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Claves de PowerPoint y Access avanzado
Colección
Office
2013
versatilidad de PowerPoint para crear presentaciones y complejizar sus bases de datos con Access.
Dentro del libro encontrará: PowerPoint 2013: Crear presentaciones y trabajar con diapositivas / Insertar elementos: tablas, imágenes, vínculos, textos, multimedia / Access 2013: Gestionar informes / Realizar el mantenimiento de una base de datos y asignar contraseñas / Exportar e importar datos
Colección
Office 2013 Esta colección sintetiza el contenido desarrollado en los libros Excel 2013, Excel 2013 avanzado, Access 2013 y Office 2013, publicados por esta misma editorial.
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profesor en LÍNEA Ante cualquier consulta técnica relacionada con el libro, puede contactarse con nuestros expertos: profesor@redusers.com.
Colección
y para especializarse en Access. El lector podrá aprovechar la
Claves de PowerPoint y Access avanzado
este libro presenta contenido detallado para utilizar PowerPoint
Office 2013
Pensado para quienes le dan un uso profesional al paquete Office,
Claves de
PowerPoint y Access avanzado
Crear un álbum de fotografías Utilizar efectos de animación Convertir una presentación en un video Personalizar formularios e informes Trabajar con campos calculados Automatizar tareas mediante macros
Explicaciones dinámicas y actividades paso a paso
TÍTULO:
Claves de PowerPoint y Access avanzado
AUTOR:
Anónimo
COLECCIÓN:
Desde Cero
FORMATO:
19 x 15 cm
PÁGINAS: 192
Copyright © MMXIII. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en X, MMXIII.
ISBN 978-987-1949-28-1
Anónimo Claves de PowerPoint y Access avanzado / Anónimo ; coordinado por Gustavo Carballeiro. 1a ed. - Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Fox Andina; Buenos Aires: Dalaga, 2013. 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero; 31) ISBN 978-987-1949-28-1 1. Informática. I. Carballeiro, Gustavo, coord. CDD 05.3
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
Prólogo al contenido Como sabemos, una suite ofimática se compone de una serie de aplicaciones diseñadas para realizar trabajo de oficina. Estos programas, en forma separada, ofrecen la posibilidad de enfrentar tareas específicas (como crear un documento de texto o una hoja de cálculo), pero en su conjunto, se convierten en una poderosa herramienta que nos permitirá efectuar las tareas de oficina con opciones de última generación, permitiendo la interacción con un sistema operativo y ofreciendo una interfaz de uso similar. En la actualidad, la suite ofimática más utilizada es Microsoft Office, la cual se compone de aplicaciones tales como Word, Excel, PowerPoint y Access, entre otras. En esta obra nos dedicaremos a profundizar sobre las características y ventajas que nos ofrecen dos de estos programas: PowerPoint y Access. Por un lado, PowerPoint se presenta como un programa orientado al ámbito educacional y empresarial, gracias a él podremos diseñar presentaciones efectivas que nos permitirán comunicar ideas o proyectos a un directorio, a una audiencia o a un potencial comprador de nuestros productos y servicios. Por otra parte, Microsoft Access es un potente sistema gestor de bases de datos relacionales o SGBD, gracias a las herramientas y funciones avanzadas que nos entrega podremos organizar grandes cantidades de información en forma sistemática, permitiéndonos construir modelos de bases de datos efectivos, para acceder a la información relevante en forma sencilla. A través de los contenidos expuestos en este libro revisaremos los primeros pasos para crear presentaciones y, más adelante, analizaremos las opciones avanzadas que nos ofrece Access para organizar y presentar nuestra información.
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PRELIMINARES
El libro de un vistazo Esta obra nos entrega una completa introducción al trabajo con PowerPoint 2013, nos enseña a utilizar las principales herramientas y a construir nuestras primeras presentaciones multimedia. También nos introduciremos en la administración avanzada de bases de datos gracias a Microsoft Access, y entre otras opciones detallaremos el uso de formularios personalizados y el cálculo de datos.
POWERPOINT 2013: INTERFAZ DE USO
PowerPoint 2013, para trabajar y dotar a nuestras presentaciones de un aspecto profesional.
PowerPoint nos permite crear presentaciones o informes visuales. En su versión 2013 ofrece características y funciones interesantes, las cuales conoceremos en este capítulo.
ACCESS 2013: INTRODUCCIÓN Access entrega las herramientas para crear y gestionar bases de datos en forma sencilla, para usuarios
CREAR UNA PRESENTACIÓN
principiantes y avanzados. En su versión 2013, simplifica su interfaz visual, e
Las presentaciones de PowerPoint
integra herramientas y opciones que
funcionan mediante la secuencia
conoceremos en este capítulo.
de diapositivas, de esta forma son adecuadas para que logremos transmitir un mensaje. Aquí aprenderemos a crear nuestra primera presentación.
FORMULARIOS PERSONALIZADOS En este capítulo aprenderemos a personalizar los formularios para
OPCIONES ADICIONALES
adaptarlos a nuestras necesidades de contenido y presentación en diferentes
En este capítulo veremos las opciones
casos. Access brinda la posibilidad de
adicionales que nos ofrece Microsoft
modificar el diseño de cada elemento
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
que los compone e incluso permite
consultas de resumen y de referencias
agregar o quitar campos y modificar la
cruzadas, para conseguir los llamados
apariencia de los controles.
campos totales, los cuales nos ayudarán a obtener información relevante.
INFORMES Y ETIQUETAS Aquí veremos la forma adecuada
SERVICIOS AL LECTOR
para crear, modificar y eliminar otro
En esta sección encontraremos un
elemento importante de una base
completo índice temático que reúne
de datos: los informes. A través de
los principales conceptos que se
ellos, organizamos la información
encuentran presentes en la obra. Así,
con el objetivo de visualizarla tal como
podremos encontrar la información que
será impresa.
necesitamos de manera sencilla.
