Excel 2016 by RedUSERS

Argentina $ 45.-

PLANILLAS DE CÁLCULO

Descubriendo Excel La interfaz de uso Excel en diversos dispositivos Pantalla principal

CAPACITACIÓN CON

Lo nuevo en esta versión

SALIDA LABORAL

Los atajos de teclado DE USUARIOS PRINCIPIANTES A EXPERTOS

Distribuidores. Argentina. Capital: Vaccaro Hnos. Representantes de Editoriales S.A., Av. Entre Ríos 919 1er piso (1080), Ciudad de Buenos Aires, Tel. 5411-4305-3854/3908. Interior: Distribuidora Interplazas S.A. (DISA) Pte. Luis Sáenz Peña 1832 (C1135ABN), Buenos Aires, Tel. 5411-4305-0114. México DF: Arredondo Distribuidora S.A. de C.V., Iturbide Nº 18-d frente a cine Palacio Chino - Col. Centro, Tel. 55126069. México. Interior: Compañía distribuidora de periódicos, libros y revistas S.A. de C.V. Centeno Nº 580. Col. Granjas México. Delegación: IZTACALCO. Distrito Federal. C.P. 08400. Tel. 5128-6670. Perú. Distribuidora Bolivariana S.A., Av. República de Panamá 3635 piso 2 San Isidro, Lima, Tel. 511 4412948 anexo 21. Uruguay. Espert S.R.L., Paraguay 1924, Montevideo, Tel.

Dirección Editorial

Atención al lector, suscripciones y ventas

Miguel Lederkremer

5982-924-0766. Venezuela. Distribuidora Continental Bloque de Armas, Edificio Bloque de Armas Piso 9.º, Av. San Martín, cruce con final Av. La Paz, Caracas, Tel. 58212-406-4250.

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Edición Fernando Ojam

Autor

Curso visual y práctico Excel 2016. Editor responsable: Fox Andina S. A.,15 de Noviembre de 1889 1339, C1130ABE, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina. Fecha de edición y Copyright © IVMMXVI, ISSN ????-????. Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio, sin el permiso previo y por escrito de esta casa editorial.

Claudio Peña

La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación,

publicidad@redusers.com +54 (011) 4110 8710

Diseño y Producción gráfica

funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen, analizan o publicitan. Las notas firmadas reflejan la opinión de los autores sobre los temas tratados, sin que ello implique

Gustavo De Matteo

solidaridad de la revista con su contenido. Impreso en Sevagraf S. A., Costa Rica 5226 y Fulton, Grand Bourg, Argentina.

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IÓN INTRODUCC DE DATOS

cálculos tos y primeros Ingreso de da n de datos ge Ingreso, revisión y edició sta y vista Back Ficha Archivo o len Control de rel nes Cinta de opcio IÓN pliar los datos CAPA y am verCITAC CON Mo o tad es SALIDA La barra de ORAirL fórmulas LABuc Introd Excel Elementos de y reemplazar ps ar sc ap e Bu bil y mo Excel en línea tos R T O S erenciar da E P X S A ImEportar y ref IPIANTE AR DE USU

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IANTES

45.-

01 / Bienvenidos al curso de Excel 2016

PLANILLAS DE CÁLCULO

Descubriendo

02 / El curso

Excel

uso La interfaz de s os dispositivo IÓN l en divers ce Ex CAPACITAC CON SALIDA l ipa nc pri lla L ORAnta LABPa taa versióón Lo nuevo en es tec S jos os de lado TO E Rs ata A E X P Lo

% SALIDA LABORAL

HASTA AGOTAR STOCK DE 100 UNIDADES AR DE USU

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ERT S A EXP IPIANTE

24 FASCÍCULOS IMPRESOS

ACCESO A LA VERSIÓN DIGITAL PARA TODOS LOS DISPOSITIVOS

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06 / ¿Qué es Excel 2016? OS

08 / Galería: Ediciones de Excel 10 / Interfaz de uso 12 / Guía visual: Pantalla principal 14 / Lo nuevo en esta versión 17 / Galería: Nuevos gráficos 19 / Otras novedades interesantes

250

*AL SUSCRIBIRTE AL CURSO COMPLETO, GANA AUTOMÁTICAMENTE UNA ORDEN DE COMPRA PARA ADQUIRIR NUESTROS PRODUCTOS. (EXCLUSIVO SUSCRIPTORES / NO SUSCRIPTORES $175)

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04 / Las clases

IÓN CAPACITAC CON

LA SUSCRIPCIÓN INCLUYE: INCLUYE :

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PLANILLAS DE CÁLCULO

50.Argentina $

PRIMEROS PASOS

SUMARIO CLASE

50.-

20 / Versiones de Excel 2016 21 / Galería: Diversos dispositivos 22 / Los atajos de teclado 24 / Galería: Planillas alternativas

Bienvenidos al curso de Excel 2016 Esta completa colección de fascículos nos dará las bases teóricas para iniciarnos en Excel 2016 y, también, los consejos prácticos para llegar a convertirnos en verdaderos expertos en el trabajo con planillas de cálculo. quí damos comienzo a este curso visual y práctico, que nos acompañará en el recorrido por el fascinante mundo de Excel 2016 y sus planillas de cálculo.Desde esta primera clase, fascículo a fascículo, avanzaremos juntos, mientras aprendemos y recordamos todos los detalles de la aplicación de Microsoft destinada al trabajo con números y cálculos, y descubriremos los mejores consejos para sacarle el mayor provecho en una gran cantidad de tareas personales y profesionales. ¿Por qué Excel? Porque esta valiosa aplicación contiene herramientas básicas y avanzadas que pueden sernos de utilidad en diversos ámbitos de nuestra vida personal y profesional. Excel es ampliamente utilizado en tareas contables, financieras, matemáticas y organizacionales, por lo que su manejo avanzado es un requisito fundamental para obtener o mantener un puesto de trabajo en cualquiera de estas áreas.

Excel 2016 es parte de la última versión de la suite ofimática de Microsoft.

¿PARA QUIÉN ES EL CURSO? Esta colección está indicada para usuarios sin experiencia en el uso de Excel y también para los expertos en las versiones anteriores de la aplicación. A los usuarios que

recién se inician en el trabajo con Excel, esta colección les permitirá dejar atrás la incertidumbre que suele presentarse al abrir una planilla de cálculo y les dará la posibilidad de transformar los conocimientos que aquí entregamos en una herramienta para su trabajo diario. Por otra parte, los usuarios avanzados de versiones anteriores del programa encontrarán en cada clase la actualización necesaria para sacar el máximo provecho de esta versión de Microsoft Excel.

Con Excel podemos re-imaginar la forma en que realizamos operaciones financieras, matemáticas o contables. Clase 01 I Planillas de cálculo

001 Excel 01 a 13.indd 1

En este momento puede parecer un camino difícil, sobre todo si no tenemos los conocimientos básicos sobre el uso de planillas de cálculo; o presentarse como una senda aburrida, si somos usuarios expertos en otras versiones de Excel, pero en cualquiera de estos casos, tanto los usuarios novatos como los expertos se beneficiarán con las explicaciones detalladas y los procedimientos avanzados expuestos en las clases de esta colección.

29/02/2016 06:27:04 p.m.

El curso Cada entrega semanal de la colección profundizará nuestros conocimientos sobre Excel, y nos permitirá aplicarlos a distintas tareas y profesiones. sta colección se distribuye en veinticuatro clases semanales, en las que se presentarán todos los conceptos teóricos y prácticos que necesitamos para dar nuestros pimeros pasos en Excel o bien mejorar nuestro rendimiento y sacar provecho de las nuevas herramientas integradas en su versión 2016. De esta manera, al final del curso nos convertiremos en usuarios avanzados de Excel 2016.

