151123 guide reagjir installation et collaboration en libéral

Les Guides Novembre 2015

INSTALLATION ET COLLABORATION EN LIBERAL TOUTES LES DÉMARCHES TOUTE L’AIDE PRATIQUE

DOCUMENT REALISE PAR LE BUREAU NATIONAL DE REAGJIR Juin 2015

SOMMAIRE RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS

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L’inscription au Conseil Départemental de l’Ordre des Médecins L’inscription à la CPAM L’URSSAF La CARMF La prévoyance et la RCP

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LES CONTRATS : ASSOCIATION OU COLLABORATION ?

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Collaboration libérale L’association Reprise ou création ?

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LE MATÉRIEL

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L’informatique Les ordonnanciers et autres papiers officiels Le petit matériel et le mobilier Le tampon La plaque

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ORGANISATION DU CABINET Affichage au cabinet Organisation de la salle d’attente

HYGIÈNE ET STÉRILISATION AU CABINET Hygiène au cabinet Désinfection et stérilisation

GESTION DES DASRI (DÉCHETS D’ACTIVITÉ DE SOINS À RISQUE INFECTIEUX) DIVERS Salariés d’une structure (en cas de reprise de cabinet) Inscription sur les Pages Jaunes Musique et salle d’attente Téléphone et répondeur Compte bancaire Démarches lors d’un remplacement

BIBLIOGRAPHIE REAGJIR EN RÉGION

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RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS L’inscription au Conseil Départemental de l’Ordre des Médecins Pré-requis : être inscrit au tableau de l’Ordre (démarche faite une fois thèse et DES obtenus). Apporter les originaux des diplômes (ou attestations provisoires de délivrance de DES et de thèse), cela vous permet d’obtenir un numéro dit RPPS (et un numéro d’inscription à l’Ordre).

L’inscription au Conseil Départemental de l’Ordre des Médecins (CDOM) est à réaliser en priorité. Sans elle, impossible de s’inscrire à la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie) en tant que médecin.

1ère hypothèse : vous êtes remplaçant dans le département où vous souhaitez vous installer Avant la date prévue de votre installation, prévenez par un courrier de votre changement de situation.

Prévoyez deux mois avant la date : votre dossier va passer en commission (commission qui n’a souvent lieu qu’une fois par mois). Attention aux périodes de vacances scolaires qui peuvent espacer les commissions !

Si vous vous associez à un autre médecin, anticipez encore plus avec l’envoi des différents contrats qui vous lient (bail de location, statuts de la SCM, contrat d’association). Vous pouvez faire relire les différents contrats avant signature, ce qui allonge d’autant cette étape, mais qui peut éviter de mauvaises surprises.

Si votre installation se fait sur le mode de la collaboration, l’étape de relecture des contrats est souvent plus rapide. Mais votre demande doit de la même manière passer en commission.

2e hypothèse : vous êtes remplaçant dans un autre département que celui de votre installation Il faut demander le transfert de votre dossier du département où vous remplacez (celui de votre résidence) à celui d’installation. Vous obtiendrez un nouveau numéro d’inscription à l’Ordre, le numéro RPPS quant à lui ne change pas. Les étapes suivantes en revanche seront les mêmes.

Dans tous les cas De plus en plus souvent, l’inscription à l’Ordre des Médecins dès l’obtention de la thèse vous permet d’obtenir sans plus de démarches votre carte CPS (Carte de Professionnel de Santé) qui vous permettra de télétransmettre et de vous connecter à l’Espace Pro du site www.ameli.fr. En effet, c’est l’Ordre qui transmet à l’ASIP (Agence des Systèmes d'information Partagés de Santé), gestionnaire et fabricant des CPS. Comptez un mois pour obtenir la carte. Il est possible que lors du signalement de votre installation à l’Ordre, vous en receviez une nouvelle. Dès réception d’une nouvelle carte, c’est cette dernière qui doit être utilisée. Il faut être attentif à la date d’expiration de la carte, notée dessus. Une nouvelle carte doit être reçue au plus tard le 10 du mois de l’échéance.

En pratique : Prévoyez un délai de 2 à 3 mois pour la validation de votre installation au Conseil de l’Ordre. C’est un préalable à l’inscription à la CPAM en tant que médecin.

Demandez à l’Ordre et remplissez le formulaire de demande de carte CPS. A titre exceptionnel, certains Conseils de l’Ordre acceptent de transmettre le dossier à remplir avant la date du passage de thèse pour accélérer les procédures.

