PROPOSAL PROJECT MANAGEMENT RISTA HUTAMMY TULARBI
OME VISITATION
Home Visitation
1
BAGIAN I LEMBAGA SMA Guna Pratiwi
Visi Terwujudnya peserta didik yang beriman, cerdas, terampil dan kompeten, serta mampu mengembangkan keunggulan lokal dan bersaing di pasar global.
Misi a. Menjalin kerja sama dengan dunia industri atau dunia usaha lokal maupun global b. Menerapkan budaya profesional peserta didik untuk meningkatkan karakter bangsa c. Mengoptimalkan proses pembelajaran dan bimbingan d. Membina kemandirian peserta didik melalui kegiatan pembiasaan, kewirausahaan,
dan
pengembangan
diri
yang
terencana
dan
PROPOSAL
berkesinambungan
2
Home Visitation
BAGIAN II PENDAHULUAN Pendidikan merupakan usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara (Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 pasal 1 ayat (1). Sekolah merupakan lembaga pendidikan formal tempat berlangsungnya proses belajar dan mengajar, oleh karena itu sekolah harus berperan aktif dalam
menjawab
pengetahuan,
tantangan
teknologi,
kemajuan
sosial,
budaya,
dan dan
perkembangan keagamaan
ilmu dalam
masyarakat. Era globalisasi saat ini memaksa sekolah untuk menghasilkan output berupa lulusan atau sumber daya manusia yang siap bekerja. Oleh karena itu kualitas lulusan selalu menjadi acuan yang paling utama. Lembaga pendidikan yang kurang berkualitas secara otomatis akan ditinggalkan oleh masyarakat. Persaingan semacam ini tentunya sangat berimbas terhadap animo masyarakat terkait dalam pemilihan sekolah. Salah satu faktor penting untuk mencapai mutu lulusan yang berkualitas adalah hubungan antara sekolah dengan orang tua. Meningkatkan hubungan sekolah
dan
orangtua
memberikan
cara
mudah
orangtua
untuk
memberikan dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka serta membawa orang tua ke dalam lingkungan kolaboratif.
(National Household Education Surveys Program) yang diungkapkan oleh Herrold et al. (dalam Kraft & Dougherty, 2012: 3) pada tahun 2007 menunjukkan bahwa kurang dari setengah dari semua keluarga dengan anak- anak usia sekolah melaporkan menerima telepon dari sekolah, dan
PROPOSAL
Penelitian oleh Program Survei Pendidikan Rumah Tangga Nasional
3
Home Visitation
hanya 54% melaporkan mendapatkan catatan atau e-mail tentang anak. Survei tersebut menunjukkan masih minimnya hubungan kerjasama antara sekolah dan orangtua untuk bersama mendidik anak. Kurangnya kerjasama antara sekolah dan orangtua memiliki konsekuensi negatif terhadap pendidikan anak.1 Meskipun orangtua mempercayakan pendidikan pada sebuah sekolah, namun tanggung jawab orangtua pada belajar anak tidak lepas begitu saja. Oleh karena itu antara orangtua dan sekolah harus ada hubungan secara teratur
untuk
membicarakan
kemajuan
anak.
Sekolah
dapat
mengupayakan sebuah program untuk menjembatani pembicaraan antara guru dan orangtua. Sekolah juga perlu mengetahui berbagai faktor penyebab sulitnya menjalin kemitraan untuk menyusun kembali strategi bekerjasama dengan orangtua karena keberhasilan pengelolaan program
1
http://eprints.uny.ac.id/26473/1/PDF%20SKRIPSI%20LENGKAP.pdf diakses pada tanggan 29/11/2016 pukul 19.25
PROPOSAL
sekolah dan perkembangan anak bergantung pada kedua pihak ini.
4
Home Visitation
BAGIAN III ANALISA PROYEK A. Proyek yang telah dicanangkan Sebuah
proyek
yang
sudah
dicanangkan
dalam
konteks
membangun hubungan yang ideal antara sekolah dengan orang tua adalah Open House. Open
House
masyarakat
yang
merupakan berminat
suatu untuk
metode meninjau
mempersilakan sekolah
serta
mengobservasi kegiatan dan hasil kerja murid dan guru yang diadakan pada waktu yang telah terjadwal. Pada saat itulah masyarakat (orang tua) dapat melihat secara langsung proses belajarmengajar yang berlangsung di sekolah itu. Dari gambaran ini, masyarakat dapat memberikan penilaian atas pelaksanaan pendidikan di sekolah tersebut. Open house sekolah mempunyai tujuan sebagai berikut. a. Memperkenalkan apa dan bagaimana suatu sekolah atau lembaga pendidikan b. Memperkenalkan sarana dan prasarana sekolah c. Memperkenalkan hasil karya siswa sekolah d. Memperkenalkan kepedulian siswa terhadap lingkungan e. Memperkenalkan
kegiatan
sekolah
(pembelajaran
dan
ekstrakurikuler)
B. Pihak yang mengadakan Open House
di
Jalan
Kusumanegara
No.3
Yogyakarta.
