Bases de Datos y Sistemas de Informaciรณn de RR.HH.
EDITORIAL Los Recursos Humanos juegan un papel decisivo en todas las
Bases de Datos y sistemas de información de Recursos
empresas. No sólo hay que tener en cuenta los recursos
Humanos. ..………………………………………...…4
financieros, materiales y tecnológicos; la clave está en saber
Bases de Datos de Recursos Humanos.,………..……5
gestionar bien los Recursos Humanos.
Procesamiento de datos de Recursos Humanos …......6 Sistemas de Información de Recursos Humanos…..7
Los Recursos Humanos son capaces de generar unas sinergias
Planeación de un sistema de información de Recursos
muy importantes y a las que hay que prestar mucha atención.
Humanos. ..…. ……………………………………..….8
Producir más y mejor pasa por gestionar como de forma
Principales aplicaciones del sistema de información de
eficiente a los Recursos Humanos, obtener el máximo
Recursos Humanos ……………………….……..…….9
rendimiento de las personas y fomentar un entorno laboral
¿Qué debe contener una base de datos de Recursos
agradable que beneficien a todos los que trabajan en la empresa.
Humanos.?...................................................................10 Auditoría de Gestión de Recursos Humanos….......11
En definitiva, está demostrado que la buena gestión de los
Objetivos de la auditoría de Recursos Humanos y sus
Recursos Humanos es fundamental para el buen funcionamiento
beneficios………………………………………........12
de la empresa. Una buena organización en este departamento es
¿Qué se audita en materia de Recursos Humanos en una
importante para que los empleados sientan afinidad con la
organización hotelera? …………………………...….13
empresa, lo que, como decimos, mejorará la productividad y los
Técnicas
resultados empresariales.
Humanos………………………………………..……14
Consejo Editorial Angarita, Mauricio Guerrero, Yariani Linares, Mariam
Docente: María Elena Dávila.
o
métodos
de
auditoría
de
Recursos
3
Se
entiende
gerencia
de
humanos
es
que
la
recursos el
motor
central que basรกndose en un conocimiento integral, genere
las
oportunas
respuestas. Para llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la informaciรณn que se traduce en base de datos, confiable que contemple
pretende
la
tareas y funciones de una
operaciones
y
gerencia
departamentos.
la
humanos que una empresa
permanente
actualizaciรณn programaciรณn
de
misma.
describir
de
las
recursos
facultad de
dirigir de
las
productivas se diferencian
los
de las menos productivas entre otras cosas por el tratamiento y orientaciรณn
moderna estรก colocada en
Para cualquier empresa u
que otorga a la gestiรณn del
un sitial que le confiere
organizaciรณn,
recurso humano.
Al plantearse los cambios
una responsabilidad y un
incremento
deberรก estar apta para
compromiso social.
productividad
identificar los conflictos y el
impacto
de
dichos
el de
la
se
constituye en un objetivo El
Departamento
de
importante.
es
de la gestiรณn de los
de
recursos humanos puede
planteando
servicios. Sus funciones
conducirse un conjunto de
soluciones que se ajusten
varรญan dependiendo del
acciones
a
tipo de organizaciรณn al
incremento
que este pertenezca, a su
productividad laboral.
cambios, con el fin de
Recursos
enfrentarlos
esencialmente
solventarlos,
las
y
necesidades
de
cambio.
Humanos
Por medio
destinadas de
al la
vez, asesora, no dirige a La
presente
revista
sus gerentes,
tiene
la
Las
empresas
mรกs
Una empresa que motive a sus trabajadores puede sacar lo mejor de ellos. Y hacer eso se traduce en un incremento de la productividad, lo que repercute en los resultados anuales de la empresa.
4
Desde el punto de vista
información
se
trabajo, y otros se tabulan
operacional
de la teoría de la decisión,
superponen e interactúan .
y se presentan en forma
tradicionalmente
de encuesta, análisis y
contabilidad, el cual nos
Este sistema obtiene datos
seguimiento para fines de
permite
entendida como una serie
e
caracterización. Otros se
precisamente un punto de
de
de
empleados, del ambiente
almacenan
inicial y un punto final
que
empresarial, del ambiente
recuperados
relacionan las necesidades
externo
procesarlos y utilizarlos
empresa)
de información de cada
ambiente experimentando
en la descripción.
relacionan entre si por
proceso decisorio con las
un trabajo de recolección,
fuentes de datos.
procesamiento
la
organización
empresarial
grandes
puede
redes
información
ser
información
de
y del
los
macro-
y
utilización.
