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CONTENIDO 1. OPERACIÓN SFI - CENTURY 21 1.1 ¿Qué hace CENTURY 21? ¿Qué hace SFI? 1.2 Proceso de administración de un inmueble
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2. HERRAMIENTAS 2.1 Aplicación web CENTURY 21 Arriendos 2.1.1 Perfil 1: Propietario 2.1.2 Perfil 2 : Arrendatario 2.1.3 Perfil 3: Administrador 2.2 Comunicaciones y notificaciones 2.3 Formatos 2.3.1 Mandato 2.3.2 Formato para potencial Arrendatario 2.3.3 Flyers Propietarios y Arrendatarios
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3. PASOS A SEGUIR
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¡BIENVENIDO A SERVICIOS FINANCIEROS INMOBILIARIOS!
Somos una empresa con más de 10 años en el mercado y brindamos a las franquicias de CENTURY 21 soluciones para la operación financiera de su cartera de arriendos. Como especialistas en materia inmobiliaria y de seguros,ofrecemos asesoría y acompañamiento a nuestros clientes en los procesos, de principio a fin. La administración de un inmueble en arrendamiento incluye actividades en las que intervienen diferentes actores: Propietario, Arrendatario y franquicia CENTURY 21. A continuación encontrará las que debe llevar a cabo usted como Inmobiliaria y las que con nuestro servicio de ADMINISTRACIÓN DE CARTERA Y SEGUROS haremos por usted.
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1. OPERACIÓN SFI CENTURY 21 6
1.1 ¿QUÉ HACE CENTURY 21? ¿QUÉ HACE SFI?
Cobro y recaudo
Factura al inquilino: • Canon de Arriendo. • Administración
Factura al propietario: Comisión 8% + IVA
Elaborar y legalizar contratos
Pasivo - Cuenta 28 • Cuenta por cobrar arrendatario
Seguros y siniestros
Comunicaciones
Pagos a terceros
Renovaciones
Reparaciones necesarias
Gira al propietario y a la copropiedad los valores respectivos, descontando comisiones por administración + IVA
Factura a la franquicia: Comisión por servicio (2% + IVA) Gira a la franquicia: Comisiones descontadas a propietario con su IVA correspondiente
Paz y salvos administraciones
Contabilizar el ingreso de las comisiones cobradas a los propietarios
Contabilizar el egreso de la comisión por servicio a SFI
Terminación de contratos
Recibo inmuebles
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1.2 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE UN INMUEBLE Actividades detalladas FRANQUICIA Century 21®
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PROPIETARIO
SFI
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Tramitar la aprobación ante la aseguradora poliza colectiva SFI.
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Elaboración y legalización del contrato de arrendamiento.
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Activar contrato en el sistema
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Inscripción de cuentas de propietarios y provedores en el banco para los pagos.
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Facturación y cobros de derechos de contrato.
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Inventario y entrega del inmueble al arrendatario.
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Facturación del arriendo al arrendatario.
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Facturación de la comisión al propietario.
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Envío de cupones de pago al arrendatario con código de barras.
✓
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Envío de archivo al banco para reacuado por PSE.
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Determinar el monto del reembolso al arrendatario por servicios públicos que no le corresponden al inicio del contrato.
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Reembolsar al arrendatario los montos de servicios públicos informados por la franquicia.
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Aplicación de los pagos del banco de código de barras y PSE a la cartera del arrendatario.
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Cobro de cartera.
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Pago del arriendo al propietario y envío de notificación.
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Pago del valor de la administración a la copropiedad.
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Envío de los extractos a los propietarios donde se refleja el pago y las deducciones.
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Reembolso de la comisión descontada al propietario a la oficina 21.
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Pagos a la aseguradora.
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Pagos a los contratistas.
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Conciliación bancaria de los valores girados y recibidos por arrendamiento.
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FRANQUICIA Century 21®
PROPIETARIO
SFI
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Reporte a la aseguradora o afianzadora de las nuevas inclusiones, modificaciones y retiros de los valores asegurados en los contratos de arrendamiento.
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Reporte de siniestro a la aseguradora o afianzadora, en caso de incumplimiento por parte del arrendatario.
✓
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Renovación del contrato en el sistema.
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Notificación de incrementos al arrendatario.
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Asistencia a la asamblea de copropietarios (y notificación del nuevo valor de la administración a CENTURY 21).
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Notificar a SFI los nuevos valores de administración.
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Reliquidaciones de canon de arrendamiento y valores de administraciones (retroactivos y/o futuros).
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Manejo de reparaciones necesarias y relación con el arrendatario.
✓
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Seguimiento a la copropiedad de la aplicación de los pagos girados por SFI al valor de la administracion.
✓
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Notificación de entrega del inmueble a SFI.
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Visita previa al inmueble para recibo.
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Liquidación de servicios públicos para el recibo del inmueble.
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Recaudo de la provisión de servicios públicos.
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Coordinación de la fecha para el recibo del inmueble por parte del arrendatario.
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Recibo físico del inmueble al arrendatario.
✓
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Terminación del contrato en el sistema.
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Reembolso de servicios públicos a los propietarios.
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Reembolso de servicios públicos a los arrendatarios.