Open
house
diselenggarakan rutin setiap tahun lebih tepatnya menjelang tahun ajaran baru.
Dalam open house, pihak sekolah menampilkan
berbagai macam ekstrakurikuler, siswa praktek di laboratorium,
PROPOSAL
Open House diadakan oleh SMK SMTI Yogyakarta yang beralamat
Home Visitation
gebyar wirausaha, dan lomba band antar SMP. Pembagian kerja panitia meliputi penasehat, penanggung jawab, pembimbing, ketua, wakil ketua, sekretaris I, sekretaris II, bendahara I, bendahara II, seksi acara, seksi pubdekdok, seksi perkap, seksi korlap, seksi konsumsi, seksi keamanan, seksi dana usaha, dan seksi humas.
PROPOSAL
5
Home Visitation
C. Deskripsi Kegiatan
• • • • • • •
Rapat Menentukan tujuan dan tema Waktu Pembagian kerja personil Anggaran Promosi Kegiatan (bazar, gebyar eskul, perlombaan) Perencanaan
Pelaksanaan
• Pelaksanaan tujuan dan tema • Waktu • Pembagian kerja personil • Anggaran • promosi • Kegiatan
• Pihak yang terlibat (panitia) • Aspek yang dievaluasi • Proses
Evaluasi
PROPOSAL
6
Home Visitation
1. Perencanaan Perencanaan program open house SMK SMTI meliputi perencanaan penentuan tema yang dilakukan oleh panitia dengan cara voting. Perencanaan waktu penyelenggaraan open house yaitu setiap tahun menjelang penerimaan peserta didik baru. Pembagian kerja panitia berdasarkan minat dan tidak berdasarkan kompetensi, sehingga semua panitia mempunyai kesempatan untuk mencalonkan diri pada jabatan tertentu. Perencanaan anggaran dilakukan dengan cara setiap seksi menyusun kebutuhan dan rincian harga kemudian dilaporkan kepada pihak sekolah. Perencanaan promosi menggunakan media brosur, pamflet, radio, televisi, twitter, dan facebook. Perencanaan kegiatan dalam open house meliputi penentuan tujuan kegiatan, lokasi kegiatan, dan cara pemenuhan kebutuhan. Bazar dan gebyar wirausaha akan dilaksanakan dengan mendirikan
stand
untuk
menjual
berbagai
produk.
Pertunjukan
ekstrakurikuler dan lomba band akan dilaksanakan dengan mendirikan panggung. Siswa praktek di laboratorium menggunakan beberapa laboratorium saja. Pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan fasilitas sekolah, menyewa, dan membeli. 2. Pelaksanaan Pelaksanaan program open house merupakan implementasi dari perencanaan. Secara keseluruhan open house dilaksanakan sesuai dengan
rencana.
Tema
dipilih
panitia
dengan
cara
voting
dan
menghasilkan tema “To Be A Winner Start Here”. Open house diselenggarakan setiap tahun menjelang penerimaan peserta didik baru. Pembagian
kerja
panitia
meliputi
penasehat,
penanggung
jawab,
pembimbing, ketua, wakil ketua, sekretaris I, sekretaris II, bendahara I, bendahara II, seksi acara, seksi pubdekdok, seksi perkap, seksi korlap, seksi konsumsi, seksi keamanan, seksi dana usaha, dan seksi humas. Anggaran berasal dari sekolah dan tidak menggunakan sponsor. Media promosi yang digunakan adalah brosur, pamflet, radio, televisi, twitter, dan facebook.