para
ser
después,
La elaboración de un
Algunos
se
recolectan
estas redes de
para evaluar la fuerza de
debe tener en cuenta el concepto
de
ciclo
en
identificar
externos que
cadenas de eventos.
sistema de información
Aunque están separadas
(ambos
utilizado
a
la se
5
La base de datos es un sistema
de
almacenamiento acumulación
y
de
datos
debidamente clasificados y
disponibles
para
el
y
la
procesamiento
obtención de información. En realidad la base de datos es un conjunto de archivos
relacionados
lógicamente organizados de manera que se mejore común
que
1. Datos personales de
4.
software
que
cada empleado, que
salarios
ejecuta las funciones de
forman un registro de
salariales, que forman
crear
actualizar
personal.
un
recuperar
2. Datos
sobre
generar
ocupantes
de
y facilite el acceso a los
bastante
datos y se elimine la
exista
redundancia. eficiencia
La de
la
y
información es mayor con
archivos,
la ayuda de la base de
datos
datos, porque los datos
informes.
y
lógicamente relacionados
los cada
Datos sobre los e
incentivos
registro
de
remuneración. 5.
Datos acerca de los
cargo, que forman un
beneficios y servicios
registro de cargos.
sociales, que forman un registro de beneficios.
permiten la actualización
En el área de RR.HH.
3.
y
procesamiento
las diversas bases de
empleados
integrado y simultáneo.
datos conectadas entre
sección, departamento
candidatos (registro de
Esto reduce incoherencias
sí permiten obtener y
o división, que forman
candidatos),
y errores que ocurren en
almacenar
un
cursos y actividades de
razón de que se presentan
distintos
archivos
niveles de complejidad.
el
dobles.
Es
datos
de
estratos
o
Datos acerca de los
registro
mismos.
de
de
cada
los
6.
Datos sobre los
sobre
entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.
6
Datos
son
3.
los
general es
elementos que sirven de
cuando
base para resolver los
realice
formación del juicio.
los siguientes.
exige de
individuo para poder
El procesamiento de datos
ya
manejarlo.
puede ser:
intervención del operador.
mismo, cada dato tiene
1.
poco valor.
manualmente con fichas,
El
procesamiento
Manual: se efectúa
de
talonarios, tarjetas, etc.
datos es la actividad de
con ayuda de máquina de
acumular,
escribir o de calcular.
mezclar
agrupar datos
y
para
transformarlos
en
2.Semi-automático:
se
información u obtener
utilizan
de
otra información, o la
contabilidad. El operador
misma
introduce
información
bajo otra forma, para
tarjetas
alcanzar
máquina
alguna
finalidad u objetivo.
determinado
toda
la
humana entre un ciclo y
es
sí
que
necesidad de intervención
posible de ser analizada
En
para
secuencia sin que haya
manifestación objetiva
interpretación
maquina
desarrolla
una
decir,
la
conjunto de operaciones
Un dato es solo un
subjetivamente,
en
realizado
programada
problemas o para la
índice,
Automático:
máquinas
fichas
o
y después la realiza
numerosas operaciones
programas
sin
la
7
El punto de partida de un
sistema
de
información de RR.HH. es la base de datos. El objetivo
final
de
un
sistema de información de RR.HH. es suministrar a las jefaturas información acerca del personal.
El montaje de un sistema de
información
la información sea el
Recursos Humanos, es el
elemento llave para la
Sistema de Información.
competitividad
de
adecuada
la
evaluación
en
eficiente
se
Humanos
puede
ser
en
definido
como:
el
“conocimiento”, pasando
conjunto
este a ser la principal
procedimientos ordenados
actualizada
ventaja competitiva de las
que
información.
empresas.
información relativa a los
de
gestionan
la
información.
• Almacenar y mantener permanentemente la
• Distribuirla
de
de
transformarlos
Información de Recursos
a
los
decisores en tiempo y
RR.HH. requiere análisis
y
de
se transmite de forma
transforma
la
finalidad El
eficaz,
de
con
empresa y si se gestiona y
y
Sistema
• Procesarlos de forma
forma oportunos.
la
organización o de sus subsistemas
y
de
respectivas
necesidades
• El
sus
de
información
de
recursos humanos debe
de información.
recoger Actualmente encontramos
sistema
del
activo humano de la
nos en
datos
organización
la
de
su
denominada “Era de la
estructura organizativa
información”,
y del entorno; mercado
consecuencia
y
como
de
globalización
de
mercados, internacionalización empresas,
de trabajo y marco
la
de
nuevas
tecnologías…; hacen que
Un elemento clave hoy en
recursos humanos de la
día
las
organización, y para ello
en
debe:
la
•Recoger
para
organizaciones,
y
particular
para
Dirección y
Gestión de
pertinentes.
los
datos
jurídico laboral.