● Aprenderemos a ingresar y editar datos,

●

Temas principales del curso Algunos temas importantes que abordaremos a lo largo de la colección:

●

● Conoceremos la interfaz de uso, los menús

●

y las opciones presentes en Excel 2016.

y también a obtener información basada en ellos. Veremos la forma de adaptar la estructura y el funcionamiento de los archivos, los libros y las hojas, para acomodarlos a nuestras necesidades. Efectuaremos cálculos sencillos, y usaremos fórmulas y funciones avanzadas. Describiremos las ventajas de los gráficos y las tablas dinámicas, y aprenderemos a utilizarlos. Representaremos nuestra información en forma gráfica, utilizando herramientas avanzadas, como los gráficos 3D. Veremos cómo utilizar los formatos simples y condicionales.

Cualquier usuario puede obtener resultados rápidos y profesionales gracias a las opciones presentes en Excel 2016.

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I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:27:55 p.m.

Las clases Además de la información teórica, gracias a las galerías, las guías visuales y las explicaciones paso a paso, aprenderemos a manejar nuestros datos y a obtener resultados veloces. n cada clase de esta colección encontraremos páginas a todo color, repletas de contenido teórico e indicaciones prácticas, acompañadas con muchas imágenes que nos permiten explicar de manera clara e ilustrativa todos los temas abarcados. A medida que avancemos en esta obra, cada usuario elegirá la mejor manera de aplicar Excel 2016, desde sistematizar las cuentas de una empresa o llevar la contabilidad del hogar hasta analizar

una gran cantidad de datos para que estos se conviertan en información gráfica. El límite se encuentra en nuestra imaginación, y esta serie nos entrega todas las herramientas y las explicaciones que necesitamos para lograrlo. Además de la información teórica, la descripción de las opciones y las herramientas, y los recuadros que entregan información útil, esta obra se acompaña de diverso contenido gráfico, que nos ayudará a entender de mejor forma cada tema abordado.

GUÍAS VISUALES A lo largo del desarrollo de

sobre Excel 2016, por ejemplo,

secciones de la interfaz de Excel,

cada fascículo coleccionable,

guías visuales y galerías. Este

sus ventanas de opciones, barras

encontraremos material gráfico

contenido nos presenta las

de menús y otras partes de la aplicación. Gracias a estas guías y galerías, aprenderemos el nombre y la función de cada segmento,

GUÍA VISUAL

Filas, columnas y celdas

Libro

Dentro de una hoja de trabajo se encuentran más elementos importantes. Una hoja se compone de una grilla formada por filas y columnas, cuyos encabezados se identifican mediante números y letras, respectivamente.

Los libros son los archivos de trabajo de Excel. Al igual que con las hojas, es posible vincular varios libros con el ¾n de organizar y relacionar distintos tipos de datos.

y revisaremos en forma sencilla su descripción y sus usos. Como vemos en esta

En general, los mensajes

imagen, la última ¾la en Excel 2016 corresponde a la 1048576, y la última columna es la XFD.

en modalidad gráfica ofrecen un rápido recorrido que abarca mucho conocimiento utilizando una mínima

Nombre de celda El nombre de la celda activa aparece a la izquierda de la barra de fórmulas; también podemos usar esta casilla para llegar a una celda especí¾ca en forma rápida.

cantidad de texto. Así, el tiempo utilizado en la comprensión de un

RANGO DE CELDAS Las celd celdas das son el elemento e emento esencial el ese s ncial de eesta sta je jjerarquía rarq quí u a dentro dee Excel. Una a celda es la unidad mínima, uni nida da ad mí míni nima ni ma,, pues ma pues en en ella ella ingresaremos ing ngre resa re sare sa remo re m s la información, mo inf nfor orma or maci ma ción ci ón,, las ón las fórmulas fórm fó rmul rm ulas ul as o funciones fun unci cion ci ones on es efec ef ectu tuar uarem emos os llos os c álcu ál culo loss ad aadecuados, dec ecua uado dos, s y eess en eellas llllas as d onde on de ssee pr pres esen enta tará rán n los los y efectuaremos cálculos donde presentarán resultados. una columna. resu re sult su ltad lt ad dos os. Una Una celda celd ce lda ld a es la la intersección inte in t rs te rsec ecci ec ción ci ón de de una una ¾la y u na c olum ol um mna na. Puede Pued Pu edee contener ed cont co nten nt ener en er t xtto, números, te núm úmeros, fecha, f ch fe cha, instrucciones, instr t uc cciiones, funciones f nc fu n io i nes u otros ot d to da t s, pero también t mb ta bié ién combinar comb bin i ar a texto, datos, cálcul l lo y la la información infform mación presentada pressentad da con o d atos quee se encuentran encuen ntran en otras otra r s celdas, celd ldas, ell cálculo datos de otras hojas hoja jas del libro. o En forma predeterminada, pr ceeldas se muestran mu uestran dentro de las celdas rect re ctan ct angu an g la gu lare ress y po re pode demo de moss ub mo ubic ic car arla lass po la porr un u a co comb mbin mb inac in ació ac ión ió n de nnúmeros ú er úm eros os y lletras, etra et ras, ra s, q ue rectangulares podemos ubicarlas una combinación que corresponde cabecera columna dee ¾ la, por corr co rres espo pond ndee a la c abec ab ecer era a dee c olum ol umna na y d ¾la por ejemplo ejem ej empl plo o T6 (columna (co colu lumn mnaa T, ¾la la 6). 6)

Fila Una ¾la es una sección de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha dentro de la hoja de trabajo. Como sabemos, las ¾las se identi¾can mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como

determinado tema es menor, y el

de trabajo. Por ejemplo, conocemos como rango al conjunto de celdas que podemos seleccionar para efectuar una operación matemática.

contenido, conciso y directo.

Los rangos de celdas suelen abarcar espacios rectangulares,

De esta manera, nos ayuda

y números. Para nombrarlas, se especi¾ca la celda de una esquina del rango (superior izquierda), Hoja Las hojas contienen ¾las, columnas y celdas, y permiten interrelacionar datos dentro de un libro. Es posible asignarle un nombre a cada hoja.

conjunto de celdas en una hoja

y se de¾nen mediante letras

cabecera de ¾la. Podemos decir que las ¾las se encargan de indicar qué tan lejos se encuentra un objeto desde abajo hasta la posición inicial del documento.

Un rango de celdas se re¾ere a un

Clase 02 I Primeros pasos

Columna Una columna es la sección de celdas que se agrupan en forma vertical desde arriba hacia abajo en la hoja de trabajo. Se identi¾can por una letra o una combinación de letras, que se encuentra en la parte superior de la columna. Estas letras se denominan

cabecera de columna, por ejemplo, A, B, C, Z, AA, AB, etcétera. Las columnas indican

y después dos puntos y la esquina

a asimilar la información en forma

opuesta. Por ejemplo, el rango A4:B7 corresponde a las celdas A4, A5, A6, A7, B4, B5, B6, B7.

más sencilla y a recordar lo

lo lejos que se encuentra un objeto desde la derecha hasta la posición inicial.

REDUSERS I Curso EXCEL 2016

aprendido con mayor facilidad.

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I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:27:57 p.m.

