Améliorer notre communication interne Fluidifier la communication interne Mettre en actions les principes RSO de l'association Préciser les canaux synchrones / asynchrones pour notamment abaisser la charge cognitive
ENJEUX
Eviter l'interprétration individuelle de chaque mode de communication et tendre vers des usages harmonisés entre tous les membres de l'équipe Rappeler les principes du droit à la déconnexion en lien avec l'adoption d'une charte spécifique à ce sujet
Définition d'un seul canal de communication d'urgence à respecter Prioriser le stochaeg de document sur le Serveur Eviter de dé-mutiplier l'information sur différents canaux de communication Respecter le classement des documents (cf. document arborescence classement) Formaliser le fait que l'outil de communication pour les échanges internes est Rocket.Chat S'inspirer fortement Nétiquette et la décliner dans la communication interne (et externe)
https://fr.wikipedia.org/wiki/N%C3%A9tiquette utilisation d'outils tels Passcheck
Sécuriser les échanges, veiller au respect des réglementations relatives à la protection des données personnelles
formalisation d'une charte relative aux outils numériques rappel de l'information sur les données personnelles (RGPD salarié·e·s) Pas d'hébergement sur des plateformes GAFA ou étranger (exemple Google Drive, Office 360, etc.)
Passerelles Rocket.Chat > WhatsApp, SMS, etc.
PRINCIPES
Intégration ONLYOFFICE Rocket.Chat et FileRun
Mettre en oeuvre la priorité (cf. RSO) donnée à l'usage d'outils Libres, Open Source Veiller à l'ouverture de nos données (OpenData) Favoriser et prioriser l'auto-hébergement Limiter strictement l'hébergement de données hors France ou auprès des GAFA
Désinstallation Jitsi Chat Synchronisation données utilisateur LDAP / iceHRM / extranet / etc. Affichage interne
Formation de l'équipe sur l'OpenData Proscrire en interne l'usage d'outils privatifs ou propriétaires > chercher les alternatives Libre et/ou OpenSource Proscrire en interne l'usage d'outils de type SAAS > chercher les alternatives auto-hébergées
SUITES
Regrouper notre "affichage numérique" Continuer de déployer une administration centralisée des comptes utilisateur·rice (OpenDirectory / LDAP)
Formation interne accueil
Mise en place d'un guide pour l'administrateur informatique
Accueil Outil d'info "Quel outil pour quel usage" ?
Convention de datage des fichiers (AAAAMMJJ) Usage des codes analytiques S'approprier et respecter les conventions internes Respecter le classement des documents (cf. document arborescence classement)
HelloIT Deux portes d'entrée pour retrouver tous nos outils
Respecter les "dossiers-type" mis en place sur le serveur pour normaliser le classement et stockage
Homer (https://accueil.bureau.occitanie-en-scene.fr) Mieux former les nouveaux utilisateurs
accès à distance via Filerun
Mettre ces informations à disposition sur le guide de procédures
à venir accès ONLYOFFICE pour permettre l'édition directe des documents sans devoir les télécharger et les remettre Serveur https://privatecalc.occitanie-en-scene.fr/groupes-serveur-rocket
Groupe de travail mis en place pour suivre cette structuration
Le canal d'urgence à respecter est le SMS
respect de la nomenclature de classement et des dossiers modèles
URGENCE
un accès d'urgence pour télécharger/récupérer les documents > (https://finder.bureau.occitanie-en-scene.fr) transfert en court vers un nouvel outil transfert en court vers un nouvel outil
On double la communication d'urgence sur un autre outil si vraiment besoin (si et seulement si)
Un guide pour la documentation technique
transfert en court vers un nouvel outil utilisation des formulaires à développer pour structurer les données
L'annuaire interne de l'équipe est iceHRM > ne pas dupliquer ailleurs
Système d'information à OES : - Canaux de communication - Outils de communication interne
Des guides utilisateur
Un Wiki pour les bilans
POUR NOUS
N'est pas un outil de communication professsionnelle C'est un outil informel d'échanges, auto-géré par l'équipe, entre les membres de l'équipe WhatsApp Equipe
Outils RH / dossiers personnel > iceHRM Centralisation de l'ensemble de l'information RH sur IceHRM
Tous les membres de l'équipe n'y sont pas présent·e·s (ne peut être imposé)
module "relevé utilisation voitures" à déployer prochainement
Ne peut donc être imposé comme mode de communication professionnelle
bientôt remplacé par OpenSupports
HelpDeskPro > pour le suivi des "incidents/interventions" techniques
Bascule de l'affichage papier vers un affichage numérique
veiller à ce que les répones soient toutes consignées en commentaire
Mise en place d'une navette courrier Montpellier/Toullouse à l'étude
Affichage dans les locaux et casiers courrier
documentation à communiquer à l'équipe en ce sens
nomenclature à respecter
Pour les images
RatticDB
Mise en place d'une FAQ pour répondre aux questions récurentes, non prévues par les guides
Pics / Lutim
Pour les fichiers volumineux
Filez
SMS (pro/perso)
OUTILS DE PARTAGE DE FICHIERS (pour éviter la multiplication des stockages)
Canal d'urgence uniquement Utilisé comme outil synchrone ET asynchrone > en conséquence il ne peut être attendu systémtiquement une réponse immédiate
ownCloud / Nextcloud eXtplorer
Par projet Framadate
ORGANISER UN RDV
Par action Nécessité d'adopter et respecter une arborescence / nomenclature des fils de discussion
Et replay
OUTILS
Outil privilégié en interne
Par groupe de travail En cohérence avec notre arborescence (analytique / serveur)
Vidéo > BigBlueButton Utiliser les fonctions sondage, affichage de document plutôt que partage d'éran, etc.