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Nueva Comercialización del inmueble.
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Manejo del archivo legal y comercial.
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Administrar correspondencia de propietarios, arrendatarios y copropiedad.
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✓ ✓ ✓ ✓ ✓
✓
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2. HERRAMIENTAS 10
2.1 APLICACIÓN WEB CENTURY 21 ARRIENDOS Conocemos el valor de la información oportuna y, por ello, ¡informar a sus clientes -propietarios y arrendatarios- nunca había sido tan fácil! SFI pondrá a su disposición una novedosa aplicación web a la que podrán ingresar propietarios, arrendatarios y usuarios de la franquicia para acceder a diferentes contenidos, según su perfil.
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2.1.1 Perfil 1: Propietario Podrá consultar sus extractos y facturas, generar certificados y hacer solicitudes. Contará con botones de acceso rápido a las secciones más visitadas.
EXTRACTOS
En esta sección, el propietario podrá consultar y descargar sus extractos mensuales.
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FACTURACIร N
Estarรกn disponibles las facturas emitidas a nombre del propietario, que corresponden a la comisiรณn por el servicio de administraciรณn del inmueble. Se pueden consultar por mes o por inmueble (en caso de que el propietario tenga mรกs de una propiedad).
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CERTIFICADOS
El propietario podrá descargar, a la fecha, su certificado de ingresos y descuentos por año o parcial.
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SOLICITUDES
El propietario podrá hacer diferentes solicitudes y consultas a la franquicia por este medio: facturación, extractos y reembolso de servicios públicos, entre otras.
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2.1.2 Perfil 2: Arrendatario Podrá consultar y descargar sus cupones de pago, facturas y hacer solicitudes
PAGOS
Si tiene pagos pendientes, el arrendatario podrá descargar sus cupones para pago a la fecha o para pago al día siguiente. También contará un link para acceder a la plataforma de pagos en línea (PSE).
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FACTURACIร N
Estarรก disponible para consulta y descarga el histรณrico de facturas de arrendamiento.
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SOLICITUDES
Se podrĂĄn enviar solicitudes relacionadas con cupones, reparaciones necesarias y reembolso de servicios pĂşblicos, entre otros, y consultar las respuestas a las mismas.
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PREGUNTAS FRECUENTES
Sección con información de interés acerca de pagos, posibles tipos de solicitudes e información general de la herramienta.
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2.1.3 Perfil 3: Administrador La franquicia contará con usuarios de perfil administrador con los que podrá consultar usuarios específicos, conocer el resultado de envío de información y notificaciones y gestionar las solicitudes enviadas por los clientes.
CONSULTA DE USUARIOS
El administrador podrá ver todos los usuarios y, en el detalle de cada uno, consultar estado de los envíos de notificaciones, el historial de ingresos a la aplicación y la información de(los) inmueble(s) que están siendo administrados.
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SOLICITUDES
En esta sección se puede gestionar y dar respuesta a las solicitudes de los propietarios y/o arrendatarios. Según el avance en la gestión de la misma, ésta puede cambiar de estado a “en proceso” o “cerrada”.
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ENVÍO DE INFORMACIÓN
En esta sección el administrador podrá consultar la fecha, los destinatarios y el resultado de los diferentes envíos de información que se lleven a cabo (factura y cupón, extractos, bienvenida, etc.).
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CONTACTO
La franquicia podrรก contactar directamente a SFI para temas de servicio: pagos, facturas, cupones, dudas de la pรกgina, entre otros.
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2.1.4 Cambio de contraseña Todos los usuarios de esta aplicación podrán cambiar su contraseña en cualquier momento haciendo uso de la opción “Olvido de contraseña” que se encuentra en el home de ingreso. Ingresando su documento de identificación recibirá en su correo electrónico registrado las instrucciones para restablecerla.
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2.2. COMUNICACIONES
Y NOTIFICACIONES Correos electrรณnicos
NOTIFICACIร N DE BIENVENIDA
SFI notificarรก a los propietarios y arrendatarios la activaciรณn de su cuenta en la aplicaciรณn.
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NOTIFICACIÓN DE TRANSACCIÓN
SFI notificará al propietario el momento en que se haga el pago, y le enviará acceso directo a su extracto
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NOTIFICACIÓN DE CUPÓN Y FACTURA
SFI notificará al arrendatario la disponibilidad de su cupón de pago y la emisión de su factura, incluyendo acceso directo a ellos.
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NOTIFICACIÓN DE RESPUESTA A SOLICITUD:
SFI notificará a la franquicia CENTURY 21 cuando haya recibido una solicitud de su cliente; también le notificará a éste cuando le haya sido enviada una respuesta.