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PRIMEROS PASOS

Ingreso de datos y primeros cálculos Ficha Archivo y vista Backstage Cinta de opciones La barra de estado

CAPACITACIÓN CON

Elementos de Excel

SALIDA LABORAL

Excel en línea y mobile apps DE USUARIOS PRINCIPIANTES A EXPERTOS

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Autor

Claudio Peña

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PRIMEROS PASOS

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01 / Cinta de opciones y barra de acceso rápido

PRIMEROS PASOS

ODUCCIÓN

INTR 06 DE DATOS

los primeros cálcu

tos y Ingreso de da n de datos ge revisión y edició y vista Backsta Ingreso, o hiv Arc Ficha o len Control de rel nes Cinta de opcio IÓN pliar los datos CAPA y am verCITAC CON Mo o tad es SALIDA La barra de ORAirL fórmulas LABuc Introd Excel Elementos de y reemplazar ps ar sc ap e Bu bil y mo Excel en línea tos R T O S erenciar da E P X S A ImEportar y ref IPIANTE AR DE USU

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02 / Guía visual: pestañas de la cinta de opciones

PLANILLAS DE CÁLCULO

Descubriendo

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04 / Paso a paso: personalizar la cinta de opciones

IÓN CAPACITAC CON

SALIDA LABORAL

HASTA AGOTAR STOCK DE 100 UNIDADES AR DE USU

03 / Paso a paso: personalizar la barra de acceso rápido

Excel

uso La interfaz de s os dispositivo IÓN l en divers ce Ex CAPACITAC CON SALIDA l ipa nc pri lla L ORAnta LABPa taa versióón Lo nuevo en es tec S jos os de lado TO E Rs ata A E X P Lo

RT A EXPE

06 / Ficha Archivo y vista Backstage 07 / Guía visual: Vista Backstage

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10 / Elementos de Excel 12 / Guía visual: filas, columnas y celdas

ACCESO A LA VERSIÓN DIGITAL PARA TODOS LOS DISPOSITIVOS

08 / La casilla ¿Qué desea hacer?

14 / La barra de estado, el zoom y las opciones de vista 16 / Paso a paso: ingreso de datos y primer cálculo 19 / Excel Mobile apps 20 / Paso a paso: acceder a Excel Mobile 22 / Excel Online 24 / Paso a paso: acceder a Excel Online

Cinta de opciones y barra de acceso rápido Estas dos ubicaciones contienen todas las herramientas y opciones que podemos encontrar en Excel para trabajar con los datos de nuestros libros de trabajo. a cinta de opciones y la barra de acceso rápido se ubican en la misma posición que en versiones anteriores de Excel, pero incorporan algunas características y opciones novedosas, como el uso del color y también la casilla ¿Qué desea hacer?, que conoceremos en la página 8.

Cinta de opciones Para explorar las pestañas que contiene la cinta de opciones, debemos hacer clic en el nombre de cada pestaña y, de inmediato, se presentarán las herramientas en la sección principal de la cinta.

Si bien veremos más sobre ella en la página 6, la primera opción es Archivo, que se encuentra al principio de las pestañas. Si la presionamos, nos trasladaremos a la vista Backstage, que ofrece información del documento en el que estamos trabajando y también opciones para cerrar, abrir, guardar o compartir, entre otras. Desde Archivo se organizan las pestañas que contienen las opciones y herramientas de Excel (que conoceremos en la siguiente Guía visual ); finalmente tenemos la casilla ¿Qué desea hacer?, que nos asistirá en nuestras dudas.

Barra de acceso rápido Esta barra se ubica, en forma predeterminada, en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. Su función es reunir y presentar un conjunto de comandos utilizados con frecuencia, como Guardar, para que podamos ejecutarlos rápidamente. Como aprenderemos en el Paso a paso de la página 8, es posible personalizar la barra de acceso rápido, quitando o agregando comandos, pero en forma predeterminada nos ofrece acceso a Guardar, Deshacer y Rehacer.

Cada una de las ocho pestañas que componen la cinta de opciones contiene herramientas específicas. En esta imagen vemos las opciones relacionadas con las fórmulas y funciones en la ficha Fórmulas.

Clase 02 I Primeros pasos

002 Excel 01 a 13.indd 1

29/02/2016 06:30:46 p.m.

GUÍA VISUAL

Pestañas de la cinta de opciones Los comandos y las opciones que alberga la cinta de opciones son variados y se organizan en las fichas que describiremos aquí.

1. Archivo Veremos esta pestaña en la página 7.

2. Inicio Ofrece opciones relacionadas con el formato aplicado a los textos que se encuentran en la planilla, alineación de celdas y estilos para celdas, entre otras relacionadas.

3. Insertar Reúne las opciones que necesitamos para insertar elementos en nuestra planilla de cálculo. Entre sus alternativas, se destacan los gráficos, los vínculos y los filtros.

4. Diseño de página Nos permite realizar tareas de configuración sobre la página

para enviar a la impresora; también presenta las opciones pertinentes para organizar elementos o para cambiar la apariencia del documento.

5. Fórmulas Organiza, en categorías, el acceso a las fórmulas que entrega Excel 2016; además permite realizar seguimientos y auditorías de las fórmulas utilizadas en nuestra planilla de cálculo.

6. Datos Permite definir orígenes de datos para utilizar en Excel 2016 y también realizar conexiones con orígenes externos, filtrar datos y efectuar esquemas.

8 7. Revisar

Incluye las opciones para revisar la ortografía y la gramática de nuestros textos, crear y revisar comentarios, y realizar el seguimiento de los cambios en la planilla. Podremos aceptar y rechazar cambios, y restringir la edición de datos a otros usuarios.

8. Vista Ofrece la posibilidad de elegir la forma en que se verá la planilla en pantalla, modificar el zoom y trabajar con macros.

9. Power Pivot Contiene todas las opciones que nos ofrece Power Pivot para trabajar con modelos de datos.

Barra de acceso rápido Una alternativa útil para ejecutar tareas frecuentes con rapidez y sin necesidad de acudir a las fichas de la cinta. 1. Guardar Permite guardar un archivo. Si no se lo guardó previamente, se abrirá la pantalla Guardar como, en la vista Backstage.

2. Deshacer Permite revertir una acción que acabamos de realizar. Podemos deshacer varias acciones presionando sobre el botón tantas veces como sean necesarias. Si pulsamos la flecha adjunta, veremos un listado de las operaciones que es posible deshacer.

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3. Rehacer Permite rehacer acciones. Solo podemos rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta opción se encuentra desactivada.

4. Personalizar barra de herramientas de acceso rápido Despliega el menú que nos permitirá añadir más comandos a la lista inicial. Mediante la opción Más comandos..., tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar el programa, desde los habituales hasta los más específicos.

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:31:05 p.m.

PASO A PASO

Personalizar la barra de acceso rápido Aprenderemos cómo se deben elegir los comandos que se presentarán en la barra de accesos más utilizados.

En la barra de acceso rápido, hacemos clic

sobre el icono Personalizar barra de...

En el menú desplegado hacemos clic sobre Más comandos... En la ventana que se presenta

Se desplegará un menú que permite agregar y quitar

, utilizamos los botones Agregar >> y << Quitar para

rápidamente alguno de los comandos más utilizados.

modificar el listado de comandos disponibles. Para este

Para este ejemplo, se agregó el comando Nuevo.

ejemplo, se agregaron Crear gráfico, Suma y Ortografía.

Hacemos clic sobre Aceptar, y de inmediato se presentarán los nuevos comandos en la

Si deseamos revertir las modificaciones que hemos realizado en la barra de acceso rápido,

barra de acceso rápido; en este caso, se trata de los cuatro

utilizamos el comando Restablecer, ubicado en Opciones

comandos que se agregaron en el transcurso del Paso a paso.

de Excel/Barra de herramientas de acceso rápido.

Clase 02 I Primeros pasos

002 Excel 01 a 13.indd 3

29/02/2016 06:31:05 p.m.

PASO A PASO

Personalizar la cinta de opciones Mediante las opciones de visualización de la cinta y sus pestañas, y eligiendo los comandos disponibles, podremos adaptar el entorno de Excel a nuestras necesidades. a conocimos la cinta de opciones, y vimos las fichas y herramientas que podemos encontrar en ella. Ahora es el momento de personalizarla según la visualización y los comandos que deseemos. Para lograr esta tarea, Excel cuenta con algunas alternativas interesantes, como las opciones de presentación y las herramientas disponibles.

