GESTIÓN DE PROYECTOS Administración del ALCANCE
“Por el modo como se realice la planificación, de antemano podemos predecir la victoria o la derrota” Sun Tzu – El Arte de la Guerra Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración del ALCANCE
ADMINISTRACION DE LA INTEGRACION
ADMINISTRACION DE LOS RRHH
ADMINISTRACION DE LA PROCURACION
ADMINISTRACION DEL ALCANCE
ADMINISTRACION DE LOS COSTOS
ADMINISTRACION COMUNICACIONES
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
ADMINISTRACION DE LA CALIDAD
ADMINISTRACION DEL RIESGO
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OBJETIVO Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente.
El esfuerzo para determinar el alcance va de acuerdo al tamaño, complejidad e importancia del proyecto
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GESTIÓN DE PROYECTOS Administración del ALCANCE
Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto En el contexto del proyecto el término ALCANCE se refiere a: • Alcance del producto – Los rasgos distintivos y funciones que se deberán incluir en el producto ó servicio
• Alcance del proyecto – El trabajo que se deberá hacer para la entrega de un producto con las características y funciones especificadas
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¿Qué respuestas me da la Administración del Alcance?
¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en el proyecto? ¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en el proyecto? ¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en el proyecto? ¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en el proyecto?
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GESTIร N DE PROYECTOS Administraciรณn del ALCANCE
1. Planeaciรณn Del Alcance
2. Definiciรณn Del Alcance
3. Crear Estructura Desglose Trabajo (EDT)
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4. Verificaciรณn del Alcance
5. Control del Alcance
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PLANEACION DEL ALCANCE
Crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Proceso de elaboración y documentación progresiva del trabajo (alcance) del proyecto. Es la base del acuerdo entre proveedor y cliente Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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PLANEACION DEL ALCANCE ENTRADAS
• Factores ambientales de la empresa: Incluyen aspectos como la cultura organizacional, la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, y otros • Activos de los procesos de la empresa: Son las políticas, los procedimientos y las guías formales e informales que podrían afectar a la forma en que se gestiona el alcance del proyecto. Así como la información histórica sobre proyectos anteriores. • Acta de constitución de la empresa • Enunciado del alcance del proyecto preliminar • Plan de Gestión del Proyecto Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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PLANEACION DEL ALCANCE HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• Juicio de expertos: En relación con la forma en que se ha gestionado el alcance del proyectos equivalentes se usa para desarrollar el plan de gestión del alcance • Plantillas formularios, y normas: Las plantillas podrían incluír plantillas de estructura del desglose del trabajo (EDT), plantillas del plan de gestión del alcance y formularios de control de cambios en el alcance del proyecto
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PLANEACION DEL ALCANCE
SALIDAS
• Plan de gestión del alcance del proyecto: Proporciona orientación sobre cómo el equipo del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto
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DEFINICION DEL ALCANCE
Este es crucial para el éxito del proyecto. Se construye sobre la base de los principales entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
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DEFINICION DEL ALCANCE ENTRADAS
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Activos de los procesos de la organización Acta de constitución del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestión del alcance del proyecto Solicitudes de alcance aprobadas
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DEFINICION DEL ALCANCE HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• Análisis del producto: Traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y requisitos tangibles. Incluye técnicas como el desglose del producto, análisis de sistemas, ingeniería del valor, análisis funcional, …. • Identificación de alternativas: Técnica usada para generar diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto • Juicio de expertos • Análisis de los interesados: Identifica la influencia y los intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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DEFINICION DEL ALCANCE
SALIDAS
• Enunciado del alcance del proyecto: Describe en detalle los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables. Incluye: Objetivos del proyecto, descripción del alcance del producto, requisitos del proyecto (condiciones que debe cumplir), limites del proyecto, productos entregables, criterios de aceptación, restricciones y asunciones del proyecto • Cambios solicitados • Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones) Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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CREAR EDT
Es un descomposiciรณn jerรกrquica, orientada a entregables, de elementos del proyecto, del trabajo que serรก ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto
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CREAR EDT ENTRADAS
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Activos de los procesos de la organización Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestión del alcance del proyecto Solicitudes de alcance aprobadas
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CREAR EDT HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• Plantillas de la estructura de desglose del trabajo: Si bien cada proyecto es único, a menudo una EDT de un proyecto anterior puede usarse como plantilla. • Descomposición: Es la subdivisión de los productos entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.
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CREAR EDT
La EDT o Estructura desglosada del Trabajo Técnica de planeación por la cual definimos y cuantificamos el trabajo a realizar en un proyecto. Es un proceso de pensamiento mediante el cual se pretende organizar el proyecto. Es similar al organigrama tradicional de una empresa. Consiste en dividir el proyecto en grandes áreas de trabajo. Luego, para cada una de ellas, elaboramos un listado de actividades. Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose está determinado por la complejidad y tamaño del proyecto. Algunas recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario: 1. Las áreas de trabajo deben ser independientes unos de otros. 2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; es decir, que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecución y recursos necesarios para llevarla a cabo. 3. Es necesario también que cada actividad se refleje en algo “tangible”. De tal manera que pueda ser también cuantificable su avance real en la etapa de ejecución, seguimiento y control del proyecto.
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CREAR EDT
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CREAR EDT
SALIDAS
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Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura del desglose del trabajo Diccionario de la EDT Línea Base del Alcance Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones) Cambios solicitudes
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VERIFICACION DEL ALCANCE
Es el proceso de obtener la aceptaciรณn formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Incluye revisar los productos entregables para asegurarse que cada uno se complete satisfactoriamente. Se diferencia del control de calidad en que la verificaciรณn del alcance se relaciona principalmente con la aceptaciรณn de los productos entregables, mientras que el control de calidad se realiza principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
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VERIFICACION DEL ALCANCE ENTRADAS
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Enunciado del alcance del proyecto Diccionario de la EDT Plan de gestión del alcance del proyecto Producto entregables
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VERIFICACION DEL ALCANCE HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• Inspección: Incluye actividades tales como: medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto.
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VERIFICACION DEL ALCANCE
SALIDAS
• Productos entregables aceptados • Cambios solicitados • Acciones correctiva recomendadas
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CONTROL DEL ALCANCE
Se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y controlar el impacto de dichos cambios. Asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del Control Integrado de Cambios del proyecto
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CONTROL DEL ALCANCE ENTRADAS
• • • • • • • Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada
Enunciado del alcance del proyecto Estructura del desglose del trabajo Diccionario de la EDT Plan de gestión del alcance del proyecto Informe de rendimiento Solicitudes de cambio aprobadas Información sobre el rendimiento de trabajo oviedotejadaluis@gmail.com
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CONTROL DEL ALCANCE HERRAMIENTAS Y TECNICAS
• Sistema de Control de Cambios • Análisis de variación: Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación • Replanificación
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CONTROL DEL ALCANCE
SALIDAS
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Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura del desglose del trabajo (actualizaciones) Diccionario de la EDT (actualizaciones) Línea Base del Alcance (actualizaciones) Cambios solicitados Acciones correctiva recomendadas Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)
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