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2.3 FORMATOS 2.3.1 Mandato (captación)
CONTRATO DE MANDATO PARA ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES PARA ARRENDAR I DENTIFICACIÓN DE LAS PARTES: MANDANTE:____________________________________________________________________ C.C. o NIT :________________________________________DE__________________________ MANDANTE:____________________________________________________________________ C.C. o NIT :________________________________________DE__________________________ REPRESENTANTE LEGAL:________________________________________________________ C.C. o NIT :________________________________________DE__________________________ APODERADO DEL MANDANTE:____________________________________________________ C.C. o NIT :________________________________________DE__________________________ MANDATARIA: __________________________________________________________________ NIT :__________________________________________________________________ REPRESENTANTE LEGAL:________________________________________________________ C.C. :________________________________________DE__________________________ IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE: Tipo de Inmueble: Apartamento ___ Casa ___ Local ___Oficina ___Bodega __Otro __________ Destino del inmueble: Vivienda ___ Comercial ___ Dirección Inmueble Consignado:_____________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Parqueadero(s) _____Números (s)_____________Depósito(s) ___ Números (s)_______________ Matricula(s) inmobiliaria(s): Del Inmueble____________________________________________________________________ Del parqueadero (s): __________________________ Del depósito (s) ______________________ Servicios Públicos: Agua___ Luz ___ Gas ___ Otro(s)__________________________________ Líneas Telefónicas:_______________________________________________________________ Observaciones:__________________________________________________________________ LINDEROS DEL INMUEBLE: Los que están descritos y especificados en la última escritura de transferencia del inmueble. VALOR CANON PROMOCIÓN: $_________________ Si es inmueble comercial incremento anual : IPC + ______ PUNTOS IDENTIFICACIÓN DE LA COPROPIEDAD A LA CUAL PERTENECE EL INMUEBLE: Nombre del Conjunto :_____________________________________________________________ Nit
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: ___________________________________________________________________________ Dirección Administración: __________________________________________________________ Teléfono Administración: _______________________Teléfono Portería: _____________________ Correo Electrónico: _______________________________________________________________ Nombre del Administrador : _________________________________________________________ Teléfono:_____________________________ Celular:___________________________________ Correo Electrónico: _______________________________________________________________ Valor Administración: $___________________ El valor de la Administración se debe girar a : EL MANDANTE ___ A la Copropiedad ___ Junto con la cuota de Administración hay cobros adicionales: Si ___ No___ Cual:___________________________________________________________________________ Forma de pago de la administración: Transferencia Electrónica ____ Convenio de Recaudo _____ Tipo de Convenio de recaudo: _____________________________________________________ OBJETO: Por medio del presente documento EL MANDANTE confiere mandato especial sin representación a la LA MANDANTARIA, gestora inmobiliaria especializada, para que bajo la cuenta y riesgo de EL MANDANTE administre en arrendamiento el (los) inmueble(s) identificado(s) anteriormente. PARÁGRAFO: El presente contrato es exclusivamente de administración para arrendar, razón por la cual LA MANDATARIA no asume ninguna responsabilidad frente a la facultad de disposición que tiene EL MANDANTE sobre su inmueble. El MANDANTE declara que el (los) inmueble(s) objeto de este contrato son de su exclusiva propiedad, que ejerce los derechos de dominio, posesión, y que los recursos para su adquisición son de origen lícito.
CLÁUSULAS PRIMERO: PRECIO. EL MANDANTE autoriza a LA MANDATARIA para fijar y convenir el precio del arrendamiento, salvo instrucción expresa en contrario, el cual será pagadero mes anticipado por parte del arrendatario y podrá ser incrementado a la fecha de las prórrogas tácitas o expresas del contrato de arrendamiento, de acuerdo con los aumentos estipulados por el Gobierno o el convenido por las partes. SEGUNDO: ETAPAS. La ejecución de este mandato consta de tres etapas, a saber: 1.-COMERCIALIZACIÓN: Etapa durante la cual se promociona el inmueble y se lleva a cabo el trabajo comercial tendiente a la consecución de un cliente calificado que lo tome en arriendo. LA MANDATARIA se encargará de la publicidad, promoción y gestión correspondiente, para lo cual EL MANDANTE abona la suma inicial de (_____________________) . 2.- ARRENDAMIENTO: Etapa durante la cual se administrará el inmueble por parte de LA MANDATARIA a través del arrendamiento encomendado. En esta etapa de administración de la propiedad, su cuidado estará a cargo del ARRENDATARIO a través de la tenencia con la que se le delegue, bajo la supervisión permanente de LA MANDATARIA. 3.- DESOCUPACIÓN: Etapa siguiente a la terminación del contrato de arrendamiento, en la cual se deberá verificar el estado de la propiedad para, con las instrucciones del MANDANTE iniciar nuevamente la comercialización por parte de LA MANDATARIA. TERCERO: DURACIÓN. El término de vigencia de este contrato es de tres meses y se renovará de común acuerdo entre las partes por períodos sucesivos iguales. Una vez arrendado el inmueble, el término de vi-
