PL ANEACIÓN ESTRATEGICA
PRÓLOGO En muchas ocasiones actuamos improvisadamente. Y no es raro que después nos arrepintamos y digamos: Metimos la pata. ¿Por qué no pensamos antes de actuar?. Esta actitud es corriente en la vida cotidiana. Cuando tenemos una empresa, una asociación o un equipo, no podemos dejar todo al azar. Se requiere planear lo que vamos a realizar, y así evitar dar ópalos de ciego. Y al planear, pensar que siempre podemos hacer mejor las cosas y alcanzar nuevas metas que den sentido a nuestra organización y vida en sociedad. Si pensamos que aquí todo sigue igual, no nos sentiremos animados para cambiar y mucho menos para planear. Vamos a presentar las ideas centrales que sirvan de guía para hacer la planeación estratégica de nuestra organización. Son dos grandes aspectos: 1) Lo que es la organización, lo que ella piensa y pretende. Se trata de tener clara la Misión, Visión, Objetivos, Principios y Valores que la sustentan. 2) La situación interna de la organización y el contexto en que se desenvuelve. Se trata de la Metodología para trazar las Metas Estratégicas y el Plan de Acción de la organización dentro de su filosofía y aspiraciones. Responde a las preguntas: ¿Qué es la organización a la que pertenezco, para qué fue creada y cuál es su papel? En la Misión encontramos el fundamento que permite explicar a los demás el sentido de nuestra organización en la sociedad. Una organización sin misión sería como un grupo de amigos que se reúnen porque no tienen nada más que hacer, que no puedan dar cuenta del por qué se han reunido. La Misión es el presente, nos da identidad y razón de ser.
INDICE ONGS ¿Qué es Planeación Estratégica? ¿Qué es una estrategia? El Camino De La Estrategia Planeación Financiera Planeación Educativa Planificación De Eventos La Planificación General De Los Eventos Debe Incluir:
ONGS El término organización no gubernamental (ONG) se refiere normalmente a organizaciones que no son ni parte del gobierno ni de alguna empresa con fines de lucro. Por lo general a cargo de ciudadanos comunes, y pueden ser financiadas por el gobierno, fundaciones o empresas. Algunas ONG evitan la financiación oficial y trabajan a través de voluntarios. Las ONG son un grupo muy diverso de organizaciones que se dedican a una amplia gama de actividades y se encuentran en diferentes partes del mundo, algunas pueden tener carácter benéfico, mientras que otras están inscritas exención de impuestos basados en el reconocimiento de los fines sociales y otras pueden ser los frentes a los grupos políticos, religiosos y de otra índole. Las ONG son difíciles de definir, y el término de 'ONG' no se usa constantemente. Como resultado existen muchas clasificaciones diferentes. El enfoque más común está en la "orientación" y el "nivel de operación". La orientación de una ONG se refiere al tipo de actividades que realiza, estas actividades pueden incluir derechos humanos, medio ambiente o el desarrollo del trabajo. El nivel de funcionamiento de una ONG indica la escala en la que la organización trabaja, puede ser local, regional, nacional o internacional. Una característica de las diversas organizaciones es que al compartir su estado no lucrativo, no se ven obstaculizadas por los objetivos financieros a corto plazo. En consecuencia, son capaces de dedicarse a las cuestiones que se producen a largo plazo. Las ONG que hacen campañas buscan "lograr un cambio a gran escala promovido indirectamente a través de la influencia del sistema político." 8 Las ONG que hacen campañas necesitan un grupo eficiente y eficaz de los miembros profesionales que debe de ser capaces de mantener informados a los simpatizantes y motivarlos. Deben de planificar y deben demostrar su don de anfitriones en los eventos donde se encontraran presentes los medios de comunicación. Sus miembros deben de mantener una amplia red informada de simpatizantes que se puedan movilizar a los eventos para llamar la atención de los medios y la influencia a los cambios de la política. La actividad de la definición de las ONG de campaña es la realización de manifestaciones. 8 Las ONG de campañas a menudo se enfrentan con cuestiones relativas a los derechos humanos, los derechos de las mujeres, de los niños, etc. El propósito principal de una organización no gubernamental de defensa en descender o promover una causa específica. A diferencia de la gesteó de proyectos en funcionamiento, estas organizaciones suelen tratar de crear conciencia, aceptación y conocimiento por el cabildeo, trabajo de prensa y eventos activistas.
