TIPS para nuevos mandatarios locales respecto del Sistema General de Regalías - SGR El Departamento Nacional de Planeación en su condición de administrador del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación – SMSCE, presenta a continuación una serie de recomendaciones a tener en cuenta por los mandatarios locales frente al ciclo de gestión de proyectos financiados o cofinanciados con recursos del SGR.
Formulación, estructuración y presentación de proyectos Antes de utilizar los recursos del Sistema General de Regalías (SGR), identifique los proyectos aprobados en su entidad territorial y los compromisos adquiridos a 31 de diciembre de 2015 con el lleno de los requisitos legales. Así podrá tener claro el estado de estas inversiones y el saldo de recursos disponibles para la aprobación de nuevos proyectos. Previo a la formulación de proyectos de inversión, consulte aquellos que ya fueron estandarizados por el DNP en diferentes sectores (Ej. construcción de vías urbanas, colegios, bibliotecas; dotación tecnológica, entre otros). La utilización de proyectos estandarizados puede ahorrarle aproximadamente un 70% de los costos de estructuración de los proyectos. Debe diligenciar la totalidad de la información requerida del proyecto en la Metodología General Ajustada (MGA). Las necesidades identificadas en el proyecto de inversión deben ser consistentes con el alcance del mismo. Los proyectos, particularmente aquellos en Fase 3 (factibilidad) deben contar previamente para su ejecución con la caracterización de la población e identificación clara de sus beneficiarios. Los proyectos deben contar con indicadores de
resultado que sean atribuibles a las actividades realizadas y al alcance del mismo y estos deben ser consistentes con las actividades y productos aprobados por el respectivo Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD). Las unidades de medida establecidas en la MGA deben ser coherentes con las actividades contempladas en el proyecto. Los estudios y diseños se deben anexar según la fase del proyecto. Los planos deben estar firmados, legibles y en la escala apropiada, con sus respectivas memorias de cálculo. En el presupuesto de los proyectos se debe incluir el valor de la interventoría contractual o apoyo a la supervisión, según sea el caso y anexar el análisis de precios unitarios. Las actividades relacionadas deben corresponder al análisis de precios. El valor y el nombre del proyecto registrado en la carta de presentación y en el banco de proyectos (SUIFP–SGR) 1debe coincidir con el registrado en la MGA y con las certificaciones anexas. Las fuentes de financiación deben ser consistentes con lo indicado en la carta de presentación y en la MGA.
priorización y aprobación deben estar previamente cargados en el (SUIFP –SGR) para surtir el proceso correspondiente. Se debe verificar que los anexos sean accesibles, legibles y correspondan efectivamente al documento que está cargando. La presentación de proyectos a los OCAD se debe realizar por los alcaldes, gobernadores o el gobierno nacional, a excepción de los siguientes casos: a) proyectos con enfoque diferencial que pueden ser presentados directamente por los representantes de las comunidades; b) Proyectos ante el Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación que pueden ser presentados por entidades públicas del Orden Nacional, incluidas las universidades y centros de investigación públicos de ordena nacional y c) Proyectos a ser financiados con recursos del SGR de los que son beneficiarias las Corporaciones Autónomas regionales que son presentados por sus representantes legales. Si en la jurisdicción donde se va a ejecutar un proyecto de inversión está asentada una comunidad minoritaria étnica debe consultarse al Ministerio del Interior para confirmar dicho asentamiento, así como, los trámites necesarios para garantizar el derecho a la consulta previa.
Todos los proyectos que sean presentados a los OCAD para su evaluación, viabilización,
Verificación de requisitos de proyectos Para la verificación de requisitos tenga en cuenta el Acuerdo de la Comisión Rectora vigente al momento de presentación del proyecto. Las Oficinas de Planeación municipales y departamentales realizan la verificación de requisitos en proyectos de inversión financiados con asignaciones directas, y del 40% del Fondo de Compensación Regional, denominadas asignaciones específicas. Recuerde que el plazo para la verificación de requisitos es de 5 días.
