BUREAU (2 par an)
ETAPES
- liste de diffusion sur extranet (mises à jour)
- liste de discussion (mises à jour)
TEMPORALITÉ
QFQ
Tout au long de l’année
Pôle Info-Com
Tout au long de l’année
Administrateur·ice Via le gestionnaire de groupe de travail informatique
- choix des dates
J-1 mois
Direction
- ordre du jour
J-15
Direction
- envoi de la date et de l'ordre du jour (+ documents annexes) à la liste de diffusion
J-15
Direction
- listes d’émargement
J-1
Direction
- prise de notes
Jour J
Direction
J à J+1 mois
Direction
- relecture du PV en interne
J+1mois
Direction
- envoi pour signature du PV
J+1 à 2 mois
Direction
J+7
Direction
- PV
- mise à jour serveur avec création des dossiers, dépôt des pièces
COMMENTAIRES
Archiver le lien vers le pad de la prise de notes et PV signé
- suivi des PV signés : mise à jour du tableau de suivi, conservation à réception du PV sur le serveur des preuves signé Maarch, impression version papier pour classeur
Direction
- foliotage
à réception du PV signé
Direction
- mise à jour des plateformes : GoFast ?
à réception du PV signé
Coordination administrative
Informer la coordination administrative lorsqu’un PV est prêt à mettre ur GoFast
- calendrier macro annuel
Un temps de travail en mars, un temps de travail en septembre
Direction, Pôle admin, Pôle Info Com
2 temps de travail annuel avec toutes les personnes concernées pour baliser les échéances (même temps de travail que pour le AG et CA)