L’inscription à la CPAM En tant que médecin Il faut contacter le service “Relations avec les Professionnels de Santé” de votre département d’exercice, une fois les démarches réalisées auprès du CDOM. Il leur transmet votre inscription : tant que l’Ordre n’a pas transmis cela, ils ne vous reconnaîtront pas.

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Cela permet l’enregistrement des coordonnées du médecin, de son cabinet, la fourniture de feuilles de soins, de formulaires d’arrêt de travail et autres premières liasses de papiers pour démarrer avant d’avoir son compte Ameli Pro, en ligne (qui simplifie la commande d’imprimés).

En tant qu’assuré Si vous exercez en secteur 1, vous dépendez du régime Praticiens et Auxiliaires Médicaux Conventionnés (PAMC), une branche du régime général. Il vous couvre exclusivement pour les soins : pas d’indemnités journalières en cas d’arrêt de travail, c’est la CARMF qui s’en charge au bout de 90 jours d’arrêt (cf. paragraphes CPAM/Prévoyance).

Vous devez donc contacter la CPAM de votre lieu de résidence pour vous y inscrire (normalement, démarche faite après 30 jours effectifs de remplacement). Si vous déménagez, pensez à faire le changement ! Si votre lieu de résidence n’est pas dans le même département que l’installation, armezvous de patience, il faut parfois expliquer longtemps !

Pour les rares installations en secteur 2 (réservées aux anciens chefs de clinique assistants des hôpitaux, anciens praticiens hospitaliers, anciens assistants généralistes, les anciens chefs de clinique de médecine générale n’y ont pas accès), les médecins dépendent également du régime PAMC de l’assurance maladie, et des URSSAF pour le prélèvement de leurs cotisations d’allocations familiales, la CSG (Contribution Sociale Généralisée), la CRDS (Contribution au Remboursement de la Dette Sociale), la contribution à la formation professionnelle et la contribution aux Unions Régionales des Professionnels de Santé (CURPS). Ils peuvent également régler à l’URSSAF leurs cotisations d’assurance maladiematernité, à moins qu'ils ne choisissent d’en confier la gestion à un organisme conventionné par la Caisse maladie régionale.

Sources http://www.rsi.fr/fileadmin/mediatheque/Sante/Pdf/Guide_assurance_maladie-maternite_PL.pdf http://www.urssaf.fr/profil/independants/professionnel_de_sante_secteur_2/vous__vos_cotisations/infos_pratiques_01.html http://www.urssaf.fr/profil/independants/professionnel_de_sante_secteur_1/vous__vos_cotisations/infos_pratiques_01.html Attention, la souscription au risque accident de travail (prise en charge des frais de soins, pas d’indemnités journalières) est optionnelle, vous pouvez la demander si vous le désirez, à la caisse régionale d’assurance maladie.

A noter : dans de plus en plus de départements, c’est la CPAM qui transmet vos coordonnées pour l’immatriculation aux URSSAF. Si c’est le cas, vous pouvez sauter le paragraphe suivant.

En pratique : Dès votre numéro RPPS et votre dossier passé en commission du CDOM, contactez la CPAM service "Relations avec les Professionnels de Santé" pour obtenir les documents (feuilles de soins, ordonnanciers...). Faites créer un espace pro sur Ameli.

L’URSSAF Normalement, vous y êtes déjà inscrit en tant que remplaçant.

Pour l’installation, il faut faire une modification de l’activité, ne serait-ce parce que votre adresse professionnelle change. Il est possible de faire les démarches sur internet (https://www.cfe.urssaf.fr/) mais il peut être prudent de faire les démarches de changement directement à l’URSSAF avec une “vraie” personne. Le formulaire à remplir s’appelle P2PL (Déclaration de modification).

Cette démarche va engendrer un changement de numéro SIRET (le SIREN reste inchangé), c’est votre numéro d’identification d’entreprise.

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Si vous changez de région entre votre activité de remplaçant et d’installé, vous devez faire un transfert d’activité. Pour cela, contactez l’URSSAF de la région d’arrivée.

De même, il est prudent de contacter l’URSSAF avant de remplir les documents sur internet. De toute façon, le changement d’URSSAF ne sera effectif qu’avec le changement d’année (vous continuez de dépendre de l’URSSAF de départ jusqu’au 31 décembre de l’année en cours). Si vous recevez un appel de cotisations de votre « ancienne » région, continuez à régler vos échéances, le transfert et la régularisation interviendront ensuite.

Les URSSAF sont maintenant régionalisées. Les changements de lieu d’exercice au sein de la même région ne doivent plus poser problème. N’hésitez pas à nous signaler toute difficulté.