CALCULAR Y TRASLADAR DATOS
ON WEB MACROS Y MANTENIMIENTO
En este capítulo aprenderemos a trabajar
En este apéndice conoceremos algunas
con campos calculados para obtener
nociones básicas sobre las macros. Si
resultados que no existen de manera
bien poseen infinitas variantes en su
predeterminada en una tabla o consulta.
diseño, nos centraremos en su creación,
Por otra parte, también trabajaremos con
ejecución y visualización.
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PRELIMINARES
Contenido del libro Prólogo............................................................ 3
Trabajar con diapositivas.............................. 30
Libro de un vistazo.......................................... 4
Insertar elementos....................................... 35
Introducción ................................................. 10
Álbum de fotografías.................................... 44 Opciones de diseño....................................... 45 Transiciones.................................................. 47 Opciones de revisión..................................... 49
PowerPoint 2013: interfaz de uso
Presentación con diapositivas......................... 50
Pantalla de presentación............................... 12
Resumen........................................................... 53
Interfaz de uso............................................... 14
Actividades....................................................... 54
Cinta de opciones.......................................... 16 Opciones básicas........................................... 20 Resumen........................................................ 23 Actividades.................................................... 24
Opciones adicionales Vistas en PowerPoint.................................... 56 Uso de temas................................................. 58 Botones de acción......................................... 60
Crear una presentación
SmartArt........................................................ 64
Presentaciones................................................. 26
Animaciones.................................................. 68
Presentación en blanco................................ 26
Efectos de animación................................ 68
Utilizar una plantilla prediseñada................. 27
Convertir una presentación en un video....... 71 Consejos para crear presentaciones exitosas................................ 72 Resumen........................................................ 73 Actividades.................................................... 74
Access 2013: Introducción Conceptos preliminares................................. 76 Tablas........................................................ 78 Formularios............................................... 79
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
Botones de comando............................... 116 Personalizar el diseño de los formularios... 117 Agregar y eliminar campos...................... 117 Temas...................................................... 119 Alineación de controles........................... 120 Tamaños ................................................. 121 Posicionar controles................................ 122 Resumen...................................................... 123 Actividades.................................................. 124 Informes.................................................... 80 Consultas................................................... 80 Macros...................................................... 81
Informes y etiquetas
Módulos.................................................... 82
Creación de informes.................................. 126
Pantalla de presentación............................... 82
Informes rápidos..................................... 127
Interfaz de uso............................................... 84
Informes con el uso del asistente............. 128
Cinta de opciones.......................................... 87
Vistas de los informes................................. 133
Configuración de opciones básicas............... 90
Personalizar el diseño.................................. 134
Resumen........................................................ 93
Secciones de un informe.......................... 134
Actividades.................................................... 94
Formularios personalizados Propiedades de los controles........................ 96 Encabezado de formularios....................... 99 Etiquetas................................................. 101 Cuadros de texto..................................... 102 Cuadros combinados................................ 104 Cuadros de lista....................................... 108 Hipervínculos ......................................... 110 Grupos y botones de opción..................... 111 Casillas de verificación............................ 115
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PRELIMINARES
Contar registros....................................... 140 Numerar cada registro............................ 141 Impresión de datos ..................................... 144 Tamaño y orientación del papel............... 144
Servicios al lector Índice temático............................................ 186
Opciones de impresión............................. 146 Imprimir el informe................................. 149
ON WEB
Etiquetas...................................................... 150 Resumen...................................................... 153
Macros y mantenimiento
Actividades.................................................. 154
Utilidad de las macros Macros Creación de macros
Calcular y trasladar datos
Acciones y argumentos
Campos calculados ..................................... 156
Asociar macros a controles
Expresiones ............................................ 159 Funciones................................................ 164 Totales.......................................................... 171
Eventos Mantenimiento de una base de datos Analizar tablas
Funciones de agregado ........................... 174
Compactar y reparar la base de datos
Totales agrupados ................................... 178
Dividir la base de datos
Resumen...................................................... 183 Actividades.................................................. 184
Analizador de rendimiento Documentador Seguridad para los datos Modos de apertura Crear ACCDE Utilizar contraseñas Copias de seguridad Compatibilidad con versiones anteriores Resumen Actividades
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
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VISITE NUESTRA WEB EN NUESTRO SITIO PODRÁ ACCEDER A UNA PREVIEW DIGITAL DE CADA LIBRO Y TAMBIÉN OBTENER, DE MANERA GRATUITA, UN CAPÍTULO EN VERSIÓN PDF, EL SUMARIO COMPLETO E IMÁGENES AMPLIADAS DE TAPA Y CONTRATAPA.
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PRELIMINARES
Introducción Las opciones y alternativas que nos ofrece Microsoft Office son muy variadas, por esta razón conocer el potencial de cada aplicación integrada en esta suite ofimática nos pondrá en un lugar de privilegio a la hora de enfrentar el trabajo de oficina, académico o de negocios. Para enfrentar esta tarea es imprescindible contar con una guía de campo que nos introduzca en los conceptos básicos y las herramientas avanzadas que necesitamos para sacar el máximo provecho de cada aplicación. En este sentido, la obra que está entre sus manos se presenta como una efectiva solución que integra los conocimientos necesarios para enfrentar el uso de dos importantes aplicaciones de Microsoft Office 2013: PowerPoint y Access. Mediante ejemplos detallados, guías visuales y actividades paso a paso, encontraremos la información necesaria para dominar los aspectos básicos de la creación de presentaciones efectivas, integrando elementos multimedia y explotando las principales características de esta aplicación. Más adelante, nos adentraremos en las opciones avanzadas de Access 2013, y de esta forma profundizaremos los conocimientos entregados en el libro número tres de esta colección. En esta ocasión realizaremos un completo repaso por el uso de formularios personalizados, la creación de informes y el cálculo de datos. También revisaremos en detalle el uso de macros y las tareas de mantenimiento sobre nuestras bases de datos. En suma, estamos frente a una obra muy completa, que une dos de las aplicaciones más importantes de Microsoft Office 2013: PowerPoint y Access.