Promosi
dilakukan
dua
minggu
sebelum
open
house
diselenggarakan. Kegiatan bazar dan gebyar wirausaha mendirikan lima
PROPOSAL
7
Home Visitation
stand untuk menjual produk yang dikelola oleh siswa-siswi SMK SMTI. Kegiatan pertunjukan ekstrakurikuler dan lomba band berlangsung di panggung. Ekstrakurikuler yang ditampilkan adalah karawitan, paduan suara, marchingband, seni tari, taekwondo, seni teater, dan pencak silat. Lomba band diikuti oleh tujuh peserta dari SMP. Kegiatan praktek siswa SMK SMTI menggunakan laboratorium Pengunjung dipersilakan untuk menyaksikan praktek dan mengajukan pertanyaan. 3. Evaluasi Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah panitia open house tanpa melibatkan guru. Aspek yang dievaluasi adalah kegiatan-kegiatan dalam open house, anggaran, tempat, waktu, cara promosi, dan panitia. Evaluasi pelaksanaan program open house SMK SMTI dilakukan oleh masingmasing jabatan atau seksi dengan cara menganalisis permasalahan yang terjadi selama perencanaan sampai open house selesai. Kemudian laporan dari masing-masing jabatan atau seksi dirangkum menjadi satu dan dilaporkan kepada pihak sekolah. Evaluasi belum dilakukan secara formal.
PROPOSAL
8
9
Home Visitation
Berdasarkan sebuah proyek yang sudah dicanangkan tersebut yaitu Open House dalam konteks membangun hubungan antara sekolah dengan orang tua masih belum ideal. Hal ini bisa dilihat dari tidak adanya keterlibatan orang tua siswa dengan pihak sekolah untuk mengadakan kegiatan open house tersebut. Serta belum banyak terjadinya interaksi antara orang tua siswa dengan pihak sekolah. Sehingga, belum mampu mencapai tujuan kolaborasi sekolah dengan orang tua. Tujuan open house tersebut juga masih sebatas memperkenalkan apa dan bagaimana suatu sekolah atau lembaga pendidikan. Oleh karena itu, diperlukan program sekolah yang mampu melibatkan secara langsung antara orang tua siswa dengan sekolah untuk membicarakan kemajuan anak. At the end of the day, the most overwhelming key to a child’s success is the positive involvement of parent. (Pada akhirnya, kunci terbesar kesuksesan seorang anak adalah keterlibatan orangtua yang positif)
PROPOSAL
(Jane D. Hull)
10
Home Visitation
BAGIAN IV PROYEK YANG DICANANGKAN Berdasarkan permasalahan yang ada pada program Open House, solusi yang tepat yaitu mengimplementasikan program Home Visitation (HV). Dengan HV ini diharapkan, dapat menjembatani pembicaraan antara guru dan orangtua, sehingga terjalin hubungan yang ideal untuk mensukseskan pendidikan.
A. Ruang Lingkup Proyek (Scope) Proyek Home Visitation (HV) yang akan dicanangkan ini mempunyai ruang lingkup, artinya seberapa besar program yang harus dikerjakan serta apa saja batasan-batasannya. Untuk itu ruang lingkup proyek Home Visitation (HV) adalah sebagai berikut ini : 1. Mendiskusikan proyek yang dicanangkan bersama orang tua siswa yang berhubungan denga akan dilaksanakannya proyek HV tersebut (sosialisasi). 2. Menentukan prosedur-prosedur yang berhubungan dengan proyek HV 3. Menerapkan/mengimplementasikan pelaksanaan proyek HV 4. Membuat dokumen hasil Home Visitation wali kelas untuk dijadikan bahan informasi dan evaluasi bagi sekolah, siswa, maupun orang tua siswa sendiri,
serta
dapat
menjawab
permasalahan-permasalahan
yang
ditemukan
Analisis SWOT W
S
1. Banyak pihak yang yerlibat dalam 1. Siswa yang tidak ingin rumahnya dikunjungi pihak sekolah mensukseskan proyek
2. Project team memiliki komitmen yang kuat dan tanggung jawab 3. Project manajer yang optimis dan kepemimpinan yang kuat 4. Respon orang tua siswa yang mendukung
