MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DE L’ÉQUIPE SALARIÉE D’OCCITANIE EN SCÈNE Dossier suivi par : Yvan GODARD Ligne directe : +33 (0)4 67 66 90 86 Mobile : +33 (0)6 71 68 36 12 Mail : y.godard@occitanie-en-scene.fr
Préambule
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L'article 4.9 de la convention collective nationale de l'animation, du 28 juin 1988, applicable à l’association, prévoit, selon l’avenant n° 103 du 8 février 2007 relatif aux frais professionnels les dispositions suivantes : « Chaque entreprise détermine un barème de remboursement des frais professionnels et le communique par écrit à ses salariés. À défaut, il sera fait usage du barème fiscal en vigueur. » Le Bureau de Occitanie en scène, anciennement Réseau en scène Languedoc-Roussillon, avait arrêté les barèmes de prise en charge suivante : → en date du 17 septembre 2008, il a été décidé que l’usage des véhicules personnels est soumis à un remboursement forfaitaire appuyé sur la première tranche du barème fiscal et que l'association suivra les valorisations de ce barème, → en date du 5 février 2009, il a été décidé que les repas seraient remboursés aux salariés sur la base d’une indemnité forfaitaire, appuyée sur le barème publié annuellement par l’ACOSS. Pour les autres types de dépenses, un guide de procédures interne a été mis en place et a fait l’objet d’évolutions successives. Les dispositions existantes au sein de l’association ne sont plus adaptées à l’organisation actuelle de l’association, notamment au regard : → du développement des projets et missions réalisées à l’étranger, → du développement de l’équipe, avec des salariés non rattachés au siège de la structure. Seront ainsi distingués ci-dessous deux cas de figure : ▪ les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement au siège de l’association, ▪ les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement en télétravail – depuis leur domicile ou des lieux mis à disposition de l’association - ou en déplacement). → d’une attente d’un formalisme et d’un contrôle plus forts en ce qui concerne les frais professionnels, notamment dans le cadre de projets européens, etc.
La présente procédure relative aux remboursements de frais professionnels engagés par les salarié·e·s dans le cadre de leurs missions vient répondre à ces différentes problématiques, en actualisant les modalités et formalités de prise en charge et de remboursements des frais professionnels, tout en tenant compte des usages en vigueur au sein de la structure. 1. Cadre général Selon les règles applicables énoncées par l’URSSAF : Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le ou la salarié·e pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur·euse. Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme : • d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs, • d’un versement d’allocations forfaitaires, • de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions. Au sein d’Occitanie en scène, et selon les types de dépenses concernées, les deux premières options sont retenues.
C
Les frais professionnels engagés par les salarié·e·s d’Occitanie en scène dans le cadre de leur mission sont remboursés par l’association au regard du cumul des conditions suivantes : • la mission est réalisée dans le cadre du projet d’activités de l'association, • la mission entraîne un surcoût pour le ou la salarié·e, • la mission est réalisée avec l’accord formalisé de la direction, celui-ci prenant la forme d’un ordre de mission dématérialisé spécifique (outil IceHRM) ou d’un ordre de mission permanent, • les frais présentés en remboursement respectent les modalités (forfaits, plafond, pièces justificatives, etc.) énoncées dans les paragraphes suivants. 2. Ordre de mission préalable Tout remboursement de frais professionnels est soumis à la demande et la validation par la direction de l’association d’un ordre de mission. Aucune dépense engagée sans être explicitement couverte par un ordre de mission préalable ne pourra être prise en charge par l’association. Plusieurs types d’ordres de missions sont mis en place : • des ordres de missions permanents sont rédigés et annexés aux contrats de travail. → À l’exclusion de la direction, ces ordres de mission permettent de couvrir les missions permanentes de l’association réalisées à l’échelle du territoire de la Région Occitanie exclusivement. → Ces ordres de mission ne peuvent en aucun cas couvrir l’utilisation d’un véhicule personnel, qui doit faire l’objet d’un ordre de mission spécifique. → Or exception mentionnée explicitement, ces ordres de mission permanents ne peuvent généralement couvrir que l’engagement de frais d’hébergement et de restauration, respectant les modalités (forfaits, plafond, pièces justificatives, etc.) énoncées dans les paragraphes suivants. Dans ce cas, l’engagement d’autres types de dépenses doit systématiquement faire l’objet d’un ordre de mission spécifique et ne peut être couvert par un ordre de mission permanent. • des ordres de missions spécifiques sont mis en