Qué es Planeación Estratégica? La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo. Los planes estratégicos cuentan con un cierto presupuesto disponible, por lo que es esencial la correcta determinación de los objetivos a cumplir. De lo contrario, el dinero puede no ser suficiente para alcanzar las metas y la planeación estratégica falla
Planeación La gestión o management comenzó a exigir la planificación de las tareas a cumplir, con un gerente que analizaba cómo y cuándo ejecutarlas. A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan. Las características de la planeación, por supuesto, dependerán del contexto; no es igual la toma de decisiones que realiza una familia cuando organiza un viaje de vacaciones que el proceso planificado por el gerente de una empresa para lanzar un nuevo producto al mercado. Sin embargo, su éxito dependerá del grado de conocimiento, análisis e intuición de quienes la ejecuten, y en ambos casos se podría dar un meticuloso plan de acción, sin importar la formalidad de cada uno.
Algunas clasificaciones Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación: * Planeación estratégica: la realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias. * Planeación táctica: suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un principio.
* Planeación operativa: se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera. * Planeación normativa: se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que se trabaje de manera ordenada. * Planeación interactiva: es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos.
¿Qué es una estrategia? Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego:
La palabra estrategia significa literalmente “guía de los ejércitos”
Definición de Planeación Estratégica La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones internacionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.
“Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos” A. Chandler
“Estrategia es la dialéctica de la empresa con su entorno” H. Ansoff
“La estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia formula de cómo la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos” M. Porter
Algo sobre la Estrategia La estrategia es el único camino por el cual la organización genera valor. Menos del 10% de los planes estratégicos tienen éxito. En el 70% de los casos, el problema se debe a una mala estrategia o a una mala ejecución. Las estrategias pueden variar pero no las herramientas para su medición. ¡Se estima que el equipo gerencial ocupa menos de una hora al mes a la estrategia!
Barreras para aplicar la estrategia Aclaración •
Es muy importante no confundir las estrategias, con los objetivos estratégicos.
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Las estrategias son los planteamientos que nos servirán para cumplir la misión.
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Los objetivos estratégicos son los pasos a lograr para cumplir la estrategia y siempre son de largo plazo.
Etapas de la Planeación estratégica •
Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.
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Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.
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Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.
Beneficios de la Planeación Estratégica Beneficios Financieros •
Investigaciones indican que organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan.
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Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.
Beneficios No Financieros •
Mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la productividad de los empleados, menor resistencia
al cambio, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados. •
Aumenta la capacidad de prevención de problemas.
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Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de oportunidades.
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Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales.
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Permite asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas. Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.
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Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.
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Disciplina y formaliza la administración.
El Camino de la Estrategia
MISION y VISION Misión:
Es concebida como una oportunidad para hacer negocios que una compañía identifica dentro de un contexto de necesidades, ¿Cómo estamos? y ¿Cuál es la razón de ser de nuestra empresa? ¿Para qué hemos creado a la empresa? Responde a la pregunta: ¿Cuál es la razón de ser de la empresa?
Visión: Futuro relativamente remoto donde la empresa se desarrolla en las mejores condiciones posibles de acuerdo a los sueños y esperanzas del propietario o director ejecutivo. ¿Dónde se quiere llegar?
Responde a la pregunta: ¿A dónde queremos llegar, en dónde nos vemos en el futuro?
Nos da la amplitud del marco de referencia empresarial en el cual nos vamos a desarrollar y se puede enfocar desde dos sentidos
Stephen Covey nos dice en sus 7 hábitos; “Las ideas nacen dos veces, cuando las pensamos y cuando las hacemos”, así es la visión. Es lo primero que se piensa y lo último que se consigue en un plan estratégico.
OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Tras la realización del diagnóstico y el pronóstico del escenario, se decidirán los objetivos de la empresa que deberán alcanzarse en los próximos años. Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que se elija. Deben ser de acuerdo con Peter Drucker:
S (Specífics): específicos. M (Measurables): medibles. A (Achievables): alcanzables. R(Realistics): realistas T (Time related): acotados en el tiempo.
