GESTIÓN DE PROYECTOS
“Por el modo como se realice la planificación, de antemano podemos predecir la victoria o la derrota” Sun Tzu – El Arte de la Guerra Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS OBJETIVOS • Utilizar adecuadamente los métodos, procedimientos y estándares. • Emplear técnicas y herramientas que faciliten su gestión. • Enmarcar al equipo de trabajo de un proyecto dentro de una organización e identificar las responsabilidades y funciones de sus integrantes. • Valorar los riesgos de un proyecto. • Detectar los puntos críticos en cuanto a costo, tiempo, recursos, etc.. • Evaluar el impacto en la organización. • Comprender que los proyectos son los medios para poner en práctica la estrategia y el cambio empresariales.
“La administración por proyectos es lo que hará la empresa; representa el futuro no el presente” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS SITUACION ACTUAL • Desafío actual de las organizaciones: Atender cada vez más, en un plazo cada vez menor y con recursos cada vez más escasos. • La globalización de la economía, el continuo cambio de las necesidades de clientes y compradores, demandan una reducción del ciclo de innovación y una rápida transferencia al mercado. • Las alianzas estratégicas y el impacto que la innovación tecnológica en las organizaciones, son aspectos importantes.. • La tecnología es la fuente más importante de cambio.
“La característica clave de los proyectos es que representan algo INNOVADOR” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Necesitamos cambios en Proyectos ¿PORQUÉ? MUCHOS FRACASOS El sistema computarizado para manejo del equipaje en el aeropuerto internacional de Denver retraso la apertura del aeropuerto más de un año y le sumó 85 millones de $ al presupuesto original. El proyecto para la construcción del túnel en el Canal de la Mancha costó 3,000 millones mas de libras que lo estimado y necesitó 2 años y medio más de los planeado. El constructor de barcos de Disney retrasó la entrega 6 meses y miles de clientes que habían comprado boletos se quedaron plantados. ¿y Big Dig? ¿El metro de Lima?.
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS CONCEPTOS PROYECTO “Es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio único”.
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Temporal Único Se desarrollan en todos los niveles de la organización. Pueden involucrar una o muchas personas Pueden requerir algunas o muchas horas “Son muchas veces conponentes críticos de la estrategia de negocios de la organización que los desarrolla”
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS CONCEPTOS El Proyecto y su carácter TEMPORAL • Cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. • El fin se alcanza cuando los objetivos del proyecto han sido logrados. • O cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser alcanzados y el proyecto tiene que ser terminado. • Temporal no quiere decir necesariamente corto en duración. • La temporalidad se pueden aplicar a: – La oportunidad del la ventana de mercado es temporal – El equipo de proyecto, rara vez dura mas que el proyecto.
“ Aquel que no aplica nuevos remedios, deber esperar nuevos males “ Francis Bacon oviedotejadaluis@gmail.com Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
GESTIÓN DE PROYECTOS CONCEPTOS Proyecto y su carácter de producto o servicio ÚNICO • Involucran hacer algo que no se ha hecho antes. • Puede ser único aunque la categoría a la que pertenezca sea grande. • Debido a que el producto o servicio es único, las características que lo distingue deben ser elaborados progresivamente – Progresivamente quiere decir “procedimientos en pasos, avance continuo por incrementos” – Elaborados quiere decir “trabajado con cuidado al detalle, desarrollado enteramente” • Y debe ser cuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada definición del alcance del proyecto. “ Definición de Locura: hacer las cosas de la misma manera una y otra vez, y cada vez esperar resultados diferentes “ - Albert Einstein Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROYECTO Factores que restringen el éxito del Proyecto • Alcance: Constituye el trabajo requerido para cumplir con el objetivo y solamente el trabajo requerido. • Costo: Es la cantidad de dinero otorgada al proyecto y que debe ser correctamente administrada para alcanzar con el objetivo. • Programación: Es la relación de tareas y actividades que se deben desarrollar, así como los tiempos involucrados en su realización. • Satisfacción del cliente: Cumplidos los objetivos estos deben estar a entera satisfacción del cliente. “Los proyectos progresan rápidamente hasta el 90% de avance; luego permanecerán en ese 90% de avance para siempre” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Por ello requerimos La Gestión de Proyectos Trata de la planificación y el control de proyectos. Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de las partes interesadas de un proyecto. Para ello se requiere balancear demandas como: • Alcance, tiempo y calidad • Diferentes necesidades y expectativas de las partes involucradas • Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas) "La planificación consiste en determinar qué se debe hacer, cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué." American Management Association Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Influencias negativas en el éxito de un proyecto • Poca apreciación de la importancia de la planeación de proyectos – – – – –
No se destina el tiempo suficiente Piensan que las personas tienden a hacer hoy lo que hicieron ayer A veces se interpreta la planeación cómo no hacer nada Muchas veces se realiza una vez iniciada las actividades. Da lugar a una definición de soluciones antes de definir el problema
• Falta de entendimiento del proceso de planeación de proyectos – No se conocen terminologías y herramientas – No saben los objetivos del proyecto, las estructuras de división del trabajo, los cálculos, la programación, las contingencias.
• Se dice que es costosa, que requiere mucho tiempo y que reduce la calidad porque el tiempo que se invierte en ella puede dedicarse al producto: de modo que la consideran un costo”.
“Sino saben nada acerca de lo que usted hace, suponen que usted no hace nada ” - Ley de Graham Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Beneficios • Reducción del costo del Proyecto – Gran parte de los costos de proyecto que sufren el plan inicial, el diseño del producto o el proceso de distribución. – Los cambios deben realizarse al principio, siempre que sea posible, porque resulta mucho más económico. – Determinar el tiempo para los cambios esperados e inesperados, en incluso los fomenta, pero sólo al principio del proyecto
• Reducción del tiempo del proyecto – Todos deben estar convencido del concepto del producto que se desarrolla. Esta filosofía requiere una gran participación de todos. – Los cambios se realizan con mayor facilidad en caso que surjan objeciones. – Elimina las crisis de los proyectos
“ Muchos son muy persistentes en proseguir el camino que han escogido, muy pocos en lograr la meta.” Friedrich Nietzsche Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Beneficios • Mejoramiento de la calidad del producto – Los proyectos fracasan si el equipo no comprende lo que el cliente quiere o lo que se trata de lograr con el producto final. – En caso de entregar prototipos, dar tiempo suficiente para el análisis por parte del cliente ayuda a reducir . – Saber diferenciar quien es cliente y usuario final, por lo tanto hay que buscar su participación. – La calidad demanda de sus participaciones desde el inicio de los proyectos. Se trata de una forma de pensar que define el descubrimiento y el cumplimiento de las expectativas del cliente como la prioridad más importante del proyecto. “La palabra más valiosa y menos usada del vocabulario de un gerente de proyecto es NO” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIร N DE PROYECTOS
TRABAJO GRUPAL Los grupos deberรกn presentar una descripciรณn general del proyecto que van a realizar. Esta descripciรณn no debe ser mayor a dos pรกginas. La fecha de entrega es en la clase siguiente
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GESTIÓN DE PROYECTOS El CONTEXTO de la Gestión de Proyectos 1.
Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos
2.
Partidos interesados del Proyecto (Stakeholders)
3.
Influencias Organizacionales
4.
Habilidades claves
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1.- Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos • Los proyectos se realizan en un ambiente más amplio que el de proyecto en sí. • Los proyectos involucran INCERTIDUMBRES. • Cada proyecto se divide en fases para administrarlo mejor • Cada fase culmina con la terminación de una o más entregables. • Una entregable es un tangible, un producto de trabajo verificable. • Los entregables y las fases, son parte de una secuencia lógica diseñada para asegurar una definición apropiada del producto. • La conclusión de una fase es marcada por la revisión de los entregables y del desempeño del proyecto. • Estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto.
