INCLUYE
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Con este libro aprenderá, de manera práctica y fácil, a utilizar cada una de las aplicaciones de la última versión de Microsoft Office. Mediante explicaciones sencillas, instrucciones paso a paso, capturas de pantalla y guías visuales dominará en poco tiempo desde las tareas más fáciles a las más avanzadas. Conocerá también trucos y secretos para convertirse en un experto en Microsoft Office 2016.
VERSIÓN DIGITAL
Office 2016
/ Introducción: aplicaciones. Requisitos e instalación. / Word: interfaz de uso. Creación de documentos. Novedades. / Excel: hojas de cálculo. Fórmulas y funciones. Análisis de datos. / PowerPoint: crear presentaciones. Insertar elementos. Transiciones. / Access: bases datos. Tablas, formularios, informes y Relaciones. Importación de datos. Crear formularios e informes. / Outlook: cuentas de usuario. Sincronización. / OneNote: creación de notas. Acceso y edición y sincronización. / Publisher: tipos de publicaciones disponibles. Plantillas. / Trabajo colaborativo: creación de documentos y opciones de uso. / OneDrive: características principales. / Office en otros dispositivos: Android, iOS, Windows Phone y Tabletas Windows.
¡CON EJERCICIOS PROPUESTOS Y TESTS DE AUTOEVALUACIÓN!
SOBRE EL AUTOR Claudio Peña es un editor y autor especializado en informática y tecnología. Ha escrito más de quince obras, publicadas por esta misma editorial y también escribe artículos para revistas especializadas.
NIVEL DE USUARIO
CATEGORÍA
Básico / Intermedio
Microsoft / Windows
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05/02/2016 02:22:58 p.m.
TÍTULO:
Microsoft Office 2016
AUTORES:
Claudio Peña
COLECCIÓN:
Manual Users
FORMATO:
24 x 17 cm
PÁGINAS:
320
Copyright © MMXV. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. y RUSTICHETA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en III, MMXVI.
ISBN 978-987-734-056-3
Peña, Claudio Microsoft Office 2016 / Claudio Peña - 1a ed. - Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Fox Andina; Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Dalaga ; Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Rusticheta, 2016. 320 p. ; 24x17 cm. - (Manual Users; 276) ISBN 978-987-734-056-3 1. Aplicaciones Informáticas. 2. Informática. I. Título CDD 005.1
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MICROSOFT OFFICE 2016
Prólogo La suite ofimática Microsoft Office se renueva y nos preparamos para recibirla. Office 2016, su versión más reciente, llega con importantes mejoras y novedades que transformarán la experiencia de los usuarios. Una de las características más destacadas de Office 2016 es su foco en el trabajo colaborativo. Gracias a OneDrive, el servicio de almacenamiento en línea de Microsoft, es posible compartir archivos con otros usuarios y aportar de forma colectiva a la edición de distintos tipos de documentos. Desde la web Office.com podremos acceder, por otro lado, a los programas de Office Online, para editar nuestros archivos sin necesidad de instalar la suite en un ordenador, lo que amplía la movilidad de nuestro trabajo. Asimismo, la función de resguardo de OneDrive es fundamental: conservar los elementos más importantes de nuestro ordenador en la red nos será de gran ayuda para recuperar información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Otra de las principales ventajas de Office 2016 es la versión móvil de sus aplicaciones: las apps de Office Mobile nos permitirán acceder a nuestros documentos, visualizarlos y editar algunas de sus características desde teléfonos inteligentes y tabletas con sistemas Android e iOS. Los programas clásicos de Microsoft Office continúan presentes: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook y Publisher serán examinados a lo largo de esta obra para conocer sus nuevas herramientas, presentadas a través de una interfaz amigable. Conoceremos también las novedades que nos brinda OneNote, diseñado para tomar notas multimedia y ser compatible con diversas plataformas. Descubriremos, además, las características de Sway, el más reciente miembro de la familia de Office, pensado para crear y visualizar presentaciones, reportes y otras comunicaciones interactivas. De una manera didáctica y detallada, exploraremos las funciones de Microsoft Office 2016 y realizaremos paso a paso las tareas más importantes que debemos dominar para que nuestro trabajo sea eficiente tanto en el hogar como en la oficina.
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PRELIMINARES
El libro de un vistazo La presente obra introduce las características fundamentales de la más reciente suite ofimática de Microsoft: Office 2016. Está orientada a estudiantes y trabajadores con un manejo de las herramientas informáticas a nivel usuario y contempla no solo los programas diseñados para el ordenador sino también las opciones en línea y las versiones de Office para dispositivos pequeños.
INTRODUCCIÓN
POWERPOINT 2016
Revisaremos las características generales de
Conoceremos los cambios introducidos en
Office 2016. Conoceremos sus numerosas
PowerPoint en esta versión 2016 de la suite
novedades, tanto las reformas realizadas sobre
ofimática de Microsoft. Navegaremos entre sus
su aspecto visual como las nuevas herramientas
herramientas y opciones diseñadas especialmente
que proporciona. Aprenderemos a instalar la suite
para la creación de presentaciones e informes
ofimática y ejecutaremos una personalización
visuales. Evaluaremos sus nuevas características y
integral antes de comenzar a utilizarla.
funciones para dominar las tareas básicas.
WORD 2016
ACCESS 2016
Descubriremos la nueva versión de Microsoft
Veremos en detalle las novedades de Access 2016,
Word, analizaremos las herramientas que integra
el programa de Office para crear y gestionar bases
y conoceremos su presentación visual mejorada.
de datos. La nueva edición de esta herramienta
Veremos en detalle la ubicación de sus opciones,
brinda una interfaz visual más sencilla de utilizar,
para poder crear documentos en forma sencilla y
que la convierte en una buena opción para expertos
rápida con este moderno procesador de textos.
y también para usuarios sin experiencia.
EXCEL 2016
OUTLOOK 2016
Recorreremos las secciones de la nueva versión
Observaremos las opciones de Outlook 2016, una
de Microsoft Excel. En su edición 2016, incorpora
de las herramientas más utilizadas de Microsoft
muchas características nuevas que analizaremos
Office en el ámbito laboral. Este gestor de correo
detenidamente. Evaluaremos los cambios
nos permite interactuar mediante numerosas
efectuados sobre su presentación visual y
cuentas de e-mail desde una interfaz amigable que
descubriremos las nuevas opciones disponibles.
analizaremos detalladamente en este capítulo.
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MICROSOFT OFFICE 2016
servicio, los elementos que lo constituyen ONENOTE 2016
y la manera en que se integra a los demás
Revisaremos las funciones clave de OneNote,
programas de la suite. Conoceremos las
el bloc de notas digital de Microsoft Office.
principales ventajas de esta herramienta en línea
Aprenderemos a realizar anotaciones complejas y a
y cómo aprovecharlas.
integrar una gran diversidad de elementos utilizando las herramientas de este programa. Conoceremos la interfaz de OneNote 2016 y las ventajas que nos OFFICE.COM
brinda su conexión a la suite ofimática.
Descubriremos las grandes ventajas del trabajo colaborativo gracias a las funciones de Office Online. Mediante esta herramienta de Microsoft PUBLISHER 2016
Office 2016 aprenderemos a utilizar las
En este capítulo revisaremos las funciones
aplicaciones ofimáticas disponibles en línea, las
de Microsoft Publisher 2016, que nos
posibilidades de trabajo que nos ofrecen y sus
brinda numerosas herramientas para crear
diferencias respecto de las versiones de escritorio.
publicaciones en forma sencilla. Conoceremos las características que nos permitirán diseñar folletos, revistas y otros tipos de documentos OFFICE MOBILE
mediante esta versátil aplicación.
