TRAITEMENT DE COMMISSION D’AIDE À LA MOBILITÉ
5 OUTILS SUPPLÉMENTAIRES
TRAITEMENT DE COMMISSION D’AIDE À LA MOBILITÉ
Coordinatrice administrative
SAISIE PROPOSITION SUR LE TABLEAU PARTAGÉ PENDANT LA COMMISSION
>
Directement sur nextcloud
Pôle Conseil
SAISIE COMMENTAIRES SUR TABLEAU PARTAGÉ
>
Directement sur nextcloud
Pôle Conseil
RETOURS CIES POST-COMMISSION
>
Aide attribuée, avec ou sans RC, refus Demandes de coût plateau et informations pour annexe 2
Direction
VALIDATION DES MONTANTS DES AIDES
>
Envoi tableau pdf sur le rocket de coordination des dispositifs d’aide
Coordinatrice administrative
DÉPÔT TABLEAU AIDES VALIDÉES SUR SERVEUR
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR FILEMAKER
>
> Montant des aides, refus et autres modifications nécessaires
Pôle Conseil
RETOURS CIES POST-COMMISSION
>
Montants des aides Demandes de coût plateau et informations pour annexe 2
Coordinatrice administrative
COURRIERS, NOTIFICATIONS, MATRICE COMPTE-RENDU FINANCIER POUR AIDES EN RÉGION, ET COURRIERS DE REFUS
>
Edition depuis filemaker
Coordinatrice administrative
COURRIERS, CONVENTIONS ET COURRIERS DE REFUS
>
Rédaction des courriers et conventions depuis libreoffice si informations reçues pour coût plateau et annexe 2 Création des conventions sur extranet Création des n° de chrono d’envoi des courriers
Coordinatrice administrative
MISE EN SIGNATURE DE L’ENSEMBLE DES ÉLÉMENTS
>
via Maarch
Coordinatrice administrative
DÉPÔT DES PREUVES DE SIGNATURE SUR LE SERVEUR
>
Dans les dossiers classés par n° de dépôt
Coordinatrice administrative
SCAN DES ÉLÉMENTS SIGNÉS SAUF CONVENTIONS
>
Création d’un n° de chrono avec l’ensemble des notifications et courrier de refus pour que le pôle conseil puisse y avoir accès
Coordinatrice administrative
IMPRESSIONS, MISE SOUS PLI ET ENVOI
>
Courriers postal ou Maileva ? Envoi des éléments avec le récap des aides
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR TABLEAU PARTAGÉ
>
Saisie des n° de notifications et de conventions d’aide
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR FILEMAKER
>
Saisie des n° de conventions d’aide
Sortir les éléments par discipline depuis Filemaker Inscrire le code analytique en face de chaque aide attribuée Indiquer s’il s’agit de dossier révisé Indiquer le n° de convention lorsqu’il s’agit d’une aide à la mobilité avec RC Ajouter un export des conventions d’aide avec RC depuis redash Transmettre les exports et une copie de chaque notification d’aide au comptable (en lui imprimant ou via son dossier échanges ») Déport de l’export sur le serveur dans le dossier « PV » de la commission
Coordinatrice administrative
SORTIE DES EXPORTS POUR LA COMPTABILITÉ
>
Coordinatrice administrative
SORTIE DU PV DE LA COMMISSION
>
Direction
VALIDATION DU PV DE LA COMMISSION
>
Relecture pour validation
Coordinatrice administrative
SIGNATURE DU PV
>
Envoi via Maarch au Bureau puis réception du document signé avec preuve de signature pour dépôt sur le serveur (dossier « PV » de la commission)
Sortir les éléments depuis Filemaker : En région, Hors Région, Demandes annulées, Demandes refusées, Dossiers révisés Sortir les éléments depuis Redash : Demandes de bourses attribuées et autres Conventions traitées lors de la commission Tout checker avec le tableau des aides validées
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