2. Jadwal kunjungan yang waktunya bertabrakan dengan jadwal orang tua
siswa
yang
bekerja
(perubahan jadwal tiba-tiba)
PROPOSAL
(stakeholder sekolah & orang tua)
11
Home Visitation
O 1. Jalinan
T
kerjasama/kemitraan 1. Lingkungan
sekolah dengan orang tua
rumah
(isu
lingkungan)
2. Memperoleh data/informasi siswa
2. Komunikasi
3. Memberikan dukungan & cara
(hubungan)
antara
anak dan orang tua
mudah ortu untuk memberikan 3. Lost trust dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka 4. Mencapai
mutu
lulusan
yang
berkualitas
Berikut ini solusi untuk mengatasi kendala atau kelemahan pada analisis SWOT proyek Home Visitation : a. Siswa yang tidak ingin rumahnya dikunjungi pihak sekolah Solusi : Melalui pendekatan. Guru BK dan wali kelas berperan penting dalam hal ini. Khususnya guru BK bisa melakukan pendekatan melalui komunikasi dengan siswa dan menanyakan alasan rumahnya tidak ingin dikunjungi oleh pihak sekolah. Kemudian, guru BK meyakinkan kepada siswa
bahwa
Home
Visitation
ini
bukanlah
hal
yang
perlu
ditakuti/dikhawatirkan, karena tujuan HV untuk menjalin hubungan sekolah dan orang tua (silaturahim). Pihak sekolah juga tetap melakukan komunikasi dengan ortu dalam hal ini. b. Jadwal kunjungan yang waktunya bertabrakan dengan jadwal orang tua siswa yang bekerja (perubahan jadwal tiba-tiba) Solusi : Mengatur dan menetapkan jadwal dengan pihak orang tua siswa dari jauh-jauh hari dan pastikan jadwal tersebut bisa dilakukan kunjungan rumah. Jika pada hari H pihak orang tua siswa tidak bisa (tiba-tiba), maka pihak sekolah melakukan negosiasi waktu yang mana pihak orang tua siswa
PROPOSAL
memilki waktu untuk dikunjungi rumahnya
12
Home Visitation
Tujuan Proyek 1. Meningkatkan hubungan sekolah dan orangtua dengan memberikan cara mudah orangtua untuk memberikan dukungan dan menjalin hubungan baik dengan anak mereka 2. Menjalin
kemitraan sekolah
dengan orangtua
untuk
keberhasilan
pengelolaan program sekolah dan perkembangan anak 3. Mendapatkan data tambahan tentang siswa, khususnya yang berkaitan dengan keadaan rumah 4. Membangun komitmen orang tua untuk turut bertanggung jawab dan bekerja sama menangani masalah anak
B. Stakeholder Proyek & Stakeholder Analysis 1. Stakeholder Proyek
Kepala Sekolah
Orang tua
Wali Kelas
Stakeholders
Perwakilan Guru
Siswa
Guru BK
2. Stakeholder Analysis Key Stakeholders Susan
Budi
Project
Project
Project
Manager
team
team
Ami
David
Internal Senior management
Project team
PROPOSAL
Organisasi
Rista
Home Visitation
13
Key Stakeholders Memimpin Peran dalam Proyek
Kerja sama
jalannya proyek, pengawas,
Pelaksana
Pelaksana
Pelaksana
program
program
program
Komitmen Optimis, kepemimpinan yang kuat,
Komitmen
Komitmen
dan
dan
dan
tanggung
tanggung
tanggung
jawab, rajin,
jawab
jawab
detail dan rinci
Level
berkontribusi aktif
inovator
Fakta Unik
dan
Very high
Very high
High
Respon orang tua yang positif dan mendukung
Very high
High
Keterlibatan
C. Bagan Tim Proyek Project Manajer (Kepala Sekolah) Supervisor
Wali Kelas
Orang tua
Guru
Internal Senior Management
Project team
Ket Garis Komando Garis tanggung jawab Peran
Siswa
PROPOSAL
Guru BK
14
Home Visitation
D. Piagam Proyek
Judul Proyek
Home Visitation
Tanggal mulai proyek
10 Agustus 2017
Penyelesaian proyek
10 Desember 2019
Manajer proyek Objektif proyek
Rista Hutammy rhutammy@yahoo.com Menjalin hubungan kerja sama sekolah dengan orang tua untuk mensukeskan proses pendidikan dan mengatasi permasalahan anak (siswa).