En este apartado veremos las principales características de Office Mobile, una suite de apps diseñadas para los dispositivos móviles. ONEDRIVE
Aprenderemos a acceder a nuestros archivos
Descubriremos las opciones de almacenamiento
ofimáticos utilizando estas aplicaciones de Office
en la nube que nos brinda Office 2016 gracias
2016. También conoceremos las posibilidades de
a OneDrive. Analizaremos en profundidad este
edición que nos brindan estas herramientas.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA A lo largo de este manual, podrá encontrar una serie de recuadros que le brindarán información complementaria: curiosidades, trucos, ideas y consejos sobre los temas tratados. Para que pueda distinguirlos en forma más sencilla, cada recuadro está identificado con diferentes iconos:
CURIOSIDADES E IDEAS
ATENCIÓN
DATOS ÚTILES Y NOVEDADES
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SITIOS WEB
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PRELIMINARES
Contenido
Inserción de elementos..........................................58 Funciones de guardado ..........................................69
Sobre el autor ............................................................. 4
Configuración de páginas.......................................70
Prólogo ....................................................................... 5
Impresión ..............................................................73
El libro de un vistazo .................................................. 6
Cómo abrir documentos .........................................74
Información complementaria..................................... 7
Opciones de diseño ....................................................76
Introducción ............................................................. 12
Temas....................................................................76 Fondo de página ....................................................77 Referencia y revisión .................................................77 Resumen ....................................................................79
Introducción
Actividades ................................................................80
Novedades en Office 2016.........................................14 Versiones y requisitos................................................17 Aplicaciones...............................................................20 Word 2016 ............................................................20
Excel 2016
Excel 2016............................................................21
Interfaz de uso...........................................................82
PowerPoint 2016 ..................................................22
Cinta de opciones ..................................................85
Outlook 2016 ........................................................23
Configuración de opciones básicas...........................89
OneNote 2016.......................................................24
Trabajo con hojas de cálculo.....................................94
Access 2016 ..........................................................26
Plantillas ...............................................................95
Publisher 2016......................................................26
Cómo insertar y eliminar hojas ..............................98
Sway .....................................................................27
Duplicación y traslado de hojas ..............................99
Proceso de instalación ..............................................28
Filas y columnas ..................................................101
Personalización inicial ...............................................30
Ingreso de datos ......................................................104
Tienda de complementos .......................................33
Datos automáticos ...............................................106
Resumen ....................................................................35
Referencias y valores constantes .........................107
Actividades ................................................................36
Fórmulas .............................................................109 Funciones ............................................................110 Inserción de elementos ...........................................112
Word 2016 Interfaz de uso...........................................................38 Cinta de opciones ..................................................41 Configuración preliminar ..........................................46 Opciones de cuenta................................................51 Creación de documentos...........................................53 Párrafos y estilos ...................................................55 Formato de texto ...................................................56
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MICROSOFT OFFICE 2016
Resumen ..................................................................119
Módulos ..............................................................163
Actividades ..............................................................120
Interfaz de uso.........................................................163 Cinta de opciones ................................................167 Configuración inicial ...............................................170 Creación de bases de datos .....................................173
PowerPoint 2016
Tablas ..................................................................178
Interfaz de uso.........................................................122
Relaciones...........................................................180
Cinta de opciones ................................................125
Ingreso de información ........................................180
Configuración inicial ...............................................129
Formularios .........................................................185
Trabajo con presentaciones ....................................132
Informes ..............................................................188
Presentación en blanco y desde plantilla .............133
Resumen ..................................................................189
Trabajo con diapositivas.......................................136
Actividades ..............................................................190
Diseño .................................................................140 Transiciones.........................................................142 La pestaña Revisar ..............................................144 Insertar elementos en una diapositiva....................144
Outlook 2016
Presentación con diapositivas ................................154
Correo electrónico...................................................192
Resumen ..................................................................155
Asistente de inicio ...................................................193
Actividades ..............................................................156
Interfaz de uso.........................................................196 Cinta de opciones ................................................198 Configuración ......................................................202 Administración de cuentas .....................................204 Trabajo con mensajes ..............................................206 Firma personalizada ............................................207 Formato de texto .................................................208 Archivos adjuntos ................................................209 Cómo leer y responder.........................................209 Herramientas adicionales ........................................210 Resumen ..................................................................211 Actividades ..............................................................212
Access 2016 Bases de datos .........................................................158 Tablas ..................................................................159 Formularios .........................................................160 Informes ..............................................................161 Consultas .............................................................161 Macros ................................................................162
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PRELIMINARES
Resumen ..................................................................277 Actividades ..............................................................278
OneNote 2016 Interfaz de uso.........................................................214 Cinta de opciones ................................................216 Configuración inicial ...............................................220
Office.com
Trabajo con OneNote...............................................225
Equipos de trabajo ..................................................280
Edición de notas ..................................................226
Trabajo colaborativo................................................282
Incorporación de elementos.................................230
Coautoría ............................................................290
Cómo compartir y acceder...................................234
Aplicaciones de Office.com .....................................292
Métodos abreviados de teclado...............................236
Word Online ........................................................294
Resumen ..................................................................237
Excel Online ........................................................296
Actividades ..............................................................238
PowerPoint Online ..............................................297 OneNote Online ...................................................299 Sway ...................................................................299 Docs.com .............................................................301
Publisher 2016
Tareas .................................................................302
Interfaz de uso.........................................................240
Resumen ..................................................................303
Pantalla de presentación .....................................241
Actividades ..............................................................304
Interfaz principal.................................................243 Configuración inicial ...............................................248 Creación de publicaciones.......................................252 Inserción de elementos........................................257 Cómo guardar e imprimir ........................................259 Resumen ..................................................................261 Actividades ..............................................................262
OneDrive
Office Mobile
Características .........................................................264
Office en otros dispositivos.....................................306
Primeros pasos ....................................................265
Word Mobile .......................................................307
Integración con Office .........................................267
Excel Mobile .......................................................308
Cómo compartir elementos..................................270
PowerPoint Mobile .............................................309
OneDrive Pro............................................................271
Office Mobile en Android ........................................309
Trabajo con una biblioteca ..................................274
Office Mobile en iOS................................................318
Búsquedas ...........................................................276
Resumen ..................................................................319
Sincronización .....................................................276
Actividades ..............................................................320
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PRELIMINARES
Introducción Escribir una nueva obra es un trabajo estimulante, entretenido, desafiante, sobre todo cuando se trata de explorar y mostrar las características de un nuevo sistema operativo o una versión recién lanzada al mercado de una suite de aplicaciones tan masiva como Microsoft Office. Recuerdo que uno de mis primeros contactos con una computadora fue en una antigua pantalla monocromática donde la planilla de cálculo y la aplicación para el tratamiento de textos se reducían a las pobres interfaces ofrecidas por Lotus 1-2-3 y WordStar. Luego de quedar estupefacto, por algunos meses, con las maravillosas opciones que me ofrecían aquellas arcaicas aplicaciones, supe que había algo más. La antigua y única computadora que existía en el laboratorio de Informática de mi escuela estaba lejos de ofrecerme todos los avances de la tecnología. Por suerte, la financiación estatal de la educación permitió a las escuelas invertir en más y mejores computadoras y, con ellas, la era de Windows y Office en sus primeras versiones lentamente llegó a mí. Ya han pasado muchos años desde mi primer contacto con Word, PowerPoint y Excel. En estos tiempos, cada nueva entrega de estos programas nos sorprende con mejores herramientas y opciones. Microsoft Office 2016 no es la excepción, pues, con una interfaz simplificada, nos brinda opciones pensadas para los usuarios que recién exploran el mundo de la ofimática y también para aquellos expertos en el manejo de programas de mayor complejidad como Access y Excel. Todo lo que necesitamos saber para enfrentar de mejor forma el trabajo ofimático se encuentra en este libro, que desde ahora será el manual de usuario y la guía de campo que los acompañará en el viaje de reconocimiento de la última versión del paquete de aplicaciones que me asombró, y que, años atrás, me abrió tantas oportunidades y nuevos caminos: Microsoft Office. Espero que lo disfruten. Claudio Peña Millahual Autor y Editor RedUsers
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MICROSOFT OFFICE 2016
Introdución Microsoft Office 2016 presenta muchas novedades referidas a su aspecto visual y a las herramientas que proporciona. Aquí revisaremos las características generales de esta suite ofimática, aprenderemos a instalarla y realizaremos una completa personalización inicial.
▼
Novedades en Office 2016 ....... 14
▼
Versiones y requisitos.............. 17
▼
Aplicaciones ............................. 20
Publisher 2016 ................................ 26 Sway................................................ 27
Word 2016 ...................................... 20
▼
Proceso de instalación ............ 28
▼
Personalización inicial ............. 30
Excel 2016 ...................................... 21
Tienda de complementos.................. 33
PowerPoint 2016 ............................ 22 Outlook 2016 ................................... 23
▼
Resumen................................... 35
▼
Actividades............................... 36
OneNote 2016 ................................. 24 Access 2016 .................................... 26
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1. INTRODUCCIÓN
Novedades en Office 2016 Microsoft Office 2016 es el sucesor de Office 2013. Se trata de la nueva versión de la suite ofimática presentada por Microsoft, disponible para sistemas operativos Windows y también en su versión oficial para Mac OSX. Sin duda, entre las principales novedades que encontramos en Office 2016, se destaca su renovada interfaz de uso, con un juego de colores atractivo, especialmente adaptado para integrarse con Windows 10. Por otra parte, llega con funciones adicionales que harán más fácil y productiva la realización de tareas ofimáticas, por ejemplo, nuevos gráficos en Excel y alternativas más eficientes para el trabajo colaborativo. A continuación conoceremos en detalle las principales características y novedades que ofrece Office 2016:
• Interfaz de uso: esta versión de Office no ha dejado de lado las mejoras en la interfaz de uso. Además de la implementación de nuevas herramientas y funciones, podemos ver que la apariencia visual ha tenido un avance importante, apostando de lleno por el minimalismo. Con esta versión de la suite ofimática va quedando atrás la desordenada barra y encontramos una cinta superior altamente organizada, con las opciones que necesitamos en cada aplicación. Cada programa se identifica con un color en su barra de opciones, pero sigue un diseño común, lo que otorga uniformidad al conjunto.