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PowerPoint 2013: interfaz de uso PowerPoint nos acompaña en la tarea de crear presentaciones o informes visuales. Para ello, en su versión 2013, nos ofrece una gran cantidad de características y funciones interesantes, las cuales analizamos en detalle a lo largo de este capítulo.
•
Pantalla de presentación............ 12
•
Opciones básicas......................... 20
•
Interfaz de uso............................ 14
•
Resumen...................................... 23
•
Cinta de opciones........................ 16
•
Actividades.................................. 24
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1. POWERPOINT 2013: INTERFAZ DE USO
Pantalla de presentación PowerPoint 2013 ofrece una interfaz de uso renovada, con líneas sencillas y colores claros. Entre las novedades estéticas, encontramos la pantalla de presentación, que es común a la mayor parte de las aplicaciones de la suite ofimática y, entre las características funcionales, se destaca la posibilidad de efectuar una integración con la nube en forma más sencilla, aspecto que analizaremos más adelante en este capítulo. La primera novedad estética que encontraremos en PowerPoint 2013 es la pantalla de Inicio. Esta característica nos ofrece una forma rápida de acceder a todas las opciones que necesitamos para crear y abrir presentaciones. En la Guía Visual que se ofrece a continuación, podemos ver las principales secciones de la pantalla inicial de PowerPoint 2013.
GV: PANTALLA DE PRESENTACIÓN DE POWERPOINT 2013 01
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
01
BARRA DE BÚSQUEDA: esta barra nos permite realizar búsquedas sobre las
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plantillas de documentos en línea o las que se encuentran almacenadas en la computadora.
BÚSQUEDAS SUGERIDAS: en este listado, se presentan algunas sugerencias
de búsqueda que pueden ayudarnos a encontrar plantillas en forma rápida.
DATOS DE CUENTA: aquí vemos la información que corresponde a la cuenta
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de usuario que estamos utilizando para conectarnos a Office.com. En la parte superior de esta sección se muestran los iconos que nos permiten modificar el tamaño o cerrar la ventana de Microsoft PowerPoint 2013.
PLANTILLAS: en esta sección se presentan las miniaturas de las plantillas que
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se encuentran disponibles; cuando realicemos una búsqueda utilizando la casilla superior, veremos que aquí aparecerán los resultados obtenidos.
ABRIR OTRAS PRESENTACIONES: si hacemos clic en este enlace, podremos
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abrir un documento que se encuentre almacenado en la computadora, en una unidad de red o en un servicio de almacenamiento en la nube.
DOCUMENTOS RECIENTES: en esta sección se ubicarán las últimas
presentaciones que ejecutemos; de esta forma las tendremos a nuestra disposición rápidamente. Cuando marquemos alguna presentación como anclada, se ubicará en la parte superior de esta sección.
REDUSERS PREMIUM Para obtener material adicional gratuito, ingrese a la sección Publicaciones/Libros dentro de http://premium.redusers.com. Allí encontrará todos nuestros títulos y podrá acceder a contenido extra de cada uno, como sitios web relacionados, programas recomendados, ejemplos utilizados por el autor, apéndices y archivos editables o de código fuente. Todo esto ayudará a comprender mejor los conceptos desarrollados en la obra.
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1. POWERPOINT 2013: INTERFAZ DE USO
Como acabamos de ver en la guía visual anterior, en esta pantalla se encuentran las opciones básicas para que iniciemos el trabajo con PowerPoint 2013. A continuación, conoceremos la interfaz principal de esta aplicación.
Interfaz de uso Cuando hayamos seleccionado alguna de las opciones propuestas en la pantalla de presentación, nos encontraremos con la interfaz principal de PowerPoint. En ella veremos que se ofrece una distribución de elementos similar a versiones anteriores del programa, pero su apariencia es más cuidada, clara y con opciones mejor distribuidas. Ahora conoceremos en detalle los apartados que componen la interfaz de PowerPoint 2013.
GV: INTERFAZ DE USO 01
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Crear una presentación Como sabemos, las presentaciones de Microsoft PowerPoint funcionan mediante una secuencia de diapositivas, de esta forma son adecuadas para que logremos transmitir un mensaje, idea o historia. En este capítulo aprenderemos a crear una presentación en PowerPoint 2013.
•
Presentaciones............................. 26 Presentación en blanco................. 26 Utilizar una plantilla prediseñada.27 Trabajar con diapositivas............... 30 Insertar elementos....................... 35 Álbum de fotografías..................... 44 Opciones de diseño........................ 45 Transiciones.................................. 47
Opciones de revisión..................... 49 •
Presentación con diapositivas..... 50
•
Resumen....................................... 53
•
Actividades................................... 54
26
2. CREAR UNA PRESENTACIÓN
Presentaciones Cada una de las diapositivas de nuestra presentación funciona como la hoja de un documento de Word. Así, cada una es un lienzo en blanco, donde podremos agregar imágenes, textos u otros elementos. Luego de ingresar a la aplicación, seleccionamos alguna de las opciones que se ofrecen en la pantalla de presentación, ya sea abrir una presentación almacenada en la computadora o crear una nueva. Para crear una nueva presentación, elegimos entre dos opciones: a partir de una presentación en blanco o desde una plantilla prediseñada.
Presentación en blanco La creación de una presentación en blanco es una tarea sencilla, solo debemos iniciar PowerPoint 2013 y hacer clic sobre Presentación en blanco, que es la opción que aparece en primer lugar entre las plantillas prediseñadas.