Informasi Anggaran
SMA Guna Pratiwi menganggarkan Rp 42.850.000 untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk biaya personil (tenaga kerja), biaya non personil (pembelian alat), dan biaya lain-lain
Pendekatan
• Mengembangkan perkiraan biaya rinci untuk proyek dan melaporkan kepada PM • Menggunakan stakeholder sekolah dan orang tua untuk melakukan proses sebelum dan sesudah pelaksanaan proyek
Peran dan Tanggung jawab Nama
Peran
Tanggung jawab Merencanakan dan
Rista
Project manajer
memantau proyek, menyediakan tim proyek Eksekusi proyek,
Susan, Budi, David
Project team
membantu dalam pembeliaan barang
management
Eksekusi proyek, membantu dalam pembeliaan barang PROPOSAL
Ami
Internal Senior
15
Home Visitation
E. Work Breakdown Structure Work Breakdown Structure (WBS) adalah gambaran struktur fungsi dari level tertinggi sampai level rinci, adapun WBS dari Home Visitation (HV) yang akan dibangun adalah sebagai berikut :
Proyek Home Visitation (HV)
Sosialisasi
Desain Program
Analisis Hasil Sosialisasi
Buat Prosedur
HV
Buat Anggaran
Pengumpulan edu stiker
Pelaksanaan Program
Pengadaan
Buat Kalender stiker HV
Desain dokumen hasil HV
Edu Stiker
Evaluasi
Implementasi
Perhitungan stiker
Olah data
Dokumen hasil HV
Laporan hasil HV
Program Laporan
PROPOSAL
Analisis Program (Perencanaan)
16
Home Visitation
1. Analisis Program (Perencanaan) Perencanaan program Home Visitation (HV) meliputi sosialisasi yang dilakukan
oleh
dicanangkannya
pihak
sekolah
proyek
untuk
HV
para
tersebut.
orang
tua
sebelum
Perencanaan
waktu
penyelenggaraan sosialisasi tersebut yaitu saat ajaran baru. Sosialisasi berupa rapat dengan mendiskusikan proyek yang dicanangkan terseubut. Hal-hal yang di diskusikan antara lain : a. Setuju tidaknya orang tua siswa mengenai penyelenggaraan Home Visitation (HV) tersebut b. Tujuan proyek Home Visitation (HV) c. Rencana kegiatan di dalam proyek Home Visitation (HV) d. Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek Home Visitation (HV) Setelah melakukan sosialisasi, selanjutnya pihak sekolah dan orang tua menganalisis hasil sosialisasi tersebut.
2. Desain Program Desain program merupakan proses identifikasi hal-hal apa saja yang diperlukan dan dibutuhkan dalam mensukseskan proyek HV. Berikut ini hal-hal yang perlu dibuat untuk penyelenggaraan proyek HV : a. Prosedur Prosedur memuat langkah-langkah untuk menentukan rumah yang akan dikunjungi pihak sekolah. Pihak sekolah membuat format kalender stiker yang nantinya akan ditempelkan edu stiker oleh masingmasing siswa setiap hari. Setiap jam pulang sekolah kalender dikumpulkan
kembali
ke
wali
kelas
(tidak
dibawa
pulang).
Pengumpulan stiker paling banyak dan paling sedikit akan dikunjungi rumahnya oleh pihak sekolah dengan mengkoordinasikan dahulu jadwal kunjungan dengan orang tua.
mendapatkan stiker berdasarkan : 1) Mengerjakan tugas individu maupun kelompok 2) Aktif bertanya di kelas 3) Aktif menjawab pertanyaan
Ketentuan
siswa PROPOSAL
terkait
17
Home Visitation Berikut ini format kalender stiker : KALENDER STIKER HV Nama Siswa
:
Kelas/Program
:
January 2017 Sun
Mon
Tue
1
2
New Year’s Day 8
9
Wed 3
Thu
Fri
Sat
4
5
6
7
11
12
13
14
18
19
10 15
16
17
21 20
22
23
24
26
27
28
25 29
30
31
Total
Edu stiker
b. Anggaran Selain membuat prosedur kunjungan, hal yang penting dalam penyelenggaraan proyek yaitu dibutuhkannya alokasi dana. Alokasi dana untuk pembiayaan pengadaan barang, kunjungan rumah, cindera mata yang diberikan ke orang tua, dan biaya lain-lain. Anggaran
c. Pengadaan Pengadaan
yang
dimaksud
adalah
barang-barang/alat
yang
dibutuhkan untuk proyek Home Visitation (HV) seperti kalender stiker HV dan edu stiker
PROPOSAL
berasal dari sekolah
Home Visitation d. Desain dokumen hasil HV Dokumen hasil HV di isi setelah kegiatan kunjungan untuk dijadikan bahan informasi dan evaluasi bagi sekolah maupun orang tua. Berikut ini format dokumen hasil HV. HASIL HOME VISIT 1. Kelas / Program : _____ 2. Wali Kelas
3.Tahun Pelajaran : _____
: _____
A. Hari / Tanggal
: ___________________
B. Nama Siswa (yang dikunjungi)
: ___________________
C. Alamat Rumah
: ___________________
D. Nama Orangtua
: ___________________
E. Pekerjaan Orangtua
: ___________________
F. Home visit dilakukan bersama dg. : ___________________ G. Masalah Utama
: ___________________
H. Hasil Home Visit
:
1. ____________________________________________________ 2. ____________________________________________________ 3. ____________________________________________________ 4. ____________________________________________________ 5. ____________________________________________________ 6. dst I. Keterangan
