Audiovisuelle Kommunikation in Corona-Zeiten

Praktisch über Nacht änderte sich unser Arbeitsalltag: Corona-Pandemie! Bleiben Sie zu Hause, Social Distancing, hiess es. Ab sofort mussten wir unsere Arbeit von zu Hause aus verrichten.

In vielen Unternehmen ist Home Office längst etabliert. Aber selbst diese Firmen waren in den ersten Tagen der Corona-Krise gefordert. So blieben nicht mehr nur ein paar prädestinierte Mitarbeitende zu Hause, sondern oft mehr als die Hälfte des gesamten Personals.

Für etliche Unternehmen und Institutionen, Staatsbetriebe eingeschlossen, war es eine grosse Herausforderung, in kürzester Zeit praktikable Lösungen auf die Beine zu stellen. Mitarbeitende im Home Office mussten in die Firmen-ITInfrastruktur eingebunden werden. Für die regelmässige Kommunikation und das virtuelle Zusammenarbeiten mussten schnellstmöglich Video Conferencing Lösungen gefunden werden. Mit etwas Distanz betrachtet «hat es recht gut funktioniert», hört man.

Das örtlich und zeitlich unabhängige Arbeiten war bislang eher stiefmütterlich behandelt worden. Die aktuelle Lage versetzt diesen Arbeitskonzepten nun einen regelrechten Schub. Es kann nur geraten werden, von den schnellen, pragmatischen Lösungen zu professionellen Work Space und Unifed Communication Lösungen hinzuarbeiten.

Professionelle Lösungen planen

Es geht nun darum, die gewachsene Akzeptanz für digitales Arbeiten zu nutzen. Ein IT-affiner Verantwortlicher sollte sich dem Thema intensiv annehmen. Welche Software und Hardware, IT-Architektur und Medientechnik sind vorhanden? Welche Räumlichkeiten und gebäudetechnischen Gegebenheiten bestehen? Welche Prozesse, Projekte und Workflows finden wo statt? Welche Entwicklungen sind zu erwarten? Und vor allem: Was sind die Bedürfnisse der Nutzer, der Mitarbeitenden? Nicht zuletzt muss auch an die Datensicherheit gedacht werden und an rechtliche Vor- gaben und Vereinbarungen betreffend Home Office.

1. Anbindung Home Office

Der Zugang zu Unternehmensdaten von zu Hause aus bedingt eine entsprechend gute Internetversorgung, sowohl der private Zugang wie auch die Internetbandbreite am Firmensitz müssen entsprechend vorhanden sein. Besonders wenn auf grosse Dateien zugegriffen werden muss oder sicherheitsrelevante Daten im Spiel sind, die nicht einfach über Cloud-Lösungen zugänglich gemacht werden können.

Notebook oder PCs mit professionellen Bildschirmen müssen eventuell vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Hier ist darauf zu achten, dass eine gute Akustik gewährleistet ist. Headsets oder Lautsprecher und Mikrofone sorgen für guten Ton und gutes Verstehen. Eine externe Kamera, zum Beispiel am Bildschirm, optimiert die Bildqualität. Besonders Mitarbeitende, die auch mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt stehen, müssen entsprechend ausgerüstet sein. Aber auch Mitarbeitenden, die ausschliesslich mit internen Stellen zusammenarbeiten, soll unbedingt eine entsprechende Infrastruktur zur Verfügung stehen. Nichts ist demotivierender, als wenn man etwas akustisch nicht versteht oder mit nicht adäquaten Arbeitsmitteln aussen vor gelassen wird!

2. Huddle Space

Kleine Sitzungszimmer oder räumliche Bereiche, wo in Teams an Projekten gearbeitet wird, werden immer wichtiger. Die Infrastruktur sollte möglichst standardisiert, einfach und benutzerfreundlich sein. Ein digitales Whiteboard, aber auch ein herkömmliches Flipchart können das Zusammenarbeiten fördern und vereinfachen. Auf den Bildschirm sollte mittels BYOD (bring your own device) ohne Vorbereitung zugegriffen werden können. Hier bietet zum Beispiel Barco mit seinem Collaboration Tool ClickShare eine hervorragende Lösung – Button einstecken und loslegen, respektive den Inhalt seines Devices auf dem Bildschirm präsentieren, kabellos. Mit Kollaborations- oder Videokonferenz-Systemen wie Microsoft Teams, Lifesize, Zoom etc. können externe Mitarbeitende in die Projekte einbezogen werden. Mit ClickShare Conference kann übrigens jeder Teilnehmer mit seinem VC-System die Videokonferenz-Infrastruktur des Sitzungsraums nutzen – auch dies drahtlos mit einfachem Plug-in des Buttons.

3. Konferenzraum

In grösseren Konferenzräumen und Board Rooms sind möglicherweise individuelle AV-Lösungen gefordert. Hier konzipiert der AV-Spezialist aufgrund der Raumakustik, der Lichtverhältnisse, Farbgebung usw. Audio-/VideoLösungen für hohe Ansprüche, inklusive Raumsteuerung. Wichtig ist hier auf bestens ausgewiesene Anbieter zu setzen, die auch eine hohe Service- und Wartungsqualität über den gesamten Lifecycle der Anlage bieten können.

4. Schulung!

Die beste Technik ist wertlos, wenn sie nicht entsprechend genutzt wird. Deshalb: Mitarbeitende unbedingt schulen, mit der Technik vertraut machen, üben lassen. Reflektieren: Wie wirkt der Hintergrund in einer VideokonferenzBesprechung? Sind Umgebungsgeräusche hörbar? Wie wirken Bilder, Präsentationen? Ausreden lassen! Blickrichtung, respektive in die Kamera schauen, persönliche Erscheinung, Mimik usw.

Vertriebsmitarbeitende sollten die gängigsten VC-Tools kennen, damit sie versiert kommunizieren können, falls der Kunde über seine VC-App kontaktiert werden will.

5. Webkonferenzen gezielt einsetzen

Eine professionelle Video-Konferenz ist ein pragmatisches, effizientes und kostengünstiges Werkzeug für fast alle Geschäftsbereiche. Als angenehmen Nebeneffekt spart eine VC-Session viel Reisezeit und -kosten. Gezielt eingesetzt, respektive mit entsprechender Vorbereitung, kann gegenüber Kunden und Geschäftspartnern hohe Kompetenz ausgewiesen werden. Mit Webinars können Produkteschulungen für interne und externe Anwender durchgeführt, Produktepräsentationen per Video anstelle von Messen organisiert werden usw. Selbst bei der Personal-Rekrutierung lässt sich mit VC ein erstes, aussagekräftiges Interview machen.

Aber: Vernachlässigen Sie den persönlichen Kontakt nicht – freuen wir uns auf die Zeit nach Corona!

ZUM AUTOR

Beat Wittwer ist geschäftsführender Inhaber der WAGNER VISUELL AG. www.wagner-visuell.ch