Figura 1. Cuando creemos una presentación en blanco, obtendremos un archivo con una diapositiva; sobre ella podemos agregar los elementos que necesitemos. www.redusers.com
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
Utilizar una plantilla prediseñada Si no deseamos trabajar en una presentación en blanco, podemos comenzar con una plantilla prediseñada. Esta opción nos entrega una presentación lista para editar y agregar información, de esta manera, lograremos buenos resultados. Es importante considerar que,
LAS PLANTILLAS PREDISEÑADAS ENTREGAN BUENOS RESULTADOS
si bien una plantilla prediseñada nos entrega
RÁPIDAMENTE
un aspecto visual definido, podemos modificarlo para adaptarlo a nuestras necesidades. Para crear una presentación desde una plantilla, debemos seguir las indicaciones que comentamos en el siguiente Paso a paso.
PAP: CREAR UNA PRESENTACIÓN DESDE UNA PLANTILLA
01
Ejecute Microsoft PowerPoint 2013; en la pantalla de presentación, utilice el cuadro de búsqueda superior para ubicar la plantilla prediseñada que utilizará. Para seguir este ejemplo, utilice la plantilla denominada Vista. Haga clic sobre ella para crear su presentación.
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2. CREAR UNA PRESENTACIÓN
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Se presentará una ventana en la cual se muestra información sobre
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la plantilla elegida; se muestran combinaciones de color, haga clic sobre una de ellas y, luego, presione el botón Crear.
Una vez que la plantilla se descargue, su presentación será creada. Después, puede comenzar a editar los elementos de su archivo.
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Opciones adicionales En este capítulo conoceremos algunas opciones adicionales que nos ofrece Microsoft PowerPoint 2013 para trabajar y dotar a nuestras presentaciones de un aspecto completamente profesional.
•
Vistas en PowerPoint.................. 56
•
Uso de temas............................... 58
•
Botones de acción....................... 60
•
SmartArt...................................... 64
•
Resumen...................................... 73
•
Animaciones................................ 68
•
Actividades.................................. 74
•
•
Convertir una presentación en un video.................................. 71 Consejos para crear presentaciones exitosas.............. 72
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3. OPCIONES ADICIONALES
Vistas en PowerPoint Desde las diferentes vistas de Microsoft PowerPoint podemos editar las diapositivas, imprimirlas o visualizarlas de diferentes formas, dependiendo de nuestras necesidades. Entre las vistas que podemos utilizar para editar la presentación encontramos:
•
Vista Normal: es la vista de edición principal, donde se escriben y diseñan las presentaciones. Esta vista tiene cuatro áreas de trabajo: el Panel de Exploración, que contiene la solapa Diapositivas y la solapa Esquema, el panel Diapositiva y la Página de Notas. Desde el Panel de Exploración accedemos a la solapa Diapositivas, con la que podemos ver las diapositivas como imágenes en miniatura durante la edición, desplazarnos fácilmente por la presentación y reorganizar, agregar o eliminar diapositivas fácilmente; o la solapa Esquema, desde donde podemos empezar a escribir el contenido, ya que aquí podemos ver el texto de las diapositivas en forma de esquema. El panel Diapositiva nos ofrece una vista ampliada de la diapositiva actual para editarla y agregar elementos. Por último, desde la Página de Notas, podemos escribir notas de referencia.
•
Vista Clasificador de diapositivas: desde esta vista podremos acceder a una vista de las diapositivas que componen nuestra presentación en forma de miniaturas, estas miniaturas se muestran distribuidas en el panel denominado Diapositivas.
VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS Para activar la Vista Presentación con diapositivas de manera rápida, podemos presionar la tecla F5. Al oprimirla, se ejecutará la presentación desde el inicio y las diapositivas se mostrarán en el orden que establecimos previamente desde la solapa Diapositivas, desde la solapa Esquema o desde la vista Clasificador de diapositivas.
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
Figura 1. La vista Clasificador de diapositivas facilita la tarea de ordenar y organizar la secuencia de las diapositivas mientras se crea la presentación. Para ejecutar la presentación en la que estamos trabajando, podemos utilizar las vistas que mencionamos a continuación:
•
Vista de Lectura: podemos emplear esta vista cuando necesitemos realizar una prueba de las diapositivas antes de presentarlas frente al público. Ofrece una ventana con controles sencillos, que nos permitirán repasar la presentación fácilmente.
•
Vista Presentación con diapositivas: ésta es la vista que se utiliza para realizar la presentación ante el público. La Vista Presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla. En ella, veremos la presentación de la misma manera en que la verá el público, y podemos observar el aspecto real que tendrán los gráficos, los intervalos, las películas, los efectos de animación y los efectos de transición durante la presentación propiamente dicha. Para salir de la Vista Presentación con diapositivas, podemos presionar la tecla ESC o hacer clic con el botón principal del mouse en la última diapositiva de la presentación. www.redusers.com
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3. OPCIONES ADICIONALES
Uso de temas Si deseamos que nuestras presentaciones luzcan como si las hubiera realizado un diseñador profesional y con un aspecto uniforme y coherente, debemos aplicar un tema. Los temas son conjuntos de elementos de diseño unificados, que proporcionan una apariencia uniforme al documento mediante color, fuentes y gráficos, y además nos permiten simplificar el proceso de creación de presentaciones con aspecto de diseño profesional. Recordemos que los temas, colores, fuentes y efectos no solamente funcionan en PowerPoint, sino que también están disponibles en otros programas de la suite Office, como Excel, Word y Outlook, lo que permite aplicar un aspecto coherente a las presentaciones, los documentos, las hojas de cálculo y los correos electrónicos. Para aplicar un tema a una presentación de PowerPoint, vamos al grupo Temas de la ficha DISEÑO y desplegamos la galería de diseños integrados, donde seleccionaremos alguno de los modelos disponibles.
Figura 2. Cuando seleccionamos un tema en la galería de diseños integrados, podemos observar cómo se verá el resultado, antes de aplicarlo de forma definitiva. www.redusers.com
Access 2013: Introducción Access entrega las herramientas necesarias para crear y gestionar bases de datos en forma sencilla tanto a usuarios noveles como a aquellos con experiencia. En su versión 2013, simplifica su interfaz visual, e integra herramientas y opciones que conoceremos en este capítulo.