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gencia será igual al del contrato de arrendamiento que se suscriba con los arrendatarios, y se prorrogará en los mismos períodos de dicho contrato de arrendamiento o del plazo de sus recolocaciones con otros arrendatarios. CUARTO: FACULTADES Y OBLIGACIONES DE LA MANDATARIA: Durante la etapa de administración objeto de este mandato, LA MANDATARIA deberá: A) Celebrar el contrato de arrendamiento bajo las garantías y manejo que a su juicio sean oportunas, efectuando las cesiones que se ameriten y terminar de común acuerdo el contrato de arriendo cuando lo considere pertinente. Igualmente, en caso de ser necesario, podrá entregarlo en administración parcial o total a la empresa especializada que estime conveniente. B) Cobrar a los arrendatarios el valor del arrendamiento y, una vez percibido, reembolsarlo EL MANDANTE dentro de la respectiva mensualidad bajo la presentación de un estado de cuenta detallado, descontando previamente los cargos por comisión, el valor del gasto bancario asociado a cada egreso que genere la administración del contrato de arrendamiento, aplicaciones tributarias, seguros, expensas, etc. C) Pagar por cuenta del MANDANTE los servicios públicos que sean de su cargo mientras el inmueble éste arrendado. D) Efectuar la cobranza administrativa de las obligaciones a cargo de los arrendatarios. E) Adelantar el proceso judicial de restitución del inmueble por falta de pago en los cánones de arrendamiento, sin costo alguno para EL MANDANTE, en coordinación con la aseguradora, cuando se haya tomado la opción del seguro de arrendamiento. F) Adelantar con autorización expresa del MANDANTE, quien deberá asumir los honorarios de abogado y costos procesales, cualquier otra clase de proceso judicial que se pueda derivar del contrato de arrendamiento, diferente al del literal E precedente, o aún de este, cuando no se haya tomado la opción del seguro. G) Informar oportunamente a EL MANDANTE las cobranzas administrativas que no hayan tenido éxito. H) Exigir la entrega de los inmuebles a los arrendatarios que hayan incumplido el contrato, teniendo en cuenta que en caso de reclamación a la aseguradora la prioridad deberá ser la restitución del inmueble. I) Efectuar con cargo a EL MANDANTE las reparaciones necesarias que requiera el inmueble, para lo cual tendrá una facultad de ejecución directa de un salario mínimo mensual, procurando consultar al propietario previamente siempre que la urgencia lo permita, previendo que la obligación deba llevarse a cabo sin riesgo de incumplimiento por el arrendador. En los casos en que existan diferencias conceptuales sobre reparaciones locativas y necesarias entre el MANDANTE y LA MANDATARIA se acudirá a la asesoría de un técnico en reparaciones para que sea éste quien determine la ocurrencia y responsabilidad del daño, el cual, de estar a cargo de EL MANDANTE, éste autoriza en el presente documento a LA MANDATARIA para que realice dichas reparaciones amparado en lo establecido por el código civil y la ley 820 de 2003. J) Tomar con cargo a EL MANDANTE seguro de arrendamiento, con los anexos de cuota de administración e IVA y servicios. Después de que el contrato de arrendamiento éste reportado en mora ante la Aseguradora, ésta estará facultada para el cobro y la negociación de la cláusula penal (sanción por el incumplimiento del contrato de arrendamiento), razón por la cual LA MANDATARIA, no está obligada a responder por dicho concepto ante EL MANDANTE. K) Desde el momento que el arrendatario abandone el inmueble cesa toda obligación por parte de LA MANDATARIA, y quedarán a cargo de EL MANDANTE el pago de los servicios públicos y mantenimiento del inmueble. L) LA MANDATARIA no se compromete a cumplir con el pago de los daños o faltantes y servicios públicos del inmueble durante el tiempo en que el mismo se encuentre desocupado. Cuando sea abandonado el inmueble LA MANDATARIA gestionará el pago del seguro hasta los montos asegurados. M) Ceder los derechos del presente contrato, notificando al propietario de este hecho. N) LA MANDATARIA efectuará por cuenta del MANDANTE las labores necesarias para hacer entrega del inmueble en debida forma al arrendatario, al momento de celebrar dicho contrato. O) En el caso de pago de cláusula penal por parte del arrendatario por terminación anticipada del contrato, LA MANDATARIA recibirá el equivalente a un canon mensual de arrendamiento que esté vigente a la fecha de la terminación anticipada. PARÁGRAFO. LA MANDATARIA no está obligada a c onc urrir en representac ión de EL MANDANTE a reuniones de ASAMBLEAS DE LA COPROPIEDAD de la cual forme parte el inmueble materia de este contrato. En consecuencia, EL MANDANTE se compromete a informar a la Administración de la Copropiedad la dirección a la cual le deben ser enviadas las comunicaciones y en especial las citaciones a las Asambleas Generales y Extraordinarias de COPROPIETARIOS. En el momento en que por fuerza mayor E L MANDANTE solicite a LA MANDATARIA que lo represente en dicho evento, deberá realizarlo por escrito. LA MANDATARIA cobrará por la asistencia a la(s) asamblea (s) y ese valor podrá ser descontado del canon.
