GUÍA ILUSTRATIVA Principios Archivísticos by Red Administrativa y Financiera

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales e internas de la empresa, resulta complicado cuando se omite dicha normatividad, incluso cuando se pasan por alto los principios e instrumentos archivísticos a utilizar cuando se desea conformar y alimentar la memoria corporativa de la organización. Aplicar los principios archivísticos, las normas, técnicas, la legislación vigente y la metodología para la organización de los documentos de archivo de acuerdo con las políticas institucionales, son parámetros tenidos en cuenta para elaborar esta material. A continuación encontrará una guía ilustrativa que comprende todo lo relacionado con la organización documental, actividades, conceptos y distinto material de apoyo referente al tema que lo invita a conocer el mundo de la gestión documental. Este proyecto se presentará a la instructora Nora Teresa Cristancho Leal, quien dirige la formación de la competencia Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. Agradezco a la instructora por las asesorías impartidas en formación y por el material propuesto para el desarrollo de la misma.

Guiar a los aprendices de las áreas administrativas y financieras del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en la aplicación de principios archivísticos para el manejo de Tablas de Retención Documental.

Esta guía está destinada para todos los aprendices de las áreas administrativas y financieras del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que cumplen con el tiempo propuesto para la realización de la etapa lectiva y para quienes desempeñen funciones en su etapa productiva en las unidades administrativas de las diferentes entidades privadas de Bucaramanga y toda su área metropolitana.

Observar el video que se encuentra en material de apoyo denominado In vitro archivística y el video que se presenta en el siguiente enlace: http://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk Gestión Documental. Reflexiona sobre:

1.1 ¿Cuál crees que es la importancia de la organización de los documentos? Organizar los documentos de la organización, es de vital importancia ya que permite la creación de un archivo que ayude a conservar todos aquellos documentos que contengan información importante para la empresa; También, la disposición rápida de información de primera fuente y de carácter legal para los fines que sean pertinente; Además, organizar la documentación en la empresa brinda confianza ante sus cliente interno y externo, generando beneficios positivos y otorgando valor agregado a la empresa.

1.2 ¿Cuál sería su responsabilidad con el manejo de documentos, físicos o electrónicos que la empresa asigne a su cargo? El manejo de documentos físicos que se asignen a mi cargo, comprenderá las normas nacionales y empresariales en cuanto a archivística se refiera. En la empresa que laboro actualmente existe un archivo físico bastante extenso, y para la conservación de la información física se utilizan legajos colgantes, A – Z, Libros de Matrícula, Libros de Notas, Actas, y todo documento que requiere una institución educativa en funcionamiento. Para la conservación de documentos electrónicos, se utiliza la nube, memorias USB, CD's y correo electrónico. En mi lugar de trabajo actual no existe un archivo digital establecido, simplemente existe una carpeta en el escritorio del computador donde se archivan los documentos que se generen con cada actividad en la institución, cada archivo tiene su nombre y están organizados por carpetas que van desde el año 2014 al 2016.

1.3 ¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día? La aplicabilidad de una buena organización de los documentos empresariales, se refleja en el nivel de confianza de la empresa y aquel que sea capaz de proyectar a sus clientes. También se ve reflejada en el cumplimiento de sus cronogramas, de sus agendas académicas y de sus funciones como una entidad suscrita a la Cámara de Comercio.

2.1 Desarrolle a travĂŠs de un cuadro sinĂłptico el taller sobre los elementos materiales que se usan hoy en materia de conservaciĂłn de documental. El taller se encuentra disponible en material de apoyo de la plataforma.

Continuaciรณn Taller Elementos de Archivo.

3.1 Organice un archivo de gestión con base en la TRD suministrada por su instructora, realice apertura de series, subseries, ordene tipos documentales por su principio de orden original y realice foliación. Matricule o marque los legajos con la serie correspondiente según las indicaciones dadas en formación por su instructora. Presente en forma física y digital la ejecución del ejercicio.

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

SegĂşn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

3.2.1 ÂżCĂłmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

3.2.2 ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

3.2.3 ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento? ¿Cómo gestionarlo?

3.2.4 Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrĂłnicos de archivo. ÂżCĂłmo deben ser archivados esos documentos?