place au moyen d’un outil dématérialisé (IceHRM). Ces ordres de missions doivent être renseignés en amont de la mission et validés par un membre de la direction pour être valides. Ces ordres de missions mentionnent notamment : ◦ le nom, prénom et la fonction du ou de la salarié·e concerné·e, ◦ le lieu de la mission, ou les lieux de la mission, ◦ les lieux de départ et d’arrivée, ◦ l’objet de la mission (activité ou projet concerné, objet de la réunion, etc.) ◦ les dates de début et de fin de la mission, ◦ le code analytique de rattachement, ◦ le ou les modes de transport associés à la mission (dans le respect des dispositions suivantes), ◦ les types de dépenses associées à cette mission (dans le respect des dispositions suivantes) et leur montant prévisionnel. Un ordre de mission présenté par un·e salarié·e, qui ne répond pas aux dispositions prévues par la présente procédure peut être rejeté par la direction : aucune dépense ne peut dans ce cas être engagée et remboursée au ou la salarié·e concerné·e. Un ordre de mission peut être corrigé à la demande de la direction, pour se conformer aux dispositions de la présente procédure, avant validation. 3. Note de frais et paiement Les frais professionnels sont remboursés au ou à la salarié·e, sur présentation d’une note de frais en bonne et due forme, accompagnée de l’ensemble des justificatifs originaux nécessaires (voir ci-dessous). Les notes de frais sont réalisées au moyen d’un outil spécifique, en ligne, hébergé sur l’extranet de l’association. Chaque note de frais, horodatée et numérotée, doit mentionner : ◦ le nom, prénom du ou de la salarié·e concerné·e, ◦ la référence à l’ordre de mission spécifique s’il y a lieu, ◦ le lieu de la mission, ou les lieux de la mission, ◦ les lieux de départ et d’arrivée, ◦ l’objet précis de la mission (activité ou projet concerné, objet de la réunion, etc.) ◦ les dates de début et de fin de la mission, ◦ le code analytique de rattachement, ◦ les types de dépenses associées à cette mission et leur montant. Elles sont transmises à la direction de l’association, qui vérifie la complétude des justificatifs, les vise pour comptabilisation et mise au paiement. Les notes de frais doivent être présentées complètes et signées, dans un délai maximum de 6 mois pour pouvoir être comptabilisées et payées.
4. Avances sur frais professionnels Pour éviter que les salarié·e·s n’aient à assurer, sur leur trésorerie personnelle, les délais entre l’engagement des dépenses et leur remboursement effectif, il est mis en place un dispositif d’avance permanente sur frais professionnels. Une avance permanente peut ainsi être versée aux salarié·e·s amené·e·s à engager de manière régulière des frais professionnels. Le montant de l’avance est décidé par la direction, et s’appuie sur une évaluation correspondant au maximum à la moyenne mensuelle des frais engagés par le ou la salarié·e ou un·e salarié·e sur un poste similaire sur les douze derniers mois. Cette avance est soumise à la signature (numérique, outil IceHRM) d’une demande explicite du ou de la salarié·e, acceptant l’ensemble des dispositions afférentes. L’avance est remboursée à l’association lors de la fin du contrat de travail ou lors de la rupture de celui-ci. Le ou la salarié·e autorise ainsi l'association Occitanie en scène à lui prélever le montant correspondant sur toute somme qui lui serait due au terme de son contrat de travail. En cas d’évolution des missions d’un·e salarié·e, le montant de l’avance peut être révisé, à la hausse ou à la baisse. 5. Remboursement des frais déplacements/transports En cohérence avec les engagements de l’association pris pour réduire son empreinte écologique, les modes de déplacements doivent être choisis, au regard du contexte de chaque mission : • en privilégiant dès que possible les transports en communs et transports collectifs, • en évitant lorsque des alternatives sont possibles l’usage des modes de transports les plus polluants (avion notamment), • en développant l’usage du co-voiturage, que ce soit au sein de l’équipe, ou plus largement avec les structures partenaires de l’association. 5.1. En train : • Les remboursements des trajets réalisés en train sont pris en charge sur la base du tarif seconde classe pour les déplacements inférieurs à 200 km et en première classe pour les trajets supérieurs à 200 km. • Les billets de train doivent être achetés en respectant un principe d’économie (préférence pour les tarifs promotionnels lorsque cela est possible, usage de cartes de réduction ou d’abonnement, etc.). • Le billet de train original, mentionnant le trajet, la classe et le tarif payé, doit être joint à la note de frais. • Il est rappelé que les e-billets ne sont pas des justificatifs comptables probants : les notes de frais présentant des e-billets doivent donc être accompagnées, outre le e-billet (email, confirmation de réservation, etc.) d’un justificatif de voyage effectué ou d’achat, obtenu auprès de l’agence de voyage ou du transporteur. Pour la SNCF, ce justificatif doit être imprimé, une fois le voyage réalisé, au guichet, sur une borne voyageur, ou sur internet (https://formulaire.sncf.com/fag-front/forms/justif/blocks/BlocNomDv). Les deux documents doivent être joints à la note de frais. 