• Nuevas aplicaciones: hace muchas versiones que no teníamos la oportunidad de asistir a la incorporación de nuevas aplicaciones a la suite ofimática. En esta oportunidad, nos encontramos con una alterativa a Microsoft PowerPoint: se trata de Sway, un programa que pretende competir directamente con el famoso Prezi, enfocado a la realización de presentaciones destinadas a la web y a dispositivos móviles, que se aleja del paradigma de las presentaciones lineales.
• Trabajo colaborativo: aunque la posibilidad de editar documentos mediante la unión con OneDrive es una opción muy utilizada por los usuarios de versiones anteriores de Office, esta nueva entrega nos permite efectuar ediciones colaborativas en tiempo real. De esta forma, el sueño de trabajar desde múltiples dispositivos y con múltiples usuarios ya es una realidad. La posibilidad de www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
comentar documentos también ha recibido mejoras: ahora podemos crear, leer y contestar comentarios en tiempo real.
• Tell me: se trata de un asistente que
OFFICE 2016 BRINDA FUNCIONES PARA UN TRABAJO
nos ayudará a encontrar las funciones o herramientas que necesitamos para el trabajo
COLABORATIVO
ofimático. Podemos formular preguntas
MÁS EFICIENTE
utilizando un lenguaje natural y este eficiente colaborador nos ayudará a resolver nuestras dudas. Es una evolución del antiguo Clipo, un asistente que acompañaba a los usuarios en anteriores versiones de Office.
• Nuevas herramientas en Excel: aunque Excel 2016 incorpora un gran número de mejoras y herramientas novedosas, entre ellas podemos destacar la posibilidad de utilizar nuevos tipos de gráficos y tablas dinámicas mejoradas. Otros avances incluyen un acceso más expedito a gráficos y diagramas que antes requerían un mayor trabajo, como por ejemplo los diagramas de Pareto o de caja, entre otros. Excel también se beneficia con otras mejoras, como los avances en la presentación visual y la organización de las opciones en la barra superior.
• Gestión de correos: la gestión de correos y la organización de las bandejas de e-mails ha sido una piedra de tope para muchos usuarios. Teniendo esto en cuenta, la nueva versión de Outlook incorpora herramientas novedosas que nos permitirán estar más a gusto con estas tareas. Desde ahora, Outlook aprenderá de la forma en que interactuamos con la bandeja de correos y así podrá ofrecernos una presentación más sencilla y personalizada de cada buzón de e-mail.
TRABAJO COLABORATIVO La nube ya no es un servicio aislado ni nos obliga a registrarnos utilizando complejos formularios. Gracias a la integración de Microsoft Office 2016 con la nube, podremos utilizar una cuenta de Microsoft (por ejemplo, de Hotmail) para iniciar sesión en Office y, de esta forma, guardar y acceder a los documentos que deseemos almacenar en OneDrive para trabajar en ellos de forma colaborativa.
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1. INTRODUCCIÓN
Hemos conocido las novedades más importantes de Office 2016 o, en cualquier caso, las más comentadas y publicitadas, pero también existen otros avances no menos importantes. Comentamos algunos de ellos en la siguiente Tabla:
OTRAS NOVEDADES PRESENTES EN OFFICE 2016 ▼ CARACTERÍSTICA
▼ DESCRIPCIÓN
Power Bi
Es posible activar el análisis de datos en forma automática para poder trabajar con Power Bi.
Base de datos OLAP
Podemos exportar en forma automática una base de datos OLAP a una hoja de cálculo gracias a PowerView.
Skype for Business
Esta herramienta se encarga de sustituir a Microsoft Lync. Nos permite efectuar una comunicación intuitiva en entornos empresariales por medio de sus efectivas opciones.
Data Cards
Estas opciones nos permiten acceder a información relevante con tan solo pasar el mouse sobre algunos elementos, como imágenes o gráficos, entre otros.
Relación de datos
Se ha mejorado el proceso de detección de relación de datos en tablas: se eliminaron algunos errores que se presentaban en versiones anteriores de la suite.
Social Connector
Son las mini aplicaciones que sustituirán a los plug-ins. Se trata de opciones que permitirán explorar otras funciones y conectar las aplicaciones entre sí.
Tabla 1. Novedades y características que nos ofrece la suite ofimática Office 2016. Si pensamos en la presentación visual de Office 2016, una de las características que más nos llamarán la atención es el rediseño del apartado Inicio. Aquí se reúne el acceso a las principales funciones del programa, los documentos recientes, un control para abrir otros documentos, una práctica barra de búsqueda y plantillas en línea. En esta edición de la suite, vemos una pantalla más organizada con cambios sustanciales en los botones, las etiquetas y también en su disposición, todo esto para mejorar la usabilidad. Si esta interfaz de usuario nos confunde, el asistente Tell Me nos ayudará a encontrar las herramientas u opciones que necesitamos. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Word 2016 Word es un procesador de textos moderno que nos permite crear documentos en forma sencilla y rápida. En esta versión, integra nuevas herramientas y, además, mejora la presentación visual y la organización de sus opciones.
▼
▼
Interfaz de uso ......................... 38
Impresión ........................................ 73
Cinta de opciones............................. 41
Cómo abrir documentos ................... 74
Configuración preliminar ........ 46
▼
Opciones de cuenta .......................... 51
Opciones de diseño .................. 76 Temas .............................................. 76 Fondo de página............................... 77
▼
Creación de documentos ......... 53 Párrafos y estilos ............................. 55
▼
Referencia y revisión ............... 77
▼
Resumen................................... 79
▼
Actividades............................... 80
Formato de texto ............................. 56 Inserción de elementos .................... 58 Funciones de guardado .................... 69 Configuración de páginas ................. 70
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2. WORD 2016
Interfaz de uso La interfaz de uso de Word 2016 conserva la estética de la versión inmediatamente anterior, aunque incorpora algunas mejoras en la organización de sus opciones. A la vez, nos entrega líneas más sencillas y menos invasivas, dejando más espacio para crear nuestros documentos. Al igual que en Word 2013, lo primero que vemos cuando ejecutamos la aplicación es una pantalla de presentación que contiene aquellas opciones que se encargan de mostrarnos los documentos recientes, plantillas listas para utilizar y también la posibilidad de buscar un documento ya creado o abrir una hoja en blanco. Esta pantalla de presentación es la puerta de entrada a Word 2016, pues nos entrega todas las opciones que necesitamos para comenzar a trabajar. En la siguiente Guía visual identificaremos sus principales secciones.
GV: PANTALLA DE PRESENTACIÓN
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01
02
07
06
05
04
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MICROSOFT OFFICE 2016
01 02 03
BARRA DE BÚSQUEDA: utilizando esta barra podremos encontrar plantillas de documentos que se encuentren en línea o almacenadas en la computadora. BÚSQUEDAS SUGERIDAS: aquí encontraremos útiles sugerencias que servirán a la hora de ubicar plantillas de documentos específicos. DATOS DE CUENTA: la información relacionada con la cuenta que usamos para iniciar sesión en Office se muestra en esta sección; para iniciar con otra cuenta, presionamos Cambiar de cuenta.
04 05
PLANTILLAS: en esta sección se muestran miniaturas de las plantillas que se encuentran disponibles o los resultados de la búsqueda que hemos solicitado. ABRIR OTROS DOCUMENTOS: utilizando este enlace se abrirá el diálogo que nos permite acceder a un documento almacenado en la computadora, en una ubicación de red o en la nube.