Opciones de presentación Para comenzar con las tareas de personalización, accedemos a las opciones de presentación; para ello, hacemos clic en Opciones de presentación de la cinta de opciones, que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana; se desplegará un menú en el cual podremos elegir entre las siguientes alternativas:

En esta imagen hemos elegido la opción de presentación Mostrar pestañas; por lo tanto, los comandos permanecen ocultos hasta que hacemos clic sobre una pestaña.

● Ocultar automáticamente la cinta de opciones : ocultará

la cinta de opciones cuando no la estemos utilizando; de esta forma obtendremos más espacio disponible para trabajar. ● Mostrar pestañas : esta opción muestra solo los nombres de las pestañas; al hacer clic sobre ellas, se muestran los comandos. ● Mostrar pestañas y comandos : es la opción predeterminada y muestra tanto las pestañas como los comandos asociados. En el siguiente Paso a paso, seguiremos personalizando la cinta de opciones. Para ello, aprenderemos a modificar el listado de los comandos que se encuentran disponibles en una ficha y una sección de ejemplo.

Con una planilla de Excel abierta (no importa si es en blanco o un libro ya creado), nos

dirigimos a la cinta de opciones. Hacemos clic derecho con el mouse sobre alguna de las pestañas y luego seleccionamos Personalizar la cinta de opciones.

002 Excel 01 a 13.indd 4

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:31:07 p.m.

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EL PRIMER LIBRO DE TRABAJO

Crear un libro de trabajo Abrir, guardar y cerrar archivos Trabajo con hojas, filas y columnas Barra de fórmulas

CAPACITACIÓN CON

Ingresar y editar datos

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Edición Fernando Ojam

Autor

Claudio Peña

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Diseño y Producción gráfica

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PRIMEROS PASOS

y reso de datos

ODUCCIÓN

INTR 06 DE DATOS

los primeros cálcu

n de datos ge revisión y edició y vista Backsta Ingreso, Ficha Archivo o len Control de rel nes Cinta de opcio IÓN pliar los datos CAPA y am verCITAC CON Mo o tad es SALIDA La barra de ORAirL fórmulas LABuc Introd Excel Elementos de y reemplazar ps ar sc ap e Bu bil y mo Excel en línea tos R T O S erenciar da E P X S A ImEportar y ref IPIANTE

Ing

DE US

SUMARIO CLASE

50.-

PRINC UARIOS

AR DE USU

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EL PRIMER LIBRO DE TRABAJO

LANILLAS

P 01 DE CÁLCULO

01 / Crear un libro de trabajo

Excel Descubriendo uso La interfaz de s os dispositivo IÓN l en divers Exce CAPACITAC CON

03 / Abrir guardar y cerrar archivos

06 / Paso a paso: crear y configurar un libro

IÓN CAPACITAC CON

SALIDA l L lla principa ORAnta LABPa

SALIDA LABORAL

rsióón evo en estaa ve

Lo nu HASTA AGOTAR STOCK os de teclado Los atajos DE 100 UNIDADES

RT A EXPE

AR DE USU

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LA SUSCRIPCIÓN INCLUYE: INCLUYE :

08 / Moverse por el libro de trabajo 09 / Plantillas y libros en blanco 10 / Galería: trabajo con hojas

24 FASCÍCULOS IMPRESOS

12 / Guía visual: barra de fórmulas

14 / Paso a paso: trabajo con filas y columnas

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16 / Ingresar, editar y corregir datos 18 / Paso a paso: copiar, pegar y mover datos 19 / Tipos de datos 20 / Galería: seleccionar celdas y rangos 22 / Paso a paso: uso básico del puntero estirar 24 / Tipos de archivo

Crear un libro de trabajo Para comenzar esta clase, aprenderemos a dar forma a nuestro primer archivo de Excel, a la vez que repasaremos el concepto de libro y el formato de los archivos. omo aprendimos en la clase 2, un libro es el archivo de trabajo de Microsoft Excel; lo utilizaremos para crear nuestras planillas, agregar los datos que consideremos necesarios, y extraer los análisis y resultados pertinentes. Iremos aprendiendo la forma de trabajar con libros y datos a lo largo de toda esta colección dedicada a este programa, pero debemos comenzar creando un libro de trabajo, que es su función principal. Luego estaremos listos para aprender la forma en que podemos agregar, editar y convertir la información que consideremos necesaria.

Podemos crear un libro de trabajo utilizando una plantilla, un libro en blanco o también abrir uno existente.

Libros o archivos Un libro de Excel no es más que un archivo, que contiene una o más hojas de cálculo en las que es posible organizar distintos tipos de datos o de información. Podemos crear un nuevo libro de diversas formas, por ejemplo utilizando un libro en blanco o crearlo desde una plantilla. Los libros de Excel se guardan, en forma predeterminada, utilizando la extensión XLSX , por lo que se comprimen automáticamente al guardarse; de esta forma, una hoja de trabajo puede ser mucho más pequeña que un documento guardado con la extensión XLS, que corresponde a versiones más antiguas de Excel. Es importante tener en cuenta que la X que se agrega a la antigua extensión XLS se relaciona con XML (lenguaje de marcado extensible); este formato Clase 03 I El primer libro de trabajo

003 Excel 01 a 15.indd 1

es un estándar abierto, libre y sin licencia. Cuando creamos nuestro libro, lo guardamos utilizando el formato predeterminado, es decir, XLSX; pero si nos encontramos en la obligación de utilizar el formato XLS, también es posible hacerlo mediante la ventana Guardar o Guardar como.

LIBRO NUEVO Para crear rápidamente un nuevo libro en blanco, podemos utilizar este atajo desde cualquier hoja o libro de Excel. ● CTRL + U: crea un nuevo libro de trabajo.

29/02/2016 06:33:09 p.m.

Varios libros de trabajo pueden ser creados o abiertos en una sesión de Excel, así trabajaremos con varias planillas al mismo tiempo. En esta oportunidad crearemos un libro en blanco, en el que utilizaremos dos

hojas de trabajo donde vamos a ingresar algunos datos. Más adelante, aplicaremos nuevos procedimientos a este primer libro para explorar otras posibilidades y además seguir descubriendo el potencial de esta aplicación. Entre las opciones que exploraremos en esta ocasión, se encuentran el cambio de estilo para los datos ingresados y también la configuración de página.

El primer libro de trabajo Llegó la hora de poner en práctica lo que hemos aprendido hasta este momento. Las herramientas y los procedimientos que aquí veremos son los que utilizaremos con mayor frecuencia cuando trabajemos con una planilla de cálculo sencilla. Debemos tener en cuenta que las explicaciones que se entregan, al relacionarse con la creación de un libro de trabajo, serán utilizadas por nosotros cada vez que nos enfrentemos a las actividades con Excel, ya sea en planillas simples o complejas; por esto es importante aprenderlas de manera adecuada desde el principio. Además, si ya conocemos alguna otra aplicación de Microsoft Office, notaremos que existen similitudes con Excel, ya que todos los programas de la suite se basan en el trabajo desde la cinta de opciones.

En las opciones de Excel, es posible elegir el formato que se usará en forma predeterminada para guardar los libros que creamos.

003 Excel 01 a 15.indd 2

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:33:19 p.m.

Abrir, guardar y cerrar archivos Una vez que aprendimos a crear nuestras planillas, es necesario ver la forma en que debemos guardar los cambios que realizamos, y también cómo abrir y cerrar otros libros. omo sabemos, los archivos de Excel se denominan libros. Estos se generan cada vez que abrimos el programa o cuando creamos un archivo desde la vista Backstage, haciendo clic en Nuevo > Libro en blanco o eligiendo una de las plantillas disponibles (ver página 9). Ya sabemos crear nuevos libros de trabajo en Excel; ahora revisaremos cómo podemos abrir un libro guardado, guardar el libro en el que estamos trabajando y también cerrarlo, además de explorar ciertas opciones predeterminadas referidas a ellos.

