ยมชมพื้นที่ตัวอย่างของหน่วยงานอื่นๆ 4. เผยแพร่มาตรฐานการจัดทากิจกรรมที่สามารถรักษาสภาพเดิมให้แก่พื้นที่อื่นๆ 5. ประชุมทบทวนความเปลี่ยนแปลงที่เจริญรุดหน้าขึ้น 6. ประมวลมาตรฐาน 5ส จากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกเป็นฐานข้อมูล 7. กระตุ้นให้สมาชิกพื้นที่ทุกแห่งเสนอมาตรฐานที่สูงขึ้น และเกิดการยอมรับร่วมกัน
ปัจจัยสาคัญที่มผี ลต่อความสาเร็จในการทากิจกรรม 5 ส การทากิจกรรม 5 ส จะประสบความสาเร็จมากน้อยเพียงไร ขึ้นอยู่กับปัจจัยสาคัญ 2 ด้าน คือด้าน บุคคลและด้านการดาเนินงาน
ด้านบุคคล ผู้บริหารระดับสูง 1. ต้องให้ความสาคัญและสนับสนุนอย่างจริงจัง โดยถือว่าการทากิจกรรม 5 ส เป็นส่วนหนึ่งของการ ทางานปกติ 2. ต้องเอาใจใส่เข้าไม่มีส่วนร่วม อาทิ เป็นประธานกรรมการ 5 ส ของหน่วยงาน และคอยติดตามผลอยู่ ตลอดเวลา 3. ต้องทาหน้าที่ ดังนี้ ทาตนให้เป็นตัวอย่างที่ดีในการทา 5 ส เช่น ลงมือสะสาง และทาความสะอาดร่วมกับ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ตรวจสอบการดาเนินงาน 5 ส ของผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่เสมอ ชมเชยหน่วยงานที่ทา 5 ส ได้ผลดี ผู้ปฏิบัติงาน 1. ทุกคนต้องมีความเข้าใจหลักการขั้นตอน วิธีการทากิจกรรม 5 ส 2. ทุกคนต้องมีส่วนร่วมเป็นผู้จัดทากิจกรรม 5 ส (ไม่มีผู้สังเกตการณ์)
ด้านการดาเนินงาน 1. ต้องมีการให้การศึกษาอบรมเพื่อสร้างความเข้าใจการทากิจกรรม 5 ส ให้ทุกคนในหน่วยงานทราบ รวมทั้งจัดให้มีการศึกษาดูงานที่สามารถเป็นตัวอย่างได้ รวมทั้งขจัดข้อสงสัยทั้งปวง ต่อคาถามที่ว่า ทาไมต้องทา 5 ส 2. มีการกาหนดมาตรฐาน และปรับระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น 3. มีการติดตามประเมินผลอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งมีระบบรายงานผลความคืบหน้าของกิจกรรม 5 ส ให้ ทราบทั่วกัน 4. จัดให้มีกิจกรรมเพื่อกระตุ้นส่งเสริมการทากิจกรรม 5 ส เป็นประจา เช่น จัดทาป้าย คาขวัญ โปสเตอร์ กระดานข่าว 5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
26
จัดทาคู่มือ แผ่นพับ และเอกสารเผยแพร่ การตรวจพื้นที่เป็นระยะโดยผู้บริหาร เช่น การจัดให้มีกิจกรรม Morning Rally โดยไม่ บอก ล่วงหน้า เมื่อผู้บริหารตรวจพื้นที่ใดแล้ว อาจให้ข้อสังเกต/ตักเตือน ในรูปสัญลักษณ์ เช่น ติดโบร์ แดงที่โต๊ะที่รกรุงรังเพื่อให้เจ้าของโต๊ะปรับปรุงให้ดีขึ้น 5 ทากิจกรรม 5 ส ควบคู่ไปกับกิจกรรมอื่น อาทิ กิจกรรมปรับปรุง หรือระบบข้อเสนอแนะสาคัญที่สุด ก็ คือ ความพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อทา วันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และทาพรุ่งนี้ให้ดีกว่าวันนี้