3.2.5 ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

3.2.6 Desde el punto de vista archivĂstico ÂżCuĂĄl es la importancia del uso de las TRD?

3.2.7 Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

4.1 ELEMENTOS DE ARCHIVO

Clasificar:

AGRUPACIONES DOCUMENTALES Clasificar según la categoría que corresponda: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Tipo Documental, Función y Actividad. 1. Despacho De Documentos

FUNCIÓN

2. Comunicar Por Escrito

ACTIVIDADES

3. Ficha de Matricula

TIPO DOCUMENTAL

4. Sección de Archivo /Secretaria de Gobierno

SUBSECCION

5. Presidencia de la Republica

FONDO

6. Promover la Participación Comunitaria

ACTVIDAD

7. Ajustar Cuentas

ACTIVIDAD

8. Secretaria de Educación

SECCION

9. Resolución

SERIE

10. Gobernación de Santander

FONDO

11. Departamento de Gestión Humana

SECCION

12. Informes de Gestión

SUBSERIE

13. Convenios

SERIE

14. Inventario de Documentos

SUBSERIE

15. Liquidación de Viáticos

FUNCION

16. Autorización de Pago

TIPO DOCUMENTAL

17. Pólizas de Cumplimiento

SERIE

18. Factura de Compraventa

SUBSERIE

19. Historias Clínicas

SERIE

20. Decreto 201

SERIE

Clasificar:

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Clasificar según la categoría que corresponda: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Tipo Documental, Función y Actividad.

1. ICBF

Fondo

2. NÓMINAS

Serie

3. LICITACIONES

Serie

4. Circular 028

Tipo Documental

5. GESTIÓN HUMANA

Sección

6. CONVENIOS

Serie

7. Convenio Institucional

Subserie

8. Programas Operativos Anuales

Serie/Subserie

9. Contabilidad

Subsección

10. Área Financiera

Sección

11. SENA

Fondo

Según el Archivo General de la Nación, se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. A continuación encontrará una Tabla de Retención Documental vigente y aprobada por el comité de desarrollo administrativo del Archivo General de la Nación. Allí estarán señalados los distintos componentes de una Tabla de Retención Documental.

1 1 8

5 4

6 7

Elementos de una Tabla de Retención Documental: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Nombre del formato y versión. Nombre de la entidad y dependencia. Código de la dependencia más código asignado a la serie y subserie documental. Nombres asignados a las series que se identifican con mayúsculas sostenidas y nombres de subseries que se identifican con mayúsculas iniciales. Tipos documentales. Número de años que deben conservarse los documentos en el archivo de gestión. Se establecen los procesos o la justificación para las series o subseries documentales que se conservan, se han determinado seleccionar o eliminar. Destino final de la serie o subserie cumplidos sus tiempos de retención.

Según la TRD del Archivo General de la Nación, organice los archivos correspondientes a la Oficina de Asesoría Jurídica.

Los tipos documentales son la unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramaciĂłn, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla, y asignarle categorĂa diplomĂĄtica.

Describir la tipología documental utilizada para cada caso: SECCIÓN:

GERENCIA

SUBSECCIÓN:

DIRECCIÓN JURÍDICA

SERIE

SUBSERIE

CONTRATOS

TIPO DOCUMENTAL

Arrendamiento

Fotocopia Cédula Ciudadanía del representante legal/ Certificado de existencia de representación legal de la Cámara de Comercio/ Estados Financieros/ Extractos Bancarios/ Declaración de Renta/ Acta del órgano de administración competente, autorizando al representante para firmar el contrato.

Comodato

Acreditación de existencia de representante legal/ Certificado de Aprobación de Garantía Única/ Contrato/ Informe

Suministros

Requerimiento/ Certificado Disponibilidad Presupuestal/ Términos Referencia/ Publicación Diario Oficial/ Informes/ Actas/ Minuta Contrato

Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013 Por la cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras definiciones. Este acuerdo aplica a todas las entidades del estado, indígenas, en sus diferentes niveles, aquellas entidades que privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 del 2000.

Acuerdo 002 del 14 de marzo de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones

Ley 594 del 14 de julio de 2000 La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

ARCHIVO CENTRAL: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos. También se conoce como Archivo General. ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los documentos que forman un archivo o un fondo documental.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Son registros de información originada o recogida por una persona o entidad en función de sus actividades o razón de ser de la empresa. DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas.

EXPEDIENTES: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona física o moral, con el fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión.

FOLIACIÓN: (El Reglamento General de Archivos de Colombia no define este término). A continuación se presentan definiciones de otros países hispanoamericanos, registradas en “Hacia un Diccionario de Terminología Archivística”. Acto de numerar los folios por su cara recta (México); indicación numérica de las hojas del expediente en orden sucesivo (Cuba).

GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el conglomerado de normas y técnicas que permiten a la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

SERIE: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteración de los procesos y prácticas administrativas o técnicos en las oficinas. SUBSERIE: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trámite de cada asunto.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Relación de series con sus apropiados tipos documentales, permitiendo determinar el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. (Véase: Pieza Documental).

UNIDAD ADMINISTRATIVA: unidad técnico-operativa de una institución. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta. UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005 del 15 marzo de 2013. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. PALACIOS PRECIADO, Jorge. Secretaría General. Grupo de Archivo y Gestión Documental. GFPI – F 019 GUÍA APRENDIZAJE. Organización Documentos. 2016. https://issuu.com/noracristancho/docs/aplicacion_de_tablas_de_retenci__n_ http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html file:///C:/Users/Domotica/Downloads/ACUERDO_02_DE_2014.pdf