Abrir libros Para abrir un libro de Excel, utilizamos la vista Backstage ; para ello vamos a Archivo y hacemos clic sobre Abrir. Aparecerá una sección que por defecto nos muestra los documentos Recientes . Otra opción es buscar el archivo en la carpeta adecuada, mediante el icono Examinar, o acceder a los archivos alojados en la unidad virtual OneDrive. También podemos utilizar la combinación de teclas CTRL + A , directamente desde el libro en el que estamos trabajando; o acceder a un archivo con el que hemos

En la vista Backstage encontramos las opciones que necesitamos para abrir un libro de Excel y también para ver los libros recientes.

Clase 03 I El primer libro de trabajo

003 Excel 01 a 15.indd 3

29/02/2016 06:33:20 p.m.

estado trabajando; para ello usamos la sección Archivo/Abrir > Reciente, que muestra una lista de los últimos libros utilizados y sus ubicaciones. Incluso, aparecen los archivos que hayamos almacenado en una unidad de disco extraíble o memoria USB, aunque si ya no tenemos conectada la unidad extraíble a la computadora, estos no estarán disponibles y se producirá un error cuando intentemos abrirlos. Por último, es posible abrir libros de Excel sin tener la aplicación abierta; para ello ubicamos el icono del libro correspondiente y hacemos doble clic sobre él. De inmediato se abrirá Excel y nos presentará el libro elegido.

Guardar libros Para administrar nuestros libros, usamos la vista Backstage. Si la activamos y luego presionamos Guardar, almacenaremos el archivo en el que estamos trabajando; también podemos presionar el atajo de teclado CTRL + G. Con cualquiera de estas opciones, si es la primera vez que guardamos el archivo, veremos el cuadro de diálogo Guardar como. Allí seleccionamos la carpeta donde deseamos guardarlo. En Nombre de archivo escribimos un nombre y, para completar la acción, hacemos clic sobre Guardar.

En forma predeterminada, los archivos se guardan en la biblioteca Documentos , pero podemos elegir cualquier lugar del equipo, ubicaciones de la red o también una cuenta de OneDrive. Una vez que hayamos guardado el libro por primera vez, podremos ejecutar otras opciones para guardar los cambios que efectuemos en el archivo: ● Guardar los cambios : después de haber

guardado el archivo por primera vez, en adelante, cuando hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o Archivo > Guardar. ● Guardar como : si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, presionamos Archivo > Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo en el que podremos seleccionar otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el archivo. ● Guardado automático : desde Archivo, seleccionando Opciones > Guardar, podemos configurar el guardado automático de los archivos. Debemos tildar la opción Guardar información de Autorrecuperación cada y completar con los minutos deseados.

COMPATIBILIDAD CON VERSIONES ANTIGUAS DE EXCEL Si en alguna ocasión deseamos guardar un archivo de Excel para que sea compatible con versiones muy antiguas del programa o con otras planillas de cálculo, debemos hacer clic en Archivo/Guardar como/Tipo y, de la lista desplegable, seleccionamos la opción Libro de Excel 97-2003. De esta forma, tendremos un libro que será

Las opciones de guardado incluyen OneDrive y una

compatible con versiones antiguas de este programa.

ubicación de la computadora. También podemos agregar ubicaciones personalizadas.

003 Excel 01 a 15.indd 4

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:33:21 p.m.

Argentina $ 50.Argentina $xx,xx.

LIBROS MÁS COMPLEJOS

Uso del portapapeles Pegado especial Ocultar y mostrar filas y columnas Trabajo con varios libros

CAPACITACIÓN CON

Opciones básicas de formato

SALIDA LABORAL

Referencias relativas y absolutas DE USUARIOS PRINCIPIANTES A EXPERTOS

Dirección Editorial

Atención al lector, suscripciones y ventas

Miguel Lederkremer

5982-924-0766. Venezuela. Distribuidora Continental Bloque de Armas, Edificio Bloque de Armas Piso 9.º, Av. San Martín, cruce con final Av. La Paz, Caracas, Tel. 58212-406-4250.

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Edición Fernando Ojam

Autor

Claudio Peña

La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación,

publicidad@redusers.com +54 (011) 4110 8710

Diseño y Producción gráfica

Gustavo De Matteo

solidaridad de la revista con su contenido. Impreso en Sevagraf S. A., Costa Rica 5226 y Fulton, Grand Bourg, Argentina.

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50.Argentina $

IÓN INTRODUCC DE DATOS

NC IOS PRI

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01 / Aplicación de temas

PLANILLAS DE CÁLCULO

Descubriendo

02 / Uso del portapapeles 04 / Pegado especial avanzado

Excel

uso La interfaz de s os dispositivo IÓN l en divers ce Ex CAPACITAC CON SALIDA l ipa nc pri lla L ORAnta LABPa taa versióón Lo nuevo en es tec S jos os de lado TO E Rs ata A E X P Lo

NCIP IOS PRI

IANTES

RT A EXPE

24 FASCÍCULOS IMPRESOS

08 / Referencias 10 / Paso a paso: referencias relativas y absolutas 14 / Paso a paso: uso de rangos 16 / Ocultar y mostrar filas y columnas 17 / Paso a paso: uso de la opción Mostrar

250

*AL SUSCRIBIRTE AL CURSO COMPLETO, GANA AUTOMÁTICAMENTE UNA ORDEN DE COMPRA PARA ADQUIRIR NUESTROS PRODUCTOS. (EXCLUSIVO SUSCRIPTORES / NO SUSCRIPTORES $175)

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12 / Trabajo con rangos

ACCESO A LA VERSIÓN DIGITAL PARA TODOS LOS DISPOSITIVOS

ORDEN DE COMPRA POR

07 / Paso a paso: creación de listas personalizadas

SALIDA LABORAL

LA SUSCRIPCIÓN INCLUYE: INCLUYE :

06 / Puntero estirar avanzado y listas

IÓN CAPACITAC CON

HASTA AGOTAR STOCK DE 100 UNIDADES AR DE USU

LIBROS MÁS COMPLEJOS

50.-

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PRIMEROS PASOS

SUMARIO CLASE

18 / Galería: trabajo con varios libros 20 / Opciones básicas de formato 22 / Paso a paso: uso combinado de la función SUMA con rangos y referencias

Aplicación de temas Los temas son conjuntos predefinidos de características (colores, fuentes, líneas, efectos), listos para aplicar.

GUÍA VISUAL

Personalizar temas Si los temas predeterminados no se ajustan a nuestras necesidades, podemos crear un nuevo tema personalizando uno de los que están disponibles. Para ello es posible modificar los colores, las fuentes o los efectos de línea y relleno, tal como describimos a continuación:

Los temas predeterminados nos permiten modificar la apariencia de un libro completo o de elementos aislados, como tablas.

Colores: hacemos clic en Colores y seleccionamos una de las muestras de colores. También podemos crear una combinación mediante Crear nuevos colores del tema.

Fuentes: los temas usan dos tipos de fuentes, una para los encabezados y otra para el texto principal. Para cambiarlas, hacemos clic en Fuentes y elegimos el tipo de letra deseada. Desde Crear nuevas fuentes del tema, creamos nuestra propia combinación de fuentes.

Temas predeterminados Excel cuenta con temas predeterminados, listos para usar. Para acceder a ellos, hacemos clic en la flecha del botón Temas que se encuentra en el grupo Temas, de la ficha Diseño de página; al desplazar el mouse sobre los temas disponibles, tendremos una vista previa sobre la hoja en la que estamos trabajando. Para aplicar un tema, hacemos clic sobre él. Cuando aplicamos un tema en una hoja de cálculo, los colores, las fuentes y los efectos del tema sustituyen cualquier estilo que hayamos aplicado a las celdas o a los rangos.

Efectos: es posible modificar los efectos para nuestro tema personalizado, para ello hacemos clic sobre Efectos y elegimos el estilo que consideramos adecuado.