“Sólo tenemos que explicar los fracasos,; pues los éxitos hablan por si solos” - Harry Huntt Ramson Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1.- Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos
Concepto Y propuesta
Fases: La diferentes partes en que se divide un proyecto Diseño
Implementación
Verificación
Terminación
Fase Inicial Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
Fase Intermedia
Fase Final oviedotejadaluis@gmail.com
GESTIÓN DE PROYECTOS 1.- Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos
Concepto Y propuesta
Requerimientos
Un entregable es el resultado tangible y verificable del trabajo
Prototipo
Diseño
Implementación
Software producido
Verificación
Resultado de pruebas
Terminación
Fase Inicial Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
Fase Intermedia
Software empaquetado
Fase Final oviedotejadaluis@gmail.com
GESTIÓN DE PROYECTOS 1.- Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos características • Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias y caen rápidamente al final.
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1.- Fases y Ciclo de Vida en la Gestión de Proyectos características • La capacidad de los interesados de influenciar las características finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es debido al costo de los cambios.
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1. Fases y Ciclo de Vida en la gestión de proyectos • Para un control efectivo cada fase se inicia formalmente, especificando que se permite y espera de ella.
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1. Fases y Ciclo de Vida en la gestión de proyectos ejemplo • CONSTRUCCION – Factibilidad – formulación del proyecto, estudios de factibilidad, y diseños de estrategia y aprobación. Una decisión de seguir / no seguir es hecha a la terminación de esta fase. – Planeación y diseño – Diseño de base, costos y cronogramas, términos de contrato y condiciones, y planeación detallada. Los contratos principales son adjudicados al final de esta fase – Producción – manufactura, entrega, obra civil, instalación y pruebas. La factibilidad es terminada sustancialmente al completar esta fase – Entrega y comienzo de operaciones – ensayos finales y mantenimiento. La operación debe estar en pleno funcionamiento al término de esta fase.
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1. Fases y Ciclo de Vida en la gestión de proyectos ejemplo
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1. Fases y Ciclo de Vida en la gestión de proyectos ejemplo • La empresa constructora identifica una oportunidad, se autoriza un estudio de factibilidad para determinar si se adopta o no. La definición del Ciclo de Vida nos dirá si se le trata como la primera fase del proyecto o como proyecto independiente. • Determinará que acciones de transición se incluirán al final del proyecto y cuales no. Puede permitirnos enlazar el proyecto a operaciones sucesivas de la organización ejecutora. • Tener cuidado en distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y ciclo de vida del producto. Un proyecto de desarrollado para introducir una computadora al mercado es sólo fase del ciclo de vida del producto. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de éstas crea más problemas de los que puede resolver” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS 1. Fases y Ciclo de Vida en la gestión de proyectos Relación entre ciclo de vida del proyecto y del producto
• Debe tenerse cuidado al distinguir el ciclo de vida del proyecto del ciclo de vida del producto.
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GESTIÓN DE PROYECTOS Trabajo o esfuerzo transitorio y único que se hace para crear un producto o servicio. Tiene objetivos y plazos definidos. Condicionado por recursos.
t Necesidad
PROYECTO Bien o servicio que satisface Determinada necesidad o requerimiento
t Necesidad
PROYECTO
PRODUCTO Trabajo que implica actividades Permanentes y repetitivas
Necesidad Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
PROYECTO
OPERACIONES PRODUCTO
t
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GESTIĂ“N DE PROYECTOS 2.- Partidos Interesados del Proyecto - Los Stakeholders
Las diferencias entre los stakeholders deberĂan solucionarse en favor del cliente Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS 2.- Partidos Interesados del Proyecto - Los Stakeholders • Individuos y organizaciones involucrados en el proyecto o cuyos intereses se verán positiva o negativamente afectados. • El equipo de dirección debe identificar tanto a los interesados internos y externos, con el fin de determinar los requisitos del proyecto y sus expectativas. • El director del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos interesados con relación a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso. • La identificación de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difícil.