Los objetivos no declarados: Rentabilidad. Crecimiento. Permanencia.
Aunque no se declaran abiertamente nunca dejan de estar en la mente de la alta dirección y de la junta de accionistas.
Análisis PEST
El punto clave del análisis PEST debe ser una clara definición del mercado al que se dirige, y puede ser desde alguna de las siguientes perspectivas: •
Una empresa viendo su mercado
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Un producto viendo su mercado
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Una marca en relación con su mercado
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Una unidad de negocios local
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Una opción estratégica, como entrar a un nuevo mercado o el lanzamiento de un nuevo producto.
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Una adquisición potencial
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Una sociedad potencial
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Una oportunidad de inversión
Análisis FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas. Es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que nos ayuda a saber en qué estado se encuentra y que factores externos la afectan. Permite resolver dos preguntas: ¿qué tenemos? ¿en dónde estamos?, ejemplo:
Fortalezas Experiencia de los recursos humanos Procesos técnicos y administrativos para alcanzar los objetivos de la organización Grandes recursos financieros Características especiales del producto que se oferta Cualidades del servicio que se considera de alto nivel
Debilidades Capital de trabajo mal utilizado Deficientes habilidades gerenciales Segmento del mercado contraído Problemas con la calidad Falta de capacitación
Oportunidades Mercado mal atendido Necesidad del producto Fuerte poder adquisitivo Regulación a favor del proveedor nacional
Amenazas Competencia muy agresiva Cambios en la legislación Tendencias desfavorables en el mercado Acuerdos internacionales
PLANEACIÓN FINANCIERA Planeación financiera. Con miras a sus objetivos, las organizaciones y empresas trazan planes donde detallan las acciones requeridas para cumplir con sus metas. Este proceso de elaboración, puesta en marcha y seguimiento de los planes se conoce como planeación o planificación. La planeación financiera, que busca mantener el equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, está presente tanto en el área operativa como en la estratégica. La estructura operativa se desarrolla en función de su implicación con la estrategia. El área estratégica está formada por la mercadotecnia (marketing) y por las finanzas. La mercadotecnia es la encargada de formular las alternativas estratégicas del negocio, mientras que el sector de finanzas cuantifica las estrategias propuestas por la mercadotecnia. En cambio, la división operativa está formada por sectores como la producción, la administración, la logística y la oficina comercial. Todas estas divisiones se encargan de concretar las políticas del plan estratégico.
La planeación financiera, por lo tanto, se encarga de aportar una estructura acorde a la base de la organización, a través de la implementación de una contabilidad analítica y del diseño de los estados financieros. Gracias a la planeación financiera, los directivos pueden cuantificar las propuestas elaboradas por mercadotecnia y evaluar sus costos. En otras palabras, la planeación financiera define el rumbo que tiene que seguir una organización para alcanzar sus objetivos estratégicos mediante un accionar armónico de todos sus integrantes y funciones. Su implantación es importante tanto a nivel interno como para los terceros que necesitan tomar decisiones vinculadas a la empresa (como la concesión de créditos, y la emisión o suscripción de acciones). Es necesario aclarar que la planeación financiera no sólo puede hacer referencia a ciertas proyecciones financieras que arroje los estados financieros de resultados y balances de un determinado indicador, sino que también comprende una serie de actividades que se desarrollan a diversos niveles: nivel estratégico, nivel funcional y nivel operativo de una empresa.
Desarrollo de la planeación financiera En un proceso de planeación se realizan acciones que tienen como objetivo mejorar o resolver cualquier problemática que pudiera estar atravesando la empresa; para ello es necesario que se reúna la labor de las diferentes partes que la conforman. La planeación financiera es la que se encarga de trasladar a términos económicos, los planes estratégicos y operativos de una compañía, teniendo en cuenta un tiempo y un espacio en el que los mismos se desarrollarán. A través de este tipo de planeación se puede visualizar la estrategia del emprendimiento teniendo en cuenta tres cuestiones sumamente decisivas: las inversiones (saber aprovechar certeramente los recursos de los que se dispone), capital o préstamos (tener un total conocimiento de la estructura del capital que se posee) y los accionistas (saber qué se puede ofrecer a aquellos que desean formar parte de la compañía, sabiendo a qué atenerse en caso de dificultades financieras).