En pratique Contactez l’URSSAF du département d’arrivée ou remplissez le formulaire sur https://www.cfe.urssaf.fr. Cette démarche peut être faite simultanément aux précédentes. Pour leur téléphoner, munissez vous d’un courrier où figurent vos numéros d'identification.

La CARMF Dès la thèse en poche, vous devez vous affilier obligatoirement à la Caisse Autonome de Retraite des Médecins de France qui gère les régimes d’assurance vieillesse des médecins libéraux. Cette affiliation doit être réalisée dans le mois qui suit la première inscrip on à l’Ordre des Médecins (il peut y avoir des pénalités de retard).

Un e-mail envoyé à affiliations.cotis@carmf.fr suffit à recevoir le dossier d’affiliation. Généralement, le Conseil de l’Ordre signale à la CARMF votre inscription au tableau.

Contrairement à ce que pourrait faire croire son nom, la CARMF ne s'occupe pas que de retraite. Elle s’occupe aussi de prévo ance, c'est à dire de verser les indemnités ournalières en cas d arrêt de travail (y compris pour les situations de grossesse pathologique).

A noter que pour les médecins thésés qui sont a liés, les indemnités journalières de la CARMF ne sont versées qu à compter du 91e our d’arrêt de travail. Une rente d’invalidité n’est versée que si l’invalidité est supérieure à 66 % c'est-à-dire pas en forme du tout ! Encore une fois, sans prévoyance privée , vous risquez, en cas d'incapacité à exercer, de vous retrouver sans aucun revenu parce que votre handicap sera reconnu comme inférieur aux 66 % du barême de la CARMF. D’o l’importance de souscrire quand même à une prévo ance privée.

Au moment de tout changement, en particulier l’installation, pensez à le signaler à la CARMF.

La prévoyance et la RCP La RCP (Responsabilité Civile Professionnelle) est obligatoire, elle vous couvre en cas d’incident ou d’accident lié à votre activité médicale. Le prix varie selon les compagnies et les activités de soins déclarées (pose de DIU, infiltrations, médecin régulateur, etc.).

La prévoyance est facultative mais indispensable tellement la précarité du médecin libéral est grande en cas d’arrêt maladie (la CARMF n’indemnise qu’à partir du 91e jour d’arrêt de travail). Plusieurs types existent : maintien de revenus (dont les charges), invalidité, décès.

Des prévoyances sur un mode confraternel peuvent exister, essentiellement pour le maintien des revenus, ce sont les tontines.

En pratique Contactez un assureur spécialisé dans les professions de santé et choisissez une prévoyance adaptée à votre exercice : mode, revenus, gestes...

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LES CONTRATS : ASSOCIATION OU COLLABORATION ?

Quels sont les avantages et les inconvénients de ces deux formes d’exercice libéral en groupe ? Les implications, en particulier financières ?

Voici quelques éléments qui peuvent vous aider à choisir.

Collaboration libérale Il s’agit de rejoindre un cabinet existant pour une durée déterminée ou indéterminée sans faire d’investissement. Vis à vis de l’administration (CDOM, sécurité sociale, impôts), il s’agit bien d’une installation en son nom propre. Le collaborateur peut donc signer des déclarations de médecin traitant.

Il signe donc la convention médicale, bénéficie à ce titre de la ROSP. En résumé, le collaborateur libéral, une fois les démarches d’installation faites n’a qu’à se poser dans le cabinet et travailler !

Il peut avoir parfois à investir dans du matériel (par exemple abonnement Apycrypt, lecteur de cartes bancaires...), mais n'investit qu’exceptionnellement dans les locaux, l'accès à internet, le secrétariat ou le téléphone.

Il reverse au médecin avec qui il collabore un loyer appelé "redevance" pour payer les charges fixes du cabinet (loyer, électricité, achat de matériel...). La redevance peut être une somme fixe, on parlera de forfait ou une proportion des honoraires perçus. Le calcul de cette redevance peut se faire selon une proportion des charges réellement payées par le médecin en place, en pourcentage de ce que le collaborateur gagne, au nombre de consultations réalisées, ou encore au temps passé... Parallèlement à cela, le collaborateur continue de payer personnellement ses charges sociales (URSSAF, CARMF).

Attention, pour les médecins installés qui prendraient un collaborateur, il faut se débrouiller pour que la redevance versée de manière annuelle soit inférieure à 32 900 €. Passé ce seuil, l’installé se verra imposé en TVA. Le contrat est signé pour une période déterminée ou indéterminée. Le CDOM propose un contrat type à modifier selon les situations. Il s’agit là de la seule démarche indispensable et qu’il faut anticiper. En effet, selon les départements, le CDOM peut souhaiter rencontrer les signataires du contrat.