•
Conceptos preliminares.............. 76 Tablas.......................................... 78 Formularios................................. 79 Informes...................................... 80 Consultas..................................... 80 Macros........................................ 81 Módulos....................................... 82
•
Pantalla de presentación............ 82
•
Interfaz de uso............................ 84
•
•
Cinta de opciones........................ 87 Configuración de opciones básicas......................................... 90
•
Resumen...................................... 93
•
Actividades.................................. 94
76
4. ACCESS 2013: INTRODUCCIÓN
Conceptos preliminares En primer lugar, es necesario definir algunos conceptos básicos que serán utilizados a lo largo de este capítulo, así contaremos con elementos teóricos para entender el funcionamiento de las bases de datos y de Access 2013 como una aplicación que se encarga de gestionarlas. Debemos considerar que, en esencia,
UNA BASE DE DATOS NOS AYUDA A ORGANIZAR Y SISTEMATIZAR INFORMACIÓN
una base de datos es una herramienta que nos permite recopilar y organizar la información (datos) con la que contamos. La tarea de crear una base de datos se realiza cuando necesitamos almacenar datos sobre elementos, por ejemplo productos, ventas, pedidos o personas, entre otros. Debemos tener en cuenta que, en sus inicios, una base de datos puede presentarse como un listado en un procesador de textos o en una planilla de cálculo. Más adelante, cuando
la cantidad de datos almacenados va en aumento, veremos que es difícil consultar un dato específico u organizar la información, dependiendo de nuestras necesidades. En este punto, hace su aparición una base de datos, pues se presenta como la encargada de ayudarnos a sistematizar los
SGBD Es importante saber que existen programas conocidos como sistemas gestores de bases de datos o SGBD, los cuales nos permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos sistemas gestores de bases de datos, así como su utilización y administración, se encuentran en el campo de estudio de la informática.
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
datos almacenados, organizarlos y entregar las opciones que necesitamos para que los consultemos en forma sencilla y efectiva. En pocas palabras, una base de datos funciona como un contenedor de objetos, donde la información es organizada en tablas. Una base de datos puede contener diversas tablas entre las cuales se establecen relaciones que permiten conectar datos para obtener informes integrados. Microsoft Access es la herramienta ideal para crear bases de datos y realizar operaciones sobre ellas. En la siguiente tabla, describimos las principales funciones de esta aplicación.
FUNCIONES DE ACCESS ▼▼FUNCIÓN
▼▼CARACTERÍSTICA
Agregar datos
Access nos permite agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un nuevo elemento a un inventario o un trabajador a la lista de empleados.
Editar datos
Si tenemos una base de datos creada, Access nos permite modificar los datos almacenados en ella, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento dentro del inventario o modificar el número de productos vendidos.
Eliminar
Gracias a las opciones ofrecidas por Access, podremos eliminar
datos
información de la base de datos, por ejemplo, retirar un artículo del listado de productos ofrecidos o eliminar un trabajador del listado de personal.
Organizar
Las herramientas que nos ofrece Access nos permiten organizar y ver
datos
los datos de distintas formas, adecuándose a nuestras necesidades.
Compartir
Access nos ofrece opciones para compartir los datos con otros usuarios; para
datos
ello podemos generar informes, mensajes de correo electrónico, o también hacerlo desde una intranet corporativa.
Tabla 1. Principales tareas que podemos realizar en una base de datos mediante Access. www.redusers.com
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4. ACCESS 2013: INTRODUCCIÓN
Una base de datos se compone de diversas partes fácilmente identificables. Cada una de ellas se define por un conjunto de características particulares, y es necesario conocerlas para definir el funcionamiento de la base. Tengamos en cuenta que las partes de una base de datos son: tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos. En las secciones siguientes nos encargaremos de analizar cada uno de los componentes que corresponden a una base de datos.
Tablas La apariencia visual de una tabla es similar a la de una hoja de cálculo de Microsoft Excel; en ella veremos que la información es almacenada en filas y columnas, y cada dato se encuentra en una celda formada por la intersección de una fila con una columna. En este sentido, debemos tener en cuenta que existen algunas diferencias entre almacenar datos en una planilla de cálculo y hacerlo en una base de datos. Entre ellas, la forma en que se organizan los datos en cada opción y, por supuesto, la posibilidad de realizar consultas posteriores, opción ofrecida solo por una base de datos. En una base de datos, la información debe estar organizada en tablas, teniendo cuidado de no ingresar datos repetidos, por ejemplo, si contamos con un listado de productos, estos serán almacenados en una sola tabla y, desde ella, extraeremos los datos necesarios.
MODELOS DE BASES DE DATOS Un modelo de base de datos básicamente hace referencia a un contenedor de datos y también a los métodos utilizados para almacenar y recuperar información de ese contenedor. Los modelos de datos son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos y conceptos matemáticos.
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Formularios personalizados Aprenderemos a personalizar los formularios para adaptarlos a nuestras necesidades de contenido y presentación en diferentes casos. Access brinda la posibilidad de modificar el diseño de cada elemento que los compone e incluso permite agregar o quitar campos y modificar la apariencia de los controles.
•
Propiedades de los controles...... 96 Encabezado de formularios.......... 99 Etiquetas................................... 101 Cuadros de texto........................ 102 Cuadros combinados.................. 104 Cuadros de lista......................... 108 Hipervínculos ............................ 110 Grupos y botones de opción........ 111 Casillas de verificación............... 115 Botones de comando.................. 116
•
Personalizar el diseño de los formularios..................... 117 Agregar y eliminar campos........ 117 Temas........................................ 119 Alineación de controles.............. 120 Tamaños ................................... 121 Posicionar controles................... 122
•
Resumen.................................... 123
•
Actividades................................ 124
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5. FORMULARIOS PERSONALIZADOS
Propiedades de los controles Para comenzar, centraremos nuestra atención en las posibilidades que nos ofrece Microsoft Access 2013 para la modificación de la apariencia de los controles. Además, nos encargaremos de conocer las herramientas para cambiar el diseño de un formulario. Cuando creamos formularios con base en una tabla o consulta, de manera automática se genera la cantidad de controles necesarios para representar toda la información almacenada en el objeto que le dio origen. Sin embargo, también es posible agregar controles dentro de cualquier formulario, ya sea que tenga un diseño predeterminado o que esté en blanco. Para esto, debemos utilizar el grupo Controles de la ficha contextual Diseño, que se activa cuando pasamos a la Vista Presentación de cualquier formulario. En la siguiente Guía Visual conoceremos cada uno de los controles disponibles.