Guardar y eliminar temas Cuando hayamos personalizado un tema, debemos guardarlo mediante un clic sobre Temas > Guardar tema actual. Para eliminarlo, elegimos el tema con el botón secundario y hacemos clic sobre Eliminar.

¿PODEMOS CREAR DOCUMENTOS CON ESTILOS VISUALES UNIFICADOS? La galería de temas se comparte con los otros programas de Microsoft Office. De esta forma, es posible crear documentos con un estilo visual unificado. Por ejemplo, si generamos un informe en Word, una planilla en Excel y una presentación en PowerPoint, usando la galería los tres compartirán los mismos colores, fuentes y efectos.

Clase 04 I Libros más complejos

004 Excel 01 a 13.indd 1

29/02/2016 06:35:23 p.m.

Uso del portapapeles Si copiamos o cortamos datos, Excel nos propone diferentes herramientas para manipular los elementos del Portapeles. l Portapapeles es una carpeta temporal del sistema operativo donde se almacena la información que cortamos y copiamos mientras utilizamos diferentes aplicaciones en Windows. No se trata de una función propia de Excel ni tampoco de Office, sino que es un recurso ofrecido por el sistema operativo que se encuentra disponible para todas las aplicaciones instaladas y, también, para ser usado en el escritorio del sistema. Para utilizar el Portapapeles no necesitamos acceder directamente a su carpeta temporal, solo lo activamos mediante las opciones contextuales Copiar, Cortar y Pegar, y utilizando los atajos de teclado CRTL + C, CTRL + X y CTRL + V, respectivamente.

Portapapeles en Excel Mientras trabajamos en Excel, podemos hacer uso del Portapapeles mediante las opciones contextuales o los atajos de teclado que comentamos, pero si deseamos sacarle un mayor provecho, tendremos que

dirigirnos a la cinta de opciones: dentro de la ficha Inicio, la primera sección que encontramos corresponde al Portapapeles ; aquí veremos las herramientas Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. Si hacemos clic sobre la flecha situada junto a la herramienta Pegar, accederemos a diferentes opciones de pegado, las que conoceremos más adelante, en la página 4 de esta clase. Para acceder a todas las opciones disponibles, debemos hacer clic en la f lecha que se ubica en la esquina inferior derecha del grupo. Se desplegará un panel a la izquierda de la grilla de trabajo, denominado Portapapeles, donde veremos los elementos que han sido copiados.

Panel Portapapeles Este panel presenta un listado con los elementos que hemos copiado. Estos elementos se van listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sea datos, imágenes, grá ficos, etcétera.

El portapapeles guarda un número de elementos máximo. Si lo completamos, el listado comenzará a sobrescribirse.

Dentro de Excel, podemos acceder al portapapeles desde el menú contextual (clic derecho sobre una celda o rango).

004 Excel 01 a 13.indd 2

Utilizando este listado, podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar; para ello activamos la celda, pegamos la información y luego hacemos I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:35:34 p.m.

clic sobre el elemento adecuado. Para eliminar aquellos elementos que ya no usaremos y, de esta forma, dejar espacio para otros elementos copiados o cortados, hacemos clic en la flecha que se encuentra junto al elemento adecuado y seleccionamos Eliminar. Además de la sección que nos muestra el listado de elementos, el panel Portapapeles presenta tres botones principales:

Al presionar la flecha inferior izquierda de la sección Portapapeles, accedemos al panel que muestra los ítems copiados.

● Pegar todo : pegará todos los elementos

de la lista en el lugar que seleccionemos. ● Borrar todo : eliminará los elementos de

la lista. ● Opciones : despliega un menú en el que

podemos elegir distintas maneras de ver el Portapapeles.

Herramienta Copiar formato Como vimos antes, la sección Portapapeles de la cinta de opciones nos ofrece cuatro herramientas, tres de ellas son conocidas – Pegar, Cortar y Copiar –, pero la cuarta – Copiar formato – es una herramienta especial. Copiar formato es un pincel que nos permite tomar solo el formato de alguna celda, rango, fila o columna, sin necesidad de copiar su contenido. Por ejemplo, si seleccionamos una celda que posee un formato que queremos copiar (color, tipo y tamaño de letra, bordes

Es posible ajustar el comportamiento del Portapapeles desplegando Opciones, en el panel adecuado.

y otras opciones de formato), hacemos clic sobre Copiar formato, luego otro clic sobre la celda destino (a la que deseamos dar el formato), y se copiará tal cual el formato de la celda de origen sin modificar el contenido.

PEGAR EN OTRAS APLICACIONES Si salimos de Excel sin borrar el contenido del Portapapeles, esta información continuará almacenada en la carpeta temporal del sistema; de esta forma estará disponible para que podamos pegarla, por ejemplo, en otros programas de Microsoft o también en otros libros de trabajo. Para efectuar el pegado, accedemos al panel Portapapeles de la aplicación (por ejemplo, Word) o utilizamos el atajo de teclado CTRL + V.

Clase 04 I Libros más complejos

004 Excel 01 a 13.indd 3

01/03/2016 03:51:58 p.m.

Pegado especial avanzado Dentro del grupo Portapapeles, encontramos opciones como pegar solo valores o pegar manteniendo el formato. opiar, cortar y pegar son acciones que realizaremos con mucha frecuencia al trabajar con Excel. De esta forma, evitaremos la reiteración de tareas. Para hacer nuestro trabajo aún más sencillo, Excel nos ofrece diferentes opciones de pegado; para acceder a ellas, hacemos clic en la f lecha del botón Pegar, que se encuentra en Inicio/Portapapeles, que ya conocimos en la sección anterior. Se desplegará una pequeña ventana que contiene las opciones de pegado disponibles, organizadas en cuatro secciones: Pegar, Pegar valores, Otras opciones de pegado y Pegado especial. Gracias a estas posibilidades, una vez que copiamos una celda, podemos elegir qué vamos a pegar: la fórmula, el formato, todo lo que contiene, el resultado, etcétera. Si hacemos un clic en la f lecha del botón

Las opciones de pegado de Excel se organizan en una pequeña ventana desplegable. Pegar, accederemos al menú con las

opciones de pegado; cuando situamos el cursor sobre los iconos del menú, aparecerán los nombres de las opciones, de esta forma podremos identificarlas. Las opciones de pegado se presentan en categorías que analizaremos en la Guía visual de la página siguiente.

La opción Trasponer pega los elementos de una columna en una fila, o viceversa.

004 Excel 01 a 13.indd 4

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:35:35 p.m.

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EL ASPECTO DE NUESTROS LIBROS

Formatos de número y fecha Opciones de fuente y alineación Combinar celdas Aplicar estilos de celdas

CAPACITACIÓN CON

Formatos de tabla

SALIDA LABORAL

Bordes y rellenos personalizados DE USUARIOS PRINCIPIANTES A EXPERTOS

Dirección Editorial

Atención al lector, suscripciones y ventas

Miguel Lederkremer

5982-924-0766. Venezuela. Distribuidora Continental Bloque de Armas, Edificio Bloque de Armas Piso 9.º, Av. San Martín, cruce con final Av. La Paz, Caracas, Tel. 58212-406-4250.

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Edición Fernando Ojam

Autor

Claudio Peña

La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación,

publicidad@redusers.com +54 (011) 4110 8710

Diseño y Producción gráfica

Gustavo De Matteo

solidaridad de la revista con su contenido. Impreso en Sevagraf S. A., Costa Rica 5226 y Fulton, Grand Bourg, Argentina.