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QUINTO.- OBLIGACIONES DEL MANDANTE: Son obligaciones de EL MANDANTE las siguientes: A) Entregar y mantener el inmueble en buen estado de conservación, apto para su uso, con los servicios públicos instalados y en funcionamiento. B) Entregar el inmueble al día en el pago de los servicios públicos que se encuentren instalados en el inmueble. En el evento de haber suscrito EL MANDANTE acuerdos o fórmulas de pago de los servicios públicos ante las entidades prestadoras, el pago oportuno y cumplimiento de los mismos es de responsabilidad del MANDANTE hasta su culminación. C) Reconocer y cancelar a LA MANDATARIA la comisión sobre el canon de arrendamiento y administración (Esta utima el caso de que el inmueble este sometido a régimen de propiedad horizontal). D) Efectuar oportunamente las reparaciones que le correspondan o autorizar la ejecución de las mismas de manera oportuna, una vez recibida la comunicación de LA MANDATARIA. E) Asistir a las asambleas ordinarias y extraordinarias de copropietarios y notificar por escrito y de manera inmediata a LA MANDATARIA las decisiones adoptadas relacionadas con cambios en las cuotas ordinarias de sostenimiento y otras determinaciones importantes para la administración de los inmuebles; de no cumplirse con esta obligación, los cargos por retroactivos, intereses y demás cobros asociados a la modificación serán a su cargo. La responsabilidad de LA MANDATARIA se limita a remitir la notificación correspondiente, en el evento de recibirla de manera oportuna por parte de la copropiedad, siendo de cargo de EL MANDANTE las multas por inasistencia. F) Cancelar o a suspender la línea telefónica, servicio de internet, televisión por cable y demás servicios adicionales con que cuente el inmueble y no le correspondan al futuro arrendatario. G) Cancelar el impuesto del 4 x 1000 que se origine por los pagos del contrato de arrendamiento, más $5.000 de gasto bancario asociado por cada egreso. H) Asumir toda responsabilidad derivada de los reclamos originados por el mal estado de los inmuebles arrendados, o por faltas o deficiencias en su construcción; asignación o cambio de líneas telefónicas, pago de multas y sanciones por fraudes en servicios públicos. I) Pagar cualquier suma de dinero a la cual sea condenada LA MANDATARIA en los procesos que la misma sea demandada por los arrendatarios o terceras personas y cuyas prevenciones tengan relación directa con las obligaciones atribuibles a EL MANDANTE en el presente contrato. J) Asegurar por su cuenta el predio objeto del presente contrato contra incendio y terremoto; en caso de no tener dichos seguros o fianzas, asumirá cualquier siniestro que se presente sin tener responsabilidad alguna LA MANDATARIA en dichos casos.K) Cuando ocurra un cambio en el valor de la cuota de administración, informar a LA MANDATARIA de este cambio por escrito, via correo electrónico o correo certificado, anexando el respectivo soporte dado por la administración L) En el evento que EL MANDANTE decida vender el inmueble objeto de este contrato, y que los COMPRADORES O ADQUIRENTES sean los mismos ARRENDATARIOS o hayan sido conseguidos por medio de LA MANDATARIA, EL MANDANTE cancelará a esta última una comisión del 3% más IVA sobre el valor total de la venta. Si se efectúa la enajenación del inmueble, EL MANDANTE deberá tener en cuenta lo siguiente: quien adquiere el inmueble deberá respetar el término del contrato de arrendamiento y, por ende, el de administración que se viniere cumpliendo. En cualquier caso, EL MANDANTE deberá dar aviso por escrito a LA MANDATARIA de la transacción efectuada y deberá solicitar la nota de cesión del contrato de administración a nombre de quien pasará a ocupar la condición de mandante en este contrato. SEXTO: REMUNERACIÓN. LA MANDATARIA recibirá como remuneración mensual mientras esté vigente el arrendamiento, una comisión equivalente al (___%), liquidada sobre los valores por canon de arrendamiento, cuota de administración a cargo de los arrendatarios e IVA sobre el arriendo (si se genera). En todo caso, la tarifa mínima remuneratoria no podrá ser inferior a ($80.000) mensuales. SEPTIMO: TERMINACIÓN. Cuando haya un contrato de arriendo vigente, El MANDANTE podrá dar por terminado el presente contrato notificando a LA MANDATARIA por escrito, con no menos de noventa (90) días de anticipación a la fecha de terminación o renovación del contrato de arrendamiento. En cualquier caso EL MANDANTE se compromete a respetar los contratos de arrendamiento y prórrogas que LA MANDATARIA haya pactado en desarrollo del presente contrato. Siempre que haya saldos a cargo de EL MANDANTE que se deban a LA MANDATARIA, no podrá terminarse el mandato. LA MANDATARIA podrá dar por terminado el contrato de mandato en cualquier tiempo, siempre y cuando se encuentre a paz y salvo con los pagos a su cargo y a favor de EL MANDANTE.
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PARAGRAFO: En todo caso de terminación unilateral del contrato de mandato por parte de EL MANDANTE, éste indemnizará a LA MANDATARIA cancelando en su favor una suma equivalente a un canon (si es vivienda) o dos canones (si es comercial). El canon base para el cálculo de la indenmización será el vigente en el momento de la terminación del mandato. A este valor le será sumado el monto de las comisiones hasta la terminación del contrato. El MANDANTE no podrá asumir la administración directa o delegada del inmueble sin realizar el pago de la indemnización correspondiente a LA MANDATARIA, firmando o renovando el contrato con el mismo arrendatario. OCTAVO: SEGUROS. LA MANDATARIA deberá tomar los siguientes seguros con cargo a EL MANDANTE y bajo las condiciones de la póliza que garantice los pagos por estos conceptos entrados en mora por los arrendatarios. Su costo será deducido de la cuenta que haya de presentársele a EL MANDANTE.