En cas de durée déterminée, les deux parties réévalueront la poursuite ou non de la collaboration. La durée de cette période ainsi que la période d’essai, le nombre de renouvellements possibles et le délai de prévenance en cas de rupture de contrat sont à discuter entre les deux parties.

En cas de durée indéterminée, la période d’essai est de 3 mois, et le préavis pour dénoncer le contrat de 6 mois.

On peut signer plusieurs contrats de collaboration en même temps. Cependant, le collaborateur a obligation de signaler à son collègue, le démarrage d’une nouvelle activité.

Un médecin collaborateur peut bien sûr être remplacé et peut faire des remplacements ou des gardes sur un secteur autre que celui où il exerce en tant que collaborateur. Il doit en avertir les médecins avec qui il collabore.

Le collaborateur a pour obligation de mentionner sur toutes ses communications (ordonnances, courriers…) : “collaborateur libéral du Dr…”.

En cas de discussion concernant l’organisation du cabinet, voire de discussions sur la SCM, l’avis du collaborateur/collaboratrice peut être moins écouté que celui d’un associé qui a des parts dans la SCM. Cependant, si le contrat de collaboration se fait dans l’optique d’intégrer à terme la SCM à titre gratuit, autant le préciser de suite dans le contrat.

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L’association Il s’agit ici d’investir dans son outil de travail : locaux, mobilier...

Si on rejoint un cabinet existant, il peut être nécessaire de racheter des parts dans la (les) société(s) qui lient les médecins : Société Civile Immobilière (SCI, pour les locaux), Société Civile de Moyens (SCM), Société d’Exercice Libéral (SEL)...

S’il s’agit d’une création de cabinet à plusieurs, un prêt peut être nécessaire pour des travaux, l’achat du mobilier...

Reprise ou création ?

Avantages

Reprise de patientèle

Création

Pas besoin de trouver un local, acheter des meubles, les faire livrer, acheter le logiciel.

On choisit tout à son goût (mobilier, logiciel, collègues, etc.).

Souvent, pas de creux en début d’activité en termes de volume et donc de revenus.

Négociation facile vu le peu de candidats.

Prix souvent moindre en ce moment qu’une création.

Inconvénients

Investissement initial déductible en amortissement (compter 10 000 à 15 000 €).

On part de zéro, donc pas de passif, pas de mauvaise surprise (à relativiser si intégration SCM, demander les bilans comptables !).

On ne choisit pas le mobilier, le logiciel, ses associés (même si les remplacements permettent de tester).

Démarches parfois plus fastidieuses (trouver un local, commander le mobilier, le matériel, trouver une secrétaire, des associés, etc.).

L’impression d’acheter des patients est artificielle car ils restent libres de changer de crémerie, bien entendu.

Début d’activité faible en volume et donc en revenus (à relativiser selon la zone).

Attention aux clauses du bail professionnel, au passif du prédécesseur (ancienneté des salariés, procédures aux prud’hommes, dette sur compte SCM, etc.).

Déductibilité de la somme négociée impossible (sauf éventuels intérêts bancaires)

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LE MATERIEL L’informatique L’utilisation de l’informatique est maintenant très fortement recommandée : gestion des feuilles de soins électroniques, dossier médical, lien avec les laboratoires de biologie...

Choisissez ensuite un ordinateur qui vous convient (PC ou Mac). Attention malgré tout, le lien avec Ameli Pro est parfois compliqué (retardé) avec les produits pour Mac, en particulier les dernières générations du navigateur Firefox.

Il vous faut aussi une imprimante pour les ordonnances et certificats. Une imprimante noir et blanc suffit souvent pour l’usage médical. Vous trouvez des imprimantes correctes à partir de 100 €.

Il faut aussi vous équiper d’un terminal de lecture de carte vitale, qui peut être portatif (pratique pour les visites à domicile) ou non. Il peut permettre de réaliser des règlements par carte bancaire (terminal de paiement électronique (TPE)) ; si vous optez pour cette version, il vous faudra négocier avec votre banque (forfait global ou frais à la transaction). Vous pouvez le louer ou l’acheter... A vous de choisir ce qui est important pour vous !

Pour le logiciel métier, se référer au chapitre consacré. Nous vous rappelons qu’il faut se déclarer à la CNIL lorsqu’on utilise un logiciel médical (norme simplifiée n°50) et afficher cette déclaration en salle d’attente.