: __________________________ __________________________
Jakarta, ________ Wali Kelas,
_______________ NIP.
PROPOSAL
18
19
Home Visitation
3. Pelaksanaan Program Pelaksanaan program merupakan implementasi dari perencanaan dan desain program. Secara keseluruhan Home Visitation (HV) dilaksanakan sesuai dengan rencana dan desain program. Kunjungan dilakukan oleh wali kelas bersama guru BK atau perwakilan guru. Home Visitation (HV) diselenggarakan saat 2 minggu sebelum UTS dan 2 minggu sebelum UAS. Masing-masing 2 kunjungan rumah (4 siswa yang rumahnya dikunjungi /semester). Penentuan kunjungan berdasarkan perolehan stiker. Waktu
Jumlah Kunjungan
2 minggu sebelum UTS
@ 2 rumah = 2 siswa
2 minggu sebelum UAS
@ 2 rumah = 2 siswa
Perolehan stiker Paling sedikit & paling banyak Paling sedikit
Ket : Jumlah Kunjungan bersifat conditional dan fleksibel
4. Evaluasi Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah Wali kelas, Guru BK, dan perwakilan guru. Aspek yang di evaluasi adalah hasil dari home visit, anggaran, tempat, waktu, dan aspek lainnya yang berkaitan dengan proyek HV. Evaluasi pelaksanaan program HV dengan cara menganalisis permasalahan yang terjadi selama perencanaan sampai Home Visitation selesai. Kemudian dari hasil evaluasi dilaporkan kepada kepala sekolah selaku project manajer.
F. Jadwal Pelaksanaan (Schedule) Jadwal pelaksanaan adalah menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk membuat proyek Home Visitation (HV) tersebut secara keseluruhan sampai proyek siap diimplementasikan. Untuk membuat jadwal pelaksanaan ini sebelumnya ada beberapa kegiatan yang harus dilalui terlebih dahulu
Estimasi Waktu Sebelum dibuat jadwal pelaksanaannya, maka terlebih dahulu dibuat tabel estimasi waktu yang diperlukan untuk mengerjakan aktivitas tersebut.
PROPOSAL
diantaranya adalah:
Home Visitation Pembuatan estimasi waktu aktivitas ini dibuat berdasarkan apa yang ada pada WBS. Maka hasilnya ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 1 : Estimasi Waktu Proyek No
Task
Waktu hari
A
Sosialisasi
1
B
Analisis hasil sosialisasi
1
C
Buat prosedur HV
2
D
Buat anggaran
1
E
Pengadaan kalender stiker HV
3
F
Pengadaan edu stiker
2
G
Desain dokumen hasil HV
2
H
Perhitungan stiker
1
I
Program laporan
1
J
Olah data
3
K
Evaluasi dokumen hasil HV
2
L
Laporan hasil HV
1
PROPOSAL
20
21
Home Visitation
Tabel 2 : Schedule Home Visitation
1 2 3 4 5 6 7
8
9 10 11
Kegiatan
Waktu
2017 I
II
2018 III
IV
I
II
2019 III
IV
I
II
III
IV
Sosialisasi Rapat Mei II 10 Analisis hasil sosialisasi Mei II 11 Mei III 20-Mei Buat prosedur HV 21 Buat anggaran Jun-05 Pengadaan kalender Juli 05-Juli 07 stiker HV Pengadaan edu stiker Juli 10-Juli 11 Desain dokumen hasil Juli 15-Juli 16 HV Perhitungan stiker Jul-25 Agust II 10Implementasi Des 10 Program laporan Jun-04 Juli 04- Juli Olah data 06 Evaluasi dokumen hasil Juli III HV Laporan hasil HV Juli IV PROPOSAL
No
Home Visitation
22
G. Critical Path Method (Project Network Diagram) Jalur kritis (critical path) adalah jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan pada network diagram. Pengertian jalur kritis adalah waktu yang terlama artinya jika pada jumlah lama waktu itu proyek tidak selesai maka proyek dianggap selesai tidak tepat waktu sesuai yang direncanakan (delay). Oleh karena itu, jalur kritis menjadi acuan penyelesaian proyek. E=3