Fondos de Compensación Regional (60%) y de Desarrollo Regional son los únicos sobre los que el DNP verifica requisitos, bien sea aquellos que le son remitidos por la secretaría técnica de los OCAD regionales o los que ingresan por ventanilla única. COLCIENCIAS, sólo verifica requisitos a los proyectos de impacto regional que se financien con recursos del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación. La verificación de requisitos debe contar con un documento que soporte esta revisión por la entidad competente.
Los proyectos de impacto regional que se financien con recursos de los
1
Ley 1530 de 2012, artículo 73
www.sgr.gov.co
Evaluación, Viabilización, Priorización y Aprobación de proyectos La Secretaría Técnica de cada OCAD debe convocar con 7 días hábiles de anterioridad a las sesiones ordinarias (las sesiones son mínimo una vez cada semestre ) y extraordinarias, a sus miembros e invitados permanentes: autoridades de las minorías étnicas y en el caso de los OCAD regionales, a los congresistas.
Los proyectos de inversión presentados al OCAD, que cuenten con cofinanciación de recursos del Presupuesto General de la Nación deben enviarse al DNP para su viabilidad. Para las decisiones del OCAD, cada nivel de gobierno contará con un voto. Estas decisiones se adoptan por mayoría calificada de 2 de los 3 votos.
La Secretaría Técnica de cada OCAD debe garantizar el control de apropiaciones para la aprobación de proyectos, así como el control de la disponibilidad de recursos para la solicitud de giro.
En todos los proyectos de inversión que se presenten a consideración de los OCAD debe darse aplicación del Sistema de Evaluación por Puntajes según el Acuerdo 32 de 2015 de la Comisión Rectora del SGR.
Las entidades territoriales deben garantizar la destinación de recursos para proyectos que beneficien a las comunidades minoritarias asentadas en su territorio, conforme a la Ley.
Los proyectos de inversión deben aprobarse en los términos formulados y registrados en el Banco de programas y proyectos SUIFP – SGR.
Los recursos aprobados deben ser consistentes con la vigencia indicada en la información del proyecto.
Los proyectos que se financien con recursos del SGR deben haber sido aprobados por el OCAD respectivo de manera previa a su ejecución.
Para la aprobación de proyectos que requieran recursos de vigencias futuras, se debe contar con autorización del respectivo OCAD, previa autorización de cupos máximos por el Consejo Superior de Política Fiscal - CONFIS.
Si bien el concepto del comité consultivo no es vinculante, este debe solicitarse. En caso que el OCAD, tome decisiones que se separen de las recomendaciones de dicho Comité, éstas deben estar sustentadas.
Las Secretarías Técnicas deben publicar en el aplicativo SUIFP-SGR y comunicar a los ejecutores y beneficiarios de los recursos, los Acuerdos expedidos por los OCAD, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la aprobación del Acta de la sesión correspondiente, la cual debe expedirse dentro de los 5 días siguientes a la sesión. Sólo pueden designarse como ejecutores de un proyecto a entidades públicas, instancia a quien le corresponde adelantar la contratación de la obra, y de la interventoría contractual. Así como, la designación de un funcionario que adelante las labores de supervisión. Los OCAD podrán decidir 2 la instancia que adelante la contratación de la interventoría contractual. La entidad designada como ejecutora debe aceptar tal designación y comunicarla a la Secretaría Técnica del OCAD. Las Secretarías Técnicas de los OCAD deben remitir en original el expediente del proyecto aprobado a la entidad pública designada como ejecutora y deben conservar copia en sus archivos. Garantizando la consistencia de la información registrada en el SUIFP-SGR con los
soportes presentados durante las etapas de presentación, formulación, viabilización y aprobación de los proyectos y sus respectivos ajustes. Las secretarías técnicas de los OCAD deben hacer pública y mantener actualizada, en la página web de su respectiva entidad, la información relacionada con los proyectos presentados, viabilizados y aprobados por el OCAD, así como el ejecutor designado para los mismos. Las Secretarías Técnicas deben mantener actualizado los estados de los proyectos en el SUIFP-SGR, esto permite que el proyecto migre exitosamente al sistema GESPROY -SGR. Se debe garantizar la consistencia de la información registrada en el SUIFP-SGR con los soportes presentados durante las etapas de presentación, formulación, viabilización y aprobación de los proyectos y sus respectivos ajustes. Los OCAD deben rendir un informe público de gestión semestral 3, el cual especificará el número de proyectos aprobados, los puntajes obtenidos por estos, el impacto y la pertinencia de los mismos, así como su estado de ejecución.