5.2. En avion : • En conformité avec les engagements de l’association sur le plan de sa responsabilité sociale, tous les déplacements dont le trajet peut être réalisé en train pour une durée inférieure ou égale à deux heures trente ne peuvent être réalisés en avion. Une dérogation peut toutefois être sollicitée, au moyen de l’ordre de mission, en cas d'impérieuse nécessité (caractère urgent du déplacement, horaire ne permettant pas d’utiliser le train, etc.). • Les trajets en avion doivent être réalisés selon un principe d’économie (préférence aux tarifs promotionnels lorsque cela est possible, usage de cartes de réduction ou d’abonnement, etc.). • Pour tout billet dont le tarif est supérieur à 500 €, la traçabilité des modalités de mise en concurrence (comparateur de prix, demandes de devis, etc.) doit être assurée, en annexe à la note de frais. • Pour tous les trajets réalisés en avion, doivent être joints à la note de frais la facture d’achat (à solliciter auprès de la compagnie ou de l’agence de voyage) et les cartes d'embarquement (y compris cartes d'embarquement électroniques). Les deux justificatifs doivent être joints systématiquement. La seule facture du billet ne peut être considérée comme un justificatif probant. 5.3. En voiture : • De manière générale, les trajets en voiture doivent être réalisés prioritairement au moyen d’une voiture de service, ou d’une voiture en auto-partage ou en location, suivant les contrats mis en place par l’association. L’usage des véhicules personnels doit rester exceptionnel et est soumis à une autorisation préalable systématique formalisée au moyen de l’ordre de mission. • Les trajets réalisés en voiture doivent faire l’objet d’un principe d’économie, et d’une comparaison entre les différentes solutions possibles (auto-partage, location, véhicule de service, voire véhicule personnel, etc.). • Lors d’une location d’un véhicule, une traçabilité de la mise en concurrence des fournisseurs est réalisée (devis, comparateur de prix, etc.). • Les trajets entre le domicile et les locaux de l’association ne peuvent faire l’objet d’aucune prise en charge. • Les missions peuvent exceptionnellement être prises en charge au départ du domicile du ou de la salarié·e, lorsque la mission entraîne un surcoût pour le ou la salarié·e par rapport au trajet habituel. Ce cas de figure doit faire l’objet d’une demande et d’une autorisation systématique préalable au moyen d’un ordre de mission. • Lors de l’utilisation des véhicules de service, chaque salarié·e veille à renseigner le carnet de bord permettant d’assurer la traçabilité de l’utilisation de ces véhicules.
5.4. En transports en commun et transports locaux • Comme pour les voyages en train ou en avion, le seul titre de transport ne peut être considéré comme un justificatif comptable probant. Il doit être impérativement accompagné d’une facture. 6. Remboursement des frais de repas 6.1. Forfaits repas : • Les repas, sauf exception expresse autorisée par la direction, sont pris en charge au sein d’Occitanie en scène sous la forme d’une indemnité forfaitaire de forfait repas, dont le barème est fixé annuellement par l’ACOSS. • Hors exception motivée et autorisation expresse de la direction, les forfaits repas sont pris en charge seulement dans les cas où le ou la salarié·e est contraint·e de prendre son repas au restaurant et est immobilisé·e professionnellement entre 12h et 14h pour la pause méridienne et entre 20h et 22h en soirée (exemple : pas de remboursement de repas le soir pour une journée se terminant à 20h). • Les réunions au restaurant (avec ou sans partenaires extérieurs) doivent être systématiquement autorisées préalablement par la direction. • Les forfaits repas ne peuvent pas être remboursés si le repas est par ailleurs pris en charge par un partenaire dans le cadre d'une convention, d'un projet de coopération ou d'un financement spécifique (notamment européen). • Les indemnités forfaitaires de repas sont versées sur la base de la production d’un justificatif de paiement d’un repas au restaurant, de manière forfaitaire : l’indemnité forfaitaire est versée quel que soit le montant de la note de restaurant présentée en annexe à la note de frais. • Lorsqu’un remboursement de repas est effectué par Occitanie à un·e salarié·é, il lui est déduit le titre restaurant auquel il ou elle a habituellement le droit pour chaque journée travaillée. Règle spécifique aux repas de la pause méridienne : • Aucune indemnité de forfait repas ne peut être versée pour la pause méridienne si le lieu de la mission professionnelle est réalisée à moins de 15 km du lieu de travail principal, c’est-à-dire : → à moins de 15 km du siège social pour les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement au siège de l’association, → à moins de 15 km de leur domicile pour les salarié·e·s dont l’activité est réalisée majoritairement en télétravail, depuis leur domicile ou des lieux mis à disposition de l’association. Règles spécifiques aux repas pris en soirée : • Les repas du soir associés à une prise en charge d’un hébergement sont pris forfaitairement en charge sur la base d’une indemnité forfaitaire de repas, dont le barème est fixé annuellement par l’ACOSS, et sur production d’un justificatif de paiement d’un repas au restaurant. • Pour les déplacements en soirée (notamment à l’occasion de spectacles) sans hébergement sur place, une indemnité dite de « panier-repas », dont le barème est fixé par l’ACOSS, est versée forfaitairement. 