GV: CONTROLES
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
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SELECCIONAR: permite seleccionar los controles para modificarlos o moverlos
dentro del formulario.
CUADRO DE TEXTO: admite texto de una sola línea. ETIQUETA: para agregar texto independiente en el formulario, y acompañar a
otros controles.
BOTÓN: inserta botones a los cuales se les puede asignar diferentes funciones.
CONTROL DE PESTAÑA: permite insertar un grupo de pestañas dentro del
formulario.
HIPERVÍNCULO: crea un vínculo para acceder a páginas web y archivos de
manera rápida.
CONTROL DE EXPLORADOR WEB: esta opción nos permite visualizar páginas
web dentro de un formulario.
CONTROL DE NAVEGACIÓN: inserta en el formulario un menú que permite
navegar en él, cumple la misma función que insertar un formulario de navegación.
BOTÓN DE ALTERNANCIA: inserta botones que se pueden activar o desactivar.
CUADRO DE LISTA: se encarga de insertar listas desplegables predeterminadas,
donde el usuario debe elegir una opción.
RECTÁNGULO: dibuja un rectángulo en el formulario. IMAGEN: inserta imágenes que se adaptan al contenido del marco. MARCO DE OBJETO DEPENDIENTE: crea un marco para un objeto
dependiente.
SUBFORMULARIO/SUBINFORME: inserta otro formulario dentro del actual.
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98
5. FORMULARIOS PERSONALIZADOS
15 16 17 18 19 20 21 22 23
LÍNEA: para dibujar una línea en el formulario. BOTÓN DE OPCIÓN: permite agregar botones que el usuario puede activar o
desactivar para elegir una sola opción de un grupo.
GRÁFICO: permite agregar un gráfico en el informe. DATOS ADJUNTOS: inserta archivos adjuntos al formulario. CUADRO COMBINADO: permite ingresar texto en varias líneas. MARCO DE OBJETO INDEPENDIENTE: permite insertar diferentes tipos de
archivos (imágenes, sonidos, textos, etcétera).
CASILLA: inserta casillas de verificación que el usuario puede activar o
desactivar.
INSERTAR SALTO DE PÁGINA: al imprimir el formulario, inicia la página
siguiente en el lugar donde se insertó el salto.
GRUPO DE OPCIONES: enmarca conjuntos de controles.
TAMAÑO PROPORCIONAL DE SECCIONES Cuando creamos formularios, cada sección posee un alto predeterminado, que podemos modificar libremente. Sin embargo, aconsejamos respetar siempre las relaciones de proporción para que el formulario tenga armonía. Si la sección Encabezado tiene el alto similar a la sección Detalle, esto podría confundir al usuario.
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Informes y etiquetas Aprenderemos a crear, modificar y eliminar otro elemento importante de una base de datos: los informes. A través de ellos, organizamos la información con el objetivo de visualizarla tal como será impresa. Esta utilidad está acompañada por la posibilidad de agregar elementos que personalicen los informes, distribuir y modificar los controles.
•
•
•
Creación de informes................ 126 Informes rápidos........................ 127 Informes con el uso del asistente............................... 128
•
Impresión de datos.................. 144 Tamaño y orientación del papel.................................... 144 Opciones de impresión............... 146 Imprimir el informe................... 149
Vistas de los informes............... 133 Personalizar el diseño............... 134 Secciones de un informe............ 134 Contar registros......................... 140 Numerar cada registro............... 141
•
Etiquetas................................... 150
•
Resumen.................................... 153
•
Actividades................................ 154
126
6. INFORMES Y ETIQUETAS
Creación de informes Conoceremos las diversas maneras de crear informes que nos brinda Access. Para comenzar, aprenderemos a realizar informes rápidos y, luego, analizaremos cada uno de los pasos del asistente que permite crear estos elementos en una base de datos. Tenemos que ingresar en Crear y usar las opciones de Informes, que explicamos en la siguiente Guía Visual.
GV: GRUPO INFORMES 01
02
03
04
05
01
INFORME: permite crear, de forma rápida y sencilla, informes con base en el elemento seleccionado en el PANEL DE NAVEGACIÓN, ya sea una tabla, una
02 03 04 05
consulta o un formulario.
DISEÑO DE INFORME: permite crear informes en su VISTA DISEÑO. INFORME EN BLANCO: crea informes completamente vacíos. ASISTENTE PARA INFORMES: inicia el asistente mediante el cual creamos
informes paso a paso.
ETIQUETAS: abre el ASISTENTE PARA ETIQUETAS, que nos guiará en el
proceso de creación de etiquetas.
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127
CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
Informes rápidos Access 2013 permite crear informes rápidos, que se realizan con un solo clic y se basan en la información de la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación. Tienen la ventaja de generarse de forma rápida y sencilla, sin tener que elegir ningún componente.
PODEMOS CREAR UN INFORME
Para esto, su diseño se fundamenta en elementos predeterminados, que luego podemos modificar, como veremos más adelante.
RÁPIDO DESDE LA FICHA
Para crear un informe rápido, primero
CREAR
seleccionamos la tabla o consulta base en el Panel de navegación y luego pulsamos Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. Se creará un informe sencillo, que mostrará la información del objeto seleccionado.