Ejecución de Proyectos El ejecutor del proyecto debe incorporar los recursos de inversión del SGR al capítulo independiente del presupuesto de la entidad, discriminando uno a uno los proyectos una vez estos hayan sido aprobados por el OCAD y aceptada su designación. La Secretaría Técnica del OCAD, previa solicitud del ejecutor, debe expedir la certificación de cumplimiento de requisitos para la ejecución y previos a la apertura del proceso de selección, según el Acuerdo vigente al momento de la verificación. Los ejecutores de los proyectos cuentan con 6 meses para cumplir los requisitos previos al inicio de la etapa contractual. El OCAD puede extender el plazo por 6 meses o liberar los recursos para financiar nuevos proyectos. 2 3
Ley 1530 de 2012, parágrafo primero artículo 28 Artículo 41 de la Ley 1744 de 2014.
La entidad ejecutora debe aplicar las normas de contratación estatal en la ejecución de los proyectos de inversión. Para estructurar el proceso de contratación la entidad ejecutora debe garantizar que los estudios previos y los pliegos sean consistentes con el proyecto aprobado. Se debe publicar la información del proceso contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP). Los contratos deben ser concordantes con el proyecto aprobado. Verificar que el proponente haya consultado al Ministerio del Interior sobre la obligación de consulta previa, si en la jurisdicción donde se ejecutará el proyecto hay asentamientos de
comunidades étnicas. La entidad ejecutora debe velar por la constitución de las garantías en monto, cobertura y plazo. Las modificaciones contractuales deben ser reportadas en el aplicativo GESPROY-SGR. Cuando las condiciones de ejecución del proyecto varíen frente a lo aprobado por el OCAD, el ejecutor antes de continuar con la obra o inversión debe realizar su ajuste y en los casos en los que se requiera, contar con la aprobación del respectivo OCAD o de la entidad pública designada como ejecutora, según los Acuerdos de la Comisión Rectora. Dicho ajuste debe ser cargado en el SUIFP-SGR.
maparegalias.sgr.gov.co
Ejecución de Proyectos Es responsabilidad de la Entidad designada como ejecutora, el cumplimiento del como ejecutora, con base en los informes de avance presentados por el alcance y objetivos del proyecto, así como de la ejecución eficiente y eficaz de contratista y la interventoría contractual. los recursos del SGR. La entidad ejecutora debe asegurar la custodia del archivo físico del proyecto Las entidades ejecutoras deben velar por el cumplimiento de los indicadores desde la aprobación hasta su liquidación y cierre. formulados para la medición del proyecto. Recuerde que la ejecución de proyectos culmina con la expedición del acto Se debe controlar la ejecución del proyecto según la programación indicada, administrativo de cierre y su registro en el aplicativo GESPROY-SGR. con el fin de evitar retrasos. La entidad ejecutora debe remitir la información solicitada por el Sistema de La información de la programación y avances de ejecución de los proyectos Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE) en los plazos y debe mantenerse actualizada en el GESPROY – SGR por la entidad designada condiciones estipulados.