8
Un
Sistema
de
información de Recursos
humanos obtiene datos e información
de
los
empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo
(mercado
de
trabajo,
exigencias
de
trabajos,
etc.)
y
del
macro-ambiente (coyuntura
económica,
política, etc.).
-Bases de datos. y
Este
-Reclutamiento selección de personal. -Entrenamiento desarrollo de personal.
y
flujo
de
datos
experimenta un trabajo de recolección, procesamiento
y
utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerza de
trabajo
haciendo
-Evaluación desempeño.
del
-Administración salarios.
de
-Estadísticas. de personal -Higiene y seguridad.
utiliza como fuentes de datos
elementos
suministrados por:
-Jefaturas respectivas, etc. La elaboración
empresa,
concepto
ciclo utilizados
de
operacional
en
contabilidad.
Este
concepto
de
un
fuera
de
la
incluye
una
cadena
principal
de
eventos
de
la
organización y terminan en un punto externo a la
localiza
cadenas de eventos que se
Un
información de RR.HH.
debe tener en cuenta el
empresa.
-Registro y control de personal (ausencias, atrasos, disciplina, etc.).
de
inician
tradicionalmente
objetivas las decisiones.
sistema
sistema de información
9
Principales aplicaciones del sistema de información de Recursos Humanos
Entre
sus
múltiples
aplicaciones tradicionales estudiaremos la jornada de trabajo y la disciplina.
Jornada de trabajo Total de horas diarias, semanales o mensuales que cada empleado de trabajar para cumplir su contrato
individual
y
satisfacer la convención colectiva. Tiene relación con
todas
las
características propias de
-
la jornada de trabajo.
trabajo:
Sistemas rígidos y el establecimiento programas
de
Horario
realiza
el en
flexible
de
-Trabajo a distancia: el
procedimientos
trabajo
se
trabajo se realiza en
organización.
un
proceso
casa para un empleador
ajustable de horas diarias.
la
Esto
se
denomina autodisciplina o autocontrol.
externo.
de
Factores
flexibles;
- Trabajo compartido: dos
dentro de estos últimos
o más personas comparten
-Trabajo
tenemos:
u ocupan un cargo.
trabajo es regular pero
habla de disciplina los
no de tiempo completo.
principales factores que
Disciplina
deben considerarse son:
relacionados
parcial:
el
El término disciplina se refiere a la condición que obliga a las personas a comportarse
de
modo
aceptable según las reglas de uso común y
con
disciplina Cuando
la se
1.Gravedad del problema. 2. Duración del problema. 3. Frecuencia y naturaleza del problema. 4.Factores Condicionantes.
10
Las bases de datos son una
colección
de
información de cualquier tipo perteneciente a un mismo
contexto
y
almacenado
3-En Tablas, tenemos 3
escoges en propiedades).
ingresamos a informes y
opciones para crearlas:
y después de escoger el
podemos escoger las dos
-crear una tabla en vista
nombre
del
campo,
opciones
diseño.
escogemos el
tipo de
informes:
-crear una tabla utilizando
datos que este va a ser
-crear un informe en vista
el asistente.
(texto, fecha,
diseño. -crear
sistemáticamente para su posterior
uso
en
de
un
crear
informe
utilizando el asistente.
este
sentido un tarjetero de 7-
recetas, un catalogo de
de
-crear
una
tabla
introduciendo datos.
de
Recursos
números,
etc.)
propiedades
4-Cuando
escogemos
y
las
(tamaño,
titulo,
Una base de datos en la gestión
el asistente,
que vallamos a utilizar.
escolares
de un estudiante, etc.
informe
escogemos los campos
una
oficina, los registros de calificaciones
un
utilizando
archivo de inventario en archivero
utilizamos
crear
fichas bibliográficas, un
el
Cuando
requerido,
indexado, etc.)
Humanos se realiza de la
vista en diseño, podemos
siguiente forma:
introducir el nombre de
5- Ya después lo puedes
1-Archivo, Nuevo, Base
los campos, recuerda que
guardar
de datos en Blanco.
el nombre de los campos
introducir los datos.
y
empezar
a
va sin espacios, pero el 2-Darle nombre a la BD
titulo si puede ir con
6- Cuando vallamos a
( Bases de Datos).
espacio (el titulo lo
hacer
un
informe
11
Un
departamento
Recursos
Humanos
de no
puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores.
Las políticas asumidas en un período dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.