CANON DE ARRIENDO IVA DEL CANON COPROPIEDAD SERVICIOS PÚBLICOS DAÑOS Y FALTANTES
VALORES ASEGURADOS O AFIANZADOS
ASISTENCIA DOMICILIARIA Enviada la reclamación a la aseguradora, la responsabilidad de LA MANDATARIA queda sujeta al monto del siniestro que pague la misma. NOVENO: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES. La naturaleza de este mandato implica que el mismo se ejecute por cuenta y riesgo del EL MANDANTE. No obstante, LA MANDATARIA deberá procurar su gestión con el esmero y cuidado que exige la ley para este tipo de negocios, con cuya omisión responderá hasta por culpa leve. En consecuencia, LA MANDATARIA no será responsable de la falta de pago de los arrendamientos, cuotas de administración y servicios que estén a cargo de los arrendatarios, ni de los robos o daños que ocurran al inmueble; tampoco por reclamaciones derivadas de la mala calidad del inmueble, ni por causas atribuibles a caso fortuito o fuerza mayor, ni de los juicios derivados de demandas que afecten al arrendador. DÉCIMO: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS. Las declaraciones y obligaciones tributarias a cargo del EL MANDANTE derivadas del inmueble objeto de este mandato, deberán ser presentadas directamente por éste, sin que haya responsabilidad alguna de LA MANDATARIA en este sentido. DÉCIMO PRIMERO: INSTRUCCIÓN DE PAGOS. El MANDANTE autoriza a LA MANDATARIA y ésta a su vez a SERVICIOS FINANCIEROS INMOBILIARIOS identificada con el nit 900.076.385-1 (operador de recaudo y pago de arrendamientos), para que la facturación y reembolso de lo recaudado se lleve a cabo de la siguiente manera:
MANDANTE % A FACTURAR DEL CANON BENEFICIARIO IDENTIFICACIÓN BANCO 36
NO. CTA TIPO DE CUENTA
Así mismo EL MANDANTE autoriza a que el pago de la Administración de la Copropiedad sea consignado de la siguiente manera: ENTIDAD BANCARIA: ____________________________________________________________ NUMERO DE CUENTA: ___________________________________________________________ TIPO DE CUENTA: AHORROS _____ CORRIENTE ________ A FAVOR DE: __________________________________________________________________ IDENTIFICACIÓN NIT O NÚMERO DE CEDULA: ______________________________________ LA MANDATARIA girará mes anticipado al EL MANDANTE el día 10 hábil siguiente al periodo del contrato de arrendamiento de cada mes la respectiva mensualidad, bajo la presentación de un estado de cuenta detallado, descontando previamente los cargos por comisión, aplicaciones tributarias, seguros, impuestos, gastos finacieros, expensas, etc. Estos pagos se realizarán siempre y cuando el contrato de arrendamiento esté vigente, se haya tomado la opción del seguro de arrendamiento y no esté en siniestro con la Aseguradora. En caso de que el contrato esté en siniestro, LA MANDATARIA girará inmediatamente a EL MANDANTE los valores correspondientes, una vez hayan sido recibidos de parte de la aseguradora. DÉCIMO SEGUNDO: DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA: Los comprobantes e informaciones a cargo del EL MANDATARIO deberán ser enviadas al MANDANTE al siguiente mail: _____________________________ __________________________________________________ DECIMO TERCERO: RETIRO DEL INMUEBLE EN LA ETAPA DE PROMOCION: En el evento que EL MANDANTE retire el inmueble encontrándose en etapa de promoción para ser alquilado estando desocupado, en el período inicial de noventa días de este contrato, deberá cancelar a LA MANDATARIA un canon de arrendamiento estipulado a título de cláusula penal para resarcir, en parte, los costos incurridos por la administradora en la gestión adelantada hasta ese momento. En el evento de existir ofertas de arrendamiento al momento de retirar el inmueble, el propietario se compromete a respetarlas y a no celebrar contratos de arrendamiento con clientes presentados por LA MANDATARIA hasta seis meses después de retirado el inmueble; de incumplir lo anterior reconocerá a LA MANDATARIA la indemnización enunciada en la cláusula cuarta literal O. DÉCIMO CUARTO: CESIÓN: El presente contrato podrá ser cedido por cualquiera de las partes, para efecto de lo cual deberá notificarse previamente por escrito dicha decisión y darse cumplimiento a las obligaciones que hasta el momento de la cesión se hayan derivado. DÉCIMO QUINTO: TRATAMIENTO DE DATOS. EL MANDANTE en su calidad de titular de información, actuando libre y voluntariamente, autoriza de manera expresa a LA MANDATARIA, o a quien represente sus derechos, a consultar, recolectar, solicitar, suministrar, reportar, transmitir y/o transferir de forma parcial o total la información que se refiera a su comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios, antecedentes penales y disciplinarios en las diferentes bases de datos nacionales y/o extranjeras, en los términos que establecen la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normatividad aplicable. DECIMO SEXTA: OTRAS DETERMINACIONES: Cualquier instrucción derivada de EL MANDANTE que contraríe o adicione lo aquí estipulado, deberá constar en documento separado, debidamente aceptado por LA MANDATARIA.