Manejo financiero a través de cuentas maestras El DNP dispuso para el manejo de los recursos del SGR de una herramienta informática4 para el reporte de información mensual por las entidades ejecutoras de los saldos y movimientos, excedentes de liquidez y medidas cautelares de embargo a estos recursos, así como del uso de los recursos asignados por concepto de fortalecimiento. Los recursos del SGR deben manejarse sólo en las cuentas maestras autorizadas 5 o registradas6 por el DNP, para ese fin. El giro de recursos provenientes de los fondos del SGR se realiza por proyecto siempre y cuando se encuentre contratado, información que debe encontrarse registrada en el aplicativo GESPROY-SGR; lo anterior, exceptuando las asignaciones directas y el 40% del FCR (Asignaciones específicas). Los convenios con los bancos, mediante los cuales se constituye la cuenta maestra deben cargarse en el Aplicativo de Cuentas del SGR. Las cuentas bancarias donde se administran recursos del SGR deben generar rendimientos financieros, estar exentas de Gravámenes a Movimientos Financieros (GMF) y utilizar las trasferencias electrónicas como único mecanismo para el movimiento de recursos (cuentas maestras). Los rendimientos financieros derivados de los recursos del SGR diferentes de asignaciones directas, se deben reintegrar a la Cuenta Única administrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según el procedimiento 7señalado por éste. Los recursos del SGR, no pueden mezclarse (no hacen unidad de caja) en una misma cuenta con otros recursos de su municipio o departamento Los recursos del SGR sólo pueden ser girados a los contratistas registrados como tales en los diferentes aplicativos del SMSCE. Los recursos del SGR, así como las rentas incorporadas en el Sistema, son inembargables. En el evento en que se apliquen medidas cautelares, le corresponde a la entidad afectada, realizar las gestiones pertinentes ante el despacho judicial. Las entidades deben seguir el procedimiento establecido por el DNP para la cancelación de las cuentas autorizadas y registradas, y efectuar el reporte de las cuentas hasta que se surta dicha cancelación en el aplicativo dispuesto por el DNP (Circular 007 de 2012).
4 5 6 7
Aplicativo web de cuentas “Reporte de información de cuentas y excedentes de liquidez de recursos del SGR”. Para el manejo de los recursos de asignaciones directas del SGR Para el manejo de los recursos de los fondos del SGR (FDR, FCR y FCTeI) Circular externa 014 de 2014 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
www.sgr.gov.co
Reporte de Información en el marco de la ejecución de proyectos En desarrollo del SMSCE el DNP realiza procesos de recolección, consolidación, verificación, análisis y retroalimentación de información a través de un conjunto de sistemas de información en línea que permite la gestión de información de los proyectos aprobados (GESPROY – SGR) y manejo de cuentas (Cuentas SGR), que además son objeto de consulta por los órganos de control y al público en general a través maparegalias.sgr.gov.co Para el acceso a estos sistemas de información, los gobernadores y alcaldes electos, deben solicitar por oficio dirigido a la mesa de ayuda del SGR, a través del correo infosgr@dnp.gov.co, la creación de los nuevos usuarios de la entidad para el Representante legal, Tesorero o Secretario de Planeación, aportando la documentación respectiva referenciada en la página principal de ingreso a los aplicativos 8. Consulte la 9 Circular 234 de 2015 expedida por el DNP. El reporte de la información de aprobación y ejecución de proyectos, presupuestal y financiera debe realizarse en los plazos establecidos:
i) En los primeros 15 días de cada mes para la información de los movimientos de la cuenta (aplicativo Cuentas-SGR) y de programación y ejecución de los proyectos (aplicativo GESPROY-SGR); y ii) dentro del mes siguiente al trimestre para la información presupuestal (Categorías FUT-SGR). La información reportada al SMSCE debe ser consistente, actualizada, validada y corresponder con los soportes documentales que reposan en la entidad, toda vez que ésta información será de conocimiento público, a través de la plataforma Mapa regalías. Recuerde que el aplicativo GESPROYSGR es una herramienta de gestión de los proyectos de inversión aprobados por el OCAD, por consiguiente, la entidad ejecutora debe mantener la información de los proyectos actualizada en este aplicativo. La información registrada en los aplicativos GESPROY-SGR y Cuentas SGR que no se encuentra en estado aprobado y enviado no se considera enviada al DNP. La sola elaboración de
los registros no valida su contenido.
que demuestren su cumplimiento.
El desconocimiento de los aplicativos y del deber de reportar la información no exime a la Entidad de la obligación de registro de la información ni del inicio de procedimientos administrativos por el DNP (ej. suspensión de giros) que se deriven de su incumplimiento.
Con el objeto de fortalecer los instrumentos de apoyo a la gestión y la efectividad en el reporte de la información requerida por el SMSCE, la Comisión Rectora ha asignado recursos del SGR a las entidades territoriales para estos fines, lo cuales han sido empleados en la adquisición de bienes o servicios, para el mejoramiento de la infraestructura tecnológica, incluido el suministro de la misma y la contratación del recurso humano.