Les ordonnanciers et autres papiers officiels L’Assurance Maladie fournit les ordonnances bizones, les bizones sécurisées, les ordonnances pour produits d’exception mais aussi les feuilles de soins, les formulaires Cerfa d’arrêt de travail, d’accident de travail et maladie professionnelle, les protocoles de soins et bien d’autres imprimés dont la commande est possible en ligne sur l’espace personnel sécurisé Ameli Pro. Pour un début d’activité, la CPAM peut fournir un lot de documents non identifiés. Solution plus rapide si vous êtes un peu juste au niveau timing. Pour les documents identifiés, selon les périodes, comptez 2 à 4 semaines pour la livraison.

Les autres ordonnanciers (simples ou doubles, sécurisés ou non, etc.), soit votre logiciel imprime les ordonnances vierges pour les visites, soit elles se commandent (également en ligne) chez des fournisseurs spécialisés (Médivia, Actom, Fabrègue, Edilor Médical, imp-centaure.com). Les prix varient selon la taille et le nombre d’ordonnanciers. Attention, les volumes sont souvent importants : 20 ou 50 blocs de 50 ordonnances.

Exemple : pour 50 blocs de 50 ordonnances non sécurisées en 18x21cm, les prix avoisinent les 120 €. La CPAM prend en charge cet achat à hauteur de 0.01€ par ordonnance, n’oubliez pas d’envoyer votre facture au service “Relations avec les Professionnels de Santé”.

Ce qui doit apparaître sur les ordonnances est réglementé par le Code de la Santé Publique, en particulier par l’article R5132-3. Nous devons donc inscrire les éléments suivants :  Adresse professionnelle se terminant par “France”, numéro de téléphone sous forme internationale (débutant par +33)  Adresse électronique  Identité complète du patient (nom et prénom, mais aussi sexe et date de naissance) Attention, l’en-tête doit être validé par le Conseil de l’Ordre (à faire dans le dossier d’inscription).

L’appartenance à une AGA n’est pas obligatoirement à mentionner.

Vous pouvez limiter vos dépenses en commandant seulement des petits ordonnanciers sécurisés pour vos visites et/ou les prescriptions rédigées à la main au cabinet; les ordonnances bizones sécurisées vous serviront pour toutes les autres prescriptions (ALD en visite...).

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En pratique Commandez la plupart des documents auprès de la CPAM via le site Ameli et quelques ordonnanciers sécurisés sur un site internet spécialisé. Faites valider l’en-tête des ordonnances par le Conseil de l’Ordre.

Le petit matériel et le mobilier Pour équiper un cabinet médical, il faut du mobilier de bureau (bureau, chaises...), des placards de rangement (le mobilier de cuisine peut très bien faire l’affaire) et une table d’examen. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence. Pour la chaise de bureau, pensez que vous allez y être beaucoup assis donc prenez votre temps pour choisir. Pour la table d’examen, il est possible de trouver du matériel d’occasion. Les prix sont très variables en fonction de ce que vous choisissez : fixe ou électrique, mixte (table standard et examen gynéco)... En neuf, on peut trouver un divan fixe pour 250 € ou un électrique pour 4 000 € !

Pour le petit matériel, commencez par établir une liste de ce dont vous avez besoin en fonction de votre pratique puis comparez quelques prix : sites internet, matériel médical en pharmacie ou magasin spécialisé... Il est rare qu’un seul endroit vous fasse des prix intéressants pour tout. Arrêtez-vous sur deux endroits et faites plutôt des grosses commandes, ce qui permet de ne pas avoir de frais de port.

En pratique Établissez un tableau précis de vos besoins avant de comparer les prix.

Le tampon Il vous faut un tampon complet avec Nom-Prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro RPPS et numéro Adéli (ce dernier devrait disparaître mais est pour l’instant encore très utilisé, en particulier par les paramédicaux).

Vous pouvez ajouter que vous êtes médecin généraliste.

Vous pouvez aussi avoir : - un tampon avec numéro de compte et signature pour endosser les chèques, - un sur une ligne avec juste votre nom et prénom pour le recto des chèques, - un avec peu de lignes (genre Nom et prénom, commune et RPPS) pour les carnets de santé...

A vous de voir ce qui vous sera utile !

Le prix varie en fonction du nombre de lignes, de la taille, de la forme. On peut en trouver de 15-20 € (1 à 2 lignes) jusqu’à 50 € (8 lignes de texte). Le tampon standard est autour de 30-35 €. Vous trouverez de nombreux fabricants sur Internet. Vous pouvez aussi vous tourner vers les papeteries autour de chez vous.

La plaque Qui dit installation, dit pose de plaque !