Figura 1. El informe creado se muestra en la Vista Presentación, para que el usuario pueda hacerle las modificaciones necesarias. www.redusers.com
128
6. INFORMES Y ETIQUETAS
Como mencionamos, los informes rápidos basan la distribución de la información en un estilo predeterminado, sin embargo, podemos cambiarles la estructura y el diseño, como hicimos con otros objetos de la base datos. Para guardarlo, pulsamos Guardar, de la barra de acceso rápido, indicamos el nombre que deseamos asignarle al informe y presionamos Aceptar.
Informes con el uso del asistente Otra posibilidad para crear informes en una base de datos es mediante el asistente que nos guía durante todo el proceso, de manera que solo debemos elegir los datos que queremos mostrar. Esto nos ofrece una forma veloz y simple de trabajo ya que el proceso se vuelve sistemático: luego de seleccionar las opciones requeridas en cada paso, pulsamos Siguiente para continuar, hasta llegar al último paso, donde presionamos Finalizar y tenemos listo el informe. Para comenzar, pulsamos Asistente para informes en la ficha Crear; en forma inmediata se abrirá un cuadro de diálogo y tendremos que seguir los pasos que son indicados por el asistente.
Origen de datos En el primer paso del asistente debemos seleccionar el origen de los datos y de los campos que se mostrarán en el informe. Desplegamos la lista Tablas/Consultas y elegimos uno de los elementos disponibles. En Campos disponibles se mostrarán todos los campos existentes en la tabla o consulta
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Calcular y trasladar datos Aprenderemos a trabajar con campos calculados para obtener resultados que no existen de manera predeterminada en una tabla o consulta. A su vez, conoceremos la utilidad y la sintaxis de diferentes funciones. Trabajaremos con consultas de resumen y consultas de referencias cruzadas, para conseguir los llamados campos totales.
•
•
Campos calculados .................. 156 Expresiones .............................. 159 Funciones.................................. 164 Totales....................................... 171 Funciones de agregado.............. 174
Totales agrupados ..................... 178 •
Resumen.................................... 183
•
Actividades................................ 184
156
7. CALCULAR Y TRASLADAR DATOS
Campos calculados Llamaremos campo calculado a todo campo cuyos valores se obtengan a través de un cálculo. Pueden resultar de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas, que contengan funciones. Microsoft Access permite crear campos calculados para obtener datos basados en cálculos realizados sobre datos existentes. Por ejemplo, podemos utilizarlos para calcular sueldos, totales de ventas y todo aquello que requiera de un cálculo. Para crearlos, debemos partir de una consulta de selección donde figuren los campos que deseamos mostrar. Luego, tenemos que incluir, en el diseño de la consulta, la cantidad de campos y las tablas deseadas. En nuestro ejemplo trabajaremos con las tablas Ventas y Productos, con el propósito de calcular el total de las ventas, que será el campo calculado que crearemos. Para llevar a cabo un campo calculado debemos situarnos en una celda vacía del diseño de la consulta y escribir la sintaxis correspondiente, que se compone de:
•
Nombre del campo: cadena de caracteres que se corresponde con el nombre que tendrá el campo que se calculará.
•
Dos puntos: luego de escribir el nombre del campo tenemos que agregar dos puntos (:) para separarlo del cálculo que se va a realizar.
•
Fórmula: se trata de cálculos que se deben realizar para obtener los valores que corresponden al nuevo campo.
EL CAMPO CALCULADO EN LA CONSULTA No tenemos que olvidar que, para mostrar un campo en el resultado de una consulta, debemos activar la casilla Mostrar (ubicada en la grilla de la consulta) correspondiente a dicho campo. Consideremos que, de lo contrario, los valores resultantes no se presentarán en la Vista Hoja de datos de la consulta.
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157
CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
En nuestro caso, la sintaxis es: Total:[Precio]*[Cantidad].
Figura 1. Los nombres de los campos deben escribirse dentro de corchetes. Los dos puntos que se colocan después del nombre del nuevo campo le indican a Access que el campo será calculado, es decir que sus valores dependerán de la fórmula colocada a continuación (esta puede incluir las operaciones necesarias para el valor que deseamos obtener). Debido a que los operadores aritméticos correspondientes a la suma, resta, multiplicación y división permiten realizar operaciones entre valores numéricos, no podremos utilizar este tipo de operaciones en campos que no sean de tipo Número, o compatibles, tales como Moneda y Autonumeración. Por ejemplo, multiplicaremos los precios, que son de tipo Moneda, por las cantidades vendidas, que son de tipo Número. El nombre asignado al nuevo campo debe escribirse tal cual como deseamos mostrarlo en la Vista Hoja de datos, incluyendo espacios en blanco cuando se compone de varias palabras. Por último, para visualizar los datos que se han calculado en el nuevo campo, debemos ejecutar la consulta. www.redusers.com
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7. CALCULAR Y TRASLADAR DATOS
Recordemos que, al trabajar con consultas de selección, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados a través del botón Ver de la ficha Inicio. Para guardar una consulta debemos presionar el botón Guardar, de la barra de ac-
PODEMOS
ceso rápido, así su diseño se mostrará en el
GUARDAR UNA
Panel de navegación. Cada vez que ejecutemos
CONSULTA DESDE LA
una consulta que posea un campo calculado,
BARRA DE ACCESO
actuales de los campos. Por lo tanto, la tarea
RÁPIDO
los valores de este se basarán en los valores de guardar una consulta con un campo calculado permite que los nuevos datos se encuentren siempre correctamente actualizados. Consideremos que al igual que el resto de los campos, los valores de los campos cal-
culados se pueden ordenar y filtrar en la Vista Hoja de datos, a través del grupo denominado Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Figura 2. Cada registro del nuevo campo se muestra con el resultado de los cálculos aplicados. www.redusers.com
Servicios al lector En esta sección incluimos un completo índice temático para rastrear, de manera sencilla, los conceptos fundamentales que se encuentran presentes en el libro.