5
6
D=1
F=2
4
9
J=3
K=2 10
L=1 11
12
C=2 A=1 2
3 I=1 G=2 7
8 H=1
Tabel 3 : Daftar Jalur Kegiatan
Jalur A,B,C,D,E,F,J,K,L A,B,G,H,I,J,K,L
Jalur kritis
Hari
Total
1+1+2+1+3+2+3+2+1
16 hari
1+1+2+1+1+3+2+1
12 hari
= A,B,C,D,E,F,J,K,L = 1+1+2+1+3+2+3+2+1 = 16 hari
PROPOSAL
1
B=1
Home Visitation
23
H. Rencana Anggaran Penyusunan biaya dibagi menjadi kelompok-kelompok biaya personil (tenaga kerja), non personil (pembelian alat-alat proyek), dan biaya lain-lain. 1. Biaya Personil (Tenaga Kerja)
Tabel 4 : Biaya untuk Tenaga Kerja No 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
Uraian Kegiatan Perencanaan PM (Kepala sekolah) Guru Guru BK Desain Program PM (Kepala sekolah) Perwakilan guru Guru BK Pelaksanaan Program PM (Kepala sekolah) Perwakilan guru (guru dan wali kelas) Guru BK Evaluasi Wali kelas Guru BK Perwakilan guru Total biaya personil
Jumlah Jam/hari
Biaya Satuan
Total Biaya
1 21 3
2 1 2
Rp Rp Rp
60.000 50.000 40.000
Rp 120.000 Rp 1.050.000 Rp 240.000
1 6 3
1 1 1
Rp Rp Rp
50.000 50.000 40.000
Rp Rp Rp
1
1
Rp
-
Rp
-
12 3
2 2
Rp Rp
35.000 35.000
Rp Rp
840.000 210.000
6 3 3
2 2 2
Rp Rp Rp
30.000 30.000 30.000
Rp 360.000 Rp 180.000 Rp 180.000 Rp 3.650.000
50.000 300.000 120.000
2. Biaya Non Personil (Pembelian Alat)
No 1 2 3 1 2
Komponen/alat Peralatan PC Server + Monitor Printer Perangkat internet Operasional ATK Kendaraan
Jumlah Satuan
Biaya Satuan
Total Biaya
1 1 1
Unit Unit Unit
Rp 5.200.000 Rp 5.000.000 Rp 4.000.000
Rp 5.200.000 Rp 5.000.000 Rp 4.000.000
1 1
Bulan Bulan
Rp 500.000 Rp 3.000.000
Rp 500.000 Rp 3.000.000
PROPOSAL
Tabel 5 : Biaya untuk Pembelian Alat
Home Visitation
24
No 3 4 5 6
Komponen/alat Telekomunikasi Stiker Kalender stiker Cinderamata Dokumen
Jumlah Satuan 1 Bulan 20000 Pcs 2500 Pcs 1 Set
1
Dokumen hasil HV
12
2
Laporan hasil HV Total biaya non personil
6
tengah smt Smt
Biaya Satuan Rp 2.300.000 Rp 25 Rp 4.000 Rp 100.000
Total Biaya Rp 2.300.000 Rp 500.000 Rp10.000.000 Rp 100.000
Rp
300.000
Rp 3.600.000
Rp
500.000
Rp 3.000.000 Rp37.200.000
3. Rekapitulasi Biaya
Tabel 6 : Rekapitulasi Biaya Proyek Indikator Biaya personil Biaya non personil Biaya lain-lain Total biaya
Rp Rp Rp Rp
Jumlah 3.650.000 37.200.000 2.000.000 42.850.000
Nama Dokumen
Format Dokumen
Kontak
Tanggal
Wali kelas
Laporan Semester
Berbentuk
Susan
Tengah semester
Siswa
Laporan Bulanan
Berbentuk
Feby
Awal bulan
Guru BK
Laporan Bulanan
Berbentuk
Ami
Awal bulan
Orang tua
Laporan Bulanan
Email, telepon
David
Awal bulan
Stakeholder
PROPOSAL
I. Stakeholder Analysis for Project Communication
25
Home Visitation
J. Risk Management Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, analisa dan antisipasi risiko secara proaktif dengan tujuan untuk memaksimalkan dampak positif (keuntungan) dan meminimalkan dampak negatif (kerugian). Risiko adalah suatu kondisi atau kejadian (event) yang dapat berdampak positif ataupun negatif pada hasil dari suatu kegiatan. Risiko berbeda dengan problem, dimana risiko masih merupakan potensi (belum terjadi) suatu kerugian, sementara problem menunjukkan sesuatu yang sudah terjadi dan dampak kerugiannya sudah dirasakan. 