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INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “ENRIQUE LÓPEZ ALBÚJAR” FERREÑAFE
INFORME DETALLADO DE LA FASE Nº 01 y 02 INVESTIGACIÓN
INTEGRANTES: BARBA CHILENO JESSICA IPANAQUE GOMEZ JESÚS MILLONES ROBLES RONALD SAMAMÉ LARRAÍN VÍCTOR MANUEL SIESQUEN VALIENTE ARMANDO
DOCENTE: ING. CRISTINA VILLEGAS EXEBIO CARRERA PROFESIONAL: COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA VI SEMESTRE FERREÑAFE, SETIEMBRE - 2012
INFORME DETALLADO DEL ÁREA: SECRETARIA ACADÉMICA
FASE 1:
INVESTIGACIÓN
1. DESCRIPCIÓN: Es un órgano interno que depende del Jefe de la unidad Académica y está a cargo del Secretario Académico: Ing. José Pascual Ruiz Zurita y dos secretarias Sra. Emilia Camacho Bernilla y la Sra. Zoila Pinedo Caballero. Esta área se encarga de registrar los resultados académicos obtenidos por los estudiantes de las diferentes carreras profesionales.
2. FUNCIONES: - Organizar y administrar los servicios de registro académico y evaluación del estudiante. - Organizar el proceso de certificación, titulación y tramitación. - Elaborar y sistematizar la base de datos estadísticos de la institución. - Expedir el informe académico de los ex alumnos para su graduación y su titulación. - Elaborar resoluciones y decretos directorales, según sea el caso, debidamente fundamentados y autorizados. - Firmar los certificados de estudios de los alumnos de las diferentes carreras profesionales que ofrece el instituto. - Expedir constancias de rendimiento académico a los egresados de las diferentes promociones. - Firmar y expedir los certificados de las pruebas de suficiencia académica. - Llenado de actas consolidadas.
3. ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL SISTEMA -
Llenado de actas consolidadas. Elaboración y entrega de certificados modulares a estudiantes aprobados.
4. COMO SE MANEJA: 4.1
Llenado de actas consolidadas. Paso 1: Se decepcionan los registros auxiliares de los docentes. De las diferentes carreras profesionales. Paso 2: Se pasan las notas en un formato (Acta consolidada) diseñado por el Ministerio de Educación. Y firmada por el secretario Académico y Director. Paso 3: Se imprimen tres juegos; uno es enviado a la GRED – CH y los otros dos quedan para la institución en archivo para luego emitir boletas de notas, así mismo esto servirá para la elaboración de los certificados de estudios y modulares.
4.2
Elaboración y entrega de certificados modulares a estudiantes aprobados. Antes de realizar este proceso, se verifica en el sistema si el alumno esta realmente aprobado o desaprobado, para así poder emitir su certificado. Si es así se hace lo siguiente: Paso 1: El estudiante presenta una solicitud por mesa de partes solicitando una certificación modular; adjuntando su guía de prácticas aprobadas, constancia de la empresa donde realizo sus practicas profesionales,
derecho de pago del certificado y dos fotografías tamaño carnet a color. Paso 2: El certificado es enviado al Secretario Académico para su revisión. Paso 3: El jefe de área escribe las capacidades en el certificado con sus respectivos créditos, y se emite una resolución de haber cumplido con los requisitos con los requisitos para obtener el Certificado Modular. Paso 4: Se envía el certificado a la GRED – CH para su visación. Paso 5: Dicho documento retorna al instituto para ser registrado en el libro de Certificados modulares. Paso 6: Entrega del certificado al estudiante.