•
Índice temático............................186
186
SERVICIOS AL LECTOR
Índice temático
A
Activado..................................... 115 Agregar botones de acción............ 62
C
Agregar datos............................... 77
B
C
Cinta de opciones.......................... 87 Clasificador de diapositivas........... 32 Columnas.................................... 147
Agregar y eliminar campos.......... 117
Comparar...................................... 19
Agrupar por................................ 172
Compartir datos............................ 77
Álbum de fotografías..................... 44
Concatenación............................ 166
Alineación de controles............... 120
Configurar página....................... 147
Animaciones................................. 68
Constantes.................................. 159
Año............................................. 167
Consulta de resumen................... 171
Área de trabajo............................. 86
Consultas...................................... 78
Asistente para etiquetas.............. 125
Consultas de referencia cruzadas.178
Asistente para informes............... 125
Contar registros.......................... 140
Aumentar horizontal................... 122
Control de explorador web............ 97 Control de navegación................... 97
Barra de búsqueda........................ 83
Control de pestaña........................ 97
Barra de miniaturas...................... 15
Copiar diapositiva......................... 32
Barra inferior de opciones............. 86
Creación de informes.................. 125
Bloque........................................ 132
Crear etiquetas........................... 150
Borrar filas totales...................... 174
Crear presentación........................ 27
Botón............................................ 97
Criterios de ordenación............... 131
Botón de opción............................ 98
Cuadro combinado.........98, 104, 105
Botones de acción......................... 60
Cuadro de lista.............................. 97
Botones de comando................... 116
Cuadros de texto......................... 102
Búsquedas sugeridas..................... 83
Cuenta........................................ 172
Campos calculados...................... 156 Cantidad de páginas.................... 137
D
Datos de cuenta............................ 83 DesvEst...................................... 172
Casillas de verificación ............... 115
Día............................................. 169
Celdas........................................... 78
DiaSemana................................. 169
Celdas vacías.............................. 181
Diseño de etiquetas..................... 146
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CLAVES DE POWERPOINT Y ACCESS AVANZADO
D
E
Disminuir horizontal.................... 122 Diseño del informe...................... 125
Igualar horizontal....................... 122 Imagen......................................... 97
Dónde......................................... 172
Impresión de datos...................... 144
Dos puntos.................................. 156
Impresión rápida......................... 149
Duplicar diapositiva...................... 32
Imprimir el informe.................... 149 Imprimir solo datos..................... 147
Editar datos.................................. 77
Incluir registros.......................... 140
Efectos......................................... 59
Incluir valores............................. 140
Efectos de animación.................... 68
Informe...................................... 125
Eliminar datos.............................. 77
Informe en blanco....................... 125
Encabezado de formularios........... 99
Informes rápidos......................... 127
Encabezado de informe............... 134
Insertar elementos........................ 35
Encabezado de página................. 135
Insertar gráficos........................... 69
Espacio entre columnas............... 148
Insertar SmartArt......................... 66
Espacio entre filas....................... 148
Interfaz de PowerPoint................. 14
Establecer criterios..................... 131
Interfaz de uso.............................. 84
Expresiones................................ 159
G
Identificadores............................ 159
Distribución de datos................... 132
Etiquetas.................................... 125
F
I
M
Macros......................................... 81 Marco de objeto dependiente........ 97
Filas............................................. 78
Max............................................ 172
Fórmula...................................... 156
Medio......................................... 166
Formulario.................................. 118
Menú contextual........................... 80
Funciones................................... 156
Mes............................................ 168
Funciones de Access...................... 77
Miniaturas.................................... 34
Funciones de agregado................ 174
Minuto........................................ 170
Funciones de Fecha/Hora............ 167
Modelos de bases de datos............ 78
Funciones de texto...................... 164
Módulos........................................ 82 Módulos de clase........................... 82
Gráfico.......................................... 98
Módulos estándares...................... 82
Grupo de opciones......................... 98
Mostrar márgenes....................... 147
Grupos de controles..................... 117
Monitores..................................... 19
Grupos con botones de opción...... 111
Multimedia................................... 41 www.redusers.com
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N
SERVICIOS AL LECTOR
NombreMes................................ 168 Numerar cada registro................ 141
R
Número de columnas................... 148
O
Objetos......................................... 86 Ocultar diapositivas....................... 59
Regla para funciones................... 170 Resultados de funciones.............. 169
S
Secciones de un informe.............. 134 Segundo...................................... 171
Opciones básicas........................... 90
Seleccionar................................... 97
Opciones de PowerPoint................ 20
SGBD........................................... 76
Opciones de agrupamiento........... 130
SmartArt...................................... 64
Opciones de impresión................. 146
Subformulario............................... 97
Opciones y cuenta......................... 86
Subinforme................................... 97
Operadores................................. 159
Suma.......................................... 172
Organizar diapositivas................... 33 Origen de datos........................... 128
P
Rectángulo................................... 97
T
Tablas........................................... 78 Tamaño de la columna................. 148
Panel de navegación................... 127
Tamaño y orientación.................. 144
Pantalla de presentación............... 82
Tamaños..................................... 121
Parámetros................................. 159
Temas......................................... 119
Personalizar el diseño................. 134
Totales........................................ 171
Personalizar un tema.................... 59
Totales agrupados....................... 178
Pestaña Transiciones..................... 17
Trabajar con diapositivas............... 29
Pestañas adicionales..................... 89
Traer al frente............................ 122
Pie de página.............................. 137
Transiciones.................................. 47
Pie del informe........................... 139 Plantillas disponibles..................... 81 Posicionar controles.................... 122
V
Valores literales.......................... 159 Var............................................. 172
Presentación a video..................... 71
Vista de Lectura........................... 57
Presentación con diapositivas........ 18
Vista Diseño............................... 182
Presentación en blanco................. 27
Vista Informe.............................. 133
Presentaciones exitosas................ 72
Vista Preliminar......................... 133
Primero...................................... 172
Vista Presentación...................... 133
Promedio.................................... 172
Vistas de los informes................. 133
Propiedades de los controles......... 96
Vistas en PowerPoint.................... 56
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