06 07
DOCUMENTOS RECIENTES: aquí se presentan los últimos documentos en los cuales hemos trabajado; para iniciarlos, solo debemos hacer clic sobre ellos. DOCUMENTOS ANCLADOS: en esta sección de la barra lateral de documentos se presentan los documentos anclados. Para anclar un documento, debemos ubicarlo en la lista de los elementos recientes y hacer clic sobre el indicador que se encuentra a su lado.
08
ICONO ANCLAJE: para anclar un documento, debemos hacer clic en este icono; de esta forma, quedará fijo en el listado de documentos presentados en esta sección.
Una vez que seleccionemos una de las opciones propuestas en la pantalla de presentación de Word 2016, nos encontraremos en la interfaz de uso de la aplicación. A primera vista, quizás no nos parezca muy distinta de la versión anterior de Word. Sin embargo, podemos darnos cuenta de que existen algunas diferencias fundamentales; por ejemplo, la incorporación del color característico del programa, en este caso el azul, en la parte superior de la ventana, y algunas opciones adicionales ubicadas en la barra de pestañas: ¿Qué desea hacer? y Compartir, que conoceremos más adelante en este capítulo. Para conocer los principales apartados de la interfaz de usuario de Word 2016 veamos la siguiente Guía visual. www.redusers.com
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2. WORD 2016
GV: INTERFAZ DE USO 06 01
02
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01
03
04
10
05
08 07
09
BARRA DE ACCESO RÁPIDO: este apartado reúne un acceso rápido a ciertas funciones de Word 2016. Podemos agregar nuevas funciones desplegando el menú de opciones que se encuentra al final de esta barra.
02 03
PESTAÑAS: aquí vemos los nombres de cada una de las pestañas que reúnen y organizan las opciones de Word 2016. CONTENIDO DE LAS PESTAÑAS: dependiendo de la pestaña que seleccionemos en la parte superior, se mostrará una serie de opciones en este apartado. En cada una de las pestañas, las opciones se encuentran agrupadas en secciones; de esta forma podemos identificar lo que necesitamos en forma sencilla.
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¿QUÉ DESEA HACER?: se trata de una nueva casilla que podemos usar para escribir, en lenguaje natural, la tarea o característica que deseamos buscar; entonces se nos presentarán todas las opciones relacionadas.
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MICROSOFT OFFICE 2016
Excel 2016 En Microsoft Excel podemos crear desde sencillas listas hasta complejas aplicaciones financieras y matemáticas. La versión 2016 de esta planilla electrónica incorpora muchas características nuevas, tanto en su presentación visual como en sus opciones, las cuales conoceremos en detalle en este capítulo.
▼
Interfaz de uso ......................... 82
▼
Cinta de opciones............................. 85
Ingreso de datos ....................104 Datos automáticos ......................... 106 Referencias y valores constantes.... 107
▼
▼
Configuración
Fórmulas........................................ 109
de opciones básicas ................. 89
Funciones ...................................... 110
Trabajo con hojas de cálculo ... 94
▼
Inserción de elementos .........112
▼
Resumen.................................119
▼
Actividades.............................120
Plantillas ......................................... 95 Cómo insertar y eliminar hojas ........ 98 Duplicación y traslado de hojas ........ 99 Filas y columnas............................. 101
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3. EXCEL 2016
Interfaz de uso Excel 2016 presenta algunos cambios interesantes en su interfaz de usuario (por ejemplo, la casilla ¿Qué desea hacer?) y características de funcionamiento que agilizan nuestro trabajo en la planilla electrónica (como los nuevos gráficos disponibles). En esta versión de Excel seguimos encontrando la pantalla de presentación. Se trata de la primera impresión y el primer contacto que estableceremos con Excel, pues accederemos a esta sección cada vez que iniciemos el programa. Esta pantalla reúne los accesos a documentos recientes y plantillas predefinidas, así como también la posibilidad de disponer de una planilla de cálculo en blanco. En la Guía visual que presentamos a continuación veremos las principales secciones de la pantalla inicial de Excel 2016.
GV: PANTALLA DE PRESENTACIÓN
01
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04
01
BARRA DE BÚSQUEDA: desde esta barra es posible realizar búsquedas sobre las plantillas de documentos disponibles en línea o almacenadas en la computadora.
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MICROSOFT OFFICE 2016
02 03
BÚSQUEDAS SUGERIDAS: en este listado vemos sugerencias de búsqueda que nos servirán para ubicar plantillas específicas. DATOS DE CUENTA: en este apartado se presenta la información de la cuenta de usuario que usamos para conectarnos a Office. También vemos los iconos que permiten modificar el tamaño o cerrar la ventana de Microsoft Excel 2016.
04 05 06
PLANTILLAS: aquí vemos miniaturas de las plantillas que se encuentran disponibles. Si hemos iniciado una búsqueda, aquí se presentarán los resultados. ABRIR OTROS LIBROS: este enlace nos permite abrir un documento almacenado en la computadora o en otra ubicación, como una unidad de red o un servicio en la nube. DOCUMENTOS RECIENTES: en esta sección se presentarán los últimos documentos que hemos abierto en Excel 2016. Cuando marquemos algún documento como anclado, se ubicará en la parte superior de esta sección.
Como vimos en la Guía visual, la pantalla de inicio de Excel nos ofrece las opciones básicas que necesitamos para crear o abrir un documento. Todo se organiza en un lugar centralizado, por lo que no es necesario abrir un archivo en blanco en forma preliminar, como ocurría en versiones anteriores de la aplicación. Cuando hayamos seleccionado una de las opciones ofrecidas en la pantalla de presentación, nos encontraremos en la interfaz principal de Excel 2016. La distribución de sus elementos es similar a las versiones anteriores del programa, pero veremos que su apariencia estética es más cuidada y que se han agregado algunas opciones adicionales. En la siguiente Guía visual analizaremos cada uno de los apartados de esta aplicación.
SEGMENTACIÓN DE DATOS Se trata de una función que fue introducida en la versión 2010 de Microsoft Excel. Es una forma interactiva de filtrar datos de una tabla dinámica: funciona con tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas que contienen datos. Para acceder a ella, debemos seleccionar los datos y desplegar las opciones de Análisis rápido.
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3. EXCEL 2016
GV: INTERFAZ DE USO 07 01
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10
BARRA DE ACCESO RÁPIDO: aquí encontramos accesos rápidos a las funciones y características de Excel 2016. Es posible agregar o eliminar las opciones que se presentan en esta sección desplegando el menú que se encuentra al final de la barra.
02
BARRA DE INGRESO: utilizaremos esta barra para saber el nombre o ir a una celda específica en forma rápida. Además, desde aquí ingresaremos los datos o funciones en las celdas deseadas.
03 04
PESTAÑAS: en este apartado se muestran los nombres de las pestañas que organizan las opciones de Excel 2016. CONTENIDO DE LAS PESTAÑAS: en este apartado se presentan las opciones que corresponden a la pestaña que se encuentra seleccionada. Las opciones están agrupadas en secciones, para que podamos acceder a las características necesarias en forma rápida.
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MICROSOFT OFFICE 2016
PowerPoint 2016 PowerPoint es la aplicación que reúne las herramientas y opciones necesarias para crear presentaciones o informes visuales. En este capítulo conoceremos sus características y nuevas funciones así como también su funcionamiento básico.
▼
Interfaz de uso .......................122
La pestaña Revisar ........................ 144
Cinta de opciones........................... 125 ▼ ▼
Configuración inicial..............129
▼
Trabajo con presentaciones...132
Insertar elementos en una diapositiva ..............................144
▼
Presentación con diapositivas .....................154
Presentación en blanco y desde plantilla ............................. 133 Trabajo con diapositivas ................. 136
▼
Resumen.................................155
▼
Actividades.............................156
Diseño............................................ 140 Transiciones ................................... 142
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4. POWERPOINT 2016
Interfaz de uso PowerPoint nos entrega una interfaz de uso que sigue la línea de los productos que integran la versión 2016 de Office, donde se destacan las líneas sencillas, las opciones organizadas y un diseño diferenciado con los colores correspondientes a cada aplicación. La pantalla de presentación será nuestro primer contacto con PowerPoint. Se trata de una instancia similar a la que encontraremos en la mayor parte de las aplicaciones de esta suite ofimática. Entre sus características funcionales es importante destacar la posibilidad de efectuar una integración con la nube en forma más sencilla, las opciones necesarias para abrir o crear presentaciones y la configuración básica del programa. Asimismo, esta pantalla de inicio nos ofrece una vía rápida para acceder a todas las opciones que necesitamos para crear y abrir presentaciones. En la siguiente Guía visual conoceremos sus principales secciones.