Elles sont réglementées (taille, inscriptions...) par le Code de Santé Publique (http://www.conseilnational.medecin.fr/article/article-81-libelle-des-plaques-305).

Si vous rejoignez un cabinet existant, faites faire votre plaque sur le même modèle que celle(s) déjà en place. Si vous vous installez dans un immeuble, demandez au syndic s’il existe des normes et un lieu prévu pour la pose de plaques.

Les dimensions admises sont de 30 x 25 cm, éventuellement en deux morceaux (un de 30x20 cm pour les informations n’évoluant pas et un de 30 x 5 cm pour les informations pouvant changer comme les horaires).

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En fonction de la disposition des lieux, il peut être possible d’avoir deux plaques, par exemple une à l’entrée de la résidence et une sur l’immeuble ou la porte du cabinet. Dans ce cas, il faut demander l’autorisation du Conseil de l’Ordre. De même, l’Ordre vous donnera une autorisation sur le texte que vous souhaitez voir apparaître sur la plaque.

Vous pouvez les commander sur des sites internet ou encore en serrurerie.

En fonction du matériau, du nombre de lignes, des attaches, le prix peut varier de 60 à 200 €.

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ORGANISATION DU CABINET Affichage au cabinet Obligatoire Les mentions obligatoires doivent être notifiées en italique.

Honoraires Les médecins généralistes ont l’obligation* d’afficher :  les honoraires : consultation, visite à domicile et majoration de nuit, majoration de dimanche, majorations pratiquées dans le cadre de la permanence des soins et au moins cinq des prestations les plus couramment pratiquées,  le secteur de conventionnement,  la mention d'un dépassement exceptionnel (DE) en cas d'exigence particulière du patient, notamment d'heure et de lieu  le fait que le médecin reste à disposition des patients pour toute explication complémentaire sur la fixation des honoraires. *Code de la santé publique du 13 février 2009 Pas spécifiquement en salle d’attente, d’autres informations doivent être affichées au sein du cabinet : Affichage information CNIL (pas obligatoirement en salle d’attente) « Ce cabinet dispose d’un système informatique destiné à faciliter la gestion des dossiers des patients, à assurer la facturation des actes et la télétransmission des feuilles de soins aux caisses de sécurité sociale.

Les informations recueillies lors de votre consultation feront l’objet, sauf opposition justifiée de votre part, d’un enregistrement informatique réservé à l’usage de votre professionnel de santé.

Votre professionnel de santé traitant se tient à votre disposition pour vous communiquer ces renseignements ainsi que toutes informations nécessaires sur votre état de santé*.

Tout médecin désigné par vous peut également prendre connaissance de l’ensemble de votre dossier médical. » *Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés » AGA et chèques (pas obligatoirement en salle d’attente) Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale. *Décret 79-638 27 Juillet 1979 Organisation de la Permanence Des Soins du secteur/ horaires d’ouverture et de joignabilité Les médecins doivent afficher, dans leur salle d’attente, de manière visible et lisible, les conditions cidessous dans lesquelles est assurée la permanence des soins.  leur numéro de téléphone et les heures auxquelles ils peuvent être joints ;  le numéro de téléphone des structures de permanence de soins et d’urgence vers lesquelles ils choisissent d’orienter les patients en leur absence  la mention suivante : « En cas de doute ou dans les cas les plus graves, appelez le numéro téléphonique « 15 ». *Arrêté 25 Juillet 1996 relatif à l’information du consommateur sur l’organisation des urgences médicales.

Facultatifs Charte Médecin-Patient Engagement de moyens du médecin pour offre de soins de qualité.

Engagement du patient : acceptation du fonctionnement du cabinet groupe en cas d’urgence, du fonctionnement des rendez-vous, et respect des règles de savoir-vivre.

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Honoraires et facilités de paiement Possibilité de tiers payant intégral pour ALD, CMU-C, AT, Consultations obligatoire de l’enfant. Possibilité de tiers payant sur la part obligatoire sur demande du patient (si carte vitale ou justificatif de droits à jour). Acceptation des modes de paiement (chèques, CB, espèces).

Interdit La publicité pour les professionnels de santé est interdite (donc pas de mise à disposition de carte de visite, ni flyers).

Organisation de la salle d’attente Matériel Prévoir un nombre de chaises suffisantes par rapport au nombre de praticiens, penser à mettre des protections pour les murs et plinthes (pour éviter les dégradations avec les pieds ou dos de chaises).

Documents d’information sur la santé, l’existence d’associations d’aide diverses (en libre accès) Affiches, dépliants, flyers à commander sur les sites institutionnels de référence (INPES, Ameli-pro, HAS …), partenaires associatifs/réseaux.