1. Identifikasi Asset Asset Home Visitation (HV) ini adalah sebagai berikut : a. PC server sebanyak 1 unit b. Printer sebanyak 1 unit c. Perangkat internet sebanyak 1 unit d. Kalender stiker siswa e. Data yang berupa data siswa maupun data orang tua (keluarga) f. Data dokumen sekolah seperti dokumen hasil home visit dan laporan hasil home visit 2. Identifikasi proses Proses-proses krusial yang berhubungan dengan proyek Home Visitation (HV) adalah : a. Proses sosialisasi b. Proses pembuatan prosedur c. Proses anggaran proyek d. Proses komunikasi dengan siswa e. Proses penetapan jadwal home visit (pelaksanaan program) f. Proses data siswa
3. Pernyataan Risiko Pernyataan Risiko menggambarkan risiko yang dapat ditimbulkan sebagai akibat dari kelemahan-kelemahan yang terdapat didalam sistem. Adapun
PROPOSAL
g. Proses laporan-laporan
Home Visitation
26
pernyataan risiko untuk Home Visitation (HV) ini diuraikan pada Tabel 8 berikut ini. Tabel 8 : Pernyataan Risiko No 1
Kelemahan/Penyebab Siswa
yang
tidak
Ancaman/
Risiko/
Uraian Risiko
Kondisi
Konsekuensi
atau Dampak
ingin Proyek
Hubungan
Orang tua
rumahnya dikunjungi pihak dapat
sekolah dan
menolak hal yang
sekolah
orangtua
sama dengan
terhambat (delay)
anaknya (rumah tidak dapat dikunjungi pihak sekolah)
2
Jadwal kunjungan yang
Proyek
Hubungan
waktunya bertabrakan
dapat
sekolah
dengan jadwal orang tua
terhambat
orangtua
siswa yang bekerja
(delay)
Jadwal orang tua
dan siswa yang bekerja full (tidak ada waktu)
(perubahan jadwal tiba-tiba)
4. Analisis kontrol Area Kontrol
Saat ini/Mendatang
Keterangan
1. Manajemen Risiko Proses sosialisasi (meyakinkan orang tua terkait proyek
Belum dijalankan dan belum ada Saat ini
dokumentasinya
HV)
pada hubungan kemitraan
Semua stakeholder sekolah Saat ini
mengetahui dampak terjadinya risiko proyek terhadap keberhasilan anak di sekolah
Perkiraan risiko
Saat ini
Belum ada perkiraan risiko dan belum pernah dilakukan riset
PROPOSAL
Analisis dampak
27
Home Visitation sehingga belum ada dokumentasinya yang dapat dibagikan seluruh pihak proyek HV agar menjadi perhatian
2. Perencanaan Keadaan Darurat HV Perencanaan
1. Telah ditetapkan personil yang
keberlangsungan
akan dilibatkan dalam
operasional
Saat ini
pelaksanaan proyek 2. Penetapan prosedur dan anggaran
Rencana
1. Melakukan recovery
penanganan
2. Full backup data dilakukan setiap
dampak bencana
hari
(seperti kebakaran,
Saat ini
3. Adanya cadangan backup
banjir, dan gempa
softcopy dan hardcopy data
bumi)
mingguan yang disimpan
3. Pelaksanaan program HV Penanganan
Telah ditetapkan personil yang
pelaksanaan
mengawasi jalannya pelaksanaan
program yang tidak sesuai dengan
Saat ini
program proyek yaitu Project Manajer (Kepala Sekolah)
desain program (perencanaan) Desain program
Diperlukan informasi tambahan
yang dibuat tidak
untuk menginformasikan dan
dimengerti oleh
Mendatang
memberikan solusi dalam masalah
stakeholder proyek HV 4. Evaluasi Tidak melaporkan
Saat ini
Project Manajer mengkonfirmasi
PROPOSAL
seluruhnya
28
Home Visitation
laporan hasil HV
langsung kepada pelaksana proyek mengenai laporan hasil HV
Laporan/data yang diberikan kepada PM tidak akurat dan
Identifikasi penyebab dan strategi Saat ini
penanganan, komunikasi, dan tindak lanjut
PROPOSAL
tidak sesuai