GV: PANTALLA DE PRESENTACIÓN
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MICROSOFT OFFICE 2016
01 02
BARRA DE BÚSQUEDA: esta barra nos permite realizar búsquedas sobre las plantillas de documentos en línea o las que se encuentran almacenadas en la PC. DATOS DE CUENTA: aquí vemos la información que corresponde a la cuenta de usuario que estamos utilizando para conectarnos a Office.com. En la parte superior de esta sección se muestran los iconos que nos permiten modificar el tamaño o cerrar la ventana de PowerPoint 2016.
03
PLANTILLAS: en esta sección se presentan las miniaturas de las plantillas que se encuentran disponibles. Cuando realicemos una búsqueda utilizando la casilla superior, veremos aquí los resultados obtenidos.
04
ABRIR OTRAS PRESENTACIONES: si hacemos clic en este enlace, podremos abrir un documento que se encuentre almacenado en la computadora, en una unidad de red o en un servicio de almacenamiento en la nube.
05
DOCUMENTOS RECIENTES: en esta sección se ubicarán las últimas presentaciones que ejecutemos, por lo que estarán a nuestra disposición en forma rápida. Cuando marcamos una presentación como anclada, se ubicará en la parte superior de esta sección.
Una vez que hayamos seleccionado alguna de las
LA PANTALLA DE
opciones propuestas en la pantalla de presentación de PowerPoint, nos encontraremos con la interfaz principal del programa. En esta versión de la aplicación, la distribución de los elementos es similar
PRESENTACIÓN NOS PERMITE ACCEDER
a la de PowerPoint 2013, pero su apariencia es más
A NUESTROS
cuidada, elegante e integra algunas novedades. En la
DOCUMENTOS
siguiente Guía visual conoceremos cada uno de los apartados que encontramos en la interfaz principal de PowerPoint 2016.
TRANSICIONES La configuración de una transición se encarga de definir la entrada de la diapositiva que hayamos seleccionado y también la salida de la diapositiva anterior. Por esta razón, al seleccionar una diapositiva y aplicar una transición, esta intervendrá en la diapositiva actual y en la anterior.
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4. POWERPOINT 2016
GV: INTERFAZ DE USO
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BARRA DE ACCESO RÁPIDO: en esta sección encontraremos una serie de opciones de acceso rápido que nos permiten ejecutar tareas en forma rápida, sin que sea necesario navegar a través de las pestañas de la cinta de opciones. Podemos agregar o eliminar funciones de esta sección desplegando el menú que se encuentra al final de la barra.
02
PESTAÑAS: aquí encontramos los nombres de las pestañas que organizan las opciones ofrecidas por PowerPoint 2016. Para desplegar las opciones de cada pestaña solo hacemos clic sobre su nombre.
03
¿QUÉ DESEA HACER?: se trata de una nueva funcionalidad. Podemos usar esta casilla para escribir en lenguaje natural la opción o característica que deseamos buscar y se nos presentarán todos los resultados relacionados.
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MICROSOFT OFFICE 2016
Access 2016 Access permite crear y gestionar bases de datos. Es accesible para expertos en bases de datos y también para usuarios sin experiencia. En su versión 2016, simplifica su interfaz visual e integra herramientas y opciones que conoceremos en este capítulo.
▼
Bases de datos .......................158
▼
Creación de bases de datos ...173
Tablas ............................................ 159
Tablas ............................................ 178
Formularios ................................... 160
Relaciones ..................................... 180
Informes ........................................ 161
Ingreso de información .................. 180
Consultas ....................................... 161
Formularios ................................... 185
Macros........................................... 162
Informes ........................................ 188
Módulos ......................................... 163
▼
Resumen.................................189
▼
Actividades.............................190
Interfaz de uso .......................163 Cinta de opciones........................... 167
▼
▼
Configuración inicial..............170
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5. ACCESS 2016
Bases de datos Una base de datos nos permite recopilar y organizar información (es decir, datos). La creación de una base de datos nos ayudará cuando necesitemos almacenar información sobre elementos, por ejemplo, productos, ventas, pedidos o personas, entre otros. En sus inicios, una base de datos puede presentarse como un listado en un procesador de texto o en una planilla de cálculo. Sin embargo, a medida que la cantidad de datos almacenados aumente, será difícil consultar un dato específico u organizar la información de modo satisfactorio para nuestras necesidades. En este punto hace su aparición la base de datos propiamente dicha: ella será la encargada de ayudarnos a sistematizar los datos almacenados y nos permitirá realizar consultas en forma rápida y efectiva. Una base de datos como las que podemos crear con Access funciona como un contenedor de objetos. La información es organizada en tablas, entre las cuales se establecen relaciones que permiten conectar datos entre sí para obtener informes integrados. Access simplifica la tarea de crear y administrar bases de datos. También nos permite efectuar operaciones sobre la información almacenada. Las principales funciones que podemos realizar con Access, una vez que hayamos creado una base de datos, son las siguientes:
• Agregar datos: Access nos permite incorporar nuevos datos a una base de datos, por ejemplo, un nuevo elemento a un inventario o un trabajador a la lista de empleados.
• Editar datos: si tenemos una base de datos creada, Access nos permite modificar los datos almacenados en ella, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento dentro del inventario o modificar el número de productos vendidos.
• Eliminar datos: gracias a las opciones ofrecidas por Access podremos eliminar información de la base de datos, por ejemplo, retirar un artículo del listado de productos ofrecidos o eliminar un trabajador del listado de personal.
• Organizar datos: las herramientas que nos ofrece Access nos permiten organizar y ver los datos de distintas formas, adecuándose a las nuestras necesidades. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
• Compartir datos: Access nos ofrece opciones para compartir los datos que elijamos con otros usuarios. Para ello, podemos generar informes, mensajes de correo electrónico o bien mediante una intranet corporativa.
Figura 1. Desde sus primeras versiones, Access ha sido uno de los gestores de bases de datos para escritorio más utilizados. En la imagen vemos la interfaz de Microsoft Access 97. Cada base de datos se compone de partes fácilmente identificables, las cuales se definen por un conjunto de características particulares. Es necesario conocerlas para comprender el funcionamiento de una base de datos. Estas partes son: tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos.
Tablas En una base de datos la información debe estar organizada en tablas, por ejemplo, si tenemos un listado de productos, estos serán almacenados en una sola tabla y desde ella extraeremos los datos necesarios. Así, los datos estarán almacenados en tablas distintivas, una práctica conocida como normalización. La apariencia de una tabla es similar a la de una hoja de cálculo de Microsoft Excel. En ella encontramos filas y columnas, y por lo tanto también las celdas que se forman en la intersección de cada fila con cada columna. www.redusers.com
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5. ACCESS 2016
Dentro de cada tabla encontramos filas o registros en los que se almacena la información individual de los elementos contenidos en la base de datos. Cada registro se compone de campos que corresponden a las columnas de la tabla. Los campos deben ser configurados para recibir un tipo de datos específico, por ejemplo: texto, hora, número, entre otros. Para clarificar el uso de las tablas, mencionemos un ejemplo: si estamos trabajando sobre una tabla denominada Productos, veremos que cada fila o registro contiene la información sobre un producto distinto y cada columna o campo ofrece un tipo de dato diferente, como el código, nombre, cantidad y valor, entre otros.
Formularios Los formularios son las interfaces que utilizamos para trabajar con los datos. Mediante un formulario podemos ingresar, modificar y eliminar datos.
Figura 2. Un formulario nos permite ingresar datos en forma cómoda y sencilla. Es posible crear una base de datos sin utilizar formularios editando los datos que están contenidos en las hojas correspondientes a las tablas. Sin embargo, es recomendable –especialmente para usuarios sin experiencia– usar formularios para ver, escribir y editar los datos que se encuentran en las tablas. Esto se debe a que los formularios brindan www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Outlook 2016 El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas. Outlook nos ofrece la posibilidad de interactuar con nuestras cuentas de e-mail desde el escritorio de Windows. Aquí conoceremos sus opciones y revisaremos su funcionamiento.
▼
Correo electrónico .................192
▼
Asistente de inicio .................193
▼
Interfaz de uso .......................196
Firma personalizada ...................... 207 Formato de texto ........................... 208 Archivos adjuntos ........................... 209 Cómo leer y responder ................... 209
Cinta de opciones........................... 198
▼
Herramientas adicionales ......210
▼
Resumen.................................211
▼
Actividades.............................212
Configuración................................. 202
▼
Administración de cuentas ....204
▼
Trabajo con mensajes ............206
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6. OUTLOOK 2016
Correo electrónico La aplicación de Office, Outlook, es un potente programa de comunicaciones que se integra con las demás aplicaciones de esta suite ofimática. Si bien es posible utilizar una interfaz web para acceder a Gmail, Hotmail u otros servidores de mensajería, las opciones integradas en el cliente de correo electrónico de Microsoft, junto a su uso sencillo y veloz, hacen de Outlook una opción perfecta para manejar todas nuestras cuentas de correo. Outlook 2016 ofrece un sistema ágil de tratamiento, organización y seguimiento de e-mails, junto a eficientes formas de organizar los mensajes en una interfaz agradable y ordenada.