La entidad ejecutora debe mantener la información actualizada en los aplicativos, independientemente del estado de contratación para la ejecución del proyecto. La información presupuestal y financiera debe reportarse a través de las categorías del SGR en el Formulario Único Territorial - FUT (Ingresos, Gastos y Transferencias), en los términos y plazos establecidos por la Contaduría General de la Nación. Recuerde que cumplido el término para reporte extemporáneo, el aplicativo se cierra definitivamente.
El DNP ha dispuesto de una mesa de ayuda (571 3815000 ext 3971 / 74) y infosgr@dnp.gov.co para dar asistencia técnica general a las entidades ejecutoras u orientar sus inquietudes sobre los recursos del SGR al área competente.
El DNP mide trimestralmente la gestión de los proyectos de las entidades ejecutoras a través de un índice en términos de transparencia, Las entidades ejecutoras deben eficacia, eficiencia y medidas de diligenciar y allegar oportunamente el control, cuyos resultados son de Plan de Mejora que se establece en la público conocimiento. visita de seguimiento o evaluación del SMSCE, y aportar los documentos
Acciones de Control del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación – (SMSCE) a) Procedimientos Preventivos Son causales para iniciar procedimiento preventivo: no registrar información; no ejecutar las acciones de mejora y ejecutar acciones que representen inminente peligro de uso indebido de los recursos de regalías. Ÿ En el procedimiento preventivo la entidad tiene únicamente 5 días para rendir explicaciones. Ÿ La medida de suspensión preventiva de giros no es una sanción y no tiene término de duración; se mantiene hasta que la Entidad acredite que superó la causal que dio origen a la medida. Ÿ Para el levantamiento de la medida preventiva simplemente debe acreditar que subsanó la causal que le dio origen. Ÿ Si tiene dudas sobre el procedimiento preventivo se encuentra disponible el correo procedimientopreventivo@dnp.gov.co Ÿ
b) Procedimientos Correctivos y Sancionatorios Ÿ Las medidas correctivas y sancionatorias son: la suspensión de giros, la no aprobación de proyectos con cargo a los recursos de los Fondos del SGR, la desaprobación del proyecto con su consecuente devolución de recursos, la imposición de multas y la designación de un gestor temporal. Ÿ Si el representante legal acepta la notificación electrónica en las actuaciones administrativas, debe manifestarlo expresamente, indicando el correo electrónico al cual se enviarán las actuaciones. Ÿ El representante legal puede solicitar ser escuchado en versión libre en el procedimiento correctivo y sancionatorio en cualquier momento. Ÿ Cualquier información sobre el trámite de los procedimientos correctivos y sancionatorios, pueden comunicarse al teléfono (071) 3815000 ext. 370, o al correo pacs@dnp.gov.co
c) Reportes a Órganos de Control Los incumplimientos de naturaleza contractual, presupuestal y contable que se evidencien en la labor del SMSCE serán reportados a los Órganos de Control teniendo en cuenta que el DNP no tiene competencia sobre los mismos. Ÿ Las presuntas omisiones a las funciones que le correspondan a los OCAD o sus Secretarías Técnicas serán objeto de reporte a Órganos de Control. Ÿ Las decisiones que se profieren dentro de los procedimientos administrativos que se adelanten en el marco de las labores del SMSCE se informan a los Órganos de control. Ÿ Las entidades ejecutoras o beneficias de recursos del SGR pueden conocer los reportes efectuados a Órganos de Control a través de https://www.sgr.gov.co/SMSCE/ControlSGR.aspx Ÿ
Como soporte de la información señalada, debe consultar en la página de internet www.sgr.gov.co, el link normativa, en donde encontrará la reglamentación que sobre el Sistema General de Regalías se ha expedido, tales como leyes, decretos, acuerdos, circulares y resoluciones, así como los procedimientos aplicables. 8 9
Ver: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n.aspx Orientaciones del SMSCE en el ciclo de los proyectos de inversión
www.sgr.gov.co