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DÉCIMO SÉPTIMA: DIRECCIONES PARA RECIBIR NOTIFICACIONES: Las partes convienen que para todos los efectos legales y contractuales recibirán notificaciones en la dirección que anote al pie de su firma. Cualquier cambio de dirección deberá comunicarse de inmediato a LA MANDATARIA; de no hacerlo se entenderá notificado en la dirección que anote. De suministrarse correo electrónico, la notificación podrá hacerse por este medio, de conformidad con la Ley 527, la Ley 1395 y demás normas concordantes.
Para constancia se firma en _______________ a los (_____) días del mes de __________________ de 20____.
EL MANDANTE O APODERADO DEL MANDANTE: HUELLA ÍNDICE DERECHO _____________________________________________________________ C.C. : ____________________________ Dirección Residencia: ______________________________________________ Teléfono Residencia: ________________ Dirección de oficina: _______________________________________________ Teléfono celular y fijo oficina: ________________________________________ Email: __________________________________________________________ EL MANDANTE O APODERADO DEL MANDANTE: HUELLA ÍNDICE DERECHO _____________________________________________________________ C.C. : ____________________________ Dirección Residencia: ______________________________________________ Teléfono Residencia: ________________ Dirección de oficina: _______________________________________________ Teléfono celular y fijo oficina: ________________________________________ Email: ________________________________________________________
EL MANDATARIO:
S.A.S NIT Representante Legal: C.C.
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2.3.2 Formato para potencial Arrendatario 1
PASOS A SEGUIR SOLICITUD
para tomar en arriendo un inmueble
1. Diligenciar y
firmar formularios (arrendatario y codeudores).
2. Anexar
documentos solicitados en el formulario.
3. Pagar el valor del estudio
de solicitud y radicar la documentación: En físico: Calle 58 # 8-54, Oficina 606 (L-V 8:00am-5:00pm) Escaneados: A seguros@c21ejemplo.com
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ANÁLISIS PRELIMINAR Análisis preliminar de documentación en CENTURY 21 Ejemplo. Se solicita documentación 3 si es el caso. faltante,
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ENTREGA DE INMUEBLE Pago mensual del canon de arriendo más gasto bancario por identificación de pago.
RADICACIÓN EN ASEGURADORA Y ESTUDIO CENTURY 21 Ejemplo radica en aseguradora/afianzadora la solicitud para estudio.
A
Aprobada: Continúa el proceso.
B
Aplazada: CENTURY 21 Ejemplo le informará si la aseguradora/afianzadora ha solicitado documentos o garantías adicionales para su aprobación.
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FIRMA DE CONTRATO EN SFI 1. Pago de derechos de contrato. 2. Firma del contrato. 3. Pago del primer canon de arriendo.
C
Negada: Fin del proceso.
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2.3.3 Flyers Propietario y Arrendatario FLYER PROPIETARIO (A LA FIRMA DEL MANDATO) ESTIMADO PROPIETARIO: ¡Le damos la bienvenida a CENTURY21 Ejemplo y agradecemos la confianza que ha depositado en nosotros!
La siguiente información es de su interés: El proceso de administración de un inmueble en arrendamiento implica actividades que deben ser llevadas a cabo por Propietario, Arrendatario y/o CENTURY21 Ejemplo. A continuación presentamos dichas actividades y quién debe realizarlas: CENTURY 21 Ejemplo
CENTURY 21 Ejemplo le notificará cada mes el momento en que se genere su factura/cupón de pago y, para ello, le enviará un correo electrónico que incluirá un acceso directo a ellos.
RECAUDO OPERADO POR:
01
Comercialización del Inmueble.
02
Trámite de la aprobación del arrendatario ante la Aseguradora o Afianzadora.
03
Elaboración y Legalización del Contrato de Arrendamiento.
04
Administración de la Póliza de seguro o Fianza.
05
Elaboración de Inventario y Entrega del Inmueble al Arrendatario.
06
Facturación del arriendo al Arrendatario.
07
Cobro y Recaudo del arriendo.
08
Facturación de la cuota de Administración*
09
Reembolso del arriendo al Propietario.
10
Pago del valor de la Administración a la Copropiedad*
11
Reporte de siniestro a la Aseguradora o Afianzadora, en caso de incumplimiento del Arrendatario en el pago de canon y/o administración.
12
Notificación de incrementos al Arrendatario (canon y administración*).
13
Asistencia a las asambleas de copropietarios (y notificación del nuevo valor de la administración a CENTURY 21).
14
Manejo de reparaciones necesarias y relación con el Arrendatario.
15
Notificación de entrega del inmueble a CENTURY 21 Ejemplo.
16
Informar al propietario acerca de la desocupación del inmueble.
17
Liquidación y recaudo de servicios públicos para el recibo del Inmueble y posterior reembolso al propietario.
18
Coordinación con el arrendatario de la fecha de entrega del inmueble.
19
Recibo físico del Inmueble al Arrendatario , Aseguradora o Afianzadora contra Inventario.
20
Nueva Comercialización del Inmueble.
21
Pago de los servicios públicos del inmueble una vez recibido por parte de Arrendatario.