Figura 1.Outlook 2016 ofrece una interfaz sencilla para todo tipo de usuarios. Puede ser instalado como parte de la suite ofimática Microsoft Office 2016. Outlook nos permite efectuar operaciones sobre los mensajes en forma directa, por ejemplo, borrar un mensaje o crear una tarea sobre él en forma directa (reenviar o copiar, entre otras alternativas). Si seleccionamos un mensaje con el botón derecho del mouse, se desplegará un menú contextual con una gran cantidad de operaciones, como categorizar por colores u obtener la conversación a la que pertenece el e-mail. Por otra parte, Outlook nos entrega las herramientas necesarias para filtrar en las bandejas los mensajes leídos y los no leídos. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
El programa ofrece, además, otras capacidades integradas, como el calendario, la lista de contactos, la gestión y control de tareas, la posibilidad de tomar notas y de organizar el correo en carpetas, cada una de ellas con una apariencia gráfica altamente atractiva. Otra de las ventajas de Outlook son las vistas rápidas que muestra cuando ponemos el cursor del mouse sobre uno de los accesos rápidos del menú inferior. Allí veremos información del calendario, personas favoritas o las tareas pendientes más próximas.
Asistente de inicio La primera vez que iniciemos Outlook 2016 se presentará un asistente de configuración que nos ayudará en la tarea de agregar y configurar la primera cuenta de correo electrónico; así será posible comenzar a utilizar Outlook. En el siguiente Paso a paso enseñamos a completar este asistente inicial.
PAP: CONFIGURACIÓN INICIAL
01
Cuando inicie Outlook 2016 por primera vez, verá el asistente para configuración inicial desplegado. En su pantalla de bienvenida haga clic sobre Siguiente >.
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MICROSOFT OFFICE 2016
OneNote 2016 OneNote es el bloc de notas digital que podemos utilizar para realizar completas anotaciones, integrando una gran cantidad de opciones y características interesantes. En este capítulo conoceremos la interfaz de OneNote 2016, sus ventajas y también la forma de utilizarlo.
▼
Interfaz de uso .......................214
Cómo compartir y acceder ............. 234
Cinta de opciones........................... 216 ▼ ▼
Configuración inicial..............220
▼
Trabajo con OneNote .............225
Métodos abreviados de teclado...............................236
▼
Resumen.................................237
▼
Actividades.............................238
Edición de notas ............................ 226 Incorporación de elementos ........... 230
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7. ONENOTE 2016
Interfaz de uso OneNote 2016 es un bloc de notas potenciado que presenta una enorme cantidad de opciones añadidas, por lo que nos permite tomar notas muy completas y en cualquier momento. Aunque es una de las aplicaciones menos utilizadas de la suite ofimática de Microsoft, la gran cantidad de funciones que ofrece y su facilidad de uso le han permitido ganar cada vez más usuarios. Aunque no se parece a la aplicación incluida en Microsoft Windows, OneNote es, en última instancia, un bloc de notas, y por lo tanto mantiene el objetivo de permitirnos plasmar y volcar información sobre la hoja de trabajo; esta información puede constar de pequeñas notas, textos extensos, listas de tareas, fotografías, capturas de pantalla o tablas, entre otras opciones. OneNote presenta una paleta de funciones en la parte superior de la ventana gracias a la cual podremos añadir diversos elementos, incluyendo notas por voz y vídeo o anotaciones.
Figura 1. OneNote puede ser iniciado desde dispositivos móviles como tablets o teléfonos inteligentes. Además, gracias a su integración con la nube de Microsoft, podemos guardar las notas en Internet para acceder a ellas desde una computadora con Windows, desde un navegador web o también desde dispositivos móviles. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Cuando iniciemos OneNote 2016 se presentará en forma inmediata la interfaz de uso de la aplicación. A diferencia de otros programas de Microsoft Office, OneNote no nos muestra una pantalla de bienvenida. En la siguiente Guía visual veremos las secciones que componen la interfaz principal de OneNote en su versión 2016.
GV: INTERFAZ DE USO
01 02 03
04
05
06 07
08 09
10
01
BARRA DE ACCESO RÁPIDO: aquí se presentan algunas opciones de acceso veloz. Estas herramientas nos permiten ejecutar tareas en forma rápida, sin que debamos navegar a través de las pestañas de la cinta de opciones. Podemos agregar o eliminar funciones en esta sección desplegando el menú que se encuentra al final de la barra.
02
MI BLOC DE NOTAS: en esta sección podemos consultar los documentos que han sido creados. Para ver todos los blocs de notas que se encuentran abiertos, solo debemos hacer clic sobre el icono correspondiente.
03
PESTAÑAS: en esta sección se muestran los nombres de las pestañas o fichas que organizan los comandos entregados por OneNote 2016 en la cinta de opciones. Para desplegar las opciones de cada pestaña solo es necesario que hagamos clic sobre su nombre.
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7. ONENOTE 2016
SECCIONES: aquí vemos las pestañas que representan a cada una de las secciones que han sido creadas en la nota correspondiente. AGREGAR SECCIÓN: esta opción nos permite agregar nuevas secciones al bloc que se encuentra activo. De esta forma es posible organizar de manera más eficiente nuestras notas. CUADRO DE BÚSQUEDA: podemos utilizar este cuadro para realizar búsquedas de texto en nuestras notas. OPCIONES Y CUENTA: desde aquí es posible acceder a los botones que necesitamos para minimizar, maximizar y cerrar la ventana de trabajo en OneNote 2016. También veremos en esta sección los datos del usuario que inició una sesión de trabajo en Office.com. Mediante el enlace que acompaña a esta sección podemos cerrar la sesión de usuario e iniciar una sesión con otro nombre.
08 09
AGREGAR PÁGINA: esta opción nos permite agregar nuevas páginas a la sección que se encuentre activa. Así podremos organizar mejor nuestras notas. PÁGINAS: en este apartado se muestran las páginas que han sido creadas en la sección correspondiente. Para activar cualquiera de ellas solo es necesario hacer clic sobre la pestaña deseada.
10
ÁREA DE TRABAJO: se trata del apartado principal de una nota, sección o página de OneNote 2016. En este apartado es posible trabajar sobre las hojas que componen la nota, agregando o editando elementos.
Cinta de opciones La cinta de opciones de OneNote 2016 organiza las opciones disponibles en esta aplicación. Para ello las presenta separadas en pestañas y en secciones, de forma tal que ubicar una herramienta u opción específica resulta una tarea sencilla. A continuación conoceremos las pestañas que se encuentran en la cinta de opciones de OneNote y revisaremos las secciones que encontramos en cada una de ellas. En OneNote, a diferencia de los demás programas de Microsoft Office, encontramos la cinta de opciones oculta. Para mostrarla solo hacemos clic sobre una de las pestañas disponibles. Si deseamos verla siempre, hacemos clic sobre la opción Anclar la cinta del opciones.
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MICROSOFT OFFICE 2016
Publisher 2016 Publisher es una aplicación muy versátil gracias a la cual podremos crear documentos tales como folletos y revistas, entre otros. Publisher incorpora opciones y características para crear publicaciones en forma sencilla, las que revisaremos en este capítulo.
▼
Interfaz de uso .......................240
Inserción de elementos .................. 257
Pantalla de presentación ............... 241 Interfaz principal ........................... 243
▼
Cómo guardar e imprimir ......259
▼
Configuración inicial..............248
▼
Resumen.................................261
▼
Creación de publicaciones .....252
▼
Actividades.............................262
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8. PUBLISHER 2016
Interfaz de uso Publisher 2016 es el editor de publicaciones de Microsoft Office. Se trata de una completa herramienta diseñada para que trabajemos sobre una hoja e insertemos en ella contenidos tales como texto o imágenes, y luego podamos maquetarla para conseguir piezas editoriales listas para su impresión o publicación. Entre los productos que podemos lograr gracias a esta utilidad se encuentran folletos, libros y revistas. Publisher ofrece los comandos y herramientas necesarios para trabajar con cajas de distinto tipo, las cuales pueden contener elementos diversos. El programa nos permitirá alinearlas utilizando guías y rejillas y aplicar formato o efectos creativos.
