APPEL D’OFFRES Appui à la Gestion Administration, Finances et Logistique du Programme Burundi - RCN Justice & Démocratie DEADLINE LE 24/02/2022
RCN J&D est une ONG belge qui mène depuis 1994 des projets de reconstruction de l’Etat de droit dans différents pays en transition ou en développement. L’organisation identifie le renforcement des principes et mécanismes de la justice comme vecteur essentiel pour le développement et la paix durables. Ses actions de soutien à la reconstruction du système judiciaire s’adressent tant aux opérateurs institutionnels qu’à la société civile (www.rcn-ong.be). RCN J&D intervient directement ou indirectement actuellement en RDC, au Rwanda, au Burundi, au Burkina Faso, en Belgique et au Maroc. Dans le cadre du suivi des partenariats de RCN J&D au Burundi et afin d’en garantir leurs bonnes exécutions RCN J&D souhaite constituer un vivier (pool) burundais de consultants experts administration, finances et logistique.
Objet de la mission de consultance Le/la consultante sélectionné dans le vivier apportera son appui administration, finances et logistique au programme : -
Veiller respect des procédures administratives, financières et logistiques de RCN J&D et des contrats bailleurs par les partenaires Superviser l'exécution des conventions partenariales au niveau administration, RH, finances et logistique Elaborer et réaliser le suivi les budgets des projets en concertation avec le personnel des partenaires Consolider la tenue de la comptabilité et contrôler les dépenses des partenaires Contrôler et valider les demandes de trésorerie des partenaires Préparer le Comité de programme RCN J&D avec le/la consultant.e expert en gestion de projets et les partenaires, et la coordination du Programme Burundi
RCN Justice & Démocratie ASBL Boulevard Adolphe Max 13-17 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2. 347 02 70 Mail : info@rcn-ong.be www.rcn-ong.be Compte BE59-7320-3872-9626 TVA BE0454555163
Durée de la prestation Le vivier est maintenu jusqu’au 31/12/2026. Le/la consultant.e sélectionné.e dans le vivier se verra proposer un contrat de prestation de 1 an (reconductible).
Critères d’évaluation du dossier de candidature -
Maitrise des règles DGD Maîtrise de la comptabilité Expertise dans la gestion de partenariats en matière financière Maitrise des logiques budgets d’une ONG Connaissances des thématiques du programme DGD de RCN J&D Connaissances du bailleur UE et autres bailleurs Connaissance du contexte d’intervention Expérience.s de travail avec RCN Justice & Démocratie Prix et modalités de facturation de la prestation
A préciser dans votre offre -
Tarifs sur base d’un forfait mensuel Informations sur le niveau d’expertise Liste des sujets d’expertise
Dossier de candidature Chaque dossier comprendra les documents suivants : - Offre technique : Une note décrivant les expertises, connaissances et compétences en lien avec les critères d’évaluation mentionnés dans le présent appel d’offre. - CV du consultant - Offre financière comprenant le coût de la consultance toutes taxes comprises et frais afférents - Une liste de références d’expériences dans le secteur de l’aide non-gouvernementale (coopération au développement, humanitaire)
Modalités de dépôt des candidatures Candidats intéressés et qualifiés peuvent adresser des demandes d’informations complémentaires à propos de l’appel d’offre auprès de : Patricia Kela, patricia.kela@rcn-ong.be Date limite de remise des offres par courrier électronique au plus tard le 24.02.2022 à l’adresse suivante : job@rcn-ong.be en indiquant «Appui AFL Programme Burundi» dans l’objet du mail.
RCN Justice & Démocratie ASBL Boulevard Adolphe Max 13-17 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2. 347 02 70 Mail : info@rcn-ong.be www.rcn-ong.be Compte BE59-7320-3872-9626 TVA BE0454555163
ANNEXE 1 : Termes de Référence Consultant Expert Administration, Finances et Logistique Administration Veiller respect des procédures administratives, financières et logistiques de RCN J&D et des contrats bailleurs par les partenaires, et si besoin les former à ces procédures (échéances, formats, procédures, audits, remise de pièces justificatives, période d'engagement et d’éligibilité des dépenses, etc.) Superviser l'exécution des conventions partenariales au niveau administration, RH, finances et logistique Appuyer l’expert Gestion de Projets dans la finalisation des conventions partenariales Valider toutes les conventions et contrats ayant des implications financières pour RCN J&D en s'assurant de leur conformité avec la législation nationale Tenir des réunions régulières avec les partenaires, le consultant AFL, l’équipe coordination siège (AFL et Programme) (entre autres Comité de Programmes, Comité de Direction)
Gestion financière et comptable Elaborer les budgets des projets en concertation avec le personnel des partenaires (programme et AFL), l'expert Gestion de Projets de coordination technique projets et l'équipe coordination siège de RCN J&D Etablir le budget prévisionnel annuel pour chaque projet en cours Réaliser le suivi budgétaire du/des projets de façon mensuelle et analyser celui-ci (alerte sur anomalies, déviations, sur ou sous-consommation…) Consolider la tenue de la comptabilité pour envoi mensuel au siège (importer les dépenses justifiées par les partenaires ainsi que les extra-comptables siège pour les besoins de reporting) Contrôler les dépenses justifiées par chaque partenaire afin de valider leurs rapports périodiques qui seront ensuite encodés en comptabilité Contrôler et valider les demandes de trésorerie périodique des partenaires pour envoi au siège de RCN J&D pour paiement, en informant du reliquat de trésorerie à déduire Envoi régulier des pièces comptables des partenaires scannées au siège de RCN J&D
Gestion des contrats bailleurs Anticiper les avenants budgétaires à apporter aux contrats bailleurs Elaborer tous les documents financiers à transmettre aux bailleurs, dans le respect des directives spécifiques de ces derniers Transmettre à l'expert Gestion de Projets, à l’équipe de Coordination siège toute information relative à la politique et à la pratique des bailleurs. Assister l'expert Gestion de Projets (sur demande de ce dernier) dans les relations avec les bailleurs de fonds, pour toutes questions financières.
RCN Justice & Démocratie ASBL Boulevard Adolphe Max 13-17 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2. 347 02 70 Mail : info@rcn-ong.be www.rcn-ong.be Compte BE59-7320-3872-9626 TVA BE0454555163
Partenariats S'assurer que chaque partenaire à des procédures AFL cohérentes avec les principes de bonne gouvernance et qu'elles sont mises en application Assurer une formation continue des partenaires dans les domaines AFL Tenir à jour un registre des indicateurs d'impact du renforcement de capacités des partenaires (nombre d'erreurs à corriger par rapport remis, nombre de pièces justificatives absentes par rapport remis, nombre de pièces justificatives non probantes par rapport remis, nombre de procédures de sélection de fournisseurs non mises en oeuvre par rapport remis...) Compiler tous les documents régissant la relation partenariale (accord cadre, convention spécifique, budgets…) en collaboration avec le coordinateur technique et l'équipe de coordination au siège de RCN pour signature entre les parties Réaliser le volet AFL du screening des nouveaux partenaires
RCN Justice & Démocratie ASBL Boulevard Adolphe Max 13-17 1000 Bruxelles
Tél : +32 (0)2. 347 02 70 Mail : info@rcn-ong.be www.rcn-ong.be Compte BE59-7320-3872-9626 TVA BE0454555163