Discrétion/sonorisation Matériel isolant adapté Affichage de mise en silencieux des téléphones mobiles.

Ambiance/décoration Coin enfant (jeux insonores à privilégier, prévoir le nettoyage des jouets, incitation à ranger les jouets), magazines.

Hygiène Mise à disposition d'une solution hydroalcoolique à l’entrée de la salle d’attente avec recommandations de lavage des mains, éventuellement masques en période épidémique.

Panneaux ou affichage de signalisation d’interdiction de manger.

Support vidéo Écrans avec diffusion d’informations de santé aux patients, messages de prévention. Des entreprises spécialisées existent pour ce genre de service.

À éviter Les documents qui servent directement des intérêts commerciaux de façon directe ou indirecte.

Les signes religieux peuvent déranger vos patients.

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HYGIENE ET STERILISATION AU CABINET Hygiène au cabinet Le médecin répond à une responsabilité disciplinaire (art 32 et 71 du Code de déontologie), civile et pénale en terme de gestion du risque infectieux au cabinet.

L’h giène de base ou les règles standards (recommandations HAS selon accord professionnel) Cf. Bibliographie :  Lavage de main au SHA et port de gants non poudrés pour les actes simples (stériles en cas de geste à haut niveau d’asepsie)  Vêtement de protection en cas de besoin  Entretien des surfaces souillées : nettoyage et désinfection à l'eau de javel à 2.6% de chlore diluée au 1/10ème.  Aération quotidienne et VMC  Sol à revêtement lessivable non poreux  1 poubelle à DASRI et 1 poubelle à OPCT (Objet Piquant Coupant Tranchant)  Mobilier à revêtement lessivable  Lavabo et serviette  Local destiné au linge sale et déchets

Désinfection et stérilisation La gestion des dispositifs médicaux (DM) varie selon le matériel et son usage. Dès que possible, choisir du matériel à usage unique.

En effet, le médecin est responsable par le Code de déontologie médicale, art. 71 de “veiller à la décontamination et stérilisation des dispositifs médicaux qu’il utilise… il ne doit pas compromettre la qualité des soins et des actes médicaux ou la sécurité des personnes examinées”.

Autrement, voici comment nettoyer et stériliser votre matériel :  les stéthoscopes, brassard, marteau réflexe ou table d’examen sont dits DM non critique et considérés à bas risque > ils seront désinfectés simplement à la lingette ou par un produit détergent désinfectant sans aldéhyde.  les spéculums, pince de Chéron… sont dits DM semi critiques car au contact de muqueuse sans effraction > la stérilisation doit être préférée à la désinfection car d’efficacité supérieure. La stérilisation à vapeur d’eau sous pression, à 134° pendant 18 minutes est la méthode de référence. Ils doivent être homologués et référencés selon la norme “NF EN 554”, être capables d’emballer les objets après stérilisation (pour conserver la stérilisation dans de meilleures conditions : de 1 à 3 mois) et avoir une maintenance régulière. Il est à noter cependant, que tout dispositif doit être nettoyé avant stérilisation. Pour cela, il doit tremper au minimum 15 minutes dans un bain détergent désinfectant sans aldéhyde, être rincé à l’eau claire et subir à nouveau un nettoyage avec le même bain détergent par exemple et une brosse et être nettoyé de nouveau.

Ensuite, il lui faudra un bon séchage avant de passer au stérilisateur. 

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GESTION DES DASRI (DECHETS D’ACTIVITE DE SOINS À RISQUE INFECTIEUX) Le producteur de DASRI (=médecin) est responsable de son élimination.

Cette gestion des déchets est régie par la Loi n°75-633 du 15 juillet 1975 relative à l’élimination des déchets et à la récupération des matériaux et modifié par les décrets de 1997 (s’appliquant aux déchets de soins) et ceux de 1999 (précisant les modalités d’entreposage et les filières d’élimination des DASRI).

On considère comme DASRI tout ob ets coupants, tranchants, piquants (OPCT) ou ob ets “mous” souillés de sang ou liquide biologique.

Les OPCT doivent être placés dans des containers rigides spécifiques définis par la norme AFNOR X 30500, sans être remplis à ras bord.

Les ob ets “mous” doivent être placés dans des sacs étanches ou emballages étanches et rigides à usage unique.

Si la quantité produite de déchets n’excède pas 5 kilogrammes, le délai maximal autorisé de retrait est de 3 mois. Au delà, il est de 7 jours.