Figura 1. Publisher presenta una interfaz sencilla, con diversas herramientas que nos ayudarán a crear todo tipo de publicaciones. Publisher presenta una apariencia estética similar a las demás aplicaciones de la suite ofimática, integrándose en forma perfecta con el estilo de Microsoft Windows. Mientras usamos este programa podemos acceder a ciertas características interesantes, por ejemplo, agregar e intercambiar imágenes en forma masiva, utilizar efectos para aplicar a las ilustraciones y una gran cantidad de diseños disponibles para fondo de página. Además, podemos aplicar formatos variados en los textos que ingresemos para darles jerarquía o llamar la atención sobre ellos. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Microsoft Publisher ofrece soporte para los diversos formatos de archivo: por un lado, es capaz de importar PUB, TXT, MHT, HTML, RTF, DOC, DOX, WPD y WPS; por otra parte, podremos exportar archivos en los formatos PUB, TXT, GIF, JPG, BMP, DOC, DOCX, WMF, PS, XPS, HTML, MHT y PDF.
Figura 2. Entre las opciones de exportación encontramos la posibilidad de crear archivos PDF.
Pantalla de presentación Publisher 2016 posee una interfaz de uso preparada para obtener resultados profesionales en poco tiempo, con una distribución de comandos y herramientas intuitiva. En la Guía visual que se presenta a continuación describimos las principales secciones de la pantalla inicial de esta aplicación para dar los primeros pasos en su uso.
CINTA DE OPCIONES Al tratarse de una aplicación destinada a la edición de publicaciones, las herramientas que veremos en la cinta de opciones de Publisher serán similares a lo que encontramos en Word, aunque las opciones de Publisher se encuentran adaptadas para la creación de publicaciones gráficas, como revistas y folletos.
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8. PUBLISHER 2016
GV: PANTALLA DE PRESENTACIÓN
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06
SECCIÓN DOCUMENTOS RECIENTES: aquí se ubican las últimas bases de datos que hemos ejecutado; de esta forma, estarán a nuestra disposición en forma rápida. BARRA DE BÚSQUEDA: aquí podremos realizar búsquedas sobre las plantillas de bases de datos en línea o las que se encuentran almacenadas en la computadora. BÚSQUEDAS SUGERIDAS: aquí se presenta un listado de sugerencias de búsqueda que pueden ayudarnos a encontrar plantillas en forma rápida. DATOS DE CUENTA: en esta sección se presenta la información correspondiente a la cuenta de usuario que utilizamos para conectarnos a Office.com. BOTONES DE CONTROL: en este apartado veremos los iconos que nos permiten modificar el tamaño o cerrar la ventana de Microsoft Publisher 2016. PLANTILLAS: en esta sección se reúnen las miniaturas de las plantillas que están disponibles. Si realizamos una búsqueda utilizando la casilla adecuada, veremos que aquí se presentarán los resultados obtenidos.
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MICROSOFT OFFICE 2016
OneDrive OneDrive es el espacio de almacenamiento en la nube donde podemos guardar nuestros documentos de trabajo y otros archivos. En este capítulo conoceremos las principales ventajas de esta herramienta en línea y aprenderemos a utilizarla.
▼
Características .......................264
Búsquedas...................................... 276
Primeros pasos .............................. 265
Sincronización ............................... 276
Integración con Office .................... 267
▼
Cómo compartir elementos ............ 270
▼
Resumen.................................277
OneDrive Pro..........................271
▼
Actividades.............................278
Trabajo con una biblioteca ............ 274
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9. ONEDRIVE
Características OneDrive, antes conocido como SkyDrive, es una solución de almacenamiento en línea gracias a la cual podemos guardar y acceder a nuestros archivos desde cualquier dispositivo. Este servicio entrega las herramientas necesarias para guardar diversos tipos de elementos, desde documentos hasta fotografías, y luego compartirlos con usuarios y colaboradores.
Figura 1.OneDrive es la alternativa de Microsoft para hacer frente a las opciones de almacenamiento online que están disponibles para los usuarios a través de Internet. OneDrive funciona como una biblioteca personal en la que podemos subir y acceder a documentos, fotografías y otros archivos desde nuestra computadora. La característica principal del servicio es que brinda la opción de sincronizar estos elementos con nuestro equipo local.
Figura 2. OneDrive se integra con dispositivos móviles y teléfonos inteligentes. Así podremos acceder a nuestros archivos en forma sencilla desde cualquier lugar. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Este espacio de almacenamiento en la nube de Microsoft compite con rivales que buscan brindar un servicio similar, por ejemplo, Dropbox. Si observamos con detenimiento, notaremos que el concepto que se encuentra en la base de este tipo de servicios es realmente sencillo: en esencia, nos permiten disponer de un disco duro en la red, en donde es posible almacenar nuestros archivos. Los documentos que alojamos en estos espacios quedan luego accesibles para que podamos consultarlos desde cualquier equipo que se encuentre conectado a Internet: podemos hacer esto a través de una aplicación específica, de un navegador web o del explorador de Windows.
Figura 3. Podemos iniciar una sesión en OneDrive mediante una de las aplicaciones preparadas para los principales sistemas actuales.
Primeros pasos Para comenzar a utilizar OneDrive solo tendremos que contar con una cuenta de Microsoft, tal y como hemos observado en la configuración inicial de Office en el Capítulo 1. Al identificarnos con una cuenta de Microsoft, esta se encarga de brindarnos todos los servicios ofrecidos por la empresa. Como sabemos, la forma más sencilla es utilizar esta herramienta a través de su interfaz web. Para ello solo es necesario que ingresemos a nuestra cuenta en la dirección http://onedrive.live.com. Una vez que nos encontremos en la interfaz web de nuestra cuenta, hacemos clic sobre OneDrive, que se encuentra en la zona superior de la barra lateral. A continuación, seleccionamos una carpeta del listado. www.redusers.com
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9. ONEDRIVE
En estas carpetas están ubicados todos nuestros archivos, organizados en distintas categorías que nos permitirán acceder a ellos de forma sencilla; por ejemplo, Archivos, Recientes y Fotos, entre otras.
Figura 4. En la barra superior veremos las opciones adecuadas para descargar, mover o compartir los documentos seleccionados. Para compartir los archivos con todos los usuarios –es decir, realizar una carpeta pública–, será necesario obtener un vínculo o invitar a las personas que deseemos. Encontramos todas las opciones necesarias en la barra superior de OneDrive web.
Figura 5. Los archivos y carpetas que otros usuarios han compartido con nosotros se encuentran en la sección Compartido. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
Office.com Microsoft Office ofrece muchas opciones para que podamos efectuar un verdadero trabajo colaborativo, entre ellas las aplicaciones ofimáticas disponibles en Office.com. En este capítulo analizamos algunas de las herramientas que nos propone esta nueva versión de Office.
▼
Equipos de trabajo.................280
▼
Trabajo colaborativo ..............282
Docs.com ....................................... 301
Coautoría ....................................... 290
Tareas ............................................ 302
OneNote Online ............................. 299 Sway.............................................. 299
▼
Aplicaciones de Office.com ...292
▼
Resumen.................................303
▼
Actividades.............................304
Word Online................................... 294 Excel Online .................................. 296 PowerPoint Online ......................... 297
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280
10. OFFICE.COM
Equipos de trabajo Microsoft Office posee un conjunto de aplicaciones que hemos conocido a lo largo de los capítulos de este libro. Se trata de programas desarrollados para que el usuario final encuentre todas las opciones y herramientas que necesita para crear y trabajar con documentos, presentaciones, hojas de cálculo y otros elementos característicos de una oficina. En su versión 2016, Office pone aún más el acento en el trabajo colaborativo a través de diversas opciones sencillas y fáciles de utilizar. Estas aplicaciones de Office 2016 se encuentran disponibles para los usuarios con una suscripción a Office 365, el servicio de cloud de Microsoft, gracias al cual nos será mucho más sencillo trabajar en forma colaborativa. De esta manera, Microsoft busca alejarse del paquete de programas que ayuda a los usuarios a ser más productivos individualmente, y en cambio pone el foco en la creación de equipos de trabajo más productivos, por ello la colaboración toma un papel preponderante.