* Si el inmueble pertenece a propiedad horizontal.
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Propietario
Arrendatario
CONOCEMOS EL VALOR
DE ESTAR INFORMADO
PERMANENTEMENTE, Y POR ELLO,
¡SABER CUÁNDO RECIBE SU PAGO
Y CONSULTAR SUS EXTRACTOS
NUNCA HABÍA
SIDO TAN FÁCIL!
Le informamos que se ha realizado el pago correspondiente al mes de mayo, de su inmueble ubicado en la Carrera 7 # 96-57 Apto 407, por un valor de $ 2.000.000
CENTURY 21 Ejemplo le notificará mensualmente el momento en que se efectúe su pago y para ello le enviará un correo electrónico en el que además encontrará un acceso directo a su extracto del mes.
También podrá consultar en cualquier momento el histórico de sus extractos, descargar certificaciones, facturas, hacer solicitudes y mucho más, ingresando con su usuario y contraseña a nuestro sitio web, opción ‘‘Mi Cuenta’’.
RECAUDO Y PAGO OPERADO POR:
FLYER ARRENDATARIO (A LA FIRMA DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO)
ESTIMADO ARRENDATARIO: Bienvenido a CENTURY 21 Ejemplo!
La siguiente información es de su interés: El proceso de administración de un inmueble en arriendo incluye diferentes actividades que deben ser llevadas a cabo por cada uno de los actores.
CONOCEMOS EL VALOR
A continuación presentamos las que realiza el Propietario, SFI como administrador de recaudo, y CENTURY 21 Ejemplo como ADMINISTRADOR DEL INMUEBLE y usted como Arrendatario.
¡CONSULTAR
Century21
01
Trámite de la aprobación ante la aseguradora o afianzadora.
02
Elaboración y legalización del contrato de arrendamiento.
03
Elaboración de inventario y entrega del inmueble.
04
Facturación de canon de arriendo y administración.*
05
Cobro y recaudo del canon de arriendo y administración.*
06
Notificación de incrementos al arrendatario (canon y administración*).
07
Asistencia a las Asambleas de Copropietarios.
08
Manejo de reparaciones necesarias.
09
Propietario
Arrendatario
DE LA INFORMACIÓN
OPORTUNA, Y POR ELLO,
SFI
Notificación de entrega del inmueble a CENTURY 21.
10
Respuesta a la notificación de entrega del inmueble, con las condiciones para el recibo.
11
Previsita para posterior recibo del inmueble.
12
Recibo físico del inmueble al arrendatario contra inventario.
13
Expedición de paz y salvo, una vez cumplidos los requisitos de entrega.
SU ESTADO DE CUENTA
Y REALIZAR SUS
PAGOS, NUNCA
HABÍA SIDO
TAN FÁCIL! Le informamos que se ha realizado el pago correspondiente al mes de mayo, de su inmueble ubicado en la Carrera 7 # 96-57 Apto 407, por un valor de $ 2.000.000
CENTURY 21 Ejemplo le notificará cada mes el momento en que se genere su factura/cupón de pago y, para ello, le enviará un correo electrónico que incluirá un acceso directo a ellos.
También podrá consultar y descargar en cualquier momento sus facturas, hacer solicitudes y mucho más, ingresando con su usuario y contraseña a nuestro sitio web, opción ‘‘Mi Cuenta’’.
* Si el inmueble pertenece a propiedad horizontal.
PRÓXIMAMENTE RECIBIRÁ EN SU CORREO ELECTRÓNICO REGISTRADO EL USUARIO Y CONTRASEÑA PARA ACCEDER A SU CUENTA EN NUESTRO PORTAL. Su cupón para pago en entidad bancaria se emitirá en la fecha de inicio de la mensualidad de su contrato, se enviará a su correo registrado y también estará disponible en la página web. La última fecha para pago oportuno de su arrendamiento es el día 5 posterior al inicio del periodo mensual de su contrato. Para contratos que inician el día 1 del mes, la fecha de pago es el día 5. Para contratos que inician el día 15 del mes, la fecha de pago es el día 20. Para contratos que inician el día 25 del mes, la fecha de pago es el día 30. Superados estos plazos, se genera una transacción por incumplimiento. El valor de esta transacción dependerá de la fecha de pago.
RECAUDO OPERADO POR:
Si paga un servicio público correspondiente a un período anterior a la entrega formal del inmueble, puede solicitar el reembolso por medio del la página web, en la opción 'Solicitudes', 'Reembolso servicios públicos'. El valor a reembolsar será abonado a su próximo canon de arrendamiento.
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3. PASOS A SEGUIR PARA INICIAR LA OPERACIÓN 42
REQUISITOS PARA INICIAR LA OPERACIÓN: • Matrícula de arrendador vigente. • Resolución de facturación por computador. • SAI activo. • Tener una página web para incluir la opción CENTURY 21 Arriendos. • Crear el correo electrónico notificaciones@c21ejemplo.com.
PASO 1 Firma del contrato de servicios (SFI-CENTURY 21) Documentos requeridos: Cámara de Comercio, RUT.
PASO 2
PASO 3
Capacitación aseguradoras
Entrega de formatos.
(A programar - Medio día) (SFI)
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