Tal situación demanda la
necesaria, entra a jugar su
Es la expresión de una
necesidad de un control
verdadero cometido.
opinión.
estricto
El concepto de auditoría
Es la aplicación de unas
procesos y políticas, que
procede
normas y
asume
económico
de
todos
una
los
empresa
determinada
en
espacio
temporal
definido
y
auditoría
y
mundo es
proceso de investigación y
procedimientos establecidos.
evaluación
independiente, sobre la
Es llevada a cabo por
en
este
información contenida en
personal especializado:
donde
la
los estados financieros de
auditor.
como
una
entidad,
esta
herramienta de control y
concretiza
vía eficaz para obtener
caracteres siguientes:
la
un
es
precisamente entorno
un
del
retroalimentación
con
se los
Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización.
12
Estas nos indican que, en
general,
organización
una
no
puede
cambiar tan de prisa como exige el mercado; las empresas
deben
estar
ajustando su estrategia y reformulando
su
estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría
un
recurso
beneficios
auditoria humanos
de son
importancia crítica. • Garantiza
el
cumplimiento de diversas disposiciones legales. Una auditoría de los recursos humanos evalúa las
actividades
de
administración personal
de en
organización
la
con
el
objetivo de mejorarlas.
auxiliar vital. Los
•Identifica problemas de
de
muchos
La auditoría puede cubrir un
departamento,
división
como los siguientes:
o
corporación
• Identifica
eficientes, las actividades consonancia
la
recursos
toda
Para ser verdaderamente en cuenta y mantenerse en
una la
con
los
de recursos humanos de la objetivos corporativos. corporación
deben
considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener
las
contribuciones
del
departamento
de
personal a la empresa.
La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración
• Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento
de
recursos humanos. • Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.
sobre la eficiencia del
programa de desarrollo (Chiavenato 1993).
13
La auditoría analizara si
consecución
los gerentes de línea están
objetivos
siendo
de
de
los
la
responsables
en
organización
materia de RRHH,
así
armonizándolos con los
como si se cumple con los
objetivos
de
los
procedimientos y políticas
empleados.
Si
estos
establecidas al respecto.
pueden
También se verificara si
objetivos, se mostraran
cumple con las reglas en se realiza exclusivamente general y, especialmente, con
las
en
el
departamento
insatisfechos,
sus
surgirán
conflictos que dan lugar
de c) La auditoría a nivel de
al absentismos laboral,
departamento de servicios a
satisfacciones
elevadas
disposición
empleados:
disposiciones RRHH;
legales.
marche correctamente.
cumplir
este
de
en
toda
la
de
los
tasas
de
rotación, entre otros. Esta situación afectara al clima
a) Auditoria de la función
organización.
de administración de
motivo, la colaboración de
El departamento de RRHH
de trabajo, lo que acabara
recusas humanos:
los gerentes de línea es
debe velar por la
afectando negativamente
El
comienzo
auditoria
de
la
consiste
en
verificar el trabajo que realizan los miembros del Departamento de RRHH.
b)
Auditoria
de
las
funciones de personal de los gerentes en línea:
Como señalamos en el párrafo
anterior,
la
función de los RRHH no
Por
un
este
fundamental para que todo
a la productividad.
14
Cada uno permite adquirir
de talento
información
sobre
gerencia, de acuerdo al
aspectos
tamaño de la organización
Agudelo,
y finalmente la entrevista
análisis
se aplica al director de
La
gestión humana o en su
se
defecto al gerente de la
determinados (Restrepo 2002).
y
& el
documental. observación
directa
puede realizar por el experto a través de toda la organización; el análisis
Existen
muchos
instrumentos de auditoria, sin
embargo
a
continuación se presentan algunos
instrumentos
elaborados para auditar el área de gestión del talento humano en una empresa del sector de
agua
potable
y
saneamiento básico que pueden ser aplicados a cualquier organización.
tipo
de
documental
se
realiza
igualmente
en el área
empresa.
humano
o
Gracias
a la información que el informe de la auditoría de los recursos humanos contiene, el gerente de personal puede adoptar una perspectiva global respecto a la función que está desempeñando. Además de resolver los problemas generales, puede concentrarse en los que permitirán que su área efectúe una contribución definitivamente mejor a la corporación. El informe de auditoría permite al gerente de personal establecer un calendario de actividades, así como prioridades para el nuevo periodo de trabajo que será evaluado una vez más durante la próxima auditoría de personal. Anteriormente se puede evidenciar las distintas técnicas y herramientas necesarias para el proceso de auditoria. Como los procesos de auditoría no son iguales en todas las empresas (debido a que todas las empresas no son iguales), lo importante es conocer a fondo todas las técnicas existentes para que de tal manera saber aplicarlas en el momento necesario.
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