Dentro del proceso de planeación financiera existen diversas ramas, donde cada una se encarga de desarrollar una determinada labor. Por ejemplo, el proceso de planeación presupuestal es el encargado de atender las cuestiones que tienen que ver con el dinero que se posee y saber escoger dónde y cuándo invertirlo correctamente en un largo plazo de tiempo. Por su parte, el proceso de administración del flujo de efectivo es el que se encarga de la inversión de dinero a muy corto plazo, en un sentido meramente operativo e inmediato. El desarrollo del programa financiero comienza con una planificación a largo plazo donde se intentan materializar los objetivos de la compañía, aquello que se desea alcanzar y la visión que se tiene en vistas al futuro.
PLANEACIÓN EDUCATIVA Planeación escolar. La planeación educativa se encarga de especificar los fines, objetivos y metas de la educación. Gracias a este tipo de planeación, es posible definir qué hacer y con qué recursos y estrategias. La planeación educativa implica la interacción de diversas dimensiones. Por ejemplo, desde el aspecto social, hay que tener en cuenta que la escuela forma parte de una sociedad y, como tal, los cambios que experimente la trascenderán. De acuerdo a la dimensión técnica, la planeación educativa debe considerar el uso de la tecnología en la pedagogía, mientras que en cuanto a su dimensión política, debe atender a los marcos normativos existentes. Por otra parte, la planeación educativa se desarrolla en una serie de pasos. La primera etapa es el diagnóstico, donde se vinculan las necesidades educativas, las condiciones de aprendizaje y los factores externos que afectan al proceso educativo. El paso siguiente es el análisis de la naturaleza del problema, que supone la comprensión integral de la complejidad de la realidad educativa. La planeación continúa con el diseño y la evaluación de las opciones de acción. Lo que hace la planeación es tratar de anticipar el resultado de las posibilidades consideradas, a fin de seleccionar la más acorde para el cumplimiento de los objetivos. Una vez elegida la acción o las acciones a seguir, llega el momento de implantación, que es la puesta en marcha del planeamiento educativo. Finalmente, es el turno de la evaluación, donde se establecen balances para analizar el éxito del proceso y sus resultados. La importancia de la planeación al enseñar Es importante señalar que la planeación es una de las herramientas fundamentales en la organización del trabajo docente, pues permite establecer los objetivos que se desea alcanzar a la hora de aplicar las actividades que se han diseñado para el o los educandos. El resultado de una buena planeación educativa es un desarrollo integral y una eficaz difusión de los aprendizajes funcionales para que cada niño pueda enfrentarse a su vida futura.
Para realizar una correcta organización del trabajo es necesario previamente dedicar un tiempo para la comprensión de los alumnos, cuáles son sus cualidades, de qué forma se acercan a la educación, qué actividades podrían favorecer un desempeño eficaz del aprendizaje, etc. Algunos docentes por temor a resultar poco espontáneos o interesantes a la hora de impartir sus conocimientos, tienden a hilvanar sus discursos en tiempo real, sin prestar atención al programa y olvidando plantearse los objetivos de cada clase; de este modo terminan ofreciendo una educación desordenada y deficiente que sólo lleva a que los alumnos se confundan y a que no consigan comprender lo esencial del tema que están aprendiendo. Si se tiene en cuenta que el objetivo de la planeación es el poder decidir con antelación el futuro que se desea alcanzar, para poner en práctica una enseñanza equilibrada y organizada, podemos decir que un docente que no se organiza en base a una planeación ofrecerá una educación sumamente ineficaz, que sembrará más dudas que respuestas en el alumnado. Para ser llevada a la práctica, la planeación educativa se ayuda de la didáctica; es decir, del conjunto de técnicas que se emplean en la enseñanza (basadas en una serie de principios y procedimientos aplicables en cualquier disciplina). Esta rama de la pedagogía no sólo se preocupa por analizar lo que va a ser enseñado sino, y más atentamente, sobre cómo va a ser enseñado. La presencia de la didáctica en la planeación educativa es fundamental porque ayuda a comprender que es tan importante el contenido que se ofrecerá como el medio en el que será impartido; se analiza a los estudiantes y el entorno en el que se desarrollan sus vidas, tanto el físico como el afectivo, el cultural y el social. Gracias a la didáctica, el profesor puede realizar adecuadamente su trabajo, consiguiendo que el aprendizaje sea eficiente.