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GESTIĂ“N DE PROYECTOS 2.- Partidos Interesados del Proyecto - Los Stakeholders
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS 2.- Partidos Interesados del Proyecto - Los Stakeholders Clientes/Usuarios. Patrocinador. Directores del portafolio/Comité de revisión del portafolio. Directores del programa. Oficina de dirección de proyectos (PMO). Directores del proyecto. Equipo del proyecto. Gerentes funcionales. Vendedores/Socios de negocios. Etc…….
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GESTIÓN DE PROYECTOS
3. Influencias de la organización Los proyectos son parte de una organización más grande que el proyecto mismo. El proyecto es afectado por la madurez de una organización.
Cultura y estilo
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Estructura organizacional
Oficina de gestión de proyectos
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3. Influencias de la organización 3.1 Cultura y estilo de la organización • Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas • Políticas y procedimientos • Percepción de las relaciones de autoridad • Ética laboral y horario laboral La cultura de la organización tiene una influencia directa en los proyectos • Un equipo puede proponer un enfoque inusual o de alto riesgo y obtener la aprobación en una organización agresiva o emprendedora.
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GESTIÓN DE PROYECTOS
3. Influencias de la organización 3.2 Estructura de la organización
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GESTIÓN DE PROYECTOS
3. Influencias de la organización 3.3 Oficina de Gestión de Proyectos • • •
Decisiones de un proyecto pueden impactar en otro proyecto o en la organización Los impactos y los recursos limitados pueden llevar a que una organización por proyectos se detenga. Es necesario crear una función de negocio responsable de la coordinación del trabajo de proyectos en la organización.
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3. Influencias de la organización 3.3 Oficina de Gestión de Proyectos Función de negocio responsable de toda la coordinación de todo el trabajo de proyectos a lo largo de la organización y de proveer los recursos y competencias necesarios para manejar múltiples proyectos
OBJETIVO: Completar todos los proyectos lo mejor posible, en función a la prioridad dada por el negocio y los riesgos que se quieren asumir Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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3. Influencias de la organización 3.3 Oficina de Gestión de Proyectos Grados de influencia de la Oficina de Proyectos
Actúa como repositorio de los proyectos y su estado Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
Tiene la responsabilidad total por los proyectos de la organización oviedotejadaluis@gmail.com
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3. Influencias de la organización 3.3 Oficina de Gestión de Proyectos Proyectos vs Trabajo operativo • En las organizaciones, el trabajo puede clasificarse como proyectos y operaciones. Estos comparten determinadas características: – Son realizados por individuos, – Están limitados por restricciones, incluso restricciones de recursos, – Son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, y • son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organización o los planes estratégicos.
• Las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. • Los proyectos son temporales y tienen un final. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS
3. Influencias de la organización 3.3 Oficina de Gestión de Proyectos La Lagestión gestiónde deproyectos proyectosexiste existe en enun uncontexto contextomas masamplio amplio que queincluye incluyelalagestión gestiónde de Programas, Programas,lalagestión gestióndel del Portafolio PortafolioyylalaOficina Oficina de degestión gestiónde deproyectos proyectos
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Con Confrecuencia, frecuencia,hay hayuna unajerarquía jerarquíade de plan planestratégico, estratégico,portafolio, portafolio, programa, programa,proyecto proyectoyysubproyecto subproyecto dentro dentrode delalacual cualun unprograma programaque que consta constade devarios variosproyectos proyectos asociados asociadoscontribuye contribuyeaalograr lograrun un plan planestratégico estratégico oviedotejadaluis@gmail.com
GESTIร N DE PROYECTOS PROGRAMAS Y SUBPROYECTOS PORTAFOLIO
Grupo de Programas y proyectos gestionados de manera coordinada
Programa
Grupo de Proyectos lรณgicamente relacionados y gestionados de manera coordinada
PROGRAMA
Proyecto Proyecto Proyecto
PROYECTO
SUBPROYECTO
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Unidad de gestiรณn
Divisiรณn de un proyecto para su mejor gestiรณn
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4.- Habilidades claves • •
• •
Liderazgo – Capacidad de motivar – Generación de visión (y saber venderla) Comunicación (Quién, Qué, A quién, Cómo, Cuándo) – Forma de comunicar (Escrita, Oral) – Dirección (hacia arriba, hacia abajo, horizontal) – Medios (teléfono, e-mail, reuniones) Negociación – En todo momento y a todo nivel – Directa o asistida (con mediación, con arbitraje) Resolución de Problemas – Definición del problema (técnicos, administrativos, de personas) – Toma de decisiones
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gestión de Proyectos • La gestión de proyectos es una tarea integrada – una acción, o falta de toma de acción en un área usualmente afectará otras áreas. • Las interacciones pueden ser directas y bien entendidas o pueden ser sutiles e inciertas – Ejemplo: Un cambio de alcance casi siempre afectará el costo del proyecto, pero puede afectar o no afectar la moral del equipo o la calidad del producto.