Figura 1. Office 365 se presenta como un servicio en la nube que nos permite acceder a los productos ofimáticos de Microsoft. Como sabemos, el paquete ofimático en su versión 2016 incluye las últimas versiones de las aplicaciones Word, PowerPoint, Excel y Outlook, entre otras, pero lo realmente importante es que una www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
suscripción a Office 365 nos permite acceder a estas versiones de los programas preparadas para que las podamos utilizar en todos nuestros dispositivos, ya sean Android o Mac OSX, entre otros. Además, nos proponen servicios tales como almacenamiento online, Skype for Business y funcionalidades de
EL TRABAJO
seguridad para el ámbito empresarial. Office 2016 y Windows 10 se presentan como
COLABORATIVO
la solución de productividad más completa del mercado. Las aplicaciones integradas en
ES UNA DE LAS
Office 2016 funcionan a la perfección en un
PRIORIDADES
entorno Windows 10 y, además, nos entregan
EN OFFICE 2016
aplicaciones como Sway, diseñado para crear y compartir presentaciones interactivas que pueden visualizarse en cualquier pantalla o dispositivo. Las aplicaciones que integran la suite Office
2016 están preparadas para permitirnos enfrentar nuestras tareas colaborativas de una forma sencilla, facilitando el trabajo a los equipos. Para ello, las aplicaciones de escritorio permiten ver lo que otros usuarios están editando en tiempo real y también es posible sacar partido a la mensajería instantánea, a la función de compartir pantalla, así como a las videollamadas y a las conversaciones de voz, sin dejar de ver los documentos.
Figura 2. La mensajería instantánea está disponible gracias a Skype Empresarial 2016, incluido en Office 2016. www.redusers.com
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10. OFFICE.COM
Trabajo colaborativo Para sacar el máximo provecho al trabajo colaborativo con Microsoft Office 2016, debemos iniciar una sesión de trabajo en Office.com. De esta forma será posible crear y editar nuestros documentos, presentaciones o planillas de cálculo y almacenarlas directamente en la nube, para compartirlas con otros usuarios y lograr un verdadero trabajo en equipo. Mientras realizábamos la instalación de Office 2016 en la computadora, se nos solicitó que iniciáramos una sesión de trabajo en Office.com. Si completamos este paso en aquel momento, ya estamos trabajando con nuestro usuario de Office.com. De lo contrario, tendremos que iniciar sesión con nuestras credenciales.
Figura 3. Podemos verificar si estamos trabajando como usuarios conectados a Office.com en la esquina superior derecha de las aplicaciones de Office 2016. Si hacemos clic sobre el nombre de usuario que aparece como conectado, se desplegará una pequeña ventana que contiene más
NUEVAS FUNCIONES PARA EQUIPOS GigJam, el lienzo en blanco sobre el que podemos desplegar mensajes y acciones compatibles con las más diversas plataformas, ha sido anunciado como una solución para Office 365 que permite que los equipos de trabajo puedan llevar a cabo tareas y transformar los procesos de negocio, rompiendo las barreras entre dispositivos, aplicaciones y personas.
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MICROSOFT OFFICE 2016
Office Mobile En este capítulo conoceremos la posibilidad de acceder a nuestros archivos ofimáticos utilizando las aplicaciones de Office preparadas para funcionar en dispositivos móviles.
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Office en otros dispositivos ...306
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Office Mobile en iOS..............318
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Resumen.................................319
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Actividades.............................320
Word Mobile.................................. 307 Excel Mobile ................................. 308 PowerPoint Mobile ........................ 309
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Office Mobile en Android ......309
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11. OFFICE MOBILE
Office en otros dispositivos Microsoft no ha dejado fuera la posibilidad de utilizar su suite ofimática en dispositivos móviles. Para asegurarnos una experiencia móvil completa, pone a nuestra disposición Office Mobile, una suite ofimática creada inicialmente para Windows Mobile Professional, Classic y estándar, pero que con el tiempo logró posicionarse en sistemas Windows Phone, iOS y también Android.
Figura 1. Office puede ser utilizado en dispositivos móviles gracias a las apps diseñadas especialmente para estos entornos. Office Mobile se compone de diversas aplicaciones desarrolladas para funcionar en dispositivos móviles, por ejemplo,Word Mobile, Excel Mobile y PowerPoint Mobile, entre otras. Las características que nos ofrece Office Mobile incluyen las siguientes:
• Integración con OneDrive: podemos sacar un mayor provecho de Office Mobile gracias a su integración con nuestra cuenta de OneDrive. Es posible crear un nuevo archivo en cualquier dispositivo y acceder a él desde cualquier lugar. Solo debemos conectarnos a OneDrive o a Office Online.
• Crear documentos: es posible crear archivos nuevos de Word y Excel en un teléfono inteligente de manera rápida y sencilla. Hay varias opciones de formato para elegir, como también tipos de fuentes, aunque las opciones son menos numerosas que las que encontramos en los programas para PC.
• Acceder a elementos creados: se trata de la mejor función de Office Mobile. Gracias a esta suite podemos ver nuestros propios archivos o los que han sido compartidos mediante OneDrive. www.redusers.com
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MICROSOFT OFFICE 2016
• Ediciones en movimiento: aunque no será posible editar un documento como si estuviésemos en una computadora, podremos efectuar ediciones menores como corregir errores ortográficos y agregar comentarios desde nuestros dispositivos móviles.
• Plantillas disponibles: tenemos a nuestra disposición una gran selección de plantillas que son útiles para casi todos los usos. Por ejemplo, podemos crear una Agenda o Reporte con Word o un Presupuesto con Excel.
• Copiar y pegar: efectuar estas tareas es muy sencillo, solo debemos tocar la palabra, ajustar el área resaltada para capturar el texto y tocar en Copiar.
• Uso de comentarios: agregar comentarios es una tarea fácil, solo debemos tocar la palabra a la que deseamos agregar un comentario y elegir la opción Comentario en el menú que emerge.
Word Mobile Word Mobile ha formado parte de Office Mobile desde las primeras ediciones de esta suite. Es un procesador de textos con funciones similares a su versión de escritorio: Microsoft Word. Word Mobile permite aplicar opciones de formato básico a nuestros documentos de Word y ofrece la capacidad de guardar documentos en varios formatos, incluyendo RTF y el formato propio de Word. También permite efectuar la inserción de imágenes, listas y tablas de documentos. Asimismo, nos brinda la posibilidad de utilizar el corrector ortográfico, la herramienta de recuento de palabras, la función Buscar y reemplazar, elementos como notas al pie, notas al final, encabezados, pies de página, saltos de página, sangrías de listas y algunas fuentes.
ORÍGENES Office Mobile se estrenó como Pocket Office en el sistema operativo Pocket PC 2000, en abril de 2000. Desde entonces ha sido objeto de muchos cambios hasta la actualidad, cuando lo encontramos disponible también para sistemas Android e iOS.
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11. OFFICE MOBILE
Figura 2. Word Mobile nos entrega herramientas sencillas pero efectivas para crear y editar nuestros documentos.
Excel Mobile Excel Mobile fue uno de los programas originales que incluyรณ Office Mobile en sus primeras versiones. Es una aplicaciรณn de hoja de cรกlculo compatible con Microsoft Excel para escritorio. Nos permite crear, abrir, editar y guardar archivos con el formato de hoja de cรกlculo de Microsoft. Excel Mobile permite cambiar la apariencia de las celdas, realizar cรกlculos bรกsicos de fรณrmulas y crear grรกficos. Esta aplicaciรณn tambiรฉn tiene la capacidad de utilizar un modo de pantalla completa. Ademรกs, admite el filtrado de datos y la divisiรณn de paneles para ver las diferentes partes de una hoja de cรกlculo al mismo tiempo.
Figura 3. En esta imagen vemos una plantilla de Excel Mobile adecuada para generar presupuestos. www.redusers.com
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/ Introducción: aplicaciones. Requisitos e instalación. / Word: interfaz de uso. Creación de documentos. Novedades. / Excel: hojas de cálculo. Fórmulas y funciones. Análisis de datos. / PowerPoint: crear presentaciones. Insertar elementos. Transiciones. / Access: bases datos. Tablas, formularios, informes y Relaciones. Importación de datos. Crear formularios e informes. / Outlook: cuentas de usuario. Sincronización. / OneNote: creación de notas. Acceso y edición y sincronización. / Publisher: tipos de publicaciones disponibles. Plantillas. / Trabajo colaborativo: creación de documentos y opciones de uso. / OneDrive: características principales. / Office en otros dispositivos: Android, iOS, Windows Phone y Tabletas Windows.
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SOBRE EL AUTOR Claudio Peña es un editor y autor especializado en informática y tecnología. Ha escrito más de quince obras, publicadas por esta misma editorial y también escribe artículos para revistas especializadas.
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