PRÉPARATION DE COMMISSION D’AIDE À LA MOBILITÉ
4 OUTILS
PRÉPARATION DE COMMISSION D’AIDE À LA MOBILITÉ
Pôle Conseil
DEMANDE DE DOSSIER + RDV
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Question du respect des deadlines
Equipes artistiques
RÉCEPTION DES DOSSIERS DE DEMANDES D’AIDES
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Boîte email dossiers-diffusion@occitanie-en-scene.fr
Coordinatrice administrative
CLASSEMENT BOÎTE EMAIL
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Méthode de classement et de traitement
Coordinatrice administrative
SAISIE FILEMAKER
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Mise à jour fiches structure BDD Saisie de la demande d’aide
Coordinatrice administrative
CRÉATION DOSSIERS DE DEMANDE SUR LE SERVEUR PAR DATE DE COMMISSION
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Classement des dossiers de demande par n° de dépôt
Coordinatrice administrative
CRÉATION DU TABLEAU PARTAGÉ ET REMPLISSAGE
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Création de la matrice sur le bureau Dépôt du tableau sur nextcloud Remplissage de tout le tableau sauf proposition de montant des aides
Pôle Conseil
POURSUITE REMPLISSAGE DU TABLEAU PARTAGÉ
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Proposition de montant d’aide, RC ou pas et commentaires Si erreurs dans le tableau les indiquer à la coordination administrative
Pôle Conseil
MISE À JOUR DOCUMENT RÉSEAUX
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Sur serveur
Coordinatrice administrative
CRÉATION BILAN CHIFFRÉ DES AIDES N-1 POUR LA PREMIÈRE COMMISSION DE L’ANNÉE
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Sur serveur
Coordinatrice administrative
SAISIE ET MISE À JOUR DES DEMANDES SUR FILEMAKER
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Droit de modification du tableau sur nextcloud supprimé pour le pôle conseil Mise à jour du filemaker : fiches structure BDD, toutes modifications nécessaires autres et saisie des propositions de montants d’aides
Coordinatrice administrative
CRÉATION ODJ
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Sorties filemaker des demandes ER, HR + création tableau pour dossiers révisés, sorties des données depuis Redash pour demandes bourses à la mobilité et autres conventions Export pdf du document réseaux Impressions des documents pour la commission
Direction
ENVOI ODJ
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Invitation et envoi de l’ODJ par email (via extranet)
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