Le médecin peut se rapprocher de la mairie ou d’une entreprise privée. Il doit réclamer le bon de prise en charge et un bordereau de suivi (Cerfa n° 11352-01, avec identification du médecin et du collecteur; des modalités d’élimination), attestant de la traçabilité et de la bonne élimination des déchets. Il doit garder le document 3 ans.

Les draps d’examen non souillés, les papiers et autres emballages sont considérés comme ordures ménagères et donc placés dans un container classique.

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DIVERS Salariés d’une structure (en cas de reprise de cabinet) Quand on reprend un cabinet dans lequel travaillent des salarié(e)s, il y a le principe de continuité des contrats de travail, même si l’emplo eur a changé. Il est interdit de licencier un(e) salarié(e) pour la réembaucher ensuite afin d’éviter de payer les indemnités de licenciement liées à l’ancienneté acquise.

Par contre, il faut être conscient de cet éventuel problème avant la reprise afin de négocier une baisse de prix éventuelle dans la reprise de patientèle, en tenant compte des éventuelles dépenses futures, et de l'incidence sur les délais légaux de préavis de licenciement (3 mois en général, à cumuler avec les congés annuels, éventuellement).

Exemple : Dr. Vieux prend une retraite bien méritée après 35 ans de carrière, il a trouvé un successeur, le Dr. Jeune qui est d’accord pour continuer d’employer la secrétaire du Dr. Vieux, Mme Polie, dont le contrat a été initié 20 ans auparavant. Cette dernière prendra elle même sa retraite dans 2 ans.

Conclusion, si le Dr. Jeune doit licencier Mme Polie avant son départ en retraite, il devra le faire en lui versant une indemnité correspondant à son ancienneté. Soient 12 690 € sur la base d’un salaire de 1 500 € par mois pendant 22 ans.

Référence pour la méthode de calcul : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F987.xhtml Il est par contre tout à fait légal de refuser de poursuivre le contrat ou de modifier le volume horaire du salarié pour réorganisation de l’activité dans le cadre d’un licenciement économique (remplacement d’une secrétaire sur place par un secrétariat à distance, partiellement ou totalement par exemple).

En pratique Si vous rejoignez un cabinet existant, il est conseillé de faire d’abord une collaboration avant une association. En cas d’échec, la séparation se fera sans engager de frais.

Inscription sur les Pages Jaunes Cette inscription n’est pas automatique.

Il faut aller sur le site et remplir une demande de référencement gratuit. On vous demandera vos coordonnées, votre numéro SIRET, votre activité. Ces données seront vérifiées puis mises en ligne après quelques jours.

Musique et salle d’attente La diffusion de musique en salle d’attente (via un CD ou un poste radio) n’est plus soumise à déclaration à la SACEM.

Téléphone et répondeur Il n’est pas obligatoire d’avoir une ligne fixe. Vous pouvez prendre un téléphone portable mais il est fortement conseillé de ne pas utiliser son téléphone personnel afin de protéger sa vie privée.

Pour le répondeur, nous vous conseillons un répondeur non enregistreur pour que les patients ne puissent pas laisser de messages.

Pour obtenir un numéro spécial, vous devez payer un droit à l’ouverture de la ligne.

Si vous avez une ligne de fax, nous vous conseillons de calculer combien vous coûte un fax en moyenne car il se peut que ce ne soit pas rentable, à une époque où tout peut se faire par email ou messagerie cryptée. Il est aussi possible d’avoir une ligne de fax par internet.

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Compte bancaire Il est obligatoire d’avoir un compte dédié à l’activité professionnelle. Ce peut être un compte non professionnel.

En revanche, si vous voulez proposer à vos patients de payer en carte bancaire, vous devez quand même avoir un compte professionnel.

Démarches lors d’un remplacement Rappelons qu’il est obligatoire de signer un contrat avec la personne qui vous remplace lors de vos absences (sauf si c’est une organisation interne entre associés).

Par ailleurs, pour votre comptabilité, vous devez avoir le numéro SIRET de vos remplaçants.

De même vous devez faire une attestation adressée à vos remplaçants pour la rétrocession, spécifiant le mode de paiement, le montant et les dates du remplacement. Il doit lui aussi vous fournir un document signé certifiant qu’il a reçu le paiement.

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BIBLIOGRAPHIE “Infections liées aux soins réalisées en dehors des établissements de santé" >> guide de prévention de Janvier 2006. Direction Générale de la Santé “Hygiène et prévention du risque infectieux en cabinet médical ou paramédical”. HAS recommandations de Juin 2007 par la Société Française de Thérapeutique Générale.

www.reagjir.com

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