PLANIFICACIÓN DE EVENTOS Aviso legal: El presente compendio bibliográfico es el resultado de la compilación realizada por el compilador en basé a su experiencia, formación profesional y criterio. La misma no se considera una obra bibliográfica propia, ya que es una recopilación de varias fuentes.
LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN Una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación, antes, durante y después de ser llevado a cabo. Cuando existe la necesidad de llamar la atención de forma que no pueda ser ignorada, con frecuencia el mejor enfoque puede ser un evento o acontecimiento especial (que en adelante serán tomados como sinónimo). Un evento es una forma de comunicación utilizada para conseguir atención hacia un producto o hacia una organización. Su función principal es generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no tiene naturaleza noticiosa. Las organizaciones y las compañías también utilizan los eventos para dirigir la atención hacia sus actividades o funciones. Ejemplos: Una planta manufacturera puede realizar un evento de puertas abiertas para demostrar su programa de modernización recientemente terminado. Los grupos caritativos llevan a cabo subastas y cenas de beneficencia para conseguir fondos y también para concientizar a la comunidad. En casi todas las ocasiones, la ventaja principal de efectuar un evento no es el número de gente que asistirá al mismo, sino el número mayor que puede alcanzarse a través de los medios de comunicación. Un acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos subsidiarios, como por ejemplo: almuerzo, banquetes, concursos, discursos y otros, como parte de su desarrollo. El acontecimiento especial es un elemento de difusión publicitaria que realizado en mayor escala, incluye y entraña todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y requiere de una gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, presentados, dramatizados y publicados. Para la
realización de cualquier evento se necesita de un responsable de comunicación que lo impulse integralmente.
Este especialista llevará a cabo todo el esquema para ejecutar la comunicación del evento una vez que la Dirección de la empresa haya aprobado el concepto. La mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas, una vez realizada la investigación, diagnostico de situación y establecido los objetivos, utilizan un sistema de planificación que identifica el día de terminación de cada paso del plan. Estos pasos pueden incluir todas las funciones de comunicación que rodean el evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail marketing, telemarketing, dossier de información, marketing promocional, folletería, etc. De acuerdo al tamaño y complejidad del evento, el especialista puede trabajar sólo o supervisar a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo oportunamente. El encargado de la comunicación, sin importar el tamaño del evento, debe ser detallista y consiente del presupuesto. Debe conocer cada elemento y su oportunidad para que el evento sea exitoso. Un buen comunicador debe poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento. Tareas fundamentales del Responsable de la Comunicación. Todo comunicador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados de las acciones comunicantes.
INVESTIGAR, INFORMAR, TOMA DE DECISIONES, PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR LOS RESULTADOS. A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO En una primera etapa debemos requerir información específica a nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales vinculados con el área y lo podemos hacer a través de cuestionarios (Brief). Nombre de la empresa.
Actividad.
Productos y/o servicios que comercializa.
Público al que apunta (target group): -público global + -público al que quiere apuntar el
evento. Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico financiero). Aspiraciones (Imagen a posicionar). Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué busca)..
Base de datos. Probables sponsors o patrocinadores. Auspicios nominativos.
A.2.- ENTREVISTAS Entrevistas con personalidades clave: Directivos. Líderes de opinión (formales e informales).
A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO Investigaciones motivacionales: Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial.
A.4.- Análisis de Fortalezas y debilidades (FODA). Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos económicos,
financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.) Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos
o controlamos parcialmente.
Estas y/u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual de
la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.
OBJETIVOS: Proposición que tiene: 1. Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible, creíble y realizable. 2. Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la intención. 3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.
B.- PLANIFICACIÓN Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un proceso de toma de decisiones. Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES Estrategias Tácticas Procedimientos u operativas
ESTRATEGICA: ¿Qué queremos? Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones fundamentales.
TÁCTICAS: ¿Cómo lo vamos a lograr? Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico.
PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: ¿Quién lo hace? Importa la técnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.