6.2. Invitations au restaurant • Les invitations de personnes extérieures à des repas au restaurant doivent rester exceptionnelles et systématiquement autorisées préalablement par la direction au moyen d’un ordre de mission. • Lors de la prise en charge d’une note de restaurant, une liste de convives nominative doit être jointe à la pièce comptable. 7. Remboursement des frais d’hébergement • Les hôtels doivent être choisis dans un principe général d'économie. • À partir de 4 nuitées ou 4 personnes, il est demandé de joindre à la note de frais une mise en concurrence complète et une liste des personnes hébergées. Pour tous les hébergements réalisés dans le cadre d’un co-financements de l’Union européenne, il est demandé de joindre une mise en concurrence dès la première nuit et la première personne. • Les hébergements sont remboursés sur la base des frais réels plafonnés à un montant de base de 65 €uros TTC, petitdéjeuner inclus, par nuitée. Ce montant maximum est augmenté de 10 €uros TTC pour les déplacements dans les vingt-etune métropoles, et de 25 € TTC pour les déplacements en région parisienne. Ces montants pourront être révisés par simple décision du Bureau de l’association. • Tous les dépassements de ces montants plafonnés doivent rester exceptionnels, liés à des situations particulières exceptionnelles (exemple : pénurie d’offre de logement pendant certains festivals, déplacement à l’étranger, etc.) et doivent être préalablement autorisés par la direction, au moyen de l’ordre de mission. 8. Pièces comptables justificatives jointes aux notes de frais • Pour tous les frais annexes, hors modalités spécifiques précisées ci-dessus, chaque justificatif doit être une facture en bonne et due forme (proscrire les tickets de caisse) et doit faire apparaître les mentions obligatoires suivantes : ◦ Raison sociale et adresse du fournisseur ◦ Raison sociale et adresse du client (Occitanie en scène) ◦ N° Siret ou SIREN du Fournisseur (ou numéro fiscal à l'étranger) ◦ Numérotation de la facture ◦ N° TVA intracommunautaire ou l'article de loi précisant « non soumis à la TVA » (ou numéro fiscal à l'étranger) • Un ticket de carte bancaire ou un e-mail de confirmation de paiement qui ne contient pas ces mentions ne peut être accepté
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comme justificatif de dépense. Une pièce de paiement (reçu) ne constitue en aucun cas une pièce comptable probante. Les relevés bancaires personnels ne peuvent être acceptés comme pièces justificatives. Aucun justificatif mixant des frais personnels et professionnels ne peut être accepté en dépense prise en charge. Tous les justificatifs originaux sur papier photosensible doivent être photocopiés et la copie doit être jointe à l’original pour garantir la durabilité de l’archivage et de l’accès à ces justificatifs.
9. Remarques et consignes spécifiques • Le formulaire de note de frais est réalisé par période hebdomadaire. • Si une même semaine recouvre plusieurs activités, rattachées à plusieurs sections analytiques distinctes, alors il est impératif de réaliser une note de frais séparée par section analytique. • Pour toutes les demandes de frais de déplacement relatives à la représentation d’un spectacle, il est impératif de joindre les billets de spectacles (même gratuits), permettant de justifier de la présence au spectacle. Dans ce cas précis, la note de frais doit préciser en objet le nom du spectacle ou de la manifestation et le lieu de la représentation. • Pour les remboursements de frais à l'étranger, lorsque la devise locale n’est pas l’euro, le taux de conversion à appliquer est celui de la Chancellerie. Une copie du justificatif du taux en vigueur doit être joint à la note de frais avec indication de la conversion sur les justificatifs. • Les contraventions dont peut faire l’objet un·e salarié·e lors de l’utilisation d’un véhicule de service, de location ou en autopartage mis à sa disposition par l’association restent à sa charge personnelle. • En cas de correction d'une note de frais déjà payée et/ou comptabilisée, ne pas corriger la note de frais mais en refaire une nouvelle, avec des montants négatifs, en indiquant en objet « Correction sur note de frais n°XXX-XXX » et en mentionnant les mêmes informations qu’habituellement (section analytique, objet du déplacement, lieu de départ et lieu de la mission, postes de dépenses concernés, etc.).