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IÓN INTRODUCC DE DATOS

NC IOS PRI

NCIP IOS PRI USUAR

IANTES

45.-

01 / Combinar celdas

PLANILLAS DE CÁLCULO

Descubriendo

02 / Formato de celdas

Excel

uso La interfaz de s os dispositivo IÓN l en divers ce Ex CAPACITAC CON SALIDA l ipa nc pri lla L ORAnta LABPa taa versióón Lo nuevo en es tec S jos os de lado TO E Rs ata A E X P Lo NCIP IOS PRI

IANTES

05 / Guía visual: tipos de formato numérico

IÓN CAPACITAC CON

SALIDA LABORAL

HASTA AGOTAR STOCK DE 100 UNIDADES AR DE USU

04 / Formato numérico

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LA SUSCRIPCIÓN INCLUYE: INCLUYE :

24 FASCÍCULOS IMPRESOS

06 / Formato de fechas personalizadas 08 / Paso a paso: formatos personalizados

10 / Guía visual: opciones de fuente

14 / Opciones de alineación

ACCESO A LA VERSIÓN DIGITAL PARA TODOS LOS DISPOSITIVOS

ORDEN DE COMPRA POR

EL ASPECTO DE NUESTROS LIBROS

50.-

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PRIMEROS PASOS

SUMARIO CLASE

250

*AL SUSCRIBIRTE AL CURSO COMPLETO, GANA AUTOMÁTICAMENTE UNA ORDEN DE COMPRA PARA ADQUIRIR NUESTROS PRODUCTOS. (EXCLUSIVO SUSCRIPTORES / NO SUSCRIPTORES $175)

+54 (011) 4110 - 8700 USERSHOP.REDUSERS.COM SOLO VÁLIDO PARA LA REPÚBLICA ARGENTINA

12 / Guía visual: bordes y rellenos de celdas

18 / Galería: estilos de celda 20 / Formato de tablas 22 / Paso a paso: aplicar formato en función del valor 24 / Ajustar filas y columnas

Combinar celdas La opción de transformar un rango de celdas en una celda única mejora el uso de los espacios disponibles en la planilla, además de facilitar la manipulación de datos. a combinación de celdas es una acción que puede resultar muy útil cuando necesitamos crear títulos o encabezados en una hoja de cálculo, aunque también podemos utilizarla para mostrar información de varias celdas en una única celda. Para combinar celdas, abrimos la hoja de cálculo en la que deseamos trabajar y seleccionamos las celdas que combinaremos. Luego, en la cinta de opciones ubicamos la sección Alineación, dentro de la pestaña Inicio, y hacemos clic en la flecha que se encuentra junto a la herramienta Combinar y centrar, donde se desplegarán las opciones de combinación disponibles (ver tabla).

Debemos tener en cuenta que, si intentamos combinar varias filas, solo se conservará el valor superior izquierdo.

OPCIONES DISPONIBLES Las opciones que nos ofrece la herramienta Combinar son: Combinar y centrar

Combina todas las celdas seleccionadas en una sola celda y centra su contenido.

Combinar horizontalmente

Combina las celdas de las filas seleccionadas.

Combinar celdas

Combina todas las celdas seleccionadas en una sola celda.

Dividir celdas

Divide la celda actual en varias celdas.

PASO A PASO

Combinar y centrar

Abrimos una planilla que ya contenga datos y seleccionamos las celdas que queremos

Aquí vemos la opción de combinación que elegimos: el título se ubica en el centro del

combinar; en este caso, A3:F3. Desplegamos las opciones

rango A3:F3. Si las celdas seleccionadas tenían distintos

para combinar y hacemos clic sobre Combinar y centrar.

valores, se conservará solo el valor de la celda izquierda.

Clase 05 I El aspecto de nuestros libros

005 Excel 01 a 13.indd 1

1 1

29/02/2016 06:37:42 p.m.

Formato de celdas Como introducción a esta clase, repasaremos las opciones de Excel 2016 para modificar el aspecto de las celdas. as opciones de formato de celdas son diversas y nos permiten modificar la apariencia de los datos que se encuentran contenidos en una celda o en un rango. Para aplicar estas opciones, podemos utilizar tres alternativas:

● Mediante las opciones presentes

en la cinta de opciones. ● Usando las opciones presentes en el menú contextual que aparece al hacer clic derecho sobre una celda. ● Mediante la opción Formato de celdas en el cuadro de diálogo.

el formato de las celdas, desde las opciones de fuente hasta la alineación y el formato de número. Para acceder al cuadro de diálogo, seleccionamos una celda o rango con el botón secundario del mouse, y, en el menú contextual que aparece, hacemos clic sobre la opción Formato de celdas . Aparecerá el cuadro del mismo nombre, que se divide en seis pestañas, las que conoceremos a continuación.

Número

Cuadro de diálogo Formato de celdas

Se trata de la primera pestaña del cuadro de diálogo; aquí se encuentran las doce categorías de formato numérico que podemos aplicar a las celdas, entre ellas Número, Moneda y Contabilidad . Conoceremos en detalle todos los formatos numéricos y de fechas más adelante en esta misma clase.

Este cuadro de diálogo reúne todas las opciones que necesitamos para modificar

Alineación

De estas tres formas de acceder a las opciones de formato pondremos atención a la tercera, pues se trata de la más completa.

La pestaña Alineación reúne las opciones necesarias para controlar la alineación del texto dentro de una celda, así como también su orientación y su dirección. Entre las opciones disponibles, encontramos las siguientes, que veremos en detalle a partir de la página 14: ● Alineación vertical : podemos alinear el

En la pestaña Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, podemos elegir entre las diferentes opciones para cambiar el estilo.

005 Excel 01 a 13.indd 2

contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media. ● Alineación horizontal : alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro. ● Orientación : permite girar el texto a un ángulo específico; esto es útil cuando I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:37:54 p.m.

La cuadrícula que delimita las celdas necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha. ● Sangría : aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido. ● Ajustar texto : este comando puede ajustar el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido. ● Combinar y centrar : combina las celdas elegidas para hacer una sola celda y además centrará el contenido.

Fuente En esta pestaña, que exploraremos en las páginas 10 y 11, podremos cambiar la fuente utilizada para mostrar el contenido de una celda o un rango. También es posible elegir un estilo para la fuente elegida, el tamaño de letra, estilo de subrayado, color y efectos. Cada vez que hagamos clic en una característica para ser aplicada, veremos el resultado en el apartado Vista previa . Para aplicar los cambios, hacemos clic en Aceptar.

es solo una ayuda visual ya que no se imprime de manera predeterminada, pero los bordes sí lo hacen y nos sirven para distinguir rangos de celdas.

Proteger En esta pestaña es posible bloquear u ocultar celdas de una hoja de trabajo, pero debemos considerar que solo podremos hacerlo si la hoja se encuentra protegida. Para ello accedemos a la ficha Revisar y, desde el grupo Cambios, hacemos clic en Proteger hoja. Este tema se desarrollará a fondo en la clase 24 de esta colección.

Borde En esta pestaña encontramos las opciones necesarias para modificar la apariencia de los bordes de las celdas. Existe una gran cantidad de estilos de bordes que pueden ser aplicados con un solo clic. También es posible elegir colores de línea o alguno de los bordes preestablecidos. Desarrollaremos más estas opciones en la página 12.

Relleno En esta pestaña podemos seleccionar un color o una trama para aplicar como relleno a una celda o a un rango de ellas. Para aplicar un color de relleno, lo seleccionamos con un clic del mouse y luego presionamos sobre Aceptar. Veremos también este tema en la página 13. Clase 05 I El aspecto de nuestros libros

005 Excel 01 a 13.indd 3

En el menú contextual, encontramos diversas opciones para cambiar el formato de las celdas.

ACCESO A FORMATO DE CELDAS El cuadro de diálogo Formato de celdas es un gran aliado a la hora de aplicar las distintas opciones de formato sobre una celda o un rango. Además del menú contextual, accedemos a él utilizando las flechas ubicadas en la esquina inferior derecha de las secciones Fuente, Alineación y Número, que se encuentran en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

29/02/2016 06:37:54 p.m.