B.1.- PLANIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO B.2.- DETERMINACION DE LAS ACCIONES A IMPLEMENTAR 1. Designación de colaboradores. 2. Desarrollo planning. 3. Fijación de las reuniones de trabajo. 4. Determinación y contratación de servicios varios. 5. Diseño de aviso publicitario y planificación de medios. 6. Campaña de Prensa. 7. Campaña de Relaciones Públicas 8. Ceremonial y Protocolo. 9. Acciones de Marketing Directo 10. Calendarización de las actividades.
C.- EJECUCION Es la puesta en práctica de todas las acciones comunicacionales planificadas.
D.- EVALUACION Evaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el evento, a diferencia de los controles que se realizan durante los tres pasos previos.
¿QUÉ TIENE DE EVENTUAL UN EVENTO? Si bien un “Evento” es –por definición de la Real Academia Española- un acontecimiento, una eventualidad, un hecho imprevisto, también es un “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. Esto, que en apariencia es un contrasentido, en esencia no lo es: la eventualidad de un acontecimiento que ha sido programado, no reside en la falta de
previsión de lo que pudo y debió ser previsto; un organizador que está planificando un encuentro al aire libre por ejemplo, no podría no prever que el día en que dé comienzo pueda llover. Lo eventual de un evento es un intangible que excede al organizador. ¿Qué es entonces lo eventual de un evento? La respuesta comienza en el momento en que los actores desarrollan los contenidos programados y en este punto, quienes organizamos no tenemos injerencia ni responsabilidad alguna. Está, por ejemplo, en la inspiración, predisposición e impronta de los disertantes en una conferencia o congreso; en la creatividad, entrega y dedicación de un deportista en una justa; en la empatía de actores y espectadores durante un espectáculo teatral o artístico, en un contexto socio económico adverso producto de variables no controlables que afectan la capacidad de compra de los potenciales asistentes a una feria o exposición; en la apreciación, percepción e impacto que las obras de arte expuestas generan en el público asistente a un vernissage. Todas éstas son parte del abanico de posibilidades de lo “eventual”. Son justamente los imponderables mencionados los que transforman cualquier acontecimiento especial en un evento. Y qué bueno que así sea, qué poco atrayente sería un acontecimiento en el que pudiera preverse lo que debiera surgir naturalmente. Qué poco afortunado sería, por ejemplo, el intento de planificar las sensaciones del auditorio frente a un hecho programado. Qué fútil sería la intentona de condicionar emociones frente a un acontecimiento artístico. Finalmente, la definición, la demostración empática y la ilustración por la negativa, nos muestran que un evento es tal porque sus artífices y protagonistas son los actores y no los organizadores. Por eso, estimados colegas relacionados y no lo es, ya que son ellos los que lo constituirán en tal, y no es nuestra tarea aleccionarlos sino lograr que así sea. El planear o planificar, en términos generales podría concebirse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre sí, con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado. Entendemos entonces que el planeamiento es, en la práctica, "un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones" y responde a la formulación común de: qué hacer; cómo hacerlo; cuándo hacerlo; quién debe hacerlo; qué medios utilizar para hacerlo.
Todo plan tiende a neutralizar la espontánea dispersión de esfuerzos y recursos, y aunque en la práctica los planes difícilmente se cumplen en su totalidad y en un sentido estricto, esto no puede provocar dudas sobre los beneficios comprobados en la aplicación racional de cualquier método dotado de los componentes y recaudos necesarios en el trazado perspectivo hacia metas fijadas en un futuro desconocido hacia el cual se transitará sistemáticamente.