• Las interacciones muchas veces requieren canjes entre los objetivos del proyecto • Debemos ver la gestión de proyectos, como un número de procesos encadenados y por lo tanto debemos precisar conceptos
“Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gestión de Proyectos • Un proceso es “una serie de acciones que tiene como consecuencia un resultado”. • Los procesos son ejecutados por personas, se les puede categorizar en: – Los procesos administrativos que se preocupan principalmente con describir y organizar el trabajo del proyecto. Generalmente son aplicables a la mayoría de proyectos. – Los procesos orientados al producto y que se preocupan principalmente con especificar y crear el producto del proyecto
• Ambas categorías se traslapan e interactúan a través del proyecto. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas” Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gestión de Proyectos ORGANIZACIÓN DE PROCESOS EN GRUPOS • Procesos inicializadores: Reconocen que proyecto o fase deben comenzar y se comprometen a ello • Procesos de planeación: Desarrollar y mantener un esquema trabajable para completar la necesidad del negocio para el cual el proyecto fue desarrollado. • Procesos de ejecución: Coordinar a las personas y otros recursos para desarrollar el plan. • Procesos controladores: Aseguran que los objetivos del proyecto sean cumplidos a través del monitoreo y medición de avance y tomar acción correctiva cuando sea necesario • Procesos de cierre: Formalizan la aceptación del proyecto o fase y los llevan a una terminación ordenada. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gestión de Proyectos Procesos Inicializadores
Procesos de Planeación
Procesos Controladores
La flechas representan El flujo de documentos y de ítems documentables
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Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
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GESTIĂ“N DE PROYECTOS PROCESOS de la Gerencia de Proyectos
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gerencia de Proyectos Fase de Diseño Pocesos Inicializadores
Procesos dePlaneación
Fase de Implantación Pocesos Inicializadores
Procesos Controladores
Procesos dePlaneación
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Procesos Controladores
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
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GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS de la Gerencia de Proyectos Herramientas y Técnicas
Entrada
PROCESO
Salida
Conjunto de acciones o serie de pasos para obtener un resultado partiendo de una situación determinada: • Entradas: Documentos o elementos documentables sobre los que se va a trabajar. • Herramientas y técnicas: Mecanismos aplicados a las entradas para generar salidas o resultados. • Salidas: documentos o elementos documentables que son el resultado del proceso. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS
Áreas de Conocimiento ADMINISTRACION DE LA INTEGRACION
ADMINISTRACION DE ADQUISICIONES
ADMINISTRACION DE LOS RRHH
ADMINISTRACION DEL ALCANCE
ADMINISTRACION DE LOS COSTOS
ADMINISTRACION COMUNICACIONES
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
ADMINISTRACION DE LA CALIDAD
ADMINISTRACION DEL RIESGO
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GESTIÓN DE PROYECTOS Procesos y Áreas de Conocimiento
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