Formato numérico Para ingresar datos numéricos o bien realizar cálculos, los estilos de formato nos permitirán elegir porcentajes, decimales y fracciones, entre otros. n clases anteriores aprendimos cómo debemos ingresar los datos en las celdas de una hoja de trabajo y también analizamos los tipos de datos que es posible usar en Excel. En esta ocasión, conoceremos en profundidad las características del formato numérico.

Formato numérico El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Cuando nos encontramos con un número ingresado en forma manual o como resultado de un cálculo, el formato que Excel aplica en forma predeterminada es

Podemos aplicar algunas opciones de formato numérico directamente desde la cinta de opciones.

denominado General. Se trata de un formato en el que los separadores de millar no se presentan, y por esta razón podría verse dificultada la lectura de números grandes (que contienen más de cuatro dígitos). Por otra parte, este tipo de formato numérico solo muestra los decimales en el caso de que existan, y la cantidad de dígitos que están a la izquierda de la coma es variable. Podemos unificar la forma en que se presentan los números para lograr una visualización clara y legible; para ello aplicamos un formato numérico específico.

Aplicar formato numérico

Accedemos a los formatos de celda mediante la opción adecuada del menú contextual. También podemos aplicar formatos numéricos directamente desde este menú.

005 Excel 01 a 13.indd 4

Para utilizar los formatos numéricos (y también otros tipos de formatos), debemos proceder como aprendimos en la sección anterior de esta clase. Primero seleccionamos las celdas deseadas y, luego, continuamos mediante una de las siguientes alternativas: I Curso visual y práctico EXCEL 2016

29/02/2016 06:37:55 p.m.

PLAN DE LA OBRA 01 Planillas de cálculo 02 Primeros pasos 03 El primer libro de trabajo 04 Libros más complejos 05 El aspecto de nuestros libros 06 Introducción de datos 07 Fórmulas y funciones 08 Los primeros cálculos 09 Funciones avanzadas 10 Manejo de datos 11 Gráficos y tablas 12 Análisis de datos Los nuevos mapas 3D 13 y gráficos dinámicos de datos 14 Visualización y formatos condicionales 15 Tablas dinámicas matemáticas 16 Funciones y financieras 17 Datos externos y bases de datos 18 Hipótesis y previsión 19 Formularios y ActiveX 20 Validaciones 21 Seguimiento y comentarios 22 Proyectos con Excel 23 Manejo de archivos y seguridad 24 Macros y PowerPivot

Este curso le enseñará desde cero el manejo de Excel, herramienta clave en las organizaciones. En solo 24 clases se convertirá en un experto en la planilla de cálculo más utilizada. El curso incorpora todas las novedades de Excel 2016, pero le será útil para todas las versiones.

GUÍAS VISUALES GUÍA VISUAL

Podemos asignar nombres a las celdas

Barra de fórmulas

que usamos con mayor frecuencia y, luego, acceder l d a ellas ll

Explicaremos en detalle cada una de sus secciones, que nos facilitarán especialmente el ingreso de datos, funciones y fórmulas.

mediante el cuadro de Icono cuadro de nombres

nombres.

Área de escritura/edición

Si asignamos diferentes nombres a celdas o rangos de celdas, y queremos ver la lista de nombres creados en el libro, recurrimos a este icono. Se desplegará una lista con todos los nombres asignados en el libro, incluidos los de las tablas que hayamos creado.

Es la zona donde vamos a ingresar los datos, fórmulas y funciones, o desde donde, posteriormente, editaremos los contenidos que haya dentro de una celda.

Icono de expansión del área de escritura Cuando creamos fórmulas extensas, el espacio disponible para la edición/visualización no es lo su¾cientemente grande como para mostrar todo el contenido que hemos introducido. Al hacer clic sobre este icono, el área de escritura se ampliará. Esta expansión en sentido vertical nos permite ver y editar los contenidos de la celda con mayor facilidad.

Cuadro de nombres Cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras fórmulas, nos referimos a las celdas por la intersección de la columna y la ¾la, por ejemplo C1. Este cuadro nos permite asignar un nombre a una celda o un rango de celdas; esto facilita su uso en las fórmulas o en las funciones que emplearemos en los diferentes cálculos y también el acceso a una celda alejada con solo escribir su nombre o dirección y presionar ENTER.

Iconos

Icono fx:

Estos iconos aparecen en modo de edición, cuando ingresamos datos o editamos el contenido de una celda. Permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modi¾cación.

Con un clic sobre este icono llamamos al Asistente de funciones, que nos permite insertar una función en la celda activa. El asistente nos guía en la selección de los argumentos que debe llevar la función y brinda una breve descripción de cada uno.

Mientras trabajamos en una hoja de cálculo, introducimos datos de diferentes tipos, como números, fechas y textos; creamos fórmulas y funciones, o también combinamos ambas. Para introducir estos datos, podemos escribir directamente

En este ejemplo, se ha asignado a todo el rango de celdas de la

Al presionar el icono fx de la barra de fórmulas, accederemos

en las celdas o usar la barra

columna A el nombre Estudiantes.

a la función Insertar, con las descripciones y la sintaxis de cada

de fórmulas.

función disponible.

I Curso visual y práctico EXCEL 2016

Clase 03 I El primer libro de trabajo

INSTRUCCIONES PASO A PASO

PASO A PASO

Aplicar formato en función del valor En este Paso a paso aprenderemos a modificar el formato de una celda en función de la información que contiene, así nos introduciremos en el uso de los formatos condicionales.

04 l formato condicional es útil para identificar patrones o tendencias en una planilla de cálculo. Por ejemplo, podríamos definir la siguiente regla: si el valor es menor que 3.000, que la celda sea roja. En la clase 14 veremos en detalle el uso y las ventajas del formato condicional, pero en esta ocasión lo utilizaremos en forma básica para cambiar el formato de las celdas en función de la información que contienen.

Hacemos clic sobre Formato y utilizamos las opciones disponibles para establecer el formato

de celdas que deseamos aplicar en caso de encontrar

En esta ventana, vemos una vista previa del formato que se aplicará a las celdas según

la fórmula que ingresamos. Hacemos clic en Aceptar.

Pendiente en la columna H. Al terminar, pulsamos Aceptar.

Aquí vemos el formato condicional aplicado: todas las

filas que corresponden a un producto que se

Para este ejemplo, tenemos una planilla que

encuentra Pendiente han

contiene la información de venta de una serie de

sido coloreadas en rojo

sucursales. En ella vemos el número de sucursal, la fecha, los

y marcadas con negrita.

valores y el total, además del estado de entrega del producto.

Para modificar la regla que acabamos de crear, podemos

hacer clic en Inicio/Estilos/ Formato condicional > Administrar reglas. En esta ventana, es posible cambiar la fórmula ingresada,

Usaremos el formato condicional para cambiar

el formato de las celdas con productos

Seleccionamos Utilice una fórmula que

el formato elegido o el

determine las celdas para aplicar formato; en

rango al que se aplican

Pendientes. Seleccionamos el rango completo de datos

Editar una descripción para la regla escribimos la fórmula

y hacemos clic en Inicio/Estilos/Formato condicional.

que usaremos para colorear la fila, el valor que buscamos

Elegimos Nueva regla.

es Pendiente y la columna es la H: =$H1=”Pendiente”.

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EL PRIM 03 LIBRO DE TRABAJO 04 COLIBMPROLES MÁJOSS 05 Uso del portapap de trabajo eles ivos EL ASPECTO Pegado espe y cerrar arch cial Abrir, guardar sDE NUESTROS LIBROS ¾las y columna s, Ocu hoja ltar y mostrar con Trabajo ¾las y columna ACIÓN y fecha s CAPACIT Formatos de número CON Trabajo con vario ulas SALIDA Barra de fórm s libros LABORALy alineación fuente r datosOpciones de Opciones bási cas de formato Ingresar y edita Combinar celdas Referencias relat ar Puntero estir ivas y absolutas ERTOS X Pceldas Aplicar estilos E S A Ede CAPACITACIÓN CIPIANT

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