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Microsoft Access 2010
Sesiรณn I
INTRODUCCIร N A MICROSOFT ACCESS 2010 En este Sesiรณn trataremos los siguientes temas: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Prof. Richard Perez Vega
Conceptos fundamentales de sobre una base de datos Entorno de trabajo de Access Creaciรณn de una base de datos Creaciรณn de tablas Ingresar registros a una Tabla Guardar una base de datos
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1. Conceptos fundamentales 1.1. ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados y relacionados que se encuentra agrupada o estructurada para un uso determinado y un conjunto de programas. Los datos se organizan en tablas. Por ejemplo, un hospital maneja una gran cantidad de información (Datos de los pacientes y médicos) toda esa información organizada y relacionada forma una base de datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar, y manipular los datos. Los programas gestores de base de datos más usados son: Access, SQL server, ORACLE, ETC. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
(Ejemplo de una base de datos)
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SENATI_SJL 1.2. Elementos De Una Base De Datos
1. Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, pueden ser: clientes, pedidos, artículos, etc. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección, etc. y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro. Campos Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4
Código 1 2 3 4
Nombre Luis Marta Francisco María
Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan López Huesca Buevo
Dirección C/ Germanías, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67
C.P. 46723 46625 46625 46521
2. Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. El uso más común es para extraer los datos de las tablas que cumplen ciertas condiciones. 3. Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. 4. Informes. Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. 5. Macros. Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.
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2. Iniciar Access. 2.1. Ingresar al programa Existen diferentes formas de ingresar al programa, podemos usar el icono de acceso directo
que se encuentra en el escritorio podemos seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4.
, si no se encuentra el icono en el escritorio
Hacer clic en el bot贸n inicio Clic en todos los programas Microsoft office Clic en Microsoft Access 2010
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Otra forma de ingresar al programa es pulsando las teclas
+
Escribir MSACCESS y clic en aceptar
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SENATI_SJL Ventana principal de Access
2.2. Entorno de trabajo Elementos básicos de Access 2010
Barra de acceso Rápido B
Cinta de opciones
Pestaña Archivo
Área de objetos
Barra de estado
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Barra de título
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1. La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar y cerrar
, maximizar/restaurar
.
2. La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o Deshacer
.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante. 3. La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
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SENATI_SJL Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para ocultar y mostrar las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón. 3. La pestaña Archivo La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir. En versiones anteriores se encontraban en el botón Office. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa. 4. La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derechaCreación de una
base de datos
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3. Crear una base de datos A. Procedimientos para crear una base de datos: 1. Clic en el icono base de datos en blanco 2. Escribir el nombre para la base de datos(colegio) 3.
Clic en el icono del folder para seleccionar donde guardar la base de datos
4. 5. 6.
Seleccionar la unidad donde desea guardar Clic en el boton aceptar Clic en crear
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SENATI_SJL Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará laextensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.
Tabla creada por Access Panel de Exploración de la base de datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. B. Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: 1. Cerrando Access: a. Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir . O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos. 2. Sin cerrar Access: a. En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos. C. Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos: 1. Desde el Menú Archivo: a. Ir al Menú Archivo b. Elegir la opción Abrir c. Seleccionarla unidad o carpeta donde se encuentra la base de datos (D) d. Seleccionar la base de datos e. Clic en abrir. 2.
Desde los documentos recientes del Menú Archivo: a. Clic en el menú archivo b. Haz clic en la que quieras abrir.
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Lista de Base de datos recientes.
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