FASE 2:
1. ANALISIS: A continuación se presenta el análisis de un sistema para control de Matrículas y Notas de una institución educativa superior. El enfoque es detallar sobre como seria dicho sistema y no presentar un marco teórico de lo que es cada uno de los temas anteriormente presentados. Para el desarrollo de este diseño se han utilizado conocimientos que pueden ser encontrados en libros o en internet, pero más que una explicación de cada uno de estos tópicos, se detalla una propuesta concreta de un sistema que se quiere poner en marcha. 2. COSTO Y BENEFICIOS: El sistema se analiza y expone de forma general pero a la vez se consideran muchos detalles y aspectos específicos del funcionamiento, precios, ventajas y desventajas. Con respecto a su costo se ve detallado en la factibilidad económica. Muchos de los beneficios de este sistema son indiscutibles, como puede ser más operativo, práctico y menos tiempo al momento de utilizarlo, por lo que se afirma que es una gran opción para cualquier institución educativa superior que desee automatizar su sistema de matrículas y notas. A continuación detallamos cuales serian los resultados obtenidos al emplear nuestro sistema: - Constancia de estudios: apellidos y nombres/semestre/carrera/aprobado. - Constancia de matrícula: apellidos y nombres/código de matrícula/carrera/semestre. - Boleta de notas: código de matrícula/ apellidos y nombres/carrera/semestre/aprobados. - Acta consolidada: apellidos y nombres/notas aprobadas/desaprobados/carrera profesional/créditos/nombre del modulo/semestre. - Constancia de egresados. Se aclara que el enfoque que se ha hecho es para una Institución Educativa Superior Tecnológica (3 AÑOS = 6 SEMESTRES), pero que la misma idea se puede retomar e implementar para una universidad, haciendo varias modificaciones en la estructura de la base de datos, pero conservando el mismo modelo y esquema de trabajo. 3. FACTIBILIDAD: En cuanto a la factibilidad se ha considerado tres cosas: - Factibilidad Técnica
-
Factibilidad Operativa Factibilidad Económica
A. Factibilidad Técnica En cuanto a lo que es hardware, se debe tener en cuenta los equipos de manejo dentro del área de Secretaria Académica para lograr que el sistema funcione con rapidez. A lo que es software, se tiene en cuenta todos los programas a utilizar para que el sistema funcione correctamente y pueda realizar las tareas necesarias para la aplicación. Es factible técnicamente porque el equipo está preparado debido a que existen actualmente otros sistemas de terceros dentro de lo cual garantizará el pleno funcionamiento del nuevo sistema. Tener en cuenta también de la seguridad que el proyecto tendrá para lograr la óptima protección de la información que se manejara dentro del sistema. B. Factibilidad Operativa ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte del área?, ¿y por parte de los usuarios? Por parte del área de Secretaria Académica el proyecto viene siendo apoyado a través de la facilitación de documentos que pueda servir para el desarrollo de dicho sistema; los usuarios que en este caso vendrían hacer las personas conocedoras de dichos documentos y las que van a tener la administración de este sistema, ya que contaran con un manual de especificaciones de las labores que se podrán desarrollar dentro del sistema. ¿El Sistema propuesto causará prejuicios? Bueno cuentan con otro sistema, pero este sistema no causara ningún prejuicio ya que se sabrá a ser adaptado con facilidad por la sencillez del manejo que tendrá para así hacer más fiable el manejo de la información. ¿Producirá resultados pobres en algún aspecto o área? No, porque permitirá que el área que lo conforma el desarrollo de este proyecto simplemente podrá adaptarse con facilidad a la administración del mismo. ¿Se perderá la facilidad de acceso a la información?
No, porque se mantendrá una comunicación con los estudiantes, ya que ellos serán los principales involucrados dentro del proyecto; en cuanto al personal que labora su continuidad seguirá normalmente ya que no los afectara en nada que pueda perjudicar su puesto de trabajo. C. Factibilidad Económica El proyecto comprende de una economía muy fácil ya que como es un centro de estudios superior cuenta con equipos modernos, que son suficientes para implementación del sistema y están en buen funcionamiento y se les puede brindar el mantenimiento adecuado para que funcionen conforme a lo requerido. Por lo tanto estamos seguros que los Equipos que tienen nos van a generar mayor eficiencia en el proyecto que se va a implementar. SOFTWARE Elaboración del Proyecto o DreamWeaver o My SQL oWampServer o Antivirus
= S/250.00 = S/150.00 = S/180.00 = S/120.00
MATERIALES Entorno a Instalación: o o o o
Cable UTP 30Mts Conectores Rj45 6unid Canaletas 30Mts(simple) Silicona 8unid
o o o o
TOTALES Mano de obra = 700.00 Software = 700.00 Materiales = 164.00 Otros gastos = 50.00 S/1,614.00
D. Conclusión De Factibilidad
= S/60.00 = S/ 6.00 = S/ 90.00 = S/ 8.00
Después de todo lo revisado anteriormente se ha llegado a la conclusión que el sistema es FACTIBLE debido a que cumple con todos los requisitos de factibilidad de un proyecto de la vida real. El personal que labora en esta área está motivado e interesados en el sistema, que desearían que estuviera listo lo más pronto posible, lo cual nos asegura la aceptación que tendrá este cuando sea implementado en dicha área.