Mise en place et respect de règles de nommage
Module de formation vidéo / tutoriel à mettre en place
Groupe de travail mis en place pour suivre cette structuration Jitsi meet
CONFERENCE
1 fil de conversation = 1 sujet
Audio > Mumble
utilisation des fonction répondre pour respecter la structuration des discussions Principes à respecter sur Rocket.Chat
Respecter structuration Pads privé/public
utilisation des fonctions de recherche pour éviter de multiplier les échanges
Etherpad Nettoyer les pads très longs de manière périodique Respecter privé/public
https://privatecalc.occitanie-en-scene.fr/groupes-serveur-rocket
1 discussion = 1 objet Rocket.Chat
Téléphone (OVH)
Scrumblr
utilisation des fonction présent·e / absent·e / en télétravail pour communiquer sur sa disponibilité et indiquer s'il est possible d'envisager un échange de type synchrone à un moment donné
PRENDRE DES NOTES ECRIRE A PLUSIEURS
Respecter privé/public
Définir une arborescence sujets / groupes de travail
Ethercalc Mettre en place un formulaire de recherche pour retrouver les calcs
Mise en place d'un module de formation vidéo Tagtool
Intégration etherpad à Rocket.Chat pour faciliter la prise de notes Reste à faire (au 15/02/2021)
Draw.io Excalidraw
Intégration ONLYOFFICE à Rocket.Chat pour faciliter l'usage collaboratif REPRESENTER
Mise en place d'une plateforme entre Rocket.Chat et les autres outils (WhatsApp, Jabber, etc.)
Tagtool
Mise en place d'une passerelle ou modalité de transfert Mail vers Rocket.Chat
Outil de plannification et/ou priorisation
Utilisé notamment pour le travail collaboratif de suivi des équipes Kanboard
Accessible via le calendrier
Extranet S'ORGANISER / PLANNIFIER
Responsabilité collective d'alimenter la base de données
Calendriers Kerio / iCal Jitsi Chat
Loomio Limesurvey
Utilisé notamment pour le travail collaboratif de suivi des lieux
CANAUX
Tutoriel base de données à utiliser par toutes et tous
Suppression sur les postes de travail > remplacé par Rocket.Chat C'est un outil par nature asynchrone ne pas pré-supposer du détail de réponse possible ou attendu
SONDER / VOTER / DECIDER
Framadate
Utilisé exclusivement pour la communication externe ou une information interne très formelle (note de service, etc.) Le mail n'est pas un outil synchrone. Sachez apprécier le délai d'attente d'une réponse que vous attendez. Pas d'impatience ! (sinon ce n'est pas le bon canal) Le sujet d'un message devrait refléter son contenu. Mieux vaut éviter de traiter plusieurs sujets dans un email. Un seul sujet par email.
L'écriture en capitales est considérée comme une parole criée, il est donc préférable d'éviter de l'utiliser. Nétiquette L'email (en dehors des newsgroups, ou mailing lists) n'est pas un outil de discussion. Les discussions, doivent prévilégier des supports qui leurs sont adaptés (en interne Rocket.Chat) En général, il est mal vu de poser une question dont la réponse aurait pu être trouvée moyennant une recherche préalable Le transfert d'un message sans autre ajout de commentaire n'est pas respectueux. Principes à respecter Les règles de politesse (Bonjour, etc.), de ponctuation, etc. s'appliquent même par email. Niveau d'urgence (utiliser les indicateurs d'urgence à bon escient) + TU ou TTU dans l'objet quand réellement nécessaire Répondeur > paramétrer son répondeur en cas d'absence Utilisation d'adresses partagées pour faciliter le suivi (administration, direction, etc.) depuis l'externe Mailing list internes
A supprimer veiller à respecter les principes rappelés dans le guide de procédures veiller à l'utilisation des ressources (invitations salles de réunion, visio, Zoom, voitures, etc.) vérification préalable de la disponibilité avant d'envoyer une invitation > ne pas laisser l'invité devoir arbitrer en cas d'invitations multiples
Calendrier
ajout des liens dans les invitatons > visio > ordres du jour et comptes-rendu (pad) ne pas utiliser d'acronyme dans les évènements veiller à ce que tout rendez-vous avec un invité fasse l'objet d'une fiche sur la base de données pour l'alternance télétravail / bureau : indiquer en "journée entière" le mode de travail sur la semaine à venir utiliser les calendriers partagés : évènements professionnels, coreps, etc.
Réunions
systématisation de l'animation avec fonctions déléguées CARDON sur toutes les réunions (à partir de 3 personnes)