Para el contexto de la Organización de Eventos, vale aclarar que el hecho de que una organización cuente con procedimientos propios para planificar la actividad general; sectorialmente se pueden aplicar distintas modalidades o sistemas para planificar su respectiva gestión, siempre que los mismos no colisionen con el Plan Global. En realidad esto se trata más de una aclaración técnica que un comentario, ya que todo proceso de Planeamiento tiene como uno de los componentes invariables a la ESTRATEGIA; es decir, el "arte de emplear los medios disponibles en la forma oportuna para solucionar un problema o alcanzar un objetivo definido". Asimismo la Estrategia como tal, responde a la ejecución de "una cadena de decisiones", razón por la cual es de particular responsabilidad del profesional que tiene a su cargo la realización del Plan, Programa, Campaña o Proyecto de Eventos. En tal sentido, cuando debe fijarse el encaminamiento de las acciones que se consideren más convenientes frente a las hipótesis críticas que todo Plan debe fijar en el curso de un tiempo futuro que es desconocido y al que solo se puede indagar por ciertos estudios deductivos o pronósticos, la estrategia ofrece ciertos factores operativos como la información, tanto endógena como exógena lograda previamente y durante los desarrollos; los Recursos o fortalezas con los que cuenta la organización y el propio potencial de Relaciones Públicas para sortear los posibles inconvenientes que puedan producirse y el Tiempo, cuyo espacio ofrezca las facilidades de maniobras apropiadas frente a los virtuales hechos que acechen la marcha normal de las operaciones dispuestas en la planificación. •
Estudios Previos: consiste en la búsqueda, adquisición y aprovechamiento de toda la información posible que tenga valor con relación al Plan a ser desarrollado y facilite luego las decisiones a tomar.
•
Planificación: se refiere a la disposición de los recursos necesarios y los cursos de acción más viables y seguros para cumplir las metas fijadas.
•
Ejecución: una vez coordinados los recursos logísticos, se llega a la fase final del Plan, en el cual se ejecutan todas las acciones dispuestas frente a las condiciones previstas.
}
Las características de un buen plan deben ser las siguientes:
•
Comprensible, concreto y sencillo.
•
Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.
•
Preparado y redactado de de forma tal que personas que no hayan participado de su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga secuencias lógicas.
•
Es importante revisar sistemáticamente el avance del plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer. La planificación está íntimamente ligada con los recursos disponibles para realizar un evento.
Por lo general en un evento, ocurren variaciones al plan original, sean éstas positivas o negativas es siempre recomendable volver a las premisas con basé en las cuales se elaboró, para verificar si éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá adoptar las medidas correctivas necesarias. Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados. Ventajas de la planificación: •
Se tienen objetivos claros y definidos.
•
Se establecen programas con metas para su alcance.
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Estimula la creatividad para hacer mejor uso de los recursos disponibles.
•
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prácticas y objetivas.
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Coordina y unifica esfuerzos.
LA PLANIFICACIÓN GENERAL DE LOS EVENTOS DEBE INCLUIR: •
Definición de los objetivos generales y específicos.
•
Las políticas generales.
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La temática del evento.
•
El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.
•
La estructura de organización y la definición de funciones.
•
La formación, organización y programa del grupo de trabajo.
•
Los procedimientos de trabajo.
•
Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero.
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La contratación de lugares y servicios.
•
Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.
•
La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.
•
Las proyecciones de ventas y beneficios.
•
Las estrategias de comercialización y difusión.
•
El control de la aplicación de recursos por actividad.
•
Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.
•
La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.
•
La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
•
Elaboración de la lista de seguimiento.
También una buena planificación debe considerar con mucho detenimiento lo siguiente: •
Las fechas más convenientes para la realización del evento.
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Lugar y sede.
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Temática general y particular.
•
Quienes y cuantos ponentes y participantes serán.
•
Definición de ponente magistrales y mesas de trabajo.
•
Invitados especiales.
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Pronóstico de participantes esperado
CONCLUSIÓN La planeación estratégica permite que la organización tome parte activa, en lugar de reactiva, en la configuración de su futuro, es decir, la organización puede emprender actividades e influir en ellas y, por consiguiente, puede controlar su destino. Los pequeños empresarios, los directores ejecutivos, los presidentes y los gerentes de muchas organizaciones lucrativas y no lucrativas han reconocido y obtenido los beneficios de administrar sus estrategias. El proceso de la planeación estratégica es más importante que los documentos resultantes, porque gracias a la participación en el proceso, tanto gerentes como trabajadores se comprometen a brindar su apoyo a la organización. Si bien tomar buenas decisiones estratégicas es una de las mayores responsabilidades del dueño o director general de una organización, tanto empleados como gerentes deben participar en formular, implementar y evaluar las estrategias. La participación es clave para conseguir el compromiso con los cambios que se requieren.