การจัดบอร์ด 5 ส องค์ประกอบของการจัดบอร์ด 5 ส : 1. แผนผังโดยรวมของพื้นที่ 5 ส (Lay out) : ติดรูปแสดงสมาชิกที่รับผิดชอบแต่ละพื้นที่ย่อย การแสดง แผนผังโดยรวมเพื่อดูว่า มีพื้นที่รับผิดชอบเท่าใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบบ้าง เพื่อประโยชน์ในการติดตาม ผล ผู้รับผิดชอบพื้นที่ควรมีการหมุนเวียนเปลี่ยนกัน เพื่อประเมินผลความก้าวหน้าของกิจกรรมเป็น ระยะ ๆ 2. เป้าหมายของการทากิจกรรม 5 ส : สอดคล้องกับการที่ได้ทาการสารวจพื้นที่ก่อนทากิจกรรมว่ามีความ เป็นไปได้มากน้อยเพียงใด ในการที่จะบรรลุเป้าหมายในช่วงระยะเวลาที่ เรากาหนดขึ้น 3. มาตรฐาน 5 ส : กลุ่มจะต้องเป็นผู้กาหนดมาตรฐานของแต่ละ ส โดยสมาชิกในกลุ่มจะต้องสารวจและ พิจารณาว่าในพื้นที่นั้น ๆ มีปัญหาอะไรและควรมีอุปกรณ์ที่จาเป็นอะไรบ้าง โดยกาหนดแยกเป็น รายละเอียดของ ส สะสาง จากนั้นก็กระจายไปยัง ส2, ส3, ส4 กาหนดเป็นมาตรฐานของพื้นที่ขึ้นแล้ว นามาลองปฏิบัติและพัฒนามาตรฐานของงานให้ดีขึ้นไปเรื่อยๆ 4. ถ่ายภาพแสดงสภาพพื้นที่ก่อนทา 5 ส และหลังทาเป็นระยะ ๆ วัน เดือน ปี ที่ถ่ายภาพแสดงให้เห็นถึง ความเปลี่ยนแปลงในการทา 5 ส ในมุมเดียวกัน หรือเป็นภาพแสดงการทากิจกรรมของสมาชิกในพื้นที่ 5. ปฏิทินกิจกรรมการดาเนินงาน 5 ส เพื่อเป็นแนวปฏิบัติให้บุคลากรรับทราบ 6. ผลการประเมินเพื่อเป็นการประเมินผลการดาเนินการ 5 ส ของพื้นรับผิดชอบของตนเอง และผลการ ประเมินภายนอกจากคณะกรรมการติดตามและประเมินผลการดาเนินงาน 5 ส
กลยุทธ์การชักจูงเพื่อการมีส่วนร่วมในกิจกรรม 5ส 1. สร้างการมีส่วนร่วม ประกวดคาขวัญ “กาหนดเกณฑ์ในการตรวจ” มีส่วนในการกาหนดแผนงาน “ข้อเสนอแนะ” 2. การพาไปศึกษาดูงาน / คาแนะนาจากคนภายนอก 3. การกาหนดกลยุทธ์ต่าง ๆ เช่น 5 นาที 5ส วันพุธยุทธการ 5ส 5 สิงหา 5ส 4. การตรวจของผู้บริหาร 5ส และการทาเป็นตัวอย่าง 5. จัดประกวดพื้นที่ 6. การใช้สื่อต่าง ๆ เช่น โปสเตอร์ เข็มกลัด เสียงตามสาย ฯลฯ 7. แต่ละโซน 5ส ต้องมีแผนรณรงค์ในการปฏิบัติกิจกรรม
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
27
แนวทางการทา 5ส ให้ได้ผลดี 1. สะสางให้ได้ (Eliminate) 2. ใช้ร่วมกัน (Combine) 3. โยกย้าย (Rearrange) 4. ทาให้ง่าย (Simplify) 5. ทางานเป็นทีม (Group Oriented)
ตัดสินใจมอบให้คนอื่น มีในสิ่งที่ควรมี ไม่โดดเดี่ยว เอกเทศ ประหยัด ลดต้นทุน ไม่ซ้าซาก น่าเบื่อ ทันสมัย มีระเบียบ ไม่ซับซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มผลงาน มีระเบียบวินัย
ข้อแนะนา กิจกรรม 5ส ที่บรรลุได้ 1. ผู้บริหารระดับสูงมีความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าในการเป็นผู้นาและสนับสนุนอย่างเต็มที่ 2. ทุกหน่วยงานต้องมีส่วนร่วม และให้ความร่วมมือด้วยดี(Participation by all, Supported by all) 3. ผู้บริหารหัดเดินดูโดยรอบสม่าเสมอเป็นนิจ 4. ต้องดาเนินกิจกรรม 5ส ควบคู่ไปกับกิจกรรม KAIZEN เพื่อยกระดับ ดังที่แนะนาไว้แล้วแต่ต้น 5. รณรงค์กระตุ้นส่งเสริมบรรยากาศการปฏิบัติกิจกรรม 5ส บารุงขวัญกาลังใจพนักงานทุกระดับ ตาแหน่งงาน ประชาสัมพันธ์ภายในให้เกิดความคึกคัก มีชีวิตชีวา 6. ทาเป็นแบบอย่างที่ดีโดย “นาย” ทุกระดับ และหมั่นทาให้พร้อมเพรียงกันและจริงจังตลอดเวลา
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
28
ตัวอย่างแบบตรวจประเมิน 5ส
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม
29
5ส เพื่อการเพิ่